Du génie Des gens Des résultats. Guide pour la sélection des services de génie-conseil

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1 Du génie Des gens Des résultats Guide pour la sélection des services de génie-conseil

2 Du génie Des gens Des résultats Guide pour la sélection des services de génie-conseil

3 Table des matières 1. INTRODUCTION DÉMARCHE Présélection Document d appel de propositions Invitation aux firmes retenues Comité de sélection Évaluation des propositions et choix de la firme Honoraires CRITÈRES D ÉVALUATION Compréhension et méthodologie Ressources Expérience de la firme Proximité du lieu de travail Autres considérations GRILLE D ÉVALUATION Références

4 1. INTRODUCTION Parmi les nombreuses décisions que doit prendre un client dans le cadre de la mise en œuvre d un projet, le choix de l ingénieur-conseil est déterminant pour le succès de l entreprise. En effet, la réussite du projet dépend largement de sa compétence, de son expérience et de ses connaissances dans la ou les spécialité(s) touchée(s) par le projet. Ainsi, l Association des ingénieurs-conseils du Québec (AICQ) encourage l utilisation d une méthode de sélection rigoureuse permettant de bien évaluer les capacités des firmes sollicitées : la sélection basée sur la compétence (SBC). Cette méthode est notamment utilisée aux États-Unis, au Japon et en Australie. Par ailleurs, la législation en matière d adjudication de contrats dans le milieu municipal oblige plusieurs municipalités à revoir leurs pratiques de sélection des professionnels. Dans ce contexte, le guide est destiné aux donneurs d ouvrage municipaux. Il a pour but de les aider à bien choisir la firme de génie-conseil qui pourra le mieux les appuyer dans la réalisation de leur projet. Le Groupe municipal a été mandaté par le conseil d administration de l AICQ pour préparer ce guide. Ce comité compte des membres provenant de toutes les régions du Québec. Le document présente d abord les diverses étapes de la démarche à suivre. Il traite ensuite des critères d évaluation les plus pertinents. Il fournit enfin une grille pour faciliter la tâche au comité de sélection. 4

5 2. DÉMARCHE Le processus de sélection d un ingénieur-conseil comprend plusieurs étapes. 2.1 Présélection Avant de demander des propositions de service à des firmes d ingénieurs-conseils, une présélection s impose. Le principal critère qui devrait présider à cette présélection est le champ d expertise, c est-à-dire la ou les spécialité(s) de la firme (ex. : travaux publics, mécanique du bâtiment, circulation, etc.). Il est inutile, en effet, d inviter des firmes qui ne pratiquent pas régulièrement dans le champ d expertise dont on a besoin. Dans certains cas, selon la valeur et la complexité des projets, d autres critères peuvent intervenir au moment de la présélection. Par exemple, pour des raisons pratiques, on peut vouloir limiter l invitation aux firmes implantées dans la communauté ou la région. Une liste comprenant de deux à cinq noms de firmes apparaît souhaitable dans la plupart des situations. 2.2 Document d appel de propositions La deuxième étape exige que le client définisse clairement ses intentions et ses attentes par rapport au mandat. À cette fin, il importe de : définir quels types de travaux seront réalisés ainsi que les contraintes techniques et les limites économiques du projet (budget de construction ou d honoraires, s il y a lieu); préciser la nature et la portée des services qui constituent le mandat : - services consultatifs - études préparatoires - concept - plans et devis préliminaires - plans et devis définitifs - services rendus au bureau de l ingénieur pendant la construction - services rendus en résidence au chantier - gestion de projet - gestion de construction - mise en service des équipements - manuel d exploitation établir les critères d évaluation qui seront retenus pour le choix des professionnels, ainsi que les taux de pondération de chacun. 5

6 2.3 Invitation aux firmes retenues Une fois préparé le document d appel de propositions, on le fait parvenir aux firmes présélectionnées. La lettre d invitation devrait préciser que, pour soumettre une proposition, les firmes doivent répondre aux exigences minimales suivantes : fournir un certificat d assurance responsabilité professionnelle minimale de un million de dollars; détenir une certification de qualité en vertu du Système ISO Comité de sélection Pour évaluer les propositions, il est souhaitable de créer un comité de sélection. Celui-ci devrait être composé de trois à cinq personnes selon l ampleur du projet. 2.5 Évaluation des propositions et choix de la firme Les membres du comité évaluent individuellement toutes les propositions et le comité analyse les résultats afin de déterminer les points qui seront octroyés à chaque firme. Les critères d évaluation sont traités au chapitre suivant. La grille proposée au chapitre 4 sert de référence pour faciliter l évaluation. Selon l ampleur du projet, il peut être utile d inviter les firmes à faire une présentation orale de leur proposition et à répondre aux questions des membres du comité de sélection. 2.6 Honoraires La firme ayant obtenu le meilleur pointage est invitée à discuter sa proposition concernant les honoraires. Le barème de l Association des ingénieurs-conseils du Québec devrait servir de base à cette fin. Si les négociations d honoraires avec la firme classée en tête de liste n aboutissent pas, la firme en seconde position est alors invitée à discuter. 6

7 3. CRITÈRES D ÉVALUATION Le choix de l ingénieur-conseil qui peut le mieux répondre aux besoins doit s appuyer sur certains critères de base. En vue de faciliter la discussion entre les membres du comité de sélection, il est souhaitable d établir une pondération pour chacun. L évaluation des propositions doit prendre en compte les critères qui suivent. 3.1 Compréhension et méthodologie (Pondération suggérée : 20% à 30%) Il importe que l ingénieur-conseil fasse état clairement de sa compréhension des attentes du client quant à la nature du problème à régler ou du projet à réaliser, des enjeux qui s y rattachent et de la portée de sa prestation. La proposition doit aussi comprendre un programme de travail explicite appuyé par une méthodologie permettant de mener à bien le projet. Chacune des étapes du mandat doit être couverte et les activités décrites en détail. L échéancier de l ordonnancement des tâches doit aussi être fourni et indiquer clairement les dates cibles pour les activités et les réunions avec le client. Une liste des biens livrables nécessaires à la réalisation du projet doit aussi être fournie. 3.2 Ressources (Pondération suggérée : 30% à 40%) La proposition doit aussi permettre d évaluer la qualité et la quantité des ressources que l ingénieur-conseil compte affecter au projet. À cette fin, sa proposition doit : décrire la structure de l équipe professionnelle chargée de la réalisation du projet (organigramme souhaitable); présenter le rôle et l expérience des ressources humaines internes et des consultants externes, au besoin; décrire les ressources matérielles qui seront utilisées pour mener à bien le mandat, notamment les instruments, l équipement et les logiciels informatiques. L expérience du chargé de projet est capitale dans l évaluation des ressources. Pour évaluer son expérience, il importe de considérer : la pertinence des projets dans lesquels il a été impliqué par rapport au mandat; les réalisations professionnelles du chargé de projet au cours de sa carrière; son degré d implication dans le mandat et sa disponibilité. 7

8 L équipe qui soutient le chargé de projet est aussi importante. L organigramme doit préciser le rôle et les responsabilités de chacun. Un court texte doit permettre de comprendre leur contribution et la pertinence de leur expérience. Un curriculum vitae détaillé devrait être fourni en annexe. Si le personnel proposé dans l offre de service doit être remplacé en cours de mandat, il importe d exiger que le personnel de remplacement soit de compétence équivalente et qu il soit approuvé au préalable par le client. Cette exigence est particulièrement importante en ce qui a trait au chargé de projet. 3.3 Expérience de la firme (Pondération suggérée : 10% à 20%) Les ressources proposées pour le mandat proviennent d une firme. Celle-ci est responsable de leur apporter le soutien technique et professionnel requis pour la bonne exécution du mandat. Le contrôle de la qualité est aussi sa responsabilité. Aussi l expérience de la firme a-t-elle son importance. Les facteurs suivants influencent l évaluation : la nature des services rendus et l envergure des projets comparables; la pertinence des projets réalisés (complexité, particularité, connaissance du milieu, etc.); l innovation démontrée dans des réalisations antérieures (solutions techniques, processus, gestion de la mise en œuvre, financement, etc.). 3.4 Proximité du lieu de travail (Pondération suggérée : 5% à 10%) Les firmes implantées dans la communauté ou la région pourraient être favorisée lors de l évaluation. La proximité de la firme est un critère pouvant être considéré. Pondération par ordre d importance : Firme localisée dans la municipalité Firme localisée dans une municipalité limitrophe ou dans la MRC concernée Firme localisée dans la région administrative du Québec concernée Firme localisée dans une autre région 8

9 3.5 Autres considérations (Pondération suggérée : 5% à 10%) L évaluation de la proposition peut aussi tenir compte d autres considérations. La clarté du propos s inscrit dans ces considérations. L utilisation de certains logiciels pour le traitement de texte, les calculs et le dessin peut être importante pour certains clients. On pourra aussi considérer la qualité visuelle de la présentation. De plus, selon le cas, le client peut exiger que le rapport de l ingénieur-conseil suive une table des matières et un format préétablis. S il y a lieu, ces considérations peuvent être inscrites au devis d étude comme des exigences à respecter. 9

10 4. GRILLE D ÉVALUATION La grille qui suit résume les principaux critères d évaluation décrits au chapitre 3. Au besoin, d autres critères peuvent y être ajoutés afin de l adapter aux circonstances particulières du mandat. Le comité de sélection doit préciser au départ la pondération qu il souhaite accorder aux différents critères. Les pondérations proposées au chapitre précédent sont là à titre indicatif seulement. Critères d évaluation Pondération Pointage Firme 1 Nom : Firme 2 Nom : Firme 3 Nom : 3.1 COMPRÉHENSION ET MÉTHODOLOGIE Du problème, des attentes et des enjeux Méthodologie et échéancier 3.2 RESSOURCES L équipe et l organigramme Le chargé de projet 10

11 3.3 EXPÉRIENCE DE LA FIRME Les projets comparables La pertinence des projets La capacité d innovation 3.4 PROXIMITÉ DU LIEU DE TRAVAIL 3.5 AUTRES CONSIDÉRATIONS NOTE TOTALE 100% Cette grille est disponible en format électronique sur notre site Internet à l adresse suivante : 11

12 Références Bachner, John P., Achat de services d ingénieurs, d architectes et de professionnels de l environnement (Purshasing the Services of Engineers, Architects, and Environmental Professionals), AICQ, QBS: A Guide for Selecting an Architect or Engineer For Public Owners, prepared by a joint committee of the American Institute of Architects, Iowa Chapter, Fédération international des Ingénieurs Conseils (FIDIC), Qualification-base selection achieves objectivity, A presentation by Dag Knudsen, August 1998 video confence on QBS, Grille d évaluation du ministère des Transports du Québec. Guidelines for Selection of Consulting Engineers, Consulting Engineers of Ontario. Selection by ability, FIDIC guidelines on the selection of consulting engineers. Grille d évaluation de la corporation d hébergement du Québec. AICQ, Barème des honoraires, mars

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