GUIDE DE L INSCRIPTION DES CLUBS

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1 Guide de l'inscription des clubs 5 mai GUIDE DE L INSCRIPTION DES CLUBS

2 Guide de l'inscription des clubs 5 mai BIENVENUE Bienvenue dans le nouveau système d inscription des membres. Ce guide est conçu pour aider le registraire du club à apprendre rapidement à travailler avec le nouveau système. Pour résumer les principaux changements dans la procédure avec le nouveau système: 1. Les membres effectuent leur propre inscription en ligne Après avoir communiqué avec le club et créé un compte par le biais du registraire du club, le membre effectuera son inscription grâce à une simple procédure en ligne. Ce changement important a été conçu pour aider à réduire la charge de travail du registraire et recueillir de l information démographique supplémentaire pour les membres, ce qui aidera le club, les bureaux provinciaux et Natation Canada. 2. Un membre est considéré inscrit quand son inscription est reçue par le bureau provincial. Les inscriptions et les mises à jour des nageurs ne sont activées que lorsque la facture sur laquelle apparaît le nageur est reçue et traitée par le bureau provincial.. La validation des inscriptions à des compétitions et des résultats des compétitions ne paraîtra que pour les inscriptions «actives».

3 Guide de l'inscription des clubs 5 mai OUVERTURE DE SESSION La page d ouverture de session pour les registraires de clubs se situe à l'adresse suivante : Votre information d ouverture de session est la même que celle utilisée dans SwimDirect. Les directives pour modifier votre accès sont à la page suivante. L option de mot de passe oublié enverra l information d ouverture de session au courriel de la personne qui est connue comme le registraire. Vous pouvez aussi communiquer par courriel avec votre bureau provincial pour recevoir le mot de passe par courriel.

4 Guide de l'inscription des clubs 5 mai MON INFORMATION Cette section définit les coordonnées pour le registraire du club vous pouvez modifier l information du nom d utilisateur et du mot de passe si désiré.

5 Guide de l'inscription des clubs 5 mai INFO DU CLUB La section INFORMATION DU CLUB vous permet de faire la promotion de votre club au monde entier! L'information inscrite ici se retrouvera directement dans l outil J me vois nager et «Trouver un club» de Natation Canada. Cet outil cartographique permettra à un nouveau membre de chercher des clubs en fonction de sa situation géographique, puis d en apprendre davantage sur chaque club près de chez eux en examinant l information fournie ici. La présentation de votre club est contrôlée par le bureau provincial. Les options incluent les groupes d âge, les universités et les maîtres. Si votre information n est pas complète, veuillez communiquer avec le bureau provincial. La fonction «Coordonnées» permet le bon positionnement de votre club dans l outil cartographique Trouver un club qui sera disponible sur le site de Natation Canada. Veuillez mettre à jour l'information de votre club en utilisant le lien fourni. La manière la plus facile est d entrer la ville et le code postal de votre piscine ou du lieu de votre bureau principal, puis d entrer ces deux coordonnées dans l espace fourni. Veuillez communiquer avec Andrew Moss à Natation Canada (amoss@swimming.ca) pour obtenir de l aide pour cette étape.

6 Guide de l'inscription des clubs 5 mai COMPTES La section COMPTES permet au registraire du club d établir les comptes d accès pour les familles qui s inscrivent avec le club. Les NOUVELLES familles, qui ne sont pas encore inscrites avec un club, doivent avoir un compte créé pour pouvoir procéder à leur inscription. Éventuellement, toutes les familles présentement inscrites avec votre club devront avoir un compte créé pour pouvoir avoir accès à leur information d inscription. Ces familles pourront ouvrir une session et ajouter des nageurs (voir l information sur la procédure d inscription) d'ici la fin de la saison. Cette procédure peut sauver du temps pour l inscription de l automne 2008 puisque toute l information aura déjà été créée. Quand une famille a déjà un compte, il n est pas nécessaire de réactiver son compte d une saison à l autre. Si aucun nageur n est inscrit avec votre club, le compte de cette famille ne sera plus affiché dans votre liste.

7 Guide de l'inscription des clubs 5 mai CRÉER UN COMPTE Écrivez le nom de famille et le courriel utilisé (ceci est important puisque le mot de passe leur sera envoyé en utilisant ce courriel), et ensuite cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau. Répétez cette opération pour tous les comptes que vous devez créer. **Important : Un courriel unique pour chaque compte d'utilisateur. Pour envoyer un courriel au membre et ainsi activer son accès au système d inscription, cliquez sur la case à côté du nom de famille, puis cliquez sur le bouton Activer. Un courriel automatique est ainsi envoyé aux familles sélectionnées avec leur nom d utilisateur, leur mot de passe et le lien pour se rendre sur la page publique d inscription de Natation Canada ( Une fois activé, un lien d ouverture de session est aussi actif dans votre page de Comptes ceci vous permet d accéder rapidement à un compte de famille, lorsque nécessaire, pour y apporter des corrections. **Important : Si vous avez des familles qui refusent d utiliser le système en ligne, vous pouvez créer un compte et utiliser chaque fois une fausse adresse de courriel différente, peut être quelque chose comme nomdefamille@votreclub.com. Ceci remplacera l'accès famille et vous pourrez vous connecter sur la fiche de cette famille et inscrire le nageur de cette façon. Une version papier de l information nécessaire pour le formulaire en ligne sera disponible auprès de votre bureau provincial, faites en la demande par courriel.

8 Guide de l'inscription des clubs 5 mai ATHLÈTES Cette section fournit un aperçu rapide des nageurs inscrits dans votre club. Tout rapport que vous créez dans cette page peut être exporté à un format de chiffrier Excel en cliquant le bouton Exporter. Vous pouvez aussi choisir de voir tous les nageurs en même temps en sélectionnant la case "Affichez tout", puis sur le bouton AFFICHER. Des listes déroulantes pour la saison, la catégorie du membre et le statut de l'inscription vous permettent aussi d'appliquer des filtres dans votre liste pour obtenir un affichage plus spécifique. Une fois que vous avez fait vos choix dans les listes déroulantes, cliquer sur le bouton AFFICHER pour afficher la liste. La case Filtre permet d'avoir un aperçu rapide pour un athlète en fonction de son nom de famille, juste à y taper quelques lettres de son nom. Pour modifier des données telles que le nom, prénom ou date de naissance, cliquez sur le crayon d'édition vis à vis du nageur à modifier. Une fois les corrections apportées, cliquez sur la disquette pour sauvegarder vos modifications.

9 Guide de l'inscription des clubs 5 mai PROCÉDURE D INSCRIPTION PREMIÈRE PARTIE POUR ASSIGNER UNE CATÉGORIE À UN NOUVEAU NAGEUR OU UN NAGEUR EXISTANT DANS VOTRE LISTE 1 Quand un nouveau membre s'est inscrit à votre club, le nageur sera affiché dans votre liste de nageurs dans le statut EN ATTENTE en rouge. 2 Les nouveaux membres recevront un NOUVEAU numéro d identification. Le numéro d identification sera assigné au nageur quand l inscription sera activée par le bureau provincial. 3 La première étape pour le registraire est de placer le nageur dans la bonne catégorie d'inscription. 4 Pour ce faire, choisissez la catégorie dans la liste déroulante Catégorie. Cochez ensuite la case à côté du nom des nageurs que vous voulez déplacer dans la catégorie. Enfin, cliquez sur le bouton Déplacer dans une nouvelle catégorie. 5 Vous répéterez cette opération pour chaque catégorie de membre. Vous pouvez cocher plus d'un membre à la fois pour assigner plusieurs membres à une même catégorie. 6 Le statut du nageur changera pour FACTURE EN ATTENTE en bleu, après cette étape. SURCLASSEMENT D UN NAGEUR (CHANGEMENT DE CATÉGORIE) C'est exactement la même méthode pour surclasser un nageur (ex. un nageur passe du statut «enregistré» au statut «affilié»). Choisissez la NOUVELLE catégorie dans la liste déroulante, sélectionnez le membre en cochant la case à côté de son numéro d identification, et cliquez ensuite sur Déplacer dans une nouvelle catégorie. Le statut du nageur changera pour devenir Facture en attente, en bleu. Important Les nageurs École de natation ne seront pas INSCRITS dans Swimmeet. Votre liste d athlètes contient les nageurs qui étaient inscrits en date du 28 mars, lors du transfert des données. Pour les nouveaux nageurs École de natation que vous voudrez inscrire à la FNQ d ici le 31 août, vous devrez envoyer par courriel votre liste de nageurs au format Excel ou encore mieux, en utilisant Team Manager, en créant un groupe «École de natation» et en ajoutant les nageurs École dans le logiciel. Vous n aurez qu à m envoyer votre sauvegarde Team Manager par courriel après chaque période d inscription à votre club. La FNQ aura donc à jour votre liste de membres en cas d accident pour l assurance. Communiquez avec Lyne Meunier par courriel si vous avez des questions sur la gestion des nageurs École de natation.

10 Guide de l'inscription des clubs 5 mai FACTURES **Important : La facturation de vos membres est gérée comme elle l a toujours été MAIS vous devez compléter toutes les étapes qui suivent pour inscrire le nouveau membre à votre club et pour confirmer un surclassement de nageur. La FNQ recevra un avis et ira confirmer les nageurs et le club recevra une facture de 0$ pour chaque confirmation. La zone des factures fournira une liste multiple des factures qui ont été générées par le registraire du club. PROCÉDURE D INSCRIPTION DEUXIÈME PARTIE POUR CONFIRMER LES INSCRIPTIONS OU LES CHANGEMENTS 1 Pour créer une facture, cliquer sur le bouton Créer une nouvelle facture. Tous les nageurs qui ont été déplacés dans une catégorie d inscription, ou surclassés dans une autre catégorie, seront affichés. 2 Cochez la case à côté du nom de l athlète pour identifier quels athlètes vous désirez payer dans cette facture. 3 Cliquez sur le bouton Produire la facture 4 Une fois complété, la facture sera envoyée à votre bureau provincial. Si vous cliquez sur le lien du numéro de la facture, vous y verrez le nom du membre). 5 Le bureau provincial confirmera les factures reçues à tous les jours. La facture apparaîtra dans votre liste comme PAYÉE et la date de confirmation s affichera dans votre rapport. UN CHANGEMENT IMPORTANT À LA PROCÉDURE D INSCRIPTION: Un nageur est considéré inscrit dans le système lorsque la facture sur laquelle il apparaît est indiquée PAYÉ. Ceci signifie que tous les nageurs qui apparaissent sur une facture qui n est pas indiquée PAYÉ ne seront pas acceptés par le système d inscription à une compétition ou le système de résultats d une compétition. Ceci s applique aussi aux surclassements. Ceux ci prendront effet lorsque le statut sera PAYÉ. Si une facture est supprimée, la catégorie du nageur sera remplacée par la catégorie choisie avant la création de la facture.

11 Guide de l'inscription des clubs 5 mai TRANSFERTS La zone des transferts affichera tous les transferts qui ont été initiés ou reçus par votre club. La procédure d approbation est la suivante: La première opération doit être effectuée par le «nouveau» club celui VERS lequel le nageur sera transféré. Le «nouveau» club demande un transfert en cliquant le bouton «Demande de transfert». Le nom et la date de naissance du nageur que vous voulez transférer vers votre club doivent être inscrits. Le club et le bureau provincial qui doivent autoriser le transfert sont avisés par un courriel automatique le statut du nageur à ce moment est EN ATTENTE Lorsque le "vieux club" a approuvé le transfert, le statut change pour Approuvé par le club. Si vous recevez une demande de transfert d un nageur, vous recevrez un avis par courriel, le nageur apparaîtra dans la section Transferts et le club devra cliquer sur "Approuvé". Le club doit cliquer sur Approuvé pour que le transfert soit autorisé. Le bureau provincial reçoit un avis et confirme le transfert une fois cette approbation reçue par le club. Important : Si le club refuse le transfert, il doit communiquer avec le bureau provincial qui pourra refuser la demande. Une période de 30 jours sans attache suit les transferts de nageurs. Le CODE DE CLUB d un nageur dans le système d inscription sera automatiquement changé pour UN QC et n'apparaitront pas dans votre liste tant qu'ils seront inscrits sans attaché. Les clubs doivent en tenir compte quand ils effectuent leurs inscriptions dans des compétitions ils doivent faire les inscriptions à des compétitions avec le code UN QC au moment de la compétition. Ceci signifie que les nageurs sans attache qui sont inscrits à une compétition doivent utiliser le code de club sans attache (UN QC) dans le logiciel Splash, exactement le même que celui dans le système d inscription, avec le numéro d'affiliation associé à ce nageur.

12 Guide de l'inscription des clubs 5 mai UTILISATEURS La zone des utilisateurs a été déplacée dans la zone du registraire du club. Il n y a plus de compte d administrateur de club comme il y en avait une quand le système de sanction SwimMeet.ca a été lancé. Cette zone servira à créer des accès au(x) directeur(s) de rencontre de votre club pour qu'ils puissent faire des demandes de sanctions de compétitions sur le site web de sanction à DEMANDE DE SUPPORT Une zone de demande de support est en ligne afin de répondre aux besoins des registraires. Choisissez le sujet pour lequel vous désirez de l'aide, compléter le formulaire en ligne en y mettant tous les détails et cliquez sur le bouton "Envoyer le courrier électronique".

13 Guide de l'inscription des clubs 5 mai FERMETURE DE SESSION La fermeture de session vous fait sortir du système et vous ramène à la page d ouverture de session. Le système a aussi une période de temps d arrêt de deux heures, pour assurer que vous n avez pas un utilisateur non autorisé qui utilise votre nom d utilisateur.

14 Guide de l'inscription des clubs 5 mai INSCRIPTION PAR LA FAMILLE Lorsque le COMPTE de famille a été créé par le registraire du club, la famille recevra un courriel avec un nom d utilisateur et un mot de passe. Le site d ouverture de session est le même que celui des clubs Lors de la première ouverture de session, le membre verra l écran d accueil suivant: Cet écran décrit les étapes que l utilisateur devra suivre pour compléter la procédure d inscription.

15 Guide de l'inscription des clubs 5 mai ÉTAPE 1 Mettre à jour les DÉTAILS DU COMPTE ceci doit être fait avant que toute autre étape ne soit effectuée. Les utilisateurs pourront modifier le nom d utilisateur et le mot de passe qu'ils auront reçus par courriel lors de la création de leur compte d'utilisateur. La section Offres sera proposée à chaque membre afin qu'il coche les offres voulues.

16 Guide de l'inscription des clubs 5 mai ÉTAPE 2 Dans le menu Nageur, vous pourrez ajouter des nageurs au compte d'utilisateur. Si le compte est pour une famille de 3 enfants, vous devrez répéter cette étape pour chaque enfant. Les champs avec un astérisque rouge sont des champs obligatoires. **Important : Si vous savez que le nageur a déjà été inscrit dans un club, indiquez le prénom, le nom de famille et la date de naissance, et cliquez sur le bouton "Chercher le dossier d'un nageur". Si le nageur a déjà été actif, vous verrez un dossier à son nom et vous devrez cliquer sur "Select" pour réactiver ce dossier de nageur.

17 Guide de l'inscription des clubs 5 mai ÉTAPE 3 Ajouter les coordonnées d un autre parent/tuteur Cette étape est facultative. Si vous le désirez, dans le menu Information des parents, vous pouvez ajouter d'autres membres de la famille qui peuvent être rejoints en cas d'urgence. ÉTAPE 4 Inscrire le nageur dans un club de natation de votre choix. Cliquez sur le menu Inscription et choisissez le nageur que vous voulez maintenant inscrire avec un club cliquez sur le bouton à côté du numéro d identification (celui ci sera New/Nouveau si le nageur n'a jamais été inscrit dans un club) et ensuite choisissez le bouton Inscrire le nageur sélectionné.

18 Guide de l'inscription des clubs 5 mai On vous demandera d identifier à quel genre de club/d équipe vous voulez vous inscrire. Vous choisirez le(s) type(s) de club(s) voulu(s) selon les options offertes, et une liste des clubs s affichera selon votre choix. L utilisateur fera son choix dans la liste des clubs et cliquera sur le bouton "Valider l inscription". Un utilisateur peut s'inscrire à un plusieurs types de club (par exemple, un nageur est inscrit dans un club universitaire et dans un club civil). Toutefois il ne peut pas faire son inscription plus d une fois pour le même type de club. Si cela survient, un message lui demandant de communiquer avec le registraire du club s affichera.

19 Guide de l'inscription des clubs 5 mai Étape 5 Confirmation Un message de confirmation indiquera que l'inscription a été reçue par le club sélectionné. L utilisateur pourra retourner dans son compte en tout temps et effectuer des changements d'adresse.