ULYSSE - GUIDE UTILISATEUR

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1 ULYSSE - GUIDE UTILISATEUR Version /20

2 Table des matières Table des matières 1 Objectif Pré-requis Accès Se connecter S identifier Espace utilisateur Gestion des appels Renvoi Immédiat Renvoi sur non reponse Renvoi sur non connexion Sonnerie Simultanée Poste Touches de Fonction I. MODE DÉSACTIVÉ II- MODE SUPERVISION III- MODE RACCOURCI Propriétés avancées I. CODE VERROUILLAGE DU POSTE II- SON HD Messagerie Vocale Journal d appels Contacts Contacts Personnels I. AJOUTER UN CONTACT II- MODIFIER UN CONTACT Contacts Entreprise Version /20

3 Lexique Remarque importante Rappel qu il ne faut pas oublier d enregistrer les modifications Information utile Version /20

4 1 Objectif ULYSSE est un outil web qui permet à chaque utilisateur d une solution de téléphonie IPVoice de personnaliser le paramétrage de son téléphone et d accéder aux paramètres avancés (selfcare utilisateur). 1- Pré-requis Un ordinateur et un accès à internet 2 Accès 1- Se connecter Pour accéder à ULYSSE il faut ouvrir une session internet et taper l URL suivant ou bien directement cliquer sur le lien qui suit : Version /20

5 2- S identifier Une fois connecté la page d accueil suivante s affiche : Renseigner l identifiant : IDENTIFIANT = VOTRE N DE TELEPHONE Renseigner le mot de passe : MOT DE PASSE = IL VOUS A ETE COMMUNIQUE PAR VOTRE ADMINISTRATEUR Version /20

6 3 Espace utilisateur Une fois identifié, l utilisateur arrive sur l écran suivant : L outil est constitué de 3 parties : 1- Groupe de fonctions (voir loupe en haut à gauche) Permet de choisir le type de fonction que l on souhaite paramétrer. 2- Fenêtre principale Affiche les réglages de la fonction sélectionnée dans le groupe de fonctions. C est dans cette fenêtre que les différents paramètres sont activés. 3- Barre d outils composée de 2 boutons (entourés en bleu) Permet d enregistrer les modifications ou de revenir aux valeurs initiales par défaut. Chaque modification doit être validée en cliquant sur l icône «disquette» situé dans la barre d outil. Permet de revenir aux valeurs initiales par défaut. Version /20

7 Cliquer sur le groupe concernant la fonction a paramétrer. La fenêtre principale affichera les réglages de la fonction sélectionnée. L Onglet «VOIX» Il regroupe les fonctions suivantes : Gestion des appels Poste (appareil téléphonique utilisé) Messagerie vocale Journal d appels L Onglet «CONTACT» Il regroupe les fonctions suivantes : Gestion des contacts personnels Gestion des contacts communs Version /20

8 4 Gestion des appels Ce menu permet de paramétrer les renvois d appels selon différentes règles 1- Renvoi Immédiat Lorsque cette fonction est cochée, tous les appels entrants seront systématiquement renvoyer vers le N défini. Cocher la destination souhaitée de l appel «Vers» : 1- Soit vers la boite vocale du téléphone 2- Soit vers un N de son choix : entrer le N de téléphone Cocher la condition de temps «Quand» : 1- Soit «Toujours» : règle de renvoi 24h/24 2- Soit «De à» : règle de renvoi sur une plage horaire définie Attention de veiller à entrer un format de créneau horaire correct du type «hh:mn» PENSER A VALIDER LES MODIFICATIONS Version /20

9 2 - Renvoi sur non réponse Lorsque cette fonction est cochée, tous les appels entrants seront systématiquement renvoyer vers le N défini si l utilisateur ne répond pas avant le délai indiqué. Cocher la destination souhaitée de l appel «Vers» : 1- Soit vers la boite vocale du téléphone 2- Soit vers un N de son choix : entrer le N de téléphone Définir le délai de non-réponse à partir duquel le renvoi sera effectif: 3- Renvoi sur non connexion Lorsque cette fonction est cochée, tous les appels entrants seront systématiquement renvoyer vers le N défini si le poste est déconnecté ou non joignable suite à un problème technique. Cocher la destination souhaitée de l appel «Vers» : 1- Soit vers la boite vocale du téléphone 2- Soit vers un N de son choix : entrer le N de téléphone Version /20

10 4- Sonnerie Simultanée Cette fonction lorsqu elle est cochée, permet de faire sonner simultanément le poste principal de l utilisateur ainsi que son mobile (ou un autre poste). Renseigner le N vers lequel vous souhaitez une sonnerie simultanée «Vers le numéro». Définir le délai à partir duquel vous souhaitez que la sonnerie simultanée sur le second poste s enclenche. PENSER A VALIDER LES MODIFICATIONS Version /20

11 5 Poste 1- Touches de Fonction Ce menu permet de paramétrer les touches de fonction en mode «Raccourci» ou «Supervision» En cliquant sur l onglet «Poste», vous accédez à une page qui vous permet de personnaliser les touches de fonction de votre téléphone IP. Le nombre de touches de fonction paramétrables dépend du modèle de poste utilisé. Dans les exemples suivant, il s agit d un Aastra 6731i possédant 8 touches de fonctions paramétrables. Vous allez pouvoir associer à une touche de fonction rapide de votre téléphone un N de téléphone selon le mode suivant : - Désactivé - Supervision - Raccourci Le choix de la fonction souhaitée se fait en cliquant sur la flèche correspondant au N de touche que l on souhaite paramétrer. Pour information la fonction N 1 correspond à la touche se trouvant en haut à gauche sur le poste, et la fonction N 8 sur la touch en bas à droite. Touche N 1 Touche N 4 Touche N 8 Version /20

12 I. MODE DESACTIVE Ce mode désactive la touche de fonction. Celle-ci n est associée à aucun N. II- MODE SUPERVISION Ce mode active la touche de fonction et permet d attribuer à la touche correspondante le N d un collaborateur de l annuaire de l entreprise. Elle a pour intérêt : 1- De pouvoir appeler rapidement un collaborateur 2- De visualiser le statut du poste du collaborateur sélectionné par le biais d une led rouge a. Led clignotante le poste du collaborateur sonne b. Led allumée figée le collaborateur est en ligne Lorsque l on choisi le mode «Supervision», automatiquement un menu déroulant permet de choisir le collaborateur de l entreprise que l on souhaite affecté à cette touche et son N de téléphone associé. La colonne «Label» correspond au nom associé à ce N de téléphone. Ce champ se renseigne automatiquement. L appui sur la touche concernée lancera directement un appel vers le numéro configuré. Choix Mode Menu déroulant Nom associé au N Version /20

13 III- MODE RACCOURCI Ce mode active la touche de fonction et permet d attribuer à la touche correspondante le N de téléphone d un correspondant (fixe, mobile ou international) Elle a pour intérêt de pouvoir appeler rapidement un correspondant extérieur Comme illustré ci-dessous, lors de la configuration d un raccourci, vous pouvez spécifier un numéro libre qui sera associé à la touche de fonction sélectionnée (champ «Numéro»), ainsi qu un nom associé à ce N (champs «Label»). Par la suite, l appui sur la touche concernée lancera directement un appel vers le numéro configuré. Choix Mode Indication du N Nom associé au N L affectation du «8» au N d une touche en mode raccourci permet de créer une touche d interception générale rapide. Version /20

14 2- Propriétés avancées Ce menu permet de définir des paramètres complémentaires tels que le «verrouillage» du poste et la «définition audio» Pour accéder au détail des propriétés avancées cliquer sur la petite flèche blanche situé à gauche de la barre verte intitulée «propriétés avancées». Le menu suivant apparaitra : I. CODE VERROUILLAGE DU POSTE La fonction verrouillage/déverrouillage du poste s active depuis le poste. Par défaut le code de déverrouillage est «0000». La fonction «code de verrouillage» permet de modifier le code de verrouillage du poste. II- SON HD Si le poste est équipé de la fonction «HD» (son Haute Définition), il est alors possible d activer cette fonction en allant sur le menu déroulant à droite de la fonction «Son HD». Il suffit alors de choisir «OUI» pour activer la fonction ou «NON» pour la désactiver» PENSER A VALIDER LES MODIFICATIONS Version /20

15 6 Messagerie Vocale Ce menu permet de recevoir une copie de ses messages vocaux par mail. Lorsque cette fonction est activée, une copie de chaque message laissé sur la messagerie vocale du poste sera envoyée par mail. Le mail contient un fichier joint au format audio qu il est possible d écouter sur son ordinateur. Prérequis : l ordinateur doit être équipé d une carte son et d enceintes. Pour activer la fonction : Cocher la case«envoyer une copie des messages à l adresse suivante» Entrer l adresse vers laquelle vous souhaitez envoyez la copie du message Version /20

16 7 Journal d appels Ce menu permet de recenser l historique de l ensemble des appels sur ce compte. En cliquant sur le menu «Journal d appels», vous accédez à une page qui vous permet de visualiser l historique des appels suivants : - Appels Reçu - Appels Manqués (non répondus) - Appels Emis Pour chaque appel seront affichés : - la date de l appel, - la durée de l appel, - le N et le nom de l appelant. Pour lister les appels concernés, il suffit de cliquer sur l onglet approprié. La requête des appels à afficher peut-être affinée en choisissant la période (mois des appels recherchés) et le nombre d appels à afficher par page. Cette option est pratique lorsque l on recherche certains appels parmi un grand nombre d appels. Version /20

17 De la même façon il est possible de rechercher les appels par rapport à un nom ou à un N d appelant en les rentrant dans l espace «recherche» et en lançant la recherche en cliquant sur la loupe. Version /20

18 8 Contacts Ce menu permet d accéder aux contacts. En cliquant sur le menu «Contacts», vous accédez à 2 onglets : - Contacts personnels - Contacts entreprise 1- Contacts Personnels Cet onglet permet de créer/modifier l annuaire de ses propres contacts. Ces contacts sont créés par l utilisateur et ne sont visibles que par lui. On accède à ces contacts par l intermédiaire de la touche annuaire du téléphone OU par une touche de raccourci programmée. La barre d outils permet les fonctions suivantes : Afficher contacts En mode liste Contact Suivant/précédent Edite la fiche contact pour modification Ajoute un Nouveau contact Supprime le contact sélectionné Import/export En format «csv» Version /20

19 I. AJOUTER UN CONTACT Ajouter un contact permet d indiquer ses coordonnées téléphoniques «fixe» et «mobile» et de paramétrer les N abrégés correspondant pour les composer de façon rapide. Pour cela il suffit de remplir les champs proposés. En face des N de téléphones «fixe» et «mobile» on notera des champs intitulés «N abrégé» avec le nombre «9» de couleur grise. Il suffit d indiquer un ou plusieurs chiffres derrière chaque «9». le nombre obtenu servira de N court pour appeler le contact concerné. Exemple : pour appeler le l utilisateur composera sur son téléphone le «91» en lancera l appel an prenant une ligne L1 ou L2. II- MODIFIER UN CONTACT Cette action permet d éditer la fiche du contact comme ci-dessus et de réaliser les modifications souhaitées. PENSER A VALIDER LES MODIFICATIONS Version /20

20 2- Contacts Entreprise L onglet contacts entreprise permet de visualiser l annuaire des contacts de l entreprise (interne et externes). Seul l administrateur peut créer et modifier des contacts supplémentaires. Ces contacts sont visibles par tous les collaborateurs. On accède à ces contacts par l intermédiaire de la touche annuaire du téléphone. L icône, permet d annuler l action et de revenir sur l affichage général Version /20