PROFIL DE FONCTION DE L ATTACHE SPECIFIQUE COORDINATEUR TECHNIQUE

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1 PROFIL DE FONCTION DE L ATTACHE SPECIFIQUE COORDINATEUR TECHNIQUE INFORMATIONS TECHNIQUES FONCTION : SERVICE : NOM DE L AGENT : NOM DU SUPERIEUR HIERARCHIQUE : NOMBRE D AGENTS SOUS L AUTORITE DIRECTE DU CHEF DE BUREAU : DATE D EDITION : MISSION GENERALE Sous l autorité de son supérieur hiérarchique, l attaché spécifique coordinateur technique met ses connaissances de gestion d équipe et techniques au service de l administration, afin d en améliorer le fonctionnement et l efficacité. Le coordinateur technique : organise la maintenance du Patrimoine de la Ville de manière à rencontrer les objectifs de la direction, veille au bon fonctionnement du service en assurant une bonne gestion des différents secteurs et en contrôlant et gérant le budget des dépenses du service (besoins matériel, gestion du parc automobile, ), contrôle la planification des travaux, le respect du planning et coordonne les opération et les demandes d interventions, met en place une communication et une transversalité effective. TACHES CONFIEES A L AGENT PRINCIPALES ACTIVITES ASSIGNEES A TITRE PERMANENT DANS LA FONCTION : Coordonne la planification des missions et la gestion financière des différents secteurs du service Maintenance Manage la gestion globale de l ensemble des missions de différents secteurs 1

2 Coordonne les différents travaux entrepris au sein des secteurs, aussi bien entre eux qu avec les autres services Veille à ce que les travaux soient entrepris dans un esprit de transversalité et en collaboration avec l ensemble des services de l Administration Etablit une vision prospective et transversale de la gestion financière du service Maintenance Suit rigoureusement l exécution du budget communal Etablit les prévisions budgétaires, les modifications à y apporter, ainsi que les engagements financiers, tant en recette qu en dépense Assure la gestion adéquate des dossiers et des demandes Veille à la mise en place d un outil de gestion informatique efficace et à sa mise à jour continuelle Réceptionne les demandes Collecte les informations nécessaires à la gestion de la demande Traite les demandes en fonction de la procédure établie au sein du service et de la réglementation en vigueur Informe les parties concernées de l évolution de la demande Assure la répartition des dossiers entre les agents des différents secteurs Assure la conformité des dossiers traités à la réglementation et aux procédures en vigueur, ainsi que le respect des délais Assure l exécution de projets Met en place des groupes de travail pour la réalisation de nouveaux projets Organise la répartition des responsabilités et des tâches au sein du groupe de projets Met tout en œuvre pour que le projet soit mené à son terme Communique avec son supérieur hiérarchique Assure la bonne communication de son équipe avec son supérieur hiérarchique, ainsi qu avec l échevin ayant le service dans ses attributions, et leur fournit les informations demandées Met en œuvre la stratégie et les objectifs fixés par l autorité, sous le contrôle de son supérieur hiérarchique Relaie les demandes de son supérieur hiérarchique aux agents concernés Rend compte à son supérieur hiérarchique des difficultés organisationnelles rencontrées au sein du service Maintenance Fait part à son supérieur hiérarchique des propositions d amélioration du service qu il souhaite initier Renseigne Accueille et reçoit les usagers et les collègues Met tout en œuvre pour renseigner les usagers et les collègues sollicitant une information Dirige son service S assure de la qualité du travail fourni par les agents sous son autorité directe Conseille et assiste les agents de son service dans la réalisation de leurs tâches Communique aux agents sous son autorité directe l ensemble des informations utiles à l exercice de leurs fonctions 2

3 Communique aux agents sous son autorité l orientation du plan stratégique du bureau, ainsi que ses objectifs Organise son service afin d en optimiser l efficacité, et l atteinte des objectifs fixés par l autorité Veille au respect des différentes consignes par les agents de son service, rectifie leurs actions, si nécessaire Coordonne les activités des différents secteurs Manage son service Fixe des objectifs clairs, mesurables et réalistes à ses agents et met à leur disposition les moyens nécessaires à l atteinte de ces objectifs Procède de manière régulière, objective, sérieuse et bienveillante, aux entretiens d évaluation et entretiens intermédiaires des agents de son service En collaboration avec le service RH, participe à la mise à jour des descriptions de fonction des agents placés sous son autorité Construit des liens de collaboration entre les membres de son équipe, organise des réunions Confie des domaines de résultat à ses collaborateurs Tient compte des compétences de ses collaborateurs afin de leur fixer des domaines de résultat En fonction des compétences de ses collaborateurs, leur assure une part d autonomie dans la gestion de leur domaine de résultat Clarifie les responsabilités, ainsi que le niveau d autonomie de chacun de ses collaborateurs Veille à ce que ses collaborateurs lui rendent régulièrement du feed back sur les actions menées Rend ses collaborateurs responsables de la gestion de leur domaine de résultat COMPETENCES REQUISES POUR LA FONCTION COMPETENCES TECHNIQUES / SAVOIR ET SAVOIR FAIRE : Très bonne connaissance de la langue française S exprime dans un français irréprochable Rédige des documents dans un style clair, concis et approprié au contexte Dispose d une très bonne connaissance de la grammaire et de l orthographe Maîtrise l outil et les besoins informatiques nécessaires à son service Maîtrise les fonctionnalités avancées de la suite Office Maîtrise le fonctionnement des logiciels utiles au service Détermine les besoins de son service Comprend la finalité des procédures en vigueur dans le service Maitrise les procédures en vigueur dans le service, en comprend les finalités Remet en question, da manière constructive, les procédures en vigueur dans le service et les 3

4 améliore Bonne connaissance de la législation applicable au bureau Connaît la législation applicable à son service, la comprend et est capable de l appliquer correctement aux cas pratiques COMPETENCES GENERIQUES / SAVOIR ETRE : Etablit un management efficace et transversal de son service Elabore des plans d actions efficaces, les structures en étapes logiques, en fonction du temps disponible et des priorités et fixe à ses collaborateurs les objectifs qui en découlent Affecte judicieusement les ressources disponibles (humaines, budgétaires et logistiques) en fonctions des besoins du service Evite le cloisonnement des matières en veillant notamment à l information des services concernés Connaît et comprend l imbrication de son service avec les autres services (internes et externes) Veille au respect des procédures imposées par les autres services Organise son service afin d améliorer le fonctionnement de l administration dans son ensemble, en prenant en considération l ensemble des secteurs concernés Organise son service Ecoute activement Veille au développement de ses collaborateurs, identifie leurs points forts et points faibles et les encourage à les développer, notamment via la formation Accorde sa confiance aux collaborateurs qui réalisent un travail de qualité Fait preuve de cohérence, sert d exemple en appliquant lui même les consignes qu il donne à ses collaborateurs Résout les conflits interpersonnels ayant un impact sur la qualité du travail accompli ou sur la collaboration entre agents, en évitant de s y impliquer personnellement Veille à la bonne communication entre les membres de son service Implique les membres du service dans les différentes prises de décisions Analyse l information et veille à sa mise à jour Perçoit les liens et les implications entre les différentes informations traitées Parvient à détecter l essentiel dans une grande quantité d information, et à l utiliser au profit de son service Etablit des liens pertinents entre des informations différentes et les utilise adéquatement au sein de son service Analyse les données de manière critique Adopte une démarche proactive, recherche l information afin de s assurer qu il/elle dispose d une information à jour Utilise une procédure systématique de récolte d informations qui lui assure de bénéficier d une information récente et mise à jour Veille à ce que son bureau bénéficie de l information utile 4

5 Communique efficacement Présente les informations complexes de manière claires et cohérentes Adapte la transmission d informations en fonction du public cible Veille à la compréhension du message par le public cible Veille à l esprit d équipe Partage ses connaissances avec ses collaborateurs, les conseille et les assiste dans la réalisation de leur mission Encourage la collaboration entre agents, lutte contre l esprit de compétition négatif Met sur pied des projets permettant de resserrer les liens entre les collaborateurs Forme des équipes efficaces en fonction des missions et de la particularité de chacun des agents Encourage le processus de décision en équipe Attribue ouvertement les bons résultats à l équipe Assure l égalité de traitement entre les différents membres de son bureau Initie des propositions ayant un impact à moyen ou long terme Bénéficie d une vision à long terme qui lui permet d anticiper certains problèmes, et d y remédier avant leur survenance Identifie les changements à venir et organise son service en prévision Prend des décisions sur base d informations incomplètes Se prononce clairement en faveur d un point de vue et s assure de l exécution de sa décision Décide sur base d informations incomplètes ou équivoques, mais suffisantes Prend des risques mesurés lorsqu il prend une décision Prend les décisions utiles au bon fonctionnement de l administration, y compris lorsque la popularité de ces décisions est faible Défend sa décision, et en argumente les motifs Est dévoué à l atteinte des objectifs de l administration Se préoccupe de l actualité de l administration, des différentes décisions qui y sont prises Investit le temps et l énergie nécessaire à l atteinte d un niveau de qualité élevé Donne toujours le meilleur de lui même, y compris dans les situations difficiles COMPETENCES CLES / (En lien avec les valeurs et la mission de l organisation) : Organise son bureau afin d assurer la qualité du service public Met tout en œuvre pour s assurer du bon fonctionnement de son bureau, et de sa bonne collaboration avec les autres services et l autorité communale Organise son bureau et manage son équipe dans le but général d optimaliser l exécution des décisions prises par l autorité, et le service au citoyen Défend les valeurs de l administration et les transmet S implique dans l organisation, et adhère aux valeurs qui y sont défendues 5

6 Représente l administration de manière professionnelle vis à vis des clients (contacts internes et externes), et défend ses intérêts Accompagne le changement Expérimente spontanément de nouvelles méthodes de travail Accompagne le changement initié par ses supérieurs et veille à son adhésion par les membres de son bureau Prend des mesures visant à stimuler ses collaborateurs par rapport à un changement Gère efficacement les situations imprévues et propose des solutions Veille au respect des devoirs de réserve et de loyauté Soutien les décisions prises par sa hiérarchie, les défend auprès du personnel et veille à leur application Sensibilise ses collaborateurs à leur devoir de réserve Encourage ses collaborateurs à adopter une attitude ouverte à l égard des usagers et de ses collègues. S abstient de toute discrimination et traite l ensemble des usagers et des membres du personnel avec respect. S abstient de tout propos pouvant violer le principe de neutralité de l administration. Garantit l égalité des chances pour tout le monde sur base de ses capacités, quelles que soient ses convictions personnelles. Vise à l URE au sein de son bureau Communique à ses agents les consignes à respecter en matière d utilisation rationnelle de l énergie Sensibilise ses collaborateurs à l impact de leur action quotidienne 6