POLITIQUE DE SOUTIEN FINANCIER DE LA CAISSE DESJARDINS DU LAC-MEMPHRÉMAGOG Adoptée le 21 janvier 2015

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1 POLITIQUE DE SOUTIEN FINANCIER DE LA CAISSE DESJARDINS DU LAC-MEMPHRÉMAGOG Adoptée le 21 janvier 2015

2 Table des matières 1. Contexte Objectifs Description des formes de participation de la CDLM Le don La commandite Le Fonds d aide au développement du milieu (FADM) Fonds généraux Bourses d études Fonds pour la persévérance scolaire Desjardins Fonds de microcrédit Desjardins L implication des dirigeants et des employés Principes directeurs Exclusions Critères d admissibilité Secteurs d activités soutenus par la Caisse Responsabilité et éthique Visibilité Budgets et procédure d analyse Délai de traitement et calendrier Annexe A - Plan de visibilité

3 1. Contexte Politique de soutien financier La Caisse Desjardins du Lac-Memphrémagog (CDLM) reçoit de nombreuses demandes de dons et commandites provenant d organismes du milieu. Depuis sa création en 2001, la CDLM a appuyé une multitude d initiatives, faisant de sa contribution un levier important pour la communauté. La politique de soutien financier dans le milieu a pour objectif de permettre à la Caisse d encadrer ses contributions et de les gérer adéquatement. Cette politique s inscrit dans la réalité d affaires de l entreprise en tenant compte de la planification triennale de la Caisse et des orientations du Mouvement Desjardins. À travers sa participation au développement de son milieu, la CDLM souhaite véhiculer les valeurs coopératives : l égalité, soit offrir un accès égal à ses membres demandeurs; l équité dans la mesure où l appui varie en fonction de l impact dans le développement du milieu et de la visibilité accordée à la Caisse; la démocratie par le vote de la ristourne collective (Fonds d aide au développement du milieu); l éducation coopérative pour une meilleure participation; la responsabilité où chaque partie respecte ses engagements; la solidarité, soit la valeur fondamentale à l engagement et au bénévolat. 2. Objectifs La présente politique de soutien financier dans le milieu poursuit les objectifs généraux suivants : Assurer un accès égal aux membres dans le cadre des critères établis; Établir des barèmes et critères d admissibilité selon l objet des demandes; Renforcer la rigueur d analyse des demandes et en faciliter le traitement; Établir des orientations; Rejoindre les objectifs d affaires de la CDLM. 3. Description des formes de participation de la CDLM Au sens de la présente politique, quatre formes de participation aux différents secteurs d activités existent. 2

4 3.1 Le don Une contribution sous forme d aide financière, de matériel ou de services accordée à une organisation à but non lucratif (association, institution, coopérative ou organisme) qui favorise la réalisation d une activité de développement de l organisme et une reconnaissance publique de la Caisse. Un don est une contribution qui sert directement la cause qui est associée à l organisation. Un don ne doit pas nécessairement être récurrent. 3.2 La commandite Une contribution sous forme d aide financière, de matériel ou de services accordée afin de permettre la réalisation d un partenariat d affaires, d une activité, d un événement ou d un projet, visant en contrepartie une visibilité pour la Caisse afin de rejoindre des membres ciblés et la population. La commandite est un moyen de communication qui fait appel à la publicité, la promotion de produits et de services, les relations publiques, les relations de presse et les relations d affaires. Une commandite est une contribution qui permet de soutenir la réalisation d un événement. 3.3 Le Fonds d aide au développement du milieu (FADM) Le Fonds d aide au développement du milieu est une ristourne collective dont le montant est déterminé chaque année lors de l assemblée générale annuelle de la CDLM. Ce sont ainsi les membres qui décident du montant annuel attribué à ce fonds Fonds généraux Le FADM est un investissement de la Caisse devant servir d effet de levier à des projets visant l un des objectifs suivants : contribuer de façon significative au développement durable de notre milieu; créer des emplois; mettre en place ou maintenir des services de proximité; amener de nouvelles activités socio-économiques dans notre région. Le FADM peut également servir d effet de levier économique pour la région dans le cadre d événements majeurs ayant des retombées économiques significatives. La Caisse peut initier la mise sur pied des projets ou en devenir partenaire. Chaque projet appuyé fait l objet d une présentation sur le site Internet de la Caisse et une visibilité est exigée par la Caisse pour mettre en valeur cette implication des membres Desjardins. 3

5 Il est possible d utiliser le FADM afin d investir (achat d action, prêt, etc.) dans un projet d entreprise à but non lucratif à la seule condition que cet investissement contribue significativement au développement de la collectivité et que les moyens traditionnels disponibles à la Caisse ne soient pas accessibles pour un tel projet. Les projets s inscrivant dans le FADM peuvent recevoir un appui régressif s étalant sur un maximum de cinq années consécutives. La contribution régressive est préconisée afin de favoriser l autonomie financière des organismes. Trois programmes spécifiques créés par la CDLM sont également financés par le FADM Bourses d études Une bourse d études est une contribution financière visant à encourager les étudiants à poursuivre leurs études ou effectuer un retour aux études. Le tirage au sort est la voie pour identifier les boursiers. Un comité composé de dirigeants et d employés supervise le concours annuel et assure la promotion de la Fondation Desjardins. Le tirage se réalise en présence d une surveillance externe Fonds pour la persévérance scolaire Desjardins Ce fonds dédié offre un appui pour le démarrage de projets favorisant la persévérance scolaire. Les projets touchant les ans doivent être présentés à la Table jeunesse socioéconomique Memphrémagog en complétant le formulaire obligatoire prévu à cet effet Fonds de microcrédit Desjardins Ce programme d accès au crédit est destiné aux entrepreneurs qui ne satisfont pas aux exigences du financement conventionnel. Le fonds est géré par le Centre local de développement de Memphrémagog (CLD). Toute personne désirant déposer une demande de microcrédit doit d adresser directement au CLD en composant le L implication des dirigeants et des employés Les dirigeants et employés de la CDLM s impliquent de deux façons. L implication en tant que représentant de la CDLM. Il peut s agir d une participation à titre de membre d un comité, d un conseil d administration, d une table, d un jury ou à une activité de levée de fonds, une inauguration, etc. Cette participation, après délégation du conseil d administration, est couverte par l assurance responsabilité de la CDLM. 4

6 La participation à l Escouade D, une équipe de bénévoles constituée sur demande lors d événements organisés par des organismes du milieu. Pour obtenir les services de l Escouade D, un organisme doit déposer une demande à la CDLM au minimum 30 jours avant la tenue de l événement, en utilisant le formulaire prévu à cet effet. 4. Principes directeurs Il est entendu d offrir un accès équitable aux membres. En ce sens, des ententes triennales peuvent être établies avec des partenaires. À échéance, les besoins sont réévalués en position de deuxième rang, derrière les demandeurs n ayant pas obtenu d appui de la CDLM. Toute demande fait l objet d une analyse tenant compte de l enjeu d affaires, de la planification stratégique de la CDLM et des orientations du Mouvement Desjardins. Les activités et projets suivants sont favorisés : activité visant le développement de la jeunesse; activité de nature coopérative et d intercoopération; activité qui engendre la mobilisation des employés. Lorsque requis, la CDLM fait les démarches appropriées pour associer au projet d autres caisses ou la vice-présidence régionale de la Fédération des caisses Desjardins. Une contribution peut être accordée malgré le refus des autres niveaux de Desjardins si l enjeu d affaires pour la Caisse est important. Les demandes à caractère régional sont dirigées à la vice-présidence régionale de la Fédération des caisses Desjardins. Les demandes à caractère national sont admissibles lorsque l organisation est partenaire du Mouvement Desjardins ou du mouvement coopératif québécois (ex. : Fondation Desjardins, Fondation pour l éducation à la coopération). La Caisse ne se substitue pas aux organismes publics. 5. Exclusions Les organisations soutenues par la Caisse ne doivent pas agir à l encontre des cinq valeurs coopératives suivantes : démocratie, solidarité, égalité, équité, responsabilité. Les organismes, projets ou activités suivants ne peuvent recevoir l appui financier de la CDLM : partis politiques, organisations politiques ou groupes d intérêt prônant une idéologie politique; 5

7 activités de lobbying et de revendication; campagnes de relations publiques; organisations sans constitution légale, non reconnues ou à but lucratif (pour les dons); individus ou groupes membres d une association déjà appuyée par la Caisse pour la même cause; projets qui ne concordent pas avec l image institutionnelle de Desjardins; demandes présentées sous forme de lettre circulaire; demande allant à l encontre de la mission de la Caisse ou qui peut porter atteinte à ses normes éthiques et à son intégrité; projet dont la gestion financière semble douteuse; projets concernant un seul individu; voyages et excursions; activités ayant lieu à l'extérieur du territoire de la Caisse; événements personnels privés; groupe de pression; bals de graduation; étude de faisabilité; organisation ayant déjà fait l objet d une fraude ou mêlée à une affaire à caractère illicite. La Caisse ne favorise pas l achat de billets (ex. billets de brunch, de souper, etc.). Elle préfère participer financièrement sous forme de dons ou commandites. Des billets seront achetés par la Caisse uniquement si la présence d employés ou de dirigeants lui permet d obtenir une visibilité intéressante. 6. Critères d admissibilité Être membre de la Caisse depuis au moins 90 jours. Démontrer des efforts d autofinancement. Faire appel à plusieurs partenaires. S inscrire dans un des secteurs d activités soutenus par la Caisse et viser le bien-être de la collectivité ou d une catégorie particulière de personnes. Présenter sa demande de soutien financier en utilisant le formulaire prévu à cet effet. Offrir plusieurs possibilités de valorisation de la contribution de la Caisse. 6

8 Un organisme peut déposer une seule demande annuellement et peut recevoir une seule contribution de la Caisse chaque année. La demande doit rejoindre les membres de la Caisse et la population sur son territoire. De plus, les retombées et le plan de visibilité de cette demande doivent être principalement locaux. Le territoire de la Caisse regroupe les municipalités suivantes : Magog, Ayer's Cliff, Austin, Bolton-Est, Eastman, Sainte-Catherine-de-Hatley, Saint-Étienne-de-Bolton, canton d'orford, canton de Potton, Fitch Bay et Georgeville. Le nombre de personnes participant à l'activité, à l'événement ou au projet, ainsi que ses retombées médiatiques justifient le niveau de participation de la Caisse. L'engagement de la Caisse doit assurer un renforcement de l'image de Desjardins et une reconnaissance de l organisme. Toute demande de plus de $ doit être accompagnée du dernier rapport annuel de l organisme contenant ses états financiers. Critères spécifiques aux commandites Offrir à la Caisse une visibilité importante ou des occasions d'affaires dans un rapport de réciprocité d'affaires. Proposer un projet en conformité avec les objectifs de développement d affaires de la Caisse. Permettre de véhiculer le message que la Caisse veut transmettre à un public qu'elle choisit. Accorder plusieurs possibilités d'exploitation de la commandite proposée. Proposer l exclusivité dans le secteur des institutions financières. L expression «institution financière» désigne les banques, trusts, Credit union, caisses, sociétés de fiducie, compagnies d assurances, courtiers en valeurs mobilières, entreprises de service de paie et entreprises de carte de crédit et autres entreprises offrant des produits et services analogues. Critères spécifiques aux dons Être reconnu comme organisme de charité ou sans but lucratif et posséder une charte à cet effet. Assurer que les activités reposent en grande partie sur le bénévolat. 7

9 En principe, un don ne devrait pas être relié au budget d opération de l organisme demandeur ni servir à éponger un déficit. Maintenir des frais d'administration de son organisme à un taux raisonnable de moins de 20 % de l'ensemble de ses dépenses. Critères spécifiques au FADM Être reconnu comme organisme de charité ou sans but lucratif et posséder une charte à cet effet, sauf pour une demande de microcrédit. Démontrer diverses formes de soutien afin d assurer la pérennité du projet. Démontrer que le projet contribuera au mieux-être de notre collectivité. Proposer l exclusivité dans le secteur des institutions financières. L expression «institution financière» désigne les banques, trusts, Credit union, caisses, sociétés de fiducie, compagnies d assurances, courtiers en valeurs mobilières, entreprises de service de paie et entreprises de carte de crédit et autres entreprises offrant des produits et services analogues. Démontrer que la contribution financière de la CDLM servira à la mise sur pied d activités durables qui ne nécessiteront pas de financement récurrent de la part de la Caisse. S engager à fournir annuellement un rapport démontrant les résultats du projet et la visibilité accordée en contrepartie du soutien financier reçu, et ce, pour toute la durée du partenariat. 7. Secteurs d activités soutenus par la Caisse Éducation : organisations ou événements à caractère scolaire ou éducatif. Coopération : coopératives et organisations ou événements à caractère coopératif. Culture : organisations ou événements à caractère artistique et culturel. Santé et saines habitudes de vie : organisations ou événements à caractère médical visant à promouvoir la santé ou de saines habitudes de vie et organisations ou événements à caractère sportif ou relatifs aux loisirs. Développement socio-économique : organisations ou événements à caractère coopératif ou économique et activités ayant des retombées de développement socio-économiques significatives. Œuvres humanitaires et services communautaires : organisations ou événements à caractère communautaire et humanitaire. 8

10 8. Responsabilité et éthique Le conseil d administration adopte et modifie, s il y a lieu, la présente politique. Il autorise les budgets et est périodiquement informé des résultats par des rapports internes. La direction générale assure la considération de chacune des demandes ainsi que la transmission des décisions qui en découlent. Le traitement des demandes s effectue en respect de la présente politique ainsi que du code d éthique du Mouvement Desjardins et des lois, règlements et normes s y appliquant. 9. Visibilité Toute demande déposée dans le cadre d une commandite ou du Fonds d aide au développement du milieu doit être accompagnée d un plan de visibilité indiquant de quelle manière l éventuelle contribution de la Caisse serait mise en valeur. Des exemples de visibilité sont présentés à l annexe A. 10. Budgets et procédure d analyse Le conseil d administration affecte annuellement un budget aux dons et commandites en fonction d un pourcentage du volume d affaires. Le Fonds d aide au développement du milieu est une ristourne collective dont le montant est déterminé chaque année lors de l assemblée générale annuelle de la CDLM. Ce sont ainsi les membres qui décident du montant annuel attribué à ce fonds. La CDLM verse les montants alloués selon les modalités suivantes : toute demande de $ et moins est traitée et autorisée par la direction générale; les demandes de plus de $ sont traitées et autorisées par le conseil d administration, qui base ses décisions sur les recommandations du Comité d étude des demandes de soutien financier, pour l ensemble des projets, et sur les recommandations de la Table jeunesse socioéconomique Memphrémagog, pour les projets liés à la persévérance scolaire. Quant aux demandes de microcrédit, elles sont entièrement traitées et autorisées par le CLD de Memphrémagog. Les budgets sont répartis par secteur d activités en fonction de la planification stratégique établie par le conseil d administration et, dans la mesure du possible, en fonction des territoires desservis par la CDLM. 9

11 Une entente doit être signée obligatoirement avec les organismes recevant une contribution égale ou supérieure à $. L entente doit décrire la visibilité accordée à la Caisse en échange de son aide financière. 11. Délai de traitement et calendrier Toute demande sera traitée dans un délai de 90 jours à compter de sa date de dépôt dans la mesure où elle est complète. Pour la période estivale, du 1 er mai au 31 juillet, la période de traitement sera de 120 jours. Toute demande incomplète sera retournée au demandeur pour correction, devra être déposée à nouveau et sera traitée ultérieurement. Le calendrier annuel de dépôt des demandes comprend 6 dates de dépôt par année. Les demandes doivent être reçues au plus tard le dernier jour de chaque mois : 28 février 30 avril 31 juillet 30 septembre 15 novembre 31 décembre 10

12 Annexe A - Plan de visibilité Un plan de visibilité doit accompagner toute demande de commandite ou de Fonds d aide au développement du milieu. L organisme peut soumettre son propre plan de visibilité ou compléter le formulaire prévu à cet effet. Ce plan peut être présenté selon le niveau d implication financière du commanditaire. L organisme accorde et garantit à la Caisse l exclusivité comme partenaire à titre d institution financière. L expression «institution financière» désigne les banques, trusts, Credit union, caisses, sociétés de fiducie, compagnies d assurances, courtiers en valeurs mobilières, entreprises de service de paie et entreprises de carte de crédit et autres entreprises offrant des produits et services analogues. L organisme s engage à respecter les règles et normes d utilisation graphique de la signature (logo) de la Caisse, lesquelles sont précisées sur le site Internet L organisme s engage à obtenir l autorisation de la Caisse avant la production, l impression ou l utilisation de tout matériel ou document comprenant la signature (logo) de la Caisse. À moins d indication contraire, seule l appellation «Caisse Desjardins du Lac-Memphrémagog» est autorisée sur l ensemble du matériel et document promotionnel ou publicitaire. Voici des exemples de plan de visibilité qui peuvent vous inspirer. EXEMPLE I ÉVÉNEMENT CULTUREL Logo sur toutes les affiches distribuées dans la région (X affiches) Logo sur le dépliant promotionnel (X copies distribuées dans les réseaux commerciaux de Magog, Orford et Eastman) Brochure de programmation : une page de publicité en couleur au dos de la brochure de programmation Site Internet : logo et hyperlien sur la page d accueil Sur le site de l événement : exposition de deux bannières autoportantes (une à l entrée et une sur la scène) Projection publicitaire : projection de votre publicité couleur sur grand écran Mention au micro : mention «présenté par» lors de l événement 11 11

13 Publicités dans les journaux : logo et mention «présenté par» dans les publicités annonçant l événement. Journal A : X parutions d une page de publicité avec le logo de nos 5 commanditaires Journal B: X parutions d une demie page de publicité avec le logo de nos 5 commanditaires Publicités télévisées sur la chaîne A : spot de trente secondes, du [date] au [date], logo et mention «présenté par» Relations de presse et communiqués : logo et mention «présenté par» sur les communiqués relatifs à l événement, invitation à la conférence de presse et mention lors de la conférence de presse Coquetel de bienvenue : invitation au Coquetel V.I.P. Billets de faveur : six billets V.I.P. pour l événement EXEMPLE II COMPÉTITION SPORTIVE Sur le site de l événement : exposition de deux coroplastes 4 x 8 et de deux oriflammes (drapeaux) Installation de la tente promotionnelle 10 x 10 Logo sur le panneau de remerciement des commanditaires Programme de l événement remis aux spectateurs : logo sur la page couverture et une demie page de publicité en couleur Projection publicitaire : projection du logo sur grand écran lors des matchs Mention au micro : plusieurs mentions lors de chaque match Logo sur les chandails des joueurs Logo sur le DVD de la compétition Logo lors de la diffusion des matchs sur Internet Site Internet : logo et hyperlien dans la section «partenaires»; bandeau publicitaire avec hyperlien sur la page d accueil 12 12

14 Publicités dans les journaux : logo sur toutes les publicités annonçant la compétition Reportage télévisé : logo et mention Relations de presse et communiqués : mention dans les communiqués de presse relatifs à l événement, invitation à la conférence de presse et mention lors de la conférence de presse Remise des prix par un représentant de la Caisse Billets de faveur : quatre billets de faveur pour chaque match EXEMPLE III TOURNOI DE GOLF Installation de la tente promotionnelle 10 x 10 à l inscription des participants Coroplastes 3 x 6 ou oriflammes (drapeaux) sur deux des 18 trous du terrain de golf Bannière autoportante à l entrée et dans la salle de réception pour le souper Quatuor de la Caisse incluant quatre billets de golf complets et deux voiturettes Huit billets pour le souper Logo sur les billets Logo et hyperlien sur le site Internet Logo sur le panneau des commanditaires dans la salle de réception Mention de la Caisse à plusieurs reprises par le maître de cérémonie lors de la soirée Logo dans la brochure de remerciements Projection du logo sur écran géant dans la salle de réception Remise de prix spéciaux par le représentant de la Caisse 13 13

15 EXEMPLE IV COMMANDITE DES ACTIVITÉS ANNUELLES DE L ORGANISME Logo sur toutes les affiches Logo sur les dépliants promotionnels de l organisme Affichage permanent de la Caisse (coroplaste 2 x 4 ) dans les locaux de l organisme Site Internet : logo et hyperlien sur toutes les pages du site Internet Papier entête : logo sur le papier entête de l organisme Déjeuner conférence ou événement spécial : affichage d une bannière autoportante sur le site de l événement; remise d un dépliant promotionnel EXEMPLE V PROJET DE FONDS D AIDE AU DÉVELOPPEMENT DU MILIEU Logo sur toutes les affiches Logo sur les dépliants Logo sur le papier entête et à l intérieur du rapport annuel de l organisme Conférence de presse : allocution d un représentant de la Caisse, logo sur le communiqué de presse, insertion d un communiqué émis par la Caisse dans la pochette de presse, visibilité lors des conférences de presse (bannière autoportante, coroplaste ou oriflamme) Remise officielle du chèque avec couverture médiatique Invitation à la première pelletée de terre et à l inauguration officielle Offrir un espace pour l installation d un kiosque ou d une tente promotionnelle à la Caisse lors de l inauguration et permettre à la Caisse d avoir une équipe d animation présente à cet événement Plaque honorifique apposée à l intérieur ou à l extérieur du bâtiment Site Internet : logo et hyperlien Bulletin virtuel : logo sur les bulletins mensuels envoyés aux membres Une location de salle gratuite par année sur une période de cinq ans 14 14