DOSSIER DE CONSULTATION COURTIERS EN ASSURANCES

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1 DOSSIER DE CONSULTATION COURTIERS EN ASSURANCES

2 TABLE DES MATIÈRES I. RÈGLEMENT DE CONSULTATION 1. INTRODUCTION GÉNÉRALE 2. OBJET 3. CRITÈRES DE SÉLECTION 4. ORGANISATION ET RÈGLES DE LA CONSULTATION 5. PIÈCES JUSTIFICATIVES 6. MODALITÉS DE REMISE DE L OFFRE 7. ÉCHEANCIER DE LA PROCÉDURE DE CONSULTATION 8. CONFIDENTIALITÉ 9. RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES MODIFICATION II. ANNEXES ANNEXE 1 : RÉCÉPISSÉ DJ/BB/2013/33 Page 2 sur 11

3 I. RÈGLEMENT DE CONSULTATION 1. INTRODUCTION GÉNÉRALE I. La Fédération Française de Tennis, fondée le 30 octobre 1920, est une association régie par les dispositions de la loi du 1 er juillet 1901 et reconnue d'utilité publique en vertu d'un décret du 13 juillet Présidée, par Monsieur Jean GACHASSIN, la Fédération Française de Tennis dispose d une Assemblée Générale, d un Comité de Direction et d un Bureau Fédéral. II. La Fédération Française de Tennis a son siège social au stade Roland-Garros, propriété de la Ville de Paris, qui fait l objet d une concession domaniale conclue entre la Ville et la Fédération Française de Tennis. Le stade Roland-Garros est géré tout au long de l année par la FFT. Elle y a implanté ses bureaux, un centre d entraînement de haut niveau et y organise, outre le Tournoi de Roland-Garros, d autres compétitions officielles. La Fédération Française de Tennis figure au nombre des Fédérations Sportives visées aux articles L et suivants du Code du Sport. Plus précisément, la FFT est une fédération agréée et délégataire au sens respectivement des articles L et L du Code du sport. En sa qualité de Fédération sportive agréée et conformément aux articles L et L du Code du sport, elle participe à la mise en œuvre des missions de service public relatives au développement et à la démocratisation des activités physiques et sportives. Aux termes de l'article 1 er de ses statuts, la Fédération Française de Tennis a ainsi pour objet : " a. organiser, diriger, contrôler et développer les sports du tennis et de la courte paume, établir tous règlements pour atteindre ses buts, les faire appliquer et se consacrer d'une façon générale à tout ce qui concerne ces sports ; b. réunir les groupements sportifs affiliés ( ), et dont les membres pratiquent le tennis ou la courte paume, rechercher et faciliter leur création, aider les cas échéant à leur regroupement, encourager et soutenir leurs efforts, former et conseiller leurs dirigeants, coordonner et contrôler leurs activités et ce, au regard des présents Statuts et règlements fédéraux". La Fédération Française de Tennis a en outre reçu délégation du Ministre chargé des sports pour organiser les compétitions sportives à l'issue desquelles sont délivrés les titres internationaux, nationaux, régionaux ou départementaux de sa discipline sportive et procéder aux sélections correspondantes. DJ/BB/2013/33 Page 3 sur 11

4 Elle assure également la représentation de la France par l'engagement des équipes de France dans des manifestations internationales comme la Coupe Davis, la Fed Cup ou les Jeux Olympiques ainsi que par l'organisation de grands tournois. À cet égard, la FFT est l'organisateur officiel des Championnats Internationaux de France de Tennis de Roland-Garros (ci-après, «Roland-Garros» et/ou «le Tournoi») et du BNP Paribas Masters (ci-après, le «BNPPM» et/ou «le Tournoi») et détient à ce titre, conformément aux dispositions de l'article 18-1 de la Loi n du 16 juillet 1984 modifiée relative à l'organisation des activités physiques et sportives, dispositions aujourd hui codifiées à l Article L du Code du Sport, l'intégralité des droits d'exploitation qui s'y rapportent. Le Tournoi de Roland-Garros est organisé depuis 1928 et constitue, avec l Open d Australie, Wimbledon et l U.S. Open les quatre tournois de tennis les plus importants du circuit international regroupés sous le nom de "Grand chelem" de tennis. Il s'agit d'un événement sportif mondialement connu, tant en raison de la qualité des compétiteurs qui y participent que de celle de son organisation. Le Tournoi se déroule chaque année, pendant trois semaines, au cours des mois de mai/juin, dans l enceinte du Stade Roland-Garros. Il comprend une phase de qualifications et une phase finale. III. Conformément à l article L du Code du sport, la Fédération française de Tennis est tenue de souscrire des garanties d assurance couvrant sa responsabilité civile, celle de ses préposés salariés ou bénévoles et celle des pratiquants du tennis. De plus, en tant qu organisateur officiel du tournoi de Roland-Garros et du BNP Paribas Masters, la FFT s assure contre les risques d annulation liés aux deux évènements. IV. C est dans ce contexte que la FFT procède régulièrement à des consultations «assureurs» et «courtiers» pour placer ses polices. L année 2014 sera l occasion d organiser deux consultations : 1. La consultation n 1 dite consultation assurance «fédérale» comprenant les trois lots suivants : - Lot 1 : police «licence / et RC» et les polices «optionnelles» 1 - Lot 2 : police «flotte auto» et «auto-mission» - Lot 3 : police assistance rapatriement. 2. La consultation n 2 dite assurance «annulation Roland-Garros». La FFT souhaite s adjoindre les services de courtiers spécialisés en assurances (ci-après dénommées «les Courtiers») susceptibles de répondre à ses besoins en assurances (cf. ci-après). 1 Le lot 1 se divise en deux polices, à savoir : - Police «licence / RC» qui couvre la RC de toutes les personnes physiques et morales de la pyramide fédérale ainsi que le versement d indemnité corporelle au licencié victime d un accident lors de la pratique du tennis. Cette police couvre également la RC des dirigeants. - Polices optionnelles qui offre des indemnisations corporelles plus importantes aux dirigeants, sportifs de haut niveau, licenciés souscrivant l option et aux BE souscrivant l option BE. DJ/BB/2013/33 Page 4 sur 11

5 Afin d organiser au mieux ces consultations, la FFT souhaite mettre en place une consultation courtiers qui permettra de référencer les courtiers qui seront mandatés par la FFT pour répondre en 2014 aux deux consultations précitées. La FFT s est dotée d une commission de choix des prestataires et des fournisseurs (ci-après «la Commission») qui est notamment habilitée à sélectionner les sociétés prestataires de la FFT. 2. OBJET DE LA CONSULTATION La consultation (ci-après la «Consultation») permettra : D établir une sélection (ci-après dénommée la «Phase 1») parmi les sociétés de courtage en assurance (ci-après, individuellement le(les) «Candidats»), à l effet de dresser une liste de Courtiers qui seront interrogés en Phase 2 pour répondre aux deux consultations assurances visées ci avant, organisées par la FFT en A l issue de la procédure de Consultation, la FFT dressera deux listes de Courtiers, la première concernera les Courtiers retenus à l issue de la Phase 1 qui seront interrogés pour concourir à la Phase 2 à l occasion de l appel d offres «assurances fédérale» dite «consultation n 1», la seconde liste concernera les Courtiers qui seront interrogés pour concourir à la consultation «assurances annulation Roland Garros» dite «consultation n 2». Ces consultations feront également l objet d un cahier des charges particulier qui sera adressé aux Candidats sélectionnés pour la Phase 2. La présente Consultation est lancée dans le cadre d une procédure restreinte, régie par les seules règles définies dans le présent dossier de consultation (ci-après le «Dossier de Consultation), composé du présent règlement de consultation (ci-après le «Règlement). Aussi, la FFT invite-elle les Candidats à lui soumettre un dossier en réponse (ci-après l «Offre») en conformité avec les conditions et obligations stipulées dans le présent Règlement. La FFT se réserve le droit d apporter des compléments et/ou modifications au présent Règlement, dans des conditions prévues à l article I.9 ci-après. 3. CRITÈRES DE SÉLECTION 3.1 Critères de sélection des Candidats à la consultation n 1 «assurance fédérale» Les Candidats retenus seront ceux ayant remis l'offre que la FFT estimera comme étant la plus à même de répondre à ses besoins et standards, en fonction des critères suivants ; l ordre d énonciation de ceux-ci ne préjugeant en aucune manière de leur importance : La présentation du Candidat et la qualité de ses références (4 points) ; l analyse des besoins de la FFT (4 points) ; La rémunération du Candidat (taux fixe- taux dégressif- montant forfaitaire assiette de rémunération) (5points) ; DJ/BB/2013/33 Page 5 sur 11

6 La garantie de qualité de services proposée par le Candidat, notamment son logiciel de gestion de sinistres (4 points) ; Une liste de six assureurs potentiels avec lesquels le Candidat souhaite collaborer dans le cadre de la consultation n 1 (3 points). Il ne s agira pas de dresser une simple liste d assureurs, il est attendu ici de détailler les raisons qui poussent le Candidat à collaborer avec les assureurs demandés. La FFT demeure par ailleurs libre d apprécier les Offres des Candidats au regard de tout autre critère qu elle estimera pertinent. 3.2 Critères de sélection des Candidats à la consultation n 2 «Assurances annulation» Les Candidats retenus seront ceux ayant remis l'offre que la FFT estimera comme étant la plus à même de répondre à ses besoins et standards, en fonction des critères suivants ; l ordre d énonciation de ceux-ci ne préjugeant en aucune manière de leur importance : La présentation du Candidat et la qualité de ses références (clients relation avec les assureurs) et sa connaissance et son expérience en matière d assurances des spectacles et/ou des évènements sportifs (4 points ) ; L analyse des besoins de la FFT (4 points) ; La rémunération du Candidat (taux fixe- taux dégressif- montant forfaitaire) (5points); La garantie de qualité de services proposée par le Candidat, sa disponibilité en amont et pendant l évènement ; Une liste de dix assureurs potentiels avec lesquels le Candidat souhaite collaborer dans le cadre de la consultation n 2. Il ne s agira pas de dresser une simple liste d assureurs, il est attendu ici de détailler les raisons qui poussent le Candidat à collaborer avec les assureurs demandés (3 points). La FFT demeure par ailleurs libre d apprécier les Offres des Candidats au regard de tout autre critère qu elle estimera pertinent. 4. ORGANISATION ET RÈGLES DE LA CONSULTATION La présente Consultation fait l objet d une publication sur le site internet FFT (www.fft.fr). Le Dossier de la Consultation est transmis par la FFT à tout Candidat qui en ferait la demande par courrier électronique à M. BUTTIER Les Candidats remettent leur Offre dans les conditions prévues à l article I.6 du présent Règlement ; Dans le cadre de la présente Consultation, chaque Candidat supporte l intégralité des frais par lui engagés, y compris les frais de déplacement dans le cas où son audition serait sollicitée par la FFT; DJ/BB/2013/33 Page 6 sur 11

7 Les Candidats devront se conformer à toutes les règles, obligations et conditions contenues dans le présent Règlement. L Offre des Candidats devra être paraphée par un/des représentant(s) dûment habilité(s) de chaque Candidat. À cet effet, chaque Candidat s oblige à garantir la FFT que le(s) dit(s) représentant(s) a (ont) tous pouvoirs à l effet d engager le Candidat ; Chaque Candidat garantit à la FFT que les informations contenues dans son Offre, ne sont ni erronées, ni trompeuses, et que pour le cas où tout changement notable apparaitrait dans la situation du Candidat après le dépôt de son Offre, celui-ci en informera immédiatement la FFT par écrit, à l adresse indiquée à l article I.9 du présent Règlement ; Aucune Offre transmise par un groupement de sociétés ne sera recevable ; La FFT se réserve le droit d'organiser l audition des Candidats dans des conditions qui seront, le cas échéant, précisées ultérieurement. Au cours de ces auditions, la Commission pourra discuter de tous les aspects des Offres avec les Candidats. Les Candidats seront, le cas échéant, auditionnés dans des conditions assurant une stricte égalité entre eux ; Les Candidats pourront, quant à eux, adresser des demandes à la FFT dans les délais et selon les modalités prévues à l article I.9 du présent Règlement ; La FFT pourra en toute occasion exiger d un Candidat que celui-ci lui fournisse, à ses frais exclusifs, toute information et/ou documentation complémentaire en relation avec son Offre, ce que celui-ci accepte. A ce titre chaque Candidat devra compléter puis adresser, dans les conditions qui y sont indiquées, par retour, à la FFT, le récépissé figurant en Annexe 1 de la présente ; La participation à la présente Consultation emporte acceptation par le Candidat de la clause de confidentialité figurant à l article I. 8 du présent Règlement. Aucun Candidat ne pourra prétendre à une indemnité, quelle qu elle soit, dans le cas où il ne serait pas retenu ou dans le cas où la Consultation serait annulée ou modifiée. La présente Consultation ne constitue ni un contrat, ni une offre susceptible de valoir acceptation, et ce par quiconque. La FFT se réserve la possibilité de ne pas retenir de Candidat à l issue de la présente Consultation. Pour chacune des «consultations assurances» organisées en 2014, la FFT pourra décider unilatéralement de ne pas interroger l ensemble des Candidats sélectionnés pour la Phase 2 de la consultation visée. Dans ce cas, la FFT pourra traiter de façon directe avec les assureurs sans l intervention de courtier quel qu il soit. La Phase 2 de la Consultation verra la FFT transmettre les mandats aux courtiers sélectionnés afin de représenter la FFT auprès des assureurs attribués aux Courtiers par la FFT. Aucune saisine d assureur n est autorisée sans le mandat délivré par la FFT. DJ/BB/2013/33 Page 7 sur 11

8 5. PIECES JUSTIFICATIVES En réponse à cette Consultation, chaque Candidat devra fournir les pièces justificatives suivantes qui devront être insérées dans l une des deux enveloppes intérieures de son Offre, tel que précisé à l article I. 6 ci-après : - une déclaration au terme de laquelle il reconnaît expressément avoir pris connaissance du présent Règlement et en accepter les termes et conditions ; - une présentation détaillée de l entreprise avec des résultats chiffrés ; - un extrait Kbis; - le détail des ressources humaines et matérielles mises à disposition (CV de l équipe du Courtier, moyen techniques et logistique, etc.) ; - une présentation détaillant son Offre, incluant la note de réflexion visée au I.3 du Règlement ; L'ensemble des pièces est communiqué en un exemplaire, sous forme de copie, à la FFT, qui se réserve la faculté de solliciter la production de l'original en cas de doute. L'ensemble des pièces pourra également être communiqué sous format PDF par . AUCUNE DE CES PIÈCES NE DEVRA ÊTRE DATÉE DE PLUS DE TROIS MOIS. 6. MODALITES DE REMISE DES OFFRES L Offre devra soit (i) être remise en main propre, contre récépissé, à l accueil FFT (à l attention de Benjamin Buttier) au plus tard le 24 janvier 2014, à 18 heures, soit (ii) être adressée par courriel avec AR au plus tard le 24 janvier 2014, à minuit. 7. ÉCHÉANCIER DE LA PROCÉDURE DE CONSULTATION L échéancier de la procédure de Consultation est le suivant : Le 16 janvier 2014: Publication de la Consultation sur le site internet de la FFT : A partir du 16 janvier 2014 : Envoi du dossier de Consultation aux Candidats qui en font la demande Jusqu au 24 janvier 2014, à 18 heures (par remise en mains propres ou courriel avec AR) ou minuit (par courrier RAR, le cachet de la poste faisant foi) Remise des Offres Du 24 au 27 janvier 2014 : Analyse des Offres Au plus tard le 28 janvier 2014 : DJ/BB/2013/33 Page 8 sur 11

9 Annonce des résultats de la Phase 1 de la Consultation : Annonce du choix des Candidats retenus pour la Phase 2 Annonce des Candidats non retenus pour la Phase 2 La FFT notifie (par courrier électronique et/ou courrier RAR) aux Candidats retenus l acceptation définitive de leur Offre ; La FFT notifie (par courrier électronique et/ou RAR) aux Candidats non retenus le rejet définitif de leur Offre. La FFT communiquera par courrier aux Candidats retenus pour la Phase 2 : - Le cahier des charges de la consultation concernée ; - les mandats exclusifs pour les compagnies auprès desquelles ils seront mandatés pour obtenir les cotations souhaitées, - les documents relatifs aux lots (statistiques et textes de polices), - les différentes objectifs et demandes de cotations pour chacun des lots. L échéancier objet du présent article I.7 est prévisionnel. Par conséquent, la FFT se réserve le droit de le modifier sans toutefois rompre l égalité entre les Candidats. La FFT pourra notamment, et sous réserve de justification, décider du report de l annonce des résultats de la Consultation, sans préjudice des engagements contenus dans le présent Dossier de Consultation. 8. CONFIDENTIALITÉ Le Candidat s'engage à tenir comme strictement confidentiel et, par conséquent, à ne pas divulguer à des tiers, directement et/ou indirectement, sous quelque forme que ce soit, (i) le contenu du présent Dossier de Consultation, (ii) toute information portée à sa connaissance dans le cadre de la présente Consultation, (iii) l ensemble des informations et documents communiqués dans le cadre de la présente Consultation. Le Candidat sera seul responsable, à l égard de la FFT, du respect, par ses associés, dirigeants, salariés et/ou représentants, des dispositions qui précèdent. En conséquence, toute violation des dispositions précitées par l un quelconque des salariés, dirigeants, salariés et/ou représentants du Candidat, engagera la responsabilité personnelle de celuici à l égard de la FFT. La FFT se réserve, en outre, la possibilité d écarter, à tout moment, toute Offre remise par un Candidat qui manquerait au strict respect de la présente obligation de confidentialité. La FFT s engage à tenir comme strictement confidentiel le contenu des Offres faites par les Candidats. Nonobstant ce qui précède, la FFT pourra décider de publier tout communiqué de presse ou organiser toute conférence de presse qui aurait pour objet de présenter (i) les grandes lignes de la DJ/BB/2013/33 Page 9 sur 11

10 Consultation lancée par la FFT, (ii) quelques informations sur les Candidats (iii) la ou les décisions d attribution et plus généralement (iv) toute information qui lui semblerait nécessaire ou opportune pour que la procédure de la consultation soit conduite dans les meilleures conditions. Les obligations de confidentialité pesant sur les Candidats et la FFT en vertu de la Consultation s'imposeront à ces derniers durant toute la procédure de la Consultation et durant les six mois suivant l annonce des résultats de la Consultation par la FFT, dans les conditions prévues à l article I. 8 ci-avant. 9. RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES /MODIFICATIONS A. RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES Pour obtenir tout renseignement complémentaire qui leur serait nécessaire pour élaborer leur(s) Offre(s), les Candidats doivent faire parvenir au plus tard le 22 janvier 2014 une demande écrite. Ces demandes écrites doivent être adressées à l adresse de messagerie électronique suivante : En tout état de cause, la FFT se réserve le droit de ne pas répondre à ces demandes. Si elle le juge utile, la FFT se réserve, par ailleurs, le droit de communiquer les réponses à l ensemble des Candidats. Enfin, la FFT pourra demander au Candidat, qui aura préalablement désigné un représentant dans les conditions figurant à l Annexe 1, de lui adresser toute information de nature à l'éclairer sur des pièces ou des éléments contenus dans l Offre déposée. B. MODIFICATIONS La FFT se réserve la possibilité de modifier le Règlement de la Consultation j avant la date de remise des Offres prévue à l article I.7 ci-dessus. Les Candidats auxquels aura été adressée la présente Consultation seront avertis de toutes modifications par la FFT par courriel adressé au représentant qui aura été désigné, dans les conditions prévues à l Annexe 1. DJ/BB/2013/33 Page 10 sur 11

11 II. ANNEXE ANNEXE 1 - RECEPISSE 2 Nom du Candidat : [ ] reconnaît avoir reçu le.. [compléter jour/mois/année], de la Fédération Française de Tennis, un exemplaire intégral du Dossier de Consultation, comprenant le Règlement de la Consultation et son annexe 1, et confirme que pour toutes modifications, informations, questions relatives au déroulement de la Consultation et toutes demandes d'informations complémentaires qui se révéleraient nécessaires, la FFT devra contacter : - Madame/Monsieur [Nom et Prénom] - Adresse : - Téléphone : - Téléphone Mobile : - Télécopie : - Le Candidat s'engage à tenir comme strictement confidentiels et, par conséquent, à ne pas divulguer à des tiers, directement et/ou indirectement, sous quelque forme que ce soit, (i) le contenu du Dossier de Consultation, (ii) toute information portée à sa connaissance dans le cadre de la Consultation, (iii) l ensemble des informations et documents communiqués dans le cadre de la Consultation. Fait à [ ], le [ ] Signature du représentant du Candidat Société : [ ] Nom [ ] Fonction : [ ] 2 (i) Document à retourner complété à la FFT (à l attention de Monsieur Benjamin Buttier, Fédération Française de Tennis, 2 avenue Gordon Bennett, Paris) dans les deux (2) jours ouvrés suivant la réception du Dossier de Consultation (ii) ou document à remettre sur place à l accueil de la FFT au jour de la remise du Dossier de Consultation ou par courriel à DJ/BB/2013/33 Page 11 sur 11

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