Manuel utilisateur logiciel courrier

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1 Manuel utilisateur logiciel courrier Version 2 - Novembre 2016

2 Sommaire FINALITÉ DU LOGICIEL 3 ACCÈS AU LOGICIEL COURRIER 4 ENREGISTRER UNE NOUVELLE CORRESPONDANCE 5 CONSULTER SES CORRESPONDANCES 6 CRÉER UN DOSSIER 8 RANGER UNE CORRESPONDANCE 9 AJOUTER/SUPPRIMER UN MEMBRE DU PERSONNEL 10 AJOUTER/SUPPRIMER UN SERVICE 11 AJOUTER/SUPPRIMER UN CONTACT EXTERNE 12 AJOUTER/SUPPRIMER UN TYPE DE CORRESPONDANCE 13 AJOUTER UNE PRIORITÉ 14 AJOUTER/SUPPRIMER UN UTILISATEUR 15 LE CARNET D'ADRESSE 16 LES DOCUMENTS 17 RECHERCHER UNE CORRESPONDANCE 17 OBTENIR DES DONNÉES STATISTIQUES 18 SUPPORT TECHNIQUE 19 ~ 2 ~

3 Finalité du logiciel Le logiciel de gestion de Courrier 3D Ouest vous permet de gérer vos correspondances internes, grâce à un système d identification et de traçage de tous vos s, courriers, fax et appels téléphoniques. Vous pouvez notamment : répertorier le courrier entrant, répertorier le courrier sortant, distribuer le courrier aux services/personnes concernées, classer le courrier par ordre de priorité, créer des archives, créer des dossiers pour les services, héberger des documents (courriers, pièces jointes, etc.). ~ 3 ~

4 Accès au logiciel courrier Vous avez la possibilité de vous connecter à cette application depuis n importe quel poste de travail connecté à Internet, y compris les tablettes et Smartphones dans le cadre d une couverture Wi-Fi ou 3G, grâce à sa conception «full web». Se connecter au logiciel 1) Dans votre navigateur internet, allez sur la page de connexion donnée lors de votre formation téléphonique : La page de connexion au logiciel Courrier s'affiche. 2) Saisissez votre identifiant (login) et votre mot de passe. 3) Cliquez sur le bouton Connexion pour accéder au logiciel. La page d'accueil du logiciel Courrier s'affiche. Remarque : cochez la case Se souvenir de moi pour éviter d avoir à retaper votre login et votre mot de passe lors de votre prochaine connexion. ~ 4 ~

5 Enregistrer une nouvelle correspondance Vous avez la possibilité d enregistrer tout type de correspondance et de les partager avec vos collègues pour ainsi gagner du temps dans leur traitement. 1) Depuis la page d accueil, cliquez sur Correspondance Entrante ou Correspondance Sortante selon le type de correspondance souhaité. 2) Dans l onglet Correspondance, saisissez les informations qui concernent la correspondance elle-même : - Référence : numéro qui s'incrémente automatiquement - Objet : objet de la correspondance - Réponse au courrier : possibilité de rattacher la nouvelle correspondance à une autre déjà enregistrée dans le logiciel - Type : courrier, mail, fax, etc. - Couleur : possibilité d'associer un code couleur à la correspondance, permettant d'avoir des repères visuels en fonction de vos habitudes - Contenu : zone de texte où l'on met quelques mots sur le contenu du courrier, mail, etc. - Commentaire : zone de texte où l'on met une information concernant la correspondance. Cette information sera visible par tous les destinataires. ~ 5 ~

6 - Rédigé le/reçu le/pour le : date qui s'incrémente automatiquement en fonction de la date de saisie et de la priorité choisie Remarque : les champs marqués d un (*) sont des champs obligatoires. 3) Dans l onglet Expéditeur, saisissez le nom de l expéditeur. Si l expéditeur a déjà été enregistré dans le logiciel, tapez les premières lettres de son nom pour le sélectionner. Si l expéditeur est inconnu du logiciel, cliquez sur l'icône «Nouveau contact» puis saisissez ses coordonnées. 4) Dans l onglet Destinataires, un tableau s affiche avec la liste des destinataires enregistrés dans le logiciel. Cliquez sur le bouton pour ajouter un destinataire principal, pour action (AA) et/ou secondaire, pour lecture (CC). Le/les destinataire(s) principaux seront amenés à traiter la correspondance alors que les secondaires auront juste à la consulter. Lorsque les destinataires sont sélectionnés, après les avoir validés, il est possible de mettre un commentaire pour chaque personne. Le commentaire sera alors visible uniquement pour la personne en question. 5) Dans l onglet Documents, cliquez sur le bouton Ajouter pour inclure un document en pièce jointe à votre correspondance si besoin. Ce document sera le scan du courrier que vous avez reçu, les pièces jointes du mail, etc. Cela vous permettra d'avoir une traçabilité et tous les destinataires de la correspondance pourront consulter ces informations sans avoir des copies à faire de votre côté. 6) Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre correspondance et revenir à la page d accueil. Un message écrit en rouge vous indique que la correspondance a bien été enregistrée. Consulter ses correspondances Chaque utilisateur de l'application possède des identifiants permettant de se connecter à son espace personnel. Depuis la page d'accueil, une synthèse de tous les courriers qui nous ont été envoyé est donc visible sous forme de tableau. Les correspondances sont présentées sous deux onglets : - Non lues : vous avez toutes les nouvelles correspondances que vous n'avez pas encore lues. - A traiter : vous avez toutes les correspondances qui n'ont pas encore été traitées. ~ 6 ~

7 Depuis le tableau, il est possible de trier par en-tête de colonne en cliquant dessus. Vous pouvez alors avoir le listing des correspondances trié par date de réception, date à laquelle elles doivent être traitées, etc. Un pictogramme de couleur vous indique le type de priorité associé (faible, moyenne, forte). 1) Pour consulter une des correspondances, cliquez sur son numéro de référence. Vous accédez à toutes les informations propres à la correspondance choisie. 2) Une correspondance est décomposée en deux onglets : - Onglet Correspondance : vous visualisez le détail de cette correspondance (objet, type, contenu, etc.). Remarque : La réponse faite à cette correspondance est visible en haut à droite. Un simple clic sur la référence vous permet d'y accéder. Le document qui a été joint est visible sous la rubrique Liste des documents. - Onglet Expéditeur/destinataires : vous visualisez la personne qui a enregistré la correspondance, l'expéditeur ainsi que tous les destinataires. Remarque : Depuis le listing des destinataires, il est possible de relancer un destinataire si jamais celui-ci n'a pas encore traité la correspondance. 3) Plusieurs actions sont possibles depuis la fiche d'une correspondance : - Traiter : permet de spécifier que les actions ont été faites. La correspondance ne sera plus visible depuis la page d'accueil, dans l'onglet A traiter. - Ranger : permet de ranger cette correspondance dans un dossier (cf. Ranger une correspondance). - Réponse : permet d'accéder au formulaire pour enregistrer une correspondance sortante (cf. Enregistrer une nouvelle correspondance). - Transmettre : permet de rajouter d'autres destinataires que ceux spécifiés initialement. - Archiver : permet de mettre la correspondance dans les archives. Elle sera visible uniquement via la partie Recherche. - Modifier : permet de revenir sur le formulaire de saisie de cette correspondance. ~ 7 ~

8 Créer un dossier Vous avez la possibilité de créer des dossiers pour classer vos correspondances lorsqu elles ont été traitées et pouvoir ainsi garder une trace de leur traitement. 1) Dans le bandeau de gauche, cliquez sur le bouton Dossiers. 2) Cliquez sur Ajouter un dossier pour afficher la fenêtre de création de dossier. Remarque : cliquez sur le bouton Nouveau Dossier depuis la page d accueil du logiciel pour accéder directement à l étape 3. 3) Dans l onglet Dossier, saisissez le numéro de référence ainsi que le nom du dossier. 4) Dans l onglet Partager, choisissez les personnes des services avec qui partager et autoriser l accès à ce dossier. 5) Cliquez sur Enregistrer pour créer le dossier. 6) Pour créer un sous-dossier, à partir de la liste des dossiers existants, cliquez sur le symbole «+» à droite de la ligne du dossier voulu, puis répétez les étapes 3 à 5. ~ 8 ~

9 Ranger une correspondance Vous avez la possibilité de ranger vos correspondances lorsqu elles ont été traitées, les rendant rapidement accessibles en cas de consultation ultérieure. 1) Dans le bandeau de gauche, cliquez sur le bouton Supervision. Vous accédez à la liste de vos correspondances. 2) Cliquez sur le numéro de référence d une correspondance, depuis l un des onglets (Non lus, A traiter ou Rangés). Vous accédez à toutes les informations propres à la correspondance choisie. 3) Dans le bandeau du bas, cliquez sur Ranger pour accéder à la page de sélection des dossiers. Remarque : le bouton Archiver permet de ranger directement les correspondances dans un dossier nommé Archives, qu il n est pas possible de modifier. 4) Sélectionnez le dossier ou sous-dossier parmi la liste déroulante, puis cliquez sur Enregistrer pour ranger la correspondance. Un message écrit en rouge vous confirme que la correspondance a bien été rangée. Il est aussi possible d'accéder à vos correspondances depuis la page d'accueil dans le cas où celles-ci n'ont pas encore été lues ou traitées. ~ 9 ~

10 Ajouter/supprimer un membre du personnel Vous avez la possibilité d ajouter et/ou de supprimer des contacts parmi les membres du personnel de votre structure, pour faciliter les traitements d une correspondance. 1) Dans le bandeau noir en haut de page, cliquez sur l'icône avec la roue crantée. Vous accédez à la partie «Administration» du logiciel. 2) Dans l onglet Personnel, cliquez sur Ajouter un contact pour accéder à la fenêtre d ajout d un personnel. 3) Dans l onglet Contact, saisissez les coordonnées du membre du personnel à ajouter. Remarque : les champs marqués d un (*) sont des champs obligatoires. 4) Dans l onglet Service, sélectionnez le service auquel est rattaché le membre du personnel. Si le service n est pas dans la liste, sélectionnez «Nouveau» puis remplissez le champ «Libellé» nouvellement apparu. 5) Cliquez sur Enregistrer pour ajouter un contact et revenir à l onglet Personnel de la page d administration. Un message écrit en rouge vous confirme que le contact a bien été ajouté. 6) Pour archiver un contact et le supprimer de la liste, cliquez sur le bouton à droite du contact souhaité. Un message vous demandant de confirmer son archivage s affiche. 7) Cliquez sur OK pour confirmer. Un message écrit en rouge vous confirme que le contact a bien été archivé. ~ 10 ~

11 Ajouter/supprimer un service Vous avez la possibilité d ajouter et/ou de supprimer des services auxquels sont rattachés les membres du personnel de votre structure ou vos contacts externes, pour faciliter les traitements d une correspondance. 1) Dans le bandeau noir en haut de page, cliquez sur l'icône avec la roue crantée. Vous accédez à la partie «Administration» du logiciel. 2) Dans l onglet Services, cliquez sur Ajouter un service pour accéder à la fenêtre d ajout d un service. 3) Saisissez le nom du service et indiquez son type (interne ou externe). 4) Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le service et revenir à l onglet Services de la page d administration. Un message écrit en rouge vous confirme que le service a bien été ajouté. 5) Pour archiver un service et le supprimer de la liste, cliquez sur le bouton à droite du service souhaité. Un message vous demandant de confirmer son archivage ainsi que celui des contacts associés au service s affiche. 6) Cliquez sur OK pour confirmer. Un message écrit en rouge vous confirme que le service a bien été archivé. ~ 11 ~

12 Ajouter/supprimer un contact externe Vous avez la possibilité d ajouter et/ou de supprimer des contacts externes au personnel de votre structure, pour faciliter les traitements d une correspondance (en fonction d un client par exemple). 1) Dans le bandeau noir en haut de page, cliquez sur l'icône avec la roue crantée. Vous accédez à la partie «Administration» du logiciel. 2) Dans l onglet Contacts Externes, cliquez sur Ajouter un contact pour accéder à la fenêtre d ajout d un contact externe. 3) Dans l onglet Contact, saisissez les coordonnées du contact externe à ajouter. Remarque : les champs marqués d un (*) sont des champs obligatoires. 4) Dans l onglet Service, sélectionnez le service auquel est rattaché le contact externe. Si le service n est pas dans la liste, sélectionnez «Nouveau» puis remplissez le champ «Libellé» nouvellement apparu. 5) Cliquez sur Enregistrer pour ajouter un contact et revenir à l onglet Contacts Externes de la page d administration. Un message écrit en rouge vous confirme que le contact a bien été ajouté. ~ 12 ~

13 6) Pour archiver un contact et le supprimer de la liste, cliquez sur le bouton à droite du contact souhaité. Un message vous demandant de confirmer son archivage s affiche. 7) Cliquez sur OK pour confirmer. Un message écrit en rouge vous confirme que le contact a bien été archivé. Ajouter/supprimer un type de correspondance Vous avez la possibilité d ajouter et/ou de supprimer différents types de correspondance, afin de faciliter leur traitement. 1) Dans le bandeau noir en haut de page, cliquez sur l'icône avec la roue crantée. Vous accédez à la partie «Administration» du logiciel. 2) Dans l onglet Types, cliquez sur Ajouter un type pour accéder à la fenêtre d ajout d un type de correspondance. 3) Saisissez le nom du type, puis cliquez sur Enregistrer pour l ajouter à la liste et revenir à l onglet Types de la page d administration. Un message écrit en rouge vous confirme que le type a bien été ajouté. 4) Pour archiver un type et le supprimer de la liste, cliquez sur le bouton à droite du type souhaité. Un message vous demandant de confirmer son archivage s affiche. 5) Cliquez sur OK pour confirmer. Un message écrit en rouge vous confirme que le type a bien été archivé. ~ 13 ~

14 Ajouter une priorité Vous avez la possibilité d ajouter des priorités vous permettant d organiser facilement le traitement d une correspondance. 1) Dans le bandeau noir en haut de page, cliquez sur l'icône avec la roue crantée. Vous accédez à la partie «Administration» du logiciel. 2) Dans l onglet Priorités, cliquez sur Ajouter une priorité pour accéder à la fenêtre d ajout d une priorité. 3) Saisissez le nom de la priorité ainsi que le délai de traitement (en jours). 4) Indiquez le poids de la priorité, vous permettant par la suite d identifier rapidement le niveau d importance d une correspondance grâce à des pastilles de couleurs (0 : rien ; 1 : jaune ; 2 : orange ; 3 : rouge). 5) Cliquez sur Enregistrer pour ajouter la priorité et revenir à l onglet Priorités de la page d administration. Un message écrit en rouge vous confirme que la priorité a bien été ajoutée. ~ 14 ~

15 Ajouter/supprimer un utilisateur Vous avez la possibilité d ajouter et/ou de supprimer des utilisateurs pour différents membres du personnel de votre structure, et ce avec des droits différents selon leurs responsabilités. 1) Dans le bandeau noir en haut de page, cliquez sur l'icône avec la roue crantée. Vous accédez à la partie «Administration» du logiciel. 2) Dans l onglet Utilisateurs, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour accéder à la fenêtre d ajout d un utilisateur. 3) Dans l onglet Utilisateur, saisissez le login et le mot de passe attribués au nouvel utilisateur, puis choisissez le niveau de droits : - Tous : l utilisateur à tous les droits sur les correspondances qu il traite. - Consultation : l utilisateur peut uniquement consulter les correspondances qu il reçoit à traiter. - Création : l utilisateur peut créer des correspondances et consulter celles qu on lui transmet. - Consultation service : l utilisateur peut consulter toutes les correspondances du service auquel il est rattaché. - Administration : l utilisateur peut définir les paramètres du compte utilisateur. 4) Dans l onglet Contact, sélectionnez dans la liste le contact lié à l utilisateur. Si le contact n est pas dans la liste, sélectionnez «Nouveau» puis saisissez ses coordonnées. 5) Cliquez sur Enregistrer pour ajouter l utilisateur et revenir à l onglet Utilisateurs de la page d administration. Un message écrit en rouge vous confirme que l utilisateur a bien été ajouté. ~ 15 ~

16 6) Pour archiver un utilisateur et le supprimer de la liste, cliquez sur le bouton à droite de l utilisateur souhaité. Un message vous demandant de confirmer son archivage s affiche. 7) Cliquez sur OK pour confirmer. Un autre message vous demandant d archiver le contact associé au compte utilisateur s affiche. 8) Cliquez sur OK pour archiver le contact ou sur Annuler pour le garder dans le logiciel. Un message écrit en rouge vous confirme que l utilisateur a bien été archivé. Le carnet d'adresse Vous pouvez accéder au listing de toutes les personnes internes à la mairie ainsi que tous les contacts enregistrés au fil du temps. Il est toujours possible d'en ajouter depuis cette interface ainsi que de les exporter au format.xls si besoin. ~ 16 ~

17 Les documents Il est possible de stocker dans le logiciel, divers documents que vous êtes amenés à utiliser régulièrement. Cela vous permet d'avoir un espace de stockage collaboratif accessible de tout poste connecté à internet. Rechercher une correspondance Vous avez la possibilité de retrouver rapidement une correspondance grâce à un module de recherche multicritères. 1) Dans le bandeau de gauche, cliquez sur le bouton Rechercher. ~ 17 ~

18 2) Saisissez les informations dans les différents champs de recherche puis cliquez sur Rechercher. La liste des résultats s affiche sous la forme d un tableau. 3) Pour exporter au format Excel les informations d une ou plusieurs correspondances, cochez les cases à gauche des correspondances souhaitées puis cliquez sur Exporter. Obtenir des données statistiques Vous avez la possibilité d accéder à des statistiques liées à une période de temps déterminée et rangées selon plusieurs critères. 1) Cliquez sur le bouton Statistiques du bandeau de gauche pour accéder aux statistiques de votre compte. 2) Cliquez sur les champs de date pour afficher un petit calendrier et définissez la période de temps souhaitée. Les calculs sont automatiques et les statistiques pour la période choisie s affichent. ~ 18 ~

19 Support technique Vous avez la possibilité d'appeler à tout moment le support technique de 3D Ouest. En cas de problème lié à l'utilisation du logiciel ou pour tout renseignement complémentaire, n'hésitez pas à contacter l'assistance téléphonique. Horaires du lundi au vendredi : Matin : 9h00-12h Après-midi : 14h00-18h Support technique : Manuel PRIGENT manuel@3douest.com ~ 19 ~