MISE EN PLACE D'UN SYSTEME QUALITE ACCOMPAGNEMENT A LA CERTIFICATION ISO 9001.

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1 MISE EN PLACE D'UN SYSTEME QUALITE ACCOMPAGNEMENT A LA CERTIFICATION ISO Public : Objectif : Direction Membres du comité de direction - Responsable de service Responsables qualité Ensemble du personnel Définir un système assurance qualité Définir un système de management de la qualité Certifier ces systèmes selon l'iso 9001:2000 Contenu : 11 étapes jusqu'à la certification - 8 modules de formation page 1/10

2 Etape 1 Audit de positionnement Etape 2 Cartographie des processus Etape 3 Etape 4 Politique, objectifs et indicateurs Sensibilisation du personnel à la qualité Etape 5 Formation du Responsable Qualité Etape 6 Formation des Responsables des processus Etape 7 Formation à l'audit qualité interne Etape 8 Pérennisation du système qualité Etape 9 Audit Système Etape 10 Etape 11 Demande de certification Audit de certification Certification page 2/10

3 ETAPE 1 AUDIT DE POSITIONNEMENT 1 - OBJECTIFS - Déterminer l'état des connaissances en matière de qualité de l'ensemble du personnel - Déterminer l'état des connaissances de l'entreprise sur les exigences de ses clients en matière de qualité. - Déterminer les points forts de l'organisation de l'entreprise, vis à vis de la norme ISO Evaluer les écarts entre la situation actuelle et les exigences de la norme ISO Déterminer les processus clés et évaluer le nombre total de processus. - Evaluer le nombre et le niveau de détail des documents à rédiger. L'audit de diagnostic se déroule en deux phases: 1 - Un audit sur site, sous forme d'entretiens, avec les responsables des principales fonctions liées à la qualité (direction, commercial, achats, production, contrôle, formation). 2 - La rédaction d'un rapport, comportant: - l'analyse de l'état des connaissances en matière de qualité de l'ensemble du personnel, - l'analyse de l'état des connaissances de l'entreprise sur les exigences de ses clients en matière de qualité, - une évaluation des points forts et des points faibles de l'entreprise vis à vis de la norme ISO 9001, - des recommandations sur les documents à compléter et rédiger, - des propositions sur le programme détaillé de la formation du personnel à la qualité et la certification. 3 - INTERVENANT L'audit de diagnostic sera réalisé par un auditeur accrédité ICA et AFAQ. 4 - DUREE PREVISIONNELLE La durée de l'audit de positionnement dépend de l'effectif et du nombre de sites de l'entreprise. Pour une entreprise de 40 personnes, sur un seul site, l'audit de diagnostic se déroulera sur trois jours, un jour sur site et un jour de rédaction et présentation du rapport. page 3/10

4 ETAPE 2 CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS 1 - OBJECTIFS - Déterminer quels sont exactement les "produits" proposés par l'organisme à ses clients, - Déterminer toutes les tâches / actions qui permettent de connaître les exigences des clients, et de les satisfaire, - Regrouper ces tâches / actions sous forme de processus de réalisation, de soutien, de management, - Etablir les enchaînements et les liens entre les processus, - Définir les responsabilités et les autorités, - Evaluer le nombre et le niveau de détail des procédures à rédiger. La mise en place de la cartographie des processus se fait au siège, en présence de la direction et des principaux responsables des fonctions liées à la qualité (liaisons avec les clients, ressources humaines, réalisations des prestations, achats). Cette mise en place s'effectue en quatre demi-journées, espacées de une à deux semaines maximum. 3 - INTERVENANT La cartographie sera réalisée par un auditeur accrédité ICA et AFAQ. 4 - DUREE PREVISIONNELLE La durée prévisionnelle est de quatre demi-journées. page 4/10

5 ETAPE 3 POLITIQUE, OBJECTIFS ET INDICATEURS 1 - OBJECTIF A partir de la politique, des objectifs généraux de l'organisme et des exigences fondamentales des clients, il convient de définir pour chacun des processus définis lors de l'étape présente, des objectifs et des indicateurs de suivi. Une première réunion d'une demi-journée permet de décliner la politique et les objectifs généraux dans les divers processus. Ensuite, pour chaque processus, trois réunions de 2 heures permettent de définir et finaliser les indicateurs. La durée prévisionnelle de cette étape est de 5 journées, basée sur 6 processus principaux. ETAPE OBJECTIF SENSIBILISATION DU PERSONNEL A LA QUALITE Donner à l'ensemble du personnel les bases et les définitions de la qualité. Faire connaître à l'ensemble du personnel la norme ISO 9001:2000 Exposer et expliquer les modalités et les exigences d'une certification. La formation se fait en groupe de 20 personnes maximum. Elle se fera, pour chaque groupe, lors d'une réunion d'une demi-journée. La durée prévisionnelle dépendra du choix fait pour la formation des groupes (par sites ou intersites) et du nombre total de personnes intervenant dans l'entreprise. Basée sur deux groupes, la durée sera d'une journée. page 5/10

6 ETAPE 5 FORMATION DU RESPONSABLE QUALITE 1 - OBJECTIF - PROGRAMME La norme ISO 9001:2000 exige la désignation d'un représentant de la direction, garant de la définition, de la mise en place, de l'animation et de l'amélioration continue du système qualité. Cette personne doit connaître la norme, le système qualité et être capable de soutenir l'audit de certification. La formation permet au responsable qualité d'avoir: - une connaissance approfondie de la norme ISO 9001: une méthode de rédaction et de gestion des documents qualité. - une méthode de mise en place et de gestion de la base de donnée qualité. - une méthode de recherche et de gestion des Actions Préventives et Correctives. - une connaissance de la maîtrise des équipements de mesure et surveillance. - une méthode de calcul et de suivi des coûts d'obtention de la qualité (COQ). - une méthode de gestion et de suivi des audits internes. - une méthode d'évaluation de système qualité (certification de l'entreprise, sélection et suivi des fournisseurs). La formation se déroule à raison d'une journée par mois. Elle consiste en un exposé théorique et une mise en application directe au cas l'entreprise Le responsable qualité doit également suivre la formation à l'audit interne et les formations des responsables des processus. La durée prévisionnelle de la formation spécifique au responsable qualité est de 8 jours, en plus des autres formations. page 6/10

7 ETAPE 6 FORMATION DES RESPONSABLES DES PROCESSUS 1 - OBJECTIF La formation permet aux responsables des processus de piloter leur processus, de comprendre et connaître les exigences qualité des chapitres les concernant de la norme ISO 9001:2000 et de présenter leur processus lors d'un audit qualité. Les processus principaux concernent les relations avec les clients, les achats, la réalisation des prestations, les ressources humaines. Relations clients: Définition de la qualité dans la fonction. Examen des appels d'offres et des commandes. Traitement des appels d'offres et des commandes. Modification des commandes. Réclamations clients. Satisfaction des clients Enregistrements. Achats: Définition de la qualité dans la fonction. Evaluation des sous contractants. Données d'achats. Vérification du produit acheté. Enregistrements. Prestations Définition de la qualité dans la fonction. Planification des prestations. Pilotage des processus de réalisation. Enregistrements. Ressources humaines: Définition de la qualité dans la fonction. Définitions des missions et attributions de chaque poste / fonction, Compétences nécessaires. Formation, expérience professionnelle, Enregistrements. La formation leur donne une méthode de rédaction et gestion des documents qualités nécessaires pour la bonne marche des processus. Pour chaque processus, la formation se déroule en trois demi-journées, espacées de deux semaines. Le responsable qualité doit suivre ces formations dans leur totalité. La durée prévisionnelle, pour les 4 processus développés ci dessus, est de 6 jours. page 7/10

8 ETAPE 7 FORMATION A L'AUDIT INTERNE 1 - OBJECTIF La formation apporte aux personnes destinées à réaliser les audits internes une connaissance de la méthodologie de l'audit. Les points suivants sont étudiés: - préparation de l'audit, - conduite de l'audit, - rédaction des fiches d'écart, - rédaction du rapport d'audit. La formation se fait par un apprentissage de la méthodologie et une mise en situation des stagiaires sur le référentiel d'une société fictive et sur celui de l'organisme (2 journées). La formation se complète par la réalisation d'audits internes sur le référentiel de l'organisme (une journée). La durée prévisionnelle de la formation est de trois jours. ETAPE 8 PERENNISATION DU SYSTEME QUALITE Il ne s'agit pas ici d'une étape de formation mais d'une période nécessaire à la mise en place des décisions prises au cours des étapes précédentes, à la réalisation des réunions exigées par la norme (Revue de Direction, audits internes), à l'accumulation des preuves tangibles de l'application du système qualité page 8/10

9 ETAPE 9 AUDIT SYSTEME 1 - OBJECTIF La formation consiste à se mettre dans les conditions de réalisation d'un audit de certification, à mener l'audit comme le mènerait l'auditeur accrédité et à mettre en évidence tous les écarts à la norme survenus pendant l'étape de pérennisation du système qualité. Un audit système se déroule en cinq phases: la préparation de l'audit la tenue de l'audit la rédaction des fiches de remarque et de non-conformité la recherche des actions correctives la mise en place des actions correctives La durée prévisionnelle, pour une entreprise de 45 personnes est de quatre jours : une demi-journée pour la préparation de l'audit, deux journées et demi pour la tenue de l'audit, une demi-journée pour la rédaction des fiches de remarque et de nonconformité et du rapport, une demi-journée pour la recherche des actions correctives. page 9/10

10 ETAPE 10 DEMANDE DE CERTIFICATION Il ne s'agit pas ici d'une étape de formation mais d'une période nécessaire à la prise de contact avec l'organisme de certification, la réception du contrat de certification et la signature de ce contrat. ETAPE 11 AUDIT DE CERTIFICATION CERTIFICATION Il s'agit de l'étape finale de la démarche, elle ne comporte pas de formation. Les conditions matérielles de tenue de l'audit sont données par l'organisme de certification et acceptées par l'entreprise. L'audit à lieu. Les éventuelles fiches de remarque et de non-conformité sont complétées par l'entreprise. Le rapport d'audit est transmis par le responsable d'audit à l'organisme de certification La décision de certification est prise par l'organisme certificateur. Pour cet audit de certification, un expert d'ensemble FORMATION peut assister en temps qu'observateur (un observateur ne peut se substituer aux membres de l'organisme pour répondre aux questions de l'auditeur). page 10/10