TABLE DES MATIERES 1. C est quoi le «CABAS» 1 2. C est qui les référents? 2 3. Deux choses à savoir 2. C est parti de Floréal 2

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1 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page TABLE DES MATIERES. C est quoi le «CABAS» 2. C est qui les référents? 2 3. Deux choses à savoir 2 C est parti de Floréal 2 Comment fonctionne une commande? 3 4. Préparation de la commande 4 Connexion 4 Création de la commande 4 Choix d un modèle pour la commande 5 Saisie du nom de la commande 5 Modification de la liste des produits 6 Création d une commande «vide» 7 Saisie du nom de la commande 7 Saisie des produits 8 Mauvaise saisie 9 5. Ouverture de la commande 9 6. Exporter les commandes 0 En ligne 0 Dans un fichier Excel En tableau pdf En carte pdf 2. C est quoi le «CABAS» Le CABAS (= Caracole, Bienvenue Au Souk) peut se replacer dans la longue expérience caracolienne des circuits courts Des histoires d amitié (Floréal et les voyages en bus en Andalousie), (Philippe et Christine Perramond et leur reconversion au maraichage), de solidarité (tous les producteurs qu on a aidé à écouler leur stock pour cause de grosse récolte ou de plantage d un «partenaire»), de grande diversité (café, pommes, confiture, miel, farine, poisson, viande, ) Bref ça devenait tellement florissant, l Ouvert du canal accueillait de plus en plus de distributions de toutes sortes, qu il a paru naturel d essayer d organiser tout ça De mettre des outils à disposition des personnes qui étaient prêtes à mettre la main à la pâte pour aider à organiser un circuit.

2 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page 2 Le principe est donc d organiser des distributions groupées tous les 2-3 mois, avec un système de prise de commandes à distance pendant la période précédant la distribution. Les producteurs viennent tous ensemble distribuer leurs produits une fin d après-midi. La distribution se passe à Ramonville à la MES (Maison de l Economie Solidaire) en musique si possible, avec partage d un repas pour clôturer le CABAS. Toutes les personnes qui commandent doivent être des adhérents de Caracole. 2. C est qui les référents? Quelques personnes ont initié le CABAS : c est-à-dire visité les initiatives de même sorte qui existaient déjà, écrit la charte que doivent signer les producteurs, organisé un CABAS «expérimental» pour voir comment ça pouvait se passer, écrit des lignes de code informatique pour l outil de commande Ce sont les membres de la 4C (Commission Circuit Court de Caracole). Mais l idée, c est d éviter que tout repose sur le dos de quelques-uns, toujours les mêmes, et de permettre à tout le monde d en faire un petit peu à la mesure de ses moyens, de faire ensemble Alors il a été décidé qu un producteur pouvait entrer dans le CABAS qu à la condition qu une (ou mieux 2) personnes acceptent d être son référent. La mission principale du référent est de tisser des liens avec le producteur : gouter ses produits, connaître le lieu de production, l histoire du producteur, ses difficultés, ses objectifs Après il faut faire le lien entre le producteur et le CABAS : lui expliquer en quoi ça consiste, lui faire signer la charte, l informer des détails pratiques du CABAS : date, heure, modalités Et pourquoi pas ensuite organiser une visite à la rencontre à la ferme avec toutes les personnes intéressées De plus, il faut faire quelques clics : il s agit pour le référent de préparer dans l outil informatique de prise de commande tout ce qui permettra au mangeur de commander le produit pour le cabas suivant et transmettre au producteur la liste des produits commandés. C est l objet de ce mode d emploi. 3. Deux choses à savoir C est parti de Floréal L outil informatique a été développé par Fabien pour les besoins des commandes du réseau Floréal et de tous ses sous-groupes (un «sous-groupe» Floréal c est un groupement de mangeurs qui s organisent de façon autonome pour récupérer, distribuer et payer, leurs produits andalous).

3 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page 3 Ce même outil informatique a été étendu pour permettre la saisie des commandes pour le cabas. C est pour que vous compreniez que certains termes de l outil sont directement issus de l Andalousie. (Mais Fabien est magicien, il pourra adapter par la suite les écrans pour qu ils deviennent de plus en plus pratiques à l usage du CABAS ) En attendant : il y a maintenant un réseau «CABAS» qui contient un sous-groupe unique : «MES». Dans ce sous-groupe, chaque référent pourra préparer la commande de son producteur, en saisissant tous les produits proposés avec leur prix Comment fonctionne une commande? La commande du produit va passer par quelques états Commande en préparation : Il faudra demander au producteur la liste précise de ses produits et leur prix. Vous pourrez aller dans l outil informatique, entrer tous les produits et leur prix pendant la phase de «préparation» de la commande. Une fois que tout sera prêt, vous pourrez «ouvrir la commande». Ouverte Quand la commande est ouverte, les caracoliens la voient et peuvent saisir les quantités de produits qu ils souhaitent acheter. Il ne faut pas que le référent modifie la liste ou les prix pendant cette étape En tant que référent, vous pouvez à tout moment, exporter les commandes déjà passées pour informer le producteur du volume des commandes effectuées. Admin Spécifique «Floréal», on ne s en sert pas dans le cabas Gelée Rien à voir avec les confitures, quand la date limite des commandes arrive, le référent passe la commande en état «gelée», de façon à ne plus faire évoluer les commandes et permettre au producteur de préparer sa distribution avec le bon nombre de produits. Vous envoyez au producteur la liste définitive des acheteurs et des produits qu ils ont commandés. Vous ne gelez que votre commande, ainsi chaque commande peut obéir à son propre cycle : Par exemple, Alain et Géraldine demanderont le gel de leur commande plus tôt, le temps de préparer les sachets de viande. Régularisation / Terminée Spécifique «Floréal», on ne s en sert pas dans le cabas

4 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page 4 4. Préparation de la commande Connexion Tout d abord il faut vous connecter à l outil : Saisir l adresse dans un navigateur : org, et saisir votre adresse mail et votre mot de passe. (Ce sont les mêmes identifiants que ceux qui vous permettent de faire vos commandes Floréal ou de poisson). Dans l exemple pour ce mode d emploi, on utilise le compte de Marc (référent Miel). Pour entrer la commande de miel, il faut d abord cliquer sur «Administrer le réseau Cabas» Création de la commande Puis «Créer une nouvelle commande Cabas». Si c est la première fois que vous saisissez une commande pour le cabas (première proposition du produits), il faut cliquer sur «vide» (pour le mode d emploi aller à «Création d une commande vide»), sinon sélectionner la commande qui se rapproche le plus de la commande que vous allez saisir (c est bien fait, les commandes sont triées des plus récentes aux plus anciennes).

5 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page 5 Choix d un modèle pour la commande : Là pour la commande de miel, je sélectionne «sept 206 Miel» Saisie du nom de la commande : Saisir le nom de la commande : le nom qui s affiche par défaut est «mois année» actuel, remplacez-le tout de suite par le nom de votre commande. On conseille de mettre la date du cabas et le nom du produit, c est important pour pas que ça se mélange avec la commande d un copain référent : ici «Decembre 6 Miel» Ne pas mettre des caractères spéciaux dans le titre de la commande : les accents, les tirets, etc 2 : Sauvegarder pour enregistrer le nom de la commande 2

6 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page 6 Modification de la liste des produits La commande est bien enregistrée. Cliquer sur «Modifier la liste des produits proposés» pour adapter la liste des produits à celle du futur cabas. Cette étape est nécessaire si les produits ont changé depuis le dernier cabas. Si la liste est toujours la même, cabas après cabas, ce n est pas la peine! Vous pouvez enlever un produit (cocher la case «effacer»), changer l intitulé d un produit, ajouter des produits, etc : Une fois la liste des produits conforme au souhait du producteur, cliquer sur «sauvegarder» Votre commande est prête, passer à l étape suivante «Ouverture de la commande»

7 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page 7 Création d une commande «vide» : C est la première fois que ce produit est proposé aux mangeurs, cliquer sur «vide» Saisie du nom de la commande Effectivement, la commande est vide! C est conseillé de saisir tout de suite et d enregistrer le nom de votre commande. : On conseille de mettre la date du cabas et le nom du produit, c est important pour pas que ça se mélange avec la commande d un copain référent : ici «Dec6 sapin noel» Ne pas mettre des caractères spéciaux dans le titre de la commande (comme des tirets, des accents, etc 2 : Sauvegarder pour enregistrer le nom de la commande 2

8 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page 8 Saisie des produits : Vous êtes bien dans la commande des sapins de Noel du cabas 2 : Cliquer sur «Modifier la liste des produits proposés» pour ajouter les produits. 2 Pour l étape suivante de saisie des produits, il faut être vigilant à ne pas froisser la machine Si vous respectez à la lettre les conseils de saisie, elle sera gentille avec vous, sinon, pas de panique, vous ne pouvez rien casser et on vous dira plus loin ce qu il faut faire si la saisie ne passe pas! Il faut saisir : : Le nom du produit : Il faut qu il soit unique. Si vous entrez 2 noms identiques cela ne marchera pas Conseil : numérotez vos produits, vous êtes sûrs de ne pas avoir 2 produits identiques, et en plus il respectera l ordre dans lequel vous voulez les mettre (les produits sont rangés après la sauvegarde par ordre alphabétique). 2 : L unité : relative à la quantité, en poids, litre, ou rien du tout (mettre dans ce cas) 3 : Le poids : c était utile pour Floréal, pas forcément pour le cabas. Il suffit de mettre dans le poids, parce qu il n est pas content quand il n y a rien. Ne pas tenir compte des «Carton, Quota, Quantum» Termes typiquement originaires du sud de l Espagne. 4 : Ne pas hésiter à sauvegarder souvent vos saisies (tous les 3 produits par exemple)! 5 : Si vous n avez pas assez de lignes, cliquer sur «ajouter des produits» pour que des lignes vides s affichent

9 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page 9 Tant que la commande est en préparation, vous pouvez modifier, les produits, les prix, etc Aucune commande n est possible par un mangeur. Mauvaise saisie 2 produits sont identiques? Vous avez oublié de mettre dans le poids La machine vous le signale (elle n a pas du tout le sens de l humour!) Ce n est pas grave, utilisez la touche «précédent» de votre navigateur (tout en haut à gauche de votre écran) et tout rentrera dans l ordre par contre vous aurez peut-être perdu des saisies D où l intérêt de sauvegarder souvent 5. Ouverture de la commande Vous avez tout vérifié : tous les produits sont là, au bon prix La commande peut être ouverte! Pour retrouver l écran de saisie des produits, cliquer sur le nom de votre commande Cliquer sur le lien «Ouvrir la commande à tous»

10 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page 0 A partir de ce moment-là, grâce à vous, les personnes pourront saisir des commandes. 6. Exporter les commandes Pour obtenir un fichier des quantités commandées à transmettre au producteur, vous avez plusieurs possibilités En ligne Vous voyez les commandes sur l écran Par ce biais, vous pourrez voir d un seul coup d œil s il y a des commandes

11 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page Dans un fichier Excel En cliquant sur le lien, vous pouvez ouvrir, ou télécharger le fichier Excel de tous les inscrits au cabas et leurs commandes. En tableau pdf Vous pourrez envoyer le pdf au producteur et il n aura rien à faire que l imprimer pour suivre sa distribution de commandes (pour les producteurs peu copains avec la souris)

12 CABAS LIVRET D ACCUEIL REFERENTS Page 2 En carte pdf Même format que le précédent, mais avec un tableau par personne, permettant de cocher sir la personne est passée retirer sa commande