MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA LUTTE CONTRE LE SIDA DIRECTION GENRALE DE LA SANTE

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1 MINISTERE DE LA SANTE ET DE LA LUTTE CONTRE LE SIDA DIRECTION GENRALE DE LA SANTE REPUBLIQUE DE COTE D IVOIRE Union - Discipline Travail Termes de références Evaluation de la proposition 2007 pour le soutien de Gavi au Renforcement du Système de Santé de Côte d Ivoire I. CONTEXTE ET OBJECTIFS DE L EVALUATION La Côte d Ivoire a élaboré en 2008, sa première proposition de renforcement de système de santé par GAVI, l Alliance pour la vaccination. Cette proposition qui venait en complément au soutien aux services de vaccination (SSV) dont la Côte d Ivoire bénéficiait depuis 2001, avait pour objectif de : - renforcer les capacités de gestion du personnel de santé de 6 services centraux, 12 Directions Régionales de la Santé et des équipes cadres de 32 Districts Sanitaires de 2008 à 2012 ; - revitaliser 326 ESPC, 24 HG et 8 CHR dans 32 districts sanitaires de 2008 à 2012 ; - améliorer la gestion de l information sanitaire à tous les niveaux de la pyramide sanitaire de 2008 à Cette proposition devrait à terme améliorer la couverture vaccinale dans les 32 districts sanitaires fortement perturbé par la crise socio politique et militaire et contribuer à relever la couverture vaccinale au plan nationale vis-à-vis de l ensemble des antigènes. Cependant la mise en œuvre de la proposition a connu de nombreuses difficultés. Prévue pour couvrir la période de 2008 à 2012, la mise en œuvre n a débuté qu en Elle a connu une interruption de 2011 à 2013, en raison de la crise post-électorale d une part et des irrégularités constatées dans la gestion des fonds d autre part. La signature en 2013 d un aide-mémoire établissant les termes et les procédures nouveaux de la gestion financière des fonds GAVI et la mise œuvre des clauses de cet aide-mémoire a conduit, à la reprise de la coopération financière avec Gavi. Cela s est traduit par le décaissement de la totalité de la subvention en 3 phases : 2013, 2015 et Finalement la proposition RSS 2007 a été mise en œuvre selon trois procédures de gestion différentes. De 2009 à 2011 : les fonds étaient logé à la banque du trésor publique et géré par directement par le Ministère de la Santé à travers la Direction de l Information (DIPE), de la Planification et de l Evaluation qui assurait la mise en œuvre des activités. Un régisseur a été nommé par le Ministère de l Economie et des Finances (MEF) auprès de la DIPE pour la liquidation des dépenses. A cette époque, il n y a avait pas de contrôleur financier désigné par le MEF pour assurer la régularité et la réalité du service fait. Ce contrôle était assuré par l OMS. De 2013 à 2014 : suite à la signature de l aide-mémoire, les fonds ont été transférés dans une banque commerciale et la gestion de la subvention est passée de la DIPE à la Direction Générale de la santé. Les closes de l aide-mémoire ont exigés que la gestion financière de la subvention soit faite selon les procédures de gestion des finances publiques avec la transcription du budget dans la nomenclature budgétaire et l inscription du budget au SIGFIP (Système Intégré de Gestion des Finances Publiques). Ainsi en plus du régisseur un Contrôleur financier a été nommé

2 par le Ministère de l Economie et des Finances. Cette nouvelle procédure était à la fois valable pour le RSS que pour le SSV (Soutient au Services de Vaccination). Devant les difficultés entrainées par ce second mode de gestion quelques modifications ont été apportées. De 2015 à 2016 : devant les difficultés de consommation des fonds aussi bien du RSS que du SSV, le pays a élaboré avec l appui du Secrétariat de Gavi une feuille route dans le cadre de l approche taillé sur mesure. Pour la mise en œuvre de cette feuille de route, la tranche de financement 2015 a été directement versée à l UNICEF qui en a assuré la gestion dans la cadre d un accord tripartite Ministère de la Santé, UNICEF et Secrétariat de Gavi. Les activités sont alors mises en œuvre par la Direction Générale de la Santé et la Gestion financière assurée par l UNICEF selon les procédures de cette organisation partenaire de Gavi. La présente évaluation porte sur l ensemble de la période de gestion de la subvention. L évaluation devra s intéresser à toutes les étapes de la mise en œuvre de la subvention incluant la gestion administrative, fiduciaire et la gouvernance ; la préparation et la soumission des rapports annuels de situation et le suivi des résultats. Cette évaluation permettra d apprécier l atteinte des objectifs formulés dans la proposition du pays ainsi que sa contribution à l amélioration du système de santé. L évaluation devra analyser l influence du contexte politico-social qui a prévalu dans le pays sur la mise en œuvre des activités et son impact sur l atteinte des objectifs. L évaluation permettra d identifier les points forts et les difficultés rencontrées ainsi que leurs causes afin de proposer des améliorations pour l élaboration et la mise en œuvre de la nouvelle proposition de RSS à soumettre à Gavi en septembre II. LES QUESTIONS D EVALUATION L évaluation devrait répondre aux questions suivantes: A. Elaboration, conception et mise en œuvre: 1. Dans quelle mesure la demande de soutien a été élaborée en concertation avec les différents partenaires? 2. Dans quelle mesure le contenu de la demande de soutien de la Côte d Ivoire à Gavi a été : a. Basé sur une évaluation rigoureuse des besoins et des principaux goulots d étranglement du système de santé b. Basé sur un diagnostic réaliste des possibilités du pays pour implanter le programme et en particulier en rapport avec les ressources humaines (quantité et qualifications) requises à tous les niveaux c. Basée sur une complémentarité des activités subventionnées par les différents partenaires. d. Basé sur des liens solides entre les activités planifiées et l amélioration du système de santé en général et du programme de vaccination en particulier. 3. Quel ont été les conséquences de la suspension du programme en 2011, sur la mise en œuvre du programme et l atteinte des objectifs de départ? 4. La re-planification des activités après la période de suspension du programme a- t- elle été pertinente et bien conduite? : a. Comment le processus a t- il été conduit? Quel a été le rôle des partenaires?

3 b. Sur quelles bases les nouvelles activités ont- elles été identifiées? 5. Quel a été l impact des différents changements de procédure de gestion du programme sur la mise en œuvre de la subvention? quels ont été les points forts et les points faibles de chacune de ces procédures? 6. L acheminement des fonds vers l UNICEF a-t-il été une mesure efficace? a. Comment la coordination a été assurée entre l UNICEF et le Ministère? b. Dans quelle mesure les activités des deux unités sont complémentaires (ressources humaines, expertise, rôles) c. Cette mesure a-t- elle permis d accélérer la mise en œuvre des activités et d améliorer l efficience du programme? 7. Quels réaménagements devront entrepris pour permettre une meilleure gestion administrative et financière du programme aussi bien au niveau central qu au niveau déconcentré (régions et districts sanitaire)? B. Efficience: a. Dans quelle mesure les ressources financières ont été utilisées conformément à politique de gestion et de transparence de Gavi et aux dispositions de la procédure nationale de gestion des finances publiques? b. Qu est ce qui aurait pu être fait autrement pour améliorer l efficience? c. Quelles sont les facteurs contextuels qui pourraient expliquer le taux d utilisation des fonds reçus? d. Ya-t-il eu des retards et goulots d étranglement dans la disponibilité des fonds et les flux financiers? A quels niveaux? Quelles en étaient les causes et comment ont-elles étés résolues? C. Résultats: a. Dans quelle mesure les résultats attendus du programme RSS ont été atteints? b. Dans quelle mesure ce type de soutien a une valeur ajoutée par rapport aux autres moyens de financement du système de santé en Côte d Ivoire? A-t-il joué un rôle catalytique? A-t-il été complémentaire? c. Quelles ont été les conséquences inattendues (positives et négatives) du programme de RSS? d. Quelles sont les facteurs contextuels qui pourraient expliquer le niveau d atteinte des résultats? e. Quelles mesures auraient pu être prises pour améliorer l efficacité du programme D. Pérennité: a. Dans quelle mesure les acquis du programme RSS sont durables du point de vue financier et programmatique? E. Leçons pour le futur: a. Quelles sont les leçons importantes qui peuvent être tirées pour permettre : i. Une meilleure conception et mise en œuvre du prochain RSS. ii. Une meilleure procédure de gestion administrative et financière

4 iii. Une révision de la conception, du suivi et de l évaluation des programmes RSS de Gavi en général Les soumissionnaires sont fortement encouragés à proposer des questions supplémentaires. III. METHODOLOGIE Il est attendu que les évaluateurs utilisent une méthode mixte associant les techniques qualitatives (revue documentaire, entretiens structurés, etc.) et quantitative (analyse des sources de données primaires et secondaires incluant ceux de l OMS, EDS, Comptes nationaux ) tout en minimisant les sources potentielles de biais et en garantissant l indépendance de l évaluation. Une triangulation des données est recommandée. Le rapport préliminaire fera l objet d échanges et de discussions avec le GTR élargie aux membres du comité de rédaction de la nouvelle proposition GAVI RSS et les autres parties prenantes du RSS au cours d un atelier de validation après sa réception par la Direction Générale de la Santé. Sept (7) jours après l atelier de validation, les consultants devront produire un rapport final qui prendra en compte les éventuelles observations et recommandations formulées par l atelier de validation. Le rapport sera transmis sur support papier en quatre(4) exemplaires et en version électronique au format PDF à la Direction Générale de la Santé qui assure la coordination du programme RSS Gavi. 3.1 Revue Documentaire: La revue documentaire initiale devrait permettre d affiner les questions de recherche, le contenu des entretiens structurés et l analyse quantitative. Cette revue documentaire doit inclure au minimum : la documentation de Gavi sur le RSS, les requêtes du pays avec ses annexes, les réponses de Gavi à ses requêtes, les rapports de situation annuels, l analyse faite par Gavi de ses rapports, les états financiers du pays, les rapports de progrès. 3.2 Les entretiens structurés: Les entretiens structurés doivent être entrepris avec les personnes/organisations suivantes: les cadres du Ministère de la santé incluant (DGS, DCPEV, DAF,..), du Ministère de l Economie et des Finances et du Budget. Les partenaires locaux du programme RSS (OMS, UNICEF, ONG, bilatéraux,..), et toute autre personne chargée de la mise en œuvre à tous les échelons du système de santé. La liste finale des personnes à interviewer sera établie ultérieurement en concertation avec le comité de suivi de l évaluation. 3.3 Visites sur le terrain: Il est aussi attendu que les évaluateurs entreprennent des visites sur le terrain dans un certain nombre des districts sanitaire ayant bénéficié du soutien du programme RSS. Ces visites permettront de vérifier l exécution physique des activités financées sur les fonds Gavi/RSS et aussi d apprécier le niveau d atteinte des indicateurs de santé dans les régions et districts sanitaires concernés. Une attention particulière devra être portée sur les obstacles à la pérennité. Pour ce faire, des séances d entretien seront réalisées avec certaines équipes cadres des districts et des directions régionales de la santé. La sélection des districts à visiter devra tenir compte entre autre de la nature des activités soutenues par le programme RSS et du volume des ressources allouées. Les soumissionnaires auront à faire une proposition comprenant d autres critères à utiliser et un choix préliminaire des districts à visiter. Cette liste sera ultérieurement finalisée en concertation avec le comité de suivi de l évaluation une fois le processus d adjudication terminée. Les visites de terrains devront se faire en dix (10) jours calendaires.

5 3.4 Profil de l Equipe d Evaluation L évaluation sera réalisée par un cabinet indépendant qui doitavoir le profil suivant : Consultant sénior Le consultant sera indépendant dans la conduite de sa mission. Le consultant aura pour tâches d assurer la collecte des informations, l analyse l interprétation et la confection des rapports de l évaluation. Pour la conduite de cette mission, il aura en charge d identifier les compétences requises pour une bonne réalisation de cette analyse, ainsi que de l identification de toute personne auprès de qui il pourra collecter des données. Si nécessaire, le consultant pourra solliciter les services du Ministère en charge de la Santé pour faciliter la communication avec les parties prenantes. Il doit avoir les compétences suivantes : 1) Avoir au moins un diplôme troisième cycle (Masters Degree) ou tout diplôme équivalent en santé publique 2) Avoir une expérience d au moins 10 ans en matière de suivi et évaluation de programme de santé en Afrique subsaharienne, de préférence en Afrique de l Ouest. 3) Avoir une bonne connaissance dans l évaluation des programmes Gavi RSS 4) Avoir une bonne connaissance des programmes élargis de vaccination en Afrique subsaharienne. 5) Avoir une bonne connaissance du système de soumission et de la mise en œuvre des subventions de GAVI. 6) Avoir une bonne connaissance de la Côte d Ivoire, surtout de ces régions sanitaires 7) Avoir une bonne maitrise de la langue française (écrit et parle) 8) Avoir une bonne maitrise de l outil informatique 9) Être capable de travailler et produire des résultats complexes dans les délais assignés 10) Être Capable d intégrer les perspectives parfois contradictoires des parties prenantes à Expert national en santé publique L expert national en santé publique travaillera en étroite collaboration avec le consultant international, et devra avoir les compétences suivantes : 1) Avoir un diplôme en santé publique 2) Avoir une expérience une expérience d au moins 5 ans en matière de suivi et évaluation de programme de santé 3) Avoir une bonne connaissance des activités du programme élargi de vaccination en Côte d Ivoire 4) Expérience en analyse de données qualitative et quantitatives, d'analyse des tendances et interprétations 5) Avoir une bonne maitrise de la langue française (écrit et parle) 6) Avoir une bonne maitrise de l outil informatique 7) Être capable de travailler et produire des résultats complexes dans les délais assignés 8) Être Capable d intégrer les perspectives parfois contradictoires des parties prenantes à Expert national économiste de la santé

6 L expert national en économie de la santé travaillera en étroite collaboration avec le consultant international, et devra avoir les compétences suivantes : 1) Avoir un diplôme en économie de la santé 2) Avoir une expérience d au moins 5 ans en matière de suivi et évaluation de programme de santé 3) Expérience dans les évaluations de la qualité des données et de la surveillance épidémiologique pour les programmes élargis de vaccination. 4) Expérience d analyse de données qualitative et quantitatives, d'analyse des tendances et interprétations. 5) Avoir une bonne maitrise de la langue française (écrit et parle) 6) Avoir une bonne maitrise de l outil informatique 7) Être capable de travailler et produire des résultats complexes dans les délais assignés 8) Être Capable d intégrer les perspectives parfois contradictoires des parties prenantes à Expert national en finance publique L expert national en finance publique travaillera lui aussi en étroite collaboration avec le consultant international, et devra avoir les qualifications suivantes : 1) Être titulaire d un diplôme universitaire équivalent à Bac +5 en sciences de gestion, économie de la santé, ou tout autre domaine équivalent 2) Avoir de l expérience de terrain dans le domaine de la gestion financière des programmes de santé 3) Avoir une bonne compréhension de la gestion des finances publiques en Côte d Ivoire 4) Expérience d analyse de données qualitative et quantitatives, d'analyse des tendances et interprétations. 5) Avoir une bonne maitrise de la langue française (écrit et parle) 6) Avoir une bonne maitrise de l outil informatique 7) Être capable de travailler et produire des résultats complexes dans les délais assignés 8) Être capable d intégrer les perspectives parfois contradictoires des parties prenantes à