SITE INTERNET SÉCURISÉ PERSONNEL

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1 Fraternité des policiers et policières de Longueuil SITE INTERNET SÉCURISÉ PERSONNEL [GUIDE DE L UTILISATEUR] [mars 2010] Conception Serge Naud

2 TABLE DES MATIÈRES 1. UN NOUVEAU SERVICE... 1 Personnalisé... 1 Sécuritaire... 1 Navigateurs supportés... 1 Complémentaire ENREGISTREMENT ET AUTHENTIFICATION... 3 Création d un compte... 3 Ouverture de session... 8 Oubli du mot de passe ou du code d accès... 9 Fermeture de session FONCTIONNALITÉS LA SECTION COURRIELS SÉCURISÉS Ouverture de la boîte de réception des courriels...12 Questions ou demandes LA SECTION PROFIL LA SECTION DOCUMENTS LA SECTION CHANGEMENTS Changement du mot de passe Complexité du mot de passe Changement de courriel Changement de votre adresse Changement de téléphones Changement de bénéficiaires Personne à contacter en cas d urgence LA SECTION SECTIONS RÉSERVÉES AUTRES FONCTIONNALITÉS Taille du texte Informations sur l utilisateur en cours Validation de la provenance des courriels Pour plus d informations... 24

3 1. UN NOUVEAU SERVICE Personnalisé Le nouveau site sécurisé de la Fraternité des policiers et policières de Longueuil met à votre disposition des outils interactifs, que vous soyez policier actif ou retraité membre. Ce profil vous donne accès à une foule d informations concernant votre Fraternité, votre régime d assurance collective et votre régime de retraite. Il vous permet aussi de consulter certaines de vos informations personnelles, de nous aviser de tout changement et en plus, de recevoir des documents électroniques. Sécuritaire Ce nouveau service vous est évidemment offert via un site sécurisé où les communications entre vous et la Fraternité sont chiffrées. La Fraternité utilise la même technologie de chiffrement que les sites bancaires les plus courants (chiffrement SSL 128 bits). De plus, le Fraternité teste régulièrement ses actifs informatiques afin d assurer la confidentialité de vos renseignements personnels. Navigateurs supportés Système d exploitation Windows Navigateur Microsoft Internet explorer Version 6.00 et plus avec un niveau de chiffrement de 128 bits Permettre l'utilisation de Javascript et des témoins de session (cookies) Acrobat Reader, version 8 et plus Navigateur Firefox Version 1.5 et plus avec un niveau de chiffrement de 128 bits Permettre l'utilisation de Javascript et des témoins de session (cookies) Acrobat Reader, version 8 et plus Navigateur Safari Version 1.2 et plus avec un niveau de chiffrement de 128 bits Permettre l'utilisation de Javascript et des témoins de session (cookies) Acrobat Reader, version 8 et plus Navigateur Google Chrome Version 4.1 et plus avec un niveau de chiffrement de 128 bits Permettre l'utilisation de Javascript et des témoins de session (cookies) Acrobat Reader, version 8 et plus 1

4 D'autres navigateurs peuvent être utilisés cependant aucun test n'a été effectué afin de vérifier leur bon fonctionnement. Complémentaire Nous espérons que ce nouvel outil saura vous plaire et vous être utile. Soyez assurés qu avec le temps, nous y ajouterons de nouvelles fonctionnalités afin de le rendre encore plus interactif. Bonne navigation. 2

5 2. ENREGISTREMENT ET AUTHENTIFICATION Création d un compte Pour entrer dans votre nouveau profil personnel, vous devez d abord vous enregistrer. Pour ce faire : Ouvrez votre navigateur et rendez-vous à l adresse suivante : Cliquez sur le lien «Section réservé aux membres», la page suivante apparaîtra 3

6 Note de sécurité Il s agit d un site sécurisé. On reconnaît qu'une transaction est sécurisée lorsqu'une clé ou un cadenas fermé s'affiche dans un coin inférieur ou supérieur de l'écran ou que dans la barre d'adresse l'adresse commence par De plus vous pouvez vérifier l état du certificat en cliquant sur le logo Entrust. Une page web s affichera pour vous indiquer l état du certificat et confirmera que la Fraternité des policiers et policières de Longueuil est propriétaire du site www2.fplongueuil.qc.ca. 4

7 Une fois sur le site, cliquez sur Vous avez oublié vos codes d accès. La page suivante apparaîtra: Entrez votre «Adresse courriel», suivi de votre «Date de naissance» et des «3 derniers chiffes de votre numéro d assurance sociale». Appuyez sur «Soumettre». Par mesure de sécurité, le Fraternité ne vous demandera jamais d entrer votre numéro d assurance sociale au complet sur Internet. Si votre «Adresse courriel» ou votre «Date de naissance» ou les «3 derniers chiffes de votre numéro d assurance sociale» ne correspondent pas aux données de notre fichier, un message d erreur apparaîtra : 5

8 Vérifiez vos informations, remplissez de nouveau les champs et appuyez sur «Soumettre». Si le message apparaît de nouveau, veuillez communiquer par téléphone à la Fraternité ou nous expédier un courriel à 6

9 Si les informations inscrites à l écran correspondent aux données de nos fichiers, une page de confirmation apparaîtra : Fermez votre navigateur. Vous recevrez un mot de passe confidentiel et votre nom d usager générés par notre système à votre adresse courriel inscrite à nos dossiers. Si vous n avez pas d adresse courriel ou si vous ne recevez pas un courriel de confirmation de mot de passe, veuillez communiquer par téléphone à la Fraternité ou nous expédier un courriel à support@fplongueuil.qc.ca Dans le courriel de la «Fraternité des policiers et policières de Longueuil [support@fplongueuil.qc.ca]», nous vous indiquerons le mot de passe enregistré et votre nom d utilisateur qui sont enregistrées dans notre base de données, notez-les. Cliquez sur ici (il s agit d une commande qui ouvrira votre navigateur et vous amènera directement à la page d accueil du site sécurisé de la Fraternité. Il peut s écouler une minute avant que votre navigateur ne s ouvre et affiche la page d accueil du site sécurisé de la Fraternité. Lorsque la page d accueil du site sécurisé apparaîtra, entrez votre «Nom d'utilisateur», votre mot de passe dans «Mot de passe» et cliquez sur 7

10 «Continuer >>» pour avoir accès à votre page d accueil personnalisée du site sécurisé [votre navigateur internet devrait vous demander d enregistrer le mot de passe, vous pourrez si vous le désirez enregistrer le mot de passe]. Nous vous offrons la possibilité de modifier votre mot de passe. Pour ce faire, veuillez vous référer à la section changement du mot de passe. Ouverture de session Ouvrez votre navigateur et rendez-vous à l adresse suivante : Cliquez sur le lien «Section réservée aux membres», la page suivante apparaîtra : Pour vous connecter au profil, entrez le nom d utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur «Continuer». Vous voilà maintenant dans votre profil personnel. 8

11 La page d accueil de votre profil : Oubli du mot de passe ou du code d accès S il vous arrivait d oublier votre mot de passe ou votre code d accès, référezvous à la procédure «Création d un compte» pour les récupérer. Fermeture de session Lorsque vous avez terminé de naviguer dans votre profil, cliquez toujours sur «Déconnexion» dans le coin supérieur droit. Cela permet de mettre fin à votre session de façon sécuritaire et assure que personne ne peut entrer dans votre profil à partir de votre ordinateur sans entrer le mot de passe. Par mesure de sécurité, nous fermerons votre session après 15 minutes d inactivité 9

12 3. FONCTIONNALITÉS Le profil est subdivisé en cinq grandes sections : Courriels sécurisés, Profil, Documents, Changements et Sections réservées. 10

13 La Section Courriels sécurisés Le profil permet de recevoir des messages en toute sécurité. Lorsqu un message est déposé dans la boîte de réception de votre profil, un courriel est envoyé à votre adresse courriel (inscrite dans nos dossiers) pour vous aviser qu un courriel sécurisé vous attend sur le site sécurisé, sans toutefois en dévoiler le contenu. 11

14 Note de sécurité Le nom de l expéditeur du courriel qui vous est envoyé pour vous aviser qu un courriel sécurisé vous attend sera toujours la Fraternité des policiers et policières de Longueuil [support@fplongueuil.qc.ca]. Si vous recevez un avis d un autre expéditeur, veuillez ne pas suivre le lien et communiquer avec la Fraternité. Vous pourrez expédier directement des courriels confidentiels à la personne responsable de : L assurance collective, le régime de retraite et le REER collectif La discipline et la déontologie La CSST et l équipement Les dossiers de la Fraternité, les communiqués, les activités, le secrétariat et le Fonds humanitaire Les griefs Tout autre sujet Une copie de votre demande sera expédiée à votre adresse courriel par la {Fraternité des policiers et policières de Longueuil [support@fplongueuil.qc.ca]}. Ouverture de la boîte de réception des courriels. À la page d accueil du site sécurisé, cliquez sur «Boîte de réception». La page suivante apparaîtra : 12

15 L écran de messages ressemble à une boîte de réception d un logiciel comme Microsoft Outlook. Vous devez cliquer sur le sujet d un message afin d en voir le contenu. Lorsqu un message n est pas lu, la mention «Non lu» s affichera. Lorsqu un message est lu, la date de lecture s affichera. De plus, un trombone indique les messages avec des fichiers joints. Date d'envoi Catégorie Sujet Expéditeur Vu le Autres Formulaire adhésion à notre activité d'été snaud Non lu Assurance Capsule santé février 2009 snaud Non lu Régime de retraite Assurance Changement de bénéficiaire(s) snaud Non lu Réponse à : Question - Assurance - Test Web (000100) snaud

16 Note de sécurité Toutes les communications et les documents échangés entre la Fraternité et vous-même à l intérieur du site sécurisé sont chiffrés et sécuritaires, au même titre qu une transaction bancaire. Cliquez sur le titre du sujet pour ouvrir le courriel sécurisé. Une fenêtre apparaîtra : 14

17 Pour ouvrir la pièce jointe, cliquez sur le nom du fichier qui se trouve à la droite de Pièce jointe. Pour supprimer définitivement le message cliquez sur «Supprimez ce message». Pour retourner à votre boîte de réception cliquez sur «Retour à la boîte de réception». Questions ou demandes Vous pouvez adresser vos demandes ou questions directement et de manière confidentielle à la personne responsable du dossier à la Fraternité, en cliquant sur «Question/demande». Une page apparaîtra : 15

18 Choisissez le Type : Question demande de changement Choisissez le sujet : l assurance collective le régime de retraite le REER collectif la discipline et la déontologie Les griefs la CSST et l équipement les dossiers de la Fraternité Le secrétariat er les archives les communiqués les activités le Fonds humanitaire tout autre sujet 16

19 Par la suite, écrivez votre demande et lorsque vous aurez terminé, cliquez sur «Envoyer». Un courriel sécurisé sera expédié directement à la personne responsable du sujet. Note de sécurité Tous les documents et les communications échangés entre la Fraternité et vousmême à l intérieur du site sécurisé sont chiffrés et sécuritaires, au même titre qu une transaction bancaire. La Section Profil Le profil permet d accéder à vos informations personnelles. Vous pouvez l explorer en cliquant sur chacun des thèmes. Vous pouvez alors cliquer sur un sujet pour l explorer en détail. Le profil est personnalisé selon que vous êtes un policier actif ou retraité. La section Documents L onglet Documents vous permet d accéder à de nombreux documents classés par thèmes. La section Changements Vous pourrez facilement effectuer les modifications suivantes : Changement de mot de passe Changement d adresse Changement de téléphones Changement de courriel Changement de bénéficiaires en assurance vie Changement de la personne à contacter en cas d urgence 17

20 Changement du mot de passe À la page d accueil du site sécurisé, cliquez sur «Changement du mot de passe». La page suivante apparaîtra : Entrez votre mot de passe actuel. Entrez ensuite votre nouveau mot de passe et confirmer le nouveau mot de passe. Cliquez sur Soumettre. Votre mot de passe sera modifié dans notre base de données. Complexité du mot de passe Votre mot de passe, pour des raisons de sécurité, doit comprendre entre huit et vingt caractères avec au moins une lettre et un chiffre. Changement de courriel Vous pouvez changer votre adresse de courriel en cliquant sur «Changement de courriel». 18

21 La page suivante apparaîtra : Pour ce faire, inscrivez votre nouvelle adresse courriel et confirmez cette dernière. Cliquez sur «Enregistrer». Le message suivant apparaîtra : «Votre adresse courriel a été modifiée avec succès.». Changement de votre adresse Vous pouvez changer votre adresse en cliquant sur «Changement d adresse». Une page apparaîtra : 19

22 L historique et votre adresse actuelle, seront affichés. Pour modifier votre adresse, vous n avez qu à inscrire votre nouvelle adresse et indiquer une date effective. Cliquez sur «Procéder» Le message suivant apparaîtra : «Votre adresse a été modifiée avec succès.». Nous aviserons l assureur du changement. Changement de téléphones Vous pouvez changer vos numéros de téléphone en cliquant sur «Changement de téléphone». Une page apparaîtra : 20

23 L historique et votre numéro de téléphone actuel par type (maison, mobile, travail, pagette et autre) seront affichés. Pour modifier vos numéros de téléphone : Choisissez le type que vous désirez modifier Inscrivez votre nouveau numéro de téléphone et indiquez une date effective. Cliquez sur «Procéder». Le message suivant apparaîtra : «Votre numéro de téléphone a été modifié avec succès.». Pour modifier plus d un type de téléphone vous devez cliquer de nouveau sur «Changement de téléphone» et choisir le type de téléphone à modifier. Nous aviserons l assureur du changement. Changement de bénéficiaires Vous pouvez changer le(s) bénéficiaire(s) de(s) police(s) d assurance vie en cliquant sur «Changement de bénéficiaires». 21

24 Une page apparaîtra : Le(s) bénéficiaire(s) sont affichés par numéro de certificat. Pour modifier vos bénéficiaires, vous devez : choisir un groupe; Nommer votre «Succession» ou Nommer un ou plusieurs bénéficiaires Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur «Soumettre». Pour modifier plus d un groupe, vous devez cliquer de nouveau sur «Changement de bénéficiaires» et choisir le groupe à modifier. Nous aviserons alors l assureur du changement. Un nouveau certificat d assurance indiquant le changement de bénéficiaire(s) vous sera posté dans un délai de 3 semaines. Personne à contacter en cas d urgence Vous pouvez changer le nom de la personne à rejoindre en cas d urgence en cliquant sur «Personne à contacter en cas d urgence». Une page apparaîtra : 22

25 Le nom et le numéro de téléphone de la personne à rejoindre en cas d urgence seront affichés. Pour modifier le nom ou le numéro de téléphone, vous devez indiquer le nom de la nouvelle personne ainsi que son numéro de téléphone. Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur «Enregistrer». La section Sections réservées Cette section est réservée à l usage de certains membres. 23

26 4. AUTRES FONCTIONNALITÉS Taille du texte Il est possible de choisir la taille de l image à l écran. Pour ce faire, enfoncez la touche (Ctrl) et appuyer sur la touche(-) ou (+) de votre clavier numérique pour diminuer ou augmenter la taille de l image. Informations sur l utilisateur en cours Le profil affiche en tout temps dans la bannière du haut le sous-menu correspondant. Votre nom et votre nom d usager s affichent un peu plus bas Validation de la provenance des courriels Lorsque le profil personnel vous envoie un courriel (support@fplongueuil.qc.ca), vous pouvez en valider la provenance à l aide des informations incluses dans le courriel. La Fraternité est en effet la seule à connaître l association entre votre nom et votre code d usager. Ainsi, un fraudeur voulant se faire passer pour la Fraternité n aurait pas ces informations. Ne répondez donc pas à un courriel douteux. Comme il a déjà été mentionné précédemment dans ce guide, n oubliez pas que la Fraternité ne vous demandera jamais d entrer votre numéro d assurance sociale au complet sur Internet. Un courriel qui vous demanderait de le faire serait nécessairement frauduleux. Pour plus d informations Pour obtenir de l aide ou toute information, veuillez nous expédier un courriel à support@fplongueuil.qc.ca ou nous rejoindre par téléphone au