STRONG NKV RAPPORT SUR LA MICRO EVALUATION DU PARTENAIRE «ALDI» kinshasa ASSOCIATION LOCALE POUR LE DEVELOPPEMENT INTEGRE

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1 8 bis, Mongala street Kinshasa Gombe P.O. box Kinshasa 1 Democratic Republic of Congo N Impôt : A M Phone : audit@strong-nkv.cd RAPPORT SUR LA MICRO EVALUATION DU PARTENAIRE ASSOCIATION LOCALE POUR LE DEVELOPPEMENT INTEGRE «ALDI» kinshasa 2013 ( MGI ( MGI is a worldwide association of independent auditing, accounting and consulting firms. Strong Nkv N.R.C Kin I-N I n B Kinshasa-Bukavu Bukavu-Gisenyi

2 SOMMAIRE I. INTRODUCTION Contexte de la Mission Approche Méthodologique d évaluation...2 II. CONCLUSION GENERALE Niveau global du risque et modalité de paiement Synthèse des risques par domaines d analyse Principales faiblesses et recommandations. 5 III. ANNEXES Liste de Contrôle B du partenaire Grille d évaluation du partenaire

3 I. INTRODUCTION 1.1. Contexte de la Mission Conformément à la résolution 56/201 de l Assemblée Générale des Nations Unies par laquelle le PNUD, l UNICEF, l UNFPA et le PAM ont adopté un cadre opérationnel commun pour la remise de fonds aux partenaires d exécution de leurs projets en tirant les leçons du passé. Ces agences se proposent donc de mener une analyse institutionnelle des structures de gestion des projets. L objectif général de cette évaluation est d identifier les capacités des structures potentielles de mise en œuvre, tant au niveau de l Administration que des ONG, à contribuer effectivement à une gestion appropriée des fonds mis à disposition au cours du prochain programme de coopération en RDC. Cette évaluation est réalisée conformément aux exigences HACT qui voudraient que pour toute contractualisation avec un partenaire d exécution ou de mise en œuvre qu une micro-évaluation soit faite afin de déterminer le niveau de risque de la structure et d assurer la gestion de ce risque Approche Méthodologique d évaluation Notre approche d évaluation s est déroulée en 3 phases : Phase 1 : Préparation et cadrage de la mission : Cette étape a consisté en la mise à jour de notre connaissance globale du HACT et du processus d évaluation des partenaires. Phase 2 : Evaluation des partenaires et détermination du niveau du risque : Au cours de cette étape, nous avons collecté diverses informations sur base de la Check list B auprès de chaque partenaire en utilisant la technique d interviews et avons rassemblé la documentation nécessaire. La documentation ainsi recueillie a été analysée et traitée. Pour certaines opérations, des échantillons ont été tirés et des contrôles nécessaires effectués pour s assurer de la véracité des informations fournies et/ou collectées. Nous avons dégagé pour chaque partenaire et pour chaque domaine de contrôle analysés les forces et faiblesses et avons déterminé le niveau du risque à partir de la grille d évaluation fournie par le PNUD. Phase 3 : Formulation des recommandations et Elaboration du rapport : Les faiblesses identifiées et discutées avec le partenaire ont fait l objet des recommandations. 2

4 II. CONCLUSION GENERALE 2.1. Niveau global du risque et modalité de paiement Niveau global de risque : FAIBLE. Modalité de paiement : REMISE DIRECTE D ESPECES. Infrastructures, Travaux Publics et Reconstruction n 33/2011. Il travaille avec le PNUD et 2.2. Synthèse des risques par domaines d analyse Nom du Partenaire de mise en œuvre: ALDI Date: Octobre 2013 Nombre d années pendant lesquelles le Partenaire a travaillé avec : UNFPA : 0 UNICEF : 0 PAM : 1 PNUD : 8 Résumé des risques liés à la Capacité de gestion financière du partenaire de mise en œuvre (IP) Domaine soumis à l analyse (voir les pages suivantes pour les questions posées sur chacun des domaines) Evaluation du risque F M I E Commentaires 1. Partenaires de mise en œuvre (IP) X ALDI est légalement enregistré sous arrêté du Ministère de l Agriculture n 0051/CBA/ MIN/AGRI/2011 du 19/08/2004, contrat de partenariat avec Développement n 10/0992/SG/ DR/2009, certificat d enregistrement du Ministère du Plan n 263/PL/2011, certificat d enregistrement du Ministère de la Santé n 048 du 13 juin 2011 et certificat du Ministère des le PAM. 2. Flux des fonds X ALDI a ouvert deux comptes bancaires auprès de BIC et BIAC respectivement pour les transactions PNUD et PAM. 3

5 3. Ressources humaines (Staffing) X Le partenaire a mis en place un système de gestion des ressources humaines. le personnel comptable et financier d ALDI est suffisant, il a une expérience de plus de 5 ans dans la gestion comptable et financière dans les entreprises privées et ONG internationales et remplit le formulaire FACE. ALDI planifie dans son plan de travail annuel des formations du personnel. 4. Politiques et procédures comptables X Le partenaire utilise un manuel des procédures, a mis en un système de contrôle interne adéquat qui permet de sécuriser les ressources mises à sa disposition, et tient régulièrement la comptabilité. Cependant, certains contrôles effectués ne sont pas matérialisés et aucun mécanisme de répartition des charges communes n est mis en place. 5. Audit interne X ALDI a un Service d Audit Interne qui effectue des contrôles inopinés. 6. Audit externe X Les comptes des projets sont régulièrement audités par des cabinets indépendants. 7. Suivi et rapports X Les rapports sont produits trimestriellement et annuellement selon les exigences des bailleurs de fonds. Les formulaires FACE dûment remplis sont disponibles. 8. Systèmes d information X Le partenaire utilise le logiciel QUICKEN DE LUXE. Risques y afférant [Enoncer les questions principales identifiées dans l évaluation du système de gestion financière public du Pays (macro évaluation), ou les risques spécifiques liés à la nature ou aux opérations du IP] Evaluation de risque global RISQUE FAIBLE. 4

6 2.3. PRINCIPALES FAIBLESSES ET RECOMMANDATIONS Domaines d analyse Faiblesses Recommandations Responsables Deadline 1. Politiques et Nous n avons eu aucune évidence quant à Nécessité pour le partenaire de : Coordination ALDI. Immédiatement. procédures la répartition systématique des charges Matérialiser tous les contrôles réalisés par comptables communes. Certains contrôles effectués par le partenaire ALDI ne sont pas matérialisés. Il s agit notamment de rapprochement des journaux, rapprochement des pièces justificatives. ses soins ; Mettre en place des clés de répartition des charges communes. 2. Suivi et rapports Les rapports ne sont pas produits selon les Tout en respectant les exigences de chaque Coordination ALDI. Immédiatement. exigences des bailleurs (Canevas et bailleur, il y a nécessité que le partenaire mette périodicité). en place sa politique interne de reporting qui soit indépendant des bailleurs, surtout en rapport avec la périodicité. Kinshasa, le 18 novembre Pour mgi Jean-Marie PATI Réviseur-Comptable IRC Associate Partner 5

7 III. ANNEXES 6