ASSISTANTE PROTOCOLE / SECRETAIRE CABINET

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1 Direction des Ressources humaines mise à jour mars 2014 SECRETAIRE DE DIRECTION H ASSISTANTE PROTOCOLE / SECRETAIRE CABINET POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE Service : Cabinet du Président Poste de rattachement hiérarchique : Directrice du Cabinet du Président Localisation : Hôtel du Département Valence Mission du Cabinet du Président : MISSIONS Assurer la coordination entre le Président, l Exécutif, les élus, les services et l ensemble des interlocuteurs du Président du Conseil général. RAISON D ETRE DU POSTE Assistance protocole au Chef du Cabinet, secrétariat polyvalent du Cabinet. Concourir à l ensemble des missions du Cabinet du Président LE DÉPARTEMENT DE LA DROME HÔTEL DU DÉPARTEMENT, 26 AVENUE DU PRÉSIDENT-HERRIOT, VALENCE CEDEX 9 TÉL :

2 RELATIONS DE TRAVAIL Relations internes au service : avec le Chef du Cabinet pour un travail en collaboration étroite et impérative, auquel il/elle rend compte de son travail, avec le Conseiller en charge de la préparation des vœux du Président avec la directrice du Cabinet du Président, les Conseillers, les secrétaires et les autres personnels du Cabinet, pour un travail collectif en complémentarité Relations internes au Conseil Général : avec assistantes de direction pour la préparation de manifestations et fichiers liés aux invitations avec le service communication pour la préparation de manifestations et fichiers avec le service reprographie pour l édition de documents avec le service courrier pour le fonctionnement de Kolok avec les secrétaires des élus pour la planification des manifestations Relations externes : avec les organisateurs de manifestations (collectivités locales, associations, entreprises) avec la Préfecture (agenda, protocole) 2/5

3 ACTIVITES CONSTITUTIVES DU POSTE Tâches principales : Assistance protocole - Gestion du fichier (veille et tenue) : Excel, Kolok - Manifestations : élaboration de listings, élaboration de cartons d invitation, création de fichiers d invités, publipostage, gestion des envois et des réponses - Vœux du Président (préparation du fichier, gestion des envois et des retours) - Veille d information presse quotidienne pour mise à jour du fichier Kolok Secrétariat polyvalent du Cabinet - Accueil téléphonique, filtrage des communications téléphoniques - Elaboration de tableaux - Tâches matérielles (téléphone, frappe courriers, mise à jour, mise sous pli, classement) - Rédaction de notes et courriers courants (interventions, suivi de rendez-vous ) Tâches secondaires : permanence de secrétariat pour le Président en l absence de son assistante. 3/5

4 COMPETENCES NECESSAIRES POUR OCCUPER LE POSTE Maîtriser les outils de traitement de texte, gestion de fichier et tableur Capacités d analyse Élaborer, mettre en forme et éditer des documents Maîtriser parfaitement l orthographe et la grammaire et rédiger en forme simple Hiérarchiser l urgence des demandes. S adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques. Communiquer avec divers interlocuteurs et répondre à des sollicitations variées. Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations. Recevoir, filtrer, orienter et transmettre des communications téléphoniques. Prendre et restituer précisément des messages Organiser et gérer un classement. Organiser son travail. Connaître les activités, l organisation et le fonctionnement du Cabinet du Président et du secrétariat des élus. Connaître les circuits de prise de décision et les principales procédures mises en place. Culture générale QUALITES REQUISES Précision, rigueur, soin Discernement Qualités relationnelles, sens du contact Aspiration et capacité au travail en équipe. Capacité d initiative. Curiosité, esprit alerte 4/5

5 FORMATION ET EXPERIENCE Formation initiale préconisée - Niveau Bac +2 ou acquis de l expérience - Techniques de secrétariat ou communication Parcours professionnel et expérience souhaitables - Assistant(e) de direction, assistant(e) de direction, protocole Difficultés et contraintes : CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIEES AU POSTE - Obligation de s adapter à des sollicitations diverses et nombreuses - Obligation de s organiser entre collègues pour assurer une permanence de secrétariat CONDITIONS D ACCES AU POSTE Par voie de recrutement : OUI Par voie de mobilité interne : Oui. Grades préférentiels de la F.P.T. (cadre d emplois, grade pertinent pour obtenir le poste) : B ou C, ou contractuel 5/5