PROVINCE DE QUEBEC MRC DE L'ISLET MUNICIPALITE DE SAINT-AUBERT

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1 PROVINCE DE QUEBEC MRC DE L'ISLET MUNICIPALITE DE SAINT-AUBERT Séance extraordinaire du Conseil de cette municipalité, tenue au Centre municipal, 14, rue des Loisirs, le 29 septembre 2015, à 19h00, à laquelle sont présents Monsieur Yvon Fournier, maire, les conseillers Monsieur Sébastien Charrois, Monsieur Roger Langlois, Monsieur Ghislain Deschênes, Monsieur Germain Robichaud et Monsieur Michel Paré. Absent : Monsieur Pierre Dumas. Formant quorum sous la présidence de Monsieur Yvon Fournier, maire. Les membres du conseil reconnaissent avoir reçu un avis de convocation écrit dans les délais prévus par la loi ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR : Il est proposé par Monsieur Michel Paré, appuyé par Monsieur Ghislain Deschênes et unanimement résolu d adopter l ordre du jour de la présente séance en traitant immédiatement les sujets 7 à 10 inclusivement : ORDRE DU JOUR LECTURE ET ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR ADMINISTRATION GÉNÉRALE 01- Réorganisation administrative et adoption d un nouvel organigramme 02- Projet de contrat Madame Denise Fournier 03- Embauche temporaire Personnel administratif 04- Formation du personnel administratif TRANSPORT 05- Pose de pavage Soumissions et octroi de contrat 06- Possibilité d achat d un camion à gravier usagé LOISIRS ET CULTURE 07- Projet d entente avec la CDC de Saint-Aubert 08- Place publique Construction d un bâtiment sanitaire 09- Place publique Construction du trottoir 10- Place publique Soumissions et octroi de contrat PÉRIODE DE QUESTIONS DES CONTRIBUABLES LEVÉE DE LA SÉANCE AMÉNAGEMENT D'UNE PLACE PUBLIQUE À SAINT-AUBERT- CONCLUSION D'UNE ENTENTE AVEC LA CORPORATION DE DÉVELOPPEMENT COMMUNAUTAIRE DE SAINT-AUBERT INC. : CONSIDÉRANT QUE suite à l'adoption de la résolution , le conseil de la municipalité de Saint-Aubert confiait à la Corporation de développement communautaire de Saint-Aubert inc. le mandat de prendre en charge en totalité, la réalisation et la supervision du projet de l'aménagement d'une place publique au centre du village;

2 CONSIDÉRANT QU'il y a lieu de préciser le contenu et les modalités de ce mandat; CONSIDÉRANT le projet d'entente déposé par le directeur général; CONSIDÉRANT QUE cette entente prévoit également le versement de la contribution municipale au montant de $; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par Monsieur Roger Langlois, appuyé par Monsieur Michel Paré et unanimement résolu : - d'adopter, tel que présenté, le projet d'entente à intervenir avec la Corporation de développement communautaire de Saint-Aubert inc., concernant l'aménagement d'une place publique à Saint-Aubert; - d'autoriser le maire Monsieur Yvon Fournier et le directeur général, Serge Roussel, à signer pour et au nom de la municipalité de Saint-Aubert ladite entente; - d'autoriser également le versement de la contribution de la municipalité au montant de $ au bénéfice de la Corporation de développement communautaire de Saint-Aubert inc PLACE PUBLIQUE CONSTRUCTION D UN BÂTIMENT SANITAIRE : CONSIDÉRANT QUE la municipalité de Saint-Aubert et la CDC de Saint- Aubert sont présentement à réaliser à aménager une place publique à l intersection de la route de l Église et la rue Principale ouest; CONSIDÉRANT QUE cette place sera un point de détente du circuit vélo champêtre et qu il y a lieu de prévoir un achalandage assez élevé compte tenu de l emplacement et des facilités que l on y retrouvera; CONSIDÉRANT QUE cette place publique ne peut être un point d attraction ou de relais vélo sans une installation sanitaire de base; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par Monsieur Ghislain Deschênes, appuyé par Monsieur Roger Langlois et unanimement résolu : - d autoriser la construction d un bâtiment sanitaire devant abriter une toilette unique homme, femme et handicapé; - de préciser que les dimensions de ce bâtiment devront être minimales tout en respectant les normes de la SCHL concernant l aménagement requis pour recevoir des personnes se déplaçant en fauteuils roulants; - de préciser également que le bâtiment devra posséder un espace réservé pour les installations électriques, de plomberie et matériel d entretien CONTRUCTION D UN TROTTOIR DEVANT CINTRER LA PLACE PUBLIQUE : Il est proposé par Monsieur Ghislain Deschênes, appuyé par Monsieur Michel Paré et unanimement résolu d accepter la proposition de la firme BMQ inc., au montant de $ plus taxes pour la construction d un trottoir ceinturant la Place publique à Saint-Aubert PLACE PUBLIQUE SOUMISSIONS ET OCTROI DE CONTRAT : CONSIDÉRANT QUE la CDC de Saint-Aubert inc a procédé conjointement avec la municipalité de Saint-Aubert à un appel d offres visant la

3 fourniture et la pose de pavés, la construction des plates-bandes et la fourniture du compost pour celles-ci; CONSIDÉRANT le résultat de l appel d offres effectué auprès d entrepreneurs spécialisés : SOUMISSIONNAIRES MONTANT Pavage Scellant Jirico ,00 $ Centre horticole Beau Site inc ,00 $ Centre Jardin Michel Montminy inc ,39 $ CONSIDÉRANT QU il y a lieu de choisir le plus bas soumissionnaire conforme; appuyé par Monsieur Ghislain Deschênes et unanimement résolu d accorder le contrat à l entreprise Pavage Scellant Jirico pour un montant de $ excluant les taxes applicables RÉORGANISATION ADMINISTRATIVE ET ADOPTION D UN NOUVEL ORGANIGRAMME : CONSIDÉRANT QUE la municipalité de Saint-Aubert doit revoir sa façon de procéder afin de s assurer que son personnel administratif soit le plus efficient possible; CONSIDÉRANT QUE le nombre d absences vécu au cours des dernières années que ce soit en raison de maladie ou de congés sans solde; CONSIDÉRANT le dépôt d un document préparé par le directeur général, Serge Roussel, par lequel il fait état de la situation et propose un remaniement de tâches de certaines personnes et l ajout de personnel occasionnel et à temps partiel; CONSIDÉRANT le projet d organigramme organisationnel déposé qui illustre les fonctions de chaque membre du personnel; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par Monsieur Ghislain Deschênes, appuyé par Monsieur Sébastien Charrois et unanimement résolu : - de donner suite aux recommandations du directeur général tel que proposé dans son document de travail; - d adopter tel que proposé le projet d organigramme illustrant les modifications proposées PROJET DE CONTRAT MADAME DENISE FOURNIER : CONSIDÉRANT le dépôt d un projet de contrat à intervenir avec Madame Denise Fournier concernant le poste de Directrice de l Office municipal de Saint- Aubert et ce, sous réserve que ledit Office transfert son administration à la municipalité; CONSIDÉRANT QUE la municipalité a cessé de fournir ce service à l OMH de Saint-Aubert le 31 décembre 2014, mettant fin ainsi à plusieurs années de services rendus; CONSIDÉRANT QU il y a lieu de reconduire ce service pour le bénéfice de l OMH de Saint-Aubert; CONSIDÉRANT QUE la charge de travail à titre de Directrice de l OMH n exige pas une présence à temps complet et qu il y a lieu d utiliser Madame Denise Fournier à titre d employée municipale à temps partiel;

4 CONSIDÉRANT QU il y a lieu de reporter l adoption de ce contrat d embauche en raison des modifications désirées dans la répartition de la rémunération; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par Monsieur Roger Langlois, appuyé par Monsieur Sébastien Charrois et unanimement résolu de reporter à une prochaine séance l adoption de ce document EMBAUCHE TEMPORAIRE PERSONNEL ADMINISTRATIF : Dans le but de faire cheminer certains dossiers et principalement celui de la mise à jour du classement des documents et archives de la municipalité, il est proposé par Monsieur Michel Paré, appuyé par Monsieur Germain Robichaud et unanimement résolu de procéder temporairement à l embauche de Madame Marie- Claude Parent. Il est de plus résolu que le salaire horaire sera de 15,00 $ et que la durée de son travail pourra varier en fonction de l avancement des dossiers visés FORMATION DU PERSONNEL ADMINISTRATIF : Dans le but de procéder à la formation du personnel administratif devant permettre de pouvoir réaliser toutes les étapes du processus comptable, il est proposé par Monsieur Ghislain Deschênes, appuyé par Monsieur Michel Paré et unanimement résolu de mandater Madame Jeannine Lachance à former le personnel requis et ce, en fonction des logiciels comptables de la municipalité. Il est de plus résolu de préciser que cette décision a pour but de transmettre la formation et l information requise pour assurer en tout temps la continuité des opérations comptables de la municipalité TRAVAUX DE PAVAGE SOUMISSIONS ET OCTROI DE CONTRAT : CONSIDÉRANT QUE la municipalité a procédé à un appel d offres visant l exécution de travaux de pavage sur certaines routes à l entretien de la municipalité; CONSIDÉRANT le résultat de l appel d offres effectué auprès d entrepreneurs spécialisés; SOUMISSIONNAIRES MONTANT Les Entreprises Lévisiennes inc ,50 $ Les Constructions HDF inc ,00 $ Pavage scellant Jirico ,00 $ appuyé par Monsieur Germain Robichaud et unanimement résolu d accorder le contrat de travaux de pavage au plus bas soumissionnaire conforme soit Les entreprises Lévisiennes inc., pour un montant de ,50 $ excluant les taxes applicables ACQUISITION D UN CAMION BENNE : CONSIDÉRANT QUE plusieurs travaux exécutés par la municipalité nécessite l utilisation d un camion benne; CONSIDÉRANT QU un camion usagé pourrait très bien combler les besoins de la municipalité; CONSIDÉRANT QUE les Entreprises Jos Deschênes possède un camion benne pouvant effectuer le travail requis;

5 CONSIDÉRANT QU une inspection sommaire du camion effectuée par Monsieur Pierre Chouinard démontre que celui-ci est en bonne condition malgré la nécessité, à première vue, d y effectuer certaines réparations mineures; appuyé par Monsieur Roger Langlois et unanimement résolu : - de procéder à l achat d un camion benne propriété actuelle des Entreprises Jos Deschênes; - d autoriser le maire, Monsieur Yvon Fournier, ainsi que le directeur général, Serge Roussel, à signer le contrat à intervenir entre les parties; - d autoriser le paiement d une somme de $ plus taxes pour l acquisition de ce véhicule; - d autoriser le directeur général, Serge Roussel, à signer tous les documents requis pas la Société de l assurance automobile du Québec pour effectuer le transfert de propriété, l immatriculation du véhicule ainsi que l achat d un transit lui permettant de se rendre au garage municipal afin de le préparer pour l inspection annuelle obligatoire pour un véhicule lourd LEVÉE DE LA SÉANCE : À 20h40, il est proposé par Monsieur Michel Paré, appuyé par Monsieur Germain Robichaud unanimement résolu que la séance soit et est levée. Yvon Fournier Maire Serge Roussel Directeur général et secrétaire-trésorier