LE NOUVEL OUTIL DE SOLUTIONS EN LIGNE DHL e-billing

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1 DHL Express (Suisse) SA LE NOUVEL OUTIL DE SOLUTIONS EN LIGNE DHL e-billing Invitez la qualité Express État : 01/2011

2 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 1.1 Contenu 1.2 Qu'est-ce que DHL e-billing? 1.3 Les avantages en un coup d'oeil 4 Liens utiles Contenu 1 Introduction Contenu Qu'est-ce que DHL e-billing? Les avantages en un coup d'oeil 4 2 Premiers pas Enregistrement Notification 11/12 3 Utilisation d'e-billing Portail des clients e-billing Bordereau d'expédition 19/ Demandes / réclamations 21 4 Liens utiles 22 2

3 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles 1.1 Contenu 1.2 Qu'est-ce que DHL e-billing? 1.3 Les avantages en un coup d'oeil Le service e-billing est une solution en ligne spécialement créé pour les clients de DHL Express qui utilisent notre expédition express internationale et qui aimeraient consulter leurs factures sous forme électronique. Le service e-billing vous propose : Un accès plus rapide et plus confortable à vos factures Dès maintenant, vous pouvez recevoir vos factures en tout confort sous forme électronique via et/ou les télécharger depuis le portail des clients e-billing Vous avez la vue d'ensemble complète de toutes les factures reçues pour les numéros de client enregistrés chez DHL Express. Le service sauvegarde non seulement toutes vos factures en ligne (accès max. 12 mois), mais vous permet également de les télécharger dans différents formats et cela aussi souvent que vous le souhaitez. Un envoi plus écologique de vos factures Une transaction sans papier est désormais possible Vous n'avez plus besoin d'ouvrir et de jeter des enveloppes 3

4 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles 1.1 Contenu 1.2 Qu'est-ce que DHL e-billing? Découvrez les avantages de DHL e-billing! e-billing est gratuit 1.3 Les avantages en un coup d'oeil L'inscription se fait par Internet. Aucun logiciel supplémentaire n'est requis! Transaction sans papier Après la création d'une facture e-billing, vous recevez un auquel la facture est annexée au format PDF. L' contient en outre un lien au portail des clients e-billing. La facture peut donc aussi être vérifiée en ligne. Un grand nombre de formats Les factures e-billing peuvent être téléchargées dans différents formats. Les formats suivants sont à votre disposition pour le téléchargement : CSV (pour l'importation dans un programme de tableur, tel qu'excel), PDF (idéal pour imprimer ou envoyer comme fichier joint) ou XML. Archives en ligne Les factures e-billing restent disponibles en ligne pendant 12 mois et peuvent être imprimées à tout moment. Lien direct vers le bordereau d'expédition En cliquant sur le numéro de bordereau d'expédition sur la facture, le bordereau d'expédition est affiché directement. Saisie en ligne de réclamations concernant des factures Vous pouvez directement saisir et envoyer en ligne les réclamations concernant les factures. 4

5 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles 2.1 Enregistrement 2.2 Notification Sur les pages suivantes, vous verrez à quel point l'inscription à DHL e-billing est facile Première étape : Accès à DHL e-billing Allez ici pour la première inscription 5

6 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles 2.1 Enregistrement 2.2 Notification Deuxième étape : inscription simple et rapide Saisissez vos données de client dans les champs. Il est important de saisir une adresse valable. Pour terminer l'inscription, il est nécessaire d'accepter les conditions générales de DHL Express. Après avoir saisi vos données, cliquez sur «Sauvegarder» afin de terminer l'inscription. Inscrivez-vous ici 6

7 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles 2.1 Enregistrement 2.2 Notification Troisième étape : confirmation de l'inscription enregistrer des numéro de client supplémentaires Après la saisie complète de vos données, vous recevez la confirmation que votre demande sera traitée. Si aucun numéro de client DHL ne doit plus être enregistré, cliquez sur «OK». 7

8 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles 2.1 Enregistrement 2.2 Notification Quatrième étape : confirmation de l'inscription Une information de confirmation apparaît ensuite. Vous recevrez aussi bientôt un qui contient le lien vers le portail des clients e-billing et les données de connexion avec un mot de passe provisoire. Voici l' 8

9 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles 2.1 Enregistrement 2.2 Notification Enregistrement de numéros de client supplémentaires À l'aide de la sélection «enregistrer un numéro de client supplémentaire», vous pouvez enregistrer des numéros de client supplémentaires pour participer au service e-billing à l'aide des mêmes données de connexion. Pour chaque numéro de client enregistré, un sera envoyé à l'adresse indiquée. 9

10 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles 2.1 Enregistrement 2.2 Notification Attention - le double enregistrement n'est pas possible! Il n'est pas possible d'effectuer un deuxième enregistrement avec des données à 100% identiques. Un message d'erreur apparaît sous le champs de sauvegarder. 10

11 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles 2.1 Enregistrement 2.2 Notification Votre première notification Dès qu'une nouvelle facture est créée après l'inscription, vous serez informé par . La nouvelle facture est annexée en format PDF et peut être ouverte immédiatement. Vous pouvez également effectuer le traitement de la facture dans le portail des clients e-billing à l'aide des liens dans l' . Vous pouvez également y consulter vos factures par téléchargement dans d'autres formats de données. 11

12 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles 2.1 Enregistrement 2.2 Notification Possibilités de notification automatique Vous avez le choix entre: E-Invoicing Push (par default) Pour chaque nouvelle facture émise, vous recevez une notification par avec la facture correspondante au format PDF en annexe. E-Invoicing Pull (sur demande) Pour chaque nouvelle facture émise, vous recevez seulement un avec le lien vers le portail des clients e-billing sans annexe. Vous pouvez alors télécharger la facture en différents formats sur le portail des clients e-billing. La signature numérique de chaque facture peut être sélectionnée pour le téléchargement aussi souvent que souhaité en tant que «rapport de vérification». E-Invoicing with CSV File + PDF (sur demande) Pour chaque nouvelle facture émise, vous recevez une notification par avec la facture correspondante au format PDF + Le fichier CSV correspondant en annexe. Remarque : Si vous souhaitez modifier ce réglage, veuillez envoyer un à e-billing.support.ch@dhl.com. 12

13 1 Introduction 3 Utilisation de DHL e-billing 2 Premiers pas 4 Liens utiles 3.1 Portail des clients e-billing Le portail des clients e-billing 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations Après la connexion sur la page d'accueil e-billing, la vue de bureau pour les clients enregistrés apparaît. En cliquant sur «Affichage», vous obtenez une vue d'ensemble des nouvelles factures mises à votre disposition. Sous «Messages», les informations actuelles sur DHL Express sont affichées. Vous obtenez ici une vue d'ensemble de vos factures 13

14 1 Introduction 3 Utilisation de DHL e-billing 2 Premiers pas 4 Liens utiles 3.1 Portail des clients e-billing Un affichage clair des factures 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations Dans le portail des clients e-billing, vos factures sont énumérées de manière claire avec indication de leur état respectif (lu / non lu). Il vous suffit de cliquer sur un numéro de facture pour que la facture et son état soient affichés sur l'écran. Cliquez ici pour la vue PDF de la facture 14

15 2 Premiers pas 4 Liens utiles 1 Introduction 3 Utilisation de DHL e-billing 3.1 Portail des clients e-billing Affichage d'une facture 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations Toutes les factures sont affichées sous cette forme. La première page contient toujours un résumé de toutes les positions individuelles facturées. Sur les pages suivantes, les positions individuelles sont énumérées. L'ordre de classement préétabli des positions individuelles correspond à la structure des anciennes factures sur papier. 15

16 1 Introduction 3 Utilisation de DHL e-billing 2 Premiers pas 4 Liens utiles 3.1 Portail des clients e-billing 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations Téléchargement de différents formats de fichiers Vous avez la possibilité de télécharger vos factures en différents formats de fichiers par le portail des clients e-billing. Sélectionnez tout simplement le format souhaité et cliquez sur «télécharger». Vous pouvez effectuer directement d'autres tris, p. ex. après le téléchargement dans Excel. 16

17 1 Introduction 3 Utilisation de DHL e-billing 2 Premiers pas 4 Liens utiles 3.1 Portail des clients e-billing Fonction de recherche en ligne 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations Sur le portail des clients e-billing, vous avez également la possibilité de rechercher des factures déterminées. Saisissez tout simplement vos critères de recherche et cliquez sur «Rechercher». 17

18 1 Introduction 3 Utilisation de DHL e-billing 2 Premiers pas 4 Liens utiles 3.1 Portail des clients e-billing 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations Modifier mon profil Sous «mon profil», vous pouvez modifier la langue et votre mot de passe à tout moment. Attention cela n affect que la langue du site e-billing portail et n a aucun effet sur la langue de vos factures! Vous avez en outre la possibilité d'ajouter des utilisateurs supplémentaires pour le traitement des factures pour les numéros de client DHL qui y sont énumérés sous «Mes comptes». 18

19 1 Introduction 3 Utilisation de DHL e-billing 2 Premiers pas 4 Liens utiles 3.1 Portail des clients e-billing 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations Afficher et télécharger le bordereau d'expédition Après l'ouverture de la facture dans le portail e-billing, vous êtes automatiquement transféré vers le bordereau d'expédition dans le portail des clients e-billing pour le téléchargement des documents d'expédition existants pour cette expédition (bordereau d'expédition, facture pro forma) en cliquant sur le numéro d'expédition bleu. Il vous suffit alors de cliquer sur le champ «Download AWB» pour télécharger le bordereau d'expédition. Voici à quoi ressemble le bordereau d'expédition 19

20 1 Introduction 3 Utilisation de DHL e-billing 2 Premiers pas 4 Liens utiles 3.1 Portail des clients e-billing Bordereau d'expédition non disponible 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations Il peut arriver que certains bordereaux d expédition ne soient pas encore disponibles. Dans ces cas, vous pouvez demander le bordereau d'expédition auprès de DHL Express en cliquant sur le champ «Demande». Vous recevez alors directement l'information qu'une demande séparée a été générée pour vous pour être traitée par DHL Express (le numéro de réclamation est un numéro de référence interne à e-billing). 20

21 1 Introduction 3 Utilisation de DHL e-billing 2 Premiers pas 4 Liens utiles 3.1 Portail des clients e-billing Réclamations et demandes 3.2 Bordereau d'expédition 3.3 Demandes / réclamations Si vous souhaitez contester des positions individuelles de la facture actuellement ouverte ou si vous avez des questions concernant une expédition, vous pouvez utiliser le portail des clients e-billing en tout confort à cette fin. Veuillez toujours indiquer le numéro d'expédition correspondant dans la boîte de message réclamation et sélectionnez le motif de l'erreur correspondant dans la liste de sélection «Code». 21

22 1 Introduction 2 Premiers pas 3 Utilisation de DHL e-billing 4 Liens utiles DHL e-billing Questions fréquentes Lien : DHL e-billing Support Center Adresse e-billing.support.ch@dhl.com Votre contact téléphonique pour les questions concernant l'expédition express internationale Service clients DHL Express * * CHF 0.08 par minute entamée Le tarif mentionné vaut pour les appels depuis un téléphone fixe en Suisse. Pour les appels depuis un téléphone portable, des frais supplémentaires peuvent être facturés en fonction du fournisseur et de l'abonnement. 22