SERVICE D ENCADREMENT «BUDGET ET CONTRÔLE DE GESTION» (S2) PLAN DE GESTION DES ARCHIVES
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- Josselin Simon
- il y a 7 ans
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1 SERVICE D ENCADREMENT «BUDGET ET CONTRÔLE DE GESTION» (S2) PLAN DE GESTION DES ARCHIVES Version : 1.20 Statut : PROJET NOMBRE DE SÉRIES : 94 1
2 Tableau de gestion des archives du service d encadrement «Budget et Contrôle de gestion» (S2) approuvé par le Service et les AGR SIGNATURES Nom : Régis Massant Nom : Karel Velle Titre : Date : Directeur S2 Titre : Date : Archiviste général du Royaume 2
3 PRODUCTEURS SERIES 1. DIRECTION Copie des transmis (première page du dossier ) des services du Président ou d un Ministre Copie de ce qui n est pas indicaté dans Lotus Notes (bons de commande + notes des DG non reliées à l indicateur) Copie des dossiers (IN) - traités par le DG - 1 ère page lorsque traités par un agent Copie-lettres (OUT) (notes de service inclues) Notes du Président aux Directeurs CODES DÉLAIS D UTILITE DESTINATION SERIES ADMINISTRATIVE FINALE S ans S ans S ans REMARQUES S ans Conservation Versement aux AGR S ans Série conservée par les Services du Président Copies des fiches vertes S ans Elimination Dossiers thématiques S ans après la clôture du dossier Copie des notes de l Inspecteur des Finances S ans 3
4 PRODUCTEURS SERIES CODES SERIES DÉLAIS D UTILITE ADMINISTRATIVE DESTINATION FINALE 2. DIVISION FINANCIÈRE 2.1. SECRETARIAT Copie-lettres (OUT) S ans Copie des avis de la S ans Conservation division financière Copie des avis de S ans Elimination l Inspecteur des Finances Copie des décisions du S ans Conseil des ministres Accusés de réception des S ans notes de service Informations concernant le S ans après le départ de personnel (changement l agent d adresse, maladies, régularisations, etc.) Accusés de réception des S ans propositions de vacances d emploi, d examens Selor et de formations Accusés de réception S ans divers (sommaire du Moniteur, etc.) REMARQUES 4
5 PRODUCTEURS 2.2. COMPTABILITE ET LIQUIDATION SERIES CODES SERIES DÉLAIS D UTILITE ADMINISTRATIVE DESTINATION FINALE REMARQUES Comptabilité générale Comptes avances de fonds (comptes sans les pièces justificatives) S ans À détruire en janvier de l année suivant l exercice Grands livres S ans Idem Livre-journal S ans Idem Comptes recettes S ans Idem Pièces des comptables Comptabilités diverses Allocations d attente des ex-mineurs Ordonnances de paiement S ans Idem Extraits de trésorerie S ans Idem Doubles des comptes S ans Idem Livres comptables S ans Idem Factures S ans Idem Dossiers de paiements S ans (avocats, études, etc.) Fiches d impôts sur les S ans Elimination revenus des personnes physiques Dossiers personnels S ans après fin de la prépension Dernier dossier (ouvriers et employés) clôturé en 2015 Assurances S ans après la fin de la prépension Correspondance générale S ans après la fin de la prépension Ordonnances de payement S ans 5
6 PRODUCTEURS Listings mensuels des S ans paiements Livres (orderboeken) S ans SERIES CODES DÉLAIS D UTILITE DESTINATION SERIES ADMINISTRATIVE FINALE Ouvertures de crédit S ans Budget S ans REMARQUES 2.3. BUDGET Instructions et propositions S ans Pour chaque exercice budgétaire Discussions bilatérales S ans Idem Budget S ans Préfiguration du budget S ans Contrôle budgétaire S ans 2.4. CONTROLE FINANCIER Dossiers d organismes d intérêt public S ans après la transmission à la Trésorerie des comptes approuvés par le Ministre S ans après la clôture du Dossiers charges du passé secteurs nationaux dossier * Dossiers charges du passé S ans après la clôture du fonds d expansion dossier * économique Dossiers charges du passé S ans après la clôture du fonds de solidarité dossier * nationale Subventions S ans Conventions S ans Avances récupérables S ans après la clôture du dossier (lorsque les avances ont été récupérées) Expositions universelles S ans Elimination * Récupération de créances, avances récupérables (décisions se retrouvent au Conseil des Ministres, CMCES et Comité de Direction) 6
7 PRODUCTEURS SERIES CODES DÉLAIS D UTILITE DESTINATION REMARQUES SERIES ADMINISTRATIVE FINALE 3. DIVISION LOGISTIQUE 3.1. STAFF Copie-lettres S ans Réunions de staff S ans Conservation Versement aux AGR Dossiers thématiques S ans (bâtiments, etc.) Informations concernant le personnel (changement d adresse, maladies, régularisations, etc.) S ans après le départ de l agent Plaintes relatives au service S ans Conservation Versement aux AGR Accusés de réception des S ans notes de service Accusés de réception des propositions de vacances d emploi, d examens Selor et de formations S ans Suivi des factures et des rappels S ans 3.2. SERVICE CENTRAL D ACHATS Dossiers achats (bons de commandes, bons internes, offres, copies des factures, cautionnements ) Dossiers offres non retenues Contrats (dossier achat+ contrats originaux) S ans après la clôture du dossier S an après l attribution du marché S ans après la résiliation du contrat 7
8 PRODUCTEURS SERIES CODES SERIES DÉLAIS D UTILITE ADMINISTRATIVE DESTINATION FINALE Copies des Factures S ans (+ bordereaux de travail) Gestion de stocks S ans après la livraison Elimination Bordereaux de remise aux S ans Elimination Domaines Copie-lettres S ans Elimination REMARQUES 3.3. INFRASTRUCTURE Politique globale de l infrastructure Dossiers relatifs à la S ans gestion journalière des bâtiments Dossiers as built (plans, ) S ans après la période de fin Elimination d occupation du bâtiment S ans après la période de fin Elimination contacts avec la Régie déménagements de bâtiments déménagements internes Dossiers relatifs à la téléphonie (rapports de réunions SLA entre le SPF et SIMAC) Gestion des archives archives des directions générales et services d encadrement contact avec les AGR d occupation du bâtiment S ans après la période de fin du déménagement S an après la période de fin Elimination du déménagement S2.093 Elimination S ans Conservation Versement aux AGR S ans Conservation Versement aux AGR 8
9 PRODUCTEURS Gestion des œuvres d art Politique globale de sécurité et de bien-être SERIES demandes de consultation d archives CODES DÉLAIS D UTILITE DESTINATION REMARQUES SERIES ADMINISTRATIVE FINALE S ans Conservation Versement aux AGR Correspondance S ans Conservation Versement aux AGR Inventaire des œuvres d art S ans Conservation Versement aux AGR Dossiers développement S ans Conservation Versement aux AGR durable Prévention et protection S ans 3.4. LOGISTIQUE OPERATIONNELLE Sécurité et entretien des bâtiments Permis d environnement S ans Permis d exploitation S ans Copies des contrats S ans après la période de fin d occupation du bâtiment Contacts avec la Régie S ans après la clôture du dossier (problème résolu) Transports Dossiers personnels des S ans après le départ du chauffeurs chauffeur Dossiers véhicules S ans après la remise du véhicule aux Domaines Feuilles de route des S ans chauffeurs Feuilles de route S ans journalières Factures S ans 9
10 PRODUCTEURS SERIES CODES DÉLAIS D UTILITE DESTINATION REMARQUES SERIES ADMINISTRATIVE FINALE Dossiers accidents S ans Distribution du Bordereaux d expédition S ans courrier et expédition des recommandés Talons des recommandés S ans Indicateurs des S ans recommandés Imprimerie Bons de commande S ans Service passé à S4 Fiches techniques S ans Elimination Service passé à S4 Notes d envoi S ans Elimination Service passé à S INFORMATION MANAGER Request For Change (RFC) activités de l Information manager de S2 (copie des rapports de réunions des Information Manager, copie des rapports de réunions internet intranet) S an après la clôture du Elimination dossier S2.091 Elimination 10
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