CAHIER DES CHARGES SPECIAL Outil BPM

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1 CAHIER DES CHARGES SPECIAL Outil BPM Nouvelle version 04/08/2010: Modifications: - p8: schéma - p9: schéma - p22 : critères d attribution (indiquée en rouge) - p39 : référence Architecture Building Blocks (indiquée en rouge) - p49: référence Architecture Building Blocks (indiquée en rouge) - p51 : schéma Date de la séance d'ouverture des offres : le 07/09/2010 Dépôt des offres exclusivement auprès de : SPF Finances Service d'encadrement ICT Attn. Me Nathalie Orban Bd Roi Albert Roi Albert II 33, bte BRUXELLES

2 1 PARTIE A : Dispositions générales Description générale du marché Objet et nature du marché Contexte spécifique Objectifs Objet Planning Procédure et nature du marché Durée du marché Commandes pour d autres services fédéraux Résiliation Pouvoir adjudicateur - Informations complémentaires Séance d'information Dépôt et ouverture des offres Dépôt des offres Offres envoyées par un canal électronique Offres non soumises par la voie électronique Modification ou retrait d'une offre déjà déposée Ouverture des offres Service dirigeant fonctionnaire dirigeant Description des services à exécuter Dispositions régissant le marché Législation Documents relatifs au marché Les documents du soumissionnaire Autres documents Offres Généralités Durée de validité de l'offre Variantes Contenu de l'offre Fondés de pouvoir Documents techniques à joindre aux offres Évolution technologique Prix Prix Révision des prix Clause du client le plus favorisé Responsabilité du fournisseur Critères de sélection Régularité des offres Critères d'attribution Critères de sélection Critères d'exclusion Critères de sélection relatifs à la capacité economique et financière du soumissionnaire Critères de sélection relatifs à la capacité technique du soumissionnaire Régularité des offres Critères d'attribution Liste des critères d'attribution

3 Casus Le critère 'prix' Autres critères Cotation définitive Dispositions relatives à l'exécution du marché Notification Cautionnement Réceptions Spécifications techniques Suivi de la bonne exécution des services Opérations de contrôle Réceptions provisoires Réceptions définitives Frais de réception Modalités de réception Exécution des services Délais et clauses particulières Lieu d'exécution des services et formalités Lieu d'exécution des services et horaires Normes et standards à respecter dans le cadre de ce marché Évaluation des services exécutés Sous-traitants Personnel de l'adjudicataire Moyens techniques mis à disposition par le SPF Finances Documentation Tâches des collaborateurs du SPF Finances Planning Suivi de l'exécution du marché Facturation et paiement des services Engagements particuliers du prestataire de services Propriété Moyens de défense à la disposition de l'administration - Litiges PARTIE B : PRESCRIPTIONS TECHNIQUES Introduction Présentation du SPF Finances Le SPF Finances : généralités Objectif du Business process management (gestion des processus métier) Processus du SPF Finances Organisation BPM au SPF Finances Rôles dans la gestion des processus au SPF Finances Le propriétaire de processus Le gestionnaire de processus Le coordinateur de processus Le collaborateur de processus L organisation de support de BPM au sein du SPF Finances Le service BPM stratégique Les cellules BPM opérationnelles par Administration générale ou service d'encadrement BPMN : le standard pour la modélisation au sein du SPF Finances

4 2.2 Description du marché Description des objectifs Exigences fonctionnelles Fonctionnalités de base Questions concernant les fonctionnalités Exigences techniques Standards ICT SPF Architecture de la solution Repository central gestion : Administration : Interfaces diverses : Implémentation Formation Assistance Aspects techniques Généralités Critères génériques et spécifiques Intégration aux standards existants et futurs de l'architecture technologique du SPF Finances SLA, maintenance et garantie Garantie Maintenance Maintenance logicielle Présentation de la maintenance Application et durée de la maintenance Indemnisation pour non-respect des délais d'intervention SLA Licences et prix Licences Prix Logiciels implementation du logiciel Formation ANNEXES Annexe 1 : MODÈLE DE SOUMISSION (aspects administratifs) Objet de la soumission Identification du soumissionnaire Durée de validité de la soumission Documents à joindre à la présente soumission Éléments techniques Compréhension des objectifs à atteindre Description de la méthodologie proposée Services Licences Formations Environnement recommandé Éléments financiers Annexes Annexe 2 : MODÈLES DE TABLEAUX DE PRIX

5 ANNEXE 2.1 Modèle de tableau de prix pour les SERVICES (Première phase : phase PILOTE)...68 ANNEXE 2.2 Modèle de tableau de prix pour les FORMATIONS (Première phase : phase d essai)...69 ANNEXE 2.3 :...70 ANNEXE 2.4 Modèle de tableau de prix pour les SERVICES (Deuxième phase : phase d extension)...73 ANNEXE 2.6 Résumé des prix Annexe 3 : FORMULAIRE TYPE POUR LA PRÉSENTATION DES RÉFÉRENCES Annexe 4 : MODÈLE DE CV POUR LES PERSONNES AFFECTÉES AU PROJET Annexe 5 : Exemple de description de processus BPMN Annexe 6: Modèle de questions et réponses

6 CAHIER DES CHARGES SPÉCIAL : Outil BPM APPEL D OFFRES GENERAL POUR LA FOURNITURE D UN OUTIL LOGICIEL BPM AVEC LES SERVICES CORRESPONDANTS, POUR LE COMPTE DU SERVICE PUBLIC FEDERAL FINANCES 1 PARTIE A : DISPOSITIONS GENERALES 1.1 DESCRIPTION GENERALE DU MARCHE OBJET ET NATURE DU MARCHE CONTEXTE SPECIFIQUE Le SPF considère comme un objectif stratégique d évoluer vers une gestion permanente et active des processus. À partir de là, on pourra progresser vers un système d optimisation permanente, gérer la qualité et entamer l implémentation du contrôle interne. Nous devons disposer d un outil intelligent et spécialisé pour la gestion, la documentation et la mise à disposition (publication) actives des processus, à l intention des utilisateurs, mais éventuellement aussi de nos partenaires OBJECTIFS Les objectifs du présent cahier des charges sont les suivants : Livraison et installation d un outil de Business Process Management Implémentation de l outil BPM aux mesures du SPF Finances Formation des utilisateurs durant la phase pilote Maintenance et garantie de l environnement OBJET Livraison, installation, mise en œuvre et maintenance d'un outil de Business Process Management au sein de l architecture technique générale du SPF Finances. Le marché compte un seul lot. Les services sont décrits à la partie B 'Prescriptions techniques' du cahier des charges spécial PLANNING Le projet est divisé en deux phases, qui font toutes deux partie du marché. Phase 1 : Phase pilote La phase pilote durera au total 10 mois et comportera 3 étapes : Étape 1 : Livraison, installation et implémentation d un outil de Business Process Management, avec formation incluse Cette étape durera au maximum 2 mois à partir du début du marché (le premier jour calendrier suivant à la journée à laquelle le fournisseur a reçu l avis d attribution du marché). Elle comprend les éléments suivants : Livraison, installation et implémentation d un outil de Business Process Management.. Pour chaque profil d utilisateur, nous prévoyons les effectifs suivants : o 15 concurrent users du type «business analyst» 6

7 o 15 concurrent users du type «collaborateur BPM» o 1 concurrent user du type «gestionnaire de systèmes» o 50 concurrent user (100 utilisateurs internes) du type «propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus» o 500 utilisateurs internes du type «collaborateur processus» (viewer) : le SPF Finances envisage de publier ses processus sur le site intranet (viewer). Le SPF laisse le choix pour déterminer ce qui est nécessaire pour ce type d utilisateurs au soumissionnaire. Formation des agents : collaborateurs BPM business analysts Minimum 1 et maximum 5 collaborateurs IT : gestion de système + lien avec l automatisation des process flows Étape 2 : Démarrage et accompagnement d une série de pilotes Après l étape 1, démarrage de l étape 2 : L utilisation d un outil Business Process Management pendant une période de 8 mois au minimum, à partir de l installation jusqu à la fin de la phase pilote. Pendant cette période, chaque entité et service d encadrement lancera un pilote : Les pilotes permettront de tester les fonctionnalités offertes par l outil. Cela signifie qu on conviendra avec les entités / services d encadrements des fonctionnalités spécifiques qui feront l objet de leur pilote. Les aspects suivants pourront être abordés (liste non exhaustive) : o Conception et modélisation des processus o Analyse des processus o Optimisation des processus o Description et documentation des processus o Application du contrôle de gestion (cadre COSO) o Prototypage o Publication et accessibilité des processus en consultation o Synchronisation entre processus et IT o Génération de BPEL process executables o Gestion des KPI-processus o Durant l exécution des pilotes, les agents concernés du SPF Finances seront épaulés par un coach du soumissionnaire. Nous prévoyons un maximum de 60 jours de coaching sur le terrain, axé sur l utilisation de l outil, consommable par homme/jour. Étape 3 : Évaluation et décision de poursuite Après 8 mois à partir du début du marché (le premier jour calendrier suivant à la journée à laquelle le fournisseur a reçu l avis d attribution du marché), l étape 3 démarrera. L étape 3 prendra au maximum 2 mois. Elle sera concentrée sur l évaluation des différents pilotes : Le résultat de chaque pilote sera évalué par une équipe présidée par le responsable de la cellule BPM stratégique ; l équipe regroupera le responsable de la cellule BPM opérationnelle et au minimum un business analyste. Sur la base des résultats et de l évaluation, la phase GO/NO GO permettra de prendre une décision concernant : 1/ la poursuite ou non du projet ; 2/ le cas échéant, le nombre de licences à acquérir ; et 3/ les fonctionnalités à retenir pour une deuxième phase. 7

8 En cas de décision NO GO, le projet est arrêté, sans que le pouvoir adjudicateur soit tenu de motiver son choix. Les services prestés à la phase 1 seront payés comme prévu. Phase 2 : phase d extension La phase d extension démarre suite à une décision GO La phase d extension dure 36 mois. Elle couvre les éléments suivants : L établissement d un planning pour le déploiement des fonctionnalités de l outil BPM. Le planning de déploiement doit être établi aux mesures du SPF Finances et en concertation avec lui. La durée spécifique de la période de déploiement dépend des besoins spécifiques du SPF Finances ainsi que de l'évolution escomptée de la maturité. Si l outil BPM est de conception modulaire, le pouvoir adjudicateur devra décider 1/ quels modules il souhaite acquérir et 2/ combien de licences par module. Le GO est suivi de l'achat d une première tranche de licences, qui couvrent au minimum les fonctionnalités de base de l'outil, pour les profils d'utilisateur suivants : o 15 concurrent users du type «business analyst» o 15 concurrent users du type «collaborateur BPM» o 1 concurrent user du type «gestionnaire de système» o 50 concurrent user (100 utilisateurs internes) du type «propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus» o 500 utilisateurs internes du type «collaborateur processus» (viewer) : le SPF Finances envisage de publier ses processus sur le site intranet (viewer). Le SPF laisse le choix pour déterminer ce qui est nécessaire pour ce type d utilisateurs au soumissionnaire. L achat de tranches et/ou modules supplémentaires fera l objet d une décision annuelle, sur la base des besoins évalués. La première fois, ceci se passera au début de la phase d extension et se répètera chaque année. Le SPF n est pas tenu de passer à la phase PROCEDURE ET NATURE DU MARCHE La procédure choisie est celle de l'appel d'offres général avec publication au niveau européen (article 53 de l'arrêté Royal du 8 janvier 1996). En application de l'article 18 de la loi, le pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à octroyer le marché, soit recommencer la procédure, si besoin suivant une autre méthode. Il s agit d un marché de fournitures avec services correspondants, concernant l implémentation d un outil de Business Process Management (le logiciel qui constitue l environnement), avec configuration, mise en service, maintenance et garantie, sur la base des fondements technologiques définis dans le cadre de l architecture IT du SPF Finances. Il s agit d'un marché mixte (A.R. du 8 janvier 1996, art. 86) DUREE DU MARCHE 8

9 Le marché commence le premier jour calendrier qui suit le jour ou le fournisseur reçoit la notification de l attribution du marché. Il est conclu pour une période de trois ans et dix mois. Le marché se décompose comme suit : - première phase : dure maximum 10 mois, à partir de la date de début du projet. - deuxième phase, une phase d extension : entre la fin de la première phase et la fin du projet; duré maximale totale : 3 ans. Le SPF Finances se réserve le droit de prolonger le contrat de deux fois un an. La décision appartient exclusivement à l'administration COMMANDES POUR D AUTRES SERVICES FEDERAUX D autres Services Publics Fédéraux peuvent passer des commandes sur la base de ce marché. Le soumissionnaire doit, pour ces commandes, appliquer les mêmes conditions (prix, solution technique, délais, ) que celles proposées dans le cadre du présent marché RESILIATION Sous réserve d éventuelles mesures imposées d office, le marché pourra à tout moment être résilié d office par le pouvoir adjudicateur moyennant un délai de préavis de 90 jours calendrier signifié par lettre recommandée. La résiliation du contrat aux conditions ci-dessus ne donne à aucune des parties le droit de prétendre à une quelconque indemnisation POUVOIR ADJUDICATEUR - INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Le pouvoir adjudicateur est l'état belge, représenté par le Ministre des Finances, rue de la Loi 12, 1000 Bruxelles. Le fonctionnaire dirigeant est Monsieur L. Collet, Directeur du Service d encadrement ICT. Pour obtenir des informations complémentaires à propos de la procédure, adressez-vous à Nathalie Orban, Premier Attaché aux Finances, tél. : 0257/64312, fax : 0257/ 96801, courriel : nathalie.orban@minfin.fed.be Des informations complémentaires relatives au contenu du marché peuvent être obtenues auprès de : Katelijne Seneca, chef de projet, tél. : 0257/ 63746, courriel : katelijne.seneca@minfin.fed.be Jean-Christophe Troussart, coordinateur ICT, tél. : 0257/ , courriel : jeanchristophe.troussart@minfin.fed.be SEANCE D'INFORMATION Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d'organiser une séance d'information unique à l'intention des candidats-soumissionnaires. La séance se tiendra entre le moment de la publication du marché au Bulletin des Adjudications et au Journal des Publications de l'union Européenne et le jour de l'ouverture des offres. Après cette séance d'information, il ne sera plus répondu à aucune question, afin que tous les candidats-soumissionnaires soient traités sur le même pied. 9

10 La séance d information aura lieu le 4 août à 10h à l adresse suivante : SPF Finances Service d'encadrement ICT Tour C - 5e étage, salle madarin Bd Roi Albert II 33, bte BRUXELLES Il sera exclusivement répondu aux questions soumises au plus tard le 31 juillet 2010 via le document de l annexe 6. Les questions seront envoyées exclusivement par courriel, dans un ficher spreadsheet en pièce jointe à l'adresse tender.bpmtool@minfin.fed.be. Toutes les questions doivent obligatoirement mentionner les références au cahier des charges pour faciliter une réponse rapide (p.ex. Partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1). Veuillez aussi préciser la langue du cahier des charges que vous utilisez (les numéros de page peuvent varier avec la langue). Au cours de la séance d'information, l'objet du marché sera brièvement exposé. Les réponses aux questions posées à temps seront données oralement durant la séance d'information, puis publiées sur le site Internet du SPF Finances. Les entreprises intéressées sont invitées à se faire connaître à l'avance en envoyant un courriel à l'adresse tender.bpmtool@minfin.fed.be, avec le nom et la fonction de la ou des personnes qui assisteront à la séance d'information. Pour des raisons d'organisation, chaque entreprise peut dépêcher au maximum deux personnes. Si les entreprises intéressées constatent des lacunes ou des imprécisions dans le cahier des charges, elles sont invitées à en faire état par écrit avant la séance d'information, suivant les mêmes modalités que pour l'envoi des questions. Le SPF Finances attache une grande importance à l'égalité de traitement entre les soumissionnaires. Les spécifications de ses cahiers des charges sont rédigées à la lumière de cette volonté. Si une firme intéressée estime néanmoins que sa candidature est exclue ou que ses chances sont diminuées par certaines spécifications de ce cahier des charges, elle est invitée à le faire savoir par écrit, au plus tard lors de la séance d'information. Au besoin, le SPF adaptera le cahier des charges, s'il le juge nécessaire, pour en tenir compte DEPOT ET OUVERTURE DES OFFRES Avant leur ouverture, les offres sont déposées via l'application électronique e-tendering (pour plus de détails, voir cidessous), par la poste (de préférence en recommandé) ou en mains propres auprès du pouvoir adjudicateur. Les offres sont acceptées pourvu que la séance d ouverture des offres ne soit pas encore déclarée ouverte DEPOT DES OFFRES OFFRES ENVOYEES PAR UN CANAL ELECTRONIQUE Les offres électroniques peuvent être déposées via le site Internet e-tendering qui garantit le respect des conditions de l'article 81 ter de l'ar du 8 janvier Il est à noter que l'envoi d'une offre par courriel ne satisfait pas à ces conditions. Aussi ce mode de soumission des offres n'est-il pas admis. Indépendamment des variantes éventuellement autorisées, chaque soumissionnaire ne peut déposer qu'une offre par marché. L'offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant la date limite prévue pour la réception des offres. Le soumissionnaire peut déposer son offre en partie sur papier et en partie sous forme électronique, les deux parties formant une seule et même offre. En soumettant tout ou partie de son offre par la voie électronique, le soumissionnaire accepte que les données générées par le système de réception soient enregistrées (article 81 quinquiès de l'ar du 8 janvier 1996). Au besoin, les attestations demandées dans le cahier des charges sont scannées pour être jointes à l'offre. On trouvera davantage d'informations sur le site web : 10

11 ou au numéro de téléphone du Helpdesk e-procurement : FR: Liza Torossian , e.proc@publicprocurement.be NL: Peter Christiaens , e.proc@publicprocurement.be OFFRES NON SOUMISES PAR LA VOIE ELECTRONIQUE Les offres non soumises par un canal électronique sont glissées dans une enveloppe fermée. L'enveloppe porte les mentions suivantes : le nom du cahier des charges ; la date et l'heure de l'ouverture des offres. Cette enveloppe est à son tour glissée dans une deuxième enveloppe, portant les mentions suivantes : le mot OFFRE dans le coin supérieur gauche ; l'adresse du destinataire : SPF FINANCES, Service d'encadrement ICT À l attention de Madame Orban Projet BPM tool Tour C, 5ème étage, bd Roi Albert II 33, bte BRUXELLES MODIFICATION OU RETRAIT D'UNE OFFRE DEJA DEPOSEE Si le soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée ou soumise, il doit le faire suivant les dispositions de l'article 105 de l'ar du 8 janvier La modification ou le retrait d'une offre déjà déposée peut être faite par la voie électronique, suivant les dispositions de l'article 81 de l'ar du 8 janvier 1996, ou sur papier. La modification ou le retrait d'une offre déjà envoyée ou soumise nécessite une déclaration écrite dûment signée par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. Sous peine de nullité de l'offre, cette déclaration doit mentionner l'objet et la portée des changements. Le retrait doit être inconditionnel. Le retrait peut aussi être signifié par télégramme, télex ou télécopie, moyennant les conditions suivantes : 1. L'avis de retrait parvient au président de la séance d'ouverture des offres avant l'ouverture de la séance ; 2. L'avis de retrait est confirmé par lettre recommandée, déposée à la poste au plus tard le jour qui précède la séance d'ouverture des offres. Cette condition ne s'applique pas si le soumissionnaire a recours à des moyens électroniques conformes aux dispositions de l'article 81 de l'ar du 8 janvier Remarque : Pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient déposées par la voie électronique. Le choix appartient cependant au soumissionnaire et n'influencera en aucune façon l'analyse et l'évaluation de l'offre OUVERTURE DES OFFRES La séance publique d'ouverture des offres sur papier et électroniques aura lieu le 7 septembre 2010 à 11 heures, à l'adresse suivante : SPF Finances North Galaxy, Bd Roi Albert II 33 11

12 1030 Bruxelles Socle, Salle 1 (Petite salle). Seuls les membres du service d Encadrement ICT sont habilités à délivrer une preuve de dépôt d'offre. Le soumissionnaire accepte l'entière responsabilité du mode d'expédition et de réception de son offre dans le délai imparti. Toute offre déposée hors de ce délai sera exclue. Cependant, une offre tardive envoyée par courrier recommandé au plus tard quatre jours calendrier avant la date limite peut encore être prise en considération par le pouvoir adjudicateur s'il n'a pas encore fait connaître sa décision. Dans le cadre de l'examen des offres par le pouvoir adjudicateur, l'attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu'ils doivent accepter une visite de leurs installations par les délégués du pouvoir adjudicateur SERVICE DIRIGEANT FONCTIONNAIRE DIRIGEANT Le service dirigeant, au sens des articles 1 et 2 des Conditions générales d'entreprise, est le service d encadrement ICT. Ce service est seul compétent pour superviser et contrôler le marché DESCRIPTION DES SERVICES A EXECUTER Les fournitures/services doivent être conformes aux spécifications de la partie B du présent cahier des charges spécial DISPOSITIONS REGISSANT LE MARCHE Ce marché est soumis à la réglementation relative aux marchés publics, pourvu qu'il n'y soit pas dérogé par les conditions exposées dans le présent cahier des charges et ses annexes LEGISLATION - Loi du 24 décembre 1993 concernant les marchés publics et certains marchés d'adjudication de travaux, fournitures et services (M.B. du 22 janvier 1994); - Arrêté Royal du 8 janvier 1996 (M.B. du 26 janvier 1996) concernant les marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi que les concessions de travaux publics; - Arrêté Royal du 26 septembre 1996 concernant les conditions générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics + annexe: conditions générales d'entreprise relatives aux marchés publics de travaux, fournitures et services ainsi qu'aux concessions de travaux publics (M.B. du 18 octobre 1996); - Toutes les modifications des lois et des arrêtés ci-dessus qui sont en vigueur le jour de l'ouverture des offres DOCUMENTS RELATIFS AU MARCHE - Le présent cahier des charges spécial Outil BPM. - Les avis relatifs au marché et les avis de modification, annoncés ou publiés dans le Bulletin des Adjudications et dans le Journal des Publications de l'union Européenne, qui concernent les marchés publics en général, ainsi que les avis de modification relatifs au présent marché, envoyés aux destinataires individuels par lettre recommandée ou télécopie. Ces avis font partie intégrante des conditions contractuelles. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte dans la rédaction de son offre. - Les clarifications résultant de la séance d'information (questions posées et réponses données par le pouvoir adjudicateur). Ces précisions font partie intégrante des conditions contractuelles. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte dans son offre LES DOCUMENTS DU SOUMISSIONNAIRE 12

13 - L'offre du soumissionnaire ; - Les précisions et engagements acceptés par le SPF Finances et qui complètent l'offre (avec la même référence) suite aux questions et demandes de clarification AUTRES DOCUMENTS Les documents suivants contiennent des informations indispensables à une bonne compréhension du marché. - Cahiers des charges d autres projets simultanés de l administration, avec les corrélations nécessaires (voir ) - Documentation Coperfin : et - Documentation des fondements ICT : : OFFRES GENERALITES L'attention des soumissionnaires est attirée sur l'article 10 de la Loi du 24 décembre 1993 et sur l'article 78 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatifs aux incompatibilités. Art Doit être exclue, la demande de participation ou l offre en vue d une adjudication publique de travaux, fournitures ou services par toute personne chargée de l examen, des essais, de l étude ou du développement de ces travaux, fournitures ou services, si ces prestations confèrent à la personne en question un avantage de nature à perturber les conditions de la concurrence normale. Pour cette raison, avant d exclure la demande de participation ou l offre de cette personne, le pouvoir adjudicateur l invite par lettre recommandée à produire par écrit les pièces établissant que cette personne ne bénéficie pas d'un tel avantage. Cette formalité ne s'impose pas si ces justifications ont été jointes à la demande de participation ou à l'offre. Dans son offre, le soumissionnaire est invité à insérer une déclaration justifiée, établissant qu'il n'a profité d'aucun avantage de nature à falsifier la concurrence normale. Le soumissionnaire est tenu d'utiliser le formulaire d'offre annexé à ce cahier des charges. S'il utilise d'autres documents, il doit mentionner sur chacun d'eux la correspondance avec le formulaire d'offre joint à ce cahier des charges spécial (Art. 89 de l'ar du 8 janvier 1996). Les offres et les annexes au formulaire d'offre sont rédigées en français ou en néerlandais. Le soumissionnaire doit préciser la langue à utiliser pour l'interprétation du contrat, à savoir le français ou le néerlandais. En soumettant son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses propres conditions générales ou particulières de vente, même si elles figurent dans une ou plusieurs annexes de son offre. Le formulaire d'offre est joint au cahier des charges spécial. L'offre doit être déposée en quatre exemplaires (un original, deux copies sur papier et un exemplaire sous forme électronique, CD-Rom contenant par exemple un ou plusieurs fichiers OpenOffice ou PDF). Dans l'exemplaire électronique, les tableaux de prix doivent occuper un fichier séparé, distinct de l'offre technique. Chaque exemplaire et ses annexes doivent être signés par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. À défaut, l'offre sera déclarée irrégulière. Les biffures, ratures, additions et corrections, dans l'offre comme dans ses annexes, doivent être signées (et non parafées) par le soumissionnaire ou son fondé de pouvoir. À défaut, l'offre est considérée comme irrégulière. 13

14 En cas de différence entre la version papier et la version électronique, l'exemplaire original de la version papier primera. Le soumissionnaire doit vérifier l absence de virus sur le support électronique afin d éviter de contaminer l infrastructure informatique du SPF Finances. Dans son offre, il doit préciser le nom et la version de son antivirus, et garantir que le support a été contrôlé et est exempt de virus. Toute offre doit apporter une réponse complète aux questions de la partie technique. Les offres doivent répondre aux exigences formulées dans le cahier des charges spécial, en mentionnant clairement le numéro et le texte de l exigence en question. La réponse suivra immédiatement l énoncé de chaque exigence. Si les réponses aux questions de la partie technique comportent des références aux manuels techniques du soumissionnaire (PAS de brochures publicitaires!), ces références doivent renvoyer à des pages et paragraphes spécifiques. Toute offre doit inclure les manuels auxquels il est fait référence. Les soumissionnaires doivent identifier toutes les limitations de la solution proposée. Toutes les réponses aux exigences énoncées dans le cahier des charges doivent exposer clairement comment le système se conformera à ces impératifs et comment le besoin en question sera comblé. Le soumissionnaire doit indiquer clairement si une personnalisation (adaptation sur mesure) est nécessaire pour répondre à un besoin obligatoire ou à une spécification souhaitée. Le coût de la personnalisation doit être détaillé dans l'inventaire. Si la personnalisation s impose, le soumissionnaire explique en détail la portée de l opération. Les illustrations et tableaux seront numérotés ; les renvois dans le texte se feront à l aide des numéros correspondants. Le soumissionnaire doit dresser un tableau des critères de sélection récapitulant tous les aspects de son offre à la lumière de ces critères. Le soumissionnaire est tenu de se conformer expressément à toutes les dispositions administratives et contractuelles de ce cahier des charges. Toute réserve ou refus d une des ces dispositions peut entraîner l'irrégularité de l'offre DUREE DE VALIDITE DE L'OFFRE Le soumissionnaire est tenu par son offre pendant une période d au moins 240 jours calendrier à compter du jour qui suit la date limite de dépôt des offres VARIANTES Chaque soumissionnaire ne peut déposer qu'une offre. Les variantes ne sont pas admises CONTENU DE L'OFFRE L'offre doit obligatoirement contenir les renseignements suivants et respecter la table des matières suivante : - Le modèle de soumission annexé au présent cahier des charges, dûment complété et signé. - En annexe 1 : sélection qualitative (critères d exclusion) et pouvoirs - En annexe 2 : sélection qualitative (capacité économique et financière) - En annexe 3 : sélection qualitative (capacité technique) - En annexe 4 : offre technique - En annexe 5 : PID (project initiation document ) avec plan de projet détaillé (description détaillée sous ) - En annexe 6 : curriculum vitae (voir annexe 4) - En annexe 7 : autres documents. 14

15 L'offre technique ne peut contenir aucune précision administrative ni indication de prix. Le soumissionnaire doit numéroter de façon continue et ininterrompue toutes les pages de son offre et de ses annexes. Chaque page doit être parafée FONDES DE POUVOIR Toute offre déposée par un fondé de pouvoir doit mentionner l'entité au nom de laquelle elle est déposée. Le fondé de pouvoir doit joindre à l'offre un acte authentique ou privé établissant ses mandats, ou une copie de l'acte. Il peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur Belge dans laquelle les mandats en question ont été publiés DOCUMENTS TECHNIQUES A JOINDRE AUX OFFRES Les documents techniques à joindre à l'offre peuvent être en anglais s'il n'en existe pas de traduction dans la langue de l'offre ÉVOLUTION TECHNOLOGIQUE Si, avant l'expiration du délai de livraison, une évolution technologique donne naissance à des logiciels plus avancés en termes de performances ou de fonctionnalités, sans augmentation de prix, l'adjudicataire est tenu d'en avertir le pouvoir adjudicateur et de proposer le remplacement. Le pouvoir adjudicateur est libre d'accepter ou de refuser la proposition PRIX PRIX Le soumissionnaire mentionnera de façon détaillée le prix de chaque partie de son offre. À cet effet, il utilisera les modèles de l annexe 2 modèles de tableaux de prix du présent cahier de charges. Tous les prix cités sur le formulaire d'offre sont obligatoirement exprimés en euros. Le présent marché est un marché mixte. Le fournisseur est censé avoir inclus dans son prix unitaire tous les frais possibles en sus des fournitures et services, à l'exception de la TVA. Les listes de prix pour la livraison du logiciel : 1. Phase 1 (phase pilote) : Prix des services à fournir, y compris l utilisation des licences couvrant toutes les fonctionnalités demandées. 2. Phase 2 (phase d extension) : Prix du logiciel avec les fonctionnalités de base demandées et le prix de chaque fonctionnalité proposée en option. Le GO est suivi de l'achat d une première tranche de licences, qui couvrent au minimum les fonctionnalités de base de l'outil, pour les profils d'utilisateur suivants : 15 concurrent users du type «business analyst» 15 concurrent users du type «collaborateur BPM» 1 concurrent user du type «gestionnaire de système» 15

16 50 concurrent users (100 utilisateurs internes) du type «propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus» 500 utilisateurs internes du type «collaborateur processus» (viewer) : le SPF Finances envisage de publier ses processus sur le site intranet (viewer). Le SPF laisse le choix pour déterminer ce qui est nécessaire pour ce type d utilisateurs au soumissionnaire. Chaque année, la décision peut être prise d acquérir des licences supplémentaires, soit pour les fonctionnalités de base, soit pour des fonctionnalités en option, en fonction de l'évaluation des besoins. Pour les profils de business analyste, collaborateur BPM et gestionnaire de système, le nombre maximum de concurrent users est le suivant : 20 concurrent users du type «business analyst» 20 concurrent users du type «collaborateur BPM» 1 concurrent user du type «gestionnaire de système» Pour les profils de propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus et collaborateur processus, le nombre maximum d utilisateurs internes est le suivant : 500 utilisateurs internes du type «propriétaire de processus/gestionnaire de processus/coordinateur de processus» utilisateurs internes du type «collaborateur processus» (viewer) Pour les fonctionnalités de base, le soumissionnaire spécifie, par type, un prix total pour les licences de l achat de la première tranche. Pour l achat des tranches supplémentaires, le soumissionnaire spécifie le prix par tranches de 5 ou 50, selon le type. Pour les fonctionnalités en option, le soumissionnaire spécifie chaque fois un prix pour 10 concurrent users. Pour chacun des programmes visés plus haut, le soumissionnaire doit mentionner : Le nom du produit + la version Le système d exploitation supporté La description du produit et le besoin auquel il répond, avec les références au présent cahier des charges spécial La durée de validité de la licence Tous les prix figurent au tableau de prix de l annexe 2. Le prix de la licence Le prix de la maintenance du produit (mises à jour, correctifs, upgrades, major upgrades, releases ). La décomposition par utilisateur est facultative. Si un même type de licence peut être utilisé par plusieurs 'users', cela ne pose pas de problème. Le prix mentionné doit donner aux utilisateurs couverts par la licence la possibilité d utiliser le logiciel sur n importe quelle plate-forme ou SE ; il doit s agir d un prix global. Le soumissionnaire doit expliquer clairement en quoi consistent les droits sur le logiciel octroyés par la licence (achat) ; il doit aussi préciser si ces droits sont limités dans le temps ou autrement. 16

17 Enfin, le soumissionnaire doit indiquer clairement combien d utilisateurs simultanés sont pris en compte pour le calcul du nombre de licences ou pour une licence concurrente. Le soumissionnaire doit expliquer ce qui est couvert par l achat (la première année incluse) ainsi que par le prix unitaire de la maintenance en année 2 et 3. Le prix doit reprendre tous les frais. Le cas échéant, le soumissionnaire doit veiller à : - Ne pas oublier de positionner la politique de licence par rapport aux environnements de back-up et de développement - Se placer dans un contexte évolutif et expliquer sa politique de prix pour la première année et les suivantes en ce qui concerne les licences, la maintenance, les upgrades, les updates... - Expliquer les modalités de prorogation du contrat après le terme de 3 ans et 10 mois couvert par le présent cahier de charges, en particulier les éléments définitivement acquis et les éléments à (re)payer le moment venu si le SPF Finances décide de continuer à utiliser les logiciels. La maintenance des licences couvre tous les upgrades, y compris ceux qualifiés de 'majeurs' par l'adjudicataire. Cela concerne l'ensemble de l offre logicielle (logiciels de base et extensions). Le SPF Finances décidera seul s'il veut installer un upgrade, partiellement ou totalement. Dans le cas d une modification du packaging (regroupement de plusieurs logiciels qui sont vendus ensemble) de l offre logicielle du soumissionnaire, le nouveau packaging sera seulement présenté au SPF Finances pour en extraire les fonctionnalités qui lui profiteront. De même, il ne peut être question d'imposer au SPF Finances une augmentation de prix due à la présence dans le nouveau packaging de fonctionnalités qui n intéressent pas le SPF. Le SPF Finances veut conclure (pour la phase d extension) un contrat de licence de longue durée (trois ans), du type 'concurrent user'. Le SPF Finances se réserve le droit de prolonger le marché de deux fois un an aux mêmes conditions que ceux de la phase d extension. La décision appartient exclusivement à l'administration. Le marché du contrat de licence couvre une période de trois ans (maintenance, garantie, SLA, mise à disposition de personnel). Les trois ans commencent au début de la phase 2 (phase d extension). La période de garantie est de 1 an. La maintenance couvre au maximum 2 ans et commence à la fin de la période de garantie REVISION DES PRIX Pour les fournitures, aucune révision de prix n'est autorisée. La révision des prix des services est possible. Les règles de révision sont les suivantes : Les prix peuvent être revus une fois par an. Chaque année, le prestataire demande la révision du prix par lettre recommandée adressée au Pouvoir Adjudicateur, attn. Service d encadrement B&CG, cellule comptable ICT, bd Roi Albert II 33 bte 785, 1030 Bruxelles. La révision des prix entre en vigueur : le jour anniversaire de l'avis d'attribution du marché si le prestataire a introduit sa demande de révision avant cette date. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après l'anniversaire de l'attribution du marché. le 1er jour du mois qui suit l'envoi de la lettre recommandée si le prestataire a laissé passer un ou plusieurs anniversaires. La révision des prix ne concerne que les services effectivement prestés après la date visée cidessus (attention: le prestataire de services doit introduire une nouvelle demande pour la révision des prix des services à prester après l'anniversaire suivant). La révision des prix se calcule suivant la formule : P=P0 * (0,8 * S/S0 + 0,2) où : 17

18 P = prix revu P0 = prix initial S0 = indice salarial AGORIA (seulement pour les prestataires belges ; les prestataires étrangers doivent proposer un indice analogue) - moyenne nationale, charges sociales comprises, pour les contrats à partir du 11/07/1981, valable le mois qui précède l'ouverture des offres. S = comme S0 ci-dessus, mais valable le mois qui précède le jour anniversaire de la notification de l'attribution du marché. Pour les indices, voir : Les prix des services commandés en supplément peuvent être revus. La révision suit les règles ci-dessus. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de revoir les prix en cas de baisse de l'indice. Dans ce cas, la révision suit les règles ci-dessus, sauf que la lettre recommandée émane du pouvoir adjudicateur CLAUSE DU CLIENT LE PLUS FAVORISE Le soumissionnaire (et donc l'adjudicataire après l'attribution du contrat) s'engage à offrir à tout moment au SPF Finances les conditions de son client le plus favorisé, pour tous les produits, prestations et services fournis au SPF Finances dans le cadre du présent marché RESPONSABILITE DU FOURNISSEUR Le fournisseur assume la pleine responsabilité des fautes et manquements dans les services fournis, en particulier dans les études, les calculs, les plans ou dans toutes les autres pièces produites par lui en exécution du marché. Par ailleurs, le fournisseur garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci peut être redevable à des tiers du fait du retard dans l'exécution des services ou de la défaillance du fournisseur CRITERES DE SELECTION REGULARITE DES OFFRES CRITERES D'ATTRIBUTION CRITERES DE SELECTION Les soumissionnaires seront évalués à partir des critères de sélection ci-dessous. Seules les offres répondant aux critères de sélection sont prises en considération pour la confrontation aux critères d'attribution visés au point de ce cahier des charges, et dans la mesure où ces offres ont été jugées régulières sur les plans administratif et technique CRITERES D'EXCLUSION Simplification administrative Par le simple fait de participer à la procédure d'adjudication d'un marché public, le soumissionnaire déclare qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion visés aux articles 17, 43 et 69 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi qu'aux concessions de travaux publics. 18

19 Le pouvoir adjudicateur examine l'exactitude de la déclaration implicite sur l'honneur du soumissionnaire dont l'offre arrive en tête de classement. À cet effet, il demande au soumissionnaire concerné de lui fournir par les moyens les plus rapides, dans le délai qu'il spécifie, les renseignements ou documents qui permettront de vérifier sa situation personnelle avant toute décision de passation du marché. Ces renseignements seront cependant demandés par le pouvoir adjudicateur lui-même aux gestionnaires des données, par la voie électronique, si ce mode d'accès est possible gratuitement. Un soumissionnaire peut être exclu de la participation à un marché si le contrôle révèle que sa déclaration sur l'honneur ne correspond pas à sa situation personnelle à la date limite prévue pour la réception des demandes de participation à la procédure restreinte ou à la procédure de négociation avec publication, ou à la date limite prévue pour la réception des offres dans le cas d'une procédure ouverte. Une régularisation a posteriori est en tout état de cause impossible. L'exclusion est également possible si, durant la procédure, il apparaît que la situation du candidat ou du soumissionnaire ne correspond plus à sa déclaration sur l'honneur. Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur établit un classement corrigé, tenant compte de l'incidence possible de la suppression de la demande de participation ou de l'offre du candidat ou soumissionnaire exclu en application des dispositions sur les prix anormaux de l'article 110, 4 de l'arrêté royal du 8 janvier Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l'offre suit immédiatement au classement celle du soumissionnaire exclu, après lui avoir appliqué également ces dispositions. Premier critère d exclusion.1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs doit, avant la date limite de réception des offres, joindre ou présenter au pouvoir adjudicateur une attestation certifiant qu'il est en règle en matière de cotisations de sécurité sociale. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Est en règle pour l'application du présent article, le soumissionnaire qui, suivant la situation au plus tard la veille de la date limite de réception des offres : 1 a transmis à l'office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l'avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2 n'a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieure à EUR, à moins qu'il ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à EUR, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s'il établit, avant la décision d'attribuer le marché, qu'il possède, au jour auquel l'attestation constate sa situation, à l'égard d'un pouvoir adjudicateur au sens de l'article 4, 1 et 2, 1 à 8 et 10 de la loi ou d'une entreprise publique au sens de l'article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à EUR près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. 2. Le soumissionnaire étranger doit joindre à son offre ou présenter au pouvoir adjudicateur, avant la date limite de réception des offres : 19

20 1 une attestation délivrée par l'autorité compétente certifiant que suivant la situation au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays ou il est établi. Lorsqu'un tel document n'est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays ; 2 une attestation conformément au 1, s'il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs..3. À quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s'informer, par tous les moyens qu'il juge utiles, de la situation de tout soumissionnaire en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale. Deuxième critère d exclusion Le soumissionnaire ne peut se trouver dans une des situations suivantes : 1. se trouver en état de faillite ou de liquidation, avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ; 2. avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Pour le soumissionnaire étranger, l'attestation doit émaner de l'organisme administratif compétent du pays concerné, ou, à défaut, le soumissionnaire doit produire une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative. Troisième critère d'exclusion Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA. Le soumissionnaire belge doit joindre à son offre une attestation 276C2 récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration des Contributions Directes, ainsi qu'une attestation récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration de la TVA, certifiant qu'il a accompli ses obligations envers ces administrations. Le soumissionnaire étranger joint à son offre une ou plusieurs attestations récentes (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d'ouverture des offres) émanant de l'administration / des administrations compétente(s) dans son pays pour la perception des contributions directes et de la TVA (ou des taxes qui, dans son pays, remplacent la TVA), mentionnant qu'il est en ordre concernant ses obligations vis-à-vis de l'administration / des administrations précitée(s). Si cette attestation ou ces attestations ne sont pas délivrées dans son pays, il suffit de joindre une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative de son pays. Quatrième critère d'exclusion Quel que soit le stade de la procédure, est exclu de l'accès à ce marché, le prestataire de services qui a été condamné, par une décision de justice ayant force de chose jugée, pour les faits suivants dont le pouvoir adjudicateur a connaissance : 1. participation à une organisation criminelle au sens de l'article 324bis du Code Pénal ; 2. corruption au sens du Code Pénal, article 246 ; 3. fraude au sens de l'article 1 de la Convention sur la protection des intérêts financiers des Communautés Européennes, ratifiée par la loi du 17 février 2002 ; 4. blanchiment d'argent au sens la loi du 11 janvier 1993, article 3, sur la prévention de l'utilisation du système financier à des fins de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme ; Pour les besoins de l'application de ce paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, s'il doute de la situation personnelle d'un prestataire de services, s'adresser aux autorités compétentes en Belgique ou à l'étranger pour obtenir les informations dont il juge avoir besoin. 20

21 Cinquième critère d'exclusion Conformément à l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvier 1996, tel qu'il a été modifié jusqu'à aujourd'hui, le soumissionnaire qui a commis une faute grave dans l'exercice de sa profession, faute constatée par tout moyen considéré comme acceptable par le pouvoir adjudicateur, ne sera pas retenu dans la sélection. Son exclusion peut être déclarée à n'importe quel stade de la procédure. De plus, en signant son offre, le soumissionnaire s'engage à respecter les normes énoncées dans les conventions de base de l'organisation Internationale du Travail (OIT), et en particulier: l'interdiction du travail forcé (convention n 29 sur le travail forcé ou obligatoire, 1930, et convention n 105 sur l'abolition du travail forcé, 1957) ; le droit à la liberté syndicale (convention n 87 sur la liberté de constituer des associations syndicales et la protection du droit d'association syndicale, 1948) ; le droit à l'organisation et à la négociation collectives (convention n 98 sur le droit à l'organisation et à la négociation collectives (1949) ; l'interdiction de la discrimination en matière d'emploi et de rémunération (convention n 100 sur l'égalité des salaires, 1951, et convention n 111 sur les discriminations (profession et exercice d'une profession), 1958) ; l'âge minimum du travail des enfants (convention n 138 sur l'âge minimum, 1973), et l'interdiction des formes les plus graves de travail des enfants (convention n 182 sur les formes les plus graves du travail des enfants, 1999). Le non-respect des conventions ci-dessus sera considéré comme une faute professionnelle grave, au sens de l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvier Les dispositions qui précèdent s'appliquent quelles que soient les autres dispositions prévues à l'article 43 de l'arrêté en question CRITERES DE SELECTION RELATIFS A LA CAPACITE ECONOMIQUE ET FINANCIERE DU SOUMISSIONNAIRE Le soumissionnaire joindra à son offre un état concernant le chiffre d'affaires relatif à l'objet du présent marché (projets de BPM Tool) pour ses trois derniers exercices CRITERES DE SELECTION RELATIFS A LA CAPACITE TECHNIQUE DU SOUMISSIONNAIRE Premier critère de capacité du soumissionnaire Le soumissionnaire doit présenter au moins deux références équivalentes, pour des projets similaires en termes de durée, de technologie utilisée et de complexité de l outil mis en œuvre. A cette fin, il joindra une liste des principales livraisons effectuées par lui au cours des trois dernières années, ainsi que des projets similaires qu'il a réalisés durant la même période, en précisant les organismes publics ou les entreprises privées à qui ils s'adressaient. S'il s'agit de services à des organismes publics, la justification est fournie par des certificats émis ou signés par l'autorité compétente. S'il s'agit de services à des particuliers, l'exécution est attestée par ces derniers ou, à défaut, par une déclaration du soumissionnaire. Pour chaque site de référence, le soumissionnaire mentionnera la date, le montant total du marché ainsi que les coordonnées d'une personne de contact dans l'entreprise ou l'organisation. L'utilisation du modèle en annexe 3 est requise pour la présentation des références. Deuxième critère de capacité du soumissionnaire Le soumissionnaire mentionnera tout recours à des sous-traitants, en précisant la partie du marché sous-traitée REGULARITE DES OFFRES 21

22 Les offres des candidats seront examinées en termes de régularité, conformément aux articles 89 et suivants de l'arrêté Royal du 8 janvier 1996 et aux dispositions de ce cahier des charges spécial. Les offres irrégulières seront exclues. Chaque proposition sera examinée pour déterminer si elle correspond aux besoins exprimés. Si l'on constate que l'offre ne répond pas à un des besoins, elle sera déclarée irrégulière. La solution proposée dans l'offre du soumissionnaire doit satisfaire aux besoins techniques exprimés dans ce cahier des charges. Toute proposition financière ou proposition de coûts incomplète, présentant des contradictions ou des inexactitudes importantes, ou ne répondant pas aux exigences de ce cahier des charges en termes de coûts peut être déclarée irrégulière. Seules les offres régulières seront prises en considération pour l'évaluation par rapport aux critères d'attribution CRITERES D'ATTRIBUTION Afin de déterminer l'offre la plus intéressante économiquement, les offres régulières sélectionnées seront confrontées à différents critères d'attribution. Ces critères seront pondérés pour aboutir à un classement final LISTE DES CRITERES D'ATTRIBUTION Les critères d'attribution par ordre d'importance décroissant, sont les suivants : 1 Prix 35 2 Fonctionnalités de base du produit proposé 17 3 Convivialité du produit proposé 13 4 Exécution du casus 10 5 Qualité de l'approche proposée et de la méthodologie de l implémentation du logiciel et de l'accompagnement des pilotes 6 Qualité, expérience et expertise du personnel affecté au projet, y compris en termes d'assistance et de disponibilité en Belgique 7 Formation (documentation, exhaustivité, formateurs, matériel didactique ) 4 8 Garanties 3 9 Qualité, exhaustivité, lisibilité et interpretabilité de l'offre Les offres qui n obtiennent pas au moins 60% des points pour les critères 2, 3, 5 et 6 ne seront pas prises en compte pour l attribution du marché. Les soumissionnaires concernés ne seront pas invités à la réalisation du casus (voir point plus bas) CASUS Le SPF Finances demandera une démonstration. À la discrétion du SPF, la démonstration aura lieu dans les locaux de celui-ci ou du soumissionnaire. Les résultats du casus serviront à évaluer le critère 4 casus. Seuls les soumissionnaires dont l'offre était retenue dans le premier classement seront invités à la démonstration. La démonstration comprend : 22

23 Un exposé par le soumissionnaire pour expliquer les possibilités de la solution proposée. Une visite éventuelle sur un site de référence, si le pouvoir adjudicateur le juge utile. Une démonstration fonctionnelle, basée sur un casus et sur des documents qui seront fournis par le pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur jugera de la capacité à répondre à ses exigences. Les soumissionnaires peuvent consacrer les 15 premières minutes du temps imparti à une présentation commerciale de leur entreprise. Les soumissionnaires concernés seront avisés au moins une semaine avant la date prévue. L avis leur parviendra avec le casus et les documents destinés à la démonstration. Un temps de présentation maximum sera fixé par le pouvoir adjudicateur. La démonstration se déroulera durant les heures ouvrables normales (9h00-17h00). Le SPF Finances n assumera pas de frais relatifs à la préparation, la réalisation ou la présentation de démonstrations sur site proposées en réponse à ce cahier des charges spécial LE CRITERE 'PRIX' Le critère 'prix' est pondéré de la façon suivante : P = P Où : max Pr min Pr offerte Pr min = le prix le plus bas Pr offre = prix de l'offre P = points attribués au critère Prix P max = pondération maximale du critère 'Prix' AUTRES CRITERES Hormis le critère Prix, tous les critères feront l'objet d'une cotation de 1 à 5 : 1 Très mauvais 2 Mauvais 3 Suffisant 4 Bon 5 Très bon Les points pourront être attribués par fractions. Le score 0 signifie que l offre ne contient pas les éléments nécessaires pour l évaluer à la lumière d un critère ou sous-critère COTATION DEFINITIVE Les cotes octroyées pour les critères d'attribution ci-dessus seront additionnées. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient le meilleur score final. 1.2 DISPOSITIONS RELATIVES A L'EXECUTION DU MARCHE NOTIFICATION 23

24 Conformément à l article 65/8 de la loi du 23 décembre 2009 (insertion d un nouveau livre concernant la motivation, l information et les moyens juridiques dans la loi du 24 décembre 1993 sur les marchés publics et certains marchés d adjudication de travaux, fournitures et services), l instance adjudicatrice communique, immédiatement après la décision d attribution : 1 à chaque soumissionnaire non sélectionné, les motifs de sa non-sélection, sous la forme d un extrait de la décision motivée ; 2 à chaque soumissionnaire dont l offre est déclarée irrégulière, les motifs du rejet, sous la forme d'un extrait de la décision motivée ; 3 à chaque soumissionnaire dont l offre n est pas choisie ainsi qu au soumissionnaire choisi, la décision motivée. La notification visée ci-dessus comprend également, le cas échéant : 1 la mention précise de la durée exacte du terme visé à l article 65/11, premier alinéa ; 2 la recommandation d avertir l instance adjudicatrice dans le même délai, par télécopie, courriel ou autre moyen électronique, si l intéressé dépose une demande de suspension conformément à l'article 65/11; 3 le numéro de télécopie ou l adresse électronique auxquels la notification visée à l article 65/11, troisième alinéa, peut être envoyée. L instance adjudicatrice émet cette notification sans retard, par télécopie, courriel ou autre moyen électronique, ainsi que, le même jour, par lettre recommandée. 2. La notification visée sous 1 ne génère aucune obligation contractuelle à l égard du soumissionnaire choisi et suspend le délai durant lequel les soumissionnaires sont tenus par leur offre, pour autant qu un tel délai et que l article 65/11 s'appliquent. Pour toutes les offres déposées dans le cadre de ce marché, la suspension du délai prend fin : 1 en l absence de demande de suspension en vertu de l article 65/11, deuxième alinéa, le dernier jour du délai visé à l article 65/11, premier alinéa ; 2 en présence d une demande de suspension en vertu de l article 65/11, deuxième alinéa, le jour où l instance de recours visée à l'article 65/15 prend sa décision ; 3 en tout cas, au plus tard le quarante-cinquième jour après la notification visée au paragraphe 1. Certains renseignements ne peuvent être communiqués lorsque leur diffusion entrave l application de la loi, compromet l intérêt public, lèse les intérêts commerciaux légitimes d entreprises publiques ou privées ou empêche une concurrence loyale entre entreprises CAUTIONNEMENT Le cautionnement s'élève à 5% du montant total hors TVA du marché. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d'euros supérieure. Le cautionnement se compose de deux parties : 24

25 une partie relative aux achats de fournitures et services nécessaires à la livraison de la solution. Cette partie peut être libérée pour moitié à la réception provisoire et pour moitié à la réception définitive de la solution, sur demande écrite de l'adjudicataire ; une partie relative à l entretien, calculée sur une période obligatoire de maximum 2 ans. Cette partie sera libérée pour moitié à la fin de chaque année de maintenance, sur demande écrite de l adjudicataire. En vertu des dispositions légales et réglementaires, le cautionnement peut être constitué en espèces, en fonds d'état ou sous la forme d'un cautionnement collectif. Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d'assurances satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d'assurances et agréée pour la branche 15 (caution). L'adjudicataire doit, dans les trente jours calendaires suivant la conclusion du contrat, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l'une des façons suivantes : 1. lorsqu'il s'agit d espèces, par le virement du montant sur le compte Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n IBAN : BE , BIC: PCHQ BEBB) ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de la Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ; 2. lorsqu'il s'agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l'état au siège de la Banque Nationale à Bruxelles ou dans l'une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 3. lorsqu'il s'agit d'un cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d'un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4. lorsqu'il s'agit d'une garantie, par l'acte d'engagement de l'établissement de crédit ou de l'entreprise d'assurances. Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur : 1. soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire ; 2. soit de l'avis de débit remis par l'établissement de crédit ou l'entreprise d'assurances ; 3. soit de la preuve de dépôt délivrée par le caissier de l'état ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 4. soit de l'original de l'acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ; 5. soit de l'original de l'acte d'engagement établi par l'établissement de crédit ou l'entreprise d'assurances accordant une garantie. Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l'indication sommaire de l'objet du marché et de la référence du cahier des charges, ainsi que le nom, le prénom et l'adresse complète de l'adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention "bailleur de fonds" ou "mandataire", suivant le cas. Si la preuve du cautionnement n'est pas produite dans le délai imparti, une amende sera infligée. L'absence de cautionnement peut entraîner la rupture du contrat. Le délai de trente jours calendrier visé plus haut est suspendu pendant la période de fermeture de l'entreprise de l'adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par la loi ou rendus obligatoires par une convention collective de travail. La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l'adresse qui sera spécifiée dans l'avis d'attribution du marché. 25

26 1.2.3 RECEPTIONS SPECIFICATIONS TECHNIQUES Les services doivent correspondre sous tous rapports avec les plans, documents et principes applicables à ce marché. Même à défaut de spécification technique contractuelle, les services doivent être conformes à toutes les exigences et règles de bonne exécution SUIVI DE LA BONNE EXECUTION DES SERVICES Le SPF Finances a le droit de surveiller en permanence les travaux réalisés par l'équipe chargée de l'exécution du marché. Cette équipe doit remettre aux représentants du SPF Finances tous les renseignements et facilités nécessaires à cet effet. Les plans, spécifications, dossiers, etc., établis dans le cadre de ce marché par le personnel des adjudicataires, y compris les normes appliquées, doivent être approuvés avant l'exécution par le SPF Finances. Le SPF Finances dispose d'un délai de 15 jours calendrier pour approuver ces documents ou pour formuler des remarques. En cas de remarques, les documents concernés doivent être adéquatement corrigés avant l'exécution, sans que les corrections entraînent la révision du délai d'exécution prévu, sauf si les remarques résultent d'une nouvelle exigence de la part du SPF Finances. Tout dépassement du délai d'acceptation d'un document entraîne, à la demande de l'adjudicataire concerné, la prolongation du délai d'exécution. Le fait qu'un retard soit imputable au SPF Finances n'exonère par l'adjudicataire de son obligation de veiller à limiter les conséquences du retard. Le soumissionnaire ne peut prendre prétexte de la surveillance du SPF Finances pour éluder sa responsabilité lorsque les travaux sont refusés en raison de défauts de nature quelconque et lorsque les délais d'exécution sont rallongés en conséquence OPERATIONS DE CONTROLE Dans les 30 jours calendrier qui suivent la notification par l'adjudicataire de leur achèvement, le SPF Finances procédera au contrôle complet des développements qui constituent chacune des phases de la réalisation, telles qu'elles sont spécifiées dans le calendrier du projet. Ces contrôles porteront sur la capacité et sur le bon fonctionnement de la solution. Le contrôle de capacité a pour but de vérifier que les développements répondent aux spécifications quantitatives et qualitatives imposées par le SPF Finances. Le contrôle du bon fonctionnement a pour but de vérifier que les développements soient en mesure d'assurer un service régulier dans des conditions d'exploitation normales (autrement dit, que l'installation atteigne le niveau de performance exigé). Les opérations de contrôle vérifient notamment: Que les services aient bien été exécutés Que toutes les fonctionnalités opèrent et sont paramétrées correctement La capacité en termes de performances, de sécurité, de robustesse, de charge Au besoin, des outils de test sont installés pour pouvoir effectuer les contrôles ci-dessus La livraison de la documentation. Les contrôles sont considérés comme réussis lorsque les développements passent les tests avec fruit dans les délais impartis. Ces tests, ainsi que leur calendrier, seront définis de commun accord. Si le contrôle révèle que le niveau de performance et/ou les fonctionnalités demandés dans le cahier des charges spécial et/ou annoncés dans l'offre ou dans les documents connexes ne sont pas suffisants, l'adjudicataire s'engage à apporter à ses frais les modifications ou les compléments nécessaires, ou à remplacer tout ou partie des logiciels par une livraison conforme, dans les 30 jours calendaires suivant la date du procès-verbal constatant l'impossibilité de procéder à la réception provisoire. Passé ce délai, le SPF/ l'administration se réserve le droit d'appliquer les pénalités de retard. Dans un tel cas, après que l'adjudicataire a effectué les modifications, compléments ou remplacements nécessaires, tous les tests de réception doivent être recommencés. Si les contrôles ne peuvent être menés à bien avec fruit dans les délais impartis, le SPF Finances peut : 26

27 soit appliquer les mesures d'office visées à l'article 66 des Conditions générales d entreprise, joint à l'arrêté Royal du 26 septembre 1996 relatif aux règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ; soit prendre des dispositions particulières avec l'adjudicataire RECEPTIONS PROVISOIRES Lorsque les opérations de contrôle se terminent avec succès, le SPF Finances dresse un procès-verbal de réception des développements relevant de la phase concernée. Le procès-verbal de réception provisoire sera signé par les deux parties. Si les services qui font l'objet du présent marché se composent de prestations purement intellectuelles (études, analyses, rapports de consultance, etc.), la réception provisoire est considérée comme une réception définitive RECEPTIONS DEFINITIVES Les réceptions définitives sont prononcées à la demande du fournisseur, à l'expiration du délai de garantie mais au moins un an après la réception provisoire, pourvu que durant cette période, le SPF n'ait pas formulé de plainte contre le bon fonctionnement des développements. Dans ce dernier cas, la réception définitive est reportée jusqu'au moment où le système a fonctionné correctement pendant une période ininterrompue d'un an. La réception définitive est consignée dans un procès-verbal, signé par l'adjudicataire et par le SPF Finances. Le SPF Finances dispose d'un délai de 15 jours calendaires, à compter de la demande de l'adjudicataire, pour dresser le procès-verbal de réception FRAIS DE RECEPTION Les frais de déplacement et de séjour du délégué du pouvoir adjudicateur sont à la charge du fournisseur. Au moment de la demande de réception, l'organisation pratique du voyage aller-retour et du séjour sera assurée conjointement par le fournisseur et le pouvoir adjudicateur MODALITES DE RECEPTION Pendant leur exécution, les services seront suivis de près par un ou plusieurs délégués du pouvoir adjudicateur. L'identité de ce(s) délégué(s) sera communiquée au début de l'exécution des services EXECUTION DES SERVICES DELAIS ET CLAUSES PARTICULIERES L'adjudicataire est tenu de respecter les délais visés au point Le bon de commande est transmis au prestataire de services par lettre recommandée, par télécopie ou par tout autre moyen qui permet de déterminer avec certitude la date de l'envoi. La correspondance ultérieure concernant le bon de commande (et l'exécution des services) suit les mêmes règles que celles de l'envoi du bon de commande chaque fois qu'une des parties souhaite faire la preuve de son intervention. Si le bon de commande est reçu par l'adjudicataire après plus de deux jours ouvrables, le délai de livraison peut être prolongé proportionnellement au retard dans la réception du bon de commande, sur demande écrite et motivée du prestataire de services. Si après examen de la demande écrite du fournisseur, le service à l'origine de la commande estime la requête fondée entièrement ou en partie, il avertit le fournisseur par écrit du nouveau délai qui lui est accordé. En cas de formulation manifestement incorrecte ou incomplète du bon de commande, interdisant toute exécution de la commande, le prestataire de services en informe immédiatement le service à l'origine de la commande, par écrit, afin qu'une solution puisse être trouvée pour permettre l'exécution normale de la commande. Au besoin, le prestataire de services 27

28 demande une prolongation du délai d'exécution, aux conditions prévues pour les cas de réception tardive du bon de commande. En tout cas, les plaintes relatives au bon de commande ne sont plus recevables si elles ne sont pas introduites dans les 15 jours calendaires à compter du premier jour qui suit le jour où le prestataire de services a reçu le bon de commande LIEU D'EXECUTION DES SERVICES ET FORMALITES LIEU D'EXECUTION DES SERVICES ET HORAIRES Les services seront principalement prestés à Bruxelles, dans les locaux du SPF Finances. Si des périodes de travail en province s'imposent, les frais de déplacement ne sont en principe pas remboursés par le SPF Finances. Une partie des services peut aussi être prestée dans les locaux de l'adjudicataire s'ils ne peuvent l'être ailleurs ou si le SPF Finances en tire un avantage particulier. En vue d'une collaboration optimale avec le personnel du SPF Finances, le personnel de l'adjudicataire qui effectue des prestations dans les locaux du SPF Finances doit, dans la mesure du possible, appliquer les mêmes horaires de travail que le personnel du SPF. Par heures ouvrables normales, on entend les jours ouvrables, du lundi au vendredi, de 7.30 heures à heures, suivant les horaires variables en vigueur au SPF Finances. Le 2 novembre, le 15 novembre et le 26 décembre sont considérés comme des jours fériés par le SPF Finances, de même que le premier jour de l'année. Il existe également des ponts obligatoires qui sont annoncés chaque année NORMES ET STANDARDS A RESPECTER DANS LE CADRE DE CE MARCHE Les équipes de réalisation mises à la disposition du SPF Finances par l'adjudicataire appliqueront les méthodes et standards spécifiés par le SPF Finances ou choisis avec son accord. Ces standards concernent au minimum : la méthode de gestion de projet (PMFin) la méthode de gestion de processus la tenue de la documentation les procédures d'assurance qualité ÉVALUATION DES SERVICES EXECUTES Si des anomalies sont constatées durant l'exécution des services, le fait sera immédiatement signalé à l'adjudicataire par fax ou par confirmé ensuite par une lettre recommandée. L'adjudicataire doit recommencer l'exécution des services nonconformes. Au terme de l'exécution des services, on procédera à l'évaluation de leur qualité et de leur conformité. Cette évaluation fera l'objet d'un procès-verbal. L'original sera remis au prestataire de services. Les services inadéquats ou non conformes devront être recommencés SOUS-TRAITANTS Pour l'exécution pratique du marché, l'adjudicataire peut conclure des contrats de sous-traitance avec des tiers. Le pouvoir adjudicateur souhaite que les sous-traitants soient en possession d'un certificat ISO de type 9000 ou équivalent pour les activités qui leur sont confiées. Au préalable, l'adjudicataire soumettra la liste de ses sous-traitants à l'accord du pouvoir adjudicateur. Ensuite, les dérogations ne seront acceptées que moyennant l accord des deux parties. Le fait que le prestataire de services confie tout ou partie de ses engagements à des tiers ne l'exonère pas de sa responsabilité envers le SPF Finances. Celui-ci ne se reconnaît aucun lien contractuel avec ces tiers. 28

29 Le principal contractant ou adjudicataire assumera l'entière responsabilité de la livraison de tous les produits et services visés dans ce marché. Tout recours à des sous-traitants sera clairement indiqué dans l'offre du soumissionnaire. Celui-ci décrira le type de relation contractuelle qui le lie avec tous ses sous-traitants. Le nom et l'adresse des sous-traitants seront joints à l'offre, avec mention de la ou des parties à réaliser par chaque soustraitant. Le recours à des sous-traitants n'exonère pas le prestataire de services de ses responsabilités quant aux prestations attendues dans le cadre du contrat. L'adjudicataire reste responsable du respect de toutes les conditions et spécifications du présent cahier spécial des charges. En cas de changement de sous-traitant, l'adjudicataire principal informera le SPF Finances avant de procéder au changement. Le recours à des sous-traitants n'exonère donc pas l'adjudicataire principal de ses responsabilités. Les sous-traitants doivent par ailleurs répondre aux critères de sélection visés plus bas. Simplification administrative Par le simple fait de participer à la procédure d'adjudication d'un marché public, le soumissionnaire déclare qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion visés aux articles 17, 43 et 69 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics d'adjudication de travaux, fournitures et services ainsi qu'aux concessions de travaux publics. Le pouvoir adjudicateur examine l'exactitude de la déclaration implicite sur l'honneur du soumissionnaire dont l'offre arrive en tête de classement. À cet effet, il demande au soumissionnaire concerné de lui fournir par les moyens les plus rapides, dans le délai qu'il spécifie, les renseignements ou documents qui permettront de vérifier sa situation personnelle avant toute décision de passation du marché. Ces renseignements seront cependant demandés par le pouvoir adjudicateur lui-même aux gestionnaires des données, par la voie électronique, si ce mode d'accès est possible gratuitement. Un soumissionnaire peut être exclu de la participation à un marché si le contrôle révèle que sa déclaration sur l'honneur ne correspond pas à sa situation personnelle à la date limite prévue pour la réception des demandes de participation à la procédure restreinte ou à la procédure de négociation avec publication, ou à la date limite prévue pour la réception des offres dans le cas d'une procédure ouverte. Une régularisation a posteriori est en tout état de cause impossible. L'exclusion est également possible si, durant la procédure, il apparaît que la situation du candidat ou du soumissionnaire ne correspond plus à sa déclaration sur l'honneur. Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur établit un classement corrigé, tenant compte de l'incidence possible de la suppression de la demande de participation ou de l'offre du candidat ou soumissionnaire exclu en application des dispositions sur les prix anormaux de l'article 110, 4 de l'arrêté royal du 8 janvier Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l'offre suit immédiatement au classement celle du soumissionnaire exclu, après lui avoir appliqué également ces dispositions. Premier critère d exclusion.1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs doit, avant la date limite de réception des offres, joindre ou présenter au pouvoir adjudicateur une attestation certifiant qu'il est en règle en matière de cotisations de 29

30 sécurité sociale. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Est en règle pour l'application du présent article, le soumissionnaire qui, suivant la situation au plus tard la veille de la date limite de réception des offres : 1. a transmis à l'office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusqu'à et y compris celles relatives à l'avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2. n'a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieure à EUR, à moins qu'il ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à EUR, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s'il établit, avant la décision d'attribuer le marché, qu'il possède, au jour auquel l'attestation constate sa situation, à l'égard d'un pouvoir adjudicateur au sens de l'article 4, 1 et 2, 1 à 8 et 10 de la loi ou d'une entreprise publique au sens de l'article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances garanties, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à EUR près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. 2. Le soumissionnaire étranger doit joindre à son offre ou présenter au pouvoir adjudicateur, avant la date limite de réception des offres : 1. une attestation délivrée par l'autorité compétente certifiant que suivant la situation au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays ou il est établi. Lorsqu'un tel document n'est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays ; 2. une attestation conformément au 1, s'il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs..3. À quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s'informer, par tous les moyens qu'il juge utiles, de la situation de tout soumissionnaire en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale. Deuxième critère d exclusion Le soumissionnaire ne peut se trouver dans une des situations suivantes : 1. se trouver en état de faillite ou de liquidation, avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ; 2. avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales. Cette information peut être obtenue directement par le pouvoir adjudicateur via le guichet électronique. Pour le soumissionnaire étranger, l'attestation doit émaner de l'organisme administratif compétent du pays concerné, ou, à défaut, le soumissionnaire doit produire une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative. Troisième critère d'exclusion Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA. Le soumissionnaire belge doit joindre à son offre une attestation 276C2 récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration des Contributions Directes, ainsi qu'une attestation récente (datant de 6 mois au maximum avant l'ouverture des offres), délivrée par l'administration de la TVA, certifiant qu'il a accompli ses obligations envers ces administrations. 30

31 Le soumissionnaire étranger joint à son offre une ou plusieurs attestations récentes (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d'ouverture des offres) émanant de l'administration / des administrations compétente(s) dans son pays pour la perception des contributions directes et de la TVA (ou des taxes qui, dans son pays, remplacent la TVA), mentionnant qu'il est en ordre concernant ses obligations vis-à-vis de l'administration / des administrations précitée(s). Si cette attestation ou ces attestations ne sont pas délivrées dans son pays, il suffit de joindre une déclaration sur l'honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative de son pays. Quatrième critère d'exclusion Quel que soit le stade de la procédure, est exclu de l'accès à ce marché, le prestataire de services qui a été condamné, par une décision de justice ayant force de chose jugée, pour les faits suivants dont le pouvoir adjudicateur a connaissance : 1. participation à une organisation criminelle au sens de l'article 324bis du Code Pénal ; 2. corruption au sens du Code Pénal article 246 ; 3. fraude au sens de l'article 1 de la Convention sur la protection des intérêts financiers des Communautés Européennes, ratifiée par la loi du 17 février 2002 ; 4. blanchiment d'argent au sens la loi du 11 janvier 1993 sur la prévention de l'utilisation du système financier à des fins de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme article 3 ; Pour les besoins de l'application de ce paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, s'il doute de la situation personnelle d'un prestataire de services, s'adresser aux autorités compétentes en Belgique ou à l'étranger pour obtenir les informations dont il juge avoir besoin. Cinquième critère d'exclusion Conformément à l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvier 1996, tel qu'il a été modifié jusqu'à aujourd'hui, le soumissionnaire qui a commis une faute grave dans l'exercice de sa profession, faute constatée par tout moyen considéré comme acceptable par le pouvoir adjudicateur, ne sera pas retenu dans la sélection. Son exclusion peut être déclarée à n'importe quel stade de la procédure. De plus, en signant son offre, le soumissionnaire s'engage à respecter les normes énoncées dans les conventions de base de l'organisation Internationale du Travail (OIT), et en particulier: l'interdiction du travail forcé (convention n 29 sur le travail forcé ou obligatoire, 1930, et convention n 105 sur l'abolition du travail forcé, 1957) ; le droit à la liberté syndicale (convention n 87 sur la liberté de constituer des associations syndicales et la protection du droit d'association syndicale, 1948) ; le droit à l'organisation et à la négociation collectives (convention n 98 sur le droit à l'organisation et à la négociation collectives (1949) ; l'interdiction de la discrimination en matière d'emploi et de rémunération (convention n 100 sur l'égalité des salaires, 1951, et convention n 111 sur les discriminations (profession et exercice d'une profession), 1958) ; l'âge minimum du travail des enfants (convention n 138 sur l'âge minimum, 1973), et l'interdiction des formes les plus graves de travail des enfants (convention n 182 sur les formes les plus graves du travail des enfants, 1999). Le non-respect des conventions ci-dessus sera considéré comme une faute professionnelle grave, au sens de l'article 43, 4 de l'ar du 8 janvier Les dispositions qui précèdent s'appliquent quelles que soient les autres dispositions prévues à l'article 43 de l'arrêté en question PERSONNEL DE L'ADJUDICATAIRE Pour les besoins de ce marché, le soumissionnaire devra désigner une personne de contact qui le représentera dans ses rapports avec le SPF Finances. Le personnel du soumissionnaire mobilisé pour réaliser ce marché doit : 31

32 disposer de l'expérience nécessaire dans le domaine de la solution proposée ou de solutions comparables ; être en mesure de comprendre les textes, rapports et autres documents qui sont nécessaires, utilisés ou rédigés par les deux parties dans le cadre de ce marché, en néerlandais comme en français ; posséder les aptitudes orales et écrites suffisantes pour communiquer en néerlandais ou en français, et si possible dans les deux langues ; le chef de projet devra être capable de communiquer en français et en néerlandais ; le service d'assistance et de support technique doit par ailleurs pouvoir communiquer facilement dans les deux langues. Le personnel de l'adjudicataire doit satisfaire à toutes les dispositions légales en vigueur en Belgique en matière d'immigration et de permis de travail. L'adjudicataire garantira le SPF Finances contre tout dommage, de quelque nature que ce soit, encouru par le SPF Finances en raison du non-respect de ces dispositions légales par l'adjudicataire ou son personnel. L'adjudicataire doit disposer d'un personnel suffisant, doté des compétences nécessaires et adaptées au marché. Les personnes concernées doivent également posséder une connaissance suffisante des outils utilisés dans le cadre du projet. Les adjudicataires doivent être capables de faire face aux besoins qui peuvent naître tout de suite après l'attribution du marché. L'équipe de projet mise à disposition par chacun des adjudicataires doit être suffisante pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées. La composition de l'équipe de projet sera soumise à l'accord du SPF Finances. Il s'en suit que le personnel affecté à l'exécution du marché doit être le même que le personnel présenté dans l'offre. A défaut, le personnel mis à disposition pour l'exécution doit être d'une expérience et d'un niveau équivalents. L'adjudicataire garantit pendant toute la durée du contrat la stabilité du personnel chargé de l'exécution du marché. Durant l'exécution, l'adjudicataire ne peut apporter aucun changement à la composition de l'équipe de projet sans l'autorisation préalable du SPF Finances. Le SPF Finances peut exiger le remplacement immédiat d'une ou plusieurs personnes de l'équipe de projet s'il estime que leurs qualifications ou leurs prestations compromettent la bonne exécution du marché. Le remplacement doit être effectué sans frais dans les 2 jours ouvrables suivant la demande du SPF Finances. Le soumissionnaire joint à son offre le curriculum vitae des personnes qui seront chargées de l'exécution du marché (voir modèle en annexe). Les renseignements obtenus dans ce cadre seront traités en toute confidentialité par le SPF Finances et ne seront en aucun cas communiqués à des tiers MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITION PAR LE SPF FINANCES L'adjudicataire met à la disposition de son personnel tout le matériel nécessaire à l'exécution de sa tâche (ordinateurs portables, etc.). Le SPF Finances mettra à la disposition de ce personnel, pour la durée de sa tâche, un maximum de deux bureaux concurrents du type 'shared desk' (sans armoires). Le personnel du soumissionnaire jouira d'un accès limité au réseau du SPF Finances et d'une adresse . Le SPF Finances ne dispose pas de places de parking pour ses fournisseurs. Le SPF Finances ne modifiera en aucune façon les postes de travail du personnel de l'adjudicataire, afin de permettre leur bon fonctionnement au sein de l'infrastructure du SPF Finances. L'adjudicataire ne pourra en aucun cas modifier, perturber ou surcharger l'infrastructure du SPF Finances en y ajoutant les postes de travail de son personnel, sauf pour ce qui concerne directement le développement des logiciels d'application. L'adjudicataire est entièrement responsable de la protection de ces postes de travail contre les virus, ainsi que de leur gestion. Il utilisera prioritairement les outils mis à sa disposition par le SPF Finances. Si d'autres programmes sont utilisés 32

33 dans le cadre du projet avec l'accord du comité de pilotage, ils le seront sous la responsabilité de l'adjudicataire, et les frais correspondants seront compris dans le prix des services. Le personnel de l'adjudicataire doit respecter les procédures et règles internes relatives à l'utilisation de ces moyens et à leur accès. Il ne peut exiger aucun complément ni changement à l'environnement de travail du pouvoir adjudicateur. Si des lacunes dans l'appui logistique entraînent des perturbations du service, il sera fait appel aux modalités d'arbitrage visées au point de ce cahier des charges spécial avant de soumettre l'affaire à la justice DOCUMENTATION L'adjudicateur remettra à l'administration toute la documentation technique nécessaire à l'utilisation du système, soit en néerlandais et en français, soit en anglais, selon la langue dans laquelle elle est disponible. Plus particulièrement, la documentation doit comprendre les manuels techniques qui décrivent les caractéristiques et les règles d'utilisation des développements et des logiciels qui font partie du projet, avec un exposé détaillé de l'ensemble du système comme des spécificités des sous-systèmes et de leurs raccordements. L'offre doit préciser sur quel support la documentation sera livrée (papier, CD-Rom), ainsi que les quantités standards et les conditions auxquelles des exemplaires supplémentaires pourront être commandés. Le soumissionnaire est tenu de communiquer, sur simple demande de l'administration, toutes les caractéristiques de l'utilisation des développements livrés TACHES DES COLLABORATEURS DU SPF FINANCES Dans le cadre de ce projet, le SPF Finances met à disposition des collaborateurs ICT et business, en fonction des différentes tâches faisant partie du projet. Les employés du SPF Finances participent notamment au projet pour ce qui concerne : la définition du contenu de chaque projet ; le choix des solutions : l'architecture, etc. ; la validation des documents de la réalisation : dossiers de caractéristiques, de réalisation, d'acceptation, de test, manuels d'utilisation, de maintenance, etc. ; les contrôles de qualité, notamment le contrôle de la correspondance entre la documentation et la réalisation, du respect des normes de documentation et de programmation, etc. ; la participation obligatoire aux tests de réception technique et fonctionnelle, qu'il s'agisse de tests de fonctionnement unitaires, de tests d'intégration ou de tests de fonctionnement général ; l'appui logistique aux équipes de réalisation, en ce qui concerne la mise à disposition des moyens techniques nécessaires à la réalisation, suivant ce qui est convenu de commun accord. La réalisation sera suivie de très près, pas à pas, par les collaborateurs du SPF Finances. Ceux-ci, épaulés par l'adjudicataire, définiront les normes et standard en matière d'architecture, de règles d'application, de procédures de travail, de documentation et de programmation, etc. Ils veilleront également à ce que les normes soient strictement respectées, afin de garantir que les solutions introduites puissent être ensuite entièrement assumées par le SPF Finances sans problèmes particuliers PLANNING Le soumissionnaire joindra à son offre un calendrier d'exécution tenant compte de la durée maximale du contrat. Ce planning doit revêtir la forme de schémas GANTT SUIVI DE L'EXECUTION DU MARCHE Réunion 'kick-off' 33

34 Dans le mois calendrier qui suit la notification de l'attribution du marché, l'adjudicataire et le Service Public Fédéral / l Administration doivent tenir une première réunion de pilotage, appelée réunion kick-off. Approche projectuelle Le SPF Finances applique sa propre méthodologie de gestion de projet, PMFin, basée sur Prince 2. Il utilise un outil de gestion de projet appelé ProjectMaster. Après le kick-off, le PMO organise une brève séance de prise de contact qui permet de convenir des dispositions concrètes avec le chef de projet SPF Fin. Le SPF Finances fait usage d un outil de gestion de projet et de planning. Le soumissionnaire se conformera à ces méthodes et en respectera les modalités. En voici les principaux aspects : P.I.D. (project initiation document) Le soumissionnaire joint à son offre (annexe 5) une proposition de PID, reprenant au minimum les éléments suivants : o Description du projet o PBS, Product Breakdown Structure o Critères de qualité du produit o WBS, Work Breakdown Structure o Calendrier d'exécution (planning avec indication des phases et des jalons), a priori sous la forme d'un schéma GANTT mentionnant les tâches, leur durée et les personnes concernées o Structure de projet avec mention (nominative) des collaborateurs du soumissionnaire et, le cas échéant, la description des rôles des collaborateurs du SPF Finances nécessaires à l'exécution du projet o Moyens nécessaires, par phase (finances, personnel, autres) o Analyse des risques (et définition des mesures de gestion) o Gestion de la qualité Après l'attribution du projet, le soumissionnaire élaborera un P.I.D complet et détaillé, qu'il présentera à la structure de gestion du projet du SPF Finances. La mise au point du PID définitif et détaillé fait partie de la première phase du projet. L'approbation formelle du PID ci-dessus par le comité de pilotage du projet est indispensable avant d'entamer la phase suivante. Il appartient au soumissionnaire de veiller à la tenue à jour du P.I.D. pendant toute la durée du projet. Toute modification du PID doit être approuvée formellement par le comité de pilotage du projet. Suivi de l'exécution du contrat Le suivi de l'exécution porte sur les structures de gouvernance, le rapportage périodique, la gestion des changements et la réception (provisoire) des produits. Structures de gouvernance Tous les projets sont pilotés et gérés au sein des structures de gestion de projet du SPF Finances. Celles-ci sont représentées dans le schéma suivant : 34

35 Chaque projet du SPF Finances est dirigé par un Chef de projet. Celui-ci est nommé par le Sponsor, en concertation avec le comité de pilotage. Le soumissionnaire désignera son coordinateur de projet (chef de projet responsable au niveau du soumissionnaire). Celui-ci et le Chef de projet assument l'entière responsabilité de la bonne exécution du projet. Le comité de pilotage détient de larges compétences : il surveille le scope et les objectifs du projet, approuve le P.I.D. initial ainsi que toutes ses modifications, veille sur l'avancement du projet, confirme l'acceptation des livrables (livraisons partielles), et se prononce dans tous les litiges et/ou problèmes soulevés par le Chef de projet. Il s'occupe de tous les aspects contractuels, administratifs et techniques de l'exécution du marché (garantie, respect des SLA, qualité de l'exécution, etc.). Le soumissionnaire déléguera un manager senior pour siéger au comité de pilotage. Rapportage périodique Le soumissionnaire et le coordinateur de projet désigné par lui (project manager responsable du soumissionnaire) mettront à la disposition du Chef de projet toutes les informations nécessaires pour surveiller le déroulement réel des activités du soumissionnaire et de la situation par rapport au planning. Ce rapportage destiné au Chef de projet suivra une fréquence hebdomadaire, sur la base d'une situation représentée sur le schéma Gantt du projet, complétée d'une brève description écrite avec les points principaux, les problèmes éventuels et leur solution. Tous les détails des modalités de rapportage doivent être communiqués au début du projet. Tous les aspects relatifs au fond (planning, risques, qualité, réception, ressources) seront d'abord évoqués au sein de l'équipe de projet. Si le Chef de projet le juge nécessaire, les problèmes seront soumis à l'examen et à la délibération du comité de pilotage. Chaque mois, le Chef de projet remet au comité de pilotage un rapport mensuel sur l'avancement du projet. Le cas échéant, le Chef de projet peut inviter le coordinateur externe à la réunion du comité de pilotage afin de l'éclairer plus en détail sur certains points. Gestion des changements Tout changement (scope, résultats/produits visés, planning, budgets) au projet doit faire l'objet d'une demande de changement dans laquelle le motif et l'impact du changement sont décrits en détails. Le comité de pilotage décide du bien-fondé et de l'opportunité du changement envisagé. Il peut se faire assister du PMO (opérationnel) et/ou d'un expert (externe). L'accord formel du comité de pilotage conditionne l'exécution des changements envisagés. Le cas échéant, le soumissionnaire se chargera de l'actualisation du P.I.D. Acceptation des produits et/ou services La réception des résultats intermédiaires ou définitifs se fera suivant un processus standard. 35

36 Il importe à cet égard que le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur par écrit, à temps (au moins cinq jours ouvrables avant l'envoi du matériel ou l'installation du logiciel). Tous les services ou fournitures doivent correspondre sous tous rapports avec les plans, documents et thèmes applicables à ce marché. Le SPF Finances procédera à un contrôle complet des résultats (produits et/ou services) en termes d'adéquation, de conformité et de bon fonctionnement. Le contrôle aura lieu dans les 30 jours suivant la date où le soumissionnaire annonce la disponibilité des résultats. Nous renvoyons aux clauses particulières du présent cahier des charges, qui exposent les directives en la matière. Lorsque les opérations de contrôle sont achevées avec fruit et approuvées par le comité de pilotage, le SPF Finances dresse un procès-verbal de réception provisoire des résultats (produits et/ou services) de la phase concernée FACTURATION ET PAIEMENT DES SERVICES Dans la mesure où le pouvoir adjudicateur est en possession d une facture régulièrement établie (avec mention de la TVA et du numéro du bon de commande correspondant), accompagnée du procès-verbal de réception provisoire, la procédure est la suivante : Pour les fournitures et services, tout le montant dû est facturé à la réception provisoire. Les acomptes ne sont pas possibles ; les paiements ne peuvent être effectués qu a posteriori, pour des fournitures ou services déjà prestés/exécutés et acceptés. Les paiements périodiques relatifs à la maintenance seront facturés par échéances trimestrielles. Les droits de licence sont facturés chaque année au début du terme. Les frais relatifs aux services (complémentaires / auxiliaires) prestés après la réception provisoire peuvent être facturés dès leur achèvement et leur acceptation. L'adjudicataire envoie ses factures (en deux exemplaires) à l'adresse suivante : SPF Finances Comptabilité ICT bd Roi Albert II 33, bte Bruxelles Le paiement est effectué dans les 50 jours calendrier à dater de la réception de la facture. Les intérêts de retard seront calculés conformément à l'article 15, 4 du cahier général des charges. La facture doit être établie en euros ENGAGEMENTS PARTICULIERS DU PRESTATAIRE DE SERVICES Tous les résultats et rapports établis par le prestataire de services dans l'exécution de ce marché sont la propriété du pouvoir adjudicateur. Ils ne peuvent être publiés ou communiqués à des tiers qu'avec la permission écrite du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont ils prennent connaissance dans l'exécution de ce marché. En aucun cas, ces informations ne peuvent être communiquées à des tiers sans l'autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services peut cependant faire état de ce marché en guise de référence. Tous les renseignements fournis au personnel de l'adjudicataire dans le cadre de ses tâches, tous les documents qui lui sont confiés et tous les entretiens auxquels il participe sont considérés comme strictement confidentiels. Les informations en question peuvent être enregistrées sur n'importe quel type de support d'information, comme le papier, un film, une bande magnétique, un disque, une disquette, un montage intégré, etc. ; peuvent être communiquées au prestataire de services oralement, par une démonstration et/ou par la transmission d'un support d'information qui contient l'information en question ou peuvent venir à la connaissance du prestataire de services à l'occasion de l'exécution du présent marché ou d'une mission confiée par le SPF Finances dans le cadre du présent marché ; 36

37 peuvent en tout ou en partie consister, par exemple, en études, modes d'emploi, plans de conception, plans de fabrication, descriptions techniques, plans de détail, spécifications fonctionnelles, procédures, programmes d'ordinateur, codes exécutables, calculs, etc. L'adjudicataire s'engage, pendant l'exécution du contrat comme ensuite, à traiter comme confidentielles toutes les données et informations de nature quelconque qui lui seront communiquées ou dont il aura connaissance dans l'exécution du marché. L'adjudicataire se porte garant du respect de la confidentialité des données par son personnel et ses sous-traitants. Il s'engage à ne pas les remettre à des tiers, ni même à ses filiales ou aux autres entreprises qui lui sont apparentées. Il ne diffusera que les données nécessaires à l'exécution du marché, et seulement parmi les membres de son personnel et de celui de ses sous-traitants qui sont directement concernés par le marché. Les obligations énoncées ci-dessus ne sont pas applicables aux informations du SPF Finances : dont l'adjudicataire peut prouver, par un moyen acceptable pour le SPF Finances, qu'il les détenait déjà au moment où elles ont été communiquées pour la première fois par le SPF Finances ; qui, au moment où le SPF Finances en a eu connaissance, étaient déjà publiques ; qui, une fois connues du SPF Finances, ont été rendues publiques autrement que par l'intervention de l'adjudicataire ; ou que l'adjudicataire a obtenues d'un tiers qui disposait de bonne foi des informations du SPF Finances et pouvait les communiquer à l'adjudicataire. L'adjudicataire s'engage : à ne pas copier, ni entièrement ni partiellement, les informations du SPF Finances si elles se trouvent sur un support mis à disposition par le SPF ; à ne pas enregistrer, ni entièrement ni partiellement, les informations du SPF Finances sur un support quelconque, sauf dans le cadre des tâches qui lui sont confiées par le SPF Finances et dans la mesure où l'enregistrement est nécessaire. Toute l'information que le SPF Finances met à la disposition de l'adjudicataire et tout support contenant des informations du SPF Finances mises à la disposition de l'adjudicataire par le SPF restent l'entière propriété du SPF Finances, de même que chaque support d'information sur lequel sont copiées ou enregistrées des informations du SPF Finances. À tout moment, le SPF Finances a le droit d'exiger que l'adjudicataire lui remette tout ou partie des supports contenant des informations du SPF Finances. L'adjudicataire s'engage à remettre immédiatement les supports réclamés et sans les copier. L'adjudicataire s'engage par ailleurs à restituer au SPF Finances, après la fin du contrat et sans retard, tous les supports contenant des informations du SPF Finances et qui ont été mis à la disposition de l'adjudicataire en vue de l'exécution du contrat, dans la mesure où ces supports n'ont pas déjà été restitués au SPF. Toute information du SPF Finances reste la propriété du SPF Finances. Par la mise à disposition d'informations du SPF Finances, celui-ci ne concède à l'adjudicataire, ni explicitement ni implicitement, aucun droit à licence sur les brevets, droits d'auteur ou autres droits intellectuels. L'adjudicataire s'engage à ne pas exploiter industriellement les informations du SPF Finances et à ne pas les utiliser à d'autres fins que l'exécution de ce marché ou d'une tâche qui lui est confiée par le SPF Finances dans le cadre de ce marché. L'adjudicataire est responsable de tous les dommages dont le pouvoir adjudicateur pourrait être victime en raison du nonrespect, par l'adjudicataire lui-même ou des membres de son personnel, des obligations que le présent article leur impose PROPRIETE Les études, architectures et développements éventuels créés par le personnel de l'adjudicataire et la documentation correspondante, ainsi qu'en général tout document établi en relation directe ou indirecte avec l'exécution de ce contrat par le personnel de l'adjudicataire, de même que les droits de propriété intellectuelle correspondants, sont la propriété du SPF Finances à mesure qu'ils sont générés. 37

38 Il est interdit au personnel de l'adjudicataire d'emporter des documents appartenant au SPF Finances, sauf si les nécessités de la tâche l'imposent, notamment dans les déplacements entre les différents sites du SPF Finances MOYENS DE DEFENSE A LA DISPOSITION DE L'ADMINISTRATION - LITIGES Les moyens de défense du SPF Finance sont prévus aux articles 20 et 75 du cahier général des charges (annexé à l'arrêté royal du 26 septembre 1996). Le marché doit être interprété, développé et exécuté suivant le droit belge. Les parties s'engagent à accomplir leurs obligations de bonne foi et à collaborer en vue de la réussite de l'opération. Les litiges relatifs aux obligations résultant des dispositions qui régissent le marché doivent être résolus en concertation. Avant de recourir à tout autre moyen de droit, les parties tenteront de régler l'affaire à l'amiable. À cette fin, la partie la plus diligente avertira l'autre partie de la mauvaise exécution du contrat par simple lettre recommandée. Si possible, cette notification s'accompagnera d'une proposition de solution. L'autre partie dispose d'un délai de 15 jours à compter de l'envoi de la lettre recommandée pour en confirmer la réception et accepter la solution proposée. À défaut d'accord et avant d'entamer une action en justice, les parties tenteront de trouver un compromis par la négociation dès qu'il apparaît que l'affaire ne peut être réglée à l'amiable. Les négociations auront lieu à l'adresse visée au paragraphe de la section A, partie 1, en présence des personnes désignées à cet effet par les deux parties. Sauf convention différente, les négociations ne pourront excéder une durée de 30 jours calendrier, à compter de la première lettre recommandée. Un litige relatif à l'exécution de ce marché sera de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais. En aucun cas, le pouvoir adjudicateur ne peut être tenu pour responsable des dommages causés aux personnes ou aux biens en conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l'exécution du contrat. Le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur contre toute demande d'indemnisation de la part de tiers à cet égard. 38

39 2 PARTIE B : PRESCRIPTIONS TECHNIQUES Le soumissionnaire est réputé avoir pris connaissance des exigences relatives aux 'standards ICT' du SPF Finances dans le cadre de la nouvelle infrastructure informatique décentralisée (la documentation concernant cette nouvelle infrastructure et les standards correspondants se trouve sur le site portail du SPF Finances, à l adresse rubrique 'Fondements ICT'. Le nom du document est Fondements ICT SPF Finances SPFFIN- Architectural-Building-Blocks-MAJ FR_signed.pdf ). En vue de l'évaluation des services exécutés et du suivi du projet, le pouvoir adjudicateur peut faire appel à un tiers. L'adjudicataire est tenu de collaborer avec ce tiers et de lui fournir toute l'information nécessaire au bon accomplissement des opérations de contrôle. Dans ce cadre, le SPF Finances souhaite mettre l'offre de l'adjudicataire à la disposition de collaborateurs internes et externes du SPF Finances chargés de l'évaluation et du contrôle des services. Le soumissionnaire doit indiquer clairement les parties de son offre qui ne peuvent être mises à la disposition de personnes étrangères au SPF Finances chargées de l'évaluation et du contrôle des services. Le soumissionnaire doit se conformer à tous les standards ICT exposés dans la liste (Architectural-Building-Blocks-MAJ FR_signed.pdf ) publiée sur le site Internet du SPF Finances ( 2.1 INTRODUCTION PRESENTATION DU SPF FINANCES LE SPF FINANCES : GENERALITES Depuis quelques années déjà, le SPF Finances réalise une modernisation et une rénovation profondes de son organisation, de ses méthodes de travail et de ses solutions informatiques, dans le but d'améliorer la qualité du service public, l'environnement de travail des fonctionnaires et la rationalisation de leurs tâches. Les programmes Business Process Reengineering (BPR) de Coperfin 1, 2 et 3 ont défini un concept théorique pour le futur fonctionnement du SPF Finances et ses nouvelles structures. Les nouvelles méthodes de travail sont décrites et documentées dans les futurs processus des services de ligne et d'encadrement (une centaine de processus au total). Ces processus sont à la base d'une nouvelle structure organisationnelle (voir La mise en place des nouvelles méthodes de travail implique que les outils nécessaires soient mis à la disposition des fonctionnaires et de leurs dirigeants. À cette fin, les BPR Coperfin ont spécifié les moyens humains (nombre de personnes) et techniques (systèmes ICT, matériel, logiciels) dont le SPF aura besoin pour fonctionner à l'avenir. Sur le site déjà cité, vous trouverez notamment : le livre des processus: l'ensemble des propositions d'amélioration des processus le livre de l'organisation : un exposé de l'organisation future du SPF Finances, y compris les effectifs nécessaires. le livre des fonctions : explique les résultats des futures fonctions. Une fiche par fonction, identifiée dans les schémas de processus, spécifie le groupe de tâches affecté à la fonction. Des fonctions ont aussi été définies pour le personnel dirigeant (chefs de service et chefs d'équipe). le livre ICT : expose les exigences, les besoins en termes d'architecture et d'applications informatiques, ainsi que les techniques de communication. Après le BPR de 2003, on a entamé la mise en œuvre et l exécution d une multiplicité de projets. On trouvera une description complète des réalisations et projets en cours dans le Plan de modernisation 2009 pour la réalisation de Coperfin et les plans pour 2010, cité dans le plan de management intégré 2010 ( ) 39

40 L informatisation a naturellement bénéficié d une priorité majeure, non seulement à cause de l énorme retard en la matière, mais aussi parce que la modernisation visée sur le plan du personnel, des processus et de l infrastructure ne pouvait se passer d importants efforts dans le domaine informatique. À partir de 2005 jusqu à aujourd hui, via le plan d opérationnalisation (en abrégé OPERA), le personnel a également fait l objet de toutes les attentions. L implémentation des nouvelles applications informatiques et des nouvelles méthodes de travail sur le terrain exerce un effet important sur les agents et sur leur organisation en services nouveaux ou existants. Le programme OPERA visait une approche structurée de la préparation, de l implémentation intégrée et de l ancrage des projets organisationnels Coperfin. Une méthodologie a été mise au point pour préparer de façon structurée et intégrée les diverses facettes des projets de modernisation issus des BPR Coperfin (introduction de nouveaux processus, mobilisation des agents, organisation du personnel en services, utilisation de la nouvelle structure informatique, organisation logistique ), préalablement à la mise en œuvre sur le terrain. À ce stade initial, une soixantaine de projets dits organisationnels ont vu le jour pour préparer l opérationnalisation des nouvelles structures, des méthodes de travail adaptées et de l utilisation des nouvelles applications informatiques sur la base de cette méthodologie nouvellement mise au point. Dans l informatisation comme dans l opérationnalisation, l introduction de nouveaux processus occupe une place centrale. En 2009, on a ajusté la structure organisationnelle telle qu elle était initialement définie dans Coperfin (AR 3/12/2009, MB 9/12/2009). 40