réussir son salon

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1 FR réussir son salon

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3 Vous avez décidé d exposer à EUROSATORY 2014 et je vous en remercie. C est un effort financier important pour votre société et en tant qu organisateur, je souhaite pour vous un maximum de retour sur investissement. Ce fascicule a été réalisé en collaboration avec des exposants, afin de vous présenter les «meilleures pratiques» utilisées par les uns et par les autres en vue de bien rentabiliser le salon. J espère que ce fascicule vous sera utile et je vous souhaite un très bon EUROSATORY Patrick COLAS des FRANCS Commissaire général d EUROSATORY

4 Actions à mener AVANT LE SALON f felaborer un planning de préparation du salon en listant toutes les actions à réaliser et en les inscrivant dans votre agenda Attention à respecter les dates limites signalées sur les formulaires d inscription, de demandes, de commandes et de déclaration. ffanalyser le salon Eurosatory Analyser le «Bilan/Review» du dernier salon et le profil des exposants et des visiteurs. Identifier le domaine d Eurosatory et les technologies traitées (nomenclature). Consulter la liste des exposants du dernier salon et du prochain salon : lister les sociétés clients potentiels ; lister les sociétés fournisseurs potentiels ; lister vos concurrents présents ; en déduire ceux absents du salon. Consulter la liste des médias présents au dernier salon et dresser la liste de ceux qui vous intéressent. f fdéfinir les objectifs de votre salon Trouver de nouveaux clients pour vos produits/services. Fidéliser vos clients actuels. Présenter vos nouveaux produits/services. Trouver des fournisseurs pour votre société. Trouver des partenaires, des sous-traitants. Dialoguer avec les utilisateurs de vos produits. Découvrir les tendances du marché et les évolutions techniques de votre secteur. Faire connaître votre société et vos produits : aux utilisateurs, aux médias, aux grands maîtres d œuvre. Evaluer (Benchmark) vos concurrents.

5 fffixer votre budget global EUROSATORY en prenant en compte : L achat de votre emplacement, La réalisation de votre stand (si vous avez acheté une surface nue), Les prestations techniques incontournables du parc des expositions (voir manuel de l exposant), Le transport aller et retour des produits que vous allez présenter, Le transport, l hébergement et l alimentation du personnel présentant le stand, Les parkings (achat direct auprès du parc des expositions), La réalisation et le transport des outils marketing (dans le volume nécessaire à une bonne diffusion sur le salon), Le sponsoring et la publicité que vous envisagez à cette occasion, Les éventuelles invitations de vos clients, Les objets promotionnels que vous distribuerez sur le salon, Les éventuelles assurances que vous décidez de souscrire. f fchoisir les produits qui seront présentés sur votre stand Attention à respecter la conformité des matériels présentés (produits interdits) f fchoisir la décoration de votre stand Commander un stand «clef en main» de l organisateur. Acheter de la surface nue et choisir un décorateur. ffchoisir les collaborateurs de votre société (importance d une bonne maitrise de la langue anglaise) qui seront présents sur le stand, qui seront présents sur le salon pour participer aux rendez-vous d affaires, aux conférences, aux «Do Business With», au benchmark, Désigner le collaborateur responsable «Presse et Communication» Désigner le collaborateur qui répondra avant le salon aux demandes de rendez-vous des visiteurs (procédure «Mise en relation exposants/visiteurs») et qui réalisera le planning des rendez-vous sur stand.

6 f fconsulter le manuel de l exposant et le site Internet du salon Prendre connaissance de la règlementation du salon. Prendre connaissance des possibilités et restrictions liées à l évènement (nomenclature des produits et services, douane / importations temporaires, règles techniques). Lire les conditions générales de vente (CGV) du salon. Dresser la liste des formulaires que vous aurez à remplir ; positionner ces actions dans votre agenda. Lister les services proposés gratuitement par l organisateur : Insertion dans le catalogue des exposants : le catalogue Eurosatory est diffusé gratuitement à exemplaires. C est une référence pour la profession. Il reste en ligne pendant 2 ans après le salon. Votre insertion est importante pour faire connaître votre société : formulaire 2, Mise en relation exposants/visiteurs : ce service auquel vous pouvez adhérer en remplissant votre rubrique du catalogue permet aux visiteurs qui préparent leur salon de vous demander des rendez-vous. Votre emploi du temps sera mieux organisé et vous pourrez préparer l accueil des visiteurs importants : formulaire 2, Rendez-vous d affaires : rendez-vous d affaire ont été planifiés avant le salon en Ce service gratuit permet de trouver de nouveaux partenaires : formulaire 5, Conseil en stratégie : rencontrer un expert du pays dans lequel on souhaite exporter : formulaire 5, Conférences «Do Business With»: la rencontre entre les grands maîtres d œuvre et des fournisseurs potentiels : formulaire 7, Cartes d invitation à Eurosatory : invitez vos clients et prospects avec des invitations personnalisées : formulaire 16, «e-invitation» au salon : invitez vos clients et prospects avec un personnalisable adressé à votre base de donnée clients : formulaire 16, Réception officielle des exposants Eurosatory : le mardi 17 juin soir (rencontrez les VIP et les délégations officielles de manière informelle ; formulaire 16, Communication avec la presse : donnez les coordonnées de votre responsable «Presse et Communication»; annoncez vos produits nouveaux, vos évènements sur le salon : formulaire 4. Lister les services proposés à titre payant Démonstrations dynamiques intérieures ou extérieures : formulaire 17, Conférences exposants : formulaire 3, Sponsoring : formulaire 3.

7 ffconcevoir et réaliser les outils de marketing pour le salon (avec impérativement une version en anglais) Affiches, Brochures commerciales, Clips vidéo, Cartes de visites, Objets promotionnels (goodies), Réactualiser l argumentaire commercial de la société ; prévoir une séance de formation des commerciaux (définition du rôle de chacun, formation sur les produits), Préparer la centralisation des cartes de visite des interlocuteurs rencontrés (cartes agrafées dans un cahier avec commentaires et actions à réaliser) ; possibilité de location d un lecteur/enregistreur de badges. f fpréparer un plan d action communication pour le salon Cibler les médias vers lesquels vous souhaitez communiquer, Faire connaître aux médias le nom et les coordonnées de votre responsable Presse et Communication (formulaire 4), Communiquer aux médias vos nouveaux produits et les évènements que vous comptez organiser sur le salon (le respect de votre calendrier de dévoilement est garanti ; formulaire 4), Préparer le «communiqué de presse» que vous déposerez le moment venu dans les casiers de presse de votre choix (700 journalistes internationaux couvrent l événement), Préparer un communiqué spécifique à remettre à la rédaction d Eurosatory Daily. f fpréparer le matériel de vie courante sur le salon Petit matériel de bricolage pour les réparations sur stand (scotch double-face, cutter, ciseaux, nettoyant ), Outils de communication : ordinateurs, écrans, téléphones portables (WiFi gratuit disponible sur le salon), Penser à la machine à café, aux boissons, aux biscuits apéritifs,

8 Actions à mener LA VEILLE DU SALON Passer vous-même ou faire passer un collaborateur sur le salon pour : ffvérifier le bon achèvement du stand, ffvérifier votre numéro de stand, votre enseigne, ffvérifier que les clips vidéo fonctionnent sur les lecteurs, ffretirer les badges des personnels de votre société, ffacheter auprès du parc des expositions les cartes d accès parking si vous ne les avez pas déjà commandées et reçues, ffdéposer sur votre stand sous clef dans la réserve : Vos outils marketing (brochures, objets promotionnels, ), Le petit matériel de bricolage La machine à café, des boissons, des biscuits,.

9 Actions à mener PENDANT LE SALON ffchaque matin, «briefer» l équipe sur stand. Répéter les argumentaires de vente, éliminer les non-dits, inquiétudes ou incertitudes, mini-discours pour «booster» votre équipe. ffvérifier la bonne mise en place du stand : brochures, plaquettes, fiche produits, mise en scène des matériels exposés. ffvérifier la présence du (ou des) cahier(s) de rendez-vous. Sur chaque page (une par visite) les commerciaux doivent agrafer la carte de visite du visiteur et noter les raisons de sa visite, ses questions, ses centres d intérêts avec vos produits, etc ffpasser à la salle de presse pour déposer vos communiqués de presse dans les casiers des médias de votre choix. ffpasser voir la rédaction du quotidien du salon : «Eurosatory Daily» pour essayer d obtenir un article sur votre société. ffrelation avec un média visitant votre stand : Prévoir un responsable communication / médias sur place, apte à répondre, Prévoir des dossiers ou des communiqués de presse sur votre stand, Demander un exemplaire du magazine du journaliste.

10 ffprévoir du temps pour faire le tour du salon ; noter vos impressions sur : Les nouveaux clients potentiels, Les sociétés absentes, Les nouveaux produits, Le «design» des stands, Les nouveaux fournisseurs, Les nouveautés de la concurrence, Les animations, Les présentations dynamiques (extérieures et intérieures), Les conférences. ffchaque soir Faire un «débriefing» de la journée avec votre équipe, Ranger le stand, occulter, mettre à l abri et/ou enchaîner les matériels sensibles (gardiennage possible), Penser à sortir de la réserve les poubelles pour qu elles soient vidées. fffin du salon : Attention à emporter le soir même de la clôture vos matériels sensibles pour éviter les vols et les dégradations. S assurer de laisser un emplacement propre (état des lieux de sortie).

11 ACTIONS A MENER Après le salon ffcapitaliser sur l événement : suivre les contacts et évaluer les résultats (après-salon) Faire un 1 er bilan : nombre de visites, qualité et quantité des contacts etc Suivre les contacts établis sur salon et mettre en œuvre les actions prévues ffactions à mener Exploiter les sources : cahier de contacts, cartes de visite, lecteur de badges etc Relancer les contacts : réponses aux questions, remerciements. ffdébriefing en interne Vis-à-vis de l équipe commerciale Vis-à-vis du reste de l entreprise ffmesurer le Retour sur Investissement du salon A court terme : nombre de contact prometteur, visibilité de votre entreprise, Dans le long terme : concrétisation des contacts pris. ffenjeux du salon passé, résultats tangibles et exploitables Quantité, profil et niveau des visiteurs Veille concurrentielle Potentiel de développement Communication Affaires réalisées suite à la participation (moyen, long-terme) ffevaluation salon Remplir le questionnaire de satisfaction exposant qui vous est envoyé par Internet à la fin du salon. Consulter le Bilan/Review que l organisateur vous enverra en septembre suivant le salon. Faire vos statistiques de contact après salon ; comparer l efficience d Eurosatory aux autres salons auxquels vous participez. Recueillir l avis de vos prestataires et de vos personnels. Se poser la question de l intérêt d une future participation et de ses modalités.

12 Toute l équipe du COGES est à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner dans la préparation de votre salon et faire de votre participation un succès! Marie SARGER DE BOURGEAUD Directeur Commercial & Marketing Tel. : +33 (0) Mobile : +33 (0) m.sarger@cogesevents.com Andréa KRASZNAI Responsable Exposants Amériques, Israël, Royaume-Uni Tel. : +33 (0) Mobile : +33 (0) a.krasznai@cogesevents.com Adrien LEMOINE Responsable Exposants France grands comptes, Espagne, Suisse, Belgique, Asie, Brésil Tel. : +33 (0) Mobile : +33 (0) a.lemoine@cogesevents.com Sarah NICOLAS Responsable Exposants Europe du Nord et de l Est, Russie Tel. : +33 (0) Mobile : +33 (0) s.nicolas@cogesevents.com David ROUKOZ Responsable Exposants France, Moyen-Orient, Afrique, Italie, Grèce, Inde, Pakistan et Turquie Tel. : +33 (0) Mobile: +33 (0) d.roukoz@cogesevents.com 65 rue de Courcelles Paris France Tel : +33 (0) Fax : +33 (0) info@cogesevents.com