Jack Steiner. Guide de référence. Word Éditions OEM (Groupe Eyrolles),2004, ISBN

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1 Jack Steiner Guide de référence Word 2003 Éditions OEM (Groupe Eyrolles),2004, ISBN

2 Chapitre 21 Protéger un document, le réviser et le commenter en groupe

3 Le document que vous préparez devra parfois être relu et vérifié par une tierce personne ou par plusieurs. Il existe deux façons de revoir un document : en y insérant des commentaires ou en ajoutant des notes de révision. Les modifications ainsi proposées pourront être acceptées par l auteur et incluses dans le document, ou refusées et annulées. Pour empêcher que le réviseur ou le commentateur ne modifient intempestivement un original, vous devrez protéger ce document. Par sécurité, vous enregistrerez aussi les versions successives d un document. Protéger un document avec un mot de passe La méthode de protection la plus simple consiste à utiliser un mot de passe. Ce dernier peut remplir les fonctions suivantes : Ω Interdire aux utilisateurs non autorisés d ouvrir un document. Ω Permettre à tous les utilisateurs d ouvrir le document, mais n autoriser que ceux qui connaissent ce mot de passe à le modifier. Si un utilisateur modifie le document sans ce mot de passe, il ne pourra l enregistrer que sous un nom de fichier différent. Ω Protéger un document en vue d une révision, ce que vous allez apprendre dans ce chapitre. Lorsque vous préparez un document devant être relu par une tierce personne, vous pouvez interdire à cette dernière de modifier le document autrement qu en y insérant des commentaires ou des révisions. Pour une plus grande sécurité, vous pouvez attribuer un mot de passe assurant que les utilisateurs ne pourront pas supprimer ce type de protection. Il existe encore d autres types de protections par exemple la protection consistant à interdire aux utilisateurs de taper des informations dans un formulaire hors des zones qui leur sont réservées.

4 338 Guide de référence Word 2003 Conseil Lorsque vous créez un mot de passe, écrivez-le sur un papier et conservez-le dans un endroit sûr. Si vous le perdez, vous ne pourrez ni ouvrir ni accéder au document protégé. Un mot de passe peut contenir une combinaison de 15 caractères composée de lettres, de chiffres, d espaces et de symboles. Les mots de passe respectent la casse, si vous utilisez une combinaison de majuscules et de minuscules pour les définir. Les utilisateurs doivent respecter cette combinaison lorsqu ils saisissent le mot de passe. Créer un mot de passe pour lire ou pour modifier La procédure pour créer et appliquer un mot de passe protégeant l ensemble d un document est simple : 1 Ouvrez le document. 2 Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Enregistrer sous. 3 Cliquez sur le menu Outils de la boîte de dialogue Enregistrer sous, puis sur Options de sécurité. 4 Dans la zone Mot de passe pour la lecture, tapez votre mot de passe (figure 21.1). 5 Cliquez sur OK. Une fenêtre de confirmation s affiche. Dans la zone Entrez à nouveau le mot de passe qui s affiche ensuite, tapez de nouveau le mot de passe, puis cliquez sur OK. 6 Cliquez sur Enregistrer. Le document ne pourra ensuite être ouvert que par un utilisateur connaissant ce mot de passe, mais il ne pourra pas être modifié et enregistré sous le même nom. Si vous oubliez ou perdez le mot de passe, vous ne pourrez plus ouvrir le document.

5 Chapitre 21 :Protéger un document, le réviser et le commenter en groupe 339 Figure Protéger un document. Créer un mot de passe pour modifier un document Pour créer un mot de passe permettant de modifier un document, la procédure est identique à la précédente. La différence réside dans le fait que vous devez taper ce mot de passe à la rubrique Mot de passe pour la modification de la figure Recommander l ouverture d un document en lecture seule Il s agit d une option différente, non imposée. Si vous l activez, à l ouverture du fichier, Word affiche un message recommandant aux utilisateurs d ouvrir le document en lecture seule pour ne pas risquer de le modifier et de le réenregistrer sous le même nom. Si un utilisateur ouvre ce document en lecture seule et le modifie, il devra l enregistrer sous un nom différent. Vous pouvez activer la case à cocher Lecture seule recommandée sans définir de mot de passe.

6 340 Guide de référence Word 2003 La procédure est encore la même, mais cette fois, il suffit de cocher la case Lecture seule recommandée dans la fenêtre de la figure 21.1, puis de cliquer sur OK et d enregistrer le document. Changer ou supprimer un mot de passe Pour supprimer ou modifier un mot de passe existant, vous devez le connaître, bien sûr. Dans ce cas : 1 Ouvrez le document. 2 Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Enregistrer sous. 3 Dans le menu Outils de la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Options générales. 4 Dans la zone Mot de passe pour la lecture ou Mot de passe pour la modification, sélectionnez les symboles (généralement des astérisques) qui représentent le mot de passe existant. 5 Puis : π Pour supprimer le mot de passe, effacez-le, puis cliquez sur OK. π Pour changer le mot de passe, tapez le nouveau mot de passe et appuyez sur OK, puis, retapez-le pour confirmation à la demande de l écran et cliquez sur OK. 6 Cliquez sur Enregistrer. Protéger avec la commande Protection du document Une autre méthode de protection est la suivante : 1 Ouvrez le document à protéger. 2 Cliquez sur le menu Outils, puis sur Protéger le document. Le volet Office Protéger le document apparaît (ci-contre). 3 Vous avez le choix entre Restrictions de mise en forme et Restrictions de modifications. Vous pouvez limiter ces restrictions à la rubrique Exceptions, puis vous cliquerez sur le bouton Activer la protection. 4 Si vous ouvrez la liste Restrictions de modifications, vous pouvez sélectionner : π Aucune modification (lecture seule).

7 Chapitre 21 :Protéger un document, le réviser et le commenter en groupe 341 π Marques de révision Pour permettre d insérer des marques de révision. π Commentaires Pour permettre uniquement aux autres utilisateurs d insérer des commentaires. π Remplissage de formulaires Pour autoriser les utilisateurs à remplir des formulaires sans toucher à autre chose. Enregistrer les versions successives d un document Pour conserver la trace des modifications que vous apportez à un document, vous pouvez en enregistrer les versions successives selon deux méthodes. Ces versions sont intégrées dans le même fichier. Notez que cette fonction n est pas disponible lorsque vous enregistrez un document en tant que page Web. Pour enregistrer l état actuel d un document à l aide du système de version : 1 Dans le menu Fichier, cliquez sur Versions. 2 Cliquez sur Enregistrer. 3 Dans la boîte de dialogue qui s affiche, activez la case à cocher Enregistrer automatiquement à la fermeture du document si vous voulez en suivre les modifications. 4 Cliquez sur le bouton Enregistrer. 5 Une nouvelle boîte de dialogue apparaît ; tapez vos commentaires sur la version en cours. 6 Cliquez sur OK, puis sur Enregistrer. Une icône Versions spécifique, dans la barre d état, indique qu une ou plusieurs versions ont déjà été enregistrées (voir ci-contre). Lors des enregistrements suivants, la même boîte de dialogue listera les enregistrements effectués, le nom, la date et les commentaires. Icône d enregistrement de versions Attention! Etant donné que vous archivez des versions de document, vous ne pouvez pas revenir sur l une des versions enregistrées pour la modifier. Si vous souhaitez modifier une ancienne version, vous devez l ouvrir et l enregistrer dans un fichier distinct à l aide de la commande Enregistrer sous.

8 342 Guide de référence Word 2003 Préparer un document pour une révision ou pour des commentaires Le réviseur d un document est un lecteur critique qui introduit des corrections dans le contenu d un document. Elles se résument à deux opérations : des suppressions ou des ajouts. L auteur du document en prendra connaissance et pourra soit les accepter, soit les refuser une par une ou en bloc, en appliquant le mode de Suivi des modifications de Word. Le commentateur, lui, ajoute des remarques ou pose des questions, sans proposer des corrections à accepter ou à refuser. Il convient donc d appliquer une méthode pratique qui ne permette pas la modification directe du texte d origine, mais qui introduise les suggestions demandées par le relecteur. Plusieurs relecteurs peuvent intervenir, chacun d eux étant repéré par une couleur ou une signature différente dans ses corrections. La préparation à la révision d un document ou à l introduction de commentaires est la suivante : 1 Vous êtes l auteur : ouvrez le document à préparer en vue d une révision. 2 Vérifiez si le document contient plusieurs versions en cliquant sur Versions dans le menu Fichier. Si plusieurs versions existent, enregistrez la dernière sous un autre nom, par sécurité, et utilisez cette copie comme copie de révision. Cela permet aux réviseurs de ne pas ouvrir ni afficher les versions précédentes d un document. 3 Cliquez sur le menu Outils, puis sur Protection du document. 4 Remplissez la boîte de dialogue comme vous l avez appris dans une section précédente. Astuce Vous pouvez rapidement envoyer un document pour une révision en ligne en cliquant sur Envoyer au destinataire du message (en tant que pièce jointe) dans la barre d outils Révision. Voyez ci-après.

9 Chapitre 21 :Protéger un document, le réviser et le commenter en groupe 343 Barre d outils pour commentaires et suivi des modifications Tant pour réviser que pour annoter un document, vous ferez appel à une barre d outils spécifique appelée Révision. Pour l afficher, cliquez sur le menu Affichage, sur Barre d outils, puis sur Révision. (figure 21.2). Afficher pour la révision Accepter la modification Précédent Nouveau commentaire Volet révision Ce qu il faut afficher Suivant Suivi des modifications Refuser les modifications/supprimer les commentaires Figure Barre d outils Révision. Ses outils sont les suivants (ils vous mettront sur la voie du fonctionnement des révisions et des commentaires) : Ω Afficher la révision Permet de choisir entre le document original ou final, avec ou sans balises. Les balises sont ici les marques de révision que vous allez découvrir. Ω Ce qu il faut afficher Déroule la liste de la figure Ω Précédent Revient à la modification précédente dans le fichier actif. Ω Suivant Passe à la modification suivante dans le fichier actif. Figure La liste Afficher.

10 344 Guide de référence Word 2003 Ω Accepter la modification Accepte la modification sélectionnée et supprime le surlignage. Sa liste déroulante offre le choix entre l acceptation de cette unique modification, de toutes les modifications affichées ou de toutes les modifications incluses. Ω Refuser les modifications/supprimer le commentaires Refuse la modification ou supprime le commentaire sélectionné, avec une liste déroulante permettant de spécifier l étendue de cette action. Ω Nouveau commentaire Pour en introduire un. Ω Suivi des modifications Marque les corrections apportées au document en cours et permet le suivi des modifications en indiquant le nom des personnes qui les ont apportées. Ω Volet Révision Affiche ou masque le volet de révision. Utilisez le Volet Révision pour afficher le texte complet d une modification ou d un commentaire et voir des éléments comme les graphiques insérés ou supprimés ou les zones de texte. Réviser un document Pour suggérer des modifications En changeant de rôle, nous supposons que vous devenez le réviseur, appliquez la procédure suivante : 1 Ouvrez le document à l endroit que vous souhaitez réviser. 2 Affichez la barre d outils Révision en cliquant sur le menu Affichage, sur Barres d outils, puis sur Révision. 3 Dans cette barre, cliquez sur Suivi des modifications. Astuce Vous pouvez aussi faire un double-clic sur le bouton REV dans la barre d état, d abord pour activer, puis pour désactiver ce mode. Accessoirement, il témoigne de l activité ou de la non-activité du mode révision.

11 Chapitre 21 :Protéger un document, le réviser et le commenter en groupe 345 Attention! Le mode révision devient alors immédiatement actif. Il ne faudra pas oublier de le désactiver de la même manière après la séance de révision pour travailler normalement sur d autres documents. 4 Effectuez les modifications voulues en procédant comme vous le faites d habitude avec Word : π Insérez du texte en le tapant. π Supprimez en sélectionnant, puis en appuyant sur la touche de suppression, par exemple. π Déplacez du texte ou des graphismes. Barre de modification π Vous pouvez également modifier la mise en forme. Ce qui apparaît alors sur votre écran est le texte révisé ; il est marqué différemment selon le mode d affichage que vous avez adopté : Ω En mode d affichage Page ou Web (figure 21.4) : π Le texte ajouté est souligné. π Le texte supprimé disparaît, mais une bulle le reprend en marge droite. π Des barres verticales de rappel en marge gauche signalent les lignes modifiées. Ω En mode d affichage Normal (figure 21.5) : π Le texte ajouté est souligné. π Le texte supprimé est rayé. Ce qui est ajouté Figure Exemple de texte révisé, avec un affichage en mode Page ou Web. Barre de marquage en rappel Ajout Suppression Suppressions Figure Marques de révision en mode d affichage Normal.

12 346 Guide de référence Word 2003 π Des barres verticales de rappel en marge gauche signalent les lignes modifiées. Astuce Si vous pointez une modification, une bulle apparaît pour vous indiquer le nom du réviseur et la date de la révision (figure 21.6). Figure Une bulle spécifie le nom du réviseur et la date de révision. A l issue de la révision, enregistrez-la et n oubliez pas d annuler ce mode en cliquant sur la même icône, Suivi des modifications, dans la barre d outils Révision. Afficher le volet Commentaires et modifications Vous pouvez afficher une autre vue sur les révisions (et les commentaires) grâce au volet Révision. Cliquez simplement sur l icône Volet Révision de la barre d outils Révision pour l afficher ou le masquer, la figure 21.7 montre ce que vous pouvez obtenir. Vous pouvez modifier sa largeur avec la souris. Note Tant que vous vous trouvez en mode Révision, vous pouvez modifier ce que vous avez ajouté, ou bien encore, supprimer une modification, inutile après réflexion. Servez-vous des options des listes déroulantes Accepter ou Refuser de la barre d outils.

13 Chapitre 21 :Protéger un document, le réviser et le commenter en groupe 347 Figure Le volet Révision, en bas de l écran. Modifier les marques de révision Pour modifier les marques de révision si celles qui apparaissent figure 21.4 ne vous conviennent pas : 1 Cliquez sur le menu Outils, puis sur sa commande Options. 2 Cliquez sur l onglet Modifications. 3 Sélectionnez vos options. Astuce Vous pouvez aussi dérouler le menu Afficher dans la barre d outils Révision, puis cliquer sur sa commande Options.

14 348 Guide de référence Word 2003 Refuser ou accepter les modifications Changez de casquette et redevenez l auteur qui reçoit son document révisé. Ouvrez-le et affichez la barre d outils Révision. Ne cliquez pas sur l outil Suivi des modifications qui doit rester inactif. Puis : 1 Pointez une modification. Une bulle apparaît, vous indiquant la date de la modification et son auteur. 2 Dans la barre d outils Révision, cliquez sur Accepter, sur Refuser, ou sélectionnez l une des options de leurs listes déroulantes. La marquage disparaît et, selon le cas, la modification est intégrée ou supprimée, ce qui se traduit par le fait que le texte est rétabli telle qu il apparaissait d origine. 3 Cliquez sur l icône Suivant, pour afficher la modification suivante, et poursuivez de la même façon. Astuce Si le relecteur devait travailler sur votre propre machine, pour que son nom apparaisse et non le vôtre, cliquez sur le menu Outils, sur sa commande Option, sur l onglet Utilisateur, puis modifiez le nom qui y figure. Vous pouvez aussi accepter ou refuser globalement toutes les modifications en déroulant la liste des boutons Accepter les modifications ou Refuser les modifications dans la barre d outils Révision. Si plusieurs relecteurs ont apporté des modifications Si plusieurs relecteurs se sont succédé pour corriger votre document, vous les reconnaîtrez aisément parce que leurs corrections portent des couleurs différentes. En outre, vous pouvez n afficher que les corrections provenant d un seul correcteur : 1 Cliquez sur le bouton Afficher, dans la barre d outils Révision. 2 Pointez Relecteurs. Leur liste apparaît. Les noms cochés sont ceux des relecteurs dont les modifications sont affichées. Cochez ou décochez les cases selon vos désirs.

15 Chapitre 21 :Protéger un document, le réviser et le commenter en groupe 349 Insérer des commentaires Un commentaire est une annotation qu un lecteur introduit dans votre texte. Il s agit, en fait, d une note de lecture. Le commentaire se compose par conséquent de deux éléments : Ω Son appel dans le texte du document. Ω Le corps du commentaire. Pour insérer un commentaire, vous pouvez travailler ou non en mode Révision actif : 1 Sélectionnez le texte ou l élément que vous voulez annoter, ou bien cliquez dans ou à la fin du texte. 2 Pour ajouter un commentaire : π Dans la barre d outils Révision (reportez-vous à la figure 21.2), cliquez sur Nouveau commentaire. L appel du commentaire apparaît, le point d insertion se retrouvant à l intérieur. π Si vous n avez pas affiché cette barre, cliquez sur le menu Insertion, puis sur Commentaire. 3 Tapez le texte du commentaire (figure 21.8). Tout comme avec les révisions, vous pouvez afficher les commentaires dans le volet Révision où commentaires et révisions se succèdent dans l ordre de leur entrée en scène dans le document. Si vous travaillez en mode d affichage Normal, c est la seule méthode pour afficher les commentaires. Figure Exemple de commentaire.

16 350 Guide de référence Word 2003 Parcourir les commentaires Pour examiner les commentaires et passer de l un à l autre, cliquez sur les icônes Précédent ou Suivant dans la barre d outils Révision. Répondre à un commentaire Vous pouvez répondre à un commentaire : Ω Vous ajoutez un autre commentaire répondant à la question. Ω Vous modifiez le texte dans la bulle. Modifier un commentaire Pour modifier un commentaire (ou un ajout dans une révision) : 1 Cliquez sur le texte du commentaire (ou de la révision, sauf s il s agit d une suppression). 2 Modifiez le texte dans la bulle, dans le corps du document ou dans le volet Révision. Supprimer un commentaire Pour supprimer un commentaire : 1 Placez le point d insertion dans le commentaire. 2 Dans la barre d outils Révision, cliquez sur la liste déroulante Nouveau commentaire et choisissez Supprimer le commentaire. Il n est actif que si le point d insertion se trouve dans un commentaire. Chercher un commentaire Vous pouvez faire appel à la fenêtre de recherche pour localiser les commentaires : ouvrez-la, par exemple en faisant un double-clic sur la barre d état, dans la zone de pagination, puis sélectionnez Commentaires dans la colonne Atteindre. Choisissez ensuite Tous les relecteurs ou sélectionnez l un d eux, puis cliquez sur le bouton Suivant.

17 Chapitre 21 :Protéger un document, le réviser et le commenter en groupe 351 Comparer deux copies d un document C est plus particulièrement lorsque vous travaillerez sur des versions remaniées de vos documents que vous éprouverez le besoin d effectuer des comparaisons. Lorsque vous utilisez la fonction Comparaison et Fusion de documents pour comparer deux documents, Word affiche les différences existant entre ces deux documents sous forme de modifications. Vous pouvez alors traiter le document résultant comme vous l entendez, par exemple gérer les marques de révision, les accepter ou les refuser, puis enregistrer le résultat. Vous disposez dès lors d un document obtenu pas fusion des deux précédents. Pour comparer deux copies d un document : 1 Ouvrez l exemplaire du document qui a été révisé. 2 Dans le menu Outils, cliquez sur Comparaison et Fusion de documents. 3 Sélectionnez le document original. 4 Cliquez sur Comparer. Le résultat s affiche comme pour une révision. Remarque Si vous avez utilisé la commande Versions dans le menu Fichier pour enregistrer plusieurs versions successives du même document dans un même fichier et si vous souhaitez comparer la version en cours avec une version antérieure, vous devez d abord enregistrer la version précédente comme un fichier distinct, avec son propre nom. Imprimer une liste des modifications Vous pouvez imprimer la liste des modifications apportées à un document : 1 Activez le document modifié. 2 Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer. 3 Dans la zone Imprimer, cliquez sur Liste des balises. En fait, ici, c est le volet Révision qui est seul imprimé.