Assistant Gestionnaire et Administratif ASSISTANT GESTIONNAIRE ET ADMINISTRATIF

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1 Direction des Ressources humaines Assistant Gestionnaire et Administratif G ASSISTANT GESTIONNAIRE ET ADMINISTRATIF EN MEDIATHEQUE POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE Direction : Direction Culture Sport Jeunesse Service : Médiathèque Départementale Poste de rattachement hiérarchique : Bibliothécaire responsable du site Localisation : Médiathèque départementale (Valence, Crest, Die, Nyons, St Vallier) MISSIONS Mission de la Direction Culture Sport Jeunesse : Appuyer techniquement les élus pour la définition de la politique départementale en matière d actions culturelles, de sports, de la jeunesse et de l éducation populaire. En ce qui concerne la culture, cette direction regroupe les services suivants : Interventions culturelles, Conservation du Patrimoine, Châteaux Départementaux, Archives Départementales et Médiathèques Départementales. Mettre en œuvre la politique décidée par l Assemblée départementale. Mission de la Médiathèque Départementale : Structurer le réseau de lecture publique dans le Département de la Drôme par des actions de conseil, de soutien aux collectivités et à leurs bibliothèques, et par l ouverture au public de médiathèques en vue d assurer aux citoyens de tous âges et de toutes conditions l accès à la lecture et à la documentation sous toutes ses formes. Participer à la définition et à la mise en œuvre de la politique culturelle du Conseil Général. RAISON D ETRE DU POSTE Assurer la gestion comptable et administrative du service. Assister le/la responsable du service dans l'analyse budgétaire et le suivi comptable. Participer à la gestion et à l animation du réseau (bibliothèques communales). Participer à la gestion de l équipement et contribuer à l action culturelle de développement de la lecture. LE DÉPARTEMENT DE LA DROME HÔTEL DU DÉPARTEMENT, 26 AVENUE DU PRÉSIDENT-HERRIOT, VALENCE CEDEX 9 TEL :

2 RELATIONS DE TRAVAIL Relations internes au service : avec le/la bibliothécaire responsable du site, à laquelle il/elle rend compte de son travail, avec le référent gestionnaire, administratif et comptable de l'équipe de direction de la médiathèque qui l encadre sur le plan technique avec les aide-bibliothécaires et les vacataires, dont il/elle assure l encadrement technique, avec les collègues de la médiathèque, dans le cadre d actions transversales, avec la Direction de la Médiathèque, qui donne les orientations de travail. (plus particulièrement à Valence pour la direction et les services communs dont il assure le secrétariat) Relations internes au Conseil Général : avec les services opérationnels, dans la mise en œuvre d activités ponctuelles, avec les services fonctionnels, qui peuvent apporter un appui technique. Relations externes : avec le public qui fréquente la médiathèque, avec les bibliothécaires du réseau avec les fournisseurs, libraires, éditeurs, écrivains,, pour l achat des documents, avec les partenaires culturels, sociaux, éducatifs, 2/6

3 ACTIVITES CONSTITUTIVES DU POSTE Activités principales : Gestion comptable Gestion comptable du site sur le logiciel de gestion financière Grand Angle (saisie des engagements et liquidations, constatation de service fait, édition de bons de commande, inventaire du patrimoine ) Tenue de la régie de recettes en tant que régisseur suppléant Analyse budgétaire, participation à la préparation du budget primitif et des décisions modificatives. Secrétariat et gestion administrative Gestion des plannings (absence des agents, tournées, animations, formations ) Suivi administratif et logistique des moyens (bâtiment, véhicules, mobilier, fournitures ). Suivi des contrats de maintenance et des travaux liés à ces contrats, des assurances et des sinistres du site Conception et mise en forme de documents complexes, courriers, rapports, dossiers, tableaux, procédures, statistiques Travaux administratifs courants, photocopies, mailings, contrôles fichiers. Classement, mise à jour et suivi de l avancement des dossiers, archivage. Participation au bilan annuel Vie du site Participation à la gestion de l équipement, à la convivialité des lieux, à la gestion de l outil informatique et contribution à l action culturelle de développement de la lecture. Participation à la gestion du réseau des bibliothèques communales, à la formation des bibliothécaires bénévoles et salariés, à des animations dans le réseau. Encadrement technique des aide-bibliothécaires et des vacataires. Activités secondaires : Accueil des fournisseurs, bibliothécaires, partenaires : renseignements pratiques, orientation. Accueil téléphonique Participation à la gestion des fonds documentaires et des collections de toute nature : - Mise en œuvre de l accès du public aux collections : circuit du document, gestion des périodiques, lettres de rappel, réservations, avis de passage. Diffusion (prêts-retours, réservations, mise en valeur, recherche documentaire) des documents au public (individuels, collectivités, scolaires). (site Drôme centre non concerné) 3/6

4 COMPETENCES NECESSAIRES POUR OCCUPER LE POSTE Accueil Analyser et anticiper les besoins du public, orienter et transmettre les communications téléphoniques, les demandes de renseignements, les courriers Transmettre des connaissances à divers publics. Répondre à des sollicitations multiples. Gestion comptable Connaître et appliquer les règles de la comptabilité publique Gérer un budget et analyser des documents comptables Maîtriser le logiciel de gestion budgétaire et comptable Élaborer et tenir des tableaux de bord. Secrétariat et gestion administrative Connaître et appliquer les procédures d instruction, de suivi administratif et financier des dossiers. Connaître les circuits de décision. Maîtriser les outils bureautiques Identifier, sélectionner et actualiser l information sur les divers supports. Synthétiser des informations. Mettre en valeur des documents. Connaître les techniques d analyse et de synthèse des documents. Connaître la législation en matière de communication et de reproduction de l information écrite, audiovisuelle et multimédia. Vie du site Utiliser l outil informatique de la bibliothèque Animer et gérer un groupe. Travailler en partenariat. Connaître l organisation et le fonctionnement de la Médiathèque Départementale. Connaître le fonds de l équipement. Connaître le public desservi. Connaître les partenaires. QUALITES REQUISES Sens de l accueil et du contact avec le public et les bénévoles. Sens du travail en équipe. Sens de l organisation pour les procédures. Rigueur administrative et budgétaire 4/6

5 FORMATION ET EXPERIENCE Diplôme(s) (habilitation, permis) requis BTS secrétariat, gestion, comptabilité. Permis de conduire B indispensable. Formation à prévoir pour occuper le poste Formation à l utilisation du logiciel spécifique OPSYS. Formation à l utilisation du logiciel Grand Angle Formation de formateurs. Parcours professionnel et expérience souhaitables Expérience professionnelle souhaitée mais pas indispensable Conditions spécifiques : CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIEES AU POSTE Poste à temps plein. Respect absolu des délais et des échéances Travail le samedi (selon affectation) Manutention et manipulation de charges lourdes. 5/6

6 CONDITIONS D ACCES AU POSTE Par voie de recrutement : Le cas échéant. Par voie de mobilité interne : Oui. Grades préférentiels de la F.P.T. (cadre d emplois, grade pertinent pour obtenir le poste) : Catégorie B, Assistant de Conservation du Patrimoine ou Rédacteur territorial. Catégorie C, Adjoint du Patrimoine ou adjoint administratif territorial 6/6

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