La signature électronique (dématérialisation) des bordereaux de dépense et de recette PES V2. DDFIP de la Mayenne

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Côme Bellefleur
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1 La signature électronique (dématérialisation) des bordereaux de dépense et de recette PES V2 DDFIP de la Mayenne

2 La signature électronique (dématérialisation) des bordereaux PES V2 Les avantages de la signature électronique : La dématérialisation effective des bordereaux : la version dématérialisée du bordereau contenue dans le flux PES devient juridiquement valide (la version papier n'est plus nécessaire), La suppression des coûts liés à l'envoi des bordereaux papier au comptable (impressions, frais postaux, temps passé et trajets pour les dépôts direct à la trésorerie,...etc ), La suppression des délais liés à l'envoi des bordereaux papier au comptable : Impact direct sur le délai de paiement des dépenses, Impact direct sur le délai d'encaissement des recettes. La modernisation des échanges au sein de la collectivité et avec le comptable (travail en dématérialisation totale). 2

3 La signature électronique (dématérialisation) des bordereaux PES V2 L'ordonnateur doit remplir 4 conditions : 1 être titulaire d'un certificat électronique d'authentification 2 disposer d'un outil de signature électronique 3 Obtenir par la DDFIP la validation d'au moins un flux test PES V2 signé 4 Attendre la confirmation par le comptable de la modification des paramétrages Hélios de réception des flux 3

4 1 - Le certificat électronique d'authentification 4

5 1 - Le certificat électronique d'authentification il remplace la signature juridique manuscrite du titulaire (enregistrement possible sur un support mobile ; ex : clé USB) il doit être homologué - Norme de type «RGS **» à respecter au minimum pour pouvoir signer tous types de documents à valeur juridique (ex : dans le cadre de procédures dématérialisées de marchés publics, bordereaux PES V2,...). il est personnel et nominatif - si le titulaire est ordonnateur (et/ou délégataire de signature) de plusieurs organismes publics locaux différents : il doit pouvoir utiliser le même certificat pour chaque entité, - le certificat ne doit être utilisé par aucune autre personne que le titulaire au sein de la collectivité (en cas de délégation de signature, chaque délégataire doit être titulaire d'un certificat en son nom propre), - Recommandation : il doit y avoir au minimum 2 titulaires de certificat électronique par organisme public local : l'ordonnateur + au moins un délégataire de signature (en cas de besoin). 5

6 2 - L'outil de signature électronique 6

7 2 - L'outil de signature électronique En quoi consiste la signature électronique d'un flux bordereau PES V2? 7

8 2 - L'outil de signature électronique visualisation du fichier PES à l'état brut (ouverture par défaut via le navigateur internet par double-clic) 8

9 La lecture «dématérialisée» d'un bordereau PES V2 AVANT signature électronique Clic-gauche pour ouvrir le mandat Absence du nom du signataire au début 9

10 Clic-gauche pour ouvrir la pièce justificative 10

11 11

12 La lecture «dématérialisée» d'un bordereau PES V2 APRES signature électronique Présence du nom et de la qualité du signataire après signature électronique 12

13 2 - L'outil de signature électronique La matérialisation de la signature électronique dans le fichier PES V2 : Visualisation en lecture brute : Ajout d'un codage de certification à la fin du fichier 13

14 La visualisation dans Hélios par le comptable de la signature électronique de l'ordonnateur (consultation du bordereau en bannette Hélios) : 14

15 2 - L'outil de signature électronique Les 2 compléments indispensables : le parapheur électronique «en connexion web» et le Tiers de Télétransmission interfacé Avantages pour le signataire (ordonnateur / délégataire de signature) La possibilité de consulter et signer des bordereaux ou documents à distance (une simple connexion internet suffit), L'alerte automatique en cas de réception de documents à signer, La visualisation sous forme dématérialisée (outil de lecture intégré) du bordereau et de son contenu (mandats, titres, pièces justificatives) avant signature Le transfert automatique du fichier une fois signé : - soit directement vers Hélios, - soit mise à disposition du fichier au service chargé des transferts. 15

16 2 - L'outil de signature électronique Les 2 compléments indispensables : le parapheur électronique «en connexion web» et le Tiers de Télétransmission interfacé Avantages pour la secrétaire ou le service finances/comptabilité : Plus besoin d'attendre la venue sur site de l'ordonnateur pour que les bordereaux puissent être signés, Un échange des bordereaux avec l'ordonnateur et le comptable entièrement dématérialisé et automatisé (suppression de nombreuses tâches manuelles dans la gestion des bordereaux et des fichiers xml PES V2) La confirmation automatique lorsqu'un bordereau a été signé ou transféré, Une récupération et une interprétation automatique des fichiers ACK d'accusés réception de la DGFIP (alertes automatiques en cas de rejets, interface de suivi, ) - car suivi des ACKs indispensable suite à la disparition des bordereaux papier 16

17 3 - La validation par la DDFIP d'un fichier test PES V2 signé 17

18 3 - La validation par la DDFIP d'un fichier test signé Pour pouvoir passer en production, l'ordonnateur doit : signer un bordereau PES V2 pour test (avec son outil de signature) - au moins un flux test par collectivité ou établissement public local concerné (budget principal) le transmettre à son comptable public «par courriel» - le fichier test ne doit pas être transmis vers Hélios ni déposé dans l'ancienne application PESOS ayant servi aux tests PES V2 attendre la confirmation par le comptable de la validation du test - analyse de la validité de la signature du flux par le Correspondant Dématérialisation de la DDFIP 18

19 4 - La mise en production de la signature électronique 19

20 4 - La mise en production de la signature électronique Avant la mise en production, l'ordonnateur doit : définir une date officielle de passage en production avec le comptable attendre la modification par le comptable des paramétrages Hélios de réception des flux PES V2, permettant à l'avenir : - l'acceptation des flux bordereaux PES V2 signés, - le rejet des flux bordereaux PES V2 non signés A compter de la date de mise en production, l'ordonnateur devra : signer électroniquement l'intégralité de ses bordereaux PES V2 abandonner définitivement l'envoi des bordereaux papier au comptable 20

21 Pour toutes questions complémentaires, Votre Correspondant Dématérialisation à la DDFIP de la Mayenne : Fabrice ECOUBLET fabrice.ecoublet@dgfip.finances.gouv.fr Tél :

22 Merci de votre attention

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