Gestion du temps. Gestion du temps. Salomon N. NDIAYE Conseil en efficacité personnelle

Transcription

1 MAE Gestion du temps Salomon N. NDIAYE Conseil en efficacité personnelle Institut Supérieur du Management 22 BP 876 Abidjan 22 Cocody Tél : Fax : Mail :ismconseil.ci@gmail.com Sommaire Généralités Maladies du temps Chronophages Lois du temps S organiser pour être efficace Rythmes biologiques Outils de gestion du temps ISM-2012 Page 1

2 Généralités Qu est ce que le temps? «Si personne ne m'interroge, je le sais ; si je veux répondre à cette demande, je l'ignore.» Saint Augustin dans ses Confessions. ISM-2012 Page 2

3 Pourquoi gérer son temps? Celui qui gère bien son temps, est: Organisé Productif Compétent Content (distraction) Calme (sans stress) Les dimensions du temps 2 dimensions Cyclique : jours, saisons, vie Linéaire : évolution, transformation irréversible, passage de la naissance à la mort Tous les peuples connaissent la linéarité du temps: hier, aujourd hui, demain. ISM-2012 Page 3

4 La valeur du temps Un bien précieux : les actifs Capital confort : les «bon vivants» Capital financier : les «affairés» La valeur du temps Le temps, C est de l argent «Time is money» Ne peut être stocké Le justicier suprême (24h/jour pour tous) ISM-2012 Page 4

5 Les maladies du temps Quels sont vos obstacles? La ouite La difficulté à: Refuser les urgences de dernière minute Refuser les échéances irréalistes Demander de l aide quand on a besoin Causes: Manque de confiance en soi On ne veut pas: affronter les mécontentements déplaire paraître incompétent ISM-2012 Page 5

6 La chronophagie Être constamment dérangé par: Chronophages biologiques: relations, patrons, moi.. Chronophages électroniques :téléphone, fax. Causes: Réunionnite Informationnite Mauvaise coordination des projets Politique de la porte ouverte La tempsdinite Le sentiment: de toujours manquer de temps qu il y a trop de choses à faire que les échéances sont trop serrées Causes: Difficulté à évaluer les délais, la durée des tâches Difficulté à estimer la charge de travail Difficulté à mesurer l ampleur des tâches ISM-2012 Page 6

7 La lifophilie La tendance à: Exécuter une tâche le dernier moment Faire beaucoup de choses, mais à en finaliser peu Préférer l action à la réflexion Procrastination Causes : S arrêter de travailler Ne pas se concentrer sur les priorités Manquer de discipline au quotidien Ne pas penser au long terme Ne pas faire la différence entre l urgent et l important Les voleurs de temps (chronophages) ISM-2012 Page 7

8 Chronophages extérieurs Réunions répétées, trop longues Appels téléphoniques Repas d affaires Dérangement des patrons Politique de Chronophages personnels Perfectionnisme Délégation insuffisante Absence de plan de travail Priorités et objectifs confus Incapacité à s imposer des échéances ISM-2012 Page 8

9 Les lois du Temps La loi de LABORIT L homme a tendance à toujours faire: Ce qui est facile, avant ce qui est difficile Ce qui lui plaît, avant ce qui lui déplaît Ce qui va vite, avant ce qui prend du temps Ce qu il sait faire, avant ce qui est nouveau ISM-2012 Page 9

10 La loi de Parkinson Cyril Northcote Parkinson Plus on a de temps pour exécuter une tâche, plus on en prend effectivement. La tâche se dilate pour occuper la totalité du temps disponible. Temps nécessaire:30minutes Temps disponible:1heure On étire le travail pour remplir le temps disponible! Tendance à l auto-inflation du temps dépensé. La loi d Illich Au delà d un certain seuil, le temps investi dans le travail n est plus productif. Notre capacité de concentration décrit une sinusoïde. Efficacité Danger! Temps Quelle est votre limite? ISM-2012 Page 10

11 La loi de Carlson Un travail interrompu puis repris, à plusieurs reprises, prendra plus de temps et le résultat ne sera pas forcement meilleur. Durée prévue Interruptions( ) Loi des séquences homogènes Où en étais-je? Bilan S organiser pour être efficace ISM-2012 Page 11

12 Définir des objectifs Un objectif doit être concret: Énoncer clairement ce que l on veut atteindre Mesurer les résultats à atteindre(chiffrage) Spécifier l échéancier (date de réalisation) Désigner un responsable(dans la délégation) Préciser les contraintes (humaines ) «Il n est de vent favorable que pour celui qui sait où il va». Sénèque Définir des priorités La matrice d EÏSENHOWER Tâche C Tâche urgente, moins importante que A Exécuter rapidement Déléguer rapidement Tâche D Tâche inutile Laisser tomber Déléguer Tâche A Tâche importante et urgente A exécuter soi-même et immédiatement Tâche B Tâche importante,moins urgente Fixer un délai d exécution Éventuellement déléguer Secondaire Degré d importance Important ISM-2012 Page 12

13 Définir des priorités Démarche pour établir des priorités Fixer des objectifs pour la période Dresser une liste des activités Déterminer le degré de priorité des activités Prendre une décision pour les activités Estimer le temps d exécution des activités Spécifier la date d échéance des activités Formuler des objectifs vérifiables Dresser une liste exhaustive Déterminer les priorités de degré 1,2,3 Décider de: A-la faire B-la déléguer C-la reporter D-la refuser Conserver une marge de sécurité Tenir compte des personnes dans l exécution des activités Planifier les activités Activité non planifiée Planification Activité Gain de temps Planifier,c est s engager et gagner du temps ISM-2012 Page 13

14 Planifier les activités Temps consacré Méthode ABC Problèmes à résoudre Résultats obtenus 80 % Problèmes secondaires 20 % 20 % Problèmes importants 80 % Planifier les activités Loi de PARETO Nature des tâches % par rapport au volume total des tâches Valeur de ces tâches pour atteindre des objectifs A (importante) 15% 65% B (moins importante) 20% 20% C (pas importante) 65% 15% ISM-2012 Page 14

15 Planifier les activités La démarche 1- Choisir une période Année Mois Jour Semaine 2- Fixer vos objectifs pour cette période Spécifier les résultats et l échéancier 3-4- Établir les priorités de la période Réserver des espaces de temps dans l agenda Utiliser la liste des priorités Tenir compte des activités planifiées antérieurement La méthode NERAC Les 5 étapes de la méthode: Noter toutes les activités et tâches à exécuter Estimer la durée de leur exécution Réserver du temps pour exécuter ces tâches Arbitrer par priorités(tâches A,B,C,D) Contrôler l exécution des tâches(réalisé/prévu) Il faut 8 minutes pour planifier son activité du jour ISM-2012 Page 15

16 Savoir dire NON La méthode DESC Décrire la situation problématique Exprimer vos sentiments, préoccupations Spécifier une alternative raisonnable Conséquence: intéresser l autre à l alternative Les rythmes biologiques ISM-2012 Page 16

17 Les rythmes biologiques Le rendement de la concentration Concentration Le niveau de concentration baisse chaque 10 minutes. 100% Faire une pause après une heure de travail Exécuter : 50% 0% Pause -Les taches les plus importantes les 10 premières minutes -Les tâches importantes les 30 minutes suivantes -Les taches les moins importantes les 20 minutes restantes avant la fin de l heure Heure en minutes 60 Les rythmes biologiques La courbe d efficacité Potentiel intellectuel +50% 100% Courbe standard REFA On n est pas intellectuellement efficace à 100% à tout moment de la journée 8H- 11H :Efficacité maximum. -Exécuter des tâches complexes 12h-15h: Baisse d efficacité -Effectuer des travaux de groupe 16-18: Assez d énergie -50% - Exécuter des tâches répétitives Heure ISM-2012 Page 17

18 Les rythmes biologiques Loi de SWOBODA-FLIESS-FELTSCHER Charge Décharge 11 Cycle physique 23 Durée:23j Chaque homme est traversé par de multiples rythmes biologiques Cycle émotionnel Cycle intellectuel 28 Durée:28j 33 Durée:33j Ces trois cycles apparaissent à la naissance et se chevauchent tout le long de la vie. Il y a des jours néfastes, sans Outils de gestion du temps ISM-2012 Page 18

19 Outils de gestion du temps Lequel me convient? Papier PC NTIC.. Outils de gestion du temps Gantt Délégation Conduite de réunion efficace ISM-2012 Page 19

20 Démarche de gestion du temps Les étapes 1. Diagnostic 2. Objectifs 3. Stratégie et plan d action 4. Mise en œuvre, 5. Suivi et évaluation ISM-2012 Page 20

21 Le diagnostic Analyser l écart entre le prévu et le réalisé (sur plusieurs jours) Déceler les causes : chronophages. Fixer des objectifs Qu est-ce-que je désire vraiment? Qu est-ce que j attends de ma vie professionnelle et personnelle? ISM-2012 Page 21

22 Élaborer une stratégie Se connaître et connaître l usage qu on fait de son temps (forces & faiblesses) Planifier les objectifs à court, moyen et long terme Définir les tâches des objectifs et leurs durées Positionner les tâches dans le temps Déterminer les priorités des tâches Affecter des ressources aux tâches Mettre en œuvre Mettre en place le changement (Se doter d une nouvelle attitude et d un nouvel état d esprit: savoir dire NON Acquérir outils de gestion du temps : agenda. Suivre, modifier, faire le bilan ISM-2012 Page 22

23 Des ouvrages pour aller plus loin o " Le nouvel art du temps" (Jean-Louis Servan ; Albin Michel) o " Les stratégies du temps" (Jean-Pierre Muller ; Fabrice Rosina ; Monique o Selles et Jean-Pierre Testa) mai o " Le culte de l'urgence : la société malade du temps" (Nicole Aubert ; o Christophe Roux ; Dufort ; Flammarion) mars o " Le temps de la fatigue : la question sociale du mal-être au travail" (Marc o Loriol) ISM-2012 Page 23