Dématérialisation des comptes rendus d entretien professionnel, des comptes rendus d entretien de formation et des fiches de réduction d ancienneté.

Transcription

1 1 Dématérialisation des comptes rendus d entretien professionnel, des comptes rendus d entretien de formation et des fiches de réduction d ancienneté. Mode d emploi de l application E-GRH Entretiens professionnels UBP GPRH Mai 2016 Depuis 2015, la saisie des comptes rendus d entretien professionnel, d entretien de formation et des fiches de proposition de réduction d ancienneté se fait en ligne. Une application sur l ENT a été développée par la Direction des Systèmes d Information en collaboration avec la Direction des Ressources Humaines afin de permettre un allègement du circuit de signature et l archivage des comptes rendus sur l espace personnel de chaque agent. Vous trouverez dans ce mode d emploi : A Connexion à l application Page 3 Accès via l ENT après identification de l agent 1 Connexion à l ENT Page 3 2 Connexion à l application E-GRH - Entretiens Professionnels Page 5 B Position «N+1» Page 6 Il s agit du responsable hiérarchique - N+1 - qui fait passer l entretien et aura donc à le saisir sur l ENT ou à le copier à partir du document WORD mis à disposition. La liste des évaluateurs est issue de la campagne précédente, pour toute modification, veuillez-vous référer aux personnes à contacter page 2. 1 Arrivée sur l application Page 6 2 Etats des documents Page 6 3 Saisie des documents Page 7 4 Les documents Page 9

2 2 C Position «Agent» Page 13 Il s agit de l agent qui est évalué. Après l entretien, son rôle sera de saisir ses commentaires sur les comptes rendus produits par son supérieur hiérarchique avant de les transmette informatiquement à la DRH. Un agent peut être à la fois évaluateur et évalué. Le compte rendu d entretien en position «Agent» sera uniquement disponible après saisie de celuici par son responsable. 1 Observations sur votre compte rendu d entretien professionnel Page 13 2 Validation de votre compte rendu d entretien de formation Page 15 Personnes à contacter : - Textes réglementaires et recours : Aurélie FARGET - Aurelie.FARGET@univ-bpclermont.fr Circuit, procédure, responsabilités et outils : Aurélien ALBALADEJO - Aurelien.ALBALADEJO@univ-bpclermont.fr Problèmes d accès à l ENT Support DSI - SupportDSI@univ-bpclermont.fr

3 3 A Connexion à l application 1 - Connexion à l ENT Accès au site de l université à l adresse :

4 4 Saisie de votre identifiant et de votre mot de passe. En cas de problème de connexion : SupportDSI@univ-bpclermont.fr

5 5 2 - Connexion à l application E-GRH - Entretiens Professionnels Cliquez sur la flèche à côté de - Bonjour «votre nom». Un menu apparait, cliquez sur «Mes Entretiens».

6 6 B Position «N+1» Cette partie est disponible uniquement pour les personnes ayant des agents sous leur responsabilité. 1 - Arrivée sur l application L accès à l application se fait sur votre propre compte rendu, afin d accéder à la rédaction des comptes rendus de vos agents, cliquez sur «Entretiens de mes agents». Vous pouvez, de plus, consulter les comptes rendus des campagnes précédentes en choisissant l année. 2 Etats des documents L écran suivant présente la liste des agents dont vous êtes le N+1 et l état d avancement des différents documents : - Compte rendu d Entretien Professionnel - Compte rendu d Entretien de Formation - Fiche de réduction d ancienneté (uniquement pour les agents fonctionnaires)

7 7 Les différents états pour les comptes rendus sont : Rédaction non commencée : la rédaction du document n a pas été initialisée, En attente validation responsable : la rédaction du document a été commencée mais il n a pas été transmis à l agent, En attente validation agent : le document a été validé par le responsable, il est visible par l agent qui a été invité par mail à saisir ses commentaires sur l entretien, A ce stade, le responsable peut reprendre la main sur les documents en cliquant sur «reprendre», en bas à droite de l écran. Cette action deviendra impossible lorsque l agent l aura transmis à la DRH. Transmis à la DRH : le traitement de ce document via l application est terminé. Le circuit de la Fiche de réduction d ancienneté n est pas dématérialisé, ce document passe donc de l état «Rédaction non commencée» à celui de «En attente impression». 3 Saisie des documents Cliquez sur l état dans la colonne correspondante pour accéder au document. Par défaut, l écran est vide. Il est nécessaire de cliquer sur «créer» en bas à gauche de l écran. Nouveauté 2016 : Afin de faciliter la saisie, notamment des missions, il vous est proposé de charger le nouvel entretien professionnel avec les éléments de l année précédente.

8 8 Vous pouvez accéder à l ensemble des documents de l agent concerné directement depuis cet écran. Les différentes options et l état du document sont présents en bas de cet écran. Attention : il est nécessaire d enregistrer ou de transmettre le document pour que les informations saisies soient prises en compte. Vous pouvez revenir à tout moment à l écran d accueil en cliquant sur «Revenir sur mon compte».

9 9 4 Les documents Le compte rendu d entretien professionnel : Vous trouverez tous les champs répartis en trois parties : - I. Poste Données RH de l agent et de son responsable, poste, missions et rappel des objectifs. La plupart des éléments de cet écran sont pré renseignés, - II. Valeur professionnelle Appréciation des compétences et réalisation des objectifs, - III. Acquis et objectifs Objectifs et moyens fixés pour l année suivante, souhaits d évolutions et de mobilité. Pour renseigner ces champs, il suffit de cliquer à l intérieur et de les remplir. Tous les champs sont obligatoires et limités à 3000 caractères, sans possibilité de mise en forme. Si l agent n est pas concerné par un item, vous pouvez noter «sans objet». Lorsque tous les champs sont remplis, vous devez cliquer sur «valider et transmettre» en bas de l écran.

10 10 Cette action entrainera l envoi d un mail à l agent le prévenant que son compte rendu d entretien professionnel est disponible. Rappel : A ce stade, le responsable peut reprendre la main sur les documents en cliquant sur «reprendre», en bas à droite de l écran. Cette action deviendra impossible lorsque l agent l aura transmis à la DRH. Le compte rendu d entretien de formation : Ce document est constitué d un seul écran. Le mode de saisie en est différent. Vous devez utiliser les boutons en dessous des items pour les renseigner. Une boite de dialogue s ouvre vous permettant de renseigner les différents éléments.

11 11 Les trois premiers champs ne sont pas libres : «Domaine» correspondant aux Branches d Activité Professionnelle (BAP), «Famille» aux familles du référentiel REFERENS, «Catégorie» à une sectorisation permettant un tri plus efficace. Chacun de ces champs contient un item «Autre Formation». Les champs suivant sont libres mais plus les éléments seront complets, plus la détection du besoin sera efficace. Lorsque tous les champs sont remplis, vous devez cliquer sur «valider et transmettre» en bas de l écran. Cette action entrainera l envoi d un mail à l agent le prévenant que son compte rendu d entretien de formation est disponible. Rappel : A ce stade, le responsable peut reprendre la main sur les documents en cliquant sur «reprendre», en bas à droite de l écran. Cette action deviendra impossible lorsque l agent l aura transmis à la DRH.

12 12 La fiche de réduction d ancienneté Ce document ne fait pas l objet d un envoi électronique à l agent et à la DRH. Une fois renseigné, il est nécessaire de l imprimer et de le faire signer par l agent pour le transmettre en version «Papier» à l attention de : DRH - Service de gestion des personnels BIATSS Après renseignement de la date de l entretien, il suffit de sélectionner l une des deux options «Favorable» ou «Défavorable» à l attribution d une réduction d ancienneté. Un avis défavorable doit être motivé dans l encart suivant. Il est rappelé que cet avis doit être en concordance avec la teneur de l entretien professionnel.

13 13 C Position «Agent» Vous pourrez intervenir sur l application sous cette position uniquement lorsque votre responsable aura saisi et validé votre compte rendu. Un mail vous invitant le lire vous sera parvenu sur votre boite mail professionnelle. 1 Observations sur votre compte rendu d entretien professionnel Vous accédez à l écran Entretien Professionnel. Vous pouvez parcourir le compte rendu qui a été établi par votre supérieur hiérarchique en cliquant sur l une des trois parties du compte rendu à gauche de votre écran : Ou en cliquant sur «suivant» en bas des écrans :

14 14 A ce stade, votre rôle sera de saisir vos commentaires sur l entretien et sur vos perspectives d évolution et de mobilité. Ceci se fera dans la quatrième partie «Observations de l agent». Attention : ces champs sont obligatoires. Si vous n avez pas de commentaire à émettre, vous pouvez noter «sans objet». Seul votre responsable peut modifier votre compte rendu. L étape finale consiste à cliquer sur «valider et transmettre» en bas de l écran. Votre compte rendu d Entretien Professionnel est maintenant transmis à la DRH.

15 15 2 Validation de votre compte rendu d Entretien de Formation Celui-ci n est constitué que d un seul écran. Vous pouvez parcourir le compte rendu d entretien de formation qui a été établi par votre supérieur hiérarchique. L étape finale consiste à cliquer sur «valider et transmettre» en bas de l écran. Votre compte rendu de d Entretien de Formation est maintenant transmis à la DRH.