Gestion des Risqueset Système de Contrôle Interne par le logiciel

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1 Gestion des Risqueset Système de Contrôle Interne par le logiciel Challenge Optimum S.A. Conseil, Formation & Logiciels en Systèmes de Management Yverdon, mardi 11 novembre 2014

2 Challenge Optimum S.A. Fondée en 1994 à Genève Membre de Worms & Co «Safety Management», basé à Hong Kong Conseil, formation & logiciels en systèmes de management durable 600 clients, cadres formés au management de la qualité 40 domaines d activités Entre 2 et collaborateurs Clientèle suisse et internationale certifiée accréditée affiliée certifiée

3 SCI Définition* «Ensemble cohérent de règles d organisation et de fonctionnement et de normes de qualité qui ont pour but : 1) d optimiser le service au public, la qualité des prestations et la gestion des entités ET 2) de minimiser les risques économiques et financiers inhérents à l activité de celles-ci» *Loi sur la surveillance de la gestion administrative et financière et l évaluation des politiques publiques 3

4 Optimiser le service au public? 4

5 Maîtriser les risques? Avec l aimable autorisation d Andy Singer 5

6 Optimiser le service et maîtriser les risques : enjeux 1 Anticiper les besoins et gérer le risque Identifier et recueillir les nouveaux besoins Apprécier les opportunités de créer de nouveaux services Planifier/financer les services à la communauté Assurer la bonne mise en oeuvredes services aux habitants 2 Gérer les services à la communauté Instruire les demandes Assurer la qualité de service Gérer la croissance 3 Assurer une administration sans faille Maîtriser les coûts Optimiser le fonctionnement administratif En bref, assurer la bonne gouvernance 6

7 Une gageure : rendre transparents les coûts à long terme des politiques publiques Avec l aimable autorisation d Andy Singer 7

8 Comment fonctionne un système de contrôle interne / qualité? ACT 4) Ajuster & optimiser 1) Décrire les savoir-saire obligatoires (Objectifs + Procédures + Documents) 2) Faire ce qui est écrit PLAN DO 3) Vérifier que ce qui est fait est bien fait (Conforme aux lois et aux bonnes pratiques) CHECK 3 outils spécifiques pour vérifier 1) audits internes 2) suivi des indicateurs 3) gestion des non-conformités 8

9 Quels enjeux majeurs dans la mise en place d un SCI? Enjeux majeurs Communication interne Solutions Intranet de communication managériale Motivation des collaborateurs Descriptions de fonction claires et transparentes Efficience dans les flux de travail Conformité et amélioration continue Management par processus (Documentation + Optimisation) 3 outils fondamentaux: - audit interne -Feedbacks - Indicateurs de performance

10 La solution intégrée: Votre SCI dans un intranet dédié aux collaborateurs Compatible

11 Logiciel de description des risques et des moyens de maîtrise associés COLLABORATEURS Un collaborateur peut jouer plusieurs rôles. RÔLES / RESPONSABILITÉS Un rôle peut intervenir dans plusieurs processus et être exposé à un ou plusieurs risques. PROCÉDURES / PROCESSUS / RISQUES L activité de votre établissement est décrite de façon détaillée (procédures / processus), y compris le système de contrôle interne (risques). DOCUMENTATION OPÉRATIONNELLE Les documents (formulaire, check-liste, modèle, instruction, guide, mode d emploi, programme, ) sont accessibles en 3 clicks. 11

12 Base du SCI «Catalogue des services» de l administration communale Copyright - etheos Sàrl info@etheos.ch 12

13 Ces services résultent de la mise en œuvre de savoir-faire «obligatoires» Rôles Tâches 13

14 Qui fait Quoi Au cœur du SCI : la procédure selon quelles règles de contrôle? Ex: application du principe du double contrôle 14

15 Le SCI passe par la gestion des risques en lien avec les procédures Inventaire des risques Evaluation formelle du niveau de maîtrise Plan de traitement 15

16 Plan comptable Les risques peuvent être gérés en fonction des comptes du plan comptable 16

17 Les informations clés du SCI sont disponibles dans les descriptifs de fonction des collaborateurs Rôles Responsabilités Tâches Indicateurs Risques Permis/habilitations 17

18 Prix et conditions de Click-N-Manage Avantage concurrentielde Click-N-Manage Droit d exploitation par abonnement semestriel : De 200.-/mois Moins de 10 utilisateurs À 600.-/mois Moins de 100 utilisateurs Acquisitionpossible sur demande (correspondant à 40 mois d utilisation) L abonnement comprend : - les mises à jour à périmètre fonctionnel identique - la maintenance corrective - la hotline(1h/mois/tranche de 30 utilisateurs) Le prix inclut la possibilité de générer un intranet dont l établissement utilisateur est propriétaire à vie. Téléchargement et essai gratuit Avec Click-N-Manage : aucun investissement! Véritable hotline Basée à Genève Accessible par téléphone, skype ou teamviewer tous les jours ouvrables de 8:30 à 12:00 et de 14:00 à 18:00 sauf les semaines 31, 32 et 52. Formation très rapide (2h suffisent) Aucun impact sur le système IT 18

19 Conclusion Le SCI par le logiciel, c est : Bénéfices pour le management une organisation claire et maîtrisée des risques identifiés, réduits ou éliminés des procédures écrites pour toutes les activités à risque UN SCI MAÎTRISE! Bénéfices pour les collaborateurs des rôles et responsabilités clairement définis un accès intuitif et immédiat aux procédures et documents une ambiance de travail motivante portée par un logiciel convivial Bénéfices pour les habitants bien meilleure réactivité, efficacité, proximité continuité et pérennité services meilleure image de la municipalité

20 Merci de votre attention! Nous sommes à votre écoute Julien Balme Simon Schneebeli Robert Corminboeuf David Balme Challenge Optimum S.A. Vos produits et services de qualité, votre organisation performante Rue des Plantaporrêts, 3 CH 1205 Genève Web: David BALME CEO David.Balme@optimum.ch