Archivage des données

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1 Archivage des données Module : Saisie, Comptabilité et Gestion Version : 3.03a Date : 05 janvier 2006 Mise à jour : 01 décembre 2009 Objectif Si vous gérez un volume important de données sur Aidavocat (affaires, exercices, écritures...) et que vous avez de nombreuses données comptables qui ne vous servent plus mais qui doivent être conservées (pour consultations ultérieures), l archivage est la solution la plus adaptée. Elle allège la taille de vos fichiers, éclaircit l arborescence de votre logiciel Aidavocat lors de l accès au pointage bancaire ou à la gestion des affaires et réduit le temps d accès à certaines informations. Ces archives pourront, bien entendu, être accessibles et restaurées à tout moment. Descriptif de la fonction Aidavocat procède à l extraction de vos données en générant un fichier «xxxxxxxxxxxxxxx.xml» situé dans le dossier C:\Aidav21\xxxxx_00.CAB\ARCHIVE. Ceci ne constitue pas une sauvegarde mais simplement une extraction de vos données. Celles-ci ne seront donc plus accessible depuis Aidavocat sauf si vous décidez de restaurer vos archives. La restauration peut être sélective : par exemple, il vous sera possible, si vous avez archivé 10 affaires, de ne restaurer qu une affaire en particulier. En pratique La fonction d archivage est accessible via le bouton "UTILITAIRES". Il vous faut, pour y accéder, sélectionner le sous-menu "ARCHIVAGE DES DONNEES". Lors de l'accès à ce menu, un message d'avertissement vous rappelle que l'archivage ne constitue pas une sauvegarde mais bien une épuration de données. En répondant "OUI" à cette question, la fenêtre suivante apparaît :

2 Plusieurs choix vous sont alors proposés pour archiver ou restaurer vos données : Pour une ou plusieurs affaires (permet d'archiver ou de restaurer une ou plusieurs affaires et son contenu : factures, diligences, écritures comptables, fiches clients), Pour un exercice (permet d'archiver ou de restaurer un ou plusieurs exercices), Historique des archives (permet de consulter l'historique des archives, par date d'archive, par type de données, à savoir : fiche client, fiche affaire, exercice. Ce menu vous indique également le nom du fichier archive contenant vos données) POUR UNE OU PLUSIEURS AFFAIRES (archivage des affaires) En choisissant ce menu, la fenêtre ci-dessous apparaît : Filtre par date à définir. (Par défaut le filtre est sur N-2) Choisissez l'action souhaitée. A décocher si vous ne souhaitez pas que vos fiches clients soient archivées. Voici la liste des affaires qu'il vous est possible d'archiver. Vous permet de lancer l archivage des affaires sélectionnées. En cliquant sur le bouton ARCHIVER et après confirmation du message suivant, toutes les affaires figurant dans la liste ci-dessus seront extraites du dossier comptable.

3 Une fois l'archivage effectué, Aidavocat vous affiche le chemin pointant vers le fichier d'archive généré qu'il vous est possible de sauvegarder. Notez bien que seules les affaires fermées peuvent être archivées. Pour fermer une affaire, deux possibilités s'offrent à vous. Il vous est possible : - soit de définir une date de fermeture manuellement sur chacune de vos affaires en renseignant le champ "FERMEE LE" de la fiche signalétique de votre affaire comme indiqué sur l'écran ci-dessous : Renseigner la date ici - soit en utilisant le menu de fermeture d'affaires groupées disponible dans le menu d'archivage. Ne peuvent être fermées que les affaires dont les factures ont un "reste dû" égal à zéro, par conséquent seules les affaires avec des factures soldées ou entièrement encaissées peuvent peut être fermées. Pour procéder à la fermeture d'affaires groupées, reportez-vous à la fenêtre suivante accessible via le menu : Utilitaires Archivage des données Pour une ou plusieurs affaires Cocher Fermeture d'affaires. Sélectionnez l'option de fermeture d'affaire. La liste des affaires qu'il vous est possible de fermer apparaît. Permet de valider la fermeture d'affaires. Les affaires étant vivantes, il n'y a pas encore de date de fermeture.

4 Une fois ces affaires fermées, il vous sera possible de les archiver en suivant la procédure indiquée en page 2. Au prochain lancement d Aidavocat, les données archivées (écritures, relevé de pointage, remise en banque, affaires, factures, diligences) auront disparu. POUR UN EXERCICE (archivage de vos exercices) Sélectionnez l'option souhaitée. Sélectionnez dans la liste les exercices à archiver. Lance l'archivage des exercices sélectionnés en cliquant ici. Veuillez noter que seuls les exercices "CLOS" peuvent être archivés, par conséquent un exercice "En cours" ou "Clôturable" ne figurera jamais dans cette liste. En outre, lors de la sélection d'un exercice à archiver, AIDAVOCAT sélectionnera automatiquement tous les exercices antérieurs. Dans l'exemple ci-dessous, l'exercice 2001 a été sélectionné pour être archiver, AIDAVOCAT a donc automatiquement sélectionné l'exercice 2001 et également l exercice L'exercice 2001 ayant été sélectionné, AIDAVOCAT a automatiquement proposé à l'archivage l'exercice précédent, dans notre exemple, l'exercice En cliquant sur le bouton ARCHIVER et après confirmation du message suivant, tous les exercices figurant dans la liste ci-dessus seront extraits du dossier comptable.

5 Une fois l'archivage effectué, Aidavocat vous affiche le chemin pointant vers le fichier d'archive généré qu'il vous est possible de sauvegarder. HISTORIQUE DES ARCHIVES Les informations concernant les fichiers archivés apparaissent ici. A savoir, le type fichier archivé : (fiche client, affaire, facture ou exercice), la date de l'archive, ainsi que son nom figure également ici. Des filtres d'affichage vous sont proposés afin de filtrer les informations affichées à l'écran. Il vous possible d'effectuer une recherche dans vos archives, en vous basant par exemple sur un numéro de facture.

6 RESTAURATION D'UNE ARCHIVE Pour restaurer une archive, la même procédure que pour l'archivage est à appliquer, il vous faudra simplement sélectionner au préalable l'option de "restauration" comme indiquer ci-dessous. Sélectionnez l'option de Restauration et sélectionnez dans la liste les affaires archivées que vous souhaitez restaurer. Validez votre choix en cliquant sur le bouton RESTAURER. Après validation de choix, une fenêtre de confirmation vous est proposée. En cliquant sur OUI, la restauration de l'archive s'effectue. Une fois la restauration effectuée, le message suivant apparaît, cliquez donc sur OK

7 Un compte-rendu de traitement apparaît alors sous la forme suivante : Numéro de l'affaire restaurée. Résultat du compte-rendu de traitement. Si aucune anomalie n'est détectée, il vous suffit de valider ce compte-rendu en cliquant sur QUITTER. Si au contraire AIDAVOCAT vous affiche une erreur, prenez contact avec notre service d'assistance. Les données restaurées font désormais de nouveau partie intégrante de votre logiciel Aidavocat 21. La procédure de restauration abordée ci-dessus concerne les affaires mais elle s'applique également à la restauration d'archives d'exercices. Remarque Il est entendu qu il faut savoir ensuite ne pas perdre les fichiers archivés. L archivage des données s effectuant sous C:\Aidav21\xxxxx_00.CAB\ARCHIVE, vous pouvez par exemple graver sur cd-rom ou dvd-rom le dossier ARCHIVE pour conserver plus facilement sur un seul support l ensemble des données archivées. Attention!!! L archivage ne constitue en aucune manière une sauvegarde de vos données. La perte d'informations dans un système informatique a des causes multiples. Pannes d origines matérielles, vol, dégât des eaux, coupure de courant intervenant pendant un enregistrement, incendie, virus, piratage, malveillance ou simple erreur humaine sont autant de risques auxquels vos précieuses données sont exposées. Il est donc indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes de vos données sur des supports externes, des disquettes, des clés USB, des cartouches de type ZIP, JAZ ou de les graver sur CD-ROM.