Comment démontrer le respect des réglementations lors d'un processus de certification?

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Adeline Morency
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1 Comment démontrer le respect des réglementations lors d'un processus de certification?

2 Je me présente Mathieu Vanhaelen HSE advisor Gestionnaire de publications Mon job: Registres législatifs sur mesure Audit réglementaires sécurité/enviro Missions de support HSE en entreprise Gestion du site sentral

3 Legal compliance & management systems certifications Revue de direction -Effectuer les ajustements nécessaires -Tirer les leçons de l expérience Politique Environnement/Sécurité/ Santé Act Plan Planification - Identification des aspects environnementaux, des dangers et risques - Exigences légales et autres - Objectifs et cibles - Programme environnemental - Plan annuel et quinquennal Contrôle -Surveillance et mesurage -Non conformité, action corrective et préventive -Enregistrements -Audit du SMSE Check Do Amélioration continue Mise en œuvre et fonctionnement -Ressources et responsabilités -Gestion des compétences -Communication -Documentation du SMSE -Maîtrise de la documentation -Maîtrise opérationnelle -Prévention des situations d'urgence

4 Legal compliance & management systems certifications La norme ISO n'établit pas d'exigences absolues en matière de performance environnementale, mais elle impose de se conformer à la législation et aux réglementations applicables: Obligations de conformité L organisme doit : a) identifier et avoir accès aux obligations de conformité relatives à ses aspects environnementaux ; b) déterminer de quelle manière ces obligations de conformité s appliquent à l organisme. L organisme doit tenir à jour des informations documentées sur ses obligations de conformité.

5 Pour démontrer le respect des réglementations, il faut un système qui permette de 1. Connaître les réglementations applicables 2. Connaître l impact de ces réglementations sur le fonctionnement de votre entreprise 3. Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations 4. Planifier et documenter les actions d amélioration 5. Rester actuel

6 Pour démontrer le respect des réglementations, il faut un système qui permette de

7 Connaître les réglementations applicables

8 Connaître les réglementations applicables Il existe des milliers de textes légaux en HSE, pas toujours évident de s y retrouver

9 Connaître les réglementations applicables - Visite de l entreprise, analyse des activités, installations et risques présents, discussion avec les responsables HSE => Profil

10 Connaître les réglementations applicables - En fonction des risques, activités, installations, on sélectionne les textes législatifs applicables à l entreprise => Registre législatif sur mesure - Travail compliqué sans l aide de spécialistes: - Réglementations européennes, nationales, régionales, communautaires - Difficulté d obtenir les versions coordonnées des législations - Cadre législatif en constante (r)évolution: impositions européennes, régionalisation des compétences, passage du RGPT au code, etc. EX: Nous travaillons avec un outil où toute la législation HSE est répertoriée et classée (Topics/sub topics, champ d application, type de législation ) En fonction du profil de l entreprise, il est alors facile de sélectionner la législation applicable. A partir de ce profil, on peut aussi proposer à l avenir les nouvelles législations pertinentes.

11 Connaître l impact des réglementations

12 Connaître l impact des réglementations Un registre c est bien mais ca ne suffit pas Comment faites-vous pour saisir l impact des législations sur vos activités?

13 Connaître l impact des réglementations - Articles de presse (presse généraliste, éditeurs spécialisés, fédérations, autorités) - Permet de voir si on est concerné et d avoir une idée globale de ce qui change

14 Connaître l impact des réglementations Examen détaillé de la législation => application dans les procédures de l entreprise, formulaires, etc.

15 Connaître l impact des réglementations

16 Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations

Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations - Examen systématique des dispositions légales - Confrontation des exigences légales avec les procédures internes - inventaire des

17 Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations - Examen systématique des dispositions légales - Confrontation des exigences légales avec les procédures internes - inventaire des documents et analyses des risques disponibles, - Pour faciliter les audits, on peut travailler avec des check-lists : - Lors de l analyse de la législation HSE, on extrait les exigences pertinentes et on les mets en questions. - Lors de l audit, il ne reste plus qu à parcourir les questions et y répondre ou bien de confier le travail à un expert!

18 Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations

19 Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations

20 Evaluer la manière dont votre entreprise respecte ses obligations - Un audit global, même avec des listes de questions, c est un travail d envergure => Procéder avec ordre et méthode! Par exemple, pour un audit de la législation sécurité, commencer par la loi du 4 août 1996 n est pas la meilleure idée Il vaut mieux commencer par les différents arrêtés d exécution, en les groupant par thème!

21 Planifier et documenter les actions d amélioration - Compilation et analyse des résultats aux questions => Synthétiser les résultats dans un rapport détaillé, reprenant pour chaque texte légal audité l inventaire des non-conformités détectées lors de l audit et les commentaires associés - En fonction du rapport, planifier les actions pour corriger les points noirs. - Prioriser en fonction - de la gravité des non-conformités et de leurs impacts possibles - des ressources disponibles - Attribuer les tâches, fixer les échéances, définir des plans d action,

22 Continuité du système et mise à jour

23 «L organisme doit tenir à jour des informations documentées sur ses obligations de conformité» Il faut tout documenter et pouvoir le montrer à l auditeur!

24 Gestion de l information - Utilité d un système centralisé

25 Gestion de l information - Caractéristiques d un bon système centralisé: - En ligne, accessible de partout, 7j/7, 24h/24 (cloud) - Droits d accès personnalisables, permet le partage facile de l information, permet à plusieurs personnes de travailler - Tout sous la main, permet de consulter les lois, les procédures, indiquer les statuts, les dates des contrôles, les actions à entreprendre, les échéances, lier des documents, - Facilité pour extraire des rapports, exporter vers Excel - Permet le suivi des actions, des non-conformités - Facile à montrer lors d un audit!

26 Gestion de l information Solutions Sharepoint/Excel, intranet,

27 Logiciels Gestion de l information

28 Gestion de l information

29 - Des questions? Merci pour votre attention!

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