BULLETIN OFFICIEL DES ARMEES. Edition Chronologique. PARTIE PERMANENTE Armée de l'air

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1 BULLETIN OFFICIEL DES ARMEES Edition Chronologique PARTIE PERMANENTE Armée de l'air INSTRUCTION N 940/DEF/DCMAA/ED/R relative aux attributions, à l'organisation et au fonctionnement du service des marchés centralisés du service du matériel de l'armée de l'air. Du 17 mai 1999

2 DIRECTION CENTRALE DU MATÉRIEL DE L'ARMÉE DE L'AIR : sous-direction des études et des développements. INSTRUCTION N 940/DEF/DCMAA/ED/R relative aux attributions, à l'organisation et au fonctionnement du service des marchés centralisés du service du matériel de l'armée de l'air. Références : Du 17 mai 1999 NOR D E F L J 1. Décret du 14 février 1990 (BOC, p. 642). 2. Décret n du 25 octobre 1995 (BOC, p. 5303) ; abrogé par le décret du 04 décembre 2000 (BOC, p. 5325). 3. Arrêté interministériel du 27 juin 1996 (BOC, p. 2754). 4. Arrêté du 22 janvier 1997 (BOC, p. 1170) ; abrogé par l'arrêté du 19 novembre 1999 (BOC, p. 5395) modifié. 5. Instruction 129 /DEF/CGA/SP/CRM du 14 septembre 1995 (BOC, p. 5306). 6. Instruction 1618 /DEF/EMAA/BORH/LA/ADM du 15 janvier 1999 (BOC, p. 1107). 7. Circulaire /DEF/DSF/CC/1 du 21 novembre 1980 (BOC, p. 4269). 8. Circulaire particulière n 1405/91/DEF/DCMAA/AM du 18 mars 1991 (n.i. BO). 9. Circulaire du 05 août 1993 (BOC, p. 5090). 10. Circulaire particulière n 1582/96/DEF/DCMAA/MEE du 2/05/1996 (n.i. BO). Pièce(s) Jointe(s) : Une annexe. Texte abrogé : Instruction n 940/DEF/DCMAA/ED/R du 27 septembre 1996 (BOC, p ; et mention au et son modificatif du 26 septembre 1997 (BOC, p. 4061). Classement dans l'édition méthodique : BOEM , Référence de publication : BOC, p SOMMAIRE 1. INTRODUCTION. 2. ATTRIBUTIONS GÉNÉRALES. 3. SUBORDINATION. 4. ORGANISATION. 5. ATTRIBUTIONS DÉTAILLÉES Attributions détaillées du directeur Attributions détaillées du sous-directeur.

3 5.3. Attributions détaillées des différents éléments du service des marchés centralisés. 6. MOYENS Moyens en personnel Moyens financiers Moyens matériels. 7. FONCTIONNEMENT Correspondance et timbres Support Participation au service intérieur. 8. TEXTE ABROGÉ. ANNEXE(S) ANNEXE. 1. INTRODUCTION. La présente instruction a pour objet de définir les attributions, l'organisation et le fonctionnement du service des marchés centralisés (SMC) Le SMC est un organisme extérieur du service du matériel de l'armée de l'air (SMAA), relevant directement de la direction centrale du matériel de l'armée de l'air (DCMAA). Il a été créé dans le but d'améliorer les conditions générales d'acquisition de matériels ou de prestations intellectuelles dont la réalisation incombe au SMAA. Ses attributions s'exercent également au profit d'autres gouverneurs ou gestionnaires de crédits. Il est implanté sur la base aérienne 107 de Villacoublay. 2. ATTRIBUTIONS GÉNÉRALES. Le SMC est chargé, pour le compte de la DCMAA ou des établissements du SMAA : - de préparer les marchés de fournitures de matériels, de prestations intellectuelles et de prestations de service ; - de passer ces marchés ; - d'en surveiller l'exécution et d'en assurer la liquidation lorsque ces responsabilités n'incombent pas aux établissements destinataires des marchés. Il exécute ses attributions dans le cadre fixé par les documents cités en référence de la présente instruction. En outre, il peut être conduit, par l'intermédiaire de la DCMAA, à exercer ces fonctions au profit d'autres organismes de l'armée de l'air, des armées ou de la défense. Il est également chargé :

4 - d'exécuter, sur demande de la DCMAA, la vérification qualitative ou quantitative de certains matériels réalisés par des organismes autres que la DCMAA ; - d'effectuer la liquidation de certains marchés passés par d'autres services ou directions techniques lorsque l'armée de l'air est destinataire d'une partie des matériels : service des essences des armées (SEA), services techniques de la délégation générale pour l'armement (DGA), etc. ; - de participer, en tant qu'ordonnateur secondaire, au règlement financier des commandes passées au profit : 3. SUBORDINATION. - du service des matériels en transit (SMT) ; - de la sous-direction du génie de l'air (SDGA) et de la sous-direction plans-programmes (SDPP) de la direction centrale de l'infrastructure de l'air (DCIA) ; - de la direction centrale du commissariat de l'air ; - de certaines bases ou établissements. Pour l'exécution des attributions générales définies au paragraphe 2, le directeur du SMC relève directement du général directeur central du matériel de l'armée de l'air. La sous-direction administrative et financière (SDAF) est chargée d'exercer la surveillance administrative sur cet organisme. A ce titre, elle est notamment responsable du contrôle de tous les actes contractuels passés (marchés, achats sur facture, ) et des décisions relatives aux pénalités et aux sursis de livraison ainsi que de l'instruction des litiges nés de l'exécution des marchés. Enfin, elle est chargée de la présentation aux autorités de contrôle, de tous les dossiers relevant de leur compétence et de la transmission à ces mêmes autorités de toutes les réponses aux observations ou réserves formulées. Dans les autres domaines, le directeur du SMC est subordonné au commandant de la base aérienne 107 de Villacoublay. 4. ORGANISATION. Le directeur du SMC est assisté d'un sous-directeur et dispose : - de la direction comprenant : - le secrétariat ; - le bureau chargé des textes législatifs et réglementaires, et de la normalisation (LRN) ; - le bureau contrôle de gestion ; - le bureau administration du réseau informatique ; - de la division préparation des marchés comprenant : - la section des affaires générales ; - la section des marchés de matériels techniques ; - la section des marchés de matériels informatiques et prestations intellectuelles ;

5 - de la division exécution des marchés comprenant : - la section surveillance technique ; - la section engagements ; - la section liquidation financière et ordonnancement. L'organigramme du SMC est présenté en annexe. 5. ATTRIBUTIONS DÉTAILLÉES Attributions détaillées du directeur. Le directeur du SMC est responsable de l'exécution des attributions générales de l'unité et de son fonctionnement. Cette responsabilité s'exerce dans les limites des compétences fixées par les textes en vigueur et en fonction des directives et des délégations de pouvoir reçues du directeur central du matériel de l'armée de l'air. Il a les compétences de la «personne responsable du marché (PRM)» dans la limite des délégations de pouvoir consenties. En temps de crise ou de conflit, les attributions du SMC sont identiques à celles du temps de paix. Les commandes sont réalisées dans des délais aussi réduits que possible. Les attributions détaillées du directeur du SMC se répartissent en deux domaines : celui des attributions générales du SMC et celui du fonctionnement de l'unité Domaine des attributions générales du service des marchés centralisés. Dans ce domaine, les attributions du directeur du SMC comprennent en particulier : - la passation des marchés, avenants, contrats, bons de commande ou d'une manière générale la conclusion de tout acte engageant une dépense notable, lorsqu'ils sont de son ressort ; - les décisions concernant les sursis de livraison, l'application ou l'exonération des pénalités lorsqu'elles sont de son ressort ; - les comptes rendus annuels d'exploitation et les états de prévision Domaine du fonctionnement de l'unité. Les attributions du directeur du SMC dans ce domaine sont celles qui sont habituellement dévolues à tout commandant d'unité Attributions détaillées du sous-directeur. Le sous-directeur seconde le directeur pour le fonctionnement courant de l'unité. Il assume la fonction de contrôleur de gestion et il peut se voir confier d'autres tâches relevant des attributions générales de l'unité. En cas d'absence ou d'empêchement du directeur, il assure de plein droit la suppléance, y compris les attributions d'ordonnateur secondaire Attributions détaillées des différents éléments du service des marchés centralisés Le secrétariat. Il a en charge :

6 - l'administration élémentaire du personnel civil et militaire en liaison avec le chef du soutien personnel/commissaire de base 3 A-107 ; - la fonction courrier arrivée et départ de l'unité Le bureau chargé des textes législatifs et réglementaires et de la normalisation. Il est chargé du collationnement, de l'étude et de l'exploitation, en vue de leur application, de tous les textes légaux parus et à paraître, dans le domaine des marchés nationaux ainsi que dans le cadre de l'acte unique européen. Il en est de même pour toutes les nouvelles normes. Il est par ailleurs chargé de toutes les études générales que le directeur lui confie Le bureau contrôle de gestion. Il est chargé de la vérification qualitative des différents documents émis par les rédacteurs administratifs ainsi que des factures et mandats émis par la section liquidation financière et ordonnancement. Il exploite le registre journalier de suivi du personnel (RJSP). Il traite les rejets formulés par la trésorerie des Yvelines ainsi que les différents contentieux. Il participe à l'évaluation des coûts de chaque type de contrat à partir de la comptabilité analytique d'exploitation Le bureau administration du réseau informatique. Il assure le suivi du parc informatique (matériels et logiciels). Il gère le réseau informatique interne au SMC et instruit le personnel sur l'utilisation des logiciels. Il recense et exprime auprès de la DCMAA les besoins en matériels et en logiciels nécessaires au bon fonctionnement du service La division préparation des marchés. Cette division a pour mission de lancer les commandes, prévues ou non au programme annuel des commandes, et ayant fait l'objet d'ordres de mise en commande (OMC) ou de demandes de mise en commande (DMC) approuvées par la DCMAA. Il lui appartient, par une programmation judicieuse des travaux d'élaboration des marchés, d'obtenir l'engagement juridique du maximum des ressources financières attribuées pour l'année en cours. Elle est placée sous les ordres d'un officier supérieur du corps des officiers mécaniciens de l'air. Elle est articulée en trois sections : - affaires générales (AG) ; - marchés de matériels techniques (MT) ; - marchés de matériels informatiques et prestations intellectuelles (MI et PI) Section des affaires générales. Cette section : - enregistre les OMC et les DMC ; - rédige les demandes de publication au Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et si nécessaire au Journal officiel de la communauté européenne (JOCE) ; - reçoit et enregistre les candidatures et les offres ;

7 - assure le secrétariat des commissions d'ouverture des plis (COP) ; - enregistre et transmet les procès-verbaux de la commission de classement des offres (CCO) pour signature des membres de la commission ; - met à jour le fichier des fournisseurs et y inscrit ces derniers dans le cas où ils possèdent la capacité juridique et technique nécessaire pour être retenus comme cocontractants de l'administration ; - enregistre les contrats notifiés ; - détient la documentation à caractère économique sur les différents secteurs industriels susceptibles d'intéresser l'unité, dans le cadre de sa mission ; - suit les commandes, l'affermissement des tranches conditionnelles et les reconductions de marchés ; - relance si nécessaire (avec copie à la DCMAA/SDAF) les donneurs d'ordre à qui appartient la responsabilité de provoquer la reconduction ou le renouvellement des marchés arrivant à échéance ; - édite les états d'avancement des commandes et les diffuse aux différents organismes concernés ; - établit les statistiques relatives aux contrats passés par l'unité et aux engagements juridiques correspondants ; - est responsable de la conservation des archives des originaux des différents contrats passés par la division préparation des marchés (PM) Section des marchés de matériels techniques. Cette section, dirigée par un officier du corps des officiers mécaniciens de l'air, est composée de rédacteurs administratifs et de rédacteurs techniques. Elle est chargée : - d'établir les documents relatifs aux achats sur facture ; - de rédiger le règlement particulier de la consultation (RPC), le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) ; - de préparer, à partir des soumissions, les éléments à porter à la connaissance de la CCO en vue de l'attribution du marché ; - de rédiger les marchés, avenants, ordres de service et bons de commandes sur marché ou sur convention ; - de préparer le dossier de présentation des marchés aux organismes de contrôle dans le cas où le montant de ces marchés atteint ou dépasse les seuils fixés pour y être présentés ; - de notifier les contrats aux titulaires ; - de diffuser ces contrats aux différents destinataires Section des marchés de matériels informatiques et prestations intellectuelles. Cette section est dirigée par un officier du corps des officiers des bases de l'air. Elle comprend un officier du corps des officiers des bases de l'air assurant les fonctions d'adjoint au chef de section et des rédacteurs administratifs. Elle ne dispose pas de rédacteur technique, la rédaction de la partie technique des dossiers étant assurée par les donneurs d'ordres et les utilisateurs de l'administration centrale.

8 Les attributions détaillées de cette section sont identiques (hors la rédaction de la partie technique des contrats) à celles de la section des marchés de matériels techniques La division exécution des marchés. Cette division est placée sous les ordres d'un officier supérieur du corps des officiers des bases de l'air. Il dispose de deux officiers adjoints : un officier du corps des officiers mécaniciens de l'air chef de la section surveillance technique auquel est subordonnée la section surveillance technique et un officier du corps des officiers des bases de l'air chef de la section finances auquel sont subordonnées la section engagement et la section liquidation financière et ordonnancement Section surveillance technique. La section surveillance technique est composée de personnel des branches techniques. Son activité concerne tous les matériels autres que les matériels informatiques et les logiciels et comprend tout ou partie des fonctions suivantes : - les constats chez l'industriel de l'avancement des travaux ; - les opérations de vérification, chez l'industriel ou sur le site de réception du matériel, conduisant à la rédaction du procès-verbal de vérification et à la rédaction de l'état de livraison modèle F ; - l'organisation, en liaison avec le bureau des matériels d'environnement de la sous-direction des matériels de la DCMAA, du retrait des véhicules de la gamme commerciale par les bases aériennes chez l'industriel ; - l'intervention auprès des industriels concernés quand l'équipe d'étude technique des matériels d'environnement (EETME) ou les équipes techniques (ET) des régions aériennes rencontrent des difficultés pour obtenir des examens de garantie. Le SMC intervient en temps que personne responsable du marché (PRM) et non en temps qu'expert technique ; - l'organisation des examens techniques et des examens de garantie pour les matériels qui ne sont pas de la compétence de l'eetme ou des ET ; - le suivi de la réalisation de la documentation technique Section finances. Le chef de la section finances est responsable : - de la direction et de la coordination des activités de la section engagement et de la section liquidation financière et ordonnancement ; - du suivi des dossiers contentieux ; - du suivi des crédits de fonctionnement du service (budget de fonctionnement, frais de déplacements du personnel civil et militaire) ; - du contrôle des projets de contrat avant notification ; - du contrôle et de la transmission des situations et bilans financiers Section engagements. Cette section est chargée :

9 - de gérer les crédits alloués sur les titres III et V du budget (crédits d'engagement, autorisations de programme et crédits de paiement) ; - de fournir à l'administration centrale, en liaison avec la section liquidation financière et ordonnancement, les documents périodiques faisant connaître la situation des engagements juridiques et des paiements. D'une manière générale, elle fait connaître également l'emploi des crédits selon l'imputation : - titre III : engagement/paiements ; - titre V : autorisations de programme/crédits de paiement Section liquidation financière et ordonnancement. Cette section est chargée : - de s'assurer du respect de l'application, par les fournisseurs, des clauses administratives contractuelles et de traiter le contentieux pouvant en découler ; - de vérifier la validité des créances présentées par les fournisseurs ; - de procéder à la liquidation financière des titres de créances selon la réglementation en vigueur ; - de comptabiliser les crédits de paiement délégués en liaison avec la section engagement ; - d'émettre les mandats de paiement sur le comptable assignataire ; - d'établir les états et les documents destinés à la trésorerie générale. Elle est articulée en trois modules, respectivement chargés : 6. MOYENS. - des contrats du titre III et du titre V «Informatique» ; - des contrats du titre III et du titre V «Matériels techniques» ; - du contrôle des factures hors marchés en provenance des bases, des établissements, ou de certains services extérieurs au SMAA Moyens en personnel. Les droits en personnel civil et militaire sont définis dans le tableau d'effectifs paix (TEP) de l'unité. Le personnel civil est mis en place à partir du tableau de répartition des effectifs civils autorisés (TRECA) de l'unité. Ce TRECA est réactualisé annuellement. Il tient compte des droits en personnel civil définis dans le TEP. Les besoins doivent être exprimés par l'unité auprès du bureau régional du personnel civil de la région aérienne Nord-Est. La gestion du personnel du SMC est assurée par la base aérienne 107 de Villacoublay Moyens financiers. Des crédits sont alloués au directeur du SMC par différents gestionnaires de crédits pour lui permettre d'assurer les attributions générales de l'unité et de répondre aux besoins liés aux engagements juridiques et au

10 paiement des factures. Pour le fonctionnement courant, des ressources sont allouées par le commandant de la base aérienne support Moyens matériels. Les matériels techniques sont mis en place par la région aérienne Nord-Est pour les matériels régionaux et par la DCMAA pour les matériels spécialisés. Les matériels de commissariat sont mis en place par la région aérienne Nord-Est. Le directeur du SMC est détenteur dépositaire des matériels techniques et de commissariat de l'unité. Il est détenteur usager de la documentation technique. 7. FONCTIONNEMENT Correspondance et timbres. Dans le cadre des directives particulières qui lui sont données, le SMC correspond directement avec les différents organismes du SMAA, les commandements organiques, les services qui relèvent de la DGA, les industriels, fournisseurs et réparateurs lorsqu'il s'agit : - d'échanges d'informations ; - de questions qui relèvent entièrement des attributions de l'unité ; - d'affaires qui ont fait l'objet de décisions de principe de la part de la DCMAA ou qui s'inscrivent dans le cadre de plans ou de programmes qu'elle a approuvés. Il soumet à la DCMAA les autres questions et notamment : - toutes celles qui ont trait à l'organisation, la réglementation logistique, technique et administrative ; - toutes celles qui ne s'inscrivent pas dans le cadre des plans et programmes approuvés ou dont les incidences financières sont susceptibles d'entraîner la modification de ces plans et programmes. La correspondance de l'unité est établie au nom du directeur du SMC qui est doté de timbres officiels métalliques définis par l'instruction citée en sixième référence Support. Le support du SMC est assuré par la base aérienne Participation au service intérieur. Compte tenu de sa mission, le personnel du SMC ne participe qu'au service intérieur de la base aérienne 107 ; il ne participe ni aux exercices, ni aux évaluations organisés sur la base aérienne TEXTE ABROGÉ. L'instruction no 940/DEF/DCMAA/ED/R du 27 septembre 1996 relative à la mission, à l'organisation, aux attributions et au fonctionnement du service des marchés centralisés du service du matériel de l'armée de l'air est abrogée.

11 Pour le ministre de la défense et par délégation : Le général, directeur central du matériel de l'armée de l'air, Lucien DAT.

12 ANNEXE. Figure 1. ORGANIGRAMME DU SERVICE DES MARCHES CENTRALISES.