Smartphone 4.0. Manuel de l'utilisateur

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1 Smartphone 4.0 Manuel de l'utilisateur

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3 Contenus Configuration 5 Se faire enregistrer en tant qu utilisateur 7 Messagerie vocale UNIQUEMENT 7 Messagerie unifiée UNIQUEMENT 8 Installer le logiciel Smartphone Client 9 Exigences de l ordinateur Smartphone Client 9 Configuration pour utilisateurs multiples 10 Copie des fichiers à partir du CD ROM 10 Configuration de Smartphone Client 13 Configurer Smartphone à l aide de l assistant de configuration 13 Désinstaller Smartphone Client 15 Fonctionelles 17 Traitement des messages 19 Créer des messages 19 Extraire les messages 22 Transférer les messages 27 Configurer la notification 31 Interface d utilisateur de la téléphonie 33 Utilisation des touches du clavier téléphonique (*, #, 0) 33 Description fonctionnelle de Smart-4-Fax 35 Envoyer texte et images avec Smart-4-Fax 35 Options de licence 37 Options supplémentaires 38 Utilitaire de file d attente des messages de Smartphone 39 Propriétés des tâches 39 Modifier les propriétés des tâches 40 Actions qu il est possible d effectuer sur une tâche 40 Administration de la file de messages 41 Smartphone Server connection 41 Utilisation du fournisseur de transport 43 Spécifier les adresses de destination 43 Numéros de téléphone internes et externes 44 Utilisation des carnets d adresses 44 Utilisation des contacts Outlook 44 Utilisation de SMS 47 Notification SMS 47 Transférer des messages par SMS 47 Utilisation de votre système de standard automatique 49 Connecter un appel 49 Autres options 50 Appendices 51 Foire aux questions 53 Configuration manuelle de Smartphone Client 57 Ajouter et configurer le service Smartphone Server sous Outlook Ajouter et configurer Smartphone Server sous Outlook 98 & Configurer la boîte de réception 59 3

4 Smartphone 4.0 Configurer Smart-4-Fax 62 Configuration de Smart-4-Fax sous Windows Configuration de Smart-4-Fax sous Windows NT Configuration de Smart-4-Fax sous Windows Index 67 4

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7 Chapitre 1: Se faire enregistrer en tant qu utilisateur Il existe deux types de systèmes de Smartphone qui ont pu être installés dans votre office: Messagerie vocale et Messagerie unifiée. Il est également possible d installer une caractéristique optionnelle: le service de standard automatique. Ce document contient les instructions sur l utilisation des deux types de systèmes de sorte que si vous ignorez lequel est installé dans votre ordinateur, contactez votre administrateur système. Le pense-bête, contenant toutes les informations de base pour les utilisateurs, peut également être très utile. Pour en avoir une copie, contactez votre administrateur système ou imprimer le pense-bête à partir de la documentation ou de l aide en ligne de Smartphone Client. Remplissez les parties blanches du pense-bête après vous être enregistré à Smartphone. Afin de tirer avantage des nombreux services offerts par Smartphone, vous devez posséder une boîte aux lettres à vous. Les informations suivantes constituent les différentes procédures à suivre pour créer une boîte aux lettres. Avant tout, contactez votre administrateur système pour vérifier si une boîte aux lettres a déjà été créée pour vous. Si c est le cas, dés que vous connaîtrez l identificateur de votre boîte aux lettres, vous pourrez démarrer Smartphone. Allez au chapitre suivant. Votre administrateur système peut créer une boîte aux lettres pour vous Si vous partagez le téléphone avec une ou plusieurs personnes, il est possible qu il existe déjà une boîte aux lettres pour votre poste. Dans ce cas, vous devez contacter votre administrateur système afin qu il vous crée une boîte aux lettres. Messagerie vocale UNIQUEMENT Vous pouvez vous enregistrer vous-même en créant une boîte aux lettres de Messagerie vocale par le téléphone: S il n existe pas encore de boîte aux lettres sur votre poste, vous pouvez appeler le serveur et créer votre propre boîte aux lettres. 1.1 Appelez directement le Serveur de Smartphone depuis le poste interne pour laquelle vous souhaitez que votre boîte aux lettres soit créée (vous obtiendrez le numéro du serveur auprès de votre administrateur de système). 1.2 Smartphone Server vous fournira toutes les instructions nécessaires à la création de votre boîte aux lettres. La procédure est la suivante: 1.3 Smartphone Server reconnaîtra le poste depuis lequel l appel a été passé et informe le correspondant qu aucune boîte aux lettres n existe pour ce poste. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle boîte aux lettres. 1.4 Entrez un mot de passe ainsi qu on vous le demande. 1.5 Confirmez le mot de passe. 1.6 Smartphone Server vous demande d enregistrer votre nom d utilisateur sous forme de message vocal. Parlez clairement et suffisamment fort. 1.7 Smartphone Server vous demande d enregistrer un message d accueil d utilisateur. Dites clairement votre message après le bip. 7

8 Smartphone Vous entendez un message qui vous dit que la boîte aux lettres a été créée avec succès et vous communique votre identification d utilisateur (en général le même que celui de votre poste). Votre appel est dirigé vers le menu utilisateur. 1.9 Dans le menu utilisateur, vous avez la possibilité de définir d autres paramètres. Ils demeurent optionnels. Messagerie unifiée UNIQUEMENT Vous pouvez créer une boîte aux lettres de Messagerie unifiée par votre ordinateur: Vous devez installer et configurer le logiciel de Smartphone Client sur votre ordinateur. Cette procédure est décrite dans les chapitres suivants. 8

9 Chapitre 2: Installer le logiciel Smartphone Client Exigences de l ordinateur Smartphone Client Remarque : Ce chapitre sert uniquement aux utilisateur qui vont utiliser Messagerie unifiée. Si vous avez l intention d utiliser un ordinateur pour avoir accès à vos messages, cet ordinateur doit satisfaire à certaines exigences dont la liste figure ci-dessous. Avant d installer le logiciel de Smartphone Client (SPC), le Serveur (SPS) de Smartphone et Microsoft Exchange Server doivent être en service et disponibles sur le LAN. Exigences du matériel Configuration matérielle du PC recommandée: Processeur et mémoire: Windows 98: Pentium 133MHz avec 32Mo de mémoire vive Windows NT 4.0 ou Windows ME: Pentium 150MHz avec 32Mo de mémoire vive Windows 2000 ou Windows XP: Pentium 233MHz avec 64Mo de mémoire vive 14 Mo d espace disque dur disponible Remarque : Il faut plus d espace disque dur pour imprimer des documents avec Smart-4-Fax. Cet espace est obligatoire pour les fichiers temporaires (475Ko par page). Un kit multimédia (exigé pour enregistrer et passer en lecture les fichiers vocaux sur l ordinateur Smartphone Client) Microphone connecté à la carte son (indispensable pour enregistrer les messages vocaux) Exigences du logiciel L un des systèmes d exploitation suivants: Windows 98 Windows ME ou Windows NT 4.0 (avec le Service Pack 4.0 ou plus récent) Windows 2000 Windows XP L une des applications de messagerie client doit être installée puis connectée à Microsoft Exchange Server (version 5.5 ou plus récente) Microsoft Exchange Client 5.0 ou plus récent Microsoft Outlook 98, Microsoft Outlook 2000 ou Microsoft Outlook 2002 (Office XP) Microsoft Internet Explorer 4.01 ou plus récent. DCOM 1.3 ou plus récent. Les fichiers d installation DCOM pour Windows 98 sont disponibles sur le CD ROM de Smartphone (DCOM98). Windows ME, Windows NT 4.0/2000, Windows XP inclut déjà DCOM. Remarque : Seule la personne possédant les privilèges d administration sur l ordinateur peut installer Smartphone Client et Smart-4-Fax sous Windows NT ou Windows 2000, Windows XP. 9

10 Smartphone 4.0 Configuration pour utilisateurs multiples Smartphone Client peut être configuré et utilisé par de multiples utilisateurs sur un seul ordinateur exécutant tous les systèmes d exploitation supportés, y compris Windows NT, Windows 2000, Windows XP. Les fichiers programme de Smartphone Client doivent être installés une seule fois sur un ordinateur défini. Seule la personne possédant les privilèges d administration locaux peut installer les fichiers de Smartphone Client. Smartphone Client ne doit être installé qu une seule fois. Cependant, tous les utilisateurs doivent configurer Smartphone Client avec l assistant de configuration client. Tous les utilisateurs auront des paramètres et des profiles distincts. L imprimante virtuelle de Smart-4-Fax, configurée par l administrateur local, peut être utilisée par les autres utilisateurs et administrateurs à partir de cet ordinateur. Copie des fichiers à partir du CD ROM 2.1 Insérez le CD de Smartphone dans votre lecteur de CD et cliquez deux fois sur (lecteur de CD ROM):\Client\setup\setup.exe. Le dialogue Choose Setup Language apparaît. 2.2 Sélectionnez votre langue. Remarque : Lorsque vous modifiez ou dépannez le logiciel Smartphone Client, sélectionnez la langue originale de l installation précédente. 2.3 Cliquez sur OK. Le dialogue Bienvenue apparaît. 2.4 Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Informations sur l utilisateur apparaît. 2.5 Entrez votre nom et le nom de votre compagnie. 2.6 Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Type d installation apparaît. 2.7 Cliquez sur le type d installation qui vous convient (l installation typique est recommandée et est décrite plus loin dans ce document). 2.8 Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Choix de la localisation de destination apparaît. 2.9 Le répertoire de destination pour les fichiers de Smartphone Client figure dans la liste. Le répertoire par défaut est C:\Program Files\Smartphone Server. Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Dossier Icônes des programmes apparaît La localisation de l icône de Smartphone Client dans le menu Démarrer est listée dans le champ Répertoire. Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Démarrer la copie des fichiers apparaît Si vous approuvez les réglages en vigueur, cliquez sur Suivant>. Les fichiers sont copiés sur votre disque dur Le dialogue Bienvenue apparaît. Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Sélectionner le répertoire pour Smart-4-Fax apparaît Dans la boîte Répertoire de destination : Le répertoire de destination pour les fichiers de l utilitaire Smart-4-Fax figure dans la liste. Le répertoire par défaut est Smart-4-Fax. Cliquez sur Suivant>. Le dialogue Dossier Icônes des programmes apparaît La localisation de l icône de Smart-4-Fax dans le menu Démarrer figure dans le champ Répertoire. Cliquez sur Suivant>. Les fichiers sont copiés sur votre disque dur après quoi le dialogue Installation réussie apparaît. 10

11 Installer le logiciel Smartphone Client 2.15 Cliquez sur Terminer afin de redémarrer votre ordinateur (exigé pour la réussite de l installation). Le logiciel de Smartphone Client est à présent installé sur votre ordinateur, lequel devient l ordinateur de Smartphone Client. 11

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13 Chapitre 3: Configuration de Smartphone Client Les fichier ont été copiés durant l installation fournissant les services Smartphone Client suivants à l intérieur de Microsoft Exchange Client ou Outlook: Formulaires d affichage des messages vocaux et télécopies directement sur votre programme Microsoft Exchange Client ou Outlook. Liens de communication entre les ordinateurs Smartphone Client, Smartphone Server et Microsoft Exchange Server. Ces services doivent à présent être configurés manuellement ou automatiquement sur l ordinateur Smartphone Client (à l aide de l assistant de configuration client). Avec l assistant de configuration du client, les services de Smartphone Client seront configurés dans le profil MAPI par défaut de Microsoft Exchange Client/Outlook. Veuillez vous assurer que le profil MAPI par défaut est correctement installé avant de configurer Smartphone Client avec l assistant de configuration du client. Configurer Smartphone à l aide de l assistant de configuration 3.1 Exécutez l assistant de configuration client (situé dans le répertoire Smartphone Client). Le dialogue Bienvenue apparaît. 3.2 Cliquez sur Suivant>. Le dialogue User Credentials apparaît. 3.3 Entrez le nom de l ordinateur de Smartphone Server, votre numéro d identification d utilisateur (Id) (il s agit en général de votre numéro de poste), et votre mot de passe. Cliquez sur Suivant>. Remarque : Vous devez déjà posséder la boîte aux lettres correspondant à votre poste sur Smartphone Server. Vueillez contacter votre administrateur système pour obtenir le nom du serveur, votre mot de passe ainsi que votre Id d utilisateur. 3.4 Le dialogue Terminer l assistant de configuration client apparaît. Cliquez sur Terminer pour achever la configuration. Voici les actions réalisées lors de la configuration automatique du client: Le service de messagerie unifiée a été ajouté à votre programme Exchange Client / Outlook. Smartphone Server a été sélectionné comme votre Smartphone Client puis configuré. Le fournisseur de transport de Smartphone (inclus dans Smartphone Client et servant à délivrer les messages de l utilisateur par téléphone, fax et texto) a été activé. Pour afficher les paramètres de votre boîte de réception (dans le dialogue des options de MS Exchange Client ou Outlook): 3.5 Dans le menu de Exchange Client / Outlook: Sélectionnez [Outils Options]. Le dialogue Options apparaît. 3.6 Sélectionnez l onglet Messagerie unifiée. L onglet Messagerie unifiée affiche la configuration de votre boîte aux lettres sur l ordinateur de Smartphone Server. Remarque : L assistant de configuration client ne vérifie pas la validité des données que vous entrez. Si vous entrez des données erronées vous risquez de rencontrer des problèmes de connexion à votre boîte de réception sur Smartphone Server. Si cela arrive, entrez alors les bonnes 13

14 Smartphone 4.0 données (en exécutant l assistant de configuration client ou en configurant manuellement Smartphone Client). Remarque : Vous pouvez créer votre boîte de réception (si cela n a pas été fait par votre administrateur système) ou modifier les paramètres de votre boîte de réception lors de la configuration manuelle. Pour obtenir des informations détaillées concernant la configuration manuelle de Smartphone Client consultez Configuration manuelle de Smartphone Client page

15 Chapitre 4: Désinstaller Smartphone Client Il est hautement recommandé de commencer par désinstaller toute version antécédente de Smartphone Client avant d installer une version plus récente. Le programme de désinstallation (accessible depuis le menu Démarrage de Smartphone Client) indique automatiquement toutes les étapes à suivre afin de désinstaller l ancienne version. Avant de désinstaller Smartphone Client, supprimez le service Messagerie unifiée de Mircosoft Exchange où Outlook. Supprimer le service de messagerie unifiée de Microsoft Outlook Ouvrez Microsoft Outlook sur votre ordinateur. 4.2 Dans le menu, sélectionnez [Outils Comptes s]. Le dialogue Comptes s apparaît. 4.3 Sélectionnez l option Afficher ou modifier le compte existant. Cliquez sur Suivant. Le dialogue Comptes s apparaît. 4.4 Dans le champ Outlook traite les messages électroniques de ces comptes dans l ordre suivant, sélectionnez le compte Smartphone Server et cliquez sur Supprimer. Pour confirmer, cliquez sur Oui. 4.5 Cliquez sur Terminer pour fermer la boîte de dialogue. Supprimer le service de messagerie unifiée de Mircosoft Exchange, Microsoft Outlook 98 ou Microsoft Outlook Ouvrez Microsoft Exchange Client où Outlook sur votre ordinateur. 4.7 A partir du menu, sélectionnez [Outils Services]. Le dialogue Services apparaît. 4.8 Dans l onglet Services sélectionnez Smartphone Server puis cliquez sur Supprimer. 4.9 Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue. Afin de désinstaller Smartphone Client, choisissez [Démarrer Paramètres Panneau de configuration Ajout/Suppression de programmes Smartphone Server Uninstall] depuis le menu Démarrage de Windows. Suivez les instructions. Il n est pas nécessaire de réinstaller Smartphone Server pour ajouter des composants supplémentaires. Si vous souhaitez ajouter des composants supplémentaires après l installation initiale, il vous suffit de démarrer le programme d installation et de sélectionner les nouveaux composants que vous voulez ajouter. Remarque : Le processus de désinstallation supprimera uniquement les fichiers système de Smartphone Server. En revanche, les messages vocaux et les fichiers personnalisés appartenant à des utilisateurs précis ne seront pas supprimés. 15

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19 Chapitre 5: Traitement des messages Si vous voulez tirer tout l avantage de votre système Messagerie unifiée, il va falloir appréhender la messagerie différemment. Tandis qu avant, chaque matin, pour vérifier si vous aviez reçu des messages il vous fallait contrôler le répondeur télphonique, le fax et votre serveur de messagerie électronique, à présent tous les messages seront inclus dans une seule interface d utilisateur que vous pouvez consulter soit de votre ordinateur, soit de n importe quel téléphone dans le monde. Il en va de même pour envoyer des messages. Vous avez maintenant la possibilité de transformer tout document électronique en format fax et de l envoyer à un fax tout en restant assis derrière votre ordinateur. Avec Smartphone Client, lorsque vous voulez envoyer un message électronique, vous décidez du format qui sera le plus adéquat, texte ou vocal. Les deux sont possibles avec votre logiciel. Smartphone Client fournit des formulaires vocaux et fax très simples à utiliser avec les messages (accès, créer, transférer ou répondre aux messages vocaux/fax). Un message vocal est un formulaire de message vocal contenant un certain nombre de fichiers..wav joints. Les fichiers.wav peuvent être passés en lecture par téléphone, par des hautparleurs ou écouteurs de PC. Un message fax (télécopie) est un message contenant un seul fichier..tif joint. Un téléphone peut être utilisé pour passer en lecture des messages texte et vocaux, envoyer des messages texte et vocaux sur un fax, transférer des messages texte, vocaux ou fax, repasser en lecture des messages texte, configurer les paramètres de notification et de la boîte de réception, etc... Pour accéder aux messages par téléphone, appelez Smartphone Server, connectez-vous à votre boîte de réception, écoutez la voix enregistrée et sélectionnez la fonction de Smartphone Server désirée. Remarque : Pour plus d informations concernant l utilisation du téléphone pour accéder à vos messages, consultez Interface d utilisateur de la téléphonie page 33. Cette section apporte la description détaillée de l utilisation des nombreuses fonctions Messagerie unifiée offertes par. Les rubriques suivantes seront exposées: Créer des messages Comment créer tous les types de messages possibles en utilisant différents périphériques d entrée. Extraire les messages Comment extraire (afficher, passer en lecture, imprimer) vos messages sur différents périphériques. Répondre aux messages Comment répondre à vos messages. Transférer les messages Comment transférer tous les types de messages. Il vous est recommandé de prêter une attention particulière aux fonctions Messagerie unifiée que vous utiliserez le plus souvent dans votre environnement de bureau. Créer des messages Cette section explique comment créer des messages texte, vocaux et fax. Créer des messages texte Cette section explique comment créer des messages texte avec l ordinateur SPC. 19

20 Smartphone 4.0 Créer des messages texte sur votre ordinateur Smartphone Client TEXTE SPC ES 1. Créez un message texte dans MS Exchange Client ou Outlook. 2. Sélectionnez une adresse de destination. 3. Envoyer le message par courrier électronique. Remarque : Vous pouvez envoyer le message sur une télécopieuse, un téléphone mobile (sous forme de texto ou SMS), ou même sur un téléphone (avec la synthèse vocale) en utilisant des adresses spéciales. Pour obtenir plus de détails concernant ces adresses spéciales, consultez Utilisation du fournisseur de transport page 43. Créer des messages vocaux Des messages vocaux peuvent être créés à l aide des périphériques suivants: Ordinateur multimédia Smartphone Client Téléphone Cette section explique comment créer des messages vocaux à l aide des périphériques suivants : Créer des messages vocaux sur votre ordinateur Smartphone Client VOIX SPC ES 1. A partir de MS Exchange Client ou Outlook, sélectionnez [Fichier Nouveau Choisir un formulaire]. 2. Le dialogue Nouveau formulaire apparaît. Cliquez deux fois sur Formulaire de message vocal. 3. Le formulaire de message vocal apparaît. Double-cliquez sur le message vocal de Smartphone. 4. Le formulaire Système de messagerie unifiée apparaît. Choisissez le destinataire dans le carnet d adresses en cliquant sur le bouton À. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire dans le champ A puis cliquer sur le bouton Vérification des noms. 5. Dans le champ Cc, entrez l adresse d un ou plusieurs destinataires Cc (s il y en a) ou cliquez sur le bouton Cc pour sélectionner un destinataire dans le carnet d adresses. Pour envoyer une copie carbone cachée (Cci), sélectionnez [Affichage Champ Cci] depuis le menu. Le champ Cci apparaît sous le champ Cc. 6. Entrez l objet du message. 7. Cliquez sur le bouton d enregistrement pour commencer à enregistrer. 8. Dites votre message dans le microphone de l ordinateur. 20

21 Traitement des messages 9. Cliquez sur le bouton Stop pour arrêter l enregistrement. 10. Pour mettre du texte dans le message, cliquez sur le bouton de bascule Masquer/Afficher puis entrez le texte voulu dans la boîte d édition qui apparaît. 11. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le message par courrier électronique. Remarque : Vous pouvez également envoyer le message au numéro de téléphone spécifié. Pour plus de détails, consultez Utilisation du fournisseur de transport page 43. Créer des messages fax Les messages fax peuvent être créés à l aide des périphériques suivants: Ordinateur SPC Fax (télécopieur) Cette section explique comment créer des messages fax sur l ordinateur de Smartphone Client: Créer des messages par fax par MS Exchange Client ou Outlook FAX SPC ES 1. A partir du menu principal de MS Exchange Client ou Outlook, sélectionnez [Fichier Nouveau Choisir un formulaire]. 2. Le dialogue Nouveau formulaire apparaît. Dans le champ Aller dans: sélectionnez Bibliothèque de formulaires standards. 3. La liste des formulaires standards s affiche. Double-cliquez sur le message fax de Smartphone. 4. Le formulaire système de messagerie unifiée s ouvre. Sélectionnez [Fichier Ajouter fichier joint Fax] depuis le menu. 5. Cliquez deux fois sur le fichier TIFF/F contenant la ou les images fax qui vont être comprises dans le message fax. 6. Dans le formulaire d envoi de fax, choisissez le destinataire dans le carnet d adresse en cliquant sur le bouton À. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire dans le champ A puis cliquer sur le bouton Vérification des noms. 7. Dans le champ Cc, entrez l adresse d un ou plusieurs destinataires Cc (s il y en a) ou cliquez sur le bouton Cc pour sélectionner un destinataire dans le carnet d adresses. Pour envoyer une copie carbone cachée (Bcc), sélectionnez [Affichage Champ Bcc] depuis le menu. Le champ Bcc apparaît sous le champ Cc. 8. Entrez l objet du message fax. 21

22 Smartphone Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le message par courrier électronique. Remarque : Vous pouvez également envoyer le message fax sous forme de télécopie au numéro de fax spécifié. Pour plus de détails, consultez Utilisation du fournisseur de transport page 43. Remarque : Les fichiers TIFF/F peuvent être créés à partir de n importe quel document grâce à l utilitaire NOVAVOX AG Smart-4-Fax. Extraire les messages Cette section explique comment extraire (imprimer, afficher, passer en lecture) les messages texte, vocaux et fax. Imprimer, passer en lecture et afficher les messages texte Cette section explique comment imprimer, passer en lecture et afficher les messages texte sur les périphériques suivants : Ordinateur Smartphone Client Téléphone Fax Imprimante à l aide des périphériques suivant : Ordinateur Smartphone Client Téléphone Cette section vous explique comment imprimer des messages texte sur un télécopieur à l aide de votre ordinateur Smartphone Client. Imprimer les messages texte sur un fax en utilisant votre ordinateur Smartphone Client SPC TIFF/F fax fax SPS Fax PBX Vous pouvez envoyer n importe quel message texte à un fax à partir de MS Exchange Client ou Outlook (si par exemple vous voulez transférer un message électronique à quelqu un qui ne possède pas de messagerie électronique): 1. Sélectionnez l option Imprimer à l intérieur d une application. Le dialogue Imprimer apparaît. 2. Sélectionnez Smart-4-Fax comme nom d imprimante. 3. Après avoir déterminé les autres options d impression, cliquez sur OK. Les pages sélectionnées vont être converties en format TIFF. 4. Le dialogue Envoyer les options apparaît. Cochez FAX. 22

23 Traitement des messages 5. Choisissez Smartphone Server dans la boîte de liste déroulante de Smartphone Server. 6. Cliquez sur le bouton Carnet d adresses pour sélectionner le destinataire dans le carnet d adresses. Cochez externe si le numéro est un numéro externe. 7. Si le fax doit être envoyé à plusieurs numéros, utilisez la fonction Ajouter à la liste. 8. Entrez l objet du fax. 9. Entrez les informations permettant d identifier l expéditeur dans le champ Identification de l abonné. 10. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le fax dans la file d attente de fax, Fermer pour fermer le dialogue et annuler le processus d impression, ou Visualiser pour voir votre fax dans l observateur TIFF par défaut. Remarque : Pour afficher le statut d un message fax, double-cliquez sur l icône File d attente des messages de Smartphone placée sur votre bureau. vocal vocal, fax Téléphone PBX fax SPS texte Fax XS Pour envoyer un message texte sur un fax: 1. Appellez Smartphone Server de n importe quel téléphone (interne ou externe). 2. Connectez-vous à votre boîte aux lettres. 3. En suivant les indications, sélectionnez le message texte désiré. 4. Ordonnez à Smartphone Server de l envoyer à un numéro de fax. Vous pouvez le recevoir immédiatement (si vous appellez depuis un fax), ou envoyez-le à votre numéro de fax désigné, ou encore au numéro de votre choix. Passer les messages vocaux en lecture Vous pouvez passer les messages vocaux en lecture à l aide des périphériques suivants: Ordinateur multimédia SPC Téléphone Cette section explique comment passer les messages vocaux en lecture sur votre ordinateur Smartphone Client Passer les messages vocaux en lecture sur votre ordinateur multimédia Smartphone Client VOIX SPC ES 23

24 Smartphone 4.0 Pour passer les messages vocaux en lecture sur votre ordinateur multimédia Smartphone Client : 1. Cliquez sur votre boîte de réception pour voir la liste de messages. 2. Les messages vocaux sont représentés par l icône.pour ouvrir un message, double-cliquez dessus. 3. Cliquez sur le bouton de lecture. Passer les messages vocaux en lecture sur un téléphone en utilisant votre ordinateur Smartphone Client SPC ES VOIX VOIX Téléphone PBX SPS Pour passer un message vocal en lecture dans le formulaire vocal: 1. Dans MS Exchange ou Outlook, cliquez sur le message vocal. 2. Cochez Passer en lecture au téléphone. 3. Cliquez sur le bouton Lecture. 4. Votre téléphone va sonner. Décrochez le combiné. Votre message sera passé en lecture. Le message vocal peut également être passé en lecture en appuyant sur le bouton Lecture privée de la barre d outils de Microsoft Exchange Client ou Outlook. Pour cela: 1. Dans le boîte de réception de Microsoft Exchange ou Outlook, sélectionnez le message vocal. 2. Cliquez sur l icône de Lecture privée dans la barre de menu. 3. Votre téléphone va sonner et lorsque vous décrocherez, vous entendrez votre message vocal. Changer votre numéro de téléphone de lecture privée Votre numéro de poste enregistré est utilisé par défaut comme le numéro de téléphone de lecture privée. Cependant, pour définir un autre numéro de téléphone de lecture privée: 1. Ouvrez n importe quel message vocal. 2. Dans le menu de formulaire vocal: Sélectionnez [Outils Options]. Le dialogue Options apparaît. 3. Entrez le numéro de lecture privée ou sélectionnez ce numéro depuis la liste déroulante. 4. Si le numéro de lecture privée est un numéro externe, cochez la case externe. Remarque : Le numéro de téléphone de lecture privée peut être modifié seulement si la notification d appel est activée. Pour activer la notification d appel, sélectionnez [Outils Options] dans le menu Microsoft Exchange Client ou Outlook, puis cochez notification d appel dans l onglet messagerie unifiée. Si l option notification d appel est désactivée, contactez l administrateur. 24

25 Traitement des messages Changer le mode de lecture automatique Par défaut, le mode de lecture automatique est désactivé. Cependant, si vous voulez que vos messages vocaux soient automatiquement passés en lecture dès leur ouverture dans Microsoft Exchange ou Outlook: 1. Ouvrez n importe quel message vocal. 2. Dans le menu de formulaire vocal: Sélectionnez [Outils Options]. Le dialogue Options apparaît. 3. Sélectionnez le mode de lecture automatique: Désactivé: Un double-cliquer sur le message vocal ne fera apparaître que le formulaire vocal. Par téléphone: Lorsque vous double-cliquez sur un message vocal, votre téléphone de lecture privée vous appelle et vous passe le message en lecture par téléphone. Par les haut-parleurs: Lorsque vous double-cliquez sur un message vocal, il vous est immédiatement passé en lecture sur votre ordinateur par les haut-parleurs ou les écouteurs. 4. Cliquez sur OK. Imprimer et afficher les messages par fax Les messages fax peuvent être imprimés ou affichés sur les périphériques suivants : Ordinateur Smartphone Client Fax Imprimante Utilisant les périphériques suivants : Ordinateur SPC Téléphone Cette section explique comment extraire les messages fax avec votre ordinateur Smartphone Client. Afficher un message fax sur votre ordinateur Smartphone Client FAX SPC ES Pour afficher un message fax que vous avez reçu: 1. Ouvrez MS Exchange Client ou Outlook. 2. Cliquez sur votre boîte de réception pour voir la liste de vos messages. 3. Les messages fax sont représentés par l icône. Pour ouvrir un message fax il suffit de cliquer deux fois dessus. Le message fax s ouvrira dans le formulaire de fax. 25

26 Smartphone 4.0 Imprimer les messages fax sur une imprimante en utilisant votre ordinateur Smartphone Client SPC Imprimante Pour imprimer le message: 1. Dans MS Exchange ou Outlook, cliquez deux fois sur le message fax. 2. Cliquer sur Imprimer. Répondre à un message vocal Pour répondre à un message vocal que vous avez reçu: 1. Avec le message auquel vous voulez répondre sur l écran, sélectionnez Fichier > Répondre ou cliquez sur le bouton Répondre. Un formulaire de réponse au message apparaît. 2. Si l expéditeur est enregistré dans la base de données des utilisateurs de Smartphone, son adresse électronique apparaîtra dans le champ À. Par défaut, quand vous répondez à un message vocal, la réponse est envoyée par message électronique si le système reconnaît l expéditeur. Vous pouvez ne saisir que les premières lettres du nom du destinataire dans le champ À et cliquez sur le bouton Vérifier les noms. 3. Dans le champ Cc, entrez l adresse d un ou plusieurs destinataires Cc (s il y en a) ou cliquez sur le bouton Cc pour sélectionner un destinataire dans le carnet d adresses. Pour envoyer une copie carbone cachée (Cci), sélectionnez [Affichage Champ Cci] depuis le menu. Le champ Cci apparaît sous le champ Cc. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour commencer l enreggistrement. 5. Enregistrez votre message. 6. Cliquez sur Stop 7. Pour ajouter un texte au message, cliquez sur le bouton bascule Afficher/Masquer et entrez le texte voulu dans la boîte d édition qui apparaît. 8. Sélectionnez [Fichier Envoyer le message] ou cliquez sur le bouton Envoyer. Le message original ainsi que votre message réponse seront traités comme des fichiers joints. Le nombre total de fichiers joints et le numéro du fichier joint qui est passé en lecture sont affichés dans la boîte se trouvant sous les boutons de contrôle. Vous pouvez passer d un fichier joint à l autre en appuyant sur les boutons ou. Répondre à un message fax Pour répondre à un message fax que vous avez reçu: 1. Avec le message fax auquel vous voulez répondre sur l écran, sélectionnez [Fichier Répondre] ou cliquez sur le bouton Répondre. 2. Si la personne ayant envoyé le message auquel vous être en train de répondre est enregistrée dans la base d utilisateurs de Smartphone, son adresse électronique est affichée dans le 26

27 Traitement des messages champ A. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire à l intérieur de ce champ puis cliquer sur le Vérification des noms. 3. Dans le champ Cc, entrez ou sélectionnez les adresses des destinataires Cc, si nécessaire. Pour envoyer en copie (Cci), sélectionnez le champ Cci à partir du menu [Affichage Champ Cci]. Le champ Cci apparaît sous le champ Cc. 4. Pour ajouter un texte au message, cliquez sur le bouton bascule Afficher/Masquer et entrez le texte voulu dans la boîte d édition qui apparaît. 5. Sélectionnez [Fichier Envoyer] ou cliquez sur le bouton Envoyer. Transférer les messages Cette section explique comment transférer les messages texte, vocaux et fax. Transférer les messages texte Transférer les messages texte SPC ES Pour transférer le message: 1. Cliquez deux fois sur le message texte dans MS Exchange ou Outlook. 2. Cliquez sur Transférer. 3. Entrez l adresse du destinataire. 4. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message par courrier électronique. Remarque : Vous pouvez envoyer le message vers un télécopieur, un téléphone mobile (sous forme de texto) ou même un téléphone (grâce à la synthèse vocale) en vous servant d une adresse spéciale. Pour plus de détails concernant ces adresses spéciales, consultez Interface d utilisateur de la téléphonie page 33. Transférer les messages vocaux Vous pouvez transférer les messages vocaux à l aide des périphériques suivants : Ordinateur Smartphone Client Téléphone Cette section explique comment transférer les messages vocaux en utilisant votre ordinateur Smartphone Client. Transférer les messages vocaux SPC ES 27

28 Smartphone 4.0 Les messages vocaux peuvent être transférés en tant que nouveau message ou bien sous forme de fichier WAV joint à un message texte électronique. Dans le transfert de message vocal le destinataire du message aura besoin du logiciel Smartphone Client pour passer en lecture le message vocal avec le formulaire de message vocal, sans quoi le message arrivera sous la forme d un message texte avec un fichier WAV joint. 1. Cliquez deux fois sur le message vocal dans MS Exchange ou Outlook. 2. Cliquez sur Transférer. 3. Entrez l adresse du ou des destinataire(s) dans le champ A. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire à l intérieur de ce champ puis cliquer sur le Vérification des noms. 4. Dans le champ Cc, entrez ou sélectionnez les adresses des destinataires Cc, si nécessaire. Pour envoyer en copie (Cci), sélectionnez le champ Cci à partir du menu [Affichage Champ Cci]. Le champ Cci apparaît sous le champ Cc. 5. Pour ajouter un texte au message, cliquez sur le bouton bascule Afficher/Masquer et entrez le texte voulu dans la boîte d édition qui apparaît. 6. Si vous voulez enregistrer votre propre message et l ajouter à l original, cliquez sur Enregistrer. 7. Sélectionnez [Fichier Envoyer le message] or cliquez sur Envoyer. Remarque : Vous pouvez également envoyer le message au numéro de téléphone spécifié. Pour plus de détails, consultez Utilisation du fournisseur de transport page 43. Transférer les messages fax Les messages fax peuvent être transférés à l aide des périphériques suivants: Ordinateur Smartphone Client Téléphone Cette section explique comment transférer les messages par fax en utilisant votre ordinateur Smartphone Client. Transférer les messages fax SPC ES Les messages fax peuvent être transférés dans un formulaire d envoi de télécopie ou sous forme de fichier TIFF joint à un message texte électronique. Dans le transfert de message fax le destinataire aura besoin du logiciel Smartphone Client pour visualiser le formulaire d envoi de télécopie. Pour transférer sous forme de message fax : 1. Cliquez deux fois sur le message fax dans MS Exchange ou Outlook. 2. Cliquez sur Transférer. 3. Choisissez le destinataire dans le carnet d adresses en cliquant sur le bouton À. 4. Entrez l adresse du ou des destinataire(s) dans le champ A. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire à l intérieur de ce champ puis cliquer sur le Vérification des noms. 28

29 Traitement des messages 5. Dans le champ Cc, entrez ou sélectionnez les adresses des destinataires Cc, si nécessaire. Pour envoyer en copie (Cci), sélectionnez le champ Cci à partir du menu [Affichage Champ Cci]. Le champ Cci apparaît sous le champ Cc. 6. Pour ajouter un texte au message, cliquez sur le bouton bascule Afficher/Masquer et entrez le texte voulu dans la boîte d édition qui apparaît. 7. Sélectionnez [Fichier Envoyer le message] ou cliquez sur Envoyer. Remarque : Vous pouvez également envoyer le message sous forme de fax au numéro de fax spécifié. Pour plus de détails, consultez Utilisation du fournisseur de transport page 43 29

30 Smartphone

31 Chapitre 6: Configurer la notification La Notification est le terme utilisé pour expliquer comment Smartphone Server informe un utilisateur de l arrivée de nouveaux messages dans sa boîte aux lettres. Vous pouvez recevoir les messages de notification sur: votre ordinateur Smartphone Client par n importe quel téléphone GSM (SMS). Cette section explique comment configurer la notification sur votre ordinateur Smartphone Client ou par téléphone. Remarque : La notification reçue par téléphone est appelée Notification d appel (ou simplement notification ). Pour configurer la notification votre ordinateur Téléphone SPS SPC NOTIFICATION PBX ES Smartphone Server peut être configuré pour envoyer un message texte à une adresse électronique spécifiée afin de vous avertir de l arrivée d un nouveau message vocal ou fax. Pour configurer la notification par courrier électronique sur votre ordinateur Smartphone Client: 1. Dans le menu de Microsoft Exchange ou Outlook, sélectionnez [Outils Options]. 2. Le dialogue Options apparaît. Sélectionnez l onglet Messagerie unifiée. 3. Pour activer la notification par courrier électronique, cochez la case Notification par courrier électronique. 4. Entrez l adresse électronique dans le champ se trouvant dessous ou cliquez sur le bouton Adresses pour choisir une adresse dans le carnet d adresses. 5. Si vous voulez joindre le message vocal ou fax, cochez alors Joint au message original. 31

32 Smartphone 4.0 Pour configurer la notification par téléphone Téléphone MESSAGE SPS NOTIFICATION PBX Téléphone Du fait que vous pouvez recevoir des messages à tout moment du jour ou de la nuit, Smartphone Server peut être configuré pour appeler le numéro de notification uniquement pendant la période qui vous arrange le plus. Pour configurer la notification sur votre ordinateur Smartphone Client : 1. Dans MS Exchange ou Outlook, sélectionnez [Outils Options]. 2. Le dialogue Options apparaît. Sélectionnez l onglet Messagerie unifiée. 3. Pour activer la notification, cochez Notification d appel. 4. Pour spécifier le numéro de notification, entrez le numéro dans le champ Téléphone. 5. Si le numéro de notification est un numéro externe, cochez externe. 6. Entrez l heure minimale à partir de laquelle le numéro de notification doit être appelé dans le champ Heure de démarrage:. Note: Réglez l heure de démarrage sur 00:00 pour bénéficier du service de notification 24 heures sur Entrez l heure maximale jusqu à laquelle le numéro de notification doit être appelé dans le champ Heure de fin:. Note: Réglez l heure de fin sur 00:00 pour bénéficier du service de notification 24 heures sur

33 Chapitre 7: Interface d utilisateur de la téléphonie Sette section explique comment utiliser le clavier du téléphone pour accéder aux systèmes de messagerie unifiée/vocale/standard automatique par téléphone. Pour plus d informations sur les services disponibles par le clavier du téléphone, consultez le manuel de l administrateur. Utilisation des touches du clavier téléphonique (*, #, 0) Saisie des chiffres Lorsque vous accédez à la messagerie unifiée ou vocale par téléphone, deux types de saisie sont supportées à partir de votre clavier téléphonique: Saisie d un seul chiffre Saisie de plusieurs chiffres La saisie d un seul chiffre a lieu généralement lorsqu un utilisateur sélectionne une option du menu. Le traitement de sa requête commence immédiatement après la saisie du chiffre (sans pour autant confirmer la sélection en appuyant sur une autre touche). La saisie de plusieurs chiffres a lieu lorsque l utilisateur entre un numéro à plusieurs chiffres (identification d utilisateur, mot de passe, etc.). Si le nombre maximum de chiffres n est pas entré (et que l on n a pas appuyé sur la touche de confirmation de la saisie), le système attend un certain temps prédéfini après quoi il juge que la saisie est terminée. En conséquence, pour éviter ce délai, l utilisateur doit appuyer sur la touche de confirmation (il s agit en général de la touche étoile *) après avoir terminé sa saisie. Si le nombre maximum de chiffres a été entré, le traitement de la requête débute alors immédiatement (sans besoin de confirmation). Remarque : En général le nombre maximum de chiffres n est pas entré. Par exemple, la longueur maximale du mot de passe est de 8 chiffres; cependant, la plupart des utilisateurs créent un mot de passe plus court. Le nombre maximum de chiffres pour un numéro de téléphone est 32, mais un numéro de cette taille se rencontre très rarement. Dans ces cas là il faut appuyer sur la touche de confirmation. Touche OK (confirmation) La touche de confirmation (en général la touche étoile *) est utilisée pour confirmer la saisie. Cette touche est utilisée pour: Terminer une saisie de plusieurs chiffres Sélectionner dans une liste (par exemple, sélectionner l élément en cours dans une liste de commandes) Touche d annulation La touche d annulation (en général la touche dièse #) est utilisée pour annuler l action entreprise et retourner au menu. Si vous appuyez sur cette touche alors que vous êtes dans un menu, vous serez renvoyé au menu précédent. Touche d aide Dans la plupart des cas, une pression sur la touche zéro (0) appèlera l aide en contexte. Dans certains menus, cette touche sert à se connecter à l opératrice. 33

34 Smartphone 4.0 Commuter les touches OK et Annuler l emploi des touches OK et Annuler peut être changé par l administrateur système. Il est également possible de redéfinir les touches étoile et dièse. 34

35 Chapitre 8: Description fonctionnelle de Smart-4-Fax Grâce à l Utilitaire Smart-4-Fax de NOVAVOX AG, un message par fax peut être créé avec votre texteur ou votre grapheur, et ce de façon très simple: il suffit simplement de créer un fichier texte ou graphique, et de l imprimer ensuite sur l imprimante de l utilitaire Smart- 4-Fax. Plutôt que d envoyer le fichier à l imprimante actuelle, celui-ci sera converti en format fax et l option de l envoyer par courrier électronique ou par fax, ou bien de l enregistrer directement sur votre disque dur vous sera offerte. Envoyer texte et images avec Smart-4-Fax Smart-4-Fax est capable d envoyer un document contenant un texte et des images depuis n importe quel éditeur ayant une sortie imprimante standard. L ensemble de caractéristiques de Smart-4-Fax est indépendant du système d exploitation ( Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000, Windows XP) utilisé. Smart-4-Fax peut être utilisé dans toute application prenant en charge l impression. Pour accéder à Smart- 4-Fax il vous suffit de sélectionner un document à imprimer depuis l application et de sélectionner ensuite l imprimante Smart-4-Fax comme imprimante de sortie. Le dialogue de Smart- 4-Fax s affiche et propose les fonctions suivantes: Envoyer le document sur un fax (depuis Smartphone Server). Envoyer le document en format TIFF/F par courrier électronique (via Smartphone Server). Enregistrer le document en format TIFF/F sur le disque dur de votre ordinateur. Les rubriques suivantes décrivent chacune des fonctions ci-dessus. Envoyer le document sur un fax 1. Vous pouvez diriger Smart-4-Fax pour envoyer un document à plusieurs destinataires différents. 2. Après avoir sélectionné Imprimer à l intérieur d une application, le dialogue Imprimer s affiche. 3. Sélectionnez Smart-4-Fax comme nom d imprimante. 4. Après avoir défini d autres options éventuelles d impression, cliquez sur OK. Patientez pendant que les pages sélectionnées sont converties en format TIFF. 5. Le dialogue Envoyer les options apparaît. Cochez FAX. 6. Choisissez Smartphone Server dans la boîte de liste déroulante de Smartphone Server. 7. Entrez le numéro auquel le fax doit être envoyé. Cliquez sur le bouton Carnet d adresses pour sélectionner un destinataire dans un carnet d adresses. Cochez externe si le numéro est externe. 8. Si le fax doit être envoyé à plusieurs numéros, utilisez la fonction Ajouter à la liste. 9. Si vous voulez recevoir une notification une fois que la tache de fax est accomplie, cliquez sur le bouton Options. Le dialogue Options de fax s affichera. Notifier lorsque la tache de fax est accomplie Sélectionnez pour recevoir une notification. L adresse électronique par défaut à laquelle les messages de notification seront envoyés est votre adresse personnelle. Cliquez sur le bouton À... pour choisir une adresse dans le carnet d adresses. Tapez le texte du message de notifica- 35

36 Smartphone 4.0 tion puis cochez la case avec fichier TIF joint si vous voulez que le fichier original soit joint à la notification. Garder seulement les relevés de transmission de fax sur le serveur: Sélectionnez cette option pour sauvegarder uniquement le relevé du fax envoyé mais pas le message fax envoyé sur le serveur. Sauvegarder les messages fax sur le serveur pour une utilisation ultèrieure: Sélectionnez cette option pour conserver à la fois le relevé des fax envoyés et les messages fax eux-mêmes sur le serveur. Il est alors possible de transférer ou de réenvoyer les messages plus tard. Sauvegarder les messages envoyés dans le dossier Eléments envoyés : Si vous sélectionnez cette option, une copie de chaque message fax envoyé sera déposée dans le dossier MAPI Eléments envoyés accessible dans votre Microsoft Outlook, celui-ci devant être installé avec cette option. Dans le cas contraire, aucune erreur n apparaîtra mais les copies des messages fax ne seront pas sauvegardées. Sauvegarder par défaut Si cette option est sélectionnée, les paramètres de cette tâche de fax seront sauvegardés comme paramètres par défaut de votre Smart-4-Fax. 10. Si vous voulez initialiser une propriété supplémentaire pour le fax (comme la priorité, l heure de remise ou la page de garde), cliquez sur le bouton Envoyer les options. Le dialogue Envoyer les options apparaît. Priorité: Sélectionnez la priorité de la télécopie dans la file d attente de télécopies. Tous les travaux de fax sont traités sur le serveur de Smart-4-Fax selon les priorités assignées. Le niveau de propriété maximum que vous pouvez assigner à votre télécopie est défini par l administrateur. Options de remise: Si vous voulez que la télécopie soit envoyée à une date particulière, cochez Ne pas remettre avant le puis spécifiez la date. Pour spécifier une date limite de validité de la télécopie, cochez Expire le puis sélectionnez la date d expiration. Si vous voulez spécifier l heure à laquelle envoyer la télécopie, faitesle dans les champs Envoyer seulement: de et à. Remarque : Un message peut être envoyé uniquement durant le délai imparti à la transmission de télécopies sur le serveur de fax (délai spécifié par l administrateur système). En conséquence, si le délai imparti pour l envoi de la télécopie (défini dans les options de remise) dépasse celui établi par l administrateur système, le message ne sera pas envoyé. Pour afficher le délai imparti à la transmission de télécopies sur le serveur de fax, faites un clic droit avec la souris sur l icône de file d attente des messages de Smartphone se trouvant sur votre bureau puis cliquez sur Propriétés. Page de garde: Si vous voulez ajouter une page de garde à votre télécopie, cochez Ajouter une page de garde provenant du modèle. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un modèle (fichier.rtf). Pour entrer la valeur de chaque argument spécifié dans le modèle, sélectionnez un argument depuis la liste d Arguments et entrez sa valeur da ns le champ Valeur. 11. Entrez l objet du fax. 12. Si le champ ID demandeur peut être éditer (selon la configuration d Smartphone Server, ce champ a la possibilité d être édité), veuillez entrer les informations qui seront ensuite indiquées sur les fax sortant. 13. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le fax dans la file de fax, Fermer pour fermer le dialogue et annuler le travail d impression, ou cliquez sur l icône Affichage pour afficher le fax dans votre observateur TIFF par défaut. Remarque : Pour afficher l état de la télécopie envoyée (et de tous les travaux de fax que vous avez envoyés à Smart-4-Fax), double-cliquez sur l icône File d attente des messages de Smartphone se trouvant sur votre bureau. 36

37 Description fonctionnelle de Smart-4-Fax Envoyer le document en format TIFF par courrier électronique Procédez de la façon suivante: 1. Sélectionnez l option Imprimer à l intérieur de l application. Le dialogue Imprimer apparaît. 2. Sélectionnez Smart-4-Fax comme nom d imprimante. 3. Après avoir défini les éventuelles autres options d impression, cliquez sur OK. Patientez pendant que les pages sélectionnées sont converties en format TIFF. 4. Le dialogue Envoyer les options apparaît. Cochez Message électronique. 5. Choisissez votre profil de message électronique dans la boîte de liste déroulante. 6. Entrez l adresse du destinataire du message électronique OU sélectionnez l adresse en cliquant sur l icône du carnet d adresse. 7. Entrez l objet du message. 8. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message, Fermer pour fermer le dialogue et annuler la tâche, ou cliquez sur l icône Affichage pour afficher le fax dans votre observateur TIFF par défaut. Enregistrer le document en format TIFF, sur votre disque dur Procédez de la façon suivante: 1. Sélectionnez l option Imprimer à l intérieur de l application. Le dialogue Imprimer apparaît. 2. Sélectionnez Smart-4-Fax comme nom d imprimante. 3. Après avoir défini les éventuelles autres options d impression, cliquez sur OK. Patientez pendant que les pages sélectionnées sont converties en format TIFF. 4. Le dialogue Envoyer les options apparaît. Cochez Répertoire. 5. Entrez le répertoire et le nom de fichier du fichier cible OU sélectionnez un fichier en cliquant sur l icône du répertoire. 6. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le fichier, Fermer pour fermer le dialogue et annuler la tâche, ou cliquez sur l icône Affichage pour afficher le fax dans votre observateur TIFF par défaut. Options de licence Les fonctions accessibles aux utilisateurs de Smart-4-Fax varient en fonction de la licence de votre système Smartphone. Voici quelles sont les configurations disponibles : Smartphone Server n est pas disponible sur le réseau ou pas de licence de messagerie vocale/mu enregistrée sur le réseau : Vous pouvez seulement sauvegarder les fichiers TIFF/F sur disque. Les fonctions permettant d envoyer des fichiers par fax et courrier électronique sont désactivées. La messagerie vocale est autorisée sur Smartphone Server : Vous pouvez sauvegarder les fichiers sur disque ou les envoyer par fax. La fonction permettant d envoyer les fichiers par courrier électronique est désactivée. Messagerie unifiée est autorisée sur le serveur, mais Smartphone Client n est pas installé sur votre ordinateur : Les même fonctions que dans la configuration précédente sont disponibles. 37