CAHIER DES CHARGES SPECIAL Outil BPM

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1 CAHIER DES CHARGES SPECIAL Outil BPM Nouvelle version 04/08/2010: Modifications: - p8: schéma - p9: schéma - p22 : critères d attribution (indiquée en rouge) - p39 : référence Architecture Building Blocks (indiquée en rouge) - p49: référence Architecture Building Blocks (indiquée en rouge) - p51 : schéma Date de la séance d'ouverture des offres : le 07/09/2010 Dépôt des offres exclusivement auprès de : SPF Finances Service d'encadrement ICT Attn. Me Nathalie Orban Bd Roi Albert Roi Albert II 33, bte BRUXELLES

2 1 PARTIE A : Dispositions générales Description générale du marché Objet et nature du marché Contexte spécifique Objectifs Objet Planning Procédure et nature du marché Durée du marché Commandes pour d autres services fédéraux Résiliation Pouvoir adjudicateur - Informations complémentaires Séance d'information Dépôt et ouverture des offres Dépôt des offres Offres envoyées par un canal électronique Offres non soumises par la voie électronique Modification ou retrait d'une offre déjà déposée Ouverture des offres Service dirigeant fonctionnaire dirigeant Description des services à exécuter Dispositions régissant le marché Législation Documents relatifs au marché Les documents du soumissionnaire Autres documents Offres Généralités Durée de validité de l'offre Variantes Contenu de l'offre Fondés de pouvoir Documents techniques à joindre aux offres Évolution technologique Prix Prix Révision des prix Clause du client le plus favorisé Responsabilité du fournisseur Critères de sélection Régularité des offres Critères d'attribution Critères de sélection Critères d'exclusion Critères de sélection relatifs à la capacité economique et financière du soumissionnaire Critères de sélection relatifs à la capacité technique du soumissionnaire Régularité des offres Critères d'attribution Liste des critères d'attribution

3 Casus Le critère 'prix' Autres critères Cotation définitive Dispositions relatives à l'exécution du marché Notification Cautionnement Réceptions Spécifications techniques Suivi de la bonne exécution des services Opérations de contrôle Réceptions provisoires Réceptions définitives Frais de réception Modalités de réception Exécution des services Délais et clauses particulières Lieu d'exécution des services et formalités Lieu d'exécution des services et horaires Normes et standards à respecter dans le cadre de ce marché Évaluation des services exécutés Sous-traitants Personnel de l'adjudicataire Moyens techniques mis à disposition par le SPF Finances Documentation Tâches des collaborateurs du SPF Finances Planning Suivi de l'exécution du marché Facturation et paiement des services Engagements particuliers du prestataire de services Propriété Moyens de défense à la disposition de l'administration - Litiges PARTIE B : PRESCRIPTIONS TECHNIQUES Introduction Présentation du SPF Finances Le SPF Finances : généralités Objectif du Business process management (gestion des processus métier) Processus du SPF Finances Organisation BPM au SPF Finances Rôles dans la gestion des processus au SPF Finances Le propriétaire de processus Le gestionnaire de processus Le coordinateur de processus Le collaborateur de processus L organisation de support de BPM au sein du SPF Finances Le service BPM stratégique Les cellules BPM opérationnelles par Administration générale ou service d'encadrement BPMN : le standard pour la modélisation au sein du SPF Finances

4 2.2 Description du marché Description des objectifs Exigences fonctionnelles Fonctionnalités de base Questions concernant les fonctionnalités Exigences techniques Standards ICT SPF Architecture de la solution Repository central gestion : Administration : Interfaces diverses : Implémentation Formation Assistance Aspects techniques Généralités Critères génériques et spécifiques Intégration aux standards existants et futurs de l'architecture technologique du SPF Finances SLA, maintenance et garantie Garantie Maintenance Maintenance logicielle Présentation de la maintenance Application et durée de la maintenance Indemnisation pour non-respect des délais d'intervention SLA Licences et prix Licences Prix Logiciels implementation du logiciel Formation ANNEXES Annexe 1 : MODÈLE DE SOUMISSION (aspects administratifs) Objet de la soumission Identification du soumissionnaire Durée de validité de la soumission Documents à joindre à la présente soumission Éléments techniques Compréhension des objectifs à atteindre Description de la méthodologie proposée Services Licences Formations Environnement recommandé Éléments financiers Annexes Annexe 2 : MODÈLES DE TABLEAUX DE PRIX

5 ANNEXE 2.1 Modèle de tableau de prix pour les SERVICES (Première phase : phase PILOTE)...68 ANNEXE 2.2 Modèle de tableau de prix pour les FORMATIONS (Première phase : phase d essai)...69 ANNEXE 2.3 :...70 ANNEXE 2.4 Modèle de tableau de prix pour les SERVICES (Deuxième phase : phase d extension)...73 ANNEXE 2.6 Résumé des prix Annexe 3 : FORMULAIRE TYPE POUR LA PRÉSENTATION DES RÉFÉRENCES Annexe 4 : MODÈLE DE CV POUR LES PERSONNES AFFECTÉES AU PROJET Annexe 5 : Exemple de description de processus BPMN Annexe 6: Modèle de questions et réponses

6 CAHIER DES CHARGES SPÉCIAL : Outil BPM APPEL D OFFRES GENERAL POUR LA FOURNITURE D UN OUTIL LOGICIEL BPM AVEC LES SERVICES CORRESPONDANTS, POUR LE COMPTE DU SERVICE PUBLIC FEDERAL FINANCES 1 PARTIE A : DISPOSITIONS GENERALES 1.1 DESCRIPTION GENERALE DU MARCHE OBJET ET NATURE DU MARCHE CONTEXTE SPECIFIQUE Le SPF considère comme un objectif stratégique d évoluer vers une gestion permanente et active des processus. À partir de là, on pourra progresser vers un système d optimisation permanente, gérer la qualité et entamer l implémentation du contrôle interne. Nous devons disposer d un outil intelligent et spécialisé pour la gestion, la documentation et la mise à disposition (publication) actives des processus, à l intention des utilisateurs, mais éventuellement aussi de nos partenaires OBJECTIFS Les objectifs du présent cahier des charges sont les suivants : Livraison et installation d un outil de Business Process Management Implémentation de l outil BPM aux mesures du SPF Finances Formation des utilisateurs durant la phase pilote Maintenance et garantie de l environnement OBJET Livraison, installation, mise en œuvre et maintenance d'un outil de Business Process Management au sein de l architecture technique générale du SPF Finances. Le marché compte un seul lot. Les services sont décrits à la partie B 'Prescriptions techniques' du cahier des charges spécial PLANNING Le projet est divisé en deux phases, qui font toutes deux partie du marché. Phase 1 : Phase pilote La phase pilote durera au total 10 mois et comportera 3 étapes : Étape 1 : Livraison, installation et implémentation d un outil de Business Process Management, avec formation incluse Cette étape durera au maximum 2 mois à partir du début du marché (le premier jour calendrier suivant à la journée à laquelle le fournisseur a reçu l avis d attribution du marché). Elle comprend les éléments suivants : Livraison, installation et implémentation d un outil de Business Process Management.. Pour chaque profil d utilisateur, nous prévoyons les effectifs suivants : o 15 concurrent users du type «business analyst» 6

7 o 15 concurrent users du type «collaborateur BPM» o 1 concurrent user du type «gestionnaire de systèmes» o 50 concurrent user (100 utilisateurs internes) du type «propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus» o 500 utilisateurs internes du type «collaborateur processus» (viewer) : le SPF Finances envisage de publier ses processus sur le site intranet (viewer). Le SPF laisse le choix pour déterminer ce qui est nécessaire pour ce type d utilisateurs au soumissionnaire. Formation des agents : collaborateurs BPM business analysts Minimum 1 et maximum 5 collaborateurs IT : gestion de système + lien avec l automatisation des process flows Étape 2 : Démarrage et accompagnement d une série de pilotes Après l étape 1, démarrage de l étape 2 : L utilisation d un outil Business Process Management pendant une période de 8 mois au minimum, à partir de l installation jusqu à la fin de la phase pilote. Pendant cette période, chaque entité et service d encadrement lancera un pilote : Les pilotes permettront de tester les fonctionnalités offertes par l outil. Cela signifie qu on conviendra avec les entités / services d encadrements des fonctionnalités spécifiques qui feront l objet de leur pilote. Les aspects suivants pourront être abordés (liste non exhaustive) : o Conception et modélisation des processus o Analyse des processus o Optimisation des processus o Description et documentation des processus o Application du contrôle de gestion (cadre COSO) o Prototypage o Publication et accessibilité des processus en consultation o Synchronisation entre processus et IT o Génération de BPEL process executables o Gestion des KPI-processus o Durant l exécution des pilotes, les agents concernés du SPF Finances seront épaulés par un coach du soumissionnaire. Nous prévoyons un maximum de 60 jours de coaching sur le terrain, axé sur l utilisation de l outil, consommable par homme/jour. Étape 3 : Évaluation et décision de poursuite Après 8 mois à partir du début du marché (le premier jour calendrier suivant à la journée à laquelle le fournisseur a reçu l avis d attribution du marché), l étape 3 démarrera. L étape 3 prendra au maximum 2 mois. Elle sera concentrée sur l évaluation des différents pilotes : Le résultat de chaque pilote sera évalué par une équipe présidée par le responsable de la cellule BPM stratégique ; l équipe regroupera le responsable de la cellule BPM opérationnelle et au minimum un business analyste. Sur la base des résultats et de l évaluation, la phase GO/NO GO permettra de prendre une décision concernant : 1/ la poursuite ou non du projet ; 2/ le cas échéant, le nombre de licences à acquérir ; et 3/ les fonctionnalités à retenir pour une deuxième phase. 7

8 En cas de décision NO GO, le projet est arrêté, sans que le pouvoir adjudicateur soit tenu de motiver son choix. Les services prestés à la phase 1 seront payés comme prévu. Phase 2 : phase d extension La phase d extension démarre suite à une décision GO La phase d extension dure 36 mois. Elle couvre les éléments suivants : L établissement d un planning pour le déploiement des fonctionnalités de l outil BPM. Le planning de déploiement doit être établi aux mesures du SPF Finances et en concertation avec lui. La durée spécifique de la période de déploiement dépend des besoins spécifiques du SPF Finances ainsi que de l'évolution escomptée de la maturité. Si l outil BPM est de conception modulaire, le pouvoir adjudicateur devra décider 1/ quels modules il souhaite acquérir et 2/ combien de licences par module. Le GO est suivi de l'achat d une première tranche de licences, qui couvrent au minimum les fonctionnalités de base de l'outil, pour les profils d'utilisateur suivants : o 15 concurrent users du type «business analyst» o 15 concurrent users du type «collaborateur BPM» o 1 concurrent user du type «gestionnaire de système» o 50 concurrent user (100 utilisateurs internes) du type «propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus» o 500 utilisateurs internes du type «collaborateur processus» (viewer) : le SPF Finances envisage de publier ses processus sur le site intranet (viewer). Le SPF laisse le choix pour déterminer ce qui est nécessaire pour ce type d utilisateurs au soumissionnaire. L achat de tranches et/ou modules supplémentaires fera l objet d une décision annuelle, sur la base des besoins évalués. La première fois, ceci se passera au début de la phase d extension et se répètera chaque année. Le SPF n est pas tenu de passer à la phase PROCEDURE ET NATURE DU MARCHE La procédure choisie est celle de l'appel d'offres général avec publication au niveau européen (article 53 de l'arrêté Royal du 8 janvier 1996). En application de l'article 18 de la loi, le pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à octroyer le marché, soit recommencer la procédure, si besoin suivant une autre méthode. Il s agit d un marché de fournitures avec services correspondants, concernant l implémentation d un outil de Business Process Management (le logiciel qui constitue l environnement), avec configuration, mise en service, maintenance et garantie, sur la base des fondements technologiques définis dans le cadre de l architecture IT du SPF Finances. Il s agit d'un marché mixte (A.R. du 8 janvier 1996, art. 86) DUREE DU MARCHE 8

9 Le marché commence le premier jour calendrier qui suit le jour ou le fournisseur reçoit la notification de l attribution du marché. Il est conclu pour une période de trois ans et dix mois. Le marché se décompose comme suit : - première phase : dure maximum 10 mois, à partir de la date de début du projet. - deuxième phase, une phase d extension : entre la fin de la première phase et la fin du projet; duré maximale totale : 3 ans. Le SPF Finances se réserve le droit de prolonger le contrat de deux fois un an. La décision appartient exclusivement à l'administration COMMANDES POUR D AUTRES SERVICES FEDERAUX D autres Services Publics Fédéraux peuvent passer des commandes sur la base de ce marché. Le soumissionnaire doit, pour ces commandes, appliquer les mêmes conditions (prix, solution technique, délais, ) que celles proposées dans le cadre du présent marché RESILIATION Sous réserve d éventuelles mesures imposées d office, le marché pourra à tout moment être résilié d office par le pouvoir adjudicateur moyennant un délai de préavis de 90 jours calendrier signifié par lettre recommandée. La résiliation du contrat aux conditions ci-dessus ne donne à aucune des parties le droit de prétendre à une quelconque indemnisation POUVOIR ADJUDICATEUR - INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Le pouvoir adjudicateur est l'état belge, représenté par le Ministre des Finances, rue de la Loi 12, 1000 Bruxelles. Le fonctionnaire dirigeant est Monsieur L. Collet, Directeur du Service d encadrement ICT. Pour obtenir des informations complémentaires à propos de la procédure, adressez-vous à Nathalie Orban, Premier Attaché aux Finances, tél. : 0257/64312, fax : 0257/ 96801, courriel : [email protected] Des informations complémentaires relatives au contenu du marché peuvent être obtenues auprès de : Katelijne Seneca, chef de projet, tél. : 0257/ 63746, courriel : [email protected] Jean-Christophe Troussart, coordinateur ICT, tél. : 0257/ , courriel : [email protected] SEANCE D'INFORMATION Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d'organiser une séance d'information unique à l'intention des candidats-soumissionnaires. La séance se tiendra entre le moment de la publication du marché au Bulletin des Adjudications et au Journal des Publications de l'union Européenne et le jour de l'ouverture des offres. Après cette séance d'information, il ne sera plus répondu à aucune question, afin que tous les candidats-soumissionnaires soient traités sur le même pied. 9

10 La séance d information aura lieu le 4 août à 10h à l adresse suivante : SPF Finances Service d'encadrement ICT Tour C - 5e étage, salle madarin Bd Roi Albert II 33, bte BRUXELLES Il sera exclusivement répondu aux questions soumises au plus tard le 31 juillet 2010 via le document de l annexe 6. Les questions seront envoyées exclusivement par courriel, dans un ficher spreadsheet en pièce jointe à l'adresse [email protected]. Toutes les questions doivent obligatoirement mentionner les références au cahier des charges pour faciliter une réponse rapide (p.ex. Partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1). Veuillez aussi préciser la langue du cahier des charges que vous utilisez (les numéros de page peuvent varier avec la langue). Au cours de la séance d'information, l'objet du marché sera brièvement exposé. Les réponses aux questions posées à temps seront données oralement durant la séance d'information, puis publiées sur le site Internet du SPF Finances. Les entreprises intéressées sont invitées à se faire connaître à l'avance en envoyant un courriel à l'adresse [email protected], avec le nom et la fonction de la ou des personnes qui assisteront à la séance d'information. Pour des raisons d'organisation, chaque entreprise peut dépêcher au maximum deux personnes. Si les entreprises intéressées constatent des lacunes ou des imprécisions dans le cahier des charges, elles sont invitées à en faire état par écrit avant la séance d'information, suivant les mêmes modalités que pour l'envoi des questions. Le SPF Finances attache une grande importance à l'égalité de traitement entre les soumissionnaires. Les spécifications de ses cahiers des charges sont rédigées à la lumière de cette volonté. Si une firme intéressée estime néanmoins que sa candidature est exclue ou que ses chances sont diminuées par certaines spécifications de ce cahier des charges, elle est invitée à le faire savoir par écrit, au plus tard lors de la séance d'information. Au besoin, le SPF adaptera le cahier des charges, s'il le juge nécessaire, pour en tenir compte DEPOT ET OUVERTURE DES OFFRES Avant leur ouverture, les offres sont déposées via l'application électronique e-tendering (pour plus de détails, voir cidessous), par la poste (de préférence en recommandé) ou en mains propres auprès du pouvoir adjudicateur. Les offres sont acceptées pourvu que la séance d ouverture des offres ne soit pas encore déclarée ouverte DEPOT DES OFFRES OFFRES ENVOYEES PAR UN CANAL ELECTRONIQUE Les offres électroniques peuvent être déposées via le site Internet e-tendering qui garantit le respect des conditions de l'article 81 ter de l'ar du 8 janvier Il est à noter que l'envoi d'une offre par courriel ne satisfait pas à ces conditions. Aussi ce mode de soumission des offres n'est-il pas admis. Indépendamment des variantes éventuellement autorisées, chaque soumissionnaire ne peut déposer qu'une offre par marché. L'offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant la date limite prévue pour la réception des offres. Le soumissionnaire peut déposer son offre en partie sur papier et en partie sous forme électronique, les deux parties formant une seule et même offre. En soumettant tout ou partie de son offre par la voie électronique, le soumissionnaire accepte que les données générées par le système de réception soient enregistrées (article 81 quinquiès de l'ar du 8 janvier 1996). Au besoin, les attestations demandées dans le cahier des charges sont scannées pour être jointes à l'offre. On trouvera davantage d'informations sur le site web : 10

11 ou au numéro de téléphone du Helpdesk e-procurement : FR: Liza Torossian , [email protected] NL: Peter Christiaens , [email protected] OFFRES NON SOUMISES PAR LA VOIE ELECTRONIQUE Les offres non soumises par un canal électronique sont glissées dans une enveloppe fermée. L'enveloppe porte les mentions suivantes : le nom du cahier des charges ; la date et l'heure de l'ouverture des offres. Cette enveloppe est à son tour glissée dans une deuxième enveloppe, portant les mentions suivantes : le mot OFFRE dans le coin supérieur gauche ; l'adresse du destinataire : SPF FINANCES, Service d'encadrement ICT À l attention de Madame Orban Projet BPM tool Tour C, 5ème étage, bd Roi Albert II 33, bte BRUXELLES MODIFICATION OU RETRAIT D'UNE OFFRE DEJA DEPOSEE Si le soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée ou soumise, il doit le faire suivant les dispositions de l'article 105 de l'ar du 8 janvier La modification ou le retrait d'une offre déjà déposée peut être faite par la voie électronique, suivant les dispositions de l'article 81 de l'ar du 8 janvier 1996, ou sur papier. La modification ou le retrait d'une offre déjà envoyée ou soumise nécessite une déclaration écrite dûment signée par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. Sous peine de nullité de l'offre, cette déclaration doit mentionner l'objet et la portée des changements. Le retrait doit être inconditionnel. Le retrait peut aussi être signifié par télégramme, télex ou télécopie, moyennant les conditions suivantes : 1. L'avis de retrait parvient au président de la séance d'ouverture des offres avant l'ouverture de la séance ; 2. L'avis de retrait est confirmé par lettre recommandée, déposée à la poste au plus tard le jour qui précède la séance d'ouverture des offres. Cette condition ne s'applique pas si le soumissionnaire a recours à des moyens électroniques conformes aux dispositions de l'article 81 de l'ar du 8 janvier Remarque : Pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient déposées par la voie électronique. Le choix appartient cependant au soumissionnaire et n'influencera en aucune façon l'analyse et l'évaluation de l'offre OUVERTURE DES OFFRES La séance publique d'ouverture des offres sur papier et électroniques aura lieu le 7 septembre 2010 à 11 heures, à l'adresse suivante : SPF Finances North Galaxy, Bd Roi Albert II 33 11

12 1030 Bruxelles Socle, Salle 1 (Petite salle). Seuls les membres du service d Encadrement ICT sont habilités à délivrer une preuve de dépôt d'offre. Le soumissionnaire accepte l'entière responsabilité du mode d'expédition et de réception de son offre dans le délai imparti. Toute offre déposée hors de ce délai sera exclue. Cependant, une offre tardive envoyée par courrier recommandé au plus tard quatre jours calendrier avant la date limite peut encore être prise en considération par le pouvoir adjudicateur s'il n'a pas encore fait connaître sa décision. Dans le cadre de l'examen des offres par le pouvoir adjudicateur, l'attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu'ils doivent accepter une visite de leurs installations par les délégués du pouvoir adjudicateur SERVICE DIRIGEANT FONCTIONNAIRE DIRIGEANT Le service dirigeant, au sens des articles 1 et 2 des Conditions générales d'entreprise, est le service d encadrement ICT. Ce service est seul compétent pour superviser et contrôler le marché DESCRIPTION DES SERVICES A EXECUTER Les fournitures/services doivent être conformes aux spécifications de la partie B du présent cahier des charges spécial DISPOSITIONS REGISSANT LE MARCHE Ce marché est soumis à la réglementation relative aux marchés publics, pourvu qu'il n'y soit pas dérogé par les conditions exposées dans le présent cahier des charges et ses annexes LEGISLATION - Loi du 24 décembre 1993 concernant les marchés publics et certains marchés d'adjudication de travaux, fournitures et services (M.B. du 22 janvier 1994); - Arrêté Royal du 8 janvier 1996 (M.B. du 26 janvier 1996) concernant les marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi que les concessions de travaux publics; - Arrêté Royal du 26 septembre 1996 concernant les conditions générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics + annexe: conditions générales d'entreprise relatives aux marchés publics de travaux, fournitures et services ainsi qu'aux concessions de travaux publics (M.B. du 18 octobre 1996); - Toutes les modifications des lois et des arrêtés ci-dessus qui sont en vigueur le jour de l'ouverture des offres DOCUMENTS RELATIFS AU MARCHE - Le présent cahier des charges spécial Outil BPM. - Les avis relatifs au marché et les avis de modification, annoncés ou publiés dans le Bulletin des Adjudications et dans le Journal des Publications de l'union Européenne, qui concernent les marchés publics en général, ainsi que les avis de modification relatifs au présent marché, envoyés aux destinataires individuels par lettre recommandée ou télécopie. Ces avis font partie intégrante des conditions contractuelles. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte dans la rédaction de son offre. - Les clarifications résultant de la séance d'information (questions posées et réponses données par le pouvoir adjudicateur). Ces précisions font partie intégrante des conditions contractuelles. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte dans son offre LES DOCUMENTS DU SOUMISSIONNAIRE 12

13 - L'offre du soumissionnaire ; - Les précisions et engagements acceptés par le SPF Finances et qui complètent l'offre (avec la même référence) suite aux questions et demandes de clarification AUTRES DOCUMENTS Les documents suivants contiennent des informations indispensables à une bonne compréhension du marché. - Cahiers des charges d autres projets simultanés de l administration, avec les corrélations nécessaires (voir ) - Documentation Coperfin : et - Documentation des fondements ICT : : OFFRES GENERALITES L'attention des soumissionnaires est attirée sur l'article 10 de la Loi du 24 décembre 1993 et sur l'article 78 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatifs aux incompatibilités. Art Doit être exclue, la demande de participation ou l offre en vue d une adjudication publique de travaux, fournitures ou services par toute personne chargée de l examen, des essais, de l étude ou du développement de ces travaux, fournitures ou services, si ces prestations confèrent à la personne en question un avantage de nature à perturber les conditions de la concurrence normale. Pour cette raison, avant d exclure la demande de participation ou l offre de cette personne, le pouvoir adjudicateur l invite par lettre recommandée à produire par écrit les pièces établissant que cette personne ne bénéficie pas d'un tel avantage. Cette formalité ne s'impose pas si ces justifications ont été jointes à la demande de participation ou à l'offre. Dans son offre, le soumissionnaire est invité à insérer une déclaration justifiée, établissant qu'il n'a profité d'aucun avantage de nature à falsifier la concurrence normale. Le soumissionnaire est tenu d'utiliser le formulaire d'offre annexé à ce cahier des charges. S'il utilise d'autres documents, il doit mentionner sur chacun d'eux la correspondance avec le formulaire d'offre joint à ce cahier des charges spécial (Art. 89 de l'ar du 8 janvier 1996). Les offres et les annexes au formulaire d'offre sont rédigées en français ou en néerlandais. Le soumissionnaire doit préciser la langue à utiliser pour l'interprétation du contrat, à savoir le français ou le néerlandais. En soumettant son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses propres conditions générales ou particulières de vente, même si elles figurent dans une ou plusieurs annexes de son offre. Le formulaire d'offre est joint au cahier des charges spécial. L'offre doit être déposée en quatre exemplaires (un original, deux copies sur papier et un exemplaire sous forme électronique, CD-Rom contenant par exemple un ou plusieurs fichiers OpenOffice ou PDF). Dans l'exemplaire électronique, les tableaux de prix doivent occuper un fichier séparé, distinct de l'offre technique. Chaque exemplaire et ses annexes doivent être signés par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. À défaut, l'offre sera déclarée irrégulière. Les biffures, ratures, additions et corrections, dans l'offre comme dans ses annexes, doivent être signées (et non parafées) par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. À défaut, l'offre est considérée comme irrégulière. 13

14 En cas de différence entre la version papier et la version électronique, l'exemplaire original de la version papier primera. Le soumissionnaire doit vérifier l absence de virus sur le support électronique afin d éviter de contaminer l infrastructure informatique du SPF Finances. Dans son offre, il doit préciser le nom et la version de son antivirus, et garantir que le support a été contrôlé et est exempt de virus. Toute offre doit apporter une réponse complète aux questions de la partie technique. Les offres doivent répondre aux exigences formulées dans le cahier des charges spécial, en mentionnant clairement le numéro et le texte de l exigence en question. La réponse suivra immédiatement l énoncé de chaque exigence. Si les réponses aux questions de la partie technique comportent des références aux manuels techniques du soumissionnaire (PAS de brochures publicitaires!), ces références doivent renvoyer à des pages et paragraphes spécifiques. Toute offre doit inclure les manuels auxquels il est fait référence. Les soumissionnaires doivent identifier toutes les limitations de la solution proposée. Toutes les réponses aux exigences énoncées dans le cahier des charges doivent exposer clairement comment le système se conformera à ces impératifs et comment le besoin en question sera comblé. Le soumissionnaire doit indiquer clairement si une personnalisation (adaptation sur mesure) est nécessaire pour répondre à un besoin obligatoire ou à une spécification souhaitée. Le coût de la personnalisation doit être détaillé dans l'inventaire. Si la personnalisation s impose, le soumissionnaire explique en détail la portée de l opération. Les illustrations et tableaux seront numérotés ; les renvois dans le texte se feront à l aide des numéros correspondants. Le soumissionnaire doit dresser un tableau des critères de sélection récapitulant tous les aspects de son offre à la lumière de ces critères. Le soumissionnaire est tenu de se conformer expressément à toutes les dispositions administratives et contractuelles de ce cahier des charges. Toute réserve ou refus d une des ces dispositions peut entraîner l'irrégularité de l'offre DUREE DE VALIDITE DE L'OFFRE Le soumissionnaire est tenu par son offre pendant une période d au moins 240 jours calendrier à compter du jour qui suit la date limite de dépôt des offres VARIANTES Chaque soumissionnaire ne peut déposer qu'une offre. Les variantes ne sont pas admises CONTENU DE L'OFFRE L'offre doit obligatoirement contenir les renseignements suivants et respecter la table des matières suivante : - Le modèle de soumission annexé au présent cahier des charges, dûment complété et signé. - En annexe 1 : sélection qualitative (critères d exclusion) et pouvoirs - En annexe 2 : sélection qualitative (capacité économique et financière) - En annexe 3 : sélection qualitative (capacité technique) - En annexe 4 : offre technique - En annexe 5 : PID (project initiation document ) avec plan de projet détaillé (description détaillée sous ) - En annexe 6 : curriculum vitae (voir annexe 4) - En annexe 7 : autres documents. 14

15 L'offre technique ne peut contenir aucune précision administrative ni indication de prix. Le soumissionnaire doit numéroter de façon continue et ininterrompue toutes les pages de son offre et de ses annexes. Chaque page doit être parafée FONDES DE POUVOIR Toute offre déposée par un fondé de pouvoir doit mentionner l'entité au nom de laquelle elle est déposée. Le fondé de pouvoir doit joindre à l'offre un acte authentique ou privé établissant ses mandats, ou une copie de l'acte. Il peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur Belge dans laquelle les mandats en question ont été publiés DOCUMENTS TECHNIQUES A JOINDRE AUX OFFRES Les documents techniques à joindre à l'offre peuvent être en anglais s'il n'en existe pas de traduction dans la langue de l'offre ÉVOLUTION TECHNOLOGIQUE Si, avant l'expiration du délai de livraison, une évolution technologique donne naissance à des logiciels plus avancés en termes de performances ou de fonctionnalités, sans augmentation de prix, l'adjudicataire est tenu d'en avertir le pouvoir adjudicateur et de proposer le remplacement. Le pouvoir adjudicateur est libre d'accepter ou de refuser la proposition PRIX PRIX Le soumissionnaire mentionnera de façon détaillée le prix de chaque partie de son offre. À cet effet, il utilisera les modèles de l annexe 2 modèles de tableaux de prix du présent cahier de charges. Tous les prix cités sur le formulaire d'offre sont obligatoirement exprimés en euros. Le présent marché est un marché mixte. Le fournisseur est censé avoir inclus dans son prix unitaire tous les frais possibles en sus des fournitures et services, à l'exception de la TVA. Les listes de prix pour la livraison du logiciel : 1. Phase 1 (phase pilote) : Prix des services à fournir, y compris l utilisation des licences couvrant toutes les fonctionnalités demandées. 2. Phase 2 (phase d extension) : Prix du logiciel avec les fonctionnalités de base demandées et le prix de chaque fonctionnalité proposée en option. Le GO est suivi de l'achat d une première tranche de licences, qui couvrent au minimum les fonctionnalités de base de l'outil, pour les profils d'utilisateur suivants : 15 concurrent users du type «business analyst» 15 concurrent users du type «collaborateur BPM» 1 concurrent user du type «gestionnaire de système» 15

16 50 concurrent users (100 utilisateurs internes) du type «propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus» 500 utilisateurs internes du type «collaborateur processus» (viewer) : le SPF Finances envisage de publier ses processus sur le site intranet (viewer). Le SPF laisse le choix pour déterminer ce qui est nécessaire pour ce type d utilisateurs au soumissionnaire. Chaque année, la décision peut être prise d acquérir des licences supplémentaires, soit pour les fonctionnalités de base, soit pour des fonctionnalités en option, en fonction de l'évaluation des besoins. Pour les profils de business analyste, collaborateur BPM et gestionnaire de système, le nombre maximum de concurrent users est le suivant : 20 concurrent users du type «business analyst» 20 concurrent users du type «collaborateur BPM» 1 concurrent user du type «gestionnaire de système» Pour les profils de propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus et collaborateur processus, le nombre maximum d utilisateurs internes est le suivant : 500 utilisateurs internes du type «propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus» utilisateurs internes du type «collaborateur processus» (viewer) Pour les fonctionnalités de base, le soumissionnaire spécifie, par type, un prix total pour les licences de l achat de la première tranche. Pour l achat des tranches supplémentaires, le soumissionnaire spécifie le prix par tranches de 5 ou 50, selon le type. Pour les fonctionnalités en option, le soumissionnaire spécifie chaque fois un prix pour 10 concurrent users. Pour chacun des programmes visés plus haut, le soumissionnaire doit mentionner : Le nom du produit + la version Le système d exploitation supporté La description du produit et le besoin auquel il répond, avec les références au présent cahier des charges spécial La durée de validité de la licence Tous les prix figurent au tableau de prix de l annexe 2. Le prix de la licence Le prix de la maintenance du produit (mises à jour, correctifs, upgrades, major upgrades, releases ). La décomposition par utilisateur est facultative. Si un même type de licence peut être utilisé par plusieurs 'users', cela ne pose pas de problème. Le prix mentionné doit donner aux utilisateurs couverts par la licence la possibilité d utiliser le logiciel sur n importe quelle plate-forme ou SE ; il doit s agir d un prix global. Le soumissionnaire doit expliquer clairement en quoi consistent les droits sur le logiciel octroyés par la licence (achat) ; il doit aussi préciser si ces droits sont limités dans le temps ou autrement. 16

17 Enfin, le soumissionnaire doit indiquer clairement combien d utilisateurs simultanés sont pris en compte pour le calcul du nombre de licences ou pour une licence concurrente. Le soumissionnaire doit expliquer ce qui est couvert par l achat (la première année incluse) ainsi que par le prix unitaire de la maintenance en année 2 et 3. Le prix doit reprendre tous les frais. Le cas échéant, le soumissionnaire doit veiller à : - Ne pas oublier de positionner la politique de licence par rapport aux environnements de back-up et de développement - Se placer dans un contexte évolutif et expliquer sa politique de prix pour la première année et les suivantes en ce qui concerne les licences, la maintenance, les upgrades, les updates... - Expliquer les modalités de prorogation du contrat après le terme de 3 ans et 10 mois couvert par le présent cahier de charges, en particulier les éléments définitivement acquis et les éléments à (re)payer le moment venu si le SPF Finances décide de continuer à utiliser les logiciels. La maintenance des licences couvre tous les upgrades, y compris ceux qualifiés de 'majeurs' par l'adjudicataire. Cela concerne l'ensemble de l offre logicielle (logiciels de base et extensions). Le SPF Finances décidera seul s'il veut installer un upgrade, partiellement ou totalement. Dans le cas d une modification du packaging (regroupement de plusieurs logiciels qui sont vendus ensemble) de l offre logicielle du soumissionnaire, le nouveau packaging sera seulement présenté au SPF Finances pour en extraire les fonctionnalités qui lui profiteront. De même, il ne peut être question d'imposer au SPF Finances une augmentation de prix due à la présence dans le nouveau packaging de fonctionnalités qui n intéressent pas le SPF. Le SPF Finances veut conclure (pour la phase d extension) un contrat de licence de longue durée (trois ans), du type 'concurrent user'. Le SPF Finances se réserve le droit de prolonger le marché de deux fois un an aux mêmes conditions que ceux de la phase d extension. La décision appartient exclusivement à l'administration. Le marché du contrat de licence couvre une période de trois ans (maintenance, garantie, SLA, mise à disposition de personnel). Les trois ans commencent au début de la phase 2 (phase d extension). La période de garantie est de 1 an. La maintenance couvre au maximum 2 ans et commence à la fin de la période de garantie REVISION DES PRIX Pour les fournitures, aucune révision de prix n'est autorisée. La révision des prix des services est possible. Les règles de révision sont les suivantes : Les prix peuvent être revus une fois par an. Chaque année, le prestataire demande la révision du prix par lettre recommandée adressée au Pouvoir Adjudicateur, attn. Service d encadrement B&CG, cellule comptable ICT, bd Roi Albert II 33 bte 785, 1030 Bruxelles. La révision des prix entre en vigueur : le jour anniversaire de l'avis d'attribution du marché si le prestataire a introduit sa demande de révision avant cette date. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après l'anniversaire de l'attribution du marché. le 1er jour du mois qui suit l'envoi de la lettre recommandée si le prestataire a laissé passer un ou plusieurs anniversaires. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après la date visée cidessus (attention: le prestataire de services doit introduire une nouvelle demande pour la révision des prix des services à prester après l'anniversaire suivant). La révision des prix se calcule suivant la formule : P=P0 * (0,8 * S/S0 + 0,2) où : 17

18 P = prix revu P0 = prix initial S0 = indice salarial AGORIA (seulement pour les prestataires belges ; les prestataires étrangers doivent proposer un indice analogue) - moyenne nationale, charges sociales comprises, pour les contrats à partir du 11/07/1981, valable le mois qui précède l'ouverture des offres. S = comme S0 ci-dessus, mais valable le mois qui précède le jour anniversaire de la notification de l'attribution du marché. Pour les indices, voir : Les prix des services commandés en supplément peuvent être revus. La révision suit les règles ci-dessus. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de revoir les prix en cas de baisse de l'indice. Dans ce cas, la révision suit les règles ci-dessus, sauf que la lettre recommandée émane du pouvoir adjudicateur CLAUSE DU CLIENT LE PLUS FAVORISE Le soumissionnaire (et donc l'adjudicataire après l'attribution du contrat) s'engage à offrir à tout moment au SPF Finances les conditions de son client le plus favorisé, pour tous les produits, prestations et services fournis au SPF Finances dans le cadre du présent marché RESPONSABILITE DU FOURNISSEUR Le fournisseur assume la pleine responsabilité des fautes et manquements dans les services fournis, en particulier dans les études, les calculs, les plans ou dans toutes les autres pièces produites par lui en exécution du marché. Par ailleurs, le fournisseur garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci peut être redevable à des tiers du fait du retard dans l'exécution des services ou de la défaillance du fournisseur CRITERES DE SELECTION REGULARITE DES OFFRES CRITERES D'ATTRIBUTION CRITERES DE SELECTION Les soumissionnaires seront évalués à partir des critères de sélection ci-dessous. Seules les offres répondant aux critères de sélection sont prises en considération pour la confrontation aux critères d'attribution visés au point de ce cahier des charges, et dans la mesure où ces offres ont été jugées régulières sur les plans administratif et technique CRITERES D'EXCLUSION Simplification administrative Par le simple fait de participer à la procédure d'adjudication d'un marché public, le soumissionnaire déclare qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion visés aux articles 17, 43 et 69 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi qu'aux concessions de travaux publics. 18

19 Le pouvoir adjudicateur examine l'exactitude de la déclaration implicite sur l'honneur du soumissionnaire dont l'offre arrive en tête de classement. À cet effet, il demande au soumissionnaire concerné de lui fournir par les moyens les plus rapides, dans le délai qu'il spécifie, les renseignements ou documents qui permettront de vérifier sa situation personnelle avant toute décision de passation du marché. Ces renseignements seront cependant demandés par le pouvoir adjudicateur lui-même aux gestionnaires des données, par la voie électronique, si ce mode d'accès est possible gratuitement. Un soumissionnaire peut être exclu de la participation à un marché si le contrôle révèle que sa déclaration sur l'honneur ne correspond pas à sa situation personnelle à la date limite prévue pour la réception des demandes de participation à la procédure restreinte ou à la procédure de négociation avec publication, ou à la date limite prévue pour la réception des offres dans le cas d'une procédure ouverte. Une régularisation a posteriori est en tout état de cause impossible. L'exclusion est également possible si, durant la procédure, il apparaît que la situation du candidat ou du soumissionnaire ne correspond plus à sa déclaration sur l'honneur. Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur établit un classement corrigé, tenant compte de l'incidence possible de la suppression de la demande de participation ou de l'offre du candidat ou soumissionnaire exclu en application des dispositions sur les prix anormaux de l'article 110, 4 de l'arrêté royal du 8 janvier Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l'offre suit immédiatement au classement celle du soumissionnaire exclu, après lui avoir appliqué également ces dispositions. Premier critère d exclusion.1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs doit, avant la date limite de réception des offres, joindre ou présenter au pouvoir adjudicateur une attestation certifiant qu'il est en règle en matière de cotisations de sécurité sociale. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Est en règle pour l'application du présent article, le soumissionnaire qui, suivant la situation au plus tard la veille de la date limite de réception des offres : 1 a transmis à l'office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l'avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2 n'a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieure à EUR, à moins qu'il ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à EUR, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s'il établit, avant la décision d'attribuer le marché, qu'il possède, au jour auquel l'attestation constate sa situation, à l'égard d'un pouvoir adjudicateur au sens de l'article 4, 1 et 2, 1 à 8 et 10 de la loi ou d'une entreprise publique au sens de l'article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à EUR près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. 2. Le soumissionnaire étranger doit joindre à son offre ou présenter au pouvoir adjudicateur, avant la date limite de réception des offres : 19

20 1 une attestation délivrée par l'autorité compétente certifiant que suivant la situation au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays ou il est établi. Lorsqu'un tel document n'est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays ; 2 une attestation conformément au 1, s'il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs..3. À quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s'informer, par tous les moyens qu'il juge utiles, de la situation de tout soumissionnaire en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale. Deuxième critère d exclusion Le soumissionnaire ne peut se trouver dans une des situations suivantes : 1. se trouver en état de faillite ou de liquidation, avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ; 2. avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Pour le soumissionnaire étranger, l'attestation doit émaner de l'organisme administratif compétent du pays concerné, ou, à défaut, le soumissionnaire doit produire une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative. Troisième critère d'exclusion Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA. Le soumissionnaire belge doit joindre à son offre une attestation 276C2 récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration des Contributions Directes, ainsi qu'une attestation récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration de la TVA, certifiant qu'il a accompli ses obligations envers ces administrations. Le soumissionnaire étranger joint à son offre une ou plusieurs attestations récentes (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d'ouverture des offres) émanant de l'administration / des administrations compétente(s) dans son pays pour la perception des contributions directes et de la TVA (ou des taxes qui, dans son pays, remplacent la TVA), mentionnant qu'il est en ordre concernant ses obligations vis-à-vis de l'administration / des administrations précitée(s). Si cette attestation ou ces attestations ne sont pas délivrées dans son pays, il suffit de joindre une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative de son pays. Quatrième critère d'exclusion Quel que soit le stade de la procédure, est exclu de l'accès à ce marché, le prestataire de services qui a été condamné, par une décision de justice ayant force de chose jugée, pour les faits suivants dont le pouvoir adjudicateur a connaissance : 1. participation à une organisation criminelle au sens de l'article 324bis du Code Pénal ; 2. corruption au sens du Code Pénal, article 246 ; 3. fraude au sens de l'article 1 de la Convention sur la protection des intérêts financiers des Communautés Européennes, ratifiée par la loi du 17 février 2002 ; 4. blanchiment d'argent au sens la loi du 11 janvier 1993, article 3, sur la prévention de l'utilisation du système financier à des fins de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme ; Pour les besoins de l'application de ce paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, s'il doute de la situation personnelle d'un prestataire de services, s'adresser aux autorités compétentes en Belgique ou à l'étranger pour obtenir les informations dont il juge avoir besoin. 20

21 Cinquième critère d'exclusion Conformément à l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvier 1996, tel qu'il a été modifié jusqu'à aujourd'hui, le soumissionnaire qui a commis une faute grave dans l'exercice de sa profession, faute constatée par tout moyen considéré comme acceptable par le pouvoir adjudicateur, ne sera pas retenu dans la sélection. Son exclusion peut être déclarée à n'importe quel stade de la procédure. De plus, en signant son offre, le soumissionnaire s'engage à respecter les normes énoncées dans les conventions de base de l'organisation Internationale du Travail (OIT), et en particulier: l'interdiction du travail forcé (convention n 29 sur le travail forcé ou obligatoire, 1930, et convention n 105 sur l'abolition du travail forcé, 1957) ; le droit à la liberté syndicale (convention n 87 sur la liberté de constituer des associations syndicales et la protection du droit d'association syndicale, 1948) ; le droit à l'organisation et à la négociation collectives (convention n 98 sur le droit à l'organisation et à la négociation collectives (1949) ; l'interdiction de la discrimination en matière d'emploi et de rémunération (convention n 100 sur l'égalité des salaires, 1951, et convention n 111 sur les discriminations (profession et exercice d'une profession), 1958) ; l'âge minimum du travail des enfants (convention n 138 sur l'âge minimum, 1973), et l'interdiction des formes les plus graves de travail des enfants (convention n 182 sur les formes les plus graves du travail des enfants, 1999). Le non-respect des conventions ci-dessus sera considéré comme une faute professionnelle grave, au sens de l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvier Les dispositions qui précèdent s'appliquent quelles que soient les autres dispositions prévues à l'article 43 de l'arrêté en question CRITERES DE SELECTION RELATIFS A LA CAPACITE ECONOMIQUE ET FINANCIERE DU SOUMISSIONNAIRE Le soumissionnaire joindra à son offre un état concernant le chiffre d'affaires relatif à l'objet du présent marché (projets de BPM Tool) pour ses trois derniers exercices CRITERES DE SELECTION RELATIFS A LA CAPACITE TECHNIQUE DU SOUMISSIONNAIRE Premier critère de capacité du soumissionnaire Le soumissionnaire doit présenter au moins deux références équivalentes, pour des projets similaires en termes de durée, de technologie utilisée et de complexité de l outil mis en œuvre. A cette fin, il joindra une liste des principales livraisons effectuées par lui au cours des trois dernières années, ainsi que des projets similaires qu'il a réalisés durant la même période, en précisant les organismes publics ou les entreprises privées à qui ils s'adressaient. S'il s'agit de services à des organismes publics, la justification est fournie par des certificats émis ou signés par l'autorité compétente. S'il s'agit de services à des particuliers, l'exécution est attestée par ces derniers ou, à défaut, par une déclaration du soumissionnaire. Pour chaque site de référence, le soumissionnaire mentionnera la date, le montant total du marché ainsi que les coordonnées d'une personne de contact dans l'entreprise ou l'organisation. L'utilisation du modèle en annexe 3 est requise pour la présentation des références. Deuxième critère de capacité du soumissionnaire Le soumissionnaire mentionnera tout recours à des sous-traitants, en précisant la partie du marché sous-traitée REGULARITE DES OFFRES 21

22 Les offres des candidats seront examinées en termes de régularité, conformément aux articles 89 et suivants de l'arrêté Royal du 8 janvier 1996 et aux dispositions de ce cahier des charges spécial. Les offres irrégulières seront exclues. Chaque proposition sera examinée pour déterminer si elle correspond aux besoins exprimés. Si l'on constate que l'offre ne répond pas à un des besoins, elle sera déclarée irrégulière. La solution proposée dans l'offre du soumissionnaire doit satisfaire aux besoins techniques exprimés dans ce cahier des charges. Toute proposition financière ou proposition de coûts incomplète, présentant des contradictions ou des inexactitudes importantes, ou ne répondant pas aux exigences de ce cahier des charges en termes de coûts peut être déclarée irrégulière. Seules les offres régulières seront prises en considération pour l'évaluation par rapport aux critères d'attribution CRITERES D'ATTRIBUTION Afin de déterminer l'offre la plus intéressante économiquement, les offres régulières sélectionnées seront confrontées à différents critères d'attribution. Ces critères seront pondérés pour aboutir à un classement final LISTE DES CRITERES D'ATTRIBUTION Les critères d'attribution par ordre d'importance décroissant, sont les suivants : 1 Prix 35 2 Fonctionnalités de base du produit proposé 17 3 Convivialité du produit proposé 13 4 Exécution du casus 10 5 Qualité de l'approche proposée et de la méthodologie de l implémentation du logiciel et de l'accompagnement des pilotes 6 Qualité, expérience et expertise du personnel affecté au projet, y compris en termes d'assistance et de disponibilité en Belgique 7 Formation (documentation, exhaustivité, formateurs, matériel didactique ) 4 8 Garanties 3 9 Qualité, exhaustivité, lisibilité et interpretabilité de l'offre Les offres qui n obtiennent pas au moins 60% des points pour les critères 2, 3, 5 et 6 ne seront pas prises en compte pour l attribution du marché. Les soumissionnaires concernés ne seront pas invités à la réalisation du casus (voir point plus bas) CASUS Le SPF Finances demandera une démonstration. À la discrétion du SPF, la démonstration aura lieu dans les locaux de celui-ci ou du soumissionnaire. Les résultats du casus serviront à évaluer le critère 4 casus. Seuls les soumissionnaires dont l'offre était retenue dans le premier classement seront invités à la démonstration. La démonstration comprend : 22

23 Un exposé par le soumissionnaire pour expliquer les possibilités de la solution proposée. Une visite éventuelle sur un site de référence, si le pouvoir adjudicateur le juge utile. Une démonstration fonctionnelle, basée sur un casus et sur des documents qui seront fournis par le pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur jugera de la capacité à répondre à ses exigences. Les soumissionnaires peuvent consacrer les 15 premières minutes du temps imparti à une présentation commerciale de leur entreprise. Les soumissionnaires concernés seront avisés au moins une semaine avant la date prévue. L avis leur parviendra avec le casus et les documents destinés à la démonstration. Un temps de présentation maximum sera fixé par le pouvoir adjudicateur. La démonstration se déroulera durant les heures ouvrables normales (9h00-17h00). Le SPF Finances n assumera pas de frais relatifs à la préparation, la réalisation ou la présentation de démonstrations sur site proposées en réponse à ce cahier des charges spécial LE CRITERE 'PRIX' Le critère 'prix' est pondéré de la façon suivante : P = P Où : max Pr min Pr offerte Pr min = le prix le plus bas Pr offre = prix de l'offre P = points attribués au critère Prix P max = pondération maximale du critère 'Prix' AUTRES CRITERES Hormis le critère Prix, tous les critères feront l'objet d'une cotation de 1 à 5 : 1 Très mauvais 2 Mauvais 3 Suffisant 4 Bon 5 Très bon Les points pourront être attribués par fractions. Le score 0 signifie que l offre ne contient pas les éléments nécessaires pour l évaluer à la lumière d un critère ou sous-critère COTATION DEFINITIVE Les cotes octroyées pour les critères d'attribution ci-dessus seront additionnées. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient le meilleur score final. 1.2 DISPOSITIONS RELATIVES A L'EXECUTION DU MARCHE NOTIFICATION 23

24 Conformément à l article 65/8 de la loi du 23 décembre 2009 (insertion d un nouveau livre concernant la motivation, l information et les moyens juridiques dans la loi du 24 décembre 1993 sur les marchés publics et certains marchés d adjudication de travaux, fournitures et services), l instance adjudicatrice communique, immédiatement après la décision d attribution : 1 à chaque soumissionnaire non sélectionné, les motifs de sa non-sélection, sous la forme d un extrait de la décision motivée ; 2 à chaque soumissionnaire dont l offre est déclarée irrégulière, les motifs du rejet, sous la forme d'un extrait de la décision motivée ; 3 à chaque soumissionnaire dont l offre n est pas choisie ainsi qu au soumissionnaire choisi, la décision motivée. La notification visée ci-dessus comprend également, le cas échéant : 1 la mention précise de la durée exacte du terme visé à l article 65/11, premier alinéa ; 2 la recommandation d avertir l instance adjudicatrice dans le même délai, par télécopie, courriel ou autre moyen électronique, si l intéressé dépose une demande de suspension conformément à l'article 65/11; 3 le numéro de télécopie ou l adresse électronique auxquels la notification visée à l article 65/11, troisième alinéa, peut être envoyée. L instance adjudicatrice émet cette notification sans retard, par télécopie, courriel ou autre moyen électronique, ainsi que, le même jour, par lettre recommandée. 2. La notification visée sous 1 ne génère aucune obligation contractuelle à l égard du soumissionnaire choisi et suspend le délai durant lequel les soumissionnaires sont tenus par leur offre, pour autant qu un tel délai et que l article 65/11 s'appliquent. Pour toutes les offres déposées dans le cadre de ce marché, la suspension du délai prend fin : 1 en l absence de demande de suspension en vertu de l article 65/11, deuxième alinéa, le dernier jour du délai visé à l article 65/11, premier alinéa ; 2 en présence d une demande de suspension en vertu de l article 65/11, deuxième alinéa, le jour où l instance de recours visée à l'article 65/15 prend sa décision ; 3 en tout cas, au plus tard le quarante-cinquième jour après la notification visée au paragraphe 1. Certains renseignements ne peuvent être communiqués lorsque leur diffusion entrave l application de la loi, compromet l intérêt public, lèse les intérêts commerciaux légitimes d entreprises publiques ou privées ou empêche une concurrence loyale entre entreprises CAUTIONNEMENT Le cautionnement s'élève à 5% du montant total hors TVA du marché. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d'euros supérieure. Le cautionnement se compose de deux parties : 24

25 une partie relative aux achats de fournitures et services nécessaires à la livraison de la solution. Cette partie peut être libérée pour moitié à la réception provisoire et pour moitié à la réception définitive de la solution, sur demande écrite de l'adjudicataire ; une partie relative à l entretien, calculée sur une période obligatoire de maximum 2 ans. Cette partie sera libérée pour moitié à la fin de chaque année de maintenance, sur demande écrite de l adjudicataire. En vertu des dispositions légales et réglementaires, le cautionnement peut être constitué en espèces, en fonds d'état ou sous la forme d'un cautionnement collectif. Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d'assurances satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d'assurances et agréée pour la branche 15 (caution). L'adjudicataire doit, dans les trente jours calendaires suivant la conclusion du contrat, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l'une des façons suivantes : 1. lorsqu'il s'agit d espèces, par le virement du montant sur le compte Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n IBAN : BE , BIC: PCHQ BEBB) ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de la Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ; 2. lorsqu'il s'agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l'état au siège de la Banque Nationale à Bruxelles ou dans l'une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 3. lorsqu'il s'agit d'un cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d'un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4. lorsqu'il s'agit d'une garantie, par l'acte d'engagement de l'établissement de crédit ou de l'entreprise d'assurances. Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur : 1. soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 2. soit de l'avis de débit remis par l'établissement de crédit ou l'entreprise d'assurances ; 3. soit de la preuve de dépôt délivrée par le caissier de l'état ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4. soit de l'original de l'acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 5. soit de l'original de l'acte d'engagement établi par l'établissement de crédit ou l'entreprise d'assurances accordant une garantie. Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l'indication sommaire de l'objet du marché et de la référence du cahier des charges, ainsi que le nom, le prénom et l'adresse complète de l'adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention "bailleur de fonds" ou "mandataire", suivant le cas. Si la preuve du cautionnement n'est pas produite dans le délai imparti, une amende sera infligée. L'absence de cautionnement peut entraîner la rupture du contrat. Le délai de trente jours calendrier visé plus haut est suspendu pendant la période de fermeture de l'entreprise de l'adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par la loi ou rendus obligatoires par une convention collective de travail. La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l'adresse qui sera spécifiée dans l'avis d'attribution du marché. 25

26 1.2.3 RECEPTIONS SPECIFICATIONS TECHNIQUES Les services doivent correspondre sous tous rapports avec les plans, documents et principes applicables à ce marché. Même à défaut de spécification technique contractuelle, les services doivent être conformes à toutes les exigences et règles de bonne exécution SUIVI DE LA BONNE EXECUTION DES SERVICES Le SPF Finances a le droit de surveiller en permanence les travaux réalisés par l'équipe chargée de l'exécution du marché. Cette équipe doit remettre aux représentants du SPF Finances tous les renseignements et facilités nécessaires à cet effet. Les plans, spécifications, dossiers, etc., établis dans le cadre de ce marché par le personnel des adjudicataires, y compris les normes appliquées, doivent être approuvés avant l'exécution par le SPF Finances. Le SPF Finances dispose d'un délai de 15 jours calendrier pour approuver ces documents ou pour formuler des remarques. En cas de remarques, les documents concernés doivent être adéquatement corrigés avant l'exécution, sans que les corrections entraînent la révision du délai d'exécution prévu, sauf si les remarques résultent d'une nouvelle exigence de la part du SPF Finances. Tout dépassement du délai d'acceptation d'un document entraîne, à la demande de l'adjudicataire concerné, la prolongation du délai d'exécution. Le fait qu'un retard soit imputable au SPF Finances n'exonère par l'adjudicataire de son obligation de veiller à limiter les conséquences du retard. Le soumissionnaire ne peut prendre prétexte de la surveillance du SPF Finances pour éluder sa responsabilité lorsque les travaux sont refusés en raison de défauts de nature quelconque et lorsque les délais d'exécution sont rallongés en conséquence OPERATIONS DE CONTROLE Dans les 30 jours calendrier qui suivent la notification par l'adjudicataire de leur achèvement, le SPF Finances procédera au contrôle complet des développements qui constituent chacune des phases de la réalisation, telles qu'elles sont spécifiées dans le calendrier du projet. Ces contrôles porteront sur la capacité et sur le bon fonctionnement de la solution. Le contrôle de capacité a pour but de vérifier que les développements répondent aux spécifications quantitatives et qualitatives imposées par le SPF Finances. Le contrôle du bon fonctionnement a pour but de vérifier que les développements soient en mesure d'assurer un service régulier dans des conditions d'exploitation normales (autrement dit, que l'installation atteigne le niveau de performance exigé). Les opérations de contrôle vérifient notamment: Que les services aient bien été exécutés Que toutes les fonctionnalités opèrent et sont paramétrées correctement La capacité en termes de performances, de sécurité, de robustesse, de charge Au besoin, des outils de test sont installés pour pouvoir effectuer les contrôles ci-dessus La livraison de la documentation. Les contrôles sont considérés comme réussis lorsque les développements passent les tests avec fruit dans les délais impartis. Ces tests, ainsi que leur calendrier, seront définis de commun accord. Si le contrôle révèle que le niveau de performance et/ou les fonctionnalités demandés dans le cahier des charges spécial et/ou annoncés dans l'offre ou dans les documents connexes ne sont pas suffisants, l'adjudicataire s'engage à apporter à ses frais les modifications ou les compléments nécessaires, ou à remplacer tout ou partie des logiciels par une livraison conforme, dans les 30 jours calendaires suivant la date du procès-verbal constatant l'impossibilité de procéder à la réception provisoire. Passé ce délai, le SPF/ l'administration se réserve le droit d'appliquer les pénalités de retard. Dans un tel cas, après que l'adjudicataire a effectué les modifications, compléments ou remplacements nécessaires, tous les tests de réception doivent être recommencés. Si les contrôles ne peuvent être menés à bien avec fruit dans les délais impartis, le SPF Finances peut : 26

27 soit appliquer les mesures d'office visées à l'article 66 des Conditions générales d entreprise, joint à l'arrêté Royal du 26 septembre 1996 relatif aux règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ; soit prendre des dispositions particulières avec l'adjudicataire RECEPTIONS PROVISOIRES Lorsque les opérations de contrôle se terminent avec succès, le SPF Finances dresse un procès-verbal de réception des développements relevant de la phase concernée. Le procès-verbal de réception provisoire sera signé par les deux parties. Si les services qui font l'objet du présent marché se composent de prestations purement intellectuelles (études, analyses, rapports de consultance, etc.), la réception provisoire est considérée comme une réception définitive RECEPTIONS DEFINITIVES Les réceptions définitives sont prononcées à la demande du fournisseur, à l'expiration du délai de garantie mais au moins un an après la réception provisoire, pourvu que durant cette période, le SPF n'ait pas formulé de plainte contre le bon fonctionnement des développements. Dans ce dernier cas, la réception définitive est reportée jusqu'au moment où le système a fonctionné correctement pendant une période ininterrompue d'un an. La réception définitive est consignée dans un procès-verbal, signé par l'adjudicataire et par le SPF Finances. Le SPF Finances dispose d'un délai de 15 jours calendaires, à compter de la demande de l'adjudicataire, pour dresser le procès-verbal de réception FRAIS DE RECEPTION Les frais de déplacement et de séjour du délégué du pouvoir adjudicateur sont à la charge du fournisseur. Au moment de la demande de réception, l'organisation pratique du voyage aller-retour et du séjour sera assurée conjointement par le fournisseur et le pouvoir adjudicateur MODALITES DE RECEPTION Pendant leur exécution, les services seront suivis de près par un ou plusieurs délégués du pouvoir adjudicateur. L'identité de ce(s) délégué(s) sera communiquée au début de l'exécution des services EXECUTION DES SERVICES DELAIS ET CLAUSES PARTICULIERES L'adjudicataire est tenu de respecter les délais visés au point Le bon de commande est transmis au prestataire de services par lettre recommandée, par télécopie ou par tout autre moyen qui permet de déterminer avec certitude la date de l'envoi. La correspondance ultérieure concernant le bon de commande (et l'exécution des services) suit les mêmes règles que celles de l'envoi du bon de commande chaque fois qu'une des parties souhaite faire la preuve de son intervention. Si le bon de commande est reçu par l'adjudicataire après plus de deux jours ouvrables, le délai de livraison peut être prolongé proportionnellement au retard dans la réception du bon de commande, sur demande écrite et motivée du prestataire de services. Si après examen de la demande écrite du fournisseur, le service à l'origine de la commande estime la requête fondée entièrement ou en partie, il avertit le fournisseur par écrit du nouveau délai qui lui est accordé. En cas de formulation manifestement incorrecte ou incomplète du bon de commande, interdisant toute exécution de la commande, le prestataire de services en informe immédiatement le service à l'origine de la commande, par écrit, afin qu'une solution puisse être trouvée pour permettre l'exécution normale de la commande. Au besoin, le prestataire de services 27

28 demande une prolongation du délai d'exécution, aux conditions prévues pour les cas de réception tardive du bon de commande. En tout cas, les plaintes relatives au bon de commande ne sont plus recevables si elles ne sont pas introduites dans les 15 jours calendaires à compter du premier jour qui suit le jour où le prestataire de services a reçu le bon de commande LIEU D'EXECUTION DES SERVICES ET FORMALITES LIEU D'EXECUTION DES SERVICES ET HORAIRES Les services seront principalement prestés à Bruxelles, dans les locaux du SPF Finances. Si des périodes de travail en province s'imposent, les frais de déplacement ne sont en principe pas remboursés par le SPF Finances. Une partie des services peut aussi être prestée dans les locaux de l'adjudicataire s'ils ne peuvent l'être ailleurs ou si le SPF Finances en tire un avantage particulier. En vue d'une collaboration optimale avec le personnel du SPF Finances, le personnel de l'adjudicataire qui effectue des prestations dans les locaux du SPF Finances doit, dans la mesure du possible, appliquer les mêmes horaires de travail que le personnel du SPF. Par heures ouvrables normales, on entend les jours ouvrables, du lundi au vendredi, de 7.30 heures à heures, suivant les horaires variables en vigueur au SPF Finances. Le 2 novembre, le 15 novembre et le 26 décembre sont considérés comme des jours fériés par le SPF Finances, de même que le premier jour de l'année. Il existe également des ponts obligatoires qui sont annoncés chaque année NORMES ET STANDARDS A RESPECTER DANS LE CADRE DE CE MARCHE Les équipes de réalisation mises à la disposition du SPF Finances par l'adjudicataire appliqueront les méthodes et standards spécifiés par le SPF Finances ou choisis avec son accord. Ces standards concernent au minimum : la méthode de gestion de projet (PMFin) la méthode de gestion de processus la tenue de la documentation les procédures d'assurance qualité ÉVALUATION DES SERVICES EXECUTES Si des anomalies sont constatées durant l'exécution des services, le fait sera immédiatement signalé à l'adjudicataire par fax ou par confirmé ensuite par une lettre recommandée. L'adjudicataire doit recommencer l'exécution des services nonconformes. Au terme de l'exécution des services, on procédera à l'évaluation de leur qualité et de leur conformité. Cette évaluation fera l'objet d'un procès-verbal. L'original sera remis au prestataire de services. Les services inadéquats ou non conformes devront être recommencés SOUS-TRAITANTS Pour l'exécution pratique du marché, l'adjudicataire peut conclure des contrats de sous-traitance avec des tiers. Le pouvoir adjudicateur souhaite que les sous-traitants soient en possession d'un certificat ISO de type 9000 ou équivalent pour les activités qui leur sont confiées. Au préalable, l'adjudicataire soumettra la liste de ses sous-traitants à l'accord du pouvoir adjudicateur. Ensuite, les dérogations ne seront acceptées que moyennant l accord des deux parties. Le fait que le prestataire de services confie tout ou partie de ses engagements à des tiers ne l'exonère pas de sa responsabilité envers le SPF Finances. Celui-ci ne se reconnaît aucun lien contractuel avec ces tiers. 28

29 Le principal contractant ou adjudicataire assumera l'entière responsabilité de la livraison de tous les produits et services visés dans ce marché. Tout recours à des sous-traitants sera clairement indiqué dans l'offre du soumissionnaire. Celui-ci décrira le type de relation contractuelle qui le lie avec tous ses sous-traitants. Le nom et l'adresse des sous-traitants seront joints à l'offre, avec mention de la ou des parties à réaliser par chaque soustraitant. Le recours à des sous-traitants n'exonère pas le prestataire de services de ses responsabilités quant aux prestations attendues dans le cadre du contrat. L'adjudicataire reste responsable du respect de toutes les conditions et spécifications du présent cahier spécial des charges. En cas de changement de sous-traitant, l'adjudicataire principal informera le SPF Finances avant de procéder au changement. Le recours à des sous-traitants n'exonère donc pas l'adjudicataire principal de ses responsabilités. Les sous-traitants doivent par ailleurs répondre aux critères de sélection visés plus bas. Simplification administrative Par le simple fait de participer à la procédure d'adjudication d'un marché public, le soumissionnaire déclare qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion visés aux articles 17, 43 et 69 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi qu'aux concessions de travaux publics. Le pouvoir adjudicateur examine l'exactitude de la déclaration implicite sur l'honneur du soumissionnaire dont l'offre arrive en tête de classement. À cet effet, il demande au soumissionnaire concerné de lui fournir par les moyens les plus rapides, dans le délai qu'il spécifie, les renseignements ou documents qui permettront de vérifier sa situation personnelle avant toute décision de passation du marché. Ces renseignements seront cependant demandés par le pouvoir adjudicateur lui-même aux gestionnaires des données, par la voie électronique, si ce mode d'accès est possible gratuitement. Un soumissionnaire peut être exclu de la participation à un marché si le contrôle révèle que sa déclaration sur l'honneur ne correspond pas à sa situation personnelle à la date limite prévue pour la réception des demandes de participation à la procédure restreinte ou à la procédure de négociation avec publication, ou à la date limite prévue pour la réception des offres dans le cas d'une procédure ouverte. Une régularisation a posteriori est en tout état de cause impossible. L'exclusion est également possible si, durant la procédure, il apparaît que la situation du candidat ou du soumissionnaire ne correspond plus à sa déclaration sur l'honneur. Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur établit un classement corrigé, tenant compte de l'incidence possible de la suppression de la demande de participation ou de l'offre du candidat ou soumissionnaire exclu en application des dispositions sur les prix anormaux de l'article 110, 4 de l'arrêté royal du 8 janvier Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l'offre suit immédiatement au classement celle du soumissionnaire exclu, après lui avoir appliqué également ces dispositions. Premier critère d exclusion.1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs doit, avant la date limite de réception des offres, joindre ou présenter au pouvoir adjudicateur une attestation certifiant qu'il est en règle en matière de cotisations de 29

30 sécurité sociale. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Est en règle pour l'application du présent article, le soumissionnaire qui, suivant la situation au plus tard la veille de la date limite de réception des offres : 1. a transmis à l'office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusqu'à et y compris celles relatives à l'avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2. n'a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieure à EUR, à moins qu'il ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à EUR, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s'il établit, avant la décision d'attribuer le marché, qu'il possède, au jour auquel l'attestation constate sa situation, à l'égard d'un pouvoir adjudicateur au sens de l'article 4, 1 et 2, 1 à 8 et 10 de la loi ou d'une entreprise publique au sens de l'article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances garanties, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à EUR près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. 2. Le soumissionnaire étranger doit joindre à son offre ou présenter au pouvoir adjudicateur, avant la date limite de réception des offres : 1. une attestation délivrée par l'autorité compétente certifiant que suivant la situation au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays ou il est établi. Lorsqu'un tel document n'est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays ; 2. une attestation conformément au 1, s'il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs..3. À quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s'informer, par tous les moyens qu'il juge utiles, de la situation de tout soumissionnaire en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale. Deuxième critère d exclusion Le soumissionnaire ne peut se trouver dans une des situations suivantes : 1. se trouver en état de faillite ou de liquidation, avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ; 2. avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Pour le soumissionnaire étranger, l'attestation doit émaner de l'organisme administratif compétent du pays concerné, ou, à défaut, le soumissionnaire doit produire une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative. Troisième critère d'exclusion Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA. Le soumissionnaire belge doit joindre à son offre une attestation 276C2 récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration des Contributions Directes, ainsi qu'une attestation récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration de la TVA, certifiant qu'il a accompli ses obligations envers ces administrations. 30

31 Le soumissionnaire étranger joint à son offre une ou plusieurs attestations récentes (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d'ouverture des offres) émanant de l'administration / des administrations compétente(s) dans son pays pour la perception des contributions directes et de la TVA (ou des taxes qui, dans son pays, remplacent la TVA), mentionnant qu'il est en ordre concernant ses obligations vis-à-vis de l'administration / des administrations précitée(s). Si cette attestation ou ces attestations ne sont pas délivrées dans son pays, il suffit de joindre une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative de son pays. Quatrième critère d'exclusion Quel que soit le stade de la procédure, est exclu de l'accès à ce marché, le prestataire de services qui a été condamné, par une décision de justice ayant force de chose jugée, pour les faits suivants dont le pouvoir adjudicateur a connaissance : 1. participation à une organisation criminelle au sens de l'article 324bis du Code Pénal ; 2. corruption au sens du Code Pénal article 246 ; 3. fraude au sens de l'article 1 de la Convention sur la protection des intérêts financiers des Communautés Européennes, ratifiée par la loi du 17 février 2002 ; 4. blanchiment d'argent au sens la loi du 11 janvier 1993 sur la prévention de l'utilisation du système financier à des fins de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme article 3 ; Pour les besoins de l'application de ce paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, s'il doute de la situation personnelle d'un prestataire de services, s'adresser aux autorités compétentes en Belgique ou à l'étranger pour obtenir les informations dont il juge avoir besoin. Cinquième critère d'exclusion Conformément à l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvier 1996, tel qu'il a été modifié jusqu'à aujourd'hui, le soumissionnaire qui a commis une faute grave dans l'exercice de sa profession, faute constatée par tout moyen considéré comme acceptable par le pouvoir adjudicateur, ne sera pas retenu dans la sélection. Son exclusion peut être déclarée à n'importe quel stade de la procédure. De plus, en signant son offre, le soumissionnaire s'engage à respecter les normes énoncées dans les conventions de base de l'organisation Internationale du Travail (OIT), et en particulier: l'interdiction du travail forcé (convention n 29 sur le travail forcé ou obligatoire, 1930, et convention n 105 sur l'abolition du travail forcé, 1957) ; le droit à la liberté syndicale (convention n 87 sur la liberté de constituer des associations syndicales et la protection du droit d'association syndicale, 1948) ; le droit à l'organisation et à la négociation collectives (convention n 98 sur le droit à l'organisation et à la négociation collectives (1949) ; l'interdiction de la discrimination en matière d'emploi et de rémunération (convention n 100 sur l'égalité des salaires, 1951, et convention n 111 sur les discriminations (profession et exercice d'une profession), 1958) ; l'âge minimum du travail des enfants (convention n 138 sur l'âge minimum, 1973), et l'interdiction des formes les plus graves de travail des enfants (convention n 182 sur les formes les plus graves du travail des enfants, 1999). Le non-respect des conventions ci-dessus sera considéré comme une faute professionnelle grave, au sens de l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvier Les dispositions qui précèdent s'appliquent quelles que soient les autres dispositions prévues à l'article 43 de l'arrêté en question PERSONNEL DE L'ADJUDICATAIRE Pour les besoins de ce marché, le soumissionnaire devra désigner une personne de contact qui le représentera dans ses rapports avec le SPF Finances. Le personnel du soumissionnaire mobilisé pour réaliser ce marché doit : 31

32 disposer de l'expérience nécessaire dans le domaine de la solution proposée ou de solutions comparables ; être en mesure de comprendre les textes, rapports et autres documents qui sont nécessaires, utilisés ou rédigés par les deux parties dans le cadre de ce marché, en néerlandais comme en français ; posséder les aptitudes orales et écrites suffisantes pour communiquer en néerlandais ou en français, et si possible dans les deux langues ; le chef de projet devra être capable de communiquer en français et en néerlandais ; le service d'assistance et de support technique doit par ailleurs pouvoir communiquer facilement dans les deux langues. Le personnel de l'adjudicataire doit satisfaire à toutes les dispositions légales en vigueur en Belgique en matière d'immigration et de permis de travail. L'adjudicataire garantira le SPF Finances contre tout dommage, de quelque nature que ce soit, encouru par le SPF Finances en raison du non-respect de ces dispositions légales par l'adjudicataire ou son personnel. L'adjudicataire doit disposer d'un personnel suffisant, doté des compétences nécessaires et adaptées au marché. Les personnes concernées doivent également posséder une connaissance suffisante des outils utilisés dans le cadre du projet. Les adjudicataires doivent être capables de faire face aux besoins qui peuvent naître tout de suite après l'attribution du marché. L'équipe de projet mise à disposition par chacun des adjudicataires doit être suffisante pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées. La composition de l'équipe de projet sera soumise à l'accord du SPF Finances. Il s'en suit que le personnel affecté à l'exécution du marché doit être le même que le personnel présenté dans l'offre. A défaut, le personnel mis à disposition pour l'exécution doit être d'une expérience et d'un niveau équivalents. L'adjudicataire garantit pendant toute la durée du contrat la stabilité du personnel chargé de l'exécution du marché. Durant l'exécution, l'adjudicataire ne peut apporter aucun changement à la composition de l'équipe de projet sans l'autorisation préalable du SPF Finances. Le SPF Finances peut exiger le remplacement immédiat d'une ou plusieurs personnes de l'équipe de projet s'il estime que leurs qualifications ou leurs prestations compromettent la bonne exécution du marché. Le remplacement doit être effectué sans frais dans les 2 jours ouvrables suivant la demande du SPF Finances. Le soumissionnaire joint à son offre le curriculum vitae des personnes qui seront chargées de l'exécution du marché (voir modèle en annexe). Les renseignements obtenus dans ce cadre seront traités en toute confidentialité par le SPF Finances et ne seront en aucun cas communiqués à des tiers MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITION PAR LE SPF FINANCES L'adjudicataire met à la disposition de son personnel tout le matériel nécessaire à l'exécution de sa tâche (ordinateurs portables, etc.). Le SPF Finances mettra à la disposition de ce personnel, pour la durée de sa tâche, un maximum de deux bureaux concurrents du type 'shared desk' (sans armoires). Le personnel du soumissionnaire jouira d'un accès limité au réseau du SPF Finances et d'une adresse . Le SPF Finances ne dispose pas de places de parking pour ses fournisseurs. Le SPF Finances ne modifiera en aucune façon les postes de travail du personnel de l'adjudicataire, afin de permettre leur bon fonctionnement au sein de l'infrastructure du SPF Finances. L'adjudicataire ne pourra en aucun cas modifier, perturber ou surcharger l'infrastructure du SPF Finances en y ajoutant les postes de travail de son personnel, sauf pour ce qui concerne directement le développement des logiciels d'application. L'adjudicataire est entièrement responsable de la protection de ces postes de travail contre les virus, ainsi que de leur gestion. Il utilisera prioritairement les outils mis à sa disposition par le SPF Finances. Si d'autres programmes sont utilisés 32

33 dans le cadre du projet avec l'accord du comité de pilotage, ils le seront sous la responsabilité de l'adjudicataire, et les frais correspondants seront compris dans le prix des services. Le personnel de l'adjudicataire doit respecter les procédures et règles internes relatives à l'utilisation de ces moyens et à leur accès. Il ne peut exiger aucun complément ni changement à l'environnement de travail du pouvoir adjudicateur. Si des lacunes dans l'appui logistique entraînent des perturbations du service, il sera fait appel aux modalités d'arbitrage visées au point de ce cahier des charges spécial avant de soumettre l'affaire à la justice DOCUMENTATION L'adjudicateur remettra à l'administration toute la documentation technique nécessaire à l'utilisation du système, soit en néerlandais et en français, soit en anglais, selon la langue dans laquelle elle est disponible. Plus particulièrement, la documentation doit comprendre les manuels techniques qui décrivent les caractéristiques et les règles d'utilisation des développements et des logiciels qui font partie du projet, avec un exposé détaillé de l'ensemble du système comme des spécificités des sous-systèmes et de leurs raccordements. L'offre doit préciser sur quel support la documentation sera livrée (papier, CD-Rom), ainsi que les quantités standards et les conditions auxquelles des exemplaires supplémentaires pourront être commandés. Le soumissionnaire est tenu de communiquer, sur simple demande de l'administration, toutes les caractéristiques de l'utilisation des développements livrés TACHES DES COLLABORATEURS DU SPF FINANCES Dans le cadre de ce projet, le SPF Finances met à disposition des collaborateurs ICT et business, en fonction des différentes tâches faisant partie du projet. Les employés du SPF Finances participent notamment au projet pour ce qui concerne : la définition du contenu de chaque projet ; le choix des solutions : l'architecture, etc. ; la validation des documents de la réalisation : dossiers de caractéristiques, de réalisation, d'acceptation, de test, manuels d'utilisation, de maintenance, etc. ; les contrôles de qualité, notamment le contrôle de la correspondance entre la documentation et la réalisation, du respect des normes de documentation et de programmation, etc. ; la participation obligatoire aux tests de réception technique et fonctionnelle, qu'il s'agisse de tests de fonctionnement unitaires, de tests d'intégration ou de tests de fonctionnement général ; l'appui logistique aux équipes de réalisation, en ce qui concerne la mise à disposition des moyens techniques nécessaires à la réalisation, suivant ce qui est convenu de commun accord. La réalisation sera suivie de très près, pas à pas, par les collaborateurs du SPF Finances. Ceux-ci, épaulés par l'adjudicataire, définiront les normes et standard en matière d'architecture, de règles d'application, de procédures de travail, de documentation et de programmation, etc. Ils veilleront également à ce que les normes soient strictement respectées, afin de garantir que les solutions introduites puissent être ensuite entièrement assumées par le SPF Finances sans problèmes particuliers PLANNING Le soumissionnaire joindra à son offre un calendrier d'exécution tenant compte de la durée maximale du contrat. Ce planning doit revêtir la forme de schémas GANTT SUIVI DE L'EXECUTION DU MARCHE Réunion 'kick-off' 33

34 Dans le mois calendrier qui suit la notification de l'attribution du marché, l'adjudicataire et le Service Public Fédéral / l Administration doivent tenir une première réunion de pilotage, appelée réunion kick-off. Approche projectuelle Le SPF Finances applique sa propre méthodologie de gestion de projet, PMFin, basée sur Prince 2. Il utilise un outil de gestion de projet appelé ProjectMaster. Après le kick-off, le PMO organise une brève séance de prise de contact qui permet de convenir des dispositions concrètes avec le chef de projet SPF Fin. Le SPF Finances fait usage d un outil de gestion de projet et de planning. Le soumissionnaire se conformera à ces méthodes et en respectera les modalités. En voici les principaux aspects : P.I.D. (project initiation document) Le soumissionnaire joint à son offre (annexe 5) une proposition de PID, reprenant au minimum les éléments suivants : o Description du projet o PBS, Product Breakdown Structure o Critères de qualité du produit o WBS, Work Breakdown Structure o Calendrier d'exécution (planning avec indication des phases et des jalons), a priori sous la forme d'un schéma GANTT mentionnant les tâches, leur durée et les personnes concernées o Structure de projet avec mention (nominative) des collaborateurs du soumissionnaire et, le cas échéant, la description des rôles des collaborateurs du SPF Finances nécessaires à l'exécution du projet o Moyens nécessaires, par phase (finances, personnel, autres) o Analyse des risques (et définition des mesures de gestion) o Gestion de la qualité Après l'attribution du projet, le soumissionnaire élaborera un P.I.D complet et détaillé, qu'il présentera à la structure de gestion du projet du SPF Finances. La mise au point du PID définitif et détaillé fait partie de la première phase du projet. L'approbation formelle du PID ci-dessus par le comité de pilotage du projet est indispensable avant d'entamer la phase suivante. Il appartient au soumissionnaire de veiller à la tenue à jour du P.I.D. pendant toute la durée du projet. Toute modification du PID doit être approuvée formellement par le comité de pilotage du projet. Suivi de l'exécution du contrat Le suivi de l'exécution porte sur les structures de gouvernance, le rapportage périodique, la gestion des changements et la réception (provisoire) des produits. Structures de gouvernance Tous les projets sont pilotés et gérés au sein des structures de gestion de projet du SPF Finances. Celles-ci sont représentées dans le schéma suivant : 34

35 Chaque projet du SPF Finances est dirigé par un Chef de projet. Celui-ci est nommé par le Sponsor, en concertation avec le comité de pilotage. Le soumissionnaire désignera son coordinateur de projet (chef de projet responsable au niveau du soumissionnaire). Celui-ci et le Chef de projet assument l'entière responsabilité de la bonne exécution du projet. Le comité de pilotage détient de larges compétences : il surveille le scope et les objectifs du projet, approuve le P.I.D. initial ainsi que toutes ses modifications, veille sur l'avancement du projet, confirme l'acceptation des livrables (livraisons partielles), et se prononce dans tous les litiges et/ou problèmes soulevés par le Chef de projet. Il s'occupe de tous les aspects contractuels, administratifs et techniques de l'exécution du marché (garantie, respect des SLA, qualité de l'exécution, etc.). Le soumissionnaire déléguera un manager senior pour siéger au comité de pilotage. Rapportage périodique Le soumissionnaire et le coordinateur de projet désigné par lui (project manager responsable du soumissionnaire) mettront à la disposition du Chef de projet toutes les informations nécessaires pour surveiller le déroulement réel des activités du soumissionnaire et de la situation par rapport au planning. Ce rapportage destiné au Chef de projet suivra une fréquence hebdomadaire, sur la base d'une situation représentée sur le schéma Gantt du projet, complétée d'une brève description écrite avec les points principaux, les problèmes éventuels et leur solution. Tous les détails des modalités de rapportage doivent être communiqués au début du projet. Tous les aspects relatifs au fond (planning, risques, qualité, réception, ressources) seront d'abord évoqués au sein de l'équipe de projet. Si le Chef de projet le juge nécessaire, les problèmes seront soumis à l'examen et à la délibération du comité de pilotage. Chaque mois, le Chef de projet remet au comité de pilotage un rapport mensuel sur l'avancement du projet. Le cas échéant, le Chef de projet peut inviter le coordinateur externe à la réunion du comité de pilotage afin de l'éclairer plus en détail sur certains points. Gestion des changements Tout changement (scope, résultats/produits visés, planning, budgets) au projet doit faire l'objet d'une demande de changement dans laquelle le motif et l'impact du changement sont décrits en détails. Le comité de pilotage décide du bien-fondé et de l'opportunité du changement envisagé. Il peut se faire assister du PMO (opérationnel) et/ou d'un expert (externe). L'accord formel du comité de pilotage conditionne l'exécution des changements envisagés. Le cas échéant, le soumissionnaire se chargera de l'actualisation du P.I.D. Acceptation des produits et/ou services La réception des résultats intermédiaires ou définitifs se fera suivant un processus standard. 35

36 Il importe à cet égard que le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur par écrit, à temps (au moins cinq jours ouvrables avant l'envoi du matériel ou l'installation du logiciel). Tous les services ou fournitures doivent correspondre sous tous rapports avec les plans, documents et thèmes applicables à ce marché. Le SPF Finances procédera à un contrôle complet des résultats (produits et/ou services) en termes d'adéquation, de conformité et de bon fonctionnement. Le contrôle aura lieu dans les 30 jours suivant la date où le soumissionnaire annonce la disponibilité des résultats. Nous renvoyons aux clauses particulières du présent cahier des charges, qui exposent les directives en la matière. Lorsque les opérations de contrôle sont achevées avec fruit et approuvées par le comité de pilotage, le SPF Finances dresse un procès-verbal de réception provisoire des résultats (produits et/ou services) de la phase concernée FACTURATION ET PAIEMENT DES SERVICES Dans la mesure où le pouvoir adjudicateur est en possession d une facture régulièrement établie (avec mention de la TVA et du numéro du bon de commande correspondant), accompagnée du procès-verbal de réception provisoire, la procédure est la suivante : Pour les fournitures et services, tout le montant dû est facturé à la réception provisoire. Les acomptes ne sont pas possibles ; les paiements ne peuvent être effectués qu a posteriori, pour des fournitures ou services déjà prestés/exécutés et acceptés. Les paiements périodiques relatifs à la maintenance seront facturés par échéances trimestrielles. Les droits de licence sont facturés chaque année au début du terme. Les frais relatifs aux services (complémentaires / auxiliaires) prestés après la réception provisoire peuvent être facturés dès leur achèvement et leur acceptation. L'adjudicataire envoie ses factures (en deux exemplaires) à l'adresse suivante : SPF Finances Comptabilité ICT bd Roi Albert II 33, bte Bruxelles Le paiement est effectué dans les 50 jours calendrier à dater de la réception de la facture. Les intérêts de retard seront calculés conformément à l'article 15, 4 du cahier général des charges. La facture doit être établie en euros ENGAGEMENTS PARTICULIERS DU PRESTATAIRE DE SERVICES Tous les résultats et rapports établis par le prestataire de services dans l'exécution de ce marché sont la propriété du pouvoir adjudicateur. Ils ne peuvent être publiés ou communiqués à des tiers qu'avec la permission écrite du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont ils prennent connaissance dans l'exécution de ce marché. En aucun cas, ces informations ne peuvent être communiquées à des tiers sans l'autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services peut cependant faire état de ce marché en guise de référence. Tous les renseignements fournis au personnel de l'adjudicataire dans le cadre de ses tâches, tous les documents qui lui sont confiés et tous les entretiens auxquels il participe sont considérés comme strictement confidentiels. Les informations en question peuvent être enregistrées sur n'importe quel type de support d'information, comme le papier, un film, une bande magnétique, un disque, une disquette, un montage intégré, etc. ; peuvent être communiquées au prestataire de services oralement, par une démonstration et/ou par la transmission d'un support d'information qui contient l'information en question ou peuvent venir à la connaissance du prestataire de services à l'occasion de l'exécution du présent marché ou d'une mission confiée par le SPF Finances dans le cadre du présent marché ; 36

37 peuvent en tout ou en partie consister, par exemple, en études, modes d'emploi, plans de conception, plans de fabrication, descriptions techniques, plans de détail, spécifications fonctionnelles, procédures, programmes d'ordinateur, codes exécutables, calculs, etc. L'adjudicataire s'engage, pendant l'exécution du contrat comme ensuite, à traiter comme confidentielles toutes les données et informations de nature quelconque qui lui seront communiquées ou dont il aura connaissance dans l'exécution du marché. L'adjudicataire se porte garant du respect de la confidentialité des données par son personnel et ses sous-traitants. Il s'engage à ne pas les remettre à des tiers, ni même à ses filiales ou aux autres entreprises qui lui sont apparentées. Il ne diffusera que les données nécessaires à l'exécution du marché, et seulement parmi les membres de son personnel et de celui de ses sous-traitants qui sont directement concernés par le marché. Les obligations énoncées ci-dessus ne sont pas applicables aux informations du SPF Finances : dont l'adjudicataire peut prouver, par un moyen acceptable pour le SPF Finances, qu'il les détenait déjà au moment où elles ont été communiquées pour la première fois par le SPF Finances ; qui, au moment où le SPF Finances en a eu connaissance, étaient déjà publiques ; qui, une fois connues du SPF Finances, ont été rendues publiques autrement que par l'intervention de l'adjudicataire ; ou que l'adjudicataire a obtenues d'un tiers qui disposait de bonne foi des informations du SPF Finances et pouvait les communiquer à l'adjudicataire. L'adjudicataire s'engage : à ne pas copier, ni entièrement ni partiellement, les informations du SPF Finances si elles se trouvent sur un support mis à disposition par le SPF ; à ne pas enregistrer, ni entièrement ni partiellement, les informations du SPF Finances sur un support quelconque, sauf dans le cadre des tâches qui lui sont confiées par le SPF Finances et dans la mesure où l'enregistrement est nécessaire. Toute l'information que le SPF Finances met à la disposition de l'adjudicataire et tout support contenant des informations du SPF Finances mises à la disposition de l'adjudicataire par le SPF restent l'entière propriété du SPF Finances, de même que chaque support d'information sur lequel sont copiées ou enregistrées des informations du SPF Finances. À tout moment, le SPF Finances a le droit d'exiger que l'adjudicataire lui remette tout ou partie des supports contenant des informations du SPF Finances. L'adjudicataire s'engage à remettre immédiatement les supports réclamés et sans les copier. L'adjudicataire s'engage par ailleurs à restituer au SPF Finances, après la fin du contrat et sans retard, tous les supports contenant des informations du SPF Finances et qui ont été mis à la disposition de l'adjudicataire en vue de l'exécution du contrat, dans la mesure où ces supports n'ont pas déjà été restitués au SPF. Toute information du SPF Finances reste la propriété du SPF Finances. Par la mise à disposition d'informations du SPF Finances, celui-ci ne concède à l'adjudicataire, ni explicitement ni implicitement, aucun droit à licence sur les brevets, droits d'auteur ou autres droits intellectuels. L'adjudicataire s'engage à ne pas exploiter industriellement les informations du SPF Finances et à ne pas les utiliser à d'autres fins que l'exécution de ce marché ou d'une tâche qui lui est confiée par le SPF Finances dans le cadre de ce marché. L'adjudicataire est responsable de tous les dommages dont le pouvoir adjudicateur pourrait être victime en raison du nonrespect, par l'adjudicataire lui-même ou des membres de son personnel, des obligations que le présent article leur impose PROPRIETE Les études, architectures et développements éventuels créés par le personnel de l'adjudicataire et la documentation correspondante, ainsi qu'en général tout document établi en relation directe ou indirecte avec l'exécution de ce contrat par le personnel de l'adjudicataire, de même que les droits de propriété intellectuelle correspondants, sont la propriété du SPF Finances à mesure qu'ils sont générés. 37

38 Il est interdit au personnel de l'adjudicataire d'emporter des documents appartenant au SPF Finances, sauf si les nécessités de la tâche l'imposent, notamment dans les déplacements entre les différents sites du SPF Finances MOYENS DE DEFENSE A LA DISPOSITION DE L'ADMINISTRATION - LITIGES Les moyens de défense du SPF Finance sont prévus aux articles 20 et 75 du cahier général des charges (annexé à l'arrêté royal du 26 septembre 1996). Le marché doit être interprété, développé et exécuté suivant le droit belge. Les parties s'engagent à accomplir leurs obligations de bonne foi et à collaborer en vue de la réussite de l'opération. Les litiges relatifs aux obligations résultant des dispositions qui régissent le marché doivent être résolus en concertation. Avant de recourir à tout autre moyen de droit, les parties tenteront de régler l'affaire à l'amiable. À cette fin, la partie la plus diligente avertira l'autre partie de la mauvaise exécution du contrat par simple lettre recommandée. Si possible, cette notification s'accompagnera d'une proposition de solution. L'autre partie dispose d'un délai de 15 jours à compter de l'envoi de la lettre recommandée pour en confirmer la réception et accepter la solution proposée. À défaut d'accord et avant d'entamer une action en justice, les parties tenteront de trouver un compromis par la négociation dès qu'il apparaît que l'affaire ne peut être réglée à l'amiable. Les négociations auront lieu à l'adresse visée au paragraphe de la section A, partie 1, en présence des personnes désignées à cet effet par les deux parties. Sauf convention différente, les négociations ne pourront excéder une durée de 30 jours calendrier, à compter de la première lettre recommandée. Un litige relatif à l'exécution de ce marché sera de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais. En aucun cas, le pouvoir adjudicateur ne peut être tenu pour responsable des dommages causés aux personnes ou aux biens en conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l'exécution du contrat. Le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur contre toute demande d'indemnisation de la part de tiers à cet égard. 38

39 2 PARTIE B : PRESCRIPTIONS TECHNIQUES Le soumissionnaire est réputé avoir pris connaissance des exigences relatives aux 'standards ICT' du SPF Finances dans le cadre de la nouvelle infrastructure informatique décentralisée (la documentation concernant cette nouvelle infrastructure et les standards correspondants se trouve sur le site portail du SPF Finances, à l adresse rubrique 'Fondements ICT'. Le nom du document est Fondements ICT SPF Finances SPFFIN- Architectural-Building-Blocks-MAJ FR_signed.pdf ). En vue de l'évaluation des services exécutés et du suivi du projet, le pouvoir adjudicateur peut faire appel à un tiers. L'adjudicataire est tenu de collaborer avec ce tiers et de lui fournir toute l'information nécessaire au bon accomplissement des opérations de contrôle. Dans ce cadre, le SPF Finances souhaite mettre l'offre de l'adjudicataire à la disposition de collaborateurs internes et externes du SPF Finances chargés de l'évaluation et du contrôle des services. Le soumissionnaire doit indiquer clairement les parties de son offre qui ne peuvent être mises à la disposition de personnes étrangères au SPF Finances chargées de l'évaluation et du contrôle des services. Le soumissionnaire doit se conformer à tous les standards ICT exposés dans la liste (Architectural-Building-Blocks-MAJ FR_signed.pdf ) publiée sur le site Internet du SPF Finances ( 2.1 INTRODUCTION PRESENTATION DU SPF FINANCES LE SPF FINANCES : GENERALITES Depuis quelques années déjà, le SPF Finances réalise une modernisation et une rénovation profondes de son organisation, de ses méthodes de travail et de ses solutions informatiques, dans le but d'améliorer la qualité du service public, l'environnement de travail des fonctionnaires et la rationalisation de leurs tâches. Les programmes Business Process Reengineering (BPR) de Coperfin 1, 2 et 3 ont défini un concept théorique pour le futur fonctionnement du SPF Finances et ses nouvelles structures. Les nouvelles méthodes de travail sont décrites et documentées dans les futurs processus des services de ligne et d'encadrement (une centaine de processus au total). Ces processus sont à la base d'une nouvelle structure organisationnelle (voir La mise en place des nouvelles méthodes de travail implique que les outils nécessaires soient mis à la disposition des fonctionnaires et de leurs dirigeants. À cette fin, les BPR Coperfin ont spécifié les moyens humains (nombre de personnes) et techniques (systèmes ICT, matériel, logiciels) dont le SPF aura besoin pour fonctionner à l'avenir. Sur le site déjà cité, vous trouverez notamment : le livre des processus: l'ensemble des propositions d'amélioration des processus le livre de l'organisation : un exposé de l'organisation future du SPF Finances, y compris les effectifs nécessaires. le livre des fonctions : explique les résultats des futures fonctions. Une fiche par fonction, identifiée dans les schémas de processus, spécifie le groupe de tâches affecté à la fonction. Des fonctions ont aussi été définies pour le personnel dirigeant (chefs de service et chefs d'équipe). le livre ICT : expose les exigences, les besoins en termes d'architecture et d'applications informatiques, ainsi que les techniques de communication. Après le BPR de 2003, on a entamé la mise en œuvre et l exécution d une multiplicité de projets. On trouvera une description complète des réalisations et projets en cours dans le Plan de modernisation 2009 pour la réalisation de Coperfin et les plans pour 2010, cité dans le plan de management intégré 2010 ( ) 39

40 L informatisation a naturellement bénéficié d une priorité majeure, non seulement à cause de l énorme retard en la matière, mais aussi parce que la modernisation visée sur le plan du personnel, des processus et de l infrastructure ne pouvait se passer d importants efforts dans le domaine informatique. À partir de 2005 jusqu à aujourd hui, via le plan d opérationnalisation (en abrégé OPERA), le personnel a également fait l objet de toutes les attentions. L implémentation des nouvelles applications informatiques et des nouvelles méthodes de travail sur le terrain exerce un effet important sur les agents et sur leur organisation en services nouveaux ou existants. Le programme OPERA visait une approche structurée de la préparation, de l implémentation intégrée et de l ancrage des projets organisationnels Coperfin. Une méthodologie a été mise au point pour préparer de façon structurée et intégrée les diverses facettes des projets de modernisation issus des BPR Coperfin (introduction de nouveaux processus, mobilisation des agents, organisation du personnel en services, utilisation de la nouvelle structure informatique, organisation logistique ), préalablement à la mise en œuvre sur le terrain. À ce stade initial, une soixantaine de projets dits organisationnels ont vu le jour pour préparer l opérationnalisation des nouvelles structures, des méthodes de travail adaptées et de l utilisation des nouvelles applications informatiques sur la base de cette méthodologie nouvellement mise au point. Dans l informatisation comme dans l opérationnalisation, l introduction de nouveaux processus occupe une place centrale. En 2009, on a ajusté la structure organisationnelle telle qu elle était initialement définie dans Coperfin (AR 3/12/2009, MB 9/12/2009). 40

41 L Arrêté Royal du 3 décembre 2009 modifiant l Arrêté Royal du 17 février 2002 portant création du Service Public Fédéral Finances, ainsi que l'arrêté Royal organisant les services opérationnels du Service Public Fédéral Finances et l'arrêté Royal organisant les services autres qu'opérationnels du Service Public Fédéral Finances, entérinent la mise sur pied d'une structure organisationnelle modifiée pour le SPF Finances. Le SPF Finances est organisé en 6 Administrations générales verticales, chargées de mener à bien les missions centrales du SPF. Parallèlement, le SPF Finances compte 2 services d encadrement responsables du pilotage et de la coordination au niveau stratégique, et 4 autres veillant à l encadrement de l ensemble de l organisation. Ajoutons-y le service Service multicanal. Il importe par ailleurs de noter que : o Les principes de base de Coperfin sont conservés Citizen centric government Traitement intégré o Le plan des processus Coperfin subsiste dans une large mesure OBJECTIF DU BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (GESTION DES PROCESSUS METIER) Le SPF considère comme un objectif stratégique d évoluer vers une gestion permanente et active des processus métier. À partir de là, on pourra progresser vers un système d optimisation permanente, gérer la qualité et entamer la mise en œuvre du contrôle interne. Le SPF Finances entend évoluer vers une structure organisationnelle orientée processus. Un Business Process Management doit permettre au SPF d atteindre les objectifs suivants : Gestion stratégique des processus Adaptation de processus à la stratégie de l organisation. Création d une base solide pour automatiser tout ou partie des processus. Priorité aux processus à grande valeur ajoutée. Optimisation de l efficacité et de l efficience des processus. Possibilité de mieux maîtriser le changement au sein de l organisation. Gestion opérationnelle des processus : Permet de surveiller les processus internes. Les rôles des divers acteurs des processus sont mieux identifiés et décrits. La description des processus permet de préciser les compétences nécessaires et de mieux estimer les effectifs. Évolution vers un fonctionnement plus uniforme entre des services géographiquement dispersés. Gestion des connaissances Permet de gérer activement les connaissances relatives au fonctionnement. Fournit les bases du transfert de connaissances et de la formation des nouveaux engagés. Formation et transfert de connaissances. Documentation des processus. Base de la gestion documentaire. Garantit la disponibilité des processus. Contrôle de la gestion des processus Veille à la transparence du fonctionnement. Permet d appliquer un contrôle interne structuré et conventionné. Permet d'introduire une optimisation permanente dans l organisation. 41

42 Permet de transposer la réglementation de façon transparente dans le fonctionnement de l organisation (sur la base des business rules ). Des projets clairement décrits et surveillés créent un cadre de surveillance de la qualité. Identification des risques, des indicateurs de performance et de qualité PROCESSUS DU SPF FINANCES Durant les programmes BPR Coperfin 1, 2 et 3, les futurs processus ont été élaborés et décrits à haut niveau. Ces informations se trouvent dans le livre des processus sur le site : ). Les schémas ci-dessous illustrent les processus des services de ligne (Coperfin1) et ceux des services d encadrement (Coperfin2) : Carte des processus des services de ligne Carte des processus des services d encadrement (même qu en néerlandais: la carte n existe pas dans une autre version): 42

43 Stratégie et Planning Uitvoering Monitoring Primaire processen Functionele proc. Belastingen & Inv. Inning Functionele processen Patri. Documentatie Sturende processen Proc. spec. v erwerking 52. Prestatiemeting Ondersteunde processen Beheer klanten 49. Klantenbeheer 50. Gebruikersondersteuning 51. Interne dienstverleningsmodellen Budget- en boekhoudi ng Make and Operate ICT Personeels- en organisatieontw ikkeling Secretariaat en Logistiek 62. Begroting 55. Analyse 56. Design 57. Build 65. Inzetten 66. Opleiding 67. Transitie 68. Tucht 79. Gérer un bâtiment 80. Beheren van vervoersmiddelen 81. Uitvoeren van werkorders 48. Stratégie et planning 63. Algemene, analytische en begrotingsboekhouding 58. Testen 59. Deployment 60. Operations 69. Beloning en arbeidsvoorwaarden 70. Sociaal overleg 71. Mentoring 72. Ontwikkelcirkels 82.Onthaal 83. Achats - contrats 84. Achats - Commande 53. Gestion des prestations 64. Financïele rapportering & analyse 61. Technical Services 73. Loopbaanontwikkeling 74. Gelijke kansen 75. Welzijn 76. Tijdsbeheer 39. Levering en distributie Expertise en ondersteuning 41. Reglemen- 42. tering Commentaar 43. Werkmethodes 44. Informatie 45. Extern advies & medewerking 47. Opvolging 87. Opmaken adviezen en verslagen Info- en kennisbeheer 89. Infotheek Communicatie 91. Uitvoeren van de communicatie 92. Beheren communicatienetwerk 77. Preventie en bescherming 35. Strategie en uitwerking dienstverlening modellen 36. Beheer controlemodellen 37. Beheer invorderingsmodellen 38. Operationele expertise 85. Juridische ondersteuning 86. Beheer van data 88. Kwantitatieve analyse 78. Kennismanagement 40. Integratie economische keten ondernemingen 90. Opmaken nieuwsflash en infomap 54. Interne controle Veranderingsmanagement 93. (Re)développe ment du plan de réalisation 94. Analyser le contexte du changement 95. Créer le processus de suivi et de rapportage 96. Diriger et mesurer la progression du trajet de changement 97. Planifier le programme 98. Mobiliser le programme 99. Gérer et améliorer le programme 100. Planifier et gérer le projet Legende Operationeel proces Management proces Functioneel domein Groep van functi. domeinen L annexe 5 contient une description de processus BPMN en guise d exemple. Après les programmes BPR, les processus Coperfin ont été actualisés et affinés dans les projets d opérationnalisation qui ont suivi. De même, les projets d informatisation en vue des nouvelles applications ICT ont permis de développer et détailler les descriptions de processus Coperfin dans des schémas de déroulement, des use cases et des procédures. Actuellement, nous pouvons dire que la documentation des processus du SPF Finances est rédigée en différents formats et ne fait pas l'objet d'une gestion efficace des versions ORGANISATION BPM AU SPF FINANCES Dans le cadre BPM, le SPF Finances prévoit 2 types de structures : d une part les rôles qui permettent une gestion active des processus, d'autre part l'organisation chargée de supporter la gestion active des processus ROLES DANS LA GESTION DES PROCESSUS AU SPF FINANCES Dans le cadre de la gestion des processus, le SPF Finances distingue 4 rôles : 1. Le propriétaire de processus 2. Le gestionnaire de processus 43

44 3. Le coordinateur de processus 4. Le collaborateur de processus Chacun de ces rôles sera examiné ci-dessous LE PROPRIETAIRE DE PROCESSUS Chaque processus est affecté à un propriétaire de processus unique. Celui-ci assume dans la gestion d un processus une responsabilité de management. Son rôle est le plus crucial et de premier plan. Il intervient expressément dans la totalité ( end-to-end ) du processus concerné. Comment le propriétaire du processus est-il désigné? Idéalement, le propriétaire du processus fait partie du service qui apporte le plus de valeur ajoutée à l'obtention du résultat final du processus. Dans la plupart des cas, ce service est aussi celui qui a le plus intérêt à voir le produit final réalisé. Pour les entités couvrant plusieurs processus, le propriétaire du processus est désigné (confirmation formelle) par le Comité de direction. Dans les autres entités, le propriétaire du processus est désigné par le collège concerné. Quels sont le rôle et la mission du propriétaire de processus? Il est responsable de la conception, de l implémentation et de l exécution du processus. Il surveille le processus. Il intervient en cas de problème. Il surveille le résultat escompté ainsi que les SLA (quantitatifs et qualitatifs) qui concernent le processus. Il est le responsable final du processus. Il se concerte régulièrement avec le gestionnaire du processus. Il rapporte à l instance qui l a désigné, mais aussi aux responsables des services qui sont acteurs dans son processus. Vigilance par rapport à la conduite des processus couvrant plusieurs entités : Le propriétaire de processus assumant la responsabilité end-to-end d un processus, il doit tenir compte du fait que certaines parties de son processus sont réalisées par des acteurs qui n appartiennent pas à son entité/pilier ou service d encadrement. Cela nécessite une collaboration et une concertation régulière avec les services concernés, dans un effort commun pour préserver le caractère opérationnel et performant du processus LE GESTIONNAIRE DE PROCESSUS Le gestionnaire de processus assume en principe une tâche plus opérationnelle. Comme dans le cas du propriétaire, chaque processus compte un seul gestionnaire de processus. Ses tâches sont les suivantes : Il développe le processus et suit entièrement son déroulement (au-delà des limites entre entités et services d encadrement). Il coordonne le planning du processus : Définition des objectifs et spécifications Budgétisation Réalisation Effectifs et compétences nécessaires Il assume la responsabilité de la surveillance et du contrôle du processus. 44

45 Il analyse les éventuels problèmes. Il est responsable des interventions préventives et correctives. Il surveille l optimisation. Il rapporte au propriétaire du processus. Il se concerte avec les coordinateurs de processus et leur donne les instructions nécessaires. Le gestionnaire de processus fait partie du business ; il dispose d une connaissance de base active de la gestion des processus et de BPMN. En présence de processus très importants et complexes, il se peut que le rôle exige un investissement en temps considérable. Aussi importe-t-il que le gestionnaire de processus dispose d un temps suffisant pour accomplir convenablement sa mission en concertation avec le management (de ligne) LE COORDINATEUR DE PROCESSUS Le coordinateur de processus veille sur la partie du processus qui se déroule dans son entité, service d encadrement ou service. En quoi consiste sa mission? Il veille à la bonne application du processus dans son entité ou service. Il veille à l application correcte et ponctuelle des directives relatives à l exécution du processus. Il joue un rôle opérationnel dans les activités de surveillance et de contrôle. Il fait le rapportage des anomalies au gestionnaire de processus et se concerte avec lui si nécessaire. Nous pouvons dire que le coordinateur de processus est l interlocuteur local du gestionnaire de processus LE COLLABORATEUR DE PROCESSUS Le collaborateur de processus exécute les activités (du processus) en tenant compte des indicateurs prédéfinis. Il fait le rapportage à son coordinateur de processus et se concerte avec lui si nécessaire L ORGANISATION DE SUPPORT DE BPM AU SEIN DU SPF FINANCES L organisation de support de BPM se situe à deux niveaux. Au niveau stratégique (SPF), l approche BPM est pilotée et appuyée par le service d encadrement Coordination Stratégique et Communication (CSC). Le service BPM un des quatre services de CSC pilote l approche BPM globale au niveau SPF. Au niveau opérationnel, l approche BPM est supportée par le service Coordination Opérationnelle et communication (COC) que l on trouve dans chaque Administration générale et service d encadrement, y compris le service Service multicanal. Le service d encadrement Coordination opérationnelle et communication dispose de sa propre cellule BPM. Celle-ci veille sur la gestion des processus dans le cadre défini au niveau du SPF. 45

46 On trouvera ci-dessous un bref aperçu de la mission des services BPM aux niveaux N et N LE SERVICE BPM STRATEGIQUE Le rôle et la mission de ce service concernent l élaboration de la stratégie de gestion des processus (BPM), avec la mise au point d'une méthode adaptée et d un environnement de gestion (tool/outil). La cellule veille aussi sur la gestion des processus, le rapportage et toutes les initiatives capables d augmenter la maturité de l organisation en matière de gestion des processus. Voici la structure du service BPM stratégique : 46

47 Le service BPM stratégique compte deux équipes. La mission globale du service peut se décrire en ces termes : Team gestion de processus, méthode et outils : Gestion des processus : Création et surveillance d une politique et d une vision de la gestion des processus. Conseil au management et à l organisation dans l application d une approche uniforme de la gestion des processus, y compris la sensibilisation et la culture d entreprise en matière de gestion des processus et d amélioration continue. Surveillance de la coordination stratégique des processus. Rapportage de la gestion des processus au management. Publication des processus et gestion de l environnement où la publication a lieu. Conduite, gestion et surveillance de l inventaire central des processus, y compris l historique. Gestion des processus transversaux et des processus de management au niveau du Président et du Comité de direction, y compris la coordination de ces processus (entre propriétaires de processus). Pilotage d un réseau de responsables BPM au sein de l organisation. Pilotage de forums de concertation entre propriétaires de processus apparentés. Surveillance et conduite du processus interne d optimisation et d ajustement des processus, avec une attention particulière à l orientation client et au caractère multicanal (lien avec le service Prestation de Services Multi-Canaux (PSMC)). Méthode et outils : Surveillance des standards, des normes et développement d une politique (directives) ou d un cadre méthodologique, identification des rôles et des responsabilités. Idéalement, le tout est consigné dans un vademecum. Coordination avec l ICT interne. Coordination et concertation avec Performance management (MPM) en matière de production et d identification des indicateurs de performance liés aux processus. Mise à disposition et gestion d un environnement de gestion central (outil ICT pour la gestion des processus). Gestion générale des connaissances concernant la gestion des processus. Surveillance de la qualité en matière de gestion des processus. Organisation de formations à la gestion des processus et à l utilisation de l outil. 47

48 Accompagnement des propriétaires de processus dans l application du contrôle interne suivant le cadre COSO. Accompagnement des propriétaires de processus dans la définition des indicateurs des processus, y compris l accompagnement lors des mesures temporaires de charge de travail. Team Business analystes Mise à disposition d analystes internes pour accompagner et faciliter le développement, la modélisation et l implémentation des processus. Soutien aux propriétaires de processus dans la modélisation, l optimisation et l entretien de leurs processus. Accompagnement de la gestion du changement dans le contexte de l implémentation et de l'innovation en processus. Le service BPM fait partie du service d encadrement Coordination Stratégique et communication. Actuellement, le service BPM en est à la phase de démarrage. Il devrait compter bientôt une dizaine de personnes, dont 5 business analystes LES CELLULES BPM OPERATIONNELLES PAR ADMINISTRATION GENERALE OU SERVICE D'ENCADREMENT Les cellules opérationnelles par Administration générale ou service d encadrement suivent les processus propres à leur Administration générale ou service d'encadrement. Elles coordonnent ces processus via les propriétaires respectifs. Ces services BPM opérationnels sont le reflet du service BPM stratégique en ce qui concerne la gestion des processus et l'équipe de business analysts. Le service BPM stratégique anime une plate-forme de concertation centrale réunissant des représentants de tous les services BPM opérationnels pour la concertation sur les processus. La taille des cellules BPM au sein des COC dépend de celle de l Administration générale ou du service d encadrement. Au total, le SPF Finances prévoit qu une cinquantaine de personnes travailleront dans les cellules BPM des COC, dont une trentaine de business analystes BPMN : LE STANDARD POUR LA MODELISATION AU SEIN DU SPF FINANCES Le SPF Finances a choisi l annotation BPMN en guise de standard pour la modélisation des processus. Actuellement, le SPF Finances utilise un ensemble limité de symboles, mais leur nombre pourra augmenter à l'avenir. Voici ces symboles : 48

49 START EVENT: un Start Event représente l occasion, le déclencheur qui fait démarrer le processus. Si on ne précise pas plus amplement ce déclencheur, on utilise un Start Event ordinaire. INTERMEDIATE EVENT: un Intermediate Event indique les différentes manières qui peuvent amener un processus à être interrompu ou reporté. END EVENT: un End Event indique la fin d un processus. Si on ne précise pas plus amplement le résultat du processus,, on utilise un End Event ordinaire. START MESSAGE: un Start Message représente un message ( , lettre, téléphone, fax, ) qui fait démarrer le processus. INTERMEDIATE MESSAGE: un message reçu (à gauche) ou envoyé (à droite) pendant le processus. END MESSAGE: un End Message indique que le résultat du processus consiste en un message qui est envoyé à un client (interne ou externe). START TIMER: un Start Timer indique qu un moment spécifique ou un cycle spécifique (p.e. chaque mardi, chaque première semaine du mois de mars) fait démarrer le processus. INTERMEDIATE TIMER: un Intermediate Timer indique un moment d attente dans le processus, ou une interruption du processus à un moment spécifique. INTERMEDIATE LINK: on utilise un Intermediate Link pour lier les différentes parties d un processus. Le lien va de à. Exécuter activité ACTIVITE : une activité est une unité de travail à exécuter. On fait la distinction entre les activités en appliquant le principe d unitéplace-temps-fonction. SUB-PROCESS : certaines activités sont regroupées en un Sub- Process. Les différentes activités sont alors représentées à un niveau sous-jacent. LOOP ACTIVITE : un Loop indique que l activité peut être complétée plusieurs fois de suite, jusqu a ce ou aussi longtemps qu une certaine condition est remplie. XOR DATA-BASED GATEWAY : on utilise le XOR Data-Based Gateway si uniquement une des branches peut être parcourue après scission (décision exclusive). XOR EVENT-BASED GATEWAY : idem que XOR Data-Based Gateway, mais est utilisé lorsque la décision de la présentation d events en dépend. AND-GATEWAY : on utilise le AND-gateway si toutes les branches après une scission doivent être parcourues (trajets de processus parallèles). OR GATEWAY : on utilise le OR Gateway si une ou plusieurs branches peuvent être parcourues après scission (décision inclusive). SEQUENCE FLOW : indique la séquence dans laquelle les différentes étapes du processus sont parcourues et fait le lien uniquement entre les Activités (ou Sub-Processus), Events et Gateways. MESSAGE FLOW : un Message Flow indique le flux de messages entre 2 participants (représentés par Pools). START RULE : on utilise un Start Rule quand une règle particulière ou certaines conditions font démarrer le processus. (p.e. si la température est au-dessus 30 ). INTERMEDIATE RULE : on utilise un Intermediate Rule quand une règle ou une condition particulière interrompe le processus. POOL: un Pool indique l organisation dans laquelle les processus se produisent. LANE : un Pool peut être reparti en Lanes qui regroupent alors différentes divisions, services, fonctions, au sein d une organisation. ASSOCIATION FLOW (avec direction): un Association Flow est utilisé pour relier l information (texte et objets non-flow graphique) aux symboles dans le flux du processus. ASSOCIATION FLOW (sans direction): un Association Flow est utilisé pour relier l information (texte et objets non-flow graphique) aux symboles dans le flux du processus. TEXT ANNOTATION : est utilisé pour ajouter de l information supplémentaire (remarques, nuances, ) à la présentation visuelle. Est toujours relié avec un Association Flow. DATA OBJECT : fournit de l information supplémentaire sur les documents, templates, systèmes, qui sont utilisés dans certaines étapes de processus. Est toujours relié avec un Association Flow. 2.2 DESCRIPTION DU MARCHE Le soumissionnaire doit se conformer à tous les standards ICT (Architectural-Building-Blocks-MAJ FR_signed.pdf ) publiés sur le site du SPF Finances ( ) DESCRIPTION DES OBJECTIFS Les objectifs du présent cahier des charges sont les suivants : Livraison et installation d un outil de Business Process Management Implémentation de l outil BPM aux mesures du SPF Finances Formation des utilisateurs durant la phase pilote Maintenance et garantie de l environnement. Le projet est divisé en deux phases, qui font toutes deux partie du marché. Phase 1 : Phase pilote La phase pilote durera au total 10 mois et comportera 3 étapes : Étape 1 : Livraison, installation et implémentation d un outil de Business Process Management, avec formation incluse 49

50 Cette étape durera au maximum 2 mois à partir du début du marché (le premier jour calendrier suivant à la journée à laquelle le fournisseur a reçu l avis d attribution du marché). Elle comprend les éléments suivants : Livraison, installation et implémentation d un outil de Business Process Management.. Pour chaque profil d utilisateur, nous prévoyons les effectifs suivants : o 15 concurrent users du type «business analyst» o 15 concurrent users du type «collaborateur BPM» o 1 concurrent user du type «gestionnaire de systèmes» o 50 concurrent user (100 utilisateurs internes) du type «propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus» o 500 utilisateurs internes du type «collaborateur processus» (viewer) : le SPF Finances envisage de publier ses processus sur le site intranet (viewer). Le SPF laisse le choix pour déterminer ce qui est nécessaire pour ce type d utilisateurs au soumissionnaire. Formation des agents : collaborateurs BPM business analysts Minimum 1 et maximum 5 collaborateurs IT : gestion de système + lien avec l automatisation des process flows Étape 2 : Démarrage et accompagnement d une série de pilotes Après l étape 1, démarrage de l étape 2 : L utilisation d un outil Business Process Management pendant une période de 8 mois au minimum, à partir de l installation jusqu à la fin de la phase pilote. Pendant cette période, chaque entité et service d encadrement lancera un pilote : Les pilotes permettront de tester les fonctionnalités offertes par l outil. Cela signifie qu on conviendra avec les entités / services d encadrements des fonctionnalités spécifiques qui feront l objet de leur pilote. Les aspects suivants pourront être abordés (liste non exhaustive) : o Conception et modélisation des processus o Analyse des processus o Optimisation des processus o Description et documentation des processus o Application du contrôle de gestion (cadre COSO) o Prototypage o Publication et accessibilité des processus en consultation o Synchronisation entre processus et IT o Génération de BPEL process executables o Gestion des KPI-processus o Durant l exécution des pilotes, les agents concernés du SPF Finances seront épaulés par un coach du soumissionnaire. Nous prévoyons un maximum de 60 jours de coaching sur le terrain, axé sur l utilisation de l outil, consommable par homme/jour. Étape 3 : Évaluation et décision de poursuite Après 8 mois à partir du début du marché (le premier jour calendrier suivant à la journée à laquelle le fournisseur a reçu l avis d attribution du marché), l étape 3 démarrera. L étape 3 prendra au maximum 2 mois. Elle sera concentrée sur l évaluation des différents pilotes : 50

51 Le résultat de chaque pilote sera évalué par une équipe présidée par le responsable de la cellule BPM stratégique ; l équipe regroupera le responsable de la cellule BPM opérationnelle et au minimum un business analyste. Sur la base des résultats et de l évaluation, la phase GO/NO GO permettra de prendre une décision concernant : 1/ la poursuite ou non du projet ; 2/ le cas échéant, le nombre de licences à acquérir ; et 3/ les fonctionnalités à retenir pour une deuxième phase. En cas de décision NO GO, le projet est arrêté, sans que le pouvoir adjudicateur soit tenu de motiver son choix. Les services prestés à la phase 1 seront payés comme prévu. Phase 2 : phase d extension La phase d extension démarre suite à une décision GO La phase d extension dure 36 mois. Elle couvre les éléments suivants : L établissement d un planning pour le déploiement des fonctionnalités de l outil BPM. Le planning de déploiement doit être établi aux mesures du SPF Finances et en concertation avec lui. La durée spécifique de la période de déploiement dépend des besoins spécifiques du SPF Finances ainsi que de l'évolution escomptée de la maturité. Si l outil BPM est de conception modulaire, le pouvoir adjudicateur devra décider 1/ quels modules il souhaite acquérir et 2/ combien de licences par module. Le GO est suivi de l'achat d une première tranche de licences, qui couvrent au minimum les fonctionnalités de base de l'outil, pour les profils d'utilisateur suivants : o 15 concurrent users du type «business analyst» o 15 concurrent users du type «collaborateur BPM» o 1 concurrent user du type «gestionnaire de système» o 50 concurrent user (100 utilisateurs internes) du type «propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus» o 500 utilisateurs internes du type «collaborateur processus» (viewer) : le SPF Finances envisage de publier ses processus sur le site intranet (viewer). Le SPF laisse le choix pour déterminer ce qui est nécessaire pour ce type d utilisateurs au soumissionnaire. L achat de tranches et/ou modules supplémentaires fera l objet d une décision annuelle, sur la base des besoins évalués. La première fois, ceci se passera au début de la phase d extension et se répètera chaque année. Le SPF n est pas tenu de passer à la phase EXIGENCES FONCTIONNELLES Les exigences fonctionnelles sont les suivantes : FONCTIONNALITES DE BASE Modélisation des processus en BPMN : 51

52 o Possibilité d activer un ensemble limité de symboles, de modifier et d ajouter des symboles o Orientation objet o Possibilité de définir la relation entre une étape de processus et une personne avec au minimum comme caractéristiques : est responsable de, est responsable final de, doit contribuer, peut conseiller, doit être informé, valide les résultats' o Associer à chaque processus et étape de processus : Indicateurs de performance Éléments SOA Applications Rôles Structure d organisation Infrastructure Objets de données (Inputs& Outputs) Risques Documents Création des autres éléments ci-dessous (incorporés dans l outil et/ou avec représentation graphique) : o Modèles organisationnels pour organigrammes o Process event-driven diagrams o Value added chain diagrams o Project charters reflétant les projets ainsi que leurs relations avec les processus et le business model o Views servant de portail o Modèles Service oriented architecture (SOA) avec service items o Modèles d applications IT pour refléter l architecture IT o Modèles réseau et topologies Mesure et surveillance de la performance des processus : o Possibilité de liaison avec modèles d indicateurs de performance (KPI) et Balanced Scorecard (BSC)(Cognos, MPM) o Module de surveillance capable de mesurer directement la performance d un processus sur les systèmes opérationnels et de relier cette mesure à l indicateur de performance du système MPM Organisation des données : o Possibilité de résoudre les conflits après des changements effectués en parallèle dans un environnement multi-utilisateur (concurrency) o Moteur de recherche puissant, avec fonctions de recherche par nom/partie de nom, type de modèle, type d objet, attribut, relation, objet o Possibilité de navigation et d arborescence : le nombre maximum de niveaux pouvant composer la navigation et l arborescence Convivialité : o Liaison directe d un document avec un objet o Possibilité d ajouter des champs à des objets (processus, activité ) o Consultation d un document via la représentation graphique de l'objet dans la publication web o Application du filtrage Filtrage des symboles Filtrage des objets Filtrage des modèles Filtrage des attributs Filtrage des relations o Application des renommages Renommage des symboles Renommage des objets Renommage des modèles Renommage des attributs Renommage des relations o Création directe de modèles via une interface graphique o Lay-out generator capable de générer les modèles suivants des règles prédéfinies, sans programmation ni écriture de scénarios logiciels 52

53 o Masquage dynamique des éléments ou familles d éléments dans la représentation graphique des modèles pour simplifier la visualisation o Affectation des objets à des images, des textes, des liens vers des fichiers ; affectation d hyperliens à des objets ; ouverture dynamique par simple ou double clic sur la représentation graphique de l objet o Possibilité d afficher les attributs, de les masquer ou de changer leur lay-out o Possibilité de redéfinir les symboles liés à des objets ou d adapter leur lay-out o Présence d une interface utilisateur multilingue et possibilité de changer de langue o Traduction et affichage de tous les objets et modèles dans la langue de l utilisateur Analyse des processus : o Module de simulation capable, sur la base des processus définis, d'afficher l'analyse de la charge de travail par processus, avec possibilité de comparer différents scénarios (possibilité d un lien avec E-HR) Simulations : o Possibilité d effectuer des simulations sur les processus nouveaux et existants, afin d évaluer leur performance et d identifier le potentiel d amélioration Conventions et sémantique : o Possibilité de contrôle sémantique automatique pour vérifier la conformité par rapport aux conventions o Possibilité de définir les conventions spécifiques Gestion des rôles : o Détermination des fonctionnalités du système suivant le rôle de l utilisateur o Détermination des modèles et objets suivant le rôle de l utilisateur o Création automatique d une matrice de responsabilités à partir d un ou plusieurs modèles de processus o Processus de validation des modèles dans l outil ; approbation par le responsable de processus et les parties concernés via l intranet o Affectation d un propriétaire à chaque objet et modèle ; notification à ce propriétaire en cas de demande de changement Rapportage : o Rapports par rôle o Exportation en différents formats : PDF, Word, Excel, HTML, XML, BPEL Autres : o Modules pour définir les règles business, les relier aux étapes du processus et les analyser en termes d exhaustivité et de cohérence o Système de gestion pour répertorier, suivre et gérer les demandes de changement par modèle o Possibilité d exportation vers ou de connexion avec BPEL, UML et WSDL Fonctionnalités techniques : Possibilité de base de données centrale Architecture web Possibilité de consultation via une application web Liaison directe avec un système de gestion documentaire (FileNet) Importation et validation de modèles Visio Possibilité de générer automatiquement des objets avec leurs attributs à partir de listes Excel Possibilité d utiliser des scripts ou une fonction standard dans l outil pour exporter l information au format XML ou vers un tableau Excel Dictionnaire de données : o L existence d un dictionnaire de données centralisé. o La description de sa structure et des métadonnées associées o Les possibilités de personnalisation du dictionnaire des données par ajouts ou modifications de champs o L impact d un upgrade du logiciel sur la personnalisation du dictionnaire de données o Les possibilités de recherche dans le dictionnaire des données o L intégration du dictionnaire de données avec le générateur de rapports o Les possibilités de contrôle d intégrité du dictionnaire des données Possibilité de consulter les modèles et leurs informations via l intranet/internet 53

54 o Quels sont les navigateurs Internet supportés (et la version)?(p.ex. MS Explorer, Firefox, Opera, Chrome et Safari) o Y a-t-il une dépendance par rapport aux plug-ins ou composants qui ne sont pas installés automatiquement par le module de consultation?(p.ex. une Java VM ) Consultation dynamique ou publication statique o Possibilité de consultation via une publication statique sur l intranet/internet o Possibilité de consultation dans un environnement qui accède à la dernière version du modèle dans la base de données (publication dynamique) o Possibilité de gestion des versions o Possibilité de consulter un modèle dans la langue de l utilisateur en cas de publication statique o Possibilité de consulter un modèle dans la langue de l utilisateur en cas de publication dynamique o Possibilité d automatiser l environnement de consultation. Cela fait-il partie de l outil en standard? Contrôle d accès et gestion des versions o Possibilité de liaison avec la gestion des accès du SPF Finances (LDAP ou autre système)? o Possibilité de plusieurs rôles de consultation o Possibilité d isoler certains modèles (p.ex. modèles non achevés ou seulement visibles par un certain groupe d utilisateurs) QUESTIONS CONCERNANT LES FONCTIONNALITES Navigation o Comment se passe la navigation dans les modèles? o Comment se passe la liaison entre les modèles graphiques et les attributs (texte)? Exportation et impression o Quelles sont les possibilités d exportation à partir de l environnement de consultation?(p.ex. captures d écran, téléchargement de rapports en pdf, Word, Excel, OpenOffice...) o L environnement de consultation permet-il d'accéder aux rapports générés? o Comment peut-on consulter les documents/objets liés qui ne figurent pas dans l environnement de l outil BPM?(p.ex. documents conservés dans un système de stockage numérique ou repository) o Quelles sont les possibilités d impression à partir de l environnement de consultation? Comment sont gérés les modèles/illustrations et les textes? Capacité o Quelles sont les limites de capacité du module de consultation et où se situent-elles? o La politique de licence impose-t-elle une restriction du nombre de concurrent users? Fonctionnalités en option o Existe-t-il des possibilités d édition des éléments graphiques dans l environnement de consultation? Est-il possible de limiter ces fonctions à certains modèles ou types d objets? o Existe-t-il des possibilités d édition des attributs dans l environnement de consultation (texte et lay-out)? Est-il possible de limiter ces fonctions à une sélection d attributs? o Cela fait-il partie de l outil en standard? EXIGENCES TECHNIQUES STANDARDS ICT SPF D un point de vue technique, la solution proposée doit être compatible avec les standards ICT du SPF. Pour rappel, le contexte ICT du SPF, ainsi que les standards techniques et architecturaux s y rapportant sont décrits dans le document Architectural-Building-Blocks-MAJ NL_signed.pdf, publiés sur le site du SPF Finances Pour ce projet, les points suivants sont d un intérêt particulier : Serveurs de Backup et Storage ABB

55 Serveurs «Wintel» ABB Desktops et laptops ABB Identity et Access Management Services ABB Applications Server Services ABB Services Relational Data Center ABB Autres Services DBMS MS SQL ABB ARCHITECTURE DE LA SOLUTION Le fournisseur présentera l architecture technique nécessaire lors du démarrage du projet. Il décrira également les évolutions nécessaires pour passer du projet pilote à la phase d implémentation. Le fournisseur décrira également les possibilités d intégration de la solution aux mécanismes standards de virtualisation, de backup et de disaster recovery du SPF REPOSITORY CENTRAL GESTION : Le SPF donnera la préférence à une solution permettant le stockage des modèles dans un repository centralisé. Le fournisseur décrira l intégration de ce repository aux services standards de backup et réplication du SPF. Le fournisseur décrira les mécanismes de contrôle d accès à ce repository, ainsi que leur granularité ADMINISTRATION : Le fournisseur décrira le mode de fonctionnement (heavy client light client) et les fonctionnalités de console d administration de la solution proposée INTERFACES DIVERSES : Le fournisseur décrira les possibilités d exportation des modèles produits vers les autres outils de modélisation du SPF Finances (Visio, Microfocus Together, Cognos) IMPLEMENTATION L implémentation des logiciels comportera les opérations suivantes (phase pilote et phase d extension) Définition de l'architecture et de la proposition de concept Installation et paramétrage du logiciel Planification et exécution des tests Documentation technique et business Assistance au déploiement Suivi et assurance qualité Coordination avec d'autres projets Mise en production FORMATION Chaque formation demandée doit être donnée en français et en néerlandais. Exceptionnellement, la formation pour les collaborateurs-it peut être bilingue ou en anglais, à la condition expresse que le SPF Finances l'autorise préalablement. Formations phase pilote : Formation pour les collaborateurs-bpm : 1 session NL et 1 session FR Formation analystes business : 1 session NL et 1 session FR Formation d un jusqu à maximum 5 collaborateurs-it (gestionnaire de systèmes et elink à l automatisation des flow de processus) 55

56 Formations phase d extension Formation pour les collaborateurs-bpm Formation analystes business Formation de collaborateurs-it (gestionnaire de systèmes et elink à l automatisation des flow de processus) Formation train the trainer : le soumissionnaire prévoit une formation qui permet aux collaborateurs du SPF Finances de former à leur tour les utilisateurs finals, c-à-d les analystes business, les propriétaires de processus, les gestionnaires de processus, les coordinateurs de processus, le collaborateurs de processus, les collaborateurs-bpm du service BPM stratégique et les cellules BPM, afin de leur permettre d utiliser les différentes modules de l outil BPM. Les formations des utilisateurs finals doivent être adaptée au besoins spécifiques. Pour chaque formation, le soumissionnaire doit spécifier les objectifs, le contenu et la forme de la formation. Il doit prévoir une partie théorique et une partie pratique. Les formations seront données sur la base des applications déjà en place, telles qu elles seront utilisées par les différents profils. Le SPF Finances commandera les formations en fonction de ses propres besoins. Chaque participant recevra des notes de cours, rédigées dans sa langue. Il ne peut être dérogé à cette règle sans en avoir averti le SPF Finances au préalable et avoir obtenu son autorisation. Le soumissionnaire doit fournir tout le matériel didactique dans un format électronique compatible avec les normes de l'elearning (minimum SCORM 1,2). Les formations appliqueront les règles et normes mises au point et imposées par la Direction des formations du service d encadrement P&O. Les personnes chargées de la formation doivent : posséder une expérience reconnue dans le domaine qu'elles enseignent ; faire preuve d'une maîtrise PARFAITE de la langue dans laquelle le cours est donné ; posséder les qualités pédagogiques indispensables pour transmettre la matière de façon structurée et systématique aux participants ; savoir exploiter efficacement les moyens pédagogiques et s'en servir aux bons moments ; tenir compte des remarques du pouvoir adjudicateur en ce qui concerne le contenu et la présentation de la formation. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d'exiger par téléphone, télécopie ou courriel suivis d'une confirmation par lettre recommandée, le remplacement immédiat d'un ou plusieurs formateurs qui ne répondraient pas aux qualifications requises, par des formateurs possédant des qualifications équivalentes à celles qui sont mentionnées dans l'offre. Les formations seront dispensées dans les locaux du SPF Finances ou de l'adjudicataire. En fonction des circonstances, le SPF Finances décidera du lieu où les formations seront organisées. Si la formation doit avoir lieu dans les locaux de l'adjudicataire, celui-ci peut aussi proposer des locaux situés en dehors de ses propres bâtiments (mais dans la région bruxelloise). Les locaux seront équipés d un pc par participant, ainsi que de tous les appareils pédagogiques requis. L'adjudicataire doit mettre des boissons à la disposition des participants. Il organise et fournit le déjeuner pour tous les participants pendant toute la durée de la session de formation. Le soumissionnaire doit produire une offre de prix pour chacune des formations, par session et par groupe de 12 participants en ce qui concerne les formations destinées aux collaborateurs-bpm et analystes business et par groupe de 10 participants 56

57 pour les formations train the trainer. Il se servira à cette fin du modèle de tableau de l'annexe 2.2. (phase pilote) et 2.5. (phase d extension). Il doit aussi faire offre pour les formations techniques spécifiquement destinées aux collaborateurs-it, par session de (maximum) 5 participants, à l aide du modèle de tableau de l annexe 2.2. (phase pilote) et 2.5. (phase d extension)... Dans le cadre du projet, aucune formation destinée au personnel de l adjudicataire ne peut être organisée après le début du projet. Le SPF Finances compte sur un niveau suffisant de compétence et d expertise pour que le personnel dépêché par l adjudicataire puisse entamer concrètement ses activités dès le démarrage du projet ASSISTANCE le SPF Finances souhaite, dans le cadre de ce marché, se faire assister par des experts du domaine.. Cette assistance est nécessaire vu l ampleur du projet et ses implications ICT et Business. Elle devra comprendre le support à la paramétrisation de l outil, l assistance au roll-out ainsi que l assistance à l exploitation de celui-ci. Pour cela, le SPF demande la mise à disposition d une quantité d homme/jours pour la gestion de projet. Ces homme/jours seront consommés pendant les 3 ans du projet. Nous prévoyons au maximum 180 homme/jours, c-à-d 60 homme/jours par partie, à utiliser par tranche d homme/jour ASPECTS TECHNIQUES Ce chapitre évoque les aspects techniques auxquels le soumissionnaire doit se conformer dans l'exécution du marché GENERALITES Pour la description des environnements de développement, d intégration, d acceptation et de production à utiliser, nous renvoyons à la documentation disponible sur le site du SPF Finances, à l'adresse : rubrique Fondements ICT. Nous insistons une fois encore sur le respect intégral des standards visés dans ces divers documents. L infrastructure sera mise à disposition par l infrastructure ICT décrite dans les standards ICT CRITERES GENERIQUES ET SPECIFIQUES Dans son offre, le soumissionnaire précisera si l outil BPM est du type web based ou full client. Le soumissionnaire indiquera également si l ensemble des fonctionnalités de la solution est accessible et utilisable via un navigateur. Dans la négative, le soumissionnaire en spécifiera l'impact sur l'architecture de la solution, sa maintenance, sa mise en service, les licences (coûts et gestion des utilisateurs) et la gestion centralisée INTEGRATION AUX STANDARDS EXISTANTS ET FUTURS DE L'ARCHITECTURE TECHNOLOGIQUE DU SPF FINANCES On a installé une infrastructure centralisée qui sert aux développements. L'utilisation de cette infrastructure centralisée est obligatoire pour tous les systèmes d'information dans le cadre des nouveaux développements, de la réalisation de nouveaux projets ou de la rénovation des serveurs chargés des applications critiques. Dans cette perspective, une série de projets de base sont actuellement en cours. Le soumissionnaire doit se conformer à tous les standards visés dans la liste des standards publiée sur le site internet du SPF Finances ( ). Normes et standards à respecter dans le cadre du présent cahier des charges 57

58 Les équipes de réalisation mises à disposition par le SPF Finances devront appliquer les méthodes et les normes spécifiées par le SPF Finances ou choisies avec son accord. Ces normes concernent au minimum : Par méthode de gestion de projet, on entend au minimum : o la rédaction d'un plan de projet détaillé, comprenant une PBS (Product Breakdown Structure) solide et complète et une WBS (Work Breakdown Structure) complète qui débouchent sur un planning détaillé et réaliste, avec analyse des risques. o la fourniture de rapports périodiques (sous la forme et de la façon prescrites par le SPF Finances) o le respect du modèle de gestion de projet (à base Prince2) en vigueur au SPF Finances les normes techniques des logiciels ; les règles de programmation (mise en page, structures de codage, commentaires, conventions de dénomination, normes de développement conformes aux fondements ICT, y compris normes ouvertes, etc.) ; la documentation ; les règles de gestion définies par les services de gestion des environnements d'exploitation ; les procédures de contrôle de qualité SLA, MAINTENANCE ET GARANTIE GARANTIE Dispositions générales : tous les logiciels sont sous garantie à partir de la réception provisoire. Durant cette période, la maintenance des logiciels est assuré gratuitement par l adjudicataire la période de garantie est un an Tous les logiciels livrés doivent être neufs. Ils sont garantis par l adjudicataire contre tout défaut de fabrication, de fonctionnement, de performance. Si des éléments sont défectueux, si les fonctionnalités et/ou les performances exigées dans le cahier spécial des charges ou annoncés dans l offre de l adjudicataire ne sont pas ou que partiellement atteints, dans la mesure où le défaut n est pas consécutif à une utilisation anormale des logiciels, l adjudicataire assumera à ses frais la réparation et les corrections. Le logiciel défectueux est remplacé par du logiciel d origine neuf. Les logiciels de remplacement sont soumis au délai intégral de garantie. Tous les services fournis dans le cadre de la garantie sont identiques à ceux relevant de la maintenance & support. En cas d indisponibilité de la solution durant la période de garantie, la garantie sera prolongée pour une durée équivalente à celle de l indisponibilité. La garantie couvre notamment: la réparation, le remplacement ou la correction, sur site, des composants défectueux la correction des paramètres les déplacements effectués par le personnel de l adjudicataire ainsi que les frais de transport des éléments MAINTENANCE 58

59 Ce chapitre a pour but de garantir la maintenance des produits couverts par le présent marché. ll complète la garantie de chaque logiciel. ll doit donc permettre d'élargir les services offerts par les fournisseurs. Le SPF Finances disposera ainsi d'une formule de maintenance garantissant le fonctionnement intégral de la solution dans le respect des besoins spécifiques du SPF MAINTENANCE LOGICIELLE La maintenance portant sur les logiciels censés fonctionner sans interruption comprend les prestations suivantes : maintenance corrective maintenance évolutive support technique Maintenance corrective Des correctifs ('patches') sont mis à la disposition du SPF Finances, avec l'assistance nécessaire pour les installer. Dans son offre, le soumissionnaire expliquera comment il pense pouvoir apporter une solution en cas de problème logiciel à caractère bloquant, en termes de : o diagnostic du problème o délai d'intervention o réparation (installation de solutions alternatives, travail en mode dégradé ) Maintenance évolutive L'adjudicataire met à la disposition du SPF Finances et installe les nouveaux releases, upgrades et mises à jour des logiciels. La maintenance évolutive des licences couvre tous les upgrades, y compris ceux qualifiés de 'majeurs' par l'adjudicataire. Tous les logiciels sont concernés (logiciels de base et extensions). Le SPF Finances décidera seul s'il veut installer un upgrade, partiellement ou totalement. En cas de changement dans le packaging (regroupement de logiciels formant un tout), le nouveau packaging ne sera pas imposé au SPF Finances si cela a pour effet de supprimer des fonctions déjà disponibles. Le fait que le nouveau packaging comporte des fonctionnalités supplémentaires qui n'intéressent pas le SPF Finances ne pourra justifier une augmentation de prix. Support technique Il s agit ici de : o un support téléphonique pour les agents du SPF Finances figurant sur une liste à établir au moment de la réception provisoire ; o une assistance permanente jusqu'à la résolution du problème ; o l'accès aux références techniques des fournisseurs sur internet. Naturellement, le SPF Finances assumera lui-même les interventions de première ligne : le soumissionnaire ne sera contacté que si l'équipe du SPF Finances ne peut donner de réponse à l'utilisateur PRESENTATION DE LA MAINTENANCE Le soumissionnaire décrira en détail l'organisation chargée de la maintenance dans son entreprise, ainsi que les procédures instaurées pour garantir le respect des délais imposés par le SPF Finances. Il doit obligatoirement spécifier le nombre de personnes disponibles pour assurer les services. La liste des opérations de maintenance possibles sous ci-dessus n'est pas exhaustive. L'offre détaillera la maintenance de façon à disposer d une description précise de la maintenance. 59

60 APPLICATION ET DUREE DE LA MAINTENANCE La maintenance commence à la fin de la période de garantie INDEMNISATION POUR NON-RESPECT DES DELAIS D'INTERVENTION Le SPF Finances a droit à une réduction des frais de maintenance suivant les pénalités visées dans le SLA convenu entre l'adjudicataire et le SPF, si l'adjudicataire ne respecte pas ses obligations ou si les délais contractuels d'intervention ou de réparation sont dépassés. Une indemnité peut être exigée si un système faisant l'objet d'un appel justifié ne fonctionne toujours pas après le délai de réparation maximal, pour une raison imputable à un acte du fournisseur ou de ses délégués. L'indemnisation concerne tous les logiciels devenus inutilisables ou qui fonctionnent incorrectement (entièrement ou partiellement), en raison du défaut en question, même si le problème ne se trouve que dans un module. Les pénalités à appliquer et la procédure à suivre dans le cadre du SLA seront décrites de commun accord entre le SPF Finances et l'adjudicataire, sur la base des propositions de SLA de ce dernier concernant les exigences minimales du SPF Finances (voir 1 ou ci-dessous) SLA Le SPF Finances demande aux soumissionnaires de prévoir un SLA pour les points suivants : La livraison et installation de l outil BPM L implémentation de l outil BPM aux mesures de le SPF Finances La formation, le coaching et l assistance Pour chaque partie, les conditions respectives du contrat seront développées et validées lors de la réunion de démarrage. Elles doivent contenir au moins les éléments suivants : La disponibilité du personnel du prestataire de service Le délai maximal d intervention en cas d incidents ou assistance Le délai maximal pour résoudre les incidents et problèmes Le SPF Finances a reconnu 3 niveaux de priorité: priorité 1(incident considéré comme bloquant): signifie qu'une partie du système ne fonctionne pas. L'incident doit être pris en charge dans les 24 heures. priorité 2(incident considéré comme gênant):l'incident provoque un ralentissement auprès des utilisateurs et doit être pris en charge après la solution d'un incident de priorité 1. L'incident doit être pris en charge dans les 72 heures. 60

61 priorité 3(incident considéré comme mineur):l'incident n'a pas de conséquences sur la production et les utilisateurs mais néanmoins n'est pas concordant avec les fonctionnalités convenues. L'incident doit être en charge après la solution des incidents de priorité 2. Mais le soumissionnaire peut aussi proposer un SLA pour les aspects qu'il juge pertinents. Dans son offre, le soumissionnaire définira le niveau de service à atteindre pour chacun des points suivants, ainsi que les outils et les périodes de mesure, et les pénalités applicables en cas de non-respect du SLA. L information présentée sera utilisée lors de l évaluation du critère 8 SLA et garantie LICENCES ET PRIX LICENCES Le SPF Finances veut conclure un contrat de licence de longue durée (trois ans), du type 'concurrent user'. Le SPF Finances se réserve le droit de prolonger le contrat de deux fois un an. La décision appartient exclusivement à l'administration. La période de garantie est de 1 an PRIX LOGICIELS Pour chacun des programmes visés plus haut, le soumissionnaire doit mentionner : Le nom du produit + la version Le système d exploitation supporté La description du produit et le besoin auquel il répond, avec les références au présent cahier des charges spécial. La durée de validité de la licence Le prix de la licence Le prix de la maintenance du produit (mises à jour, correctifs, upgrades, major upgrades, releases ). La décomposition par utilisateur est facultative. Si un même type de licence peut être utilisé par plusieurs 'users', cela ne pose pas de problème. Voir aussi le point Prix IMPLEMENTATION DU LOGICIEL Le prix doit être mentionné suivant le modèle de l annexe 2.1. (phase pilote) et 2.4. (phase d extension) FORMATION Le prix de la formation doit être présenté suivant le modèle de l annexe 2.2. (phase pilote) et 2.5. (phase d extension). 61

62 3 ANNEXES 3.1 ANNEXE 1 : MODÈLE DE SOUMISSION (ASPECTS ADMINISTRATIFS) OBJET DE LA SOUMISSION Cahier des charges spécial : Outil BPM Objet de l appel d offres général : Outil BPM IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE Entreprises Société ou dénomination sociale : Forme juridique : Nationalité : Siège social Rue : N : Boîte : Commune : Code postal : Pays : N de téléphone : N de fax : N de TVA : N ONSS : N BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) : Contact(s) et n de téléphone : au nom de qui Monsieur/Madame (*) (nom) (fonction) domicilié à l'adresse : (rue) (code postal et localité) (pays) 62

63 agissant en tant que soumissionnaire ou fondé de pouvoirs, soussigné, s'engage à exécuter les services détaillés ci-avant, conformément aux dispositions et conditions du cahier des charges Outil BPM, moyennant paiement du prix unitaire forfaitaire suivant : 1 Prix forfaitaire, hors TVA, pour la première phase, à savoir la phase pilote de l outil BPM (y compris les frais d installation et l utilisation des licences pendant 10 mois, la garantie ou la maintenance pendant la durée de la phase pilote, la formation du nombre prévu de collaborateurs et l accompagnement des pilotes) : (en EUROS, en toutes lettres et en chiffres) montant auquel il faut ajouter la TVA, à savoir : (en EUROS, en toutes lettres et en chiffres) ce qui donne un prix unitaire forfaitaire (prix total pour les licences et 5 ans de maintenance) TVA comprise de : (en EUROS, en toutes lettres et en chiffres) 2. Prix forfaitaire, hors TVA, pour la phase 2, Phase d extension (pour une période de 36 mois) (y compris le prix pur les fournitures de logiciels (pour l achat de la 1 tranche, le prix par tranches d achat de tranches supplémentaires et l achat de fonctionnalités optionnelles), les services et le frais par session pour la formation): (en EUROS, en toutes lettres et en chiffres) montant auquel il faut ajouter la TVA, à savoir : (en EUROS, en toutes lettres et en chiffres) ce qui donne un prix unitaire forfaitaire TVA comprise de : (en EUROS, en toutes lettres et en chiffres) Si la présente offre est acceptée, le cautionnement sera constitué suivant les conditions et délais visés dans ce cahier des charges spécial. L'organisme de paiement du pouvoir adjudicateur acquittera les sommes dues par virement ou versement 63

64 sur le compte n (IBAN et BIC) La langue choisie pour l'interprétation du contrat est le français/néerlandais (*). (*) Biffer la mention inutile. Toute la correspondance relative à l'attribution et à l'exécution du marché doit être expédiée à l'adresse suivante : Personne de contact : Téléphone : Fax : Courriel : Adresse postale : Par la présente, j'accepte/je refuse (*) l'utilisation des moyens de communication électroniques (courriel) pour la correspondance avec le pouvoir adjudicateur dans le cadre de ce marché DUREE DE VALIDITE DE LA SOUMISSION Cette offre est valable jusqu'au :. (minimum 240 jours) Sous peine de nullité absolue, le soumissionnaire doit écrire à la main la déclaration suivante, attestant que l'offre a été rédigée conformément au formulaire-modèle du cahier des charges spécial : Je soussigné, (nom du signataire), déclare avoir vérifié que toutes les données de cette offre sont entièrement conformes aux mentions prévues par le pouvoir adjudicateur sur le formulaire de soumission et dans l'inventaire, et j'en assume l'entière responsabilité. En soumettant cette offre, j'accepte explicitement toutes les conditions de ce cahier des charges spécial et je renonce à toutes autres dispositions telles que mes propres conditions de vente. Je m'engage par ailleurs à exécuter, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges spécial, les prestations détaillées dans les tableaux de prix joints à la présente offre, conformément aux tarifs qui y figurent. Fait à le 2010 Le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir : 64

65 (nom) (fonction) (signature) L'absence de signature valable entraîne la nullité de l'offre. (*) Biffer la mention inutile DOCUMENTS A JOINDRE A LA PRESENTE SOUMISSION Le soumissionnaire joindra à son offre les documents suivants : Le document actant les compétences du fondé de pouvoir ÉLEMENTS TECHNIQUES Les éléments techniques ci-dessus doivent être développés ici ou incorporés dans l offre technique (voir annexe 4 offre technique) COMPREHENSION DES OBJECTIFS A ATTEINDRE Résumé général de l'approche et des caractéristiques de la proposition. Pour la compréhension du contexte et des besoins, le soumissionnaire décrira dans ses propres mots et avec le vocabulaire qui lui semble adéquat les éléments cruciaux, les problèmes potentiels et les points qui méritent une attention spéciale DESCRIPTION DE LA METHODOLOGIE PROPOSEE Le soumissionnaire donnera une réponse complète aux points visés à la section B SERVICES Le soumissionnaire justifiera tous les services nécessaires à la réalisation des objectifs fixés. Le soumissionnaire donnera une réponse complète aux points visés à la section B. Dans son offre technique, le soumissionnaire doit inclure un tableau récapitulatif des jours/homme proposés pour les différents services, selon le modèle en annexe 2.1 (phase pilote) et 2.4. (phase d extension), mais sans mention des prix LICENCES Une explication claire de la politique de licences FORMATIONS Description des formations : contenu, modalités,. Les tableaux de prix doivent être fait selon les modèles en annexe 2.2 (phase pilote) et 2.5. (phase d extension) ENVIRONNEMENT RECOMMANDE Comme précisé plus haut, la livraison du matériel ne fait pas partie de l'adjudication. Les informations fournies ici par le soumissionnaire permettront au SPF Finances de s'assurer que l'infrastructure matérielle ne présente pas de lacunes à combler. 65

66 3.1.6 ÉLEMENTS FINANCIERS Les tableaux de prix sont établis suivant les modèles de l'annexe ANNEXES Le soumissionnaire dressera une liste avec un résumé des annexes jointes à son offre. 66

67 3.2 ANNEXE 2 : MODÈLES DE TABLEAUX DE PRIX Sous peine de nullité, les prix mentionnés dans l'offre doivent être présentés suivant les modèles ci-après. Les tableaux de prix doivent être signés par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. Il ne sera pas tenu compte de prix mentionnés ailleurs. En cas de divergence entre cet inventaire et un inventaire détaillé du soumissionnaire, il sera exclusivement tenu compte des prix de l inventaire annexé à ce cahier des charges spécial. L'inventaire suivant doit être complété pour offrir au SPF une vue détaillée du prix des différents postes. 67 -

68 ANNEXE 2.1 MODELE DE TABLEAU DE PRIX POUR LES SERVICES (PREMIERE PHASE : PHASE PILOTE) Livraison, installation et implémentation de l outil BPM SERVICES Prix hors TVA Tarif TVA Total TVA comprise Démarrage et accompagnement des pilotes (entités et services d encadrement) Utilisation des licences à la phase pilote TOTAL SERVICES Quantité Prix / homme/jour Hors TVA Tarif TVA Prix / homme/jour TVA comprise Coaching on the job 60 jours hommes Lieu : Nom : Date : Signature : 68 -

69 ANNEXE 2.2 MODELE DE TABLEAU DE PRIX POUR LES FORMATIONS (PREMIERE PHASE : PHASE D ESSAI) DENOMINATION Durée en jours Prix hors TVA par session Total (hors TVA Total TVA comprise Formation pour collaborateurs BPM 2 Sessions de 12 personnes (1 NL + 1 FR) Formation pour business analystes 2 Sessions de 12 personnes (1 NL + 1 FR) Formation pour 1 à 5 collaborateurs IT (gestionnaires de systèmes et lien avec automatisation des process flows) 1 session (NL/ FR ou Anglais) Lieu : Nom : Date : Signature : 69 -

70 ANNEXE 2.3 : MODELE DE TABLEAU DE PRIX POUR LES FOURNITURES DE LOGICIELS (DEUXIEME PHASE : PHASE D EXTENSION) Ce tableau doit contenir tous les logiciels proposés, avec tous les détails nécessaires. Le prix par composant logiciel doit tenir compte des éléments suivants : Logiciels et extensions éventuelles Nom du produit + version : SE supporté : Description du produit et besoin auquel il répond (réf. Au cahier des charges spécial) : La durée de validité de la licence Prix de la licence : tableau ci-dessous (au besoin, détailler par an) : Prix de la maintenance (updates, patch, upgrade, major upgrade, releases, ) : tableau ci-dessous (au besoin, détailler par an) Nom du logiciel + version Achat 1 ère tranche (1 an de garantie y compris) Total licences hors TVA Prix unitaire annuel maintenance année 2 hors TVA Prix unitaire annuel maintenance année 3 hors TVA Prix total annuel maintenance hors TVA Tarif TVA Tarif TVA Concurrent user du type «business analyst» 15 Concurrent user du type «collaborateur BPM» 15 Concurrent user du type «gestionnaire de systèmes» 1 Concurrent user du type «propriétaire de processus/ gestionnaire de processus /coordinateur de processus» 50 TOTAL Nom du logiciel + version Achat 1 ère tranche (1 an de garantie y compris) Total licences hors TVA Prix unitaire annuel maintenance année 2 hors TVA Prix unitaire annuel maintenance année 3 hors TVA Prix total annuel maintenance hors TVA Tarif TVA Utilisateur interne du type «collaborateur de processus»

71 Nom du logiciel + version Achat de tranches supplémentaires (1 an de garantie y compris) Prix unitaire hors TVA Total licences hors TVA Prix unitaire maintenance anneé 2 hors TVA Prix unitaire maintenance anneé 3 hors TVA Prix total maintenance hors TVA Tarif TVA Concurrent user du type «business analyst» Par tranche de 5 Concurrent user du type «collaborateur BPM» Par tranche de 5 TOTAL Nom du logiciel + version Achat de tranches supplémentaires (1 an de garantie y compris) Prix unitaire hors TVA Total licences hors TVA Prix unitaire maintenance anneé 2 hors TVA Prix unitaire maintenance anneé 3 hors TVA Prix total maintenance hors TVA Tarif TVA Utilisateur interne du type «propriétaire de processus/ gestionnaire de processus/coordinateur de processus» Par tranche de 50 Utilisateur interne du type «collaborateur de processus» Par tranche de 500 TOTAL 71 -

72 Achat des fonctionnalités optionnelles (1 an de garantie y compris) Prix unitaire hors TVA Total licences hors TVA Prix unitaire maintenance anneé 2 hors TVA Prix unitaire maintenance anneé 3 hors TVA Prix total maintenance hors TVA Tarif TVA Concurrent user fonctionnalités optionnelles Par 10 concurrent users Lieu : Nom : Date : Signature : 72 -

73 ANNEXE 2.4 MODELE DE TABLEAU DE PRIX POUR LES SERVICES (DEUXIEME PHASE : PHASE D EXTENSION) SERVICES Quantité Prix hors TVA Tarif TVA Total TVA comprise Paramétrage de l outil BPM 60 jours hommes Assistance au déploiement de l outil BPM 60 jours hommes Assistance à l exploitation de l outil 60 jours hommes TOTAL Lieu : Nom : Date : Signature : 73 -

74 ANNEXE 2.5 Modèle de tableau de prix pour les FORMATIONS (Deuxième phase : phase d extension) DENOMINATION Durée en jours Prix hors TVA par session Prix TVA comprise par session Formation collaborateurs BPM Par session de 12 personnes Formation business analystes Par session de 12 personnes Formation collaborateurs IT (gestionnaire de systèmes et lien avec automatisation process flows) Par session de 5 personnes (NL/FR ou Anglais) Formation train the trainer utilisateurs finaux Par session de 10 personnes Lieu : Nom : Date : Signature : 74 -

75 ANNEXE 2.6 RESUME DES PRIX DENOMINATION Phase pilote Montant TVA comprise Phase d extension Montant TVA comprise Montant total Logiciels Services Formations TOTAL Lieu : Nom : Date : Signature : 75 -

76 3.3 ANNEXE 3 : FORMULAIRE TYPE POUR LA PRÉSENTATION DES RÉFÉRENCES N.B.: L'utilisation de ce formulaire est obligatoire. 1. Nom du projet 2. Nom de l'entreprise 3. Secteur d'activité 4. Nom d'une personne de contact 5. Coordonnées 6. Champ d'application du développement ou du projet 7. Objectifs poursuivis 8. Date de début (phase par phase) 9. Date de fin Budget (EUR) A - Matériel B - Logiciels C. Services 11. Résumé et brève description du rôle et de la contribution des éventuels sous-traitants A. Nom de la ou des entreprises B. Part dans le marché C. Connaissances spécialisées 76 -

77 12. Complexité Nombre d'utilisateurs, nombre de systèmes IT sans les PC (nombre de mainframes, minis et serveurs) 13. Liste et brève description des systèmes sources A - Matériel B - Logiciels C. Environnement de développement 14. Liste et brève description des systèmes affectés à la réalisation du projet A - Matériel B - Logiciels C. Environnement de développement 15. Gestion de projet Outil/méthode 16. Liste des profils affectés au projet (nombre total de personnes et de homme/jours pour le projet complet) Profil 1 Profil 2 Profil 3 Profil 4 Profil

78 3.4 ANNEXE 4 : MODÈLE DE CV POUR LES PERSONNES AFFECTÉES AU PROJET N.B.: L'utilisation de ce modèle est obligatoire. Nom : Fonction dans le projet : Formations : Humanités ou équivalent : Diplôme obtenu le Enseignement supérieur non universitaire : Titre : Diplôme obtenu le Enseignement supérieur universitaire : Titre : Diplôme obtenu le Autres : Expérience professionnelle : Chez le soumissionnaire : Fonction actuelle : Depuis le : Fonction précédente : Du au.. Participation aux projets suivants visés à l'annexe 3 : Participation à d'autres projets importants (nom, client et fonction assumée): Dans trois autres entreprises au maximum : 1. Fonction : 2. Du... au... Compétences techniques : Matériel : Logiciels : o Systèmes d'exploitation : o Bases de données : o Langages de programmation : o Bureautique : o Autres compétences (spécifiques) : Autres compétences : En management : En consultance : Connaissance des langues : o o o Néerlandais : compréhension - expression orale - expression écrite Français : compréhension - expression orale - expression écrite Anglais : compréhension - expression orale - expression écrite 78 -

79 3.5 ANNEXE 5 : EXEMPLE DE DESCRIPTION DE PROCESSUS BPMN En annexe: le processus P11.1 : Acquisition de biens immeubles (P11.1. Verwerven van onroerende goederen version française.pfd) 79 -

80 ANNEXE 6: MODELE DE QUESTIONS ET REPONSES Remarque : Si la question ne se rapporte pas à un paragraphe spécifique, inscrivez-la dans la première colonne 'général'. Veuillez NE PAS scinder les cases. Paragraphe Page n Langue Vragen - questions 80 -