GFI MailArchiver for Exchange 2. Manuel. Par GFI Software Ltd.

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1 GFI MailArchiver for Exchange 2 Manuel Par GFI Software Ltd.

2 info@gfsfrance.com Les informations contenues dans ce document peuvent être modifiées sans préavis. Les entreprises, les noms et les données utilisés ciaprès, à titre d exemple, sont fictifs à moins d une notification contraire. Ce document, même partiellement, ne peut être reproduit ou transmis, sous quelque forme ou quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, et quel qu en soit l objet, sans l autorisation expresse et écrite de GFI Software Ltd. MailArchiver est un copyright de GFI Software Ltd GFI SOFTWARE Ltd. Tous droits réservés. Version 2.0 Dernière mise à jour

3 Contents Introduction 3 Qu est-ce que GFI MailArchiver?...3 Fonctions...3 Comment GFI MailArchiver fonctionne?...4 Système requis pour GFI MailArchiver...7 Préparation de votre Serveur Exchange...7 Préparation du serveur SQL...9 Installation et activation d une «Recherche Texte Complète»...9 Création de la base de données...10 Activation de l enregistrement d enveloppe (facultatif)...13 Utilitaire Exejcfg.exe...13 Installation de GFI MailArchiver...14 Saisir votre clé de licence après l installation...16 Configuration de GFI MailArchiver 17 Introduction à la configuration...17 Configuration de la base de données...18 Configuration des dossiers Exchange...19 Exclure certains utilisateurs de l archivage...20 Options générales...20 Options d archivage de courrier...20 Accès Administratif...21 Autres paramètres...22 Achat et validation de la licence...22 Recherche d s 23 Introduction...23 Recherche d s...23 Prédicat FREETEXT...24 Conditions multiples...24 Comprendre les résultats de recherches...25 Visualiser les messages s...26 Identification des Destinataires BCC...27 Visualiser une conversation Parcourir les s 29 Introduction...29 Parcourir les s...29 Importation des Anciens s 31 Introduction...31 Assistant d Extraction d Boîte de messagerie de Microsoft Exchange...32 Dossiers publics Microsoft Exchange...34 Fichiers (.pst) de dossiers personnels de Microsoft Outlook...37 Fichiers (.pst) de dossiers personnels de Microsoft Outlook...37 Sélectionnez les dossiers à partir desquels extraire les s...39 GFI MailArchiver 2 for Exchange Contents 1

4 Paramétrage d une limite de temps...40 Sélectionner le propriétaire des s...41 Sélectionner une destination pour les s extraits...42 Processus d extraction d s s non pris en compte s échoués...46 Rognage de la base de données de GFI MailArchiver 47 Introduction...47 GFI MailArchiver Database Trim (MARCDBTrim)...47 GFI MailArchiver Database Trim mode GUI...49 Sélection de la base de données de GFI MailArchiver...49 Critères de filtrage...50 Filtrage par date 50 Filtrer les données jusqu à obtention de la taille désirée 51 Action de filtrage...53 Lancement du procédé de rognage de la base de données...54 GFI MailArchiver Database Trim mode CLI...55 GFI MailArchiver Database Trim Command Line Arguments...55 Sélection de la base de données de GFI MailArchiver...57 Action de filtrage...57 Critères de filtrage...57 Valeur de retour de GFI MailArchiver Database Trim...58 Exemples...58 Réduction de la base de données de GFI MailArchiver...59 Troubleshooting 61 Introduction...61 Base de connaissances...61 Demande de support via Demande de support par l intermédiaire du web chat...62 Demande de support par téléphone...62 Forum Internet...62 Notifications de Build Contents GFI MailArchiver 2 for Exchange

5 Introduction Qu est-ce que GFI MailArchiver? Fonctions GFI MailArchiver for Exchange est une solution d archivage de courrier facile à utiliser qui vous permet d archiver tous vos s internes et externes sur une seule base de données SQL. Ainsi vous pouvez proposer un accès facile et centralisé aux anciens s à vos utilisateurs grâce à une interface de recherches, tout en respectant facilement les directives légales (telles que le Sarbanes- Oxley Act). Aucun besoin de changer le système de messagerie Exchange GFI MailArchiver for Exchange supporte la fonction de journalisation du serveur Exchange, offrant ainsi une flexibilité et une fiabilité sans précédent. D autres solutions d archivage remplacent actuellement le courrier par un lien vers leur base de données - cela peut présenter une vulnérabilité et peut entraîner la panne de tout votre système de messagerie. GFI MailArchiver travaille en parallèle avec Exchange et n en affecte pas le fonctionnement. Réduit l administration en enregistrant le courrier sur une base de données SQL Puisque le courrier est enregistré sur une base de données SQL standard, il est facile de créer une sauvegarde et de restaurer le système ; aucun outil Exchange particulier de «sauvegarde» n est nécessaire. Réduit l espace d enregistrement des s Comparé au procédé d enregistrement des pièces jointes dans Exchange, GFI MailArchiver compresse et décompresse les pièces jointes en temps réel, ce qui permet de faire des économies considérables d espace d enregistrement. De plus, l enregistrement des s sur un serveur SQL est bien plus efficace que l enregistrement dans les fichiers PST. Il y a aussi plus de fonctionnalités et d'outils de compression et de sauvegarde disponibles sur le Serveur SQL que sur Exchange. Amélioration des performances Exchange Si vous enregistrez toutes les données de votre compagnie sur le Serveur Exchange, la performance de la messagerie déclinera au fur et à mesure. Déplacer les anciens s sur une base de données SQL aidera à conserver vos enregistrements Exchange compacts et à maintenir une haute performance Exchange. GFI MailArchiver 2 for Exchange Introduction 3

6 Exclusion optionnelle de courrier de certains utilisateurs Si besoin est, vous pouvez indiquer à GFI MailArchiver for Exchange d ignorer le courrier entrant et sortant de certains utilisateurs. Application facile des procédures de votre compagnie Avec un enregistrement central de vos s, vous pouvez procéder à une recherche facile des s de l entreprise et aussi respecter les stratégies et les procédures en place. Met fin à l enfer des PST Avec GFI MailArchiver for Exchange, les utilisateurs n ont plus besoin d archiver leur courrier sous les fichiers PST des disques durs locaux. Ces fichiers PST finissent par être très volumineux et sont difficiles à parcourir ou à sauvegarder. Beaucoup d utilisateurs ne savent pas comment organiser leurs fichiers PST correctement. Avec GFI MailArchiver, les utilisateurs peuvent naviguer l interface de recherche Web et récupérer les anciens s à partir de la base de données SQL, plutôt que d avoir à le rechercher parmi les fichiers PST sur disques. Respecte le Sabarnes-Oxley Act Sous le Sabarnes-Oxley Act 2002 et les règles de la Security and Exchange Commission (SEC), les entreprises du secteur public doivent prouver que les contrôles internes et les suivis d audits sont parfaits et que leurs procédés sont en mesure de produire des données correctes. Elles doivent conserver toutes les correspondances créées, envoyées, ou reçues «en connexion avec l audit ou la révision des comptes» d une entreprise publique pour une période de sept ans, durée pendant laquelle ces dossiers ne doivent être ni modifiés ou ni effacés. Cela inclut entre autre tous les «rapports électroniques» tels que les s, se ralliant en particulier aux sujets, aux services ou aux individus impliqués dans les procédés d audit. Faillir à cette tâche est une offense criminelle, dont la sanction peut aller jusqu à 10 ans de prison. Comment GFI MailArchiver fonctionne? GFI MailArchiver for Exchange supporte la fonction de journalisation du Serveur Exchange 2000/2003 et donc offre un niveau d adaptabilité et de fiabilité sans précédent, à un prix abordable. Le Serveur Exchange journalise tous vos messages vers une boîte aux lettres particulière ou un dossier public, après quoi GFI MailArchiver les récupère, compresse les pièces jointes et les archive sur le serveur Microsoft SQL. 4 Introduction GFI MailArchiver 2 for Exchange

7 Capture d écran 1 Configuration de l interface GFI MailArchiver installe un annuaire virtuel sur IlS et est accessible à partir de n importe quel navigateur Web du réseau. Lancez tout simplement Internet Explorer et tapez dans la barre d adresses. La configuration de GFI MailArchiver consiste des sections suivantes : Général Base de données Exchange Stores Exclusion Achat et validation de la licence GFI MailArchiver 2 for Exchange Introduction 5

8 Capture d écran 2 Interface de recherche L interface de recherche est une fonctionnalité simple à utiliser et qui fera gagner du temps aux utilisateurs qui s en servent pour retrouver leur s. 6 Introduction GFI MailArchiver 2 for Exchange

9 Installation de GFI MailArchiver Système requis pour GFI MailArchiver Windows 2000/2003 Server ou Advanced Server Microsoft Exchange Server 2000/2003 (ce produit est installé sur le serveur Exchange).NET Framework 1.1 installé (inclus par défaut dans 2003) Serveur Web Microsoft IIS HTTP installé et en exécution Assurez-vous que le ASP.NET a bien été enregistré avec IIS : 1. Allez à l invite de commandes 2. Allez à <WindowsDir>\Microsoft.NET\Framework\<numéro de version>\ 3. Lancez la commande aspnet_regiis.exe I et appuyez sur entrer Serveur MS SQL 2000 (facultatif mais conseillé) Activer l enregistrement d enveloppe (facultatif mais conseillé) Préparation de votre Serveur Exchange Avant de procéder à l installation de GFI MailArchiver, vous devez préparer votre Serveur Exchange de la façon suivante : 1. Créer une boîte aux lettres vers laquelle tout le courrier sera archivé. Cela se fait en ajoutant un nouvel utilisateur dans la console de l Active Directory Users and Computers. Vous pouvez appeler cette boîte «archive», par exemple. 2. Ouvrir le Exchange System Manager et parcourir le nœud Mailbox Store en ouvrant Servers > nom_serveur> Storage Group > Mailbox Store. Cliquez droit et sélectionnez Properties. GFI MailArchiver 2 for Exchange Introduction 7

10 3. Dans les propriétés, ouvrir l onglet «General» et activer «Archive all messages sent and received by mailboxes on this store». Capture d écran 3 Activation des boîtes aux lettres Exchange 4. Cliquer sur «Browse» situé à droite de la coche Archive. La boîte de dialogue de sélection du destinataire («Select Recipient») apparaît. Entrer le nom de la boîte aux lettres créée auparavant. Il est aussi possible d archiver les s sur un dossier public. Pour ce faire, il faut entrer le nom d un dossier public dans la boîte de dialogue de sélection du destinataire. Cliquez OK. Capture d écran 4 Sélection du nom de la Boîte aux lettres archive 8 Introduction GFI MailArchiver 2 for Exchange

11 5. Fermer la fenêtre des Propriétés et Exchange System Manager. La machine est maintenant prête à utiliser GFI MailArchiver. Préparation du serveur SQL Bien que vous puissiez utiliser GFI MailArchiver avec Microsoft Access (pour tester son bon fonctionnement par exemple), pour des raisons de productivité vous devez utiliser le Serveur Microsoft SQL Avant de procéder à l installation de GFI MailArchiver, vous devez créer une base de données sur votre serveur SQL pour que GFI MailArchiver fonctionne et aussi activer une rubrique de recherche de texte complet. Cela est nécessaire si vous voulez procéder à une recherche de mots clés dans les corps des s. REMARQUE : GFI MailArchiver 2 fonctionne uniquement avec un Serveur Microsoft SQL Installation et activation d une «Recherche Texte Complète» Pour pouvoir rechercher le texte dans le corps des messages, le composant «Full-Text Search» de GFI MailArchiver doit être activé. Une fois la présence du module détectée, GFI MailArchiver créera un index de l . La recherche du corps de l n est compatible qu avec le Serveur Microsoft SQL. 1. Lancez l installation du Serveur SQL, choisissez l option «Upgrade, remove, or add components to an existing instance of SQL Server» et appuyez sur «Next». Capture d écran 5 Ajout de composants à votre installation 2. Dans la boîte de dialogue «Add components to your existing installation», sélectionnez l option «Add components...» et appuyez sur Next. GFI MailArchiver 2 for Exchange Introduction 9

12 Capture d écran 6 Installation de la recherche de texte complète 3. Dans la fenêtre suivante cliquez sur «Server Component» sous la liste «Components:» et vérifiez l objet «Full-Text Search» situé sous la liste «Sub-Components:». Cliquez sur Next pour procéder à l installation. Création de la base de données 1. Ouvrez le «Enterprise Manager» du Serveur SQL (Démarrer > tous Programmes > Microsoft SQL Server > Enterprise Manager) et allez sur le serveur SQL pour lequel vous voulez créer la base de données. Capture d écran 7 Création d une nouvelle base de données 2. Cliquez droit sur le noeud «Databases» et sélectionnez l option «New Database». 3. Spécifiez le nom de la base de données dans la boîte de dialogue qui à l écran (par ex. «MailArchiver») et cliquez sur OK. 10 Introduction GFI MailArchiver 2 for Exchange

13 4. Dans le nœud de la nouvelle base de données, cliquez droit sur «Users» et sélectionnez l option «New Database User». Capture d écran 8 Création d une connexion 5. Dans la boîte de dialogue, cliquez «Login name:» sous la liste déroulante et sélectionnez l objet «<new>». GFI MailArchiver 2 for Exchange Introduction 11

14 Capture d écran 9 Précision du mode d authentification 6. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Entrez le nom de connexion (par ex. «ArchiverUtilisateur») sous la boîte d édition «Name:». Dans la section «Authentification» sélectionnez «SQL Server Authentification» et entrez ensuite le mot de passé dans le champ d édition. 7. Sélectionnez maintenant la base de données que vous avez créée dans la liste déroulante «Database:». et allez sur l onglet «Database Access». 8. Cochez la case qui se trouve à côté de la Base de données que vous avez créée. 12 Introduction GFI MailArchiver 2 for Exchange

15 Capture d écran 10 Activation du champ db owner 9. Dans la deuxième section de la boîte de dialogue («Database roles») assurez-vous de cocher le rôle «db owner». 10. Cliquez sur OK pour enregistrer et quitter la boîte de dialogue (se faisant une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous devrez confirmer le mot de passe de l utilisateur que vous venez de créer). Activation de l enregistrement d enveloppe (facultatif) De façon à archiver toutes les informations de livraison des messages telles que SMTP MAIL FROM, liste des destinataires actuels, les destinataires Blind Carbon Copy etc., vous devez activer l enregistrement d enveloppe sur votre Serveur Exchange. Pour obtenir de plus amples informations sur l Enregistrement d Enveloppe, veuillez consulter l article de Base de connaissances de Microsoft : Ceci est facultatif. GFI MailArchiver archivera toujours tout votre courrier, même sans que cette option soit activée. Vous pouvez passer cette étape si vous ne désirez pas que les informations de l en-tête du message soient archivées. Pour l activation de l enregistrement d enveloppe, il est possible d utiliser l utilitaire d édition Exejcfg ou ADSI. Utilitaire Exejcfg.exe Vous pouvez télécharger l utilitaire exejcfg.exe à partir du site Web de Microsoft. Allez sur la page de recherche de Microsoft et tapez le nom pour connaître son emplacement. Une fois téléchargé et décompressé sur un annuaire : GFI MailArchiver 2 for Exchange Introduction 13

16 1. Ouvrez l invite de commandes. 2. Parcourez l annuaire dans lequel vous avez décompressé l utilitaire. 3. Tapez exejcfg-e et appuyez sur Enter pour activer l enregistrement de l enveloppe. Remarque : exejcfg d désactive l enregistrement de l enveloppe pour l entreprise en question. Utilisation de l éditeur ADSI Vous pouvez aussi utiliser l éditeur ADSI (ADSIEdit.msc - Active Directory Services Interface) pour activer Envelope Journaling. Vous trouverez cet utilitaire dans les outils de support Windows Server 2003 et Windows 2000 Server resource kit. Pour cela suivez les étapes cidessous : 1. Ouvrez la console ADSIEdit.msc. 2. Configuration Container > CN=Services > CN=Microsoft Exchange, cliquez droit sur le noeud CN=<Nom_Entreprise> et cliquez sur Properties pour en faire apparaître la boîte de dialogue. Capture d écran 11 Edition des valeurs attribues heuristiques 3. Dans «Property to view», sélectionnez «heuristics» et entrez une valeur de 512 dans l espace «Edit Attribute». 4. Appuyez sur le bouton Set. 5. Cliquez sur OK et fermez la console ADSIEdit. Remarque : Une valeur de 512 est utilisée pour l activation de «Envelop Journaling», et 0 pour sa désactivation. Installation de GFI MailArchiver L installation doit se faire sur le Serveur Exchange même! Avant d exécuter le processus d installation, veuillez vérifier que vous êtes 14 Introduction GFI MailArchiver 2 for Exchange

17 connecté en tant qu administrateur et que les conditions de systèmes sont respectées. 1. Lancez le programme d installation GFI MailArchiver en cliquant double sur le fichier GFIMailArchiver2.msi sur la machine du Serveur Exchange. Une boîte de dialogue de bienvenue apparaît. Fermez les autres programmes Windows et cliquez sur Next. 2. Dans la boîte de dialogue de l accord de licence, acceptez l accord et continuez l installation. Capture d écran 12 Entrez l adresse de l administrateur et la clé de licence du produit 3. Entrez l adresse de l administrateur et la clé de licence. Si vous testez le produit, conservez la clé de licence «Evaluation». Cliquez sur Next. Remarque : Vous serez en mesure d utiliser le produit pour une période de 30/60 jours (60 jours avec la clé d évaluation que vous aurez reçu par ). Si vous décidez d acheter le produit, vous n aurez pas besoin de le réinstaller ; vous n aurez qu à entrer la clé de licence dans le panneau de configuration d interface Web. 4. Vous devez maintenant spécifier un emplacement pour GFI MailArchiver. Appuyez sur Browse pour sélectionner un dossier ou pour accepter l emplacement par défaut et cliquez sur Next. GFI MailArchiver 2 for Exchange Introduction 15

18 Capture d écran 13 Sélection de site et d Annuaire Virtuel 5. Sélectionnez le site Web à utiliser et donnez un nom à l annuaire virtuel. Par défaut celui-ci est appelé «MailArchiver». Cliquez sur Next. 6. Cliquez Next pour voir l écran de confirmation et cliquez Next encore une fois pour installer. A ce niveau, le programme d installation vérifiera que ASP.NET a été enregistré auprès de IIS. Si ce n est pas le cas, vous pouvez continuer l installation de GFI MailArchiver, cependant vous devrez enregistrer ASP.NET auprès de IIS plus tard. Référez-vous à la section «systèmes requis» au début de ce chapitre pour savoir comment procéder. 7. Une fois l installation terminée, appuyez sur Finish. Saisir votre clé de licence après l installation Si vous avez acheté GFI MailArchiver, vous pouvez saisir votre clé de licence à partir de la page de configuration Si vous évaluez GFI MailArchiver, celui-ci expirera automatiquement après 60 jours (avec la clé d évaluation). Si vous décidez d acheter GFI MailArchiver, il vous suffira de saisir la clé de licence ici sans devoir recommencer l installation. Les licences pour GFI MailArchiver sont distribuées par boîte aux lettres. Il ne faut pas confondre la saisie de la clé de licence avec le processus d enregistrement des coordonnées de votre société sur notre site web. Ces dernières sont importantes, puisqu elles nous permettent de vous offrir une aide et de vous avertir de l arrivée de nouvelles importantes concernant les produits. Inscrivez-vous sur : 16 Introduction GFI MailArchiver 2 for Exchange

19 Configuration de GFI MailArchiver Introduction à la configuration Après l installation de GFI MailArchiver, vous pourrez commencer la configuration de l interface Web et terminer la configuration de GFI MailArchiver. Capture d écran 14 Configuration de GFI MailArchiver Pour ouvrir le panneau de configuration de GFI MailArchiver : 1. Démarrer > Tous les Programmes > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver Configuration OU 2. A partir de votre navigateur Web, tapez dans la barre d adresses d Internet Explorer. GFI MailArchiver utilise l authentification Windows Intégrée, ainsi vos coordonnées Windows actuelles seront utilisées pour la connexion au système. Toutefois, cela ne fonctionne pas correctement avec certains paramètres. Dans ce cas, vous devrez entrer un nom d utilisateur et un mot de passe. Utilisez vos coordonnées Windows de connexion pour vous identifier. GFI MailArchiver 2 for Exchange Configuration de GFI MailArchiver 17

20 Configuration de la base de données Remarque : Avant de configurer la base de données, assurez-vous que vous avez bien procédé à toutes les étapes du paragraphe «Préparation de votre Serveur SQL» dans le chapitre d installation. Vous pouvez opter pour l enregistrement des s archivés soit sur une base de données MS Access soit Serveur SQL. Microsoft Access n est pas conseillé. La performance se dégradera très vite. Capture d écran 15 Configuration de base de données Pour configurer la base de données d arrière plan: 1. Cliquez sur la liste déroulante pour choisir un type de base de données. 2. Si vous avez choisi une base de données MS SQL, spécifiez le nom du serveur SQL. Si vous cliquez sur la liste, GFI MailArchiver essaiera de trouver les machines Serveur SQL disponibles sur votre réseau. Si le serveur SQL que vous voulez utiliser n est pas disponible, spécifiez l IP de ce serveur. 3. Saisissez les coordonnées de la machine Serveur SQL. 4. Sélectionnez maintenant la base de données à partir de la liste des bases de données sur la machine du serveur SQL. La base de données aurait due être créée préalablement. Sélectionnez la nouvelle base de données que vous avez créée. 5. Si vous avez choisi une base de données Access (NON CONSEILLE), une fenêtre apparaîtra qui vous permettra de sélectionnez un fichier mdb. 18 Configuration de GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

21 6. Cliquez sur le bouton Test pour évaluer la connexion à la base de données. 7. Appuyez sur Save pour enregistrer les changements. A la première sauvegarde, GFI MailArchiver créera automatiquement tous les dossiers et procédures d enregistrement sur votre base de données de serveur SQL. Remarque : Vous n avez pas besoin d installer Microsoft Access pour utiliser l option de base de données Access. Configuration des dossiers Exchange Remarque : CONFIGUREZ VOTRE BASE DE DONNEES AU PREALABLE autrement, GIF MailArchiver commencera à archiver le courrier vers la base de données défaut. Après la configuration de votre base de données, vous pouvez spécifier quelle boîte aux lettres surveiller. Une fois connecté à l interface de configuration, cliquez sur Configuration et Exchange Folders. Choisissez la boîte aux lettres à surveiller et cliquez «Start polling». Appuyez sur Save pour confirmer vos nouveaux paramètres. Capture d écran 16 Précision de la boîte aux lettres à surveiller A partir de maintenant, tout le courrier passant par cette boîte aux lettres spécifique sera copié vers la boîte d «archive» et transféré à la base de données MailArchiver. Remarque : Tous les messages archivés sont automatiquement supprimés de la boîte aux lettres archives. GFI MailArchiver 2 for Exchange Configuration de GFI MailArchiver 19

22 Exclure certains utilisateurs de l archivage Vous avez la possibilité de ne pas surveiller certaines adresses (sous l option «Exclude», dans l onglet Configuration). Options générales Capture d écran 17 Paramétrage des utilisateurs à exclure Pour activer les exceptions, cochez la case «Do not archive s where the sender or recipient is in the list below». Pour ajouter une entrée à la liste, saisissez l adresse dans l espace réservé et cliquez sur Add. Pour supprimer une entrée, cliquez tout simplement sur Delete, situé à la droite de chaque adresse enregistrée. Une fois les changements effectués, appuyez sur Save. L onglet «General» vous permet de configurer les options générales. Options d archivage de courrier Dans les options d archivage de courrier, vous pouvez configurer quels s archiver (entrant, sortant ou interne) et s il faut enregistrer et (éventuellement) compresser les pièces jointes. 20 Configuration de GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

23 Capture d écran 18 Configuration générale Accès Administratif Vous pouvez préciser les utilisateurs qui auront le droit d accéder à tous les messages des utilisateurs. Puisque l est extrêmement sensible, soyez prudent lors du paramétrage. Grâce à GFI MailArchiver, vous pouvez préciser un groupe Active Directory qui aura des droits d accès illimités. Définissez-en les membres. Sélectionnez un groupe à partir de la liste déroulante et appuyez sur Save pour enregistrer les changements. Capture d écran 19 Droits d accès à d autres comptes GFI MailArchiver 2 for Exchange Configuration de GFI MailArchiver 21

24 Les membres de ce groupe auront une option supplémentaire, «List all accounts». Cet onglet leur permettra de passer d un compte à un autre. Autres paramètres Saisissez l adresse de l administrateur dans l espace réservé situé dans la section «Other settings». Toutes les notifications de MailArchiver seront envoyées à cette adresse. Achat et validation de la licence L onglet Licensing vous permet de visualiser les détails de validation et d entrer une clé de licence. Capture d écran 20 Saisissez votre clé de licence Si vous avez acheté une clé de licence, saisissez-la ici. Copiez la clé dans l espace réservé et appuyez sur Verify. Appuyez sur Save pour enregistrer les changements. Le produit sera alors mis à jour. 22 Configuration de GFI MailArchiver GFI MailArchiver 2 for Exchange

25 Recherche d s Introduction Recherche d s Une fois la configuration de GFI MailArchiver achevée, vous serez en mesure d effectuer une recherche d s à partir de l onglet Search de l interface Web. C est un procédé facile qui permet de retrouver des messages précis en saisissant tout simplement des critères de recherche sur des bases de correspondance exacte «IS EXACTLY» ou de contenu «CONTAINS». Rechercher un se fait en entrant les critères dans l espace réservé à cet effet et en appuyant ensuite sur Search. Vous pouvez préciser sur quels champs de l vous désirez baser votre recherche (par ex. le destinataire, le corps, etc.) et si le champ doit contenir le texte de recherche (CONTAINS) ou s il doit y correspondre exactement (IS EXACTLY). Remarque : Vous pourrez procéder à une recherche du corps du message seulement si vous utiliser une base de données SQL et si une recherche de texte complète est installée. Capture d écran 21 Recherche de texte dans le corps du message Lorsqu une recherche de corps de messages est entreprise, il est possible d utiliser les options CONTAINS et FREETEXT pour consulter la base de données du serveur SQL. La capture d écran ci- GFI MailArchiver 2 for Exchange Recherche d s 23

26 dessus montre une recherche de tous les s contenant le nom Reggie dans leur corps. Ces prédicats vous permettront de rechercher tous les s qui contiennent les mots dans le corps qui commencent par un H (par ex.) Pour ce faire entrez h* dans l espace réservé et appuyez sur Search. Prédicat FREETEXT Avec un prédicat FREETEXT, vous pouvez entrer n importe quel jeu de mots ou d expressions voire de phrases entières. Le moteur de recherche de texte complet examine ce texte, identifie tous les mots et expressions importants et construit ainsi une demande avec ceux-ci. Cet exemple prend un prédicat FREETEXT contre une description. FREETEXT (description: «Le Fulton County Grand Jury a déclaré vendredi que l enquête des récentes premières élections d Atlanta n a prouvé aucune irrégularité. Le moteur de recherche identifie les mots et les expressions tels que : Mots Fulton, county, grand, jury, vendredi, enquête, Atlanta, récentes, premières, élections, prouvé, irrégularité Expressions Fulton county grand jury, premières élections, grand jury, récentes premières élections d Atlanta Les mots et les expressions de la chaîne FREETEXT (et leurs variantes grammaticales) sont intégrés dans la recherche, pesés par importance. C est ensuite que la recherche débute. Conditions multiples Vous pouvez utiliser des conditions supplémentaires pour effectuer une recherche plus précise. Appuyez sur Add Condition et une nouvelle condition apparaîtra automatiquement. 24 Recherche d s GFI MailArchiver 2 for Exchange

27 Capture d écran 22 Recherche à conditions multiples Dans cet exemple, une recherche des s fut faites avec les conditions suivantes : Objet CONTAINS test ET NON Expéditeur IS EXACTLY administrator@testdom2.com ETDate/Heure SUPERIEURS A 27/09/2004 Comme le montre la capture d écran ci-dessus, un correspondent à tous les critères fut trouvé. Cette fonctionnalité est très utile si vous désirez mener une recherche pointilleuse pour un particulier ou pour un jeu d s précis. Comprendre les résultats de recherches Les résultats sont affichés sur la même page et peuvent être répartis en colonnes. Cliquez sur l intitulé de la colonne pour une organisation selon l Objet, l Expéditeur, le Destinataire, la Date/Heure ou la Taille. GFI MailArchiver 2 for Exchange Recherche d s 25

28 Capture d écran 23 Recherche d s avec CONTAINS Visualiser les messages s Afin de visualiser un , cliquez sur le lien objet du tableau des résultats. Cela ouvrira l dans la même fenêtre. Capture d écran 24 Affichage d un 26 Recherche d s GFI MailArchiver 2 for Exchange

29 Vous pouvez visualiser les en-têtes Internet en cliquant sur le lien «Click here to view Internet Headers», situé entre les intitulés et les corps des messages. Identification des Destinataires BCC Si vous avez activé un enregistrement d enveloppe (voir Activation de l enregistrement d enveloppe dans le chapitre Installation de GFI MailArchiver), les en-têtes Internet seront aussi affichées. Capture d écran 25 Identification des Destinataires BCC Le champ SMTP To de l en-tête du message comprend tous les destinataires pour cet . Comparer ces destinataires avec les entêtes MIME vous permettra maintenant d identifier quelles adresses s étaient incluent dans le champ BCC du message original. Par exemple, dans la capture d écran ci-dessus, le champ To de l en-tête SMTP, administrator@testdom2.com et andrew@twinproc.com sont affichés alors que dans le champ MIME To, seul administrator@testdom2.com apparaît. Cela signifie que andrew@twinproc.com se trouvait dans le champ BCC. Visualiser une conversation La révision d une conversation vous permet de visualiser tous les messages d une conversation particulière. Vous pouvez cliquer sur n importe quel pour le voir individuellement, tel que l explique la section «Visualisation des s». GFI MailArchiver 2 for Exchange Recherche d s 27

30 Capture d écran 26 Visualisation de conversation Pour réviser la conversation en entier, appuyez sur le lien situé à côté de la flèche rouge, au-dessus du corps du message. Cela vous montrera une liste d s compris dans une conversation qui s est tenue entre deux ou plus d utilisateurs. Le corps de l sera affiché au milieu d une fenêtre agrandie. 28 Recherche d s GFI MailArchiver 2 for Exchange

31 Parcourir les s Introduction Parcourir les s GFI MailArchiver vous donne la possibilité de parcourir tous les s en une fois ou selon une adresse précise. Cela peut être utile si vous désirez retrouver les s qui appartiennent à un utilisateur particulier. Cela ne peut se faire que si vous vous connectez en tant qu utilisateur faisant partie du groupe Active Directory, paramétré sous l option General de l onglet de Configuration. Ce chapitre explique comment vous pouvez parcourir les messages s. Parcourir les s, naviguer l onglet Welcome, et sélectionnez un nom d utilisateur à partir de la liste déroulante. La page se renouvellera automatiquement et affichera une liste d s pour cet utilisateur. L actualisation manuelle de l écran fera apparaître les nouveaux s qui ont été archivé dans les dernières minutes. Pour ce faire, cliquez sur Refresh situé en dessous du lien «Login as a different user». Capture d écran 27 Parcourir tous les s La capture d écran ci-dessus montre tous les s de tous les comptes utilisateurs affichés. Cliquez sur la flèche rouge ou sur le GFI MailArchiver 2 for Exchange Parcourir les s 29

32 sujet de la conversation pour visualiser tous les s de cette conversation. Remarque : Une seule conversation sera visible à la fois. Capture d écran 28 Parcourir les s d un utilisateur particulier Lorsque vous passez à un compte d un utilisateur spécifique, vous ne verrez que les s de cet utilisateur. La capture d écran cidessus montre tous les s du compte andrew@twinproc. 30 Parcourir les s GFI MailArchiver 2 for Exchange

33 Importation des Anciens s Introduction Si vous devez importer des s reçus avant d installer GFI MailArchiver sur votre réseau, l Assistant d Extraction d s ( Extraction Wizard) vous permettra de le faire facilement. Cette section explique étape par étape comment se servir de l Assistant d Extraction d s, pour importer les anciens s dans la base de données de GFI MailArchiver. Assistant d Extraction d L exécutable (eewiz.exe) de l Assistant d Extraction d s est situé dans le sous dossier «eewiz» dans le dossier racine de GFI MailArchiver. Remarque : l Assistant d Extraction d s peut être lancé sur d autres machines à l exception de celle sur laquelle GFI MailArchiver est installé. Pour cela, il faut copier manuellement le sous dossier «eewiz» du dossier racine de GFI MailArchiver, sur la machine où il doit être lancé. Ensuite, lancez l exécutable eewiz.exe et utilisez de la façon décrite dans ce chapitre. Capture d écran 29 page de présentation de l assistant d extraction d s GFI MailArchiver 2 for Exchange Troubleshooting 31

34 Après avoir cliqué sur Next, la page de sélection de la source apparaît. L Assistant d Extraction d s peut extraire un à partir des sources suivantes: Boîte de messagerie Microsoft Exchange Dossiers publics Microsoft Exchange Fichiers (.pst) de dossiers personnels de Microsoft Outlook. Boîte de messagerie de Microsoft Exchange Pour extraire les s d une boîte Microsoft Exchange, sélectionnez le bouton radio du Serveur Exchange, comme indiqué dans la capture d écran ci-dessous. Capture d écran 30 source : boîte aux lettres Microsoft Exchange L option du Serveur Microsoft Exchange est disponible dans chacun des scénarios suivants : L utilitaire est lancé sur la même machine que celle ou le Serveur Microsoft Exchange est installé L utilitaire est lancé sur une machine où le serveur Microsoft Exchange n est pas installé, mais sur laquelle le fournisseur de services d impression Internet OLE DB est disponible, de façon à pouvoir vous connecter aux Serveurs Microsoft 32 Troubleshooting GFI MailArchiver 2 for Exchange

35 Exchange distants. Remarque : Le fournisseur d impression Internet OLE DB est un fournisseur Microsoft utilisé pour accéder aux documents enregistrés sur les serveurs HTTP grâce au protocole WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning). Ce fournisseur est utilisé par l assistant d extraction d s afin d accéder aux serveurs Microsoft Exchange distants. Par défaut, le fournisseur de services d impression Internet OLE DB n est installé que sur toutes les versions de Windows Pour obtenir de plus amples informations sur l installation de ce fournisseur sur une machine Windows 2003, référez-vous à l article de connaissances GFI Software : L utilitaire est lancé sur une machine où le serveur Microsoft Exchange est installé et sur laquelle le fournisseur de services d impression Internet OLE DB est aussi disponible. Dans ce cas, vous avez le choix de connexion ; soit au serveur Exchange local, soit à un serveur Exchange distant. Il suffit de cliquer sur «Connect to Remote Server». La capture d écran ci-dessus peut avoir une apparence légèrement différente, en fonction des options proposées. Par exemple, si l utilitaire a été lancé sur la machine où le serveur Microsoft Exchange est installé, et sur laquelle le fournisseur OLE DB n est pas disponible, comme c est le cas par défaut sur une machine Windows 2003, la page de sélection de la source sera la suivante. Capture d écran 31 fonctions désactivées pour refléter le contexte GFI MailArchiver 2 for Exchange Troubleshooting 33

36 Pour se connecter à une boîte aux lettres sur le Serveur Exchange, il faut remplir les champs disponibles tels que le nom du Serveur Exchange, de la boîte aux lettres, de l utilisateur ainsi que son mot de passe, e cliquer sur Next. Remarque : Lors de la saisie du nom et du mot de passe de l utilisateur pour une boîte aux lettres, il faut s assurer d entrer ceux d un compte administrateur ou ceux d un compte utilisateur qui possède la boîte aux lettres. Remarque : Lors de la connexion à la boîte aux lettres sur une machine où l utilitaire est en exécution, les champs du nom et du mot de passe de l utilisateur seront désactivés, comme le montre la capture d écran ci-dessus. Dans ce cas les coordonnées de l utilisateur actuellement connecté seront utilisées pour la procédure d authentification. Dossiers publics Microsoft Exchange L option du Serveur Microsoft Exchange vous permet d extraire les s à partir des dossiers publics, en cochant «Connect to Public Folders» et en remplissant les coordonnées dans les champs activés. Si l assistant est lancé sur la machine du serveur Microsoft Exchange, il ne faudra spécifier que le nom du serveur Exchange pour se connecter aux dossiers publics, car les champs de la boîte aux lettres, du nom et du mot de passe de l utilisateur seront désactivés, comme on peut le voir ci-dessous. Capture d écran 32 se connecter aux dossiers publics Si vous désirez vous connecter à des dossiers publics de serveur Microsoft Exchange distant, vous devrez spécifier le nom du serveur, le nom et le mot de passe de l utilisateur, comme le montre la capture d écran ci-dessous. 34 Troubleshooting GFI MailArchiver 2 for Exchange

37 Capture d écran 33 Se connecter aux dossiers publics Remarque : Pour extraire les s des dossiers publics, l utilisateur dont on se sert pour se connecter à ces dossiers doit avoir des privilèges de propriétaire sur les dossiers d où l on extrait les s. Vous pouvez passer en revue ou changer les permissions d accès clients pour un dossier particulier en utilisant le Gestionnaire du Système Exchange. Remarque : Lors de la connexion au serveur Microsoft Exchange vous avez l option de vous connecter par le SSL. Pour cela, cochez la case «SSL Connection». Remarque : Si vous avez besoin de vous connecter à un numéro de port non défaut, par exemple le port 470 lors d une connexion SSL, vous pouvez le faire en ajoutant «:470» dans le champ du nom du serveur Microsoft Exchange comme le montre la capture d écran suivante. Capture d écran 34 Connexion à un numéro de port non défaut GFI MailArchiver 2 for Exchange Troubleshooting 35

38 36 Troubleshooting GFI MailArchiver 2 for Exchange

39 Fichiers (.pst) de dossiers personnels de Microsoft Outlook Pour extraire les s des fichiers (.pst) de dossiers personnels de Microsoft Outlook, sélectionnez le bouton radio Microsoft Outlook PST Files, comme indiqué dans la capture d écran ci-dessous. Capture d écran 35 source : dossiers personnels (.pst) Microsoft Outlook L option Fichiers PST Microsoft Outlook sera disponible seulement si Microsoft Outlook est installé sur la machine où l utilitaire est lancé. Remarque : Lors de l extraction des s à partir de fichier de dossiers personnels (.pst), il faut sélectionner les fichiers PST qui ne font pas partie du profil Outlook par défaut de la machine sur laquelle l utilitaire est lancé. Remarque : Les s extraits des fichiers PST sont supprimés à partir des fichiers PST. C'est pourquoi il est important de faire une copie de sauvegarde de fichier PST avant de l utiliser avec l'assistant d'extraction d' s. Pour ajouter un fichier PST, cliquez sur «Add PST file». Une boîte de dialogue de sélection de fichier apparaîtra à l'écran, vous permettant de localiser le fichier PST contenant l à extraire, comme le montre la capture d écran suivante. GFI MailArchiver 2 for Exchange Troubleshooting 37

40 Capture d écran 36 Sélection de fichier PST de Outlook Microsoft Sélectionnez le fichier PST de votre choix et cliquez sur Open. Le fichier PST sélectionné est affiché dans la liste (voir ci-dessous). Capture d écran 37 Fichier PST Outlook sélectionné Vous pouvez ajouter plus d un fichier PST à la liste, pour faciliter l extraction d s de plusieurs dossiers personnels en même temps. Pour supprimer un fichier PST de la liste, sélectionnez le et cliquez sur «Remove PST File». 38 Troubleshooting GFI MailArchiver 2 for Exchange

41 Une fois tous les fichiers PST sélectionnés pour en extraire les s, cliquez Next pour sélectionner les dossiers d où l' sera extrait. Sélectionnez les dossiers à partir desquels extraire les s La page de sélection de dossier peut prendre quelques minutes à énumérer les dossiers faisant partie de la source choisie. Lors du procédé d énumération est terminé, les dossiers seront affichés en arborescence comme le montre la capture d écran ci-dessous. Le numéro à droite du nom du dossier est le nombre d s dans le dossier. Les dossiers vides seront de couleur grise et ne pourront pas être sélectionnés. Remarque : Si la source sélectionnée est celle des dossiers publics de Microsoft Echange, il est possible que certains dossiers affichent «Not Owner» à droite du nom. Ils apparaîtront en gris et ne pourront pas être sélectionnés. «Not Owner» signifie que les coordonnées du compte que vous avez spécifiées n ont pas de privilèges de Propriétaire pour le dossier en question. Consultez la section Dossiers Publics de Microsoft Exchange pour avoir plus de détails. Capture d écran 38 Sélection des dossiers à traiter Sélectionnez les dossiers dont vous voulez extraire des s en cochant la case située à côté du nom du dossier de votre choix. Cliquez sur Next pour continuer. GFI MailArchiver 2 for Exchange Troubleshooting 39

42 Paramétrage d une limite de temps La page de limite de temps vous permet de spécifier la date et l heure de l installation de GFI MailArchiver. Cela signale à l assistant d extraction d s de ne pas prendre en considération les s reçus par le serveur de messagerie après la date et l heure que vous avez indiqué. Capture d écran 39 option de limite de temps L assistant d extraction d s extraira seulement les s reçus par le serveur de messagerie avant la limite de temps. Ainsi l assistant n extraira pas les s déjà inclus dans la base de données de GFI MailArchiver. Cliquez sur Next pour continuer. 40 Troubleshooting GFI MailArchiver 2 for Exchange

43 Sélectionner le propriétaire des s Dans cette page, vous devez préciser à qui appartiennent les s que vous allez extraire. L adresse que vous entrez dans le champ Owner est importante car GFI MailArchiver s en servira lors de l importation des s extraits pour en déterminer le propriétaire. Donc, si vous entrez utilisateur@testdomaine.com dans le champ Owner, tous les s extraits seront affichés sous utilisateur@testdomaine.com dans l interface utilisateur de GFI MailArchiver après leur importation. Remarque : Lors de l extraction d s à partir des dossiers publics de Microsoft Exchange, le propriétaire de chaque sera déterminé grâce aux méthodes suivantes. Si l expéditeur de l fait partie du catalogue général de Active Directory il sera considéré comme le propriétaire. Dans le cas contraire, le nom saisi dans le champ Owner sera utilisé. Remarque : Lorsque GFI MailArchiver importe les s extraits des dossiers publics Microsoft Exchange, les messages visibles à un utilisateur ne seront pas seulement ceux postés par cet utilisateur. Par exemple, utilisateur@testdomaine.com verra seulement les s envoyés au dossier public par utilisateur@testdomaine.com. Capture d écran 40 Page de sélection du propriétaire Vous pouvez soit entrer une adresse directement dans le champ Owner ou utiliser Active Directory Select User en cliquant sur le bouton Owner. GFI MailArchiver 2 for Exchange Troubleshooting 41

44 Capture d écran 41 Choix d utilisateur Active Directory Cliquez sur Next pour passer à la page de destination. Sélectionner une destination pour les s extraits Après avoir sélectionné le propriétaire des s à extraire, vous devez préciser où sauvegarder les fichiers extraits. Les s extraits seront enregistrés sous fichiers texte au format RFC822. Capture d écran 42 Page de destination Pour choisir la destination des s extraits, cliquez sur le bouton à droite du champ «Destination». Une fenêtre de recherche de dossier (Browse For Folder) apparaîtra. 42 Troubleshooting GFI MailArchiver 2 for Exchange

45 Capture d écran 43 Recherche de dossier Pour que les s extraits soient traits et inclus dans la base de données de GFI MailArchiver, ils doivent être placés dans le sous dossier «ImportPickup» dans le dossier racine de GFI MailArchiver. Pour cela, sélectionnez le dossier «ImportPickup» comme destination directement dans l assistant d extraction d s, ou sélectionnez une autre destination et ensuite assurez-vous bien copier les fichiers vous-même dans cette location. Remarque : Si vous utilisez l assistant d extraction d s sur une machine autre que celle de GFI MailArchiver, et que vous désirez sauvegarder les s extraits directement dans le dossier «ImportPickup», vous devrez partager le dossier «ImportPickup» et accorder des permissions d écriture. Sélectionnez ensuite le dossier partagé en vous servant de la fenêtre «Browse For Folder». Remarque : Dès que les s sont extraits et enregistrés dans le dossier «ImportPickup», GFI MailArchiver le traitera. Une fois l traité et inclus dans la base de données de GFI MailArchiver, il sera supprimé de ce dossier. Sélectionnez ensuite la destination, cliquez Next pour continuer. GFI MailArchiver 2 for Exchange Troubleshooting 43

46 Processus d extraction d s La page d avis de processus qui suit celle de la destination vous offre une chance de revoir ou de changer n importe quelle option avant que le processus d extraction d ne commence. Capture d écran 44 Avis de processus Lorsque vous êtes sure que vos choix sont corrects, appuyez sur le bouton Next de la page d avis de processus. Cela lancera le processus d extraction d s. Celui-ci peut prendre plusieurs minutes selon la source que vous avez choisie ou selon le nombre d s à extraire. Par exemple l extraction d s à partir d un serveur Microsoft Exchange distant prendra plus de temps que celle faite à partir d un enregistrement de messagerie Microsoft Exchange ou Outlook local. La capture d écran ci-dessous montre la page d évolution du processus. Elle vous renseigne sur les dossiers et les s actuellement traités, la progression générale et celle du niveau du dossier. 44 Troubleshooting GFI MailArchiver 2 for Exchange

47 Capture d écran 45 Page de progression du processus Lorsque le processus d extraction d est terminé, la page de fin apparaîtra comme le montre la capture d écran ci-dessous. Cette page affiche le nombre total d s à extraire sélectionnés, le nombre d s dont l extraction a été réussie, le nombre total d s non pris en compte et le nombre total d extractions échouées. Capture d écran 46 Page de fin de l assistant d extraction d s GFI MailArchiver 2 for Exchange Troubleshooting 45

48 Pour fermer l assistant d extraction d s cliquez sur Finish. s non pris en compte Des s ne sont pas pris en compte pour les raisons suivantes : La source est une boîte aux lettres Microsoft Exchange ou un dossier public, et l actuellement traité a déjà été extrait et balisé comme traité par l assistant d extraction dans une autre session Une date et une heure limite ont été établies et l traité a été reçu après la date et l heure spécifiées. Remarque : Les s extraits à partir d une boîte aux lettres Microsoft Exchange ou d un dossier public sont balisés comme traits en écrivant un identifiant général unique, «255DAA0D-B0AF AEBB-4039B07E5F3B», à un attribut d extension non utilisé. Les extensions vont de à Une extension seulement peut être utilisée pour marquer qu un à été traité. Pour plus d information sur les extensions, allez à : s échoués Les s échoués sont des s qui, pour une raison ou pour une autre, n ont pas pu être extraits de la source de messagerie spécifiée. Lorsque les s ne peuvent pas être extraits, un bouton s affichera sur la page de fin, comme dans la capture d écran ci-dessous. Capture d écran 47 bouton d affichage des journaux d s échoués Cliquez sur le bouton «View Failed Mails Log File» pour amener à l écran un fichier texte (dans votre éditeur de texte défaut) contenant tous les détails des s dont l extraction à échouée. 46 Troubleshooting GFI MailArchiver 2 for Exchange

49 Rognage de la base de données de GFI MailArchiver Introduction Lorsque vous utilisez un Serveur Microsoft SQL comme base de données d arrière-plan pour GFI MailArchiver, la taille de cette base s'élargira en fonction des s archivés. La croissance de la base de données de GFI MailArchiver dépend des facteurs suivants : Nombre d s traités par le Serveur Exchange Le type d s archivés. S ils contiennent un large nombre de pièces jointes et leur taille Si vous avez sélectionné l archivage entrant, sortant et interne des s et de leurs pièces jointes Si les pièces jointes ont été compressées avant d être archivées. Puisque la base de données grandit constamment, il est important de procéder au rognage de la base d arrière-plan. Un rognage périodique de façon à limiter la taille, et ainsi le nombre d enregistrements, permettra à la base de données d arrière-plan de fonctionner de manière optimale. Vous pouvez aussi la rogner afin d être sure de ne pas dépasser la capacité du disque. L utilitaire GFI MailArchiver Database Trim (MARCDBTrim) est une application qui vous permet de rogner la base de données d arrièreplan. Cette section vous explique comme utiliser MARCDBTrim. GFI MailArchiver Database Trim (MARCDBTrim) L utilitaire GFI MailArchiver Database Trim (MARCDBTrim) (marcdbtrim.exe) est situé dans le sous dossier marcdbtrim dans le dossier racine de GFI MailArchiver. MARCDBTrim est simple à utiliser. Il peut être lancé en mode interactif grâce à l'interface utilisateur graphique (GUI) comme dans la capture d écran ci-dessous ou via une ligne de commande. Cette dernière option est très utilisée si vous voulez rogner la base de données régulièrement sous forme de tâche programmée. GFI MailArchiver 2 for Exchange Troubleshooting 47