e.magnus gestion financière 2009 FICHE PRATIQUE La normalisation des tiers

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1 e.magnus gestion financière 2009 FICHE PRATIQUE La normalisation des tiers Introduction Dans le cadre de l'utilisation du PES, des options de contrôle et de vérification des tiers ont été mises en place dans votre application e.magnus gestion financière 2009, afin de transmettre à votre trésorerie un fichier conforme avec ce protocole et ne présentant pas d'anomalie bloquante. Ces options sont accessibles depuis le bureau Données et Maintenance bloc Maintenance rubrique Normalisation Tiers PES : Pour plus d'informations sur l'application du PES dans votre logiciel, pensez à consulter le Guide de la dématérialisation, disponible depuis le bureau d'accueil d'e.magnus gestion financière 2009, en cliquant sur le lien Guides. Table des matières Introduction 1 Le contrôle de cohérence des tiers 2 Assistant de classification des tiers 4 Mise en forme des noms/prénoms des tiers 7 Remplissage automatique de la référence stable 8 Mise à jour BIC + Calcul IBAN 9 Copyright Novembre 2012 Berger-Levrault /9

2 Le contrôle de cohérence des tiers La mise en place du PES (Protocole d'echange Standard) dans e.magnus gestion financière 2009 nécessite de renseigner des informations supplémentaires au niveau de la fiche des tiers. L'option de Contrôle de cohérence des Tiers permet d'effectuer un contrôle sur la cohérence des informations saisies sur la fiche des tiers, afin de mettre en évidence des champs en anomalie, comme par exemple : l'absence du prénom pour les personnes physiques, l'absence de la civilité ou de la nature juridique, l'absence du code postal et de la ville... bureau Données et Maintenance bloc Maintenance rubrique Normalisation Tiers PES option Contrôle de cohérence des Tiers Description de l'écran Cet écran vous permet de traiter l'ensemble des tiers enregistrés dans votre base de données. Si vous souhaitez réduire la liste des tiers affichés à l'écran, vous pouvez : renseigner les zones Du Tiers... au... cocher la case Uniquement les non conformes (en cochant cette case, les tiers ne présentant aucune anomalie ne figureront pas dans la liste). Chaque tiers est marqué d'un indicateur de couleur (dans la colonne de gauche). La couleur de cet indicateur varie en fonction de la conformité des informations saisies. Couleur de Conforme? Anomalies l'indicateur vert oui jaune non absence du n SIRET, du prénom et/ou de l'iban rouge non absence du code alias, du nom, du code postal et de la ville et/ou de la nature juridique incohérence entre le type de tiers, la civilité et la nature juridique saisis La signification de chaque couleur figure également en bas de votre écran. Copyright Novembre 2012 Berger-Levrault /9

3 Il faut donc que l'indicateur soit vert pour chaque tiers pour être en conformité avec le PES. Afin de faciliter la mise en conformité de l'ensemble des tiers enregistrés, pensez à utiliser également les autres options de normalisation des tiers : l'assistant de classification des tiers ; la mise en forme des nom/prénom des tiers ; le calcul automatique de l'iban (option Mise à jour BIC + Calcul IBAN). L'entête de la liste vous offre différentes possibilités de tri. Dans l'intitulé des colonnes, utilisez les flèches afin de mettre en place un tri croissant ou décroissant (vous pouvez par exemple trier les noms par ordre alphabétique). Une flèche dirigée vers le haut indique un tri ascendant, une flèche dirigée vers le bas indique un tri descendant ; la double flèche indique qu'aucun tri n'est mis en place. Mettre en conformité des tiers Pour chaque tiers, les zones en jaune vous indiquent les informations à compléter. Après les avoir renseignées pour un tiers, l'indicateur passe alors au vert. Pour l'exemple ci dessous, vous devez compléter la ville : Une fois renseignée, l'indicateur de ce tiers passe au vert : Certaines des informations manquantes ou erronées peuvent être corrigées directement depuis la liste affichée à l'écran : le type de tiers, la civilité et la nature juridique peuvent être sélectionnés dans les listes déroulantes ; pour une personne physique, les nom et prénom sont obligatoires, et doivent être saisis dans 2 zones distinctes. Si le nom et le prénom ont été enregistrés dans une même zone, cliquez sur le bouton afin de les séparer, et d'alimenter ainsi la zone Prénom. Par exemple : Vous pouvez également saisir directement le prénom dans la zone correspondante. D'autres informations ne peuvent en revanche être complétées que sur la fiche du tiers (comme le n de compte). Dans ce cas : cliquez sur le bouton complétez les informations manquantes, pour accéder à la fiche du tiers correspondant, puis cliquez sur le bouton pour enregistrer votre saisie, et sur le bouton pour revenir à l'écran de contrôle des tiers. Pour quitter l'option de contrôle de cohérence des tiers en enregistrant votre saisie, cliquez simplement sur le bouton. Copyright Novembre 2012 Berger-Levrault /9

4 Assistant de classification des tiers Dans le cadre de l'utilisation du PES, la zone Nature juridique doit être renseignée sur la fiche de chaque tiers. Cette option vous permet d'affecter de manière simple et rapide la nature juridique pour chacun de vos tiers. bureau Données et Maintenance bloc Maintenance rubrique Normalisation Tiers PES option Assistant de classification des Tiers Le glossaire Dans le tableau de gauche figure une liste d'expressions (dans la colonne Mot clef) susceptibles d'être utilisées dans la désignation des Tiers. Une Nature juridique est affectée par défaut à chacune de ces expressions. Pour créer, modifier ou supprimer un des termes du glossaire, c'est à dire un des mots clefs, cliquez sur le bouton Ouvrir le glossaire. Vous pouvez également accéder au glossaire depuis le bureau Données et Maintenance bloc Maintenance rubrique Normalisation Tiers PES option Glossaire pour l'assistant de classification des Tiers. Copyright Novembre 2012 Berger-Levrault /9

5 Pour créer un nouveau terme de glossaire : Cliquez sur le bouton, et saisissez ce terme dans la zone Mot clef ou Expression. Dans cette zone, vous pouvez utiliser des caractères de substitution : utilisez le caractère? pour remplacer un caractère, ou le caractère * pour en remplacer un ou plusieurs. Par exemple, le terme de glossaire SOC* vous permettra de rechercher tous les mots, dans la désignation des tiers, commençant par SOC Indiquez la Nature juridique par défaut pour ce terme du glossaire (dans l'option d'assistant de classification des tiers, c'est cette nature juridique qui sera affectée aux tiers contenant dans leur désignation le terme du glossaire créé). Cochez la case Sigle, ainsi ce terme sera également recherché avec des points de séparation (par exemple CCAS et C.C.A.S.). La Priorité vous permet de définir l'ordre d'apparition des termes dans la liste. Cliquez sur le bouton pour enregistrer votre saisie. La modification d'un mot clef se fait en saisie directe dans la liste. Pour supprimer un terme, sélectionnez le dans la liste, puis cliquez sur le bouton. Affecter les natures juridiques Pour traiter les termes du glossaire dans l'ordre où ils sont présentés, cliquez sur le bouton Démarrer (début de liste) ; la liste des tiers dont la désignation contient le premier terme de la liste des mots clés s'affiche à droite. Vous pouvez également choisir le mot clef à traiter en double cliquant dessus. Copyright Novembre 2012 Berger-Levrault /9

6 Par défaut, les tiers pour lesquels la nature juridique n'est pas renseignée sont sélectionnés (il y a un "X" dans la colonne Choisi). Pour modifier les tiers choisis : cliquez sur le bouton Sélectionner tout pour tous les choisir ; cliquez sur le bouton Désélectionner tout pour n'en choisir aucun ; cliquez sur le bouton Inverser la sélection pour sélectionner les tiers qui ne le sont pas, et désélectionner les tiers qui le sont ; double cliquez sur un tiers pour l'ajouter à la sélection. La zone Choix de la nature juridique vous rappelle la nature juridique qui sera attribuée par défaut ; vous avez la possibilité de la modifier en en sélectionnant une autre dans la liste déroulante. Cliquez sur le bouton Appliquer pour effectuer le traitement. La nature juridique choisie est attribuée aux tiers précédemment sélectionnés : Cliquez sur le bouton Mot clef suivant pour traiter le terme suivant dans le glossaire, et reprenez les manipulations décrites ci dessus. Copyright Novembre 2012 Berger-Levrault /9

7 Mise en forme des noms/prénoms des tiers Dans le cadre de la liaison PES, le nom et le prénom doivent être renseignés dans 2 champs distincts. Cette option permet donc de les séparer, afin d'alimenter correctement les 2 champs pour la liaison PES. bureau Données et Maintenance bloc Maintenance rubrique Normalisation Tiers PES option Mise en forme des Noms/Prénom des Tiers Tous les tiers présents dans votre base de données figurent à l'écran. Utilisez les zones Du Tiers... au... si vous souhaitez réduire la liste affichée. La liste des tiers se présente sur 2 colonnes : la colonne Nom, et la colonne Prénom. Dans l'intitulé des colonnes, cliquez sur la flèche pour trier les informations. Une flèche dirigée vers le haut indique un tri ascendant, une flèche dirigée vers le bas indique un tri descendant ; la double flèche indique qu'aucun tri n'est mis en place. Pour séparer le nom du prénom, cliquez simplement sur la ligne à traiter, puis sur le bouton Déplacer vers prénom, afin de séparer le nom et le prénom figurant dans la colonne Nom, et ainsi d'alimenter la colonne Prénom. Dans ce cas, c'est le logiciel qui effectue la séparation entre le nom et le prénom. Vous pouvez également sélectionner dans la colonne Nom ce qui doit être transféré dans la colonne Prénom. La séparation effectuée par l'application part du principe que le nom précède le prénom. Les particules Du, Del, Le, De La... sont considérées comme faisant partie du nom. Les différentes zones de cet écran sont librement modifiables par l'utilisateur. Vous pouvez ainsi par exemple saisir directement le prénom dans la colonne correspondante. Copyright Novembre 2012 Berger-Levrault /9

8 Remplissage automatique de la référence stable Cette option permet, pour l'ensemble des tiers ayant un N de SIRET, de recopier automatiquement ce numéro dans la zone Référence stable (lorsque celle ci est vide). bureau Données et Maintenance bloc Maintenance rubrique Normalisation Tiers PES option Remplissage automatique de la référence stable Depuis le bureau Données et Maintenance, cliquez simplement sur l'option Remplissage automatique de la référence stable pour lancer le traitement. Un message vous demande de confirmer l'action ; cliquez sur Oui. Copyright Novembre 2012 Berger-Levrault /9

9 Mise à jour BIC + Calcul IBAN Cette option permet de calculer et de mettre à jour les codes IBAN sur les fiches des tiers. Pour rappel, ces données sont obligatoires dans le cadre de loi SEPA. bureau Données et Maintenance bloc Maintenance rubrique Normalisation Tiers PES option Mise à jour BIC + Calcul IBAN Pour mettre à jour les codes IBAN sur toutes les fiches des tiers, cliquez sur le bouton Lancer la mise à jour. Pour que le code IBAN soit calculé, il faut que le code banque, le code guichet et le numéro de compte soient renseignés sur la fiche du tiers. Dans le cas contraire, le traitement n'aura pas lieu. Dans le cas d'une banque étrangère, le code IBAN devra être saisi manuellement. Une fois le traitement terminé, toujours sur le même écran, vous disposez de 2 éditions de contrôle afin de visualiser les anomalies : concernant les codes BIC sur les fiches des banques (bouton Liste des banques sans BIC), concernant les codes IBAN sur les fiches des tiers (bouton Liste des IBAN incorrects). Copyright Novembre 2012 Berger-Levrault /9