Liberscol. Index Education. Tetra-Informatique Liberscol

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1 Liberscol Index Education Tetra-Informatique Liberscol

2 Table des matières Index Education... 3 Préconisation... 3 A ne pas faire... 4 L export... 5 Import dans Liberscol... 8 Dépôt du fichier... 8 Les étapes Promotion Etablissement Etablissement Civilité Régime Provenance Parenté(s) Motif(s) de sortie(s) Enseignants Enseignants Personnels Niveaux scolaires Matières Salles Niveaux scolaires Classes Groupes Elèves Responsables Relations Emplois du temps Absences Enseignants Classes Fichier de log Causes des doublons responsables : Pourquoi les supprimer et quand? Procédure à suivre dans Siècle Liberscol Page 2

3 Ce guide a pour but de vous former à l utilisation du module EDT d Index Education Index Education Préconisation - Créer votre promotion dans EDT avec les dates de début et de fin de promotion, trimestre et semestre - Créer les périodes de vacances - Créer vos semaines de type A et de type B - Déposez vos élèves et parents dans EDT - Vérifier que les groupes classes sont bien peuplés d enseignants et d élèves. - Vérifier bien vos horaires paramétrés dans EDT. Exemple d erreur ci-dessous ATTENTION! Faites attention aux comptes en double Lors de la première intégration, il faut valider les étapes les unes après les autres dans l ordre : de promotion à emploi du temps. Lors des mises à jour, vous pouvez aller à l étape que vous souhaitez mettre à jour Lors de la validation du dépôt, certains traitements de fichiers sont plus longs que d autres. N arrêtez pas le traitement et attendez la fin de celui-ci! Les étapes suivantes sont des SAS de vérification ou prévisualisation avant l intégration effective dans Liberscol. Cela vous permet de vérifier les problèmes de doublons ou homonymie que vous avez sur Siècle. Liberscol Page 3

4 IMPORTANT: Les doublons ne seront ni créés, ni mis à jour. Vous ne les retrouverez jamais dans Liberscol. Pour les retrouver, c est une OBLIGATION de modifier votre fichier source donc SCONET (maintenant SIECLE). Si tel est le cas, reportez-vous à la documentation «Suppression de doublons Responsables». Après correction sur siècle, vous pouvez refaire un dépôt et vérifier que tout est correct. A ne pas faire Configurer correctement votre EDT en début d année puis ne touchez plus à la configuration. Cela pourrait réaliser des inversions de personnes dans Liberscol. Attention, après une première intégration, il ne faut surtout pas faire ceci dans EDT : Fichier > Utilitaires > Convertir les paramètres de la grille horaire Liberscol Page 4

5 Il ne faut pas valider les relations avant d avoir valider les responsables! L export Vous devez déposer le fichier provenant d Index Education dans ce module. Lancer EDT Dans le menu Fichier choisir «Vers les socles ENT» Dans le sous menu qui apparait choisir «Export manuel» Liberscol Page 5

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7 Choisissez votre socle ENT : choisir «Liberscol» Choisissez la date à partir de laquelle l emploi du temps sera exporté : Par défaut, la date indiquée est la date du jour. Choisir le 1er septembre Exporter dans : Appuyer sur Choisir le dossier ou créé un dossier Liberscol puis Valider Appuyez sur Exporter Liberscol Page 7

8 Import dans Liberscol Dépôt du fichier Vous pouvez intégrer votre fichier dans la version 2011 ou la version 2012 selon la version de votre logiciel EDT. Choisissez la bonne version que vous pouvez configurer dans la gestion des droits (Administration / Gestion des droits) Puis cliquez sur Nouveau fichier. Liberscol Page 8

9 Lors de la validation du dépôt, certains traitements de fichiers sont plus longs que d autres. N arrêtez pas le traitement et attendez la fin de celui-ci! (2 ème impression écran ci-dessous) Suite au dépôt du fichier, vous arrivez par défaut sur la page promotion. Vous avez le choix de passer l ensemble des étapes et d aller sur la page que vous désirez en cliquant sur son intitulé. Sur chaque intitulé, vous savez si les éléments sont validés (cf les étapes) Sur chaque page, vous pouvez choisir de : - Valider : valide les données déposées - Passer : ne fais aucune modification Explication : Liberscol Page 9

10 - signifie que les données EDT et Liberscol sont les mêmes - signifie qu il y a une différence entre EDT et Liberscol. - vous permet de faire le rapprochement entre les données récupérées d EDT et les données présentes dans Liberscol. Les étapes Sur chaque page, vous avez le nom de l étape sur laquelle vous êtes et le nombre de fenêtre validé. Cette étape est soulignée. Exemple : - La page promotion comporte 3 parties : Promotion, Vacances et Jours Fériés, Types de Semaines. Sur cette étape, c est écrit 3/3 ce qui signifie que les 3 parties ont été validées suite au dépôt. - La page Etablissement comporte 6 parties (cf impression écran ci-dessous) : Etablissement, Civilité, Régime, Provenance, Parenté, Motif de sortie. Sur cette partie où c est écrit 5/6, cela signifie que 5 parties ont été validées sur 6. Liberscol Page 10

11 - : Le cadenas vert signifie que l étape a été validé (mise à jour) - : Le cadenas rouge signifie que l étape n a pas été validé (mise à jour) Promotion Attention les dates des trimestres et semestres ne sont pas exportés d EDT. Elles ne seront donc pas récupérées dans Liberscol. Nous écrivons malgré tout la date de début de fin trimestre 3 et semestre 2 qui doit correspondre à la fin de la date de promotion. Liberscol Page 11

12 Etablissement Cette fenêtre permet de récupérer : - Les données de l établissement - La civilité - Le régime - La provenance Liberscol Page 12

13 - Parenté - Les motifs de sortie (s) Etablissement Pour les versions 2011 et 2012 non mis à jour en dernière version, le champ Type n est pas exporté d EDT. C est à vous de l indiquer selon le type de votre établissement. Dans la première colonne apparaisse les données récupérées d EDT, dans la deuxième colonne les données déjà présentes dans Liberscol (données en italique) Pour comprendre, ce qui est affiché, il faut tenir compte des données en italique. Attention le type et le nom indiqué ici seront affichés en page d accueil. Les données suivantes ne sont en général à valider qu une seule fois en début d année. Vous pouvez modifier les informations dans le champ «Nom». Exemple ici, je vais enlever le mot LYCEE pour ne laisser que Jules-Renard dans la colonne Nom. Le mot lycée sera indiqué dans le champ type Civilité Liberscol Page 13

14 Régime Comment supprimer des régimes dans EDT? Les régimes affichés dans EDT ont plusieurs provenances. Il y a ceux par défaut d'edt (les 3 qui n'ont pas de code: interne, externe & DP), et ceux qui sont importés de Sconet (externe libre, DP dans l établissement,...). Pour avoir une bonne intégration, ne conserver que ceux importés de Sconet, supprimer ceux par défaut d'edt." Sinon la partie régime ne sera jamais mis à jour. Liberscol Page 14

15 Provenance Exemple lors de l appui sur le crayon : Parenté(s) Liberscol Page 15

16 Motif(s) de sortie(s) Liberscol Page 16

17 Enseignants Enseignants En appuyant sur le crayon, vous pouvez effectuer des rapprochements entre la personne récupérée d EDT et une personne déjà présente dans Liberscol (de la fusion) Personnels Vous récupérez dans cette partie le personnel administratif et vous pouvez choisir le rôle que la personne aura sur l ENT Liberscol. Liberscol Page 17

18 Niveaux scolaires Cette fenêtre permet de récupérer : - Les matières - Les salles - Les niveaux scolaires - Les classes - Les groupes Matières Salles Liberscol Page 18

19 Niveaux scolaires Classes Liberscol Page 19

20 Groupes Attention de bien faire le rattachement de groupes et de vérifier que les groupes rattachés sont les bons. Si l association n est pas la bonne, cliquez sur le crayon. Un problème d association de groupe peut mélanger les compositions de vos groupes! Liberscol Page 20

21 Elèves Descriptif : Dans la prévisualisation, nous affichons exactement les données présentes dans votre export EDT. Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons sont présents dans EDT. - Trouvés dans Liberscol o Personne présente dans EDT et retrouvé dans Liberscol - Non trouvés dans Liberscol o Personne présente dans EDT et non trouvé dans Liberscol - Verrouillés o Personne présente dans EDT et trouvé dans Liberscol avec le même identifiant EDT qu à l intégration précédente. - Homonymes o Personne présente dans EDT avec le même nom, le même prénom mais une adresse ou date de naissance différente. Ils sont décochés par défaut, pensez à les cocher pour les créer en vérifiant que ce ne sont pas des doublons - Doublons (ATTENTION cela signifie que 2 fiches ou plus ont été créé pour la même personne) o Personne présente dans EDT avec le même nom, le même prénom, même adresse, même date de naissance avec un élément qui change (accent, tiret, adresse) o Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons sont présents dans SCONET ou EDT donc pas d intégration dans Liberscol. - Tenir compte des élèves sortis : o Lors d une première intégration (création de Liberscol), si la case n est pas cochée les élèves qui ont une date de sortie ne seront pas créés dans la base. o Lors d une modification, si la case est cochée il met à jour les élèves qui ont une date de sortie. Ils sont ainsi désactivés de Liberscol. Liberscol Page 21

22 - Désactiver les parents des élèves sortis o Quand la case est cochée, cela désactive automatiquement les parents des élèves sortis. Pour les élèves non trouvés dans Liberscol, vous pouvez réaliser la fusion manuellement entre Liberscol et EDT. Il faut cliquer sur le crayon en dessous du nom de la personne Vous pouvez vérifier dans la liste que la personne n est pas présente dans Liberscol Liberscol Page 22

23 Responsables Vous pouvez choisir de mettre à jour tout le monde ou quelque personne choisi grâce à la colonne mise à jour (maj) Si vous avez ce message ci-dessus, cela signifie que des comptes ont été créés deux fois sur EDT. Corrigez cela sur votre logiciel d emploi du temps puis recommencez un dépôt de fichier. Descriptif : Dans la prévisualisation, nous affichons exactement les données présentes dans votre export EDT. Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons sont présents dans EDT ou Sconet donc pas d intégration dans Liberscol. - Trouvés dans Liberscol o Personne présente dans EDT et retrouvé dans Liberscol - Non trouvés dans Liberscol o Personne présente dans EDT et non trouvé dans Liberscol - Verrouillés Liberscol Page 23

24 o - Homonymes o Personne présente dans EDT et trouvé dans Liberscol avec le même identifiant EDT qu à l intégration précédente. Personne présente dans EDT avec le même nom, le même prénom mais une adresse ou date de naissance différente. - Doublons (ATTENTION cela signifie que 2 fiches ou plus ont été créé pour la même personne) o o Personne présente dans EDT avec le même nom, le même prénom, même adresse, même date de naissance avec un élément qui change (accent, tiret, adresse). Si vous avez des doublons, cela signifie que les doublons sont présents dans SCONET/EDT donc pas d intégration dans Liberscol. Relations Descriptif - Ne prendre en compte que les R1, R2 : ce filtre va permettre de ne créer sur votre base que les responsables 1 et 2 - Désactiver les parents d anciens élèves Liberscol Page 24

25 Emplois du temps Vous visualisez l emploi du temps enseignant par enseignant et semaine par semaine. En survolant, le numéro de la semaine vous aurez les informations sur le nom du 1 er jour de la semaine. Les semaines de vacances apparaissent dans une couleur différente (ici semaine 43 et 44 par exemple). La semaine que vous avez sélectionnée apparait en rouge. Les couleurs sont les couleurs récupérées d EDT. Attention, vous devez choisir la date d application de vos modifications à côté du nom de l enseignant. Liberscol Page 25

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27 Absences Enseignants Les absences Enseignants intégrés dans EDT sont récupérées dans Liberscol. Classes La récupération des absences classes sera disponible pour le 1 er trimestre Fichier de log Pour accéder aux fichiers de logs, vous pouvez cliquer sur Cela vous ouvre cette fenêtre Liberscol Page 27

28 Cette fenêtre vous permet de savoir : - Qui a déposé un fichier - Quand le fichier a été déposé - Les parties qui ont été mises à jour Liberscol Page 28

29 Suppression des doublons responsables Causes des doublons responsables : Plusieurs responsables identiques peuvent avoir été saisis malencontreusement à cause des frères et sœurs déjà présents dans la base élèves. L importation en cours d année de fiches élèves d un établissement à un autre, importe le responsable rattaché à cet élève, et crée un doublon si un frère ou une sœur existe déjà dans l établissement. L importation des fiches issues de l affectation en juin crée également des doublons si des frères et sœurs existent déjà dans l établissement. Pourquoi les supprimer et quand? Il est primordial de les supprimer car ils posent des problèmes dans : les applications comme : GFE, Notes, Bourses, les ENT (multiplication des comptes responsables) L idéal est de contrôler régulièrement sa base élève particulièrement lorsque l on ajoute un nouvel arrivant. A chaque fois que l on importe des fiches issues de l affectation, la base devrait être contrôlée ensuite. Avant le basculement de la base Elève par le Rectorat (période de mai) afin d éviter de reproduire les doublons sur l année en préparation, un contrôle devrait également être effectué. Procédure à suivre dans Siècle Le premier nom de doublon responsable s affiche dans le menu déroulant, cliquer sur Afficher pour avoir plus de renseignements sur ces fiches. Liberscol Page 29

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31 La fonction de gestion des doublons de Sconet n'identifie pas automatiquement en tant que doublons une différence d'accent ou de trait d'union. Une fois que vous avez repéré la fiche responsable en doublon à supprimer, vous pouvez indiquer : la fiche qui doit disparaître avec le bouton radio Responsable à supprimer. le bouton radio Remplacé par indiquera le rattachement de l élève à l autre responsable (celui que l on garde) en gardant la qualité initiale du responsable supprimé (ex : légal 1, correspondant). Remarque : N hésitez pas à contrôler les fiches des élèves concernés après avoir corrigé les doublons si vous avez un doute. Suppression des doublons non repérés par Sconet/Siècle Pour les doublons responsables détectés par Liberscol mais pas par Sconet / Siècle à cause d une différence d accent ou d un trait d union : Après avoir fait un nouvel import et avoir nettoyé les doublons détectés par Sconet. Dans Sconet, dans le menu de droite cliquer sur : «Fiche élève» «Recherche et MAJ» Liberscol Page 31

32 Remplir le nom de responsable et lancer la recherche. Sélectionner le bon élève lié au responsable. Cliquer sur l onglet : «Responsables» Cliquer sur le crayon au-dessus du responsable à modifier, corrigé le nom pour qu il soit détecté par Sconet. Reprendre la procédure de traitement des doublons dans Sconet. Liberscol Page 32

33 Le Guide d utilisation LIBERSCOL Ce guide regroupe l ensemble des modules de Liberscol. Cela permettra à chaque utilisateur de comprendre le fonctionnement du logiciel. Ce guide est un support d autoformation qui est constitué de captures d écran, d exemples. Dans Liberscol, module AIDE >> Rubrique FAQ La rubrique Foire Aux Questions vous permet d accéder à l ensemble des questions posées sur Liberscol. Cette rubrique complète ce guide utilisateur grâce aux questions les plus fréquemment posées à notre support. Elle est mise à jour régulièrement. >> Vidéo Cette rubrique vous permet d accéder au tutoriel de Liberscol au format vidéo. >> Guide Accès l ensemble des guides utilisateurs. Ces guides décrivent chaque module de Liberscol. Accès au support Vous pouvez accéder au support de Liberscol par différent biais : - Par mail à supportent@tetra-info.com - Sur la gestion de ticket si vous êtes enregistré : - Par téléphone au Liberscol Page 33