SEFIA ROUGE (Racine) LE GUIDE UTILISATEUR PRODUCTEURS ADMINISTRATEURS LOCAUX

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1 SG - STSI Service d Echange de Fichier Inter Académique SEFIA ROUGE (Racine) LE GUIDE UTILISATEUR PRODUCTEURS ET ADMINISTRATEURS LOCAUX Page 1

2 Rédacteur Philippe Simonetta/Frédérique Clausse Date de création Mars 2008 Date de mise à jour Février 2009 Référence du document DAM/SEFIA/guide utilisateur Producteur-Administrateur local Chemin d accès Version du document 1.3 Nom du document SEFIA ROUGE guide.doc Nombre de pages 17 EVOLUTIONS Version N des pages Description de l évolution 1.0 Version initiale 1.1 Révision STSI B1 avant transmission CATI et DIVEC 1.2 Report des dernières modifications sur l'application 1.3 Ajout des nouvelles fonctionnalités de l'application Sommaire 1 L'application SEFIA A quoi sert SEFIA? A qui est destiné SEFIA? Comment fonctionne SEFIA? Qui accède à SEFIA? Vous êtes producteur de documents L'identification et l'accueil Le dépôt de fichier Le suivi des fichiers déposés Vous êtes administrateur local L'identification et l'accueil Le dépôt de fichier Le suivi des fichiers déposés La gestion des administrateurs et producteurs La gestion des destinataires Page 2

3 1 L'application SEFIA 1.1 A quoi sert SEFIA? L'application SEFIA (Serveur d'echange de Fichiers Inter Académiques) propose aux services académiques et ministériels un service de transfert de fichiers avec des degrés de sécurité en rapport avec la nature des données manipulées. Ainsi, à titre d exemple, SEFIA permet de déposer des fichiers volumineux sans protection particulière pour remédier à la limitation de taille imposée par les serveurs de messagerie aux pièces jointes. L application permet aussi de transmettre avec un niveau de sécurité élevé des documents sensibles comme par exemple les sujets de secours aux examens. 1.2 A qui est destiné SEFIA? Cette version de SEFIA [SEFIA Rouge] est destinée aux personnes souhaitant transférer des fichiers à des destinataires internes appartenant au réseau Racine. Les fichiers seront déposés dans une zone non accessible par Internet. L'adresse est: (Une autre version de SEFIA [SEFIA Bleu] est proposée aux personnes souhaitant communiquer avec des destinataires extérieures au réseau Racine.) 1.3 Comment fonctionne SEFIA? SEFIA est basée sur le principe «producteur - destinataire». Un producteur dépose un fichier et définit la liste des destinataires qui pourront le télécharger avec des niveaux de sécurité plus ou moins élevés. L ensemble des opérations, qui par nature s adressent à des non informaticiens, est basé sur le W3 (http) avec des producteurs qui accèdent à l application au travers du réseau académique ou ministériel et des destinataires internes au réseau Racine (cas des échanges des sujets de secours d examen) Le mode de fonctionnement et le niveau de sécurité qui en découle sont choisis par le producteur au moment du dépôt de fichier : N1 Niveau de sécurité de base Un lien contenant l'identifiant du destinataire est transmis par mél. Ceci permet de tracer les opérations liées aux téléchargements du fichier. N2 Niveau de sécurité renforcé Un lien est transmis par mél aux destinataires leur permettant de télécharger le fichier déposé. L'accès à ce fichier se fait par le compte de messagerie académique. Les opérations liées aux téléchargements sont tracées. Les fichiers sont "protégés" par un mécanisme qui interdit le parcours des répertoires. Page 3

4 De plus, une date et heure de péremption déterminées par le producteur avec des valeurs maximales fixées par SEFIA, permettent de limiter la durée de disponibilité du fichier. Les fichiers dont la date de péremption est dépassée ne sont plus accessibles. 1.4 Qui accède à SEFIA? Vous êtes producteur de documents, vous pouvez: déposer des fichiers, visualiser les fichiers que vous avez transférés. télécharger des fichiers qu'un autre producteur vous a envoyés. Vous êtes administrateur local, vous pouvez: définir les producteurs locaux de votre académie ou service, créer les destinataires «locaux» (non connus dans l'annuaire académique), déposer des fichiers (la même adresse SEFIA est utilisée), visualiser tous les échanges réalisés dans votre académie ou service, télécharger des fichiers qu'un producteur vous a envoyés. Page 4

5 2 Vous êtes producteur de documents 2.1 L'identification et l'accueil L'identification se fait dans la fenêtre suivante: Vous devez choisir votre académie ou service dans la liste déroulante et saisir votre identifiant et mot de passe qui sont ceux de votre messagerie académique ou ceux qui vous auront été communiqués par mél. Si vous n'appartenez pas à un annuaire académique, le lien «J'ai oublié mon mot de passe...» vous permet de réinitialiser votre mot de passe en cas de perte de celui-ci. Il suffit pour cela de saisir dans le formulaire proposé, l'adresse mél avec laquelle vous avez été créé par votre administrateur dans SEFIA. Page 5

6 Après authentification, vous arrivez ensuite à l'écran d'accueil suivant: Les deux fonctionnalités réservées aux producteurs de documents sont proposées. Page 6

7 2.2 Le dépôt de fichier Ecran pour le dépôt de fichier: 1 A l'aide du bouton "Parcourir", vous pouvez rechercher le fichier à déposer. Sa taille ne doit pas excéder 100 Mo. 2 Vous devez saisir la durée pendant laquelle votre fichier sera accessible. La valeur proposée est la durée maximale autorisée. 3 Vous avez le choix entre 2 niveaux de sécurité : Accès automatique personnalisé : un lien contenant l'identifiant du destinataire est transmis par mél. Ceci permet de tracer les opérations liées aux téléchargements du fichier. C'est le niveau de sécurité N1. Authentification par compte de messagerie ou compte SEFIA : un lien est transmis par mél à vos destinataires leur permettant de télécharger le fichier déposé. L'accès à ce fichier se fait soit par le compte de messagerie pour les académies ou par l'identifiant et mot de passe SEFIA pour les destinataires externes. Les opérations liées aux téléchargements sont tracées. C'est le niveau de sécurité N2. 4 Vous devez inclure la liste de vos destinataires, séparés par des retours à la ligne, des virgules ou des points-virgules. Page 7

8 Le lien Liste permet de sélectionner des destinataires parmi ceux autorisés. 1 Les destinataires nationaux sont marqués par un icône «N» 2 Cochez les destinataires souhaités. Lorsque vous cliquez sur Ajouter, l'ensemble des destinataires sélectionnés s affiche dans la zone Destinataire(s) de l'écran de dépôt de fichier. Page 8

9 En cas d erreur sur la liste des destinataires dans le niveau de sécurité 2, le même écran est affiché et on vous demandera de corriger les adresses erronées. L'écran de dépôt réapparaît et est commenté de la manière suivante: 1 Tous les destinataires non autorisés ou inconnus sont marqués en erreur. Il faut corriger toutes les erreurs avant de passer à l'étape 2. Lorsque l'annuaire de l'académie du destinataire n'est pas accessible, vous pouvez supprimer tous les destinataire de cette académie de la liste. Pour le niveau de sécurité 1, seuls les contrôles de formats sur les adresses mél sont réalisés. Page 9

10 Lorsque vous validez, vous pouvez personnaliser le message envoyé aux destinataires: A la validation, le message est envoyé aux destinataires de la liste. Page 10

11 2.3 Le suivi des fichiers déposés Ecran pour le suivi des fichiers déposés: L'icône "Supprimer" supprime physiquement le fichier sur le serveur et enregistre sa date de clôture. Le lien sur une entête de colonne permet de trier le tableau sur cette colonne. Le premier «clic» déclenche un tri ascendant, le second «clic» un tri descendant. Lorsque vous cliquez sur le lien «Nom de fichier», vous obtenez l'écran détails des opérations: Page 11

12 De même, l'ensemble des téléchargements peut être visualisé par le lien détails: Le premier tableau indique la liste des destinataires et la date du dernier téléchargement. Le second tableau récapitule l'ensemble des opérations effectuées sur le fichier. L'historique des fichiers déposés produit le même enchaînement d'écrans mais la suppression de fichiers n'est pas autorisée. Page 12

13 3 Vous êtes administrateur local 3.1 L'identification et l'accueil L'identification se fait dans la fenêtre suivante: Vous devez choisir votre académie ou service dans la liste déroulante et saisir votre identifiant et mot de passe qui sont ceux de votre messagerie académique ou ceux qui vous auront été communiqués par mél. Vous arrivez ensuite à l'écran d'accueil suivant: Page 13

14 3.2 Le dépôt de fichier Voir le paragraphe «Le dépôt de fichier» dans le chapitre «Je suis producteur de documents» 3.3 Le suivi des fichiers déposés L'enchaînement d'écrans proposé est le même que pour le producteur de documents. 3.4 La gestion des administrateurs et producteurs L'écran suivant est proposé: La colonne «Droits» peut contenir une des valeurs suivantes: Admin Nat = administrateur national, Admin Loc = administrateur local, Prod = producteur La suppression de l'utilisateur est possible si l'utilisateur n'a déposé aucun fichier ou créé aucun destinataire. Dans le cas contraire, il sera seulement désactivé (ligne grisée). Page 14

15 Lorsque vous souhaitez ajouter un utilisateur, l'écran suivant s'affiche: 1 Saisissez la première partie du courriel de l'utilisateur 2 Vous pouvez chercher cet utilisateur dans votre annuaire académique Puis l'écran de détail est proposé: 1 Le nom et prénom peuvent être modifiés. 2 Vous pouvez rendre temporairement inactif l'utilisateur. Remarques : Si le producteur créé n'appartient pas à l'académie, il sera aussi créé comme destinataire. L'écran de modification d'un producteur fonctionne selon le même principe. Page 15

16 3.5 La gestion des destinataires La liste des destinataires déjà déclarés est affichée: Si le destinataire a été déclaré par l'administrateur national, un «N» apparaît en cinquième colonne. Page 16

17 L'ajout ou la modification d'un utilisateur conduit à l'écran de détail suivant: 1 La description peut contenir le nom et prénom d'une personne ou bien le libellé d'un service par exemple 2 Le courriel est l'adresse Internet du destinataire, critère permettant à SEFIA de vérifier l'existence du destinataire. 3 Selon vos droits (administrateur national uniquement), vous pourrez spécifier le type du destinataire. Un destinataire national est visible par tous, un destinataire académique n'est visible que par les utilisateurs de la même académie ou service. 4 Vous pouvez rendre inactif le destinataire. Il ne pourra pas accéder à SEFIA mais ne sera pas supprimé de la base. Un destinataire (même mél) créé par plusieurs administrateurs locaux ne recevra qu'une seule et unique chaîne de connexion lors de sa première création. Cette chaîne de connexion lui permettra d'accéder à tous les fichiers déposés à son intention avec le niveau de sécurité 2. Les destinataires ayant une adresse académique (ac-...fr) ne reçoivent pas de chaîne de connexion générée automatiquement par SEFIA. Pour s'authentifier ils doivent utiliser l'identifiant/mot de passe qu'ils utilisent habituellement sur leur annuaire académique. ooooooooo Page 17