L informatique au service de l événementiel. Solutions informatiques Badges nominatifs Pré-enregistrement Création de site web

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1 L informatique au service de l événementiel Solutions informatiques Badges nominatifs Pré-enregistrement Création de site web

2 [ ] L informatique au service de l événementiel event Qui sommes nous Idevent est une société à haut niveau d expertise de la gestion informatique des visiteurs des salons et congrès spécialisée dans les prestations destinées aux organisateurs d événements en base de données, contrôle d accès, traitement de fichiers, développement informatique, hébergement et gestion de contenu, solutions web, progicielles novatrices. L informatique et le domaine de systèmes de sécurité ont toujours été une passion pour nous, avant d être notre métier, c est pour cette raison que nous nous appliquons chaque jour à faire que nos services soit de qualités, et à fournir à nos clients les solutions les plus innovantes et les mieux adaptées à leurs besoins. Nous proposons à nos clients un service de proximité qui rime avec compétence et sérieux en fonction de leurs besoins réels. Notre but est de vous offrir une gamme de prestations la plus large possible, pour pouvoir prendre en compte toutes vos demandes dans les meilleurs délais. Idevent est en mesure de faire face aux mutations du monde professionnel et de répondre aux nouveaux besoins des entreprises et des institutions. Les clients d Idevent sont des agences de communication, des entreprises de tout secteur d activité et de toute taille ainsi que les institutions et administrations.

3 Badges nominatifs Badge classique Le badge est imprimé avec logo et illustration de l événement ou de l organisateur et au nom des participants avec possibilité d imprimer sur chaque badge, la photo du bénéficiaire. Le Badge est en carton de 250 g avec impression quadri. Il peut être sous format classique 101,6 80 mm ou toute autre forme et dimension originale, selon votre demande. Les badges sont livrés classés dans l ordre de votre choix. Pour l édition et la saisie des badges sur place nous installons à l accueil de l événement des postes de saisies avec imprimantes de badges accompagnés d opératrices de saisies pour l enregistrement des visiteurs ainsi que des postes pour le self enregistrement selon votre demande L impression au verso vous permet également d ajouter des informations utiles (plan d un salon, planning de la journée ). Caractéristiques technique: Tailles : 101,60 mm de hauteur X 80 mm de largeur Epaisseur : papier de 250 g/m² Badge PVC Le badge PVC est en format carte de crédit laminé avec perforation trou rond impression quadri imprimé au nom des participants. Les attaches des badges - Cordons : Cordon uni plat avec attache le mousqueton métal Cordon personnalisé avec impression avec attache le mousqueton métal - Clip métal bretelle - Porte badge Tous types de badges: carton, carte de visite, adhésif, lettre badge de 1 à 4 couleurs, badge PVC. Impression des badges électroniques par simple lecture optique. Votre visiteur ne perd pas de temps.

4 event 4 Pré-enregistrement Formulaire de pré-enregistrement Idevent développe principalement des solutions technologiques à destination du marché des salons, congrès, séminaires Idevent vous propose les services suivants : - Conception de votre formulaire d inscription - Intégration des données des inscrits dans la base de données - Un badge électronique qui est une confirmation d inscription avec un code à barre et un numéro d identifiant, adressée par . Accompagnés ou non de messages commerciaux, du planning de rendez-vous, de l agenda des conférences retenues le badge sera échangé sur le lieu de l événement contre un badge d accès par la simple lecture du code à barre. Vous pouvez également consulter en temps réel le suivi du pré-enregistrement pour suivre l avancement de votre taux de pré-inscription, accepter / gérer les inscriptions. Conception de 1 formulaire 3 Badge électronique Intégration des 2 données

5 5 event Traitement de base de données Le traitement de base de données est un travail laborieux mais essentielle à votre entreprise. Notre équipe rapide et efficace met à votre disposition plusieurs services à fin de vous aider à mieux gérer vos contacts. Dédoublonnage / Déduplication Le dédoublonnage est le traitement qui consiste à rechercher des doublons dans un même fichier d entreprises ou de particuliers. La déduplication est le traitement qui effectue la recherche de doublons entre plusieurs fichiers d entreprises ou de particuliers. Les plus du traitement Dédoublonnage / Déduplication : 1 Qualitatif : Pour éviter l envoi de plusieurs messages à un même destinataire. Normalisation IDevent met le service de Normalisation à votre disposition pour que toute erreur d adresse ne nuise pas à la réussite de vos opérations de Marketing Direct pour éviter : - Évitez les contacts multiples et les envois inutiles. - Une mauvaise adresse, et donc des coûts de marketing direct engagés pour rien - Une dégradation de l image de marque. - La Normalisation des adresses est réalisée à partir d un référentiel postal international. Ce référentiel permettra de corriger vos adresses en respectant les normes international. 2 Normalisé : Avant tout traitement de dédoublonnage ou de déduplication, IDevent réalise la normalisation, la restructuration et la validation des adresses postales. 3 Economique : Grâce au traitement de dédoublonnage ou de déduplication, vous évitez les contacts multiples et les envois inutiles. Notre méthode d élimination des doublons dans vos fichiers est capable de traiter : les fautes de frappe, les doublements de consonnes, les similitudes phonétiques, l absence d espace entre les mots, l oubli d information, etc. Avec IDevent, vous bénéficiez de la meilleure solution du marché pour fiabiliser vos fichiers. En effectuant un traitement de dédoublonnage sur un fichier ou de déduplication entre plusieurs fichiers, vous évitez d envoyer plusieurs fois un message à un même destinataire. Vous diminuez ainsi le coût de campagnes marketing en éliminant les doublons tout en préservant l image de sérieux de votre société. Vos actions marketing gagnent donc en performance et en rentabilité grâce aux traitements de dédoublonnage et de déduplication de fichiers. IDevent a développé une réelle expertise dans le traitement de dédoublonnage ou de déduplication de vos fichiers de particuliers ou d entreprises

6 event 6 Contrôle d accès Le contrôle d accès s effectue par la lecture du badge contenant les informations de votre visiteur. Les données sur le visiteur sont encodées sous forme d un code-barres, puis lues par un système approprié. - Il permet de gérer la capacité de vos salles en vérifiant les quotas de remplissage en temps réel. - Valider la présence d un individu à votre manifestation et aux événements rattachés (congrès, ) selon le cahier des charges de l organisateur. - Contrôler les droits d accès et les modifier en temps réel. - De comptabiliser le nombre de visites et de revisites - D obtenir le fichier des participants. Gestion de fil d attente Gérer un trafic de personnes est primordial pour le bon fonctionnement de la vie quotidienne de votre entreprise ou administration. Nos systèmes de gestion de file d attente aident vos clients et votre personnel à concilier attente et sérénité. Organiser vos flux de visiteurs, c est apporter plus d efficacité à votre organisation. Si la file d attente est bien gérée, le prestataire de service peut réduire le temps d ouverture du guichet, améliorer l utilisation de la surface du local et réaliser des économies considérables sur le coût des ressources. Conçu pour répondre efficacement aux attentes fonctionnelles et financières, IDevent propose une solution intelligente et informatique qui utilise des périphériques courants comme les PCs, les écrans TV, les imprimantes de tickets, etc. Modulaire et entièrement paramétrable, la solution permet, à chaque entreprise, de personnaliser l aspect et le fonctionnement suivant ses propres besoins et exigences (Respect de la charte graphique pour les bornes, plusieurs modèles de tickets, plusieurs modèles pour les afficheurs, ).

7 7 event Location matériels IDevent vous propose également ces services de location de matériel à destination des entreprises et spécialisée dans l évènementiel. Quels que soient vos besoins, IDevent dispose de solutions personnalisées pour y répondre rapidement. Menée par une équipe à l écoute de ses clients, IDevent met tout en œuvre pour vous fournir le matériel le plus adapté à vos besoins. Vous organisez un séminaire, participez à un salon professionnel, faites un lancement produit ou tout autre type d évènement? Bénéficiez d équipements de qualité professionnelle parmi lesquels : - Ordinateur (PC), ordinateur portable - Ecran (écrans d ordinateurs) - Imprimantes Zebra pour badges - Imprimantes thermiques & lasers - Lecteurs de badges pour les exposants qui permettent d obtenir l ensemble des coordonnées des visiteurs par un simple scan. - Bornes multi fonctions - Douchettes - Location ecran tactile - Tablette tactile - Imprimantes et matériels de bureau - Clé 3G

8 event 8 Création de site web Vous êtes une entreprise (PME/PMI, agence de communication, profession libérale) et vous souhaitez faire réaliser un site Internet professionnel (e-commerce, e-business, catalogue en ligne, vente en ligne) afin de développer votre activité, accéder à de nouveaux marchés, proposer de nouveaux services interactifs à vos clients ou adhérents. IdEvent met à votre disposition un service de conception de site Web autogéré. Vous pourrez alors mettre à jour le contenu de votre site; textes, photos, pdf, menus de restaurant, listes de prix, heures d ouverture, promotions ou autres évitant ainsi d avoir recours à un service externe de webmestre pour les mises à jour de votre site Internet. Voici quelques avantages d avoir un site Internet autogéré : Indépendance: Vous êtes totalement indépendant de votre contenu : si vous souhaitez en changez les textes, les images, les menus, etc. Standards : Votre site est conçu sur des normes standards et le Web 2.0 en y intégrant des fonctionnalité comme Facebook, You Tube, Linked In et plusieurs autres. Extensibilité: L ajout de nouvelles fonctionnalités à votre site est plus simple : l ajout d une infolettre,

9 9 event d un module d utilisateurs multiples, de publicité et encore plus. Facilité d utilisation: Avec une interface intuitive votre site sera facile à mettre à jour en quelques clics seulement et les modifications de votre site seront mises en ligne immédiatement. Fini les attentes auprès d un webmaster. Nous pouvons aussi vous offrir un service de gestion complète de votre site Internet à faible coût, avec mises à jour régulières et pouvant inclure notre référencement sur Internet afin d augmenter le trafic sur votre site web. Forte de notre expérience et ayant participé à des centaines de développements de projets Internet, notre équipe de spécialistes Internet pourra vous guider et vous conseiller afin de faire de votre conception Internet un résultat à la hauteur de vos attentes et le tout dans un esprit créatif, dynamique et professionnel. En mettant à votre disposition notre expérience du web marketing ainsi que notre savoir-faire en création de sites Internet, notre but est de vous conseiller sur les moyens qui vous permettront de réaliser vos objectifs. Pour vous livrer un site web cohérent et performant, on vous accompagne dans toutes les phases de création de votre site Internet : Phase de réflexion : Analyser votre stratégie, définition des cibles et des objectifs, choix des mots clés Phase de conception : Choix de l environnement graphique, des textes, des photos et des fonctionnalités à mettre en oeuvre sur le site Phase de lancement : Mise en ligne et référencement du site sur les moteurs et annuaires de qualité, Phase de croisière : Gestion du contenu, analyse des statistiques, contrôle du positionnement Contactez-nous dès maintenant pour une rencontre à vos bureaux afin d évaluer vos besoins Internet.

10 event 10 Plateforme de rendez-vous d affaires IDevent vous fournit une plateforme de gestion des rendez-vous construit entièrement sur mesure pour vous et vos exposants. Vous favorisez ainsi une meilleure circulation de l information et une harmonisation des méthodes de travail pendant vos événememts. Espace visiteurs Chaque visiteur après avoir rempli son formulaire de pré-enregistrement disposera d un espace lui permettant de : *Rechercher un exposant dans la liste des exposants gérer par l administrateur de votre événement *Emettre des souhaits de rendez-vous avec un exposant *Recevoir l acceptation ou le refus de l exposant par *Télécharger son planning des Rendez-vous Espace exposants Chaque participant dispose d un espace lui permettant de : *Accepter / refuser un rendez-vous avec un visiteur *Mettre la demande du visiteur en attente *Rechercher un autre exposant dans la liste des exposants *Emettre des souhaits de rendez-vous avec d autres exposants *Télécharger son planning des Rendez-vous Espace organisateur L accès à la console est restreint à l organisateur par un login et un mot de passe lui permettant : *Publier en temps réel le catalogue des exposants *Paramétrer les horaires et jours des rendez-vous *Editer des chiffres et statistiques *Administrer les inscriptions L adaptation ou l intégration de ce module respecte vos spécificités (charte graphique, nomenclature, formulaires) et vos préférences.

11 11 event ing Intégration de la tendance mobile, développement de la valeur des messages ou encore lifting des campagnes automatisées, IDevent met à la disposition de ses clients une gamme complète de prestations dans ses domaines d expertise. IDevent permet de : Communiquez rapidement auprès de centaines de milliers de personnes. Résultats concrets après votre campagne ing, généralement sous 48h. Diffuser vos campagnes de Promotion et de Communication. Augmentez votre notoriété. Fidéliser une clientèle et/ou de transformer vos prospects en clients. Liens sur téléchargement de fichiers, ou liens sur votre site internet. Générez un important trafic local (point de vente, Showroom,.). Générez du trafic sur votre site web. Mise en place rapide. Maîtrise de votre budget marketing. Reporting: les retours sont quantifiables et rapides Accès aux statistiques de consultations du message E-Invitation IdEvent met à la disposition des exposants un outil permettant aux exposants d inviter leurs clients potentiels à leurs stand avec une e-invitation conçu par des professionnels. Ainsi l exposant pourra envoyer des invitations personnalisées à ces contacts qui peuvent ensuite s inscrire à l exposition gratuitement. Les exposants ont la possibilité de personnaliser leur invitation ( logo, nom de l entreprise ). Compagne sms Envoyer des SMS avec Campagne SMS est le moyen le moins coûteux du marché pour contacter vos clients. Sur Campagne SMS, vous achetez vos SMS à des prix inégalés sur le web. Envoyer à chacun de vos destinataires un texte personnalisé par son nom, prénom, ou toute autre information de votre choix. Prévoyez à l avance vos campagnes de SMS. Choisissez simplement la date et l heure à laquelle seront envoyés vos SMS. Personnalisez l expéditeur du SMS pour que votre nom apparaisse sur le mobile de vos clients avant même de lire le message. Obtenez un suivi de vos envois de SMS avec les Accusés de Réception

12 event 12 Billettrie Vous êtes un organisateur, une agence de communication-événementielle et vous organisez un salon, un congrès, une foire IDevent vous propose une solution globale de billetterie et de contrôle d accès. IDevent met en œuvre une solution permettant de traiter un flux de visiteurs élevé, suffisamment modulaire pour pouvoir s adapter aux différentes configurations du centre d expositions et permettant le suivi des entrées en temps réel. Notre Systéme peut gérez les accès au salon en évitant la fraude avec les codes à barre. IDevent propose une solution de vente de billets afin de gérer de manière autonome et centralisée votre billetterie, maîtriser et développer votre réseau de vente, tout en luttant contre la fraude et le marché noir et en améliorant et en sécurisant le contrôle d accès. A ce titre, la solution E-Payment Center permet à IDevent de gérer tout le processus de paiement électronique. Cette plate-forme est capable de supporter des milliers de transactions simultanément, de les transmettre au fournisseur de paiement et d automatiser la génération des billets électroniques après réception de la confirmation de paiement. Solution Wifi pour vos événements Vous organisez un salon, un congrès, un séminaire, un évènement sportif ou musical et devez proposer un accès WiFi aux participants. Mais vous ne voulez pas vous préoccuper de la logistique, ni de l accès adsl, ni de la pose des bornes, ni de l authentification, ni de la conservation des données de connexion dans le respect de la loi. IDevent vous propose une solution packagée clef en main. Nous installons sur le site de votre évènement le matériel nécessaire selon vos besoins, avec un accès Internet sécurisé. Pour toutes vos manifestations temporaires vous offrirez avec IDevent un accès WiFi totalement sécurisé à Internet dans le respect de la loi en vous dégageant de toutes contraintes de gestion et d assistance. Vous serez libre d offrir les connexions ou de les faire payer. Et vos coûts sont totalement maitrisés.

13 13 event Opératrices de saisie Formées à nos systèmes, nos opératrices de saisie ont une bonne maitrise de prise de notes et d écriture rapide. Lecteurs de badges Pour vos exposants, vos partenaires Les lecteurs de badges permettent d obtenir l ensemble des coordonnées des visiteurs par un simple scan. Compte rendu après l événement A la fin de chaque événement, IDevent vous transmet des statistiques très détailler.ces statistiques peuvent vous être transmises par mail ou fax, ou disponible par Internet. Ainsi vous pouvez avoir des statistiques reparti selon les critères suivant : - Par catégories, (exemple : EXPOSANT, VIP, VISITEUR, ) - Par pays - Par départements ou région - Par réponses aux questionnaires se trouvant sur le carte d invitation - Par provenance et origine en fonction des besoins (exemple : invitation courrier, invitation web, code source, code marketing, ) IDevent vous propose aussi des statistiques de fréquentation qui comptabilisent le nombre de «venus» sur l événement, avec les distinctions suivantes : - Répartition entre les inscrits sur place, les pré- enregistrés. - Répartition par jour et cumul. - Nos tableaux peuvent intégrer des statistiques de flux horaires, par hall d accès Les demandes de statistiques particulières (analyses croisées, comparatives,..) peuvent êtres réalisées en fonction des besoins.

14 l informatique au service de l événementiel Solutions informatiques Badges nominatifs Pré-enregistrement Création de site web Pour plus d informations ou demande de devis, n hesitez pas à nous contacter Immeuble 104, 2ème étage n 6, Sidi Maârouf Casablanca Tél.: Fax: Siteweb:

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