Cadre normatif du Programme de financement de la recherche et développement en aménagement forestier

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1 Cadre normatif du Programme de financement de la recherche et développement en aménagement forestier Québec, avril 2013

2 PROGRAMME DE FINANCEMENT DE LA RECHERCHE ET DÉVELOPPEMENT EN AMÉNAGEMENT FORESTIER CADRE NORMATIF 1. CONTEXTE Le volet I du Programme de mise en valeur des ressources du milieu forestier, instauré en 1995, est devenu caduc le 31 mars Ses objectifs étaient axés sur le soutien à des activités de recherche et d expérimentation, en complémentarité aux activités de recherche interne à la Direction de la recherche forestière du ministère des Ressources naturelles. Son mode de financement, appuyé sur des crédits admissibles sur les droits de coupes forestières, a eu un effet de levier important ayant permis à certains organismes bénéficiaires d obtenir d autres sources de financement pour réaliser leurs projets. Depuis le 1 er avril 2013, le nouveau régime forestier met en place des façons de faire différentes qui demandent d être soutenues par un programme de financement dédié à l acquisition de connaissances qui soit représentatif de la diversité des écosystèmes forestiers que l on retrouve sur le territoire. En raison des bénéfices obtenus par le financement de telles activités régionales depuis 1995, ce nouveau programme permet en plus de générer de nouvelles connaissances, de maintenir et de former en région une main-d œuvre qualifiée et de développer de nouvelles expertises et une forte capacité d innovation. Il apparaît donc essentiel de maintenir en région des pôles d excellence afin de réaliser des activités d acquisition de connaissances par des projets d essais, d expérimentation et de recherche, principalement par les universités et les collèges, qui puissent répondre à des besoins et des enjeux régionaux qui cadrent avec les principes de l aménagement forestier durable du nouveau régime forestier, et ce, en définissant un programme de financement qui met à profit les redevances forestières. 2. OBJECTIFS Les objectifs du présent programme visent à : 2.1 contribuer à la réalisation de projets d essais, d expérimentation et de recherche en sylviculture et en aménagement forestier durable afin de répondre à des besoins spécifiques régionaux d acquisition de connaissances dans le contexte du nouveau régime forestier; 2.2 favoriser la réalisation de projets qui permettront notamment d optimiser le rendement des traitements sylvicoles et la qualité de la matière ligneuse en étant en amont de la chaîne de transformation des bois; 2.3 maintenir une expertise régionale et favoriser la relève scientifique et technique en foresterie. Les objectifs du programme sont centrés sur la mission du ministère des Ressources naturelles en lien avec sa vocation économique de création de richesses. L atteinte des objectifs visés devra contribuer à l acquisition de connaissances et au développement économique régional. La communauté forestière du Québec bénéficiera des résultats des projets entrepris dans le cadre de ce programme. 3. DURÉE DU PROGRAMME Le présent programme prend effet à compter du 1 er avril 2013 et se termine le 31 mars

3 4. ADMISSIBILITÉ AU PROGRAMME 4.1 Critères d admissibilité au programme Clientèle admissible Tout organisme légalement constitué au Québec, reconnu comme exerçant principalement ses activités au Québec dans le domaine de l expérimentation ou de la recherche sur le milieu forestier, notamment une université, un collège, un centre collégial de transfert de technologie des cégeps du Québec, un consortium rattaché à une université québécoise, peut soumettre un projet et recevoir l aide financière dans le cadre du programme Projet admissible Pour être admissible au programme, un projet doit répondre aux critères suivants : les objectifs du projet doivent concorder avec les besoins de connaissances définis et rendus publics par le ministre sur son site Internet; être réalisé sur un territoire forestier du domaine de l État; et être présenté dans la catégorie appropriée : Catégorie 1 : projet d essais ou d expérimentation en sylviculture, qui permettrait notamment d adapter un traitement sylvicole à des conditions particulières du milieu forestier et pour lequel de nouvelles connaissances sont requises en fonction d enjeux régionaux; ou Catégorie 2 : projet de recherche appliquée sur le milieu forestier, requis pour la réalisation d activités d aménagement forestier durable, par exemple pour des enjeux relatifs à l écologie forestière, à la biodiversité ou encore pour des enjeux socio-économiques; Seuls les projets reconnus admissibles par le ministre seront soumis au processus de sélection des projets. 4.2 Durée maximale du projet La durée d un projet de la catégorie 1 doit être d un à deux ans maximum. La durée d un projet de la catégorie 2 doit être de deux ans minimum et ne peut excéder trois ans. 4.3 Traitement de la demande Présentation de la demande d aide financière Pour un projet d essais ou d expérimentation (catégorie 1), une proposition sommaire doit être complétée. Ce formulaire est présenté à l annexe A intitulée Demande de subvention pour un projet de catégorie Pour un projet de recherche (catégorie 2), une proposition détaillée doit être complétée. Ce formulaire est présenté à l annexe B intitulée Demande de subvention pour un projet de catégorie Processus de sélection des projets Évaluation de la pertinence Chaque projet reconnu admissible fera l objet d une évaluation de la pertinence par la direction régionale concernée du Ministère afin de s assurer que les objectifs du projet permettent de répondre à l un ou l autre des besoins de connaissances définis par le ministre à l échelle du 2

4 Québec ou définis plus spécifiquement par une direction régionale du Ministère. Les critères d évaluation de la pertinence d un projet sont présentés à l annexe C intitulée Grille d évaluation de la pertinence Évaluation scientifique d un projet de recherche Seuls les projets de catégorie 2 sont soumis à une évaluation scientifique. Toutefois, il devra avoir préalablement satisfait aux critères d évaluation de la pertinence. L évaluation scientifique sera assumée par le Fonds de recherche du Québec Nature et technologies (FRQNT). Les critères d évaluation scientifique d un projet sont présentés à l annexe D intitulée Grille d évaluation scientifique. 5. GESTION DU PROGRAMME 5.1 Financement du programme Les sommes nécessaires au financement du programme proviennent des revenus tirés de la vente de bois versés au volet aménagement durable du territoire forestier du Fonds des ressources naturelles. 5.2 Gestionnaire du programme Le directeur général régional du Ministère, ou son représentant, est le gestionnaire du programme pour sa région, ci-après désigné comme étant le «Gestionnaire». 5.3 Administration de l aide financière L aide financière est versée à l organisme. Elle doit être utilisée pour défrayer les dépenses admissibles indiquées à la clause 6.3. Les organismes sont responsables de la gestion de l aide financière reçue. 6. AIDE FINANCIÈRE 6.1 Nature de l aide Le ministre offre une aide financière sous forme de subvention. 6.2 Aide financière accordée L aide financière pourra atteindre un maximum de 90 % des dépenses admissibles. Un projet est financé sur une période d au plus trois ans en fonction de sa catégorie. Le versement de l aide financière accordée aux projets admissibles de deux ou trois ans et réalisés lors des exercices financiers ou est conditionnel à la reconduction du programme au 1 er avril Cumul de l aide financière L organisme peut cumuler des aides financières en provenance de différents paliers gouvernementaux. Toutefois, afin d éviter un double paiement pour les mêmes activités au sein d un projet, les montants versés par l entremise de différents programmes d aide financière doivent être soustraits de la demande d aide financière accordée par le présent programme. De plus, l aide financière ne peut pas être combinée à celle offerte par le Programme de recherche en partenariat sur l aménagement et l environnement forestiers - V (MRN-FRQNT). Si le Gestionnaire constate qu il y a néanmoins eu un cumul, le montant reçu dans le cadre de l autre programme sera soustrait du montant de l aide financière totale. 3

5 6.3 Dépenses admissibles Pour être admissible, toute dépense doit être directement imputable à la réalisation du projet. Plus précisément, seules les catégories de dépenses décrites ci-après sont admissibles dans le cadre du présent programme. Les pourcentages indiqués pour certaines catégories de dépenses doivent être calculés sur une base annuelle, mais peuvent exceptionnellement être répartis sur une base triennale. Toute modification en ce sens doit faire l objet d une demande auprès du gestionnaire. L aide financière doit être utilisée pour assumer les dépenses propres à la réalisation du projet, au travail en équipe, à la coordination des activités de recherche, à la formation de chercheurs, aux travaux de terrain et à la diffusion des résultats. Si le Gestionnaire constate que l aide financière a servi à payer des dépenses non admissibles, l organisme devra les lui rembourser dans les 30 jours suivant la réception d un avis émis par le Gestionnaire Salaire et bourse L aide financière peut être utilisée par l organisme afin de rémunérer ou d accorder une bourse aux personnes qui participent à la réalisation du projet. L aide financière ne doit pas servir à verser des salaires ni des suppléments de salaires aux personnes dont le traitement est imputé au budget régulier d un organisme public comme une université ou un collège Salaire L aide financière versée peut être utilisée pour rémunérer le personnel de recherche, notamment les professionnels, les techniciens et les adjoints de recherche qui participent à la réalisation du projet. Le personnel de recherche doit être rémunéré selon les normes salariales en vigueur dans les organismes admissibles au programme Bourse Seuls les étudiants ou les stagiaires de recherche peuvent, en plus d être rémunérés, recevoir une bourse à même l aide financière accordée dans le cadre du présent programme à la condition que les politiques administratives de l organisme le permettent et que les travaux définis au projet soient directement liés à leur mémoire ou à leur thèse. Une partie de l aide financière annuelle, n excédant pas 20 % de celle-ci, peut être utilisée à cette fin Exclusion Les chercheurs affiliés, les chercheurs gouvernementaux, les chercheurs industriels et les collaborateurs praticiens ne peuvent être rémunérés ni recevoir de bourse à même l aide financière du présent programme Frais de déplacement et de séjour L aide financière peut servir à couvrir des frais de déplacement et de séjour nécessaires à la réalisation du projet. Ces frais doivent être conformes aux normes du Conseil du trésor. Les frais de déplacement et de séjour admissibles couvrent le voyage, l hébergement et les repas pour : les travaux sur le terrain; 4

6 la participation à des rencontres d équipe de projet, des réunions, des activités régionales ou provinciales de transfert de connaissances requises pour la réalisation des activités du projet financé dans le cadre du présent programme Matériel et fourniture de recherche, appareils et frais liés à la sécurité Le matériel et les fournitures de recherche, directement liés à la réalisation des activités de recherche du projet, font partie des dépenses admissibles. Les frais d entretien, de transport et de réparation des appareils loués requis et justifiés dans le cadre du projet par l organisme sont également admissibles. Les coûts relatifs à la location de ces appareils sont également admissibles. Les frais liés à la sécurité lors des travaux sur le terrain (achat ou location d équipements de protection, vaccins et médicaments) sont admissibles Frais de diffusion des résultats de recherche Les frais de diffusion des résultats des travaux de recherche, de production, d édition et de reprographie sont admissibles. Les dépenses relatives aux activités déterminées dans les plans de transfert des connaissances sont aussi admissibles (par exemple : l organisation, à une échelle régionale ou provinciale, de séminaires, de journées d étude, de colloques, de sessions de formation ou l utilisation de tout autre moyen approprié de transfert des connaissances et de vulgarisation) Achat de petits équipements Les petits équipements de laboratoire ou de terrain, directement liés à la réalisation des activités de recherche du projet, font partie des dépenses admissibles. 6.4 Date d admissibilité des dépenses Les dépenses effectuées par l organisme avant la date de réception du formulaire de demande d aide financière au ministre ne sont pas admissibles. En conséquence, elles ne pourront pas être prises en considération dans le calcul de l aide financière. 6.5 Modalités d attribution de l aide financière L aide financière est versée à l organisme selon le calendrier suivant : projet d un an : 65 % de l aide financière annuelle lors de l acceptation du projet par le ministre et 35 % de l aide financière annuelle une fois le rapport final validé et approuvé par le Gestionnaire; projet de deux ans : 60 % de l aide financière annuelle (an 1) lors de l acceptation du projet par le ministre et 40 % de l aide financière annuelle (an 1) une fois le rapport d étape validé et approuvé par le Gestionnaire; 60 % de l aide financière annuelle (an 2) lors de l acceptation de la planification de l an 2 du projet par le Gestionnaire et 40 % de l aide financière annuelle (an 2) une fois le rapport final validé et approuvé par le Gestionnaire; projet de trois ans : 60 % de l aide financière annuelle (an 1) lors de l acceptation du projet par le ministre et 40 % de l aide financière annuelle (an 1) une fois le rapport d étape validé et approuvé par le Gestionnaire; 60 % de l aide financière annuelle (an 2) lors de l acceptation de la planification de l an 2 du projet par le Gestionnaire et 40 % de l aide financière annuelle (an 2) une fois le rapport d étape validé et approuvé par le Gestionnaire; 60 % de l aide financière annuelle (an 3) lors de l acceptation de la planification de l an 3 du projet par le gestionnaire et 40 % de l aide financière annuelle (an 3) une fois le rapport final validé et approuvé par le Gestionnaire. 5

7 6.6 Conditions liées à l attribution de l aide financière L attribution de l aide financière est conditionnelle, et ce, peu importe la durée du projet : à l acceptation par le titulaire du projet de réaliser le projet de recherche selon les objectifs et le calendrier établis dans la demande d aide financière, avec l aide financière accordée et dans le respect des conditions énoncées sur la fiche d approbation qui se trouve dans les annexes A et B. Cette acceptation doit être faite, dans les délais prescrits, par le titulaire du projet, en signant la fiche d approbation annexée mentionnée ci-dessus; à l obtention, s il y a lieu, d une licence d utilisation accordée par le ministre concernant l utilisation de son matériel biologique. 6.7 Solde de l aide financière Pour les projets de plus d un an, les sommes non dépensées peuvent être reportées d une année à l autre, et ce, pour la durée du projet, sous réserve de la clause Fin de l aide financière Le ministre peut mettre fin à une aide financière sans préavis lorsqu il constate que le titulaire du projet ne respecte pas ses engagements prévus dans sa demande d aide financière ainsi que les dispositions générales qui y sont prévues. Lorsque l organisme ne respecte pas ses obligations, le ministre peut recouvrer l aide financière au prorata des activités qui restent à réaliser. 7. MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DU PROJET 7.1 Rapport d étape Un rapport d étape doit être produit pour tout projet d une durée de deux ou de trois ans. À moins d avis contraire du ministre, le versement de l aide financière prévu pour la deuxième ou pour la troisième année est conditionnel au dépôt, dans les délais prescrits, d un rapport d étape. Le rapport d étape doit préciser les écarts par rapport au calendrier d avancement des travaux, le cas échéant, et des modifications qui auraient été apportées à la réalisation du projet, sous réserve de ce qui est prévu à la clause 7.2. Il doit aussi décrire les changements survenus dans la composition de l équipe ainsi que l état d avancement des travaux. Ce rapport doit, de plus, être accompagné des publications, des résumés de communication, des activités de transfert de connaissances et de tout document pertinent qui reflètent les résultats obtenus dans le cadre du projet de recherche en cours. Ce rapport précise en plus, s il y a lieu, la planification de l année suivante. Le formulaire nécessaire à la présentation de ce rapport se trouve à l annexe E intitulée Rapport d étape (projets de deux ou trois ans). L omission de déposer un rapport d étape à la date indiquée dans la fiche d approbation est interprétée comme une décision du titulaire du projet de ne plus poursuivre les activités. Dès lors, toute aide financière résiduelle n est pas versée, nonobstant les dispositions de la clause Modification au cours de la réalisation du projet Toute modification importante apportée au cours de la réalisation du projet à l orientation des travaux du projet, à l échéancier de réalisation ou à la composition de l équipe doit être signalée sans délai, par un avis écrit, au Gestionnaire. Cette modification fait alors l objet d une évaluation par le Gestionnaire qui jugera de la pertinence en vue du maintien, s il y a lieu, d une diminution, d une suspension ou de l arrêt des versements prévus. 6

8 L interruption ou le ralentissement des activités du projet entraînant un retard par rapport à ce qui est indiqué dans la demande d aide financière doit faire l objet d explications détaillées auprès du Gestionnaire; L avancement des activités du projet non conforme au calendrier d avancement des travaux peut mener à une diminution ou à l arrêt des versements prévus. 7.3 Arrêt, interruption ou activité non entreprise Lorsque les activités prévues ne sont pas entreprises ou sont interrompues en cours de réalisation ou dans le cas de l arrêt des activités du projet, le titulaire du projet doit, sans délai, en informer par écrit le Gestionnaire et en donner les raisons. Si le Gestionnaire juge que ces raisons ne sont pas satisfaisantes, il en informe alors le ministre qui peut recouvrer l aide financière. Ce recouvrement sera fait au prorata des activités qui restent à réaliser. Tout retard à informer le Gestionnaire peut soit amener le ministre à exiger un remboursement des sommes déjà versées, soit entraîner l irrecevabilité de demandes d aide financière subséquentes dans le cadre du présent programme. Dans les cas d interruption ou d arrêt des activités, l aide financière doit être remboursée au ministre au prorata des activités qui restent à réaliser. Dans le cas où les activités prévues n ont pas été entreprises, l aide financière totale devra être remboursée au ministre. 7.4 Rapport final Au plus tard trois mois après la fin du projet, les résultats des travaux doivent faire l objet d un rapport final transmis électroniquement au Gestionnaire. Les formulaires nécessaires à la présentation de ce rapport se trouvent à l annexe F intitulée Rapport final projets de catégorie 1, s il s agit d un projet de la catégorie 1, et à l annexe G intitulée Rapport final projets de catégorie 2, s il s agit d un projet de catégorie 2. Ce rapport doit faire état du rôle des membres de l équipe, des résultats obtenus, des retombées et de l impact des travaux réalisés en lien avec les objectifs du projet. Le rapport final doit être accompagné des publications, des résumés de communication, des activités de transfert de connaissances et de tout document pertinent qui reflètent les résultats obtenus dans le cadre du projet. Chaque rapport final doit inclure un rapport financier annuel approuvé par l organisme et par le titulaire du projet. Ce rapport financier doit ventiler les dépenses effectuées par catégorie de dépenses admissibles. Le service des finances de l organisme doit s assurer de l approbation du rapport financier par le titulaire du projet dans les délais prescrits. Ainsi, les titulaires de projets doivent fournir, sur demande : la liste du personnel rémunéré ou qui a reçu une bourse à même l aide financière : le nom, la catégorie d emploi, le montant de la rémunération et la durée d emploi dans chaque cas; la liste des appareils loués, du matériel, des fournitures de recherche, des petits équipements et le prix de chaque article; la liste des frais de déplacement et de séjour engagés quotidiennement, en précisant la nature de chaque frais; la liste des réunions, colloques et activités de transfert de connaissances pour lesquels des frais sont payés et les pièces indiquant une participation à de telles activités. Chaque dépense doit être accompagnée de ses pièces justificatives. Dans le cas de l arrêt des travaux de recherche, l organisme doit présenter un rapport financier faisant état des dépenses encourues. L aide financière résiduelle ne sera pas versée en cas d omission du dépôt du rapport final ou dans le cas où le rapport final déposé n est pas approuvé par le Gestionnaire. 7

9 Cependant, l organisme pourra apporter des modifications au rapport final dans un délai de trente jours suivant l autorisation du Gestionnaire. Le versement de l aide financière résiduelle pourra avoir lieu seulement si le rapport est approuvé par le Gestionnaire, à la suite des modifications apportées par l organisme dans ce délai. 7.5 Résumé «grand public» En plus des activités de transfert de connaissances prévues au projet, les projets financés dans le cadre du présent programme devront faire l'objet d'un résumé «grand public» de deux pages présentant les résultats du projet et leurs applications. Ce résumé, demandé dans le formulaire du rapport final, pourra être diffusé par le ministre. 7.6 Présentation des résultats À la suite du dépôt du rapport d étape ou du rapport final, le titulaire du projet ou ses collaborateurs pourront être invités par le ministre à présenter les résultats afin, notamment, de permettre à celui-ci d identifier les possibilités d intégration des nouvelles connaissances au Ministère et de formuler des recommandations sur les applications potentielles des résultats. 7.7 Mention de l aide financière Le titulaire de projet doit mentionner l aide financière reçue du ministre dans toutes les activités de diffusion résultant du projet financé dans le cadre du présent programme. Cette mention doit apparaître également dans tous les communiqués de presse et les communications se rapportant à l aide financière obtenue. Le titulaire du projet peut obtenir les logos en communiquant directement avec le ministre. 7.8 Vérification des comptes Le Gestionnaire peut effectuer en tout temps des démarches auprès des organismes pour vérifier si les pratiques en matière de gestion d aide financière sont appropriées. Les organismes doivent collaborer aux vérifications menées par le Gestionnaire. 7.9 Lois, règlements et permis Le projet doit être réalisé en conformité avec les lois, les règlements et les permis en vigueur au Québec dont, entre autres, la Loi sur l aménagement durable du territoire forestier (chapitre A-18.1). Aussi, le titulaire du projet devra s assurer, lors de son acceptation par le Ministère, de se procurer, le cas échéant, un permis d intervention, tel que décrit à l article 73 de la Loi sur l aménagement durable du territoire forestier. 8