Le numérique, nouveau passeport incontournable pour la performance des entreprises

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2 Le numérique, nouveau passeport incontournable pour la performance des entreprises L économie numérique, c est-à-dire l ensemble des secteurs basés sur les technologies de l information et des télécommunications (TIC), que ce soit en production ou en usage, est désormais au cœur de la croissance des économies. Parce que le développement durable est à présent une composante à part entière de la stratégie d une entreprise, l économie numérique, par sa nature même, est devenue une pièce maitresse pour la mise en place d une démarche Carbone et RSE pertinente L exploitation de l économie numérique pour l entreprise est générateur de valeur ajoutée à tous les niveaux de l entreprise: humain, stratégique, commercial 2

3 Au cœur de cette nouvelle économie numérique: le document Le document numérique et les outils associés, constituent aujourd hui, dans le monde des échanges, un levier économique puissant et citoyen, au profit de toutes les entreprises. organiser la collaboration et le partage de l information pour une meilleure communication en toute mobilité et sécurité, quelle que soit la distance, faciliter et accélérer les échanges transactionnels dans un cadre légal, tirer parti de la baisse des coûts induite par le numérique, jusqu à les diviser par trois, donner aux entreprises un gain décisif de compétitivité. 3

4 * (source : Konica), ** source Dataquest, ***(Réf. CEPI - Confederation European Paper Industries- Sustainability report 2007) Un enjeu structurel Alors que plus personne ne peut imaginer travailler sans messagerie électronique, les entreprises restent encore «accros» au papier : 96% des documents circulent sur papier, 180 Mds de photocopies réalisées en 2006 et 3 à 4% de croissance par an *, 30% des documents contiennent des informations obsolètes **, Un document est en moyenne copié 19 fois sans contrôle **. Un enjeu d excellence Le classement et la recherche d un document coûte entre 14 et 19 **, 68% des entreprises se plaignent des problèmes d archivage**, 11% seulement des entreprises s offrent des opérations de Marketing Direct (Médiamétrie La Poste) 40 à 60% du temps d un employé est consacré à la gestion du document**. Un enjeu citoyen Une entreprise de 1000 personnes imprime 9 millions de pages et en copie 4 millions **, Une tonne de papier produit 0,34 tonne de CO2,*** Un enjeu juridique 69% des entreprises françaises sont concernées par la dématérialisation fiscale des factures**, La législation française et européenne est prête. 4

5 Une réalité : Alors qu ils sont porteurs de beaucoup d espoir, les outils numériques restent encore trop souvent associés à des difficultés pratiques : la complexité de mise en œuvre les dérapages budgétaires le risque de ne pas être en conformité avec la loi la dématérialisation, un sujet méconnu qui effraie les TPE et les PME Depuis plus de 15 ans, on estime, invariablement, que le coût de la gestion documentaire dans les entreprises représente toujours entre 3 et 7% de son Chiffre d Affaires : un enjeu économique national où chacun est concerné dans ses usages et ses habitudes. 5

6 3 données décisives: 1. La commission Attali confirme et situe le numérique dans les entreprises comme un véritable passeport de croissance et une révolution à ne pas manquer. «Lever les freins au passage de l ère numérique devrait permettre de gagner 1 à 1,5 pts de croissance» 2. Les décrets et les lois propulsent le document numérique comme vecteur principal de communication et d échanges, en substitution au papier et au courrier Postal dit de gestion (carte vitale, télé déclarations ). 3. Une nouvelle technologie est enfin disponible sur le marché, le mode SaaS (Software As a service) conçu pour simplifier la mise à disposition d outils web innovants. 6

7 Une conviction : «A présent, tout est réuni pour passer à l économie numérique. Avec les technologies dont nous disposons, il n est plus admissible que les entreprises n aient pas accès facilement et à moindre coût à tous les bénéfices offerts par la nouvelle économie du document.» «La nouvelle économie du document est basée sur l application des technologies web et numériques aux outils de gestion des documents et permet aux entreprises d optimiser leur chaine de gestion documentaire et leurs échanges en gagnant en productivité et en efficacité.» Alain Delgrande Directeur Général de Document Channel 7

8 Les bénéfices attendus de la nouvelle économie du document : une réponse aux exigences de compétitivité du marché 8 + d AVANTAGES CONCURRENTIELS grâce à un accès à de nouveaux outils au service de la compétitivité La multiplication des canaux de communication et de distribution Un accès direct aux outils de marketing direct et à la richesse des documents numériques Une nouvelle mobilité et un accès 24/24 et 7/7 + de RENTABILITE avec une baisse des coûts de près de 50% Une réduction globale des coûts de traitements des procédures Une génération de valeur ajoutée qui concerne tous les métiers + de SECURITE car les flux de documents sont fiabilisés au quotidien La sécurisation des transactions et des échanges professionnels La garantie de conformité règlementaire + de PRODUCTIVITE basée sur une rationalisation de la chaine de gestion documentaire Des gains de productivité immédiats Une plus forte réactivité basé sur le travail collaboratif Une limitation des impacts environnementaux ( empreinte carbone plus faible)

9 Il y a des innovations qui changent les perspectives Document Channel, expert du Web et du document, rassemble l ensemble des technologies les plus performantes du marché pour réaliser ce qu il y a de plus complexe : la simplicité. Gérer, consulter, partager, échanger, imprimer, diffuser et archiver à valeur simple ou probatoire de façon intuitive, collaborative et dynamique, Garantir la conformité réglementaire, des plateformes qui font l objet, chaque année, d audit technique et juridique pour garantir leur conformité aux règles de l art et aux évolutions législatives, Se positionner sur le marché en position haute comme opérateur de confiance. «Faire de la nouvelle économie du document une réalité pour toutes les entreprises» 9

10 Document Channel: Une offre globale et universelle Document Channel invente la première offre globale et universelle répondant aux attentes des entreprises en matière d optimisation de la chaîne de gestion de leurs documents et de leurs échanges. Directement accessible sur le Web ou par simple téléchargement de drivers, Document Channel est une solution, client léger, regroupant l ensemble des technologies de gestion et d échanges de documents développées en mode SaaS. Un système d information à l extérieur de l entreprise, mutualisé et accessible en ligne, permet une mise en place immédiate et sans question. Une gestion documentaire externalisée, reprenant l ensemble des technologies existantes et adaptées à des usages réguliers, Une avancée importante sur le marché qui va permettre une forte accélération des échanges transactionnels et de communication Une réduction massive des coûts et ce, surtout quelle que soit la taille de l entreprise. Une offre convergente qui permet de gérer conjointement une chaîne de valeur numérique et/ou papier quelle que soit la nature du document traité 10

11 Document Channel: simple, intuitive, complète Présentée sous forme d un tableau de bord, la solution permet de piloter, par simples clics, toutes les fonctions présentées et disponibles (également disponibles en mode «batch»). 11 Une gestion de tout type de courrier égrené - électronique et papier - accessible directement du poste de travail pour externaliser toute l impression et la logistique courrier jusqu à son envoi simple ou recommandé au meilleur tarif d affranchissement. Les solutions d archivage simple et à valeur probatoire du groupe STS en mode Web : Un système de classement et d indexation des documents, Une recherche et une consultation des documents accélérées et en toute mobilité. Un envoi tracé, sécurisé, signé à valeur probatoire des documents numériques pour toute transaction, échange et communication confidentielle ou stratégique qui donne naissance à la Lettre recommandée Toute Electronique de Document Channel (technologies Kevvelop de STS) Un accès aux solutions de création et de gestion d opérations de Marketing Direct simples ou complexes en ligne en connexion directe avec les centre éditiques d arvato services France : Le marketing direct en ligne est une activité lancée récemment sur le marché, reconnue par le monde de l entreprise et en pleine croissance. Une nouvelle façon de communiquer, plus vite, à distance et avec la qualité d impression des presses numériques.

12 Une solution 100% web externalisée et 100% mobile qui démocratise l accès au numérique La solution est accessible de façon permanente 24/7 partout dans le monde, par tous les collaborateurs et tous les partenaires commerciaux de l entreprise Document Channel est une solution industrielle entièrement malléable pour répondre aux besoins de tous les métiers de l entreprise et pour disposer de moyens de production industrielle Elle est conçue comme une plate-forme universelle, globale et convergente pour rationaliser la chaine de valeur documentaire de l entreprise en gérant conjointement document papier et numérique Elle permet la mise en place d une solution rapidement opérationnelle et interopérable pour garantir l indépendance Elle représente une approche citoyenne et responsable pour maîtriser sa démarche ZERO PAPIER 12

13 Une solution qui replace l utilisateur au cœur de la solution et de la chaine de valeur du document L entreprise bénéfice d un maîtrise totale avec la consommation à la demande et le module de suivi budgétaire. Chaque utilisateur bénéfice d un accompagnement fort et quotidien : une solution intuitive via un tableau de bord unique, une solution intégrée à l espace de travail par l accès direct via les applications bureautiques ; l accès via le web ; l intégration dans une application logicielle. Un centre de Relation Clients centralisé et dédié est à la disposition de tous les utilisateurs : un accès direct à votre conseiller Document Channel, un service après-vente technique sur le même plateau, un engagement de résolution systématique. Le fonctionnement est garanti à 99,99%. 13

14 Une solution qui s appuie totalement sur la technologie SaaS «Software as a service» Cette technologie consiste à commercialiser des applications conçues nativement en mode Web et optimisées pour être délivrées par Internet. L informatique est externalisée sur des plateformes hautement sécurisées, à la pointe de la technologie et disponibles à tout moment 24/7 sur simple demande. L accès est simple, sans investissement de départ et sans délai. En outre, le paiement à la consommation permet d ajuster les dépenses en fonction du niveau d utilisation et donc de l activité de l entreprise, ce qui est aussi un moyen d optimiser les coûts. Un mode qui démocratise l accès aux solutions numériques de gestion documentaire et replace chaque utilisateur au cœur de la chaîne de valeur du document et des échanges, en totale mobilité. L arrivée de ces plateformes et de ces technologies est un souffle nouveau vers une vraie démocratisation de l externalisation en réponse à chaque entreprise mais aussi à chaque fonction et à chaque métier. 14

15 Architecture fonctionnelle de la solution Portail Document Channel Socle Couche d interface Standard Echange électronique Archivage électronique Centres de production de documents et de courriers Services valeur probatoire 15

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17 Le tableau de bord : votre SESAME vers la nouvelle économie du document Un accès sur mesure pour toutes les entreprise quelle que soit leur organisation ou leur taille Adapté en fonction des besoins de l entreprise via le portail web Document Channel pour un accès partout dans le monde, via une imprimante virtuelle pour un travail immédiat sur chaque poste de travail ou intégration avec les solutions métier pour une automatisation complète Adapté en fonction de l utilisateur et de ses autorisations d accès Un accès intuitif et centralisé à toutes les fonctions de gestion d un document quelle que soit sa nature Une parfaite maîtrise de la consommation de chaque poste grâce au module budgétaire Un accès direct à l ensemble du paramétrage de la plate-forme Pas d intervention de consultants ou de techniciens Accès sécurisé grâce aux autorisations d accès par profil et fonction 17

18 Retour sur la création de Document Channel, filiale de la division arvato services France du groupe Bertelsmann (70%) et de STS Group (30%), 12 mois de développement, 4,6 M de capitaux propres au lancement, Une R&D prioritaire et soutenue, Des technologies logicielles d archivage et d échanges numériques sécurisés à valeur probatoire développées par STS Group, éditeur de solutions universelles de confiance numérique, Des sites de production d édition et d impression de plus de M² dans le nord et l est de la France, développés par arvato services France, spécialiste du Marketing Direct et des services de la Relation client, Une plateforme informatique industrielle dédiée, doublée et hébergée par Global Switch, un leader mondial, Une infogérance assurée par Ecritel et par les Directions des systèmes d information d arvato services France et de Document Channel, Des partenaires privilégiés comme HP en presse numérique quadrichromie et Keynectis comme tiers certificateur, Des partenaires experts en droit, garants de la conformité réglementaire, Et enfin, des affiliations avec les syndicats et associations dédiés au document, échanges numériques et Marketing Direct. 18

19 PRESIDENT : Gunter THIELEN FUN RADIO RTL2 RTL M6 SONY / BMG 28,3 % 9,8 % 14,4 % 10,1 % 24 % 13,4 % PRISMA PRESSE FRANCE LOISIRS BERTELSMANN MEDIA WORLWIDE* : CA : 19,3 MILLIARDS D EUROS COLLABORATEURS CREATION : 1830 * En 2006

20 Collaborateurs CA (2006) : 4,8 Mds 270 filiales - une présence dans 37 pays Imprimerie Production CD/DVD Services IT Relation Client 300 millions de documents imprimés par an (livres, magazines et imprimés) Réplicateur leader de supports numériques : CD, CD ROM, DVD HD, Blu Ray Discs Recherche pour l innovation, développement et maintenance de système d information Organisation leader sur l ensemble des services externalisés de la Relation Client

21 Leader en Europe 250 clients en production France Espagne Italie Belgique - Allemagne milliards d'objets archivés Tera-octets Assurances - Banques Finance AGF La Lilloise Services Industries

22 Toutes les fonctions sont concernées pour leurs envois de courriers au quotidien Dir. Générale Dir. Financière Dir. RH Dir. Marketing Communication Dir. Commerciale Dir. Clients Call center Courriers divers Convocations assemblées générales Factures Recouvrement, lettres de relances, mise en demeure Relevés de comptes Avis de prélèvement Quittance Lettre d informations aux actionnaires Lettres circulaires Réponses à candidatures Bulletins de paie Certificats Attestations Convocations Contrats travail Avenants Lettres d informations Lettres circulaires Mailings adressés, Fidélisation, Marketing multicanal Courrier clients, Devis, Proposition, Réponses appels d offres, Notes réseaux Contrats clients, Lettre de bienvenue, Lettre de confirmation Courrier clients, Courriers plainte Proposition, 22

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24 Présentation offre Courrier de Gestion Document Channel

25 Document Channel : vous accompagne dans la rationalisation de votre chaine de gestion documentaire, vous permet de réduire vos coûts associés et de recentrer la fonction financière sur votre métier. A l heure du numérique et de la dématérialisation, les entreprises françaises doivent faire face à des enjeux de courrier de gestion cruciales : Le coût de la gestion documentaire représente quant à elle, entre 8 et 12% du CA La quasi-totalité des entreprises ne connaissent pas leurs dépenses documentaires Pour certaines entreprises un dysfonctionnement du poste courrier influence directement la performance Factures, moyens de paiement, contrats, lettres manuscrites : les lois et décrets permettent aujourd hui aux entreprises de faire le choix du tout électronique et de rendre le document numérique accessible à tous. Document Channel répond à vos besoins et problématiques: d espace, de productivité, de sécurisation, de protection des données, de fiabilité, de confidentialité, de réactivité, de rapidité d installation et d accès et de garantie réglementaire. Aujourd hui, notre rôle ne consiste pas seulement à : affranchir, insérer ou plier le courrier archiver des documents numériques envoyer des lettres électroniques scellées, archivées et recommandées mais de vous accompagner, conseiller et vous proposer une solutions nouvelle, externalisée, mutualisée et en ligne qui s intègre de façon non intrusive à votre système d informations, visant désormais la traçabilité de toute la chaîne de courrier en interne et garantissant des gains de productivité conséquents. Source : GPO, Le Magazine des Dirigeants d'entreprise : 21/02/06

26 Courrier de Gestion = 4 gammes 3 Gamme Recommandé : Les Recommandés Electroniques de Document Channel 1 2 Gamme courrier postal et hybride Courriers simples Prioritaire Ecopli Courriers Recommandés Lettre Recommandée 25% électronique Lettre Recommandée 50% électronique Gamme des échanges 100% électronique Documents simples Document sous enveloppe électronique Simple Document sous enveloppe électronique Simple et Archivée Documents Recommandés Document sous enveloppe électronique Recommandée : Lettre Recommandée 100% électronique Gamme 4 Archivage Sécurisé archivage & consultation Consultation Archivage Valeur Probatoire Consultation

27 Gamme 1 : courrier postal et hybride

28 Marché du courrier postal: 16,7 milliards de plis courrier au total en France (ARCEP 2006) 1 page imprimée sur 6 finit directement dans la corbeille 11 milliards de lettres envoyées annuellement en France (Décision informatique-2005), dont : 87 % par les entreprises 5,5 milliards de plis égrenés 10 à 25 % de ce volume n'est pas encore automatisé, soit un potentiel de 1 milliard de pages par an, de 800 millions de lettres, soit 400 millions de chiffre d'affaires annuel pour le postage en ligne (Esker) Étude réalisée par TNS-SOFRES pour l ARCEP, réalisée en janvier 2006 et publiée en avril 2006 Dans 74% des cas, c est une personne de l établissement qui va poster le courrier, Dans 25% des cas il y a une collecte dans les locaux 7 établissements sur 10 envoient des lettres tous les jours. Parmi eux, les secteurs qui envoient le plus sont : Assurances et intermédiaires financiers : 68% envoient plus de 50 lettres par semaine Activités juridiques : 49% Activités comptables : 43% Services aux entreprises : 42% Secteur non marchand : 41%, en particulier l administration publique : 70%

29 Document Channel : une offre de rationalisation de vos courriers quotidiens, unitaires ou en nombre Gain de productivité grâce à l externalisation du traitement des courriers sortants Forte diminution du tarif d impression, grâce à l ajustement du tarif unitaire selon le cumul global des volumes imprimés par l entreprise (égrené, marketing direct, recommandé) Optimisation de l affranchissement : tarif Grand Compte dès le 1 er courrier envoyé, grâce à la mutualisation de l ensemble des courriers égrenés reçus par Document Channel Accès à des centres de production éditique industrielle performants et de très haute qualité Aucune perte de temps : pas de déplacement en poste, d attente au guichet, ni de contraintes horaires Traitement instantané du courrier et remise en «J» (si envoi avant 14h) ou «J+1» Mise à disposition de différents choix d édition selon les besoins : type d enveloppe, affranchissement, impression Gestion de tout type de courrier : simples (A4, 80g) au complexe (pièces jointes, enveloppe retour ) Traçabilité du courrier envoyé Intégrité, archivage et sécurité du courrier envoyé Maîtrise des coûts grâce aux reportings, aux règles d envoi et au suivi budgétaire en temps réel

30 Prestations Gestion des envois de courriers égrenés Envoi via Internet, une imprimante virtuelle ou des connecteurs (remise volumineuses, régulières ou par lot) Multitudes d option d envoi : Enveloppe DL (C6), C5 ou C4 Impression N&B ou couleur Impression Recto ou recto/verso Affranchissement Lettre Prioritaire ou Ecopli, en nombre ou Grand Compte Dépôt en poste le jour J ou programmation d envoi différé Traitement des NPAI (Alliage) Possibilité d inserts standards ou spécifiques et d enveloppes retour standards Archivage des documents envoyés (sécurisé ou valeur probatoire) Avantages Affranchissement avantageux grâce à la mutualisation globale faite par DC Création de modèle d envoi favorisant la rapidité et l homogénéité du traitement du courrier dans l entreprise Ajustement et visibilité du montant des consommations effectuées (envoi et affranchissement) en temps réel Limitation possible des consommations faites par les utilisateurs Paramétrage possible de l ensemble des envois par l administrateur de l entreprise Indexation systématique des champs d adresse Indexation complémentaire personnalisable Détermination des droits d accès au document lors de la mise en archivage Outils de reporting global à l utilisateur, aux groupes, à l entreprise et détails par commande Outils de suivi des commandes

31 Comment ça marche?

32 Gamme 2 : échanges 100% électronique

33 Document Channel : une offre 100% Electronique en toute sécurité, qui démultiplie la performance et les économies Gains de productivité maximum grâce à l externalisation et des coûts de traitement de l électronique très faibles, équivalant au prix d un SMS Gains économiques conséquents : disparition des frais d impression et d affranchissement Garantie de sécurité : utilisation de réseaux sécurisé, produit hautement technologique, le document n est pas envoyé directement au(x) destinataire(s) Confidentialité totale du message : enveloppe scellée, aucune manipulation physique, perte possible ni fraude Facilité d utilisation et d envoi à plusieurs destinataires : aussi simple que la création d un Envoi et réception instantané, sans perte de temps : pas de traitement manuel, basé sur le même fonctionnement qu un , aucune contrainte horaire Mise à disposition de différents choix d envoi selon les besoins : simple, simple et archivé ou recommandé Envoi de plusieurs documents de toute nature : texte, vidéo, son Seul l archivage à valeur probatoire requiert des documents MS Office ou PDF Traçabilité du courrier envoyé et visibilité des évènements : réception, lecture, transfert Intégrité et imputabilité du document envoyé Maîtrise des coûts grâce aux reportings, aux règles d envoi et au suivi budgétaire en temps réel

34 Le Document sous enveloppe électronique Simple A la différence de l , est une enveloppe électronique cryptée dans laquelle un certain nombre de documents peuvent être joints, et qui apporte en plus la sécurité, la confidentialité et la traçabilité totale de l envoi jusqu à l ouverture de l enveloppe par le destinataire.

35 Prestations Envoi en temps réel, 24/7/365 Envoi sécurisé à un ou plusieurs destinataires Envoi de documents volumineux Tout type et format de document accepté Accès à un carnet d adresse Notification d envoi au(x) destinataire(s) Accusé de lecture systématique et automatique par destinataire Délai de mise à disposition du message pour le(s) destinataire(s) de 1 mois Historique des envois pendant 12 mois Bilan global des ouvertures Le destinataire a la possibilité de répondre à l expéditeur ou de transférer le message (3 crédits) Sécurisation de la lecture du message par le destinataire Accès à la plateforme via un lien présent dans la notification reçue Nécessité d authentification du destinataire (login et mot de passe) Traçabilité des envois : Preuve de réception Accusé de lecture (= AR) sur tout les envois Envoi rapide, facile et sans contrainte Réponse du destinataire favorisée et avec le même niveau de confidentialité Intégrité du document: Pas de rupture de chaine de valeur Pas de manipulation Aucun risque d erreur, de fraude ou de perte Garanties juridiques plus forte qu un Attestation du contenu envoyé Preuve d envoi et de réception Accusé de lecture systématique et automatique dès la lecture du message par le destinataire Historique en ligne des évènements Preuve d envoi et de réception Contenu Accusé de lecture Avantages

36 Le Document sous enveloppe électronique Simple et Archivée Offre en plus l archivage sécurisé systématique des documents et évènements pour une durée fonction de votre appréciation et besoin. Par ailleurs, de nombreuses fonctionnalités supplémentaires la caractérisent.

37 En plus des prestations standards, elle offre en plus les prestations et avantages suivants : Prestations Archivage sécurisé du documents, des preuves d envoi et des accusés de lecture pendant 1, 3, 6 ou 10 ans (au choix) Programmation de l envoi jusqu à 1 mois Suppression et révocation de la Lettre Délai de mise à disposition du message pour le(s) destinataire(s) plus longue (6 mois au lieu d un mois) «Rebond» éventuel par courrier postal, paramétrable jusqu à 6 mois Avantages L archivage assure (contrairement à l historique des envois): Une conservation pérenne des documents et évènements Une validité juridique Une sécurité et confidentialité Une recherche facile et rapide Consultation rapide et facile des éléments archivés: Accès 24/7/365 Recherche rapide grâce à des champs d indexation Anticipation des envois et choix de la date Possibilité de ne plus mettre à disposition des destinataire le message, en cas d erreur d envoi par exemple Liberté d accès et de relecture du message pour les destinataires pendant un longue période Lecture du message assurée, via le rebond postal

38 Document Channel : une offre créée grâce aux évolutions techniques et juridiques Article du Code Civil (Crée par ordonnance n du 16 juin 2005-art.1 JORF 17 juin 2005) Une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l exécution d un contrat peut être envoyée par courrier électronique à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d identifier le tiers, de désigner l expéditeur, de garantir l identité du destinataire et d établir si la lettre a été remise ou non au destinataire. Le contenu de cette lettre, au choix de l expéditeur, peut être imprimé par le tiers sur papier pour être distribué au destinataire ou peut être adressé à celui-ci par voie électronique. Dans ce dernier cas, si le destinataire n est pas un professionnel, il doit avoir demandé l envoi par ce moyen ou en avoir accepté l usage au cours d échanges antérieurs. Lorsque l apposition de la date d expédition ou de réception résulte d un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu à preuve contraire, s il satisfait à des exigences fixées par décret en Conseil d Etat. Un avis de réception peut être adressé à l expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver. Les modalités d application du présent article sont fixées par décret en Conseil d Etat. Le Document sous enveloppe électronique Recommandée ou Lettre Recommandée 100% électronique de Document Channel respecte l intégralité des conditions présentées dans cet article et offre même davantage de garanties juridiques, que celles énoncées, en termes de confidentialité, intégrité et imputabilité des documents envoyés et archivés Le Document sous enveloppe électronique Recommandée permet d évoluer vers le tout numérique, de bénéficier de toutes les garanties légales et techniques et de profiter des nombreux avantages notamment économiques du 100% électronique * Information Lifecycle Management

39 Le Document sous enveloppe électronique Recommandée ou Lettre Recommandée 100% électronique est un produit unique correspondant à un envoi recommandé totalement électronique, à un coût réduit et garantissant toutes les sécurités technologiques ainsi qu un niveau de preuves juridiques le plus puissant parmi les offres de recommandé.

40 La plus forte garantie juridique et techniques du marché Prestations Des fonctionnalités supérieures aux Documents sous enveloppe électronique Simple : Archivage à valeur probatoire du documents, des preuves d envoi et des accusés de lecture «Rebond» par Lettre Recommandée Hybride, paramétrable jusqu à 12 mois Délai de mise à disposition du message pour le(s) destinataire(s) plus longue (12 mois) Bilan des non ouvertures (en plus de celui des ouvertures) Des prestations supérieures aux autres Lettres Recommandées Electroniques DC Envoi totalement électronique depuis l expéditeur jusqu au destinataire Signature électronique du destinataire incluse Envoi et réception instantanée Avantages Des avantages supérieures aux Documents sous enveloppe électronique Simple et aux autres recommandés : le maximum de garanties juridiques en assurant à 100%: l identité de l expéditeur et du destinataire l imputabilité entre le document et l expéditeur l imputabilité entre l AR et le destinataire une preuve d envoi et de réception un archivage à valeur probatoire de l ensemble des éléments de l envoi La certitude que le document envoyé par l expéditeur est le même qui a été reçu et archivé sur la plateforme, envoyé et réceptionné par le destinataire = non rupture de la chaine de valeur Conservation «légale» de tous les éléments du recommandé : contenu, la preuve d envoi, accusé de lecture (ou AR) Mise à disposition du message au destinataire, quelques secondes après l envoi par l expéditeur Une réduction très forte des coûts : pas d impression ni d affranchissements

41 Gamme 3 : le recommandé

42 Marché du recommandé : 218 millions de LR / an en France pour 1 Milliard de CA avec affranchissement., dont 84% émises par des entreprises et administrations (Sources: Bestmicro et La Poste) La Poste valorise à environ 2 le traitement du courrier hybride (hors affranchissement) Étude réalisée par TNS-SOFRES pour l ARCEP, réalisée en janvier 2006 et publiée en avril 2006 Plus de 80% des établissements envoient ou reçoivent des recommandés. Parmi eux, les secteurs qui sont le plus concernés : Activités juridiques Industrie Services immobiliers 64% des établissements qui expédient des recommandés en expédient au moins une fois par mois et 25% au moins une fois par semaine. Parmi eux, les secteurs qui sont le plus concernés : Intermédiaires financiers : 81% en envoient plus de 4 par mois Activités juridiques : 75% Services immobiliers : 69% Activités associatives : 55% Services aux entreprises : 45% Transport : 44% Le choix du recommandé est motivé par : La preuve de distribution/signature du destinataire (48%) La garantie de la livraison («Je veux être sur que cela arrive» : 41%) La valeur juridique de l envoi : 25%

43 Document Channel : une offre d optimisation de vos courriers recommandés, unitaires ou en nombre Gain de productivité grâce à l externalisation du traitement des courriers recommandés Forte diminution du tarif d impression, grâce à l ajustement du tarif unitaire selon le cumul global des volumes imprimés par l entreprise (égrené, marketing direct, recommandé) Coût de traitement faible grâce à une gestion industrielle et en comparaison avec un traitement manuel Aucune perte de temps : pas de déplacement en poste, d attente au guichet, ni de contraintes horaires Accès à des centres de production éditique industrielle performants et de très haute qualité Délais de réception accéléré et réduit par le traitement instantané du courrier Conformité administrative et rapidité de gestion : traitement des AR et des preuves de dépôts Mise à disposition de différents choix d édition selon les besoins : type d enveloppe, affranchissement, impression Traçabilité du courrier envoyé Intégrité, imputabilité, archivage probatoire et sécurité du courrier envoyé Maîtrise des coûts grâce aux reportings, aux règles d envoi et au suivi budgétaire en temps réel

44 La Lettre Recommandée 50% électronique donne une garantie juridique complémentaire à la Lettre Recommandée 25% électronique par la mise en place d un processus de confidentialité et sécurité du document, d un archivage à valeur probatoire du document et des évènements, d une gestion et archivage automatiques des AR ainsi que des preuves de dépôt. Par ailleurs, contrairement aux autres offres proposées sur le marché, elle intègre la signature électronique de l expéditeur assurant ainsi l imputabilité certaine du document à celui-ci.

45 Prestations La Lettre Recommandée 25% aucun horodatage ni signature électronique, simplement de l impression, mise sous plis, affranchissement et remise à La Poste Aucune gestion des AR et preuves de dépôt Aucun archivage des AR et preuves de dépôt Lettre Recommandée 50% Intégration de base de la signature électronique de l expéditeur (jusqu à 10 destinataires) Signature électronique et horodatage de Document Channel lors de la réception du document sur la plateforme Archivage à valeur probatoire systématique du document et de le preuve de réception. Traitement et archivage sécurisé des preuves de dépôt postal et des AR. Avantages Prix attractifs et dégressifs grâce à la prise en compte des volumes d impression et d archivage réalisés au global (envoi de courriers égrenés, archivage de documents, marketing direct) Lettre Recommandée 50% Garantie technique équivalente aux autres offres de recommandés hybrides proposés Garanties juridiques supérieure grâce à la signature électronique qui offre imputabilité et intégrité du document envoyé par l expéditeur, remis sur la plateforme et archivé

46 Document Channel : une offre créée grâce aux évolutions techniques et juridiques Article du Code Civil (Crée par ordonnance n du 16 juin 2005-art.1 JORF 17 juin 2005) Une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l exécution d un contrat peut être envoyée par courrier électronique à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d identifier le tiers, de désigner l expéditeur, de garantir l identité du destinataire et d établir si la lettre a été remise ou non au destinataire. Le contenu de cette lettre, au choix de l expéditeur, peut être imprimé par le tiers sur papier pour être distribué au destinataire ou peut être adressé à celui-ci par voie électronique. Dans ce dernier cas, si le destinataire n est pas un professionnel, il doit avoir demandé l envoi par ce moyen ou en avoir accepté l usage au cours d échanges antérieurs. Lorsque l apposition de la date d expédition ou de réception résulte d un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu à preuve contraire, s il satisfait à des exigences fixées par décret en Conseil d Etat. Un avis de réception peut être adressé à l expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver. Les modalités d application du présent article sont fixées par décret en Conseil d Etat. Le Document sous enveloppe électronique Recommandée ou Lettre Recommandée 100% électronique de Document Channel respecte l intégralité des conditions présentées dans cet article et offre même davantage de garanties juridiques, que celles énoncées, en termes de confidentialité, intégrité et imputabilité des documents envoyés et archivés Le Document sous enveloppe électronique Recommandée permet d évoluer vers le tout numérique, de bénéficier de toutes les garanties légales et de profiter des nombreux avantages du 100% électronique : Gains de productivité maximum ; Gains économiques conséquents ; Garantie de sécurité et de confidentialité ; Facilité d utilisation et d envoi à plusieurs destinataires ; Envoi et réception instantané, sans perte de temps ; Traçabilité du courrier envoyé et visibilité des évènements ; Intégrité et imputabilité du ou des document(s) envoyé(s). * Information Lifecycle Management

47 Document Channel : un recommandé 100% Electronique en toute sécurité, qui démultiplie la performance et les économies Gains de productivité maximum grâce à l externalisation et des coûts de traitement de l électronique très faibles, équivalant au prix d un SMS ; Gains économiques conséquents : disparition des frais d impression et d affranchissement ; Garantie de sécurité : utilisation de réseaux sécurisé, produit hautement technologique, le document n est pas envoyé directement au(x) destinataire(s) ; Confidentialité totale du message : enveloppe scellée, aucune manipulation physique, perte possible ni fraude ; Facilité d utilisation et d envoi à plusieurs destinataires : aussi simple que la création d un ; Envoi et réception instantané, sans perte de temps : pas de traitement manuel, basé sur le même fonctionnement qu un , aucune contrainte horaire ; Mise à disposition de différents choix d envoi selon les besoins : simple, simple et archivé ou recommandé ; Envoi de plusieurs documents de toute nature : texte, vidéo, son Seul l archivage à valeur probatoire requiert des documents MS Office ou PDF ; Traçabilité du courrier envoyé et visibilité des évènements : réception, lecture, transfert Intégrité et imputabilité du document envoyé ; Maîtrise des coûts grâce aux reportings.

48 La Lettre Recommandée 100% électronique ou Document sous enveloppe électronique Recommandé est un produit unique correspondant à un envoi recommandé totalement électronique, à un coût réduit et garantissant toutes les sécurités technologiques ainsi qu un niveau de preuves juridiques le plus puissant parmi les offres de recommandé.

49 La plus forte garantie juridique et techniques du marché Prestations Des fonctionnalités supérieures aux Documents sous enveloppe électronique simple : Archivage à valeur probatoire du documents, des preuves d envoi et des accusés de lecture «Rebond» par Lettre Recommandée Hybride, paramétrable jusqu à 12 mois Délai de mise à disposition du message pour le(s) destinataire(s) plus longue (12 mois) Bilan des non ouvertures (en plus de celui des ouvertures) Des prestations supérieures aux autres Lettres Recommandées Electroniques DC Envoi totalement électronique depuis l expéditeur jusqu au destinataire Signature électronique du destinataire incluse Envoi et réception instantanée Avantages Des avantages supérieures aux Documents sous enveloppe électronique Simple et aux autres recommandés : le maximum de garanties juridiques en assurant à 100%: l identité de l expéditeur et du destinataire l imputabilité entre le document et l expéditeur l imputabilité entre l AR et le destinataire une preuve d envoi et de réception un archivage à valeur probatoire de l ensemble des éléments de l envoi La certitude que le document envoyé par l expéditeur est le même qui a été reçu et archivé sur la plateforme, envoyé et réceptionné par le destinataire = non rupture de la chaine de valeur Conservation «légale» de tous les éléments du recommandé : contenu, la preuve d envoi, accusé de lecture (ou AR) Mise à disposition du message au destinataire, quelques secondes après l envoi par l expéditeur Une réduction très forte des coûts

50 Gamme 3 : archivage et consultation

51 Depuis la loi du 13 mars 2000, l archivage des documents électroniques, demeure une problématique importante pour les entreprises. Elle constitue à la fois : une obligation légale (documents administratifs et juridiques), une nécessaire précaution en termes de stratégie industrielle des préoccupations concernant la sécurité et la protection des données. Si chaque entreprise édite et envoie tous les mois de nombreux documents à ses clients, actionnaires, collaborateurs et fournisseurs, ceux-ci doivent être conservés pour des raisons juridiques et dans le cadre de la mise à jour de son système d information Alors que seulement 56% des entreprises interrogées* déclarent avoir mis en place une politique globale d'archivage, celles qui pratiquent l'archivage électronique, motivent leur décision par : un accès pratique aux documents la conservation à long terme du patrimoine informationnel la conservation à des fins de preuve. DOCUMENT CHANNEL, vous offre une solution d archivage et de consultation pérenne, vous permettant d organiser vos documents selon votre plan de classement ou bénéficier d un modèle standard. DOCUMENT CHANNEL vous accompagne dans la création de votre plan de classement afin que cet outil soit source pour tous vos collaborateurs de gain de temps, d efficacité et qu il assure à votre entreprise une harmonisation de vos archives. *Etude SerLAB-2008

52 Prestations Avantages Sécurisé Non lié à une signature électronique De tous types de document Pas de limitation de volumes Champs d indexation multiples et personnalisés A valeur probatoire: Lié à une signature électronique Format Word ou PDF uniquement Pas de limitation de volumes Champs d indexation multiples et personnalisés Etablissement d un plan de classement Détermination des règles de classement en amont par l administrateur client Respect des règles de classement par tous les utilisateurs Rapidité et facilité de classement pour les utilisateurs (dossiers et type d archivage pré-créés) Accès déterminé et limitation possible (utilisateur, groupe, tous) Confidentialité et sécurité des archives, notamment des documents sensibles Archivage rapide, facile et sans contrainte Garantie de conservation pérenne Pas de manipulation Aucun risque d erreur, de fraude ou de perte Economies importantes face à l archivage classique Conservation pérenne Recherche et consultation rapide et facile des éléments archivés: Accès 24/7/365 Recherche rapide grâce à des champs d indexation Proposition d un plan de classement par défaut ou personnalisé Accès modulable par document et par utilisateur Homogénéité des archives

53 Présentation offre Marketing Direct en ligne Document Channel

54 «La 1ère gamme de Marketing Direct en ligne standard, adaptable et évolutive pour tous» Un potentiel important : 11% seulement des entreprises s offrent des opérations de marketing direct. Un impact significatif : 95% des individus lisent leur courrier publicitaire adressé* La Boutique du Marketing Direct et de la Communication en ligne est un portail de services intégrés à valeur ajoutée, permettant de couvrir l ensemble des étapes du cycle de création des campagnes de prospection et de fidélisation de toutes les entreprises (TPE, PME-PMI, GC) : location de fichiers, RNVP, modèles de mailings Le Marketing Direct à tous les niveaux de l entreprise : Direction Générale Direction Financière / Direction Ressources Humaines Direction Marketing & Communication Direction Commerciale Direction Relation Clients Courriers divers Lettre d informations (actionnaires ) Lettres circulaires Mailings adressés, Campagne de Fidélisation, Marketing multicanal Promotions Courrier clients, Notes réseaux Lettres de bienvenue, Courriers clients, Propositions Document Channel vous donne les moyens optimum : De développer votre compétitivité D accroître votre business D évoluer en toute liberté! *source : enquête Media Courrier SOFRES

55 Une boutique proposant une large palette de prestations jusqu à des solutions personnalisées et administrées pour les entreprises en réseau. Rapidité et liberté dans la réalisation de vos campagnes de Marketing Direct. Prestations Mise à disposition de bibliothèques de modèles et de mailings que vous avez déjà réalisés Intégration totale de votre identité visuelle (logo, charte ) dans la réalisation de vos mailings Location de fichier d adresses Mediapost Data : ciblage précis, comptage Reporting, mutualisation des envois et application de l affranchissement Destineo spécifique aux campagnes de Marketing Direct Dépôt des campagnes de Marketing Direct le jour même de la réalisation SIMPLICITE QUALITE PRECISION ECONOMIE RAPIDITE Avantages Gain de temps grâce à l accélération de la création de campagne Garantie du respect de votre identité graphique par vos collaborateurs. Accès à des bases de données riches (BtoB et BtoC) avec une mise à jour régulière des informations. Suivi budgétaire au plus précis et économie assurée Bénéfice d un envoi immédiat des campagnes Diffusion étendue par courrier, sms, fax, Mise à disposition des Plateformes industrielles informatique, d impression numériques et logistique courrier 24/7 à la demande MULTICANAL MUTUALISATION Choix du canal de diffusion pour une adaptation maximale Baisse des coûts, sécurité, garantie des délais et de la qualité

56 Processus d envoi d une campagne de Marketing Direct DOCUMENT PRINCIPAL Création dynamique de mailings Chargement de votre mailing Utilisation de votre Bibliothèque de mailings Catalogue de modèles à disposition FICHIER D ADRESSES Chargement de votre fichier d adresses Location d un fichier d adresses Mediapost ou autre prestataire Ajout de + 10 adresses pièges à vos envois Gestion des RNVP et dédoublonnages PARAMETRES D ENVOI ET D AFFRANCHISSEMENT Délai de réalisation en J ou programmable Affranchissements dont Destineo Impression couleur, N&B, Recto, Recto/Verso Insertion de pièces jointes Option Archivage des campagnes

57 Légende Fonctionnalités liées à : Création de mailing (document principal Fichier d adresses destinataires Option d affranchissement Option d envoi Totale administration RNVP en ligne Classement par thème des modèles Déduplication et dédoublonnage en ligne Programmation envoi Administration et Application Affranchissement en nbr Connexion à vos partenaires en location de fichiers Votre Bibliothèque Affranchissement Grands Comptes Une solution modulaire Affranchissement Destineo Votre fichier d adresses Catalogue de modèles de mailing Création dynamique de mailings Location de fichiers Mediapost Data SOCLE DOCUMENT CHANNEL en mode SaaS > Services et Prestations 100% Industrialisés et 100% automatisés > Système informatique et de production dimensionné pour une remise à la Poste en «J» de toutes les demandes d envoi réalisées avant 14h* > Support blanc A4 80gr et enveloppes standards > Veille métier, contributeurs en Marketing Direct > Centre de Relation Clients > Qualité presses numériques quadrichromie (sites Marketing Direct dédiés m²) * Hors affranchissement Destineo, Ecopli GC et Lettre prioritaire GC

58 Exemples de mailing OPERATION DE PROSPECTION Contexte : Invitation à l inauguration d un nouveau magasin professionnel Photo Art de vente de matériel photo Objectif : Inviter pour l inauguration du magasin les professionnels de la photographie - Modèle de mailing de la bibliothèque - Location de fichier d adresses Mediapost : abonnés à presse spécialisée (Photo, DeclicPhoto ) + photographes pro. - Envoi A4 avec date inauguration. Affranchissement Destineo Résultat : Succès de l inauguration et prise de nombreux contacts. Opération de fidélisation prévue pour la fin d année avec envoi des vœux. OPERATION DE FIDELISATION Contexte : La société BERNAL vend des outils de jardinage et élargit son offre en ouvrant un nouvel espace dédié au mobilier de jardin. Objectif : Souhaite informer ses clients existant et les faire venir en magasin en leur offrant une réduction de 30% sur leur futur achat en mobilier de jardin - Création dynamique en ligne du mailing - Fichier d adresse du client - Envoi A4 avec «bon de réduction». Affranchissement Destineo Résultat : 60% des destinataires ont profités de leur bon de réduction Logo Photo art Pavé adresse personnalisé Logo société BERNAL Fond de page créé dynamiquement Modèle de la bibliothèque Pavé adresse personnalisé Date de l inauguration Informations légales de l entreprise Civilité personnalisé Bon de réduction personnalisé Informations légales de l entreprise

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