Maître d Ouvrage Portail de Suivi et de Programmation des Logements Sociaux Création du compte Cerbère et accès au portail

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1 FICHE UTILISATEUR Maître d Ouvrage Portail de Suivi et de Programmation des Logements Sociaux Création du compte Cerbère et accès au portail 1. Identification et connexion du Maître d ouvrage 1.1. Désignation des utilisateurs du portail de programmation SPLS Chaque maître d'ouvrage désigne au sein de son organisme les utilisateurs du portail SPLS ainsi que les profils qui leur seront associés : - Administrateur Maître d Ouvrage - Gestionnaire principal Maître d Ouvrage - Gestionnaire Délégué Maître d Ouvrage - Lecteur Maître d Ouvrage Voir l annexe 1 : «Les profils» Un référent au sein de chaque organisme devra également être identifié auprès des chefs de projet SPLS régionaux Ouverture des droits d accès au portail «SPLS» L accès au portail se déroule en quatre étapes : 1. La création du compte par les utilisateurs (MO) sur le portail d authentification Cerbère 2. La déclaration de l organisme (MO) auprès du chef de projet régional ARHLM 3. La validation du compte par l équipe projet nationale 4. La connexion au portail Procédure de création des habilitations SPLS Octobre /9

2 Etape 1 - La création du compte Cerbère pour chaque utilisateur (MO) L accès aux applications nationales du Ministère passe obligatoirement par un portail d authentification. Le portail d authentification Cerbère assure l authentification et l autorisation des accès sur les applications Web du Ministère du Logement et de l Egalité des Territoires. Chaque utilisateur de l organisme (MO) doit créer son compte. Pour créer un compte Cerbère, rendez-vous sur le portail d'authentification du Ministère du Logement et de l'egalité des Territoires : 1 Choisir «Créer mon compte» Procédure de création des habilitations SPLS Octobre /9

3 2 Choisir «Mon entreprise ou administration est établie en France» dans la section «Vous êtes professionnel» L authentification doit être faite «sans certificat» 3 Choisir «Continuer sans certificat» Procédure de création des habilitations SPLS Octobre /9

4 4 Saisir le numéro SIREN de votre organisme (MO) et valider 5 Saisir vos civilité, nom, prénom, adresse électronique et pays et valider L adresse électronique (Mél) est votre identifiant d authentification sur le portail SPLS L adresse de l entreprise n est pas modifiable, elle provient du répertoire SIREN Vous pouvez préciser l adresse professionnelle de votre organisme (MO). Par défaut, l adresse du siège social s affiche 6 Une page permettant de vérifier les données saisies et de terminer l enregistrement du compte s affiche : - Saisir le mot de passe - Confirmer le mot de passe - Recopier le code de sécurité - Accepter les conditions générales d utilisation - Valider Procédure de création des habilitations SPLS Octobre /9

5 7 Un message électronique émanant du portail de sécurité est envoyé à l adresse identifiée Le nom de l expéditeur de ce message est Si aucun message n est reçu dans les 24h, c est que le FIREWALL du fournisseur d accès ou du réseau interne bloque cette adresse : voir avec le service informatique de votre organisme (MO). Ce message contient un mot de passe pour la première connexion et un lien pour activer ce dernier. Suivre les instructions en cliquant sur le lien présent dans le message. Procédure de création des habilitations SPLS Octobre /9

6 8 Le compte Cerbère a été créé Etape 2 Déclaration de l organisme La procédure de déclaration de l organisme et des utilisateurs détaillée ci-après concerne le déploiement anticipé de SPLS en La procédure mise en place dans le cadre de la généralisation du dispositif en Île-de-France en 2015 sera précisée en temps voulu par l équipe projet régionale et communiquée aux maîtres d ouvrage. Le référent désigné au sein de l organisme renseigne le tableau de déclaration de l organisme et de toutes les personnes pouvant accéder au portail (annexe 2 du mode opératoire). Il le transmet par messagerie électronique à l équipe projet régionale de l ARHLM pour validation. Le tableau à compléter recense les informations suivantes : - Nom Prénom - Téléphone - Service d affectation - Département(s) - Adresse de messagerie - Profil - L utilisateur est-il mandataire d un ou de plusieurs organisme(s)? Le cas échéant le(s)quel(s)? - Si l'organisme souhaite mettre en place des restrictions géographiques pour certains départements, préciser lesquels en indiquant le numéro du ou des départements accessibles en écriture par l'utilisateur Etape 3 - Validation du compte La validation du compte utilisateur s effectue en 4 étapes supplémentaires : 1. Le chef de projet ARHLM transmet à l équipe projet nationale les demandes d habilitation de chaque organisme. 2. Lorsque l accès au portail SPLS est validé par l équipe projet nationale, un message est envoyé au chef de projet ARHLM 3. Le chef de projet ARHLM envoie un message à l organisme «MO» précisant que les comptes des utilisateurs de la structure sont actifs 4. Chaque utilisateur (MO) peut maintenant passer à la phase 4 «Première connexion» Procédure de création des habilitations SPLS Octobre /9

7 Etape 4 - Première connexion Vous pouvez maintenant vous connecter sur le portail SPLS : 1 Ouvrir le portail de programmation à l adresse suivante : 2 A l ouverture de l écran, saisir l identifiant et le mot de passe et cliquer sur «Valider» 3 Le mot de passe sera demandé à chaque utilisation du portail de programmation SPLS, veillez à ne pas l oublier. Vous avez droit à 2 tentatives de connexion avec un mot de passe erroné. A la troisième tentative le compte est bloqué et vous ne pouvez plus accéder au portail de programmation. Dans ce cas vous devrez contacter le chef de projet ARHLM. Procédure de création des habilitations SPLS Octobre /9

8 2. Annexe 1 Les profils Voici la liste des différents profils possibles pour le maître d'ouvrage et les fonctions qui leurs sont propres : Administrateur Maître d'ouvrage Gestionnaire principal du maître d'ouvrage Gestionnaire Délégué du Maître d'ouvrage Lecteur Maître d'ouvrage Ce profil est dédié au niveau de représentation le plus haut du maître d'ouvrage. Il accède à l'ensemble des fonctions du dispositif de programmation pour l'ensemble des acteurs agissant pour son compte. Ce profil est dédié au «gestionnaire» des demandes, agissant pour le compte d'un maître d ouvrage : un MO peut disposer de plusieurs services gestionnaires ; un service gestionnaire relève d'un seul MO. Il permet la création, la modification et la validation des demandes créées par lui-même ainsi que celles créées par le «Gestionnaire délégué» du maître d ouvrage. Ce profil voisin du profil «Gestionnaire principal du maître d'ouvrage» dispose des mêmes privilèges mais ne peut valider les demandes qu'il a déposées pour le compte du maître d'ouvrage. Profil de consultation des demandes de programmation et d édition des tableaux de bord. Actions Administrateur Gestionnaire principal Gestionnaire Délégué Lecteur Création des demandes de programmation Modification des demandes de programmation (tant qu'elles ne sont pas programmées sur une année par le responsable de la programmation) Validation des demandes de programmation Réception des notifications d'avancement de l'instruction du dossier de financement Renseignements des données d'avancement sur les demandes de programmation Consultation des autres demandes en cours et validées Édition des tableaux de bord Exemples Direction développement du patrimoine (ex : siège M.O.) Responsable montage de projet (ex : filiale MO différente du département du siège) Instructeur "montage de projet" Directeur - Président du MO ou direction financière Procédure de création des habilitations SPLS Octobre /9

9 3. Annexe 2 Déclaration d habilitation des utilisateurs MO au portail SPLS Nom du maître d'ouvrage : Société SIREN Adresse mél générique du maître d'ouvrage (pour la réception des notifications relatives aux opérations) : Adresse du siège de l organisme : Numéro de SIREN : L'adresse de messagerie commune permet de recevoir des notifications automatiques sans accéder au portail de pré-programmation des aides à la pierre Recensement et déclaration des habilitations des utilisateurs : Nom Prénom Téléphone Service d affectation Fonction Département de localisation du siège social du maître d'ouvrage Adresse de messagerie nominative de l'utilisateur Profil L utilisateur estil mandataire d un ou de plusieurs organisme(s)? Le cas échéant le(s)quel(s)?* Si l'organisme souhaite mettre en place des restrictions géographiques pour certains départements, préciser lesquels en indiquant le numéro du ou des départements accessibles en écriture par l'utilisateur** Les adresses de messagerie nominatives renseignées devront impérativement être des adresses professionnelles * Si un utilisateur est mandataire de plusieurs organismes, il convient de préciser le profil utilisateur à accorder pour chaque organisme si différent. ** La restriction géographique ne porte que sur les données en écriture : les opérations d'un organisme restent visibles de tous les utilisateurs rattachés à cet organisme. Procédure de création des habilitations SPLS - Octobre /9

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