Chamonix, le 29/05/2013

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Madeleine Lamontagne
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1 Chamonix, le 29/05/2013 Objet : Dossier de demande d une aide municipale au montage de projet. Chers Partenaires, Les services de la ville de Chamonix-Mont-Blanc participent à la vie locale, font vivre la cité, en organisant seul ou en partenariat, directement ou indirectement divers événements. Ils proposent également leur assistance à toutes les associations qui demandent l aide de la collectivité pour l organisation d événements. Une assistance est possible en matière d aide financière, les services de la ville étudient les dossiers de demande de financement en octobre de chaque année (subventions), en matière administrative et juridique (Autorisation/Interdiction), en matière de sécurité (présence de la Police Municipale, sécurisation d un site ), en matière technique (mise à disposition de matériel et de personnel), en matière de réceptif (organisation pot accueil, ), en matière de communication (relais communication dans les outils municipaux, infos riverains et aide à la communication). Votre demande d aide doit se formaliser par un courrier aux élus (à l attention du maire) comprenant un dossier de présentation du projet (descriptif, budget, objectifs, partenariat, plan de communication ) et l expression d une demande claire et précise (cette fiche complétée). Toute demande doit être faite au minimum un mois avant la date de votre manifestation et six mois à un an pour une manifestation importante. Remplir le dossier de demande d aide au montage de projet (ci-joint) ne garantit pas, de fait, son acceptation. Une fois renseignée, votre demande sera transmise aux services municipaux concernés pour validation par les élus et instruction. Le service qui fait référence à votre type de projet est, en mairie, votre interlocuteur privilégié et unique. Aucune demande ne peut être formulée directement à un service de la mairie. Votre service de référence informe ensuite les autres services et vous organisateur des décisions prises. Chaque demande sera traitée par le service compétent comme suit : - Projets sportifs Service des Sports - Véronique JUPE au Projets culturels Service Culturel - Cristelle COMELIAU au Projets des écoles Service des Affaires Scolaires - Chantal DROUBAY au Projets commerciaux (braderie, brocante, ) Service Population - Sylvie RADOLA au Cérémonies officielles/militaires Service Communication J.M. MILHOMME au Votre engagement en tant qu organisateur(s) sera de procéder à un état des lieux du matériel prêté. Il va de soi qu il est impératif d en prendre soin. Un cautionnement sera demandé pour le prêt de certains matériels (tentes, sonos,..). En échange de l aide municipale, il conviendra de mettre en valeur sur le lieu de votre événement, dans votre communication et vos relations presse, la ville de Chamonix-Mont-Blanc. Tout document reproduisant le logo de la ville de Chamonix-Mont-Blanc ou mentionnant la participation de la collectivité devra être soumis au Service Communication pour validation (Bon A Tiré). Dans la mesure du possible, nous aimerions être associés à au moins une réunion d organisation de votre événement avec les autres partenaires, à plus forte raison si plusieurs services municipaux sont impliqués. Un bilan de votre manifestation nous sera très utile : compte rendu général (réussite ou échec), point sur la logistique, le budget, la fréquentation du public, les problèmes rencontrés. Dans l attente de se rencontrer, veuillez agréer, chers partenaires, nos salutations distinguées. Le Maire

2 DOSSIER DE DEMANDE D AIDE MUNICIPALE AU MONTAGE DE PROJET Dossier n O R G A N I S A T E U R Raison sociale : Nom/Prénom : Fonction : Adresse :. Tél :.. Portable :. Mail Nom et coordonnées de l assureur : M A N I F E S T A T I O N Nom : Lieu(x) :... Date(s) :.. Edition :.. Types de projets : Sportifs culturels scolaires commerciaux cérémonies Objectifs : Partenaires :.. Déroulement (planning général, intervenants) :.. Budget global : Date et signature du demandeur : Visa de l élu et signature : Votre dossier est traité par :. Du service : Réponse à l organisateur le :

3 B E S O I N S SUBVENTION Avez-vous fait une demande de subvention à la mairie? oui non Si oui : - à quelle date et quel montant a été sollicité? - La subvention vous a t-elle été accordée? oui non - Si oui quel fut le montant versé? JURIDIQUE ADMINISTRATIF Demande d arrêté pour : population Utilisation du domaine public Accordé Non accordé Restriction de circulation Accordé Non accordé Autorisation temporaire de débit de boissons Accordé Non accordé Autorisation fermeture tardive d établissement Accordé Non accordé Restriction de stationne Accordé Non accordé Autorisation vente au déballage Accordé Non accordé Autre(s) :.. Accordé Non accordé SERVICES TECHNIQUES Voirie, Electricité, Espaces Verts, Piste et sentiers Voirie

4 SERVICE CONGRES Demande salle(s) (cocher les caches correspondent) : Voirie SERVICE INFORMATIQUE CHAMONIX PROPRETE SERVICE DES SPORTS

5 COMMUNICATION POLICE MUNICIPALE ESPACES VERTS

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