Vérification extérieure des comptes pour l exercice : plan de travail stratégique

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1 ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE COMMISSION DE VERIFICATION DES COMPTES DU CONSEIL EXECUTIF Septième réunion Point 2.2 de l ordre du jour provisoire EBAC7/3 30 décembre 2002 Vérification extérieure des comptes pour l exercice : plan de travail stratégique Rapport du Commissaire aux Comptes 1. Le Commissaire aux Comptes a le plaisir de présenter à la Commission de Vérification des Comptes du Conseil exécutif les éléments saillants du plan de travail stratégique pour la vérification extérieure des comptes de l exercice Le Contrôleur général de la République d Afrique du Sud a été nommé Commissaire aux Comptes de l OMS pour les exercices et La vérification des comptes est effectuée conformément à l article XIV du Règlement financier de l OMS et au mandat additionnel pour la vérification extérieure des comptes, qui fait l objet de l appendice audit Règlement. 3. A sa sixième réunion, la Commission de Vérification des Comptes était saisie du rapport du Commissaire aux Comptes sur les opérations financières de l OMS pour l exercice Le débat auquel le rapport a donné lieu a mis en relief plusieurs questions que la Commission souhaitait voir examinées dans le cadre du plan de travail stratégique du Commissaire aux Comptes pour l exercice en cours. Le présent document a pour but d informer la Commission des plans généraux et de l orientation stratégique des travaux de vérification extérieure pour l exercice , notamment des domaines d optimisation à aborder. Il constitue d autre part la base de toutes les autres propositions que la Commission pourrait formuler concernant les plans de vérification extérieure pour l exercice en cours. APPROCHE GLOBALE DE LA VERIFICATION DES COMPTES POUR L EXERCICE L approche globale qui sera suivie pour le travail de vérification extérieure des comptes pour l exercice intégrera des contrôles financiers, des contrôles de conformité ainsi que des études d optimisation. La vérification informatique fera en outre partie intégrante du processus et viendra appuyer notamment les contrôles financiers et de conformité au moyen de vérifications des contrôles généraux et pratiques, selon que de besoin, ainsi que de la performance des techniques de vérification des comptes assistée par ordinateur. 5. Une approche fondée sur le risque sera adoptée pour les contrôles financiers et de conformité associés à la vérification des comptes. C est ainsi que les risques potentiels ont été évalués au cours de la phase de planification stratégique de la vérification et que cette évaluation se poursuivra pendant le

2 travail de vérification. L étendue des contrôles à effectuer dépendra du niveau de risque observé et du degré de fiabilité attribué aux contrôles internes. 6. L Organisation ayant l intention de remplacer le système d appui informationnel administratif et financier, il ne semble pas utile de procéder pour l instant à d autres vérifications approfondies des contrôles généraux et pratiques applicables à ce système ; une approche de fond ou axée sur les transactions sera donc là aussi adoptée. Moyennant un processus indépendant de révision de la vérification du développement des systèmes, des éléments constructifs seront fournis, le cas échéant, au sujet des impératifs du nouveau système en matière de vérification des comptes et de contrôle. 7. Un rang de priorité élevé est accordé à l optimisation des ressources par le processus de vérification extérieure des comptes. A cet égard, on a dégagé certains domaines où il serait à la fois utile et rentable que la vérification extérieure procède à des études susceptibles d optimiser les ressources. Toutefois, les domaines dans lesquels la vérification extérieure des comptes peut apporter une contribution utile à l Organisation seront examinés tout au long de l exercice compte tenu des faits nouveaux dans l Organisation, des priorités des parties prenantes, ainsi que des tendances et des meilleures pratiques au niveau international. 8. La vérification est effectuée conformément aux normes communes de vérification des comptes du Groupe de vérificateurs externes de l Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l Agence internationale de l Energie atomique. ACTIVITES DE VERIFICATION DES COMPTES POUR L EXERCICE Phase de planification stratégique 9. La phase de planification stratégique de la vérification est en grande partie achevée, et la soumission du présent rapport à la Commission de Vérification des Comptes en constitue l étape finale. Plusieurs décisions stratégiques ont été prises au sujet de l orientation et de la cible de la vérification, qui s inspirent pour beaucoup de l expérience des vérifications antérieures et du savoir de l Organisation. De plus, il a été tenu compte des observations faites par les membres de la Commission de Vérification des Comptes à sa sixième réunion et par les Etats Membres lors de l examen du rapport du Commissaire aux Comptes pour l exercice S il appartient au Commissaire aux Comptes de prendre les décisions finales concernant la nature, la portée et l étendue de son travail de vérification, il n en est pas moins important d examiner également les apports du Secrétariat durant la phase de planification stratégique. C est pourquoi le Contrôleur général a rencontré le Directeur général en juillet pour examiner notamment l orientation générale de la vérification et, en particulier, les domaines qui pourraient se prêter à des études d optimisation. D autre part, à sa réunion de juillet 2002, le Comité directeur de la Vérification a examiné en détail divers éléments du plan stratégique de vérification ainsi que le calendrier s y rapportant. Mise en oeuvre de la stratégie de vérification des comptes 11. La stratégie sera mise en oeuvre lors des phases ultérieures de la vérification. Les décisions prises durant le processus de planification stratégique seront continuellement réévaluées et affinées de manière que la vérification reste axée sur son objectif. Dans un premier temps, il s agira de recueillir information et documentation sur les systèmes et/ou d actualiser la documentation existante, de reconnaître et 2

3 d évaluer les contrôles et méthodes d analyse essentiels pour appréhender les comptes et les soldes. L application de ces procédures est l occasion de formuler des observations sur les processus et les contrôles internes institués par l Organisation et de savoir si celle-ci a géré ses ressources avec efficience et efficacité. 12. Dans un deuxième temps, des vérifications détaillées des transactions seront faites du point de vue de la conformité et des aspects financiers. Pour le choix des échantillons à vérifier, plusieurs facteurs sont pris en considération comme le risque inhérent tel qu il aura été évalué, l authenticité des transactions vérifiées et la fiabilité attribuée aux contrôles. On utilisera autant que possible des techniques de vérification assistée par ordinateur et des échantillons statistiques pour assurer l efficacité de la vérification. 13. Le calendrier de l établissement du rapport financier et de la vérification extérieure des comptes s y rapportant est sans doute le plus chargé du système des Nations Unies. Pour pouvoir mener à bien la vérification dans les délais requis et limiter les travaux de vérification extérieure au moment même où le Secrétariat est le plus occupé, trois visites de vérification sont prévues au Siège pendant l exercice. 14. A l étape finale de la vérification, qui intervient une fois le grand livre général refermé à la fin de l exercice, des vérifications détaillées seront effectuées sur les soldes de clôture et les informations communiquées dans les états financiers. Une fois arrêtés, les résultats consolidés de la vérification des comptes seront évalués de manière qu une opinion puisse être exprimée sur les états financiers. Bureaux régionaux et bureaux de pays 15. Au moins une visite sera effectuée pendant l exercice considéré dans chacun des bureaux régionaux, à l exception du Bureau régional des Amériques. Ces visites sont prévues en De plus, des visites seront effectuées dans certains bureaux de pays au cours de l exercice afin d élargir la perspective du processus de vérification. 16. Etant donné que les activités du Bureau régional des Amériques sont intégrées à celles de l OPS, il est prévu, afin d éviter les doubles emplois, de continuer à s en remettre au travail de vérification effectué par le Commissaire aux Comptes de l OPS. 17. Lors des visites dans les bureaux régionaux et les bureaux de pays, on contrôlera l adéquation et l efficacité du système de contrôles internes, et des vérifications de fond seront faites sur les transactions pour des domaines clés de l activité financière. Il s agira de s assurer que les systèmes budgétaire et financier ainsi que les transactions qui leur sont liées respectent les dispositions du Règlement financier et des Règles de Gestion financière de l OMS, sont conformes aux politiques et lignes directrices officielles, et fournissent des informations fiables garantissant l exhaustivité et l exactitude de la documentation financière. Travail d optimisation et domaines clés 18. Il apparaît important de surveiller la mise en oeuvre des recommandations issues des vérifications d optimisation faites lors d exercices antérieurs pour pouvoir garantir l exhaustivité du processus de vérification des comptes. Des analyses de suivi ont donc été prévues pour : les contrôles généraux entourant le système d appui informationnel administratif et financier au Siège ; 3

4 le cadre général de contrôle des technologies de l information au Bureau régional de l Europe ; la gestion de la trésorerie et de l encaisse au Siège ; la fonction de vérification intérieure des comptes. Ces analyses de suivi ont déjà été inscrites dans le plan de travail et leurs résultats devraient être disponibles pour le rapport intérimaire. 19. De nouveaux domaines se prêtant à des analyses d optimisation ont d autre part été repérés compte tenu notamment des priorités des Etats Membres et du Directeur général ainsi que d une évaluation des risques auxquels fait face l Organisation. Il s agit plus particulièrement des domaines suivants : une vérification informatisée de la sécurité des réseaux, effectuée durant le dernier trimestre de 2002 ; une évaluation du programme de bourses d études dans toute l Organisation, prévue au début du cycle de vérification ; une analyse des progrès réalisés dans la mise en oeuvre de l initiative axée sur les pays, qui sera effectuée à un stade ultérieur de la période biennale pour coïncider avec les visites dans les bureaux régionaux et les bureaux de pays ; une vérification des fonds extrabudgétaires qui aura trait sans pour autant s y limiter à la mobilisation des ressources, au processus budgétaire, à la programmation des fonds extrabudgétaires et à la comptabilité y relative. La portée et le calendrier de cette vérification tiendront compte des travaux que la vérification intérieure des comptes se propose d entreprendre dans ce domaine. 20. Lors de la vérification précédente, certaines questions ont été mises en relief au sujet du contrôle interne et de la gestion des subventions pour les dépenses locales, et le Secrétariat est en train d examiner cette question afin d améliorer la situation. L application des nouvelles procédures sera examinée de façon approfondie lors de la vérification de régularité, car il s agira de déterminer si d autres travaux d optimisation dans ce domaine seraient utiles. 21. Depuis un certain temps, la gestion des ressources humaines est apparue comme un domaine où des vérifications d optimisation pourraient être faites. Etant donné la vaste réforme entreprise dans ce domaine, il semble justifié de ne procéder à de tels travaux que lorsque les nouvelles procédures seront intégralement appliquées. Durant les vérifications qui seront faites tout au long de l exercice, on s intéressera plus particulièrement à diverses questions relatives aux ressources humaines, même si une étude d optimisation des ressources dans ce domaine n est prévue qu à plus long terme. Suivi des résultats des vérifications des exercices précédents 22. Un suivi de la mise en oeuvre des recommandations des vérifications extérieures remontant aux exercices précédents sera effectué et les résultats seront communiqués à la Commission de Vérification des Comptes. Les mesures prises seront contrôlées à un moment opportun de la vérification. 4

5 Etape des rapports 23. A l issue de chaque visite, les résultats de la vérification et les recommandations s y rapportant feront l objet d une note de gestion adressée au Directeur exécutif compétent ou au Directeur régional. 24. Pour assurer la présentation en temps opportun de rapports complets, un rapport intérimaire du Commissaire aux Comptes sera présenté à la Cinquante-Sixième Assemblée mondiale de la Santé sur les travaux menés pour la première année de l exercice. Toutefois, le Commissaire aux Comptes n exprimera pas d opinion sur les états financiers intérimaires. 25. A la fin de l exercice, le Commissaire aux Comptes exprimera une opinion sur les états financiers consolidés de l OMS pour l exercice, selon un format approuvé par le Groupe de vérificateurs externes de l Organisation des Nations Unies. Un rapport détaillé consolidé sera établi à l intention de la Cinquante-Septième Assemblée mondiale de la Santé sur les questions importantes soulevées lors de la vérification des comptes. Autres obligations en matière de vérification des comptes et d établissement de rapports 26. Tout comme lors des exercices précédents, des notes de gestion et des opinions distinctes seront établies pour le CIRC, l ONUSIDA, le fonds fiduciaire du Programme spécial de recherche et de formation concernant les maladies tropicales et le Centre international de Calcul, ainsi que pour les comptes annuels du Programme de Lutte contre l Onchocercose en Afrique de l Ouest et le Programme africain de Lutte contre l Onchocercose. 27. A la demande du Secrétariat, des vérifications supplémentaires seront effectuées lors du présent exercice pour qu une opinion distincte puisse être exprimée sur le fonds fiduciaire du Programme Iraq. Les dépenses afférentes à ces vérifications supplémentaires seront imputées sur le fonds fiduciaire. 28. Il est prévu que, comme lors des exercices précédents, le Commissaire aux Comptes du PNUD et du FNUAP demande des lettres de confort concernant le solde des fonds détenu sur les comptes de l OMS. COMMUNICATION ET LIAISON 29. Pour garantir la continuité et l efficacité de la communication avec l OMS, un directeur de la vérification extérieure des comptes est en poste au Siège de l OMS. A un niveau plus officiel, la communication avec le Secrétariat passe par le Comité directeur de la Vérification, qui se réunit plusieurs fois par an. 30. Des contacts ont déjà été pris avec le Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance de manière à éviter les doubles emplois et de réduire le plus possible les conflits de calendrier. De plus, on continuera de réexaminer le plan de travail du vérificateur intérieur des comptes pour dégager les domaines d activité qui intéressent l objectif et l orientation de la vérification extérieure des comptes afin de s appuyer sur cette dernière fonction. Comme on l a vu auparavant, une analyse de suivi de la fonction de vérification intérieure des comptes est également prévue pour le présent exercice. 5

6 RESSOURCES AFFECTEES A LA VERIFICATION EXTERIEURE DES COMPTES 31. Environ heures sont prévues pour la vérification des comptes de l exercice (à l exclusion du CIRC, de l ONUSIDA et du Centre international de Calcul), dont 80 % environ seront consacrées à la vérification d ensemble, 15 % aux vérifications d optimisation et aux vérifications spécialisées, et 5 % aux organes directeurs et à la liaison. A peu près 25 % du total des heures de vérification seront consacrées aux visites dans les bureaux régionaux et les bureaux de pays. Pour déterminer le nombre d heures allouées à ces visites, on cherche à assurer l équilibre entre une bonne couverture de la vérification et le rapport coût/efficacité de l ensemble de la démarche. 32. La vérification des comptes est supervisée personnellement par le Contrôleur général et son adjoint. L équipe de base chargée de la vérification des comptes comprend des administrateurs expérimentés et des vérificateurs d une entité internationale spécialisée de vérification des comptes. Cette équipe est secondée par des vérificateurs provenant d un groupe de membres qualifiés de l Office du Contrôleur général de la République d Afrique du Sud qui ont été sélectionnés. Lorsque cela est jugé nécessaire, des spécialistes sont recrutés sous contrat. On peut ainsi veiller à ce que les équipes de vérification des comptes possèdent le dosage voulu de qualifications, de compétences et d expérience. CONCLUSION 33. Les membres de la Commission de Vérification des Comptes sont invités à prendre note des plans de vérification extérieure des comptes pour l exercice et à formuler les observations qu ils jugeront utiles. = = = 6