Contrat d administration entre l Etat fédéral et l Office national des Pensions

Transcription

1 Contrat d administration entre l Etat fédéral et l Office national des Pensions Contrat d administration

2 2 / 7 5 Contrat d administration

3 Contrat d administration entre l Etat fédéral et l Office national des Pensions Contrat d administration / 7 5

4 4 / 7 5 Contrat d administration

5 Table des matières Table des matières... 5 Préambule Dispositions introductives Introduction Définitions Article Objet du contrat Article Engagements de l Office national des Pensions Vision, missions, valeurs et stratégie Article 3 ~ Vision Article 4 ~ Missions Article 5 ~ Valeurs Article 6 ~ Stratégie Article 7 ~ Initiatives communes des organismes de pension Objectifs relevant de la perspective client Un service proactif et global à la mesure du citoyen Article 8 ~ Service online Article 9 ~ Service téléphonique Article 10 ~ Communication écrite Article 11 ~ Accueil personnel Article 12 ~ Communication générique Article 13 ~ Communication ciblée en matière de pensions sur la base de la carrière individuelle de travailleur salarié Article 14 ~ Gestion des éléments de calcul de la pension Article 15 ~ Question unique Article 16 ~ Gestion des droits de pension Estimation des droits de pension Fixation des droits de pension Paiement des droits de pension Article 17 ~ Gestion des paiements de pension Continuité des paiements Renonciation des dettes Paiement par virement Article 18 ~ Pensions complémentaires Un centre de connaissance des pensions en tant que soutien à la politique Article 19 ~ Préparation, avis et appui stratégiques Article 20 ~ Datawarehouse et Business Intelligence Article 21 ~ Coordination de la réglementation Contrat d administration / 7 5

6 3 Objectifs relevant de la perspective processus : Un fonctionnement piloté par les processus dans un souci d intégration et d automatisation Article 22 ~ Gestion des processus de pension Article 23 ~ Automatisation des processus de pension Article 24 ~ Banque de données des données de carrière «interprétées» Article 25 ~ Echange électronique d information Article 26 ~ Reprise du cadastre des pensions Article 27 ~ Gestion des risques et contrôle interne Article 28 ~ Fraud and error Objectifs relevant de la perspective d apprentissage et de croissance Une organisation efficiente Article 29 ~ Comptabilité analytique Article 30 ~ Affectation efficiente du personnel Article 31 ~ Réduction frais d overhead Une culture de travail attractive et responsable Article 32 ~ Travailler autrement Article 33 ~ Gestion du changement Article 34 ~ Employeur attractif Article 35 ~ Culture de l amélioration continue Article 36 ~ Entreprendre de manière socialement responsable Une gestion active des connaissances et des compétences Article 37 ~ Echange de connaissances Article 38 ~ Ajuster compétences et fonctions Article 39 ~ Développement de compétences et accompagnement de carrière Article 40 ~ Leadership Exécution des engagements Article 41 ~ Plan d administration Engagements communs de l Etat et des IPSS Engagements généraux communs aux deux parties Article 42 ~ Rapport d autorité contractuel Article 43 ~ Gestion paritaire Article 44 ~ Collaboration Engagements concernant les adaptations en cours du contrat Article 45 ~ Prise d avis, concertation et information préalables Engagements concernant les modifications du contrat Article 46 ~ Modification du contrat Article 47 ~ Nouvelles missions Article 48 ~ Suivi des engagements Article 49 ~ Communication des décisions Engagements concernant le suivi de la réalisation des contrats Article 50 ~ Suivi de la réalisation des objectifs Article 51 ~ Evaluation annuelle / 7 5 Contrat d administration

7 Article 52 ~ Concertation périodique Article 53 ~ Calendrier Article 54 ~ Impact des mesures décidées après la signature du contrat Article 55 ~ Respect des engagements Engagements concernant la gestion des financements Article 56 ~ Plan de trésorerie Article 57 ~ Hypothèses de base Transferts des compétences Article 58 ~ Transferts des compétences Engagements en matière de synergies entre IPSS Article 59 ~ Dispositions RH communes Article 60 ~ Dispositions ICT communes Article 61 ~ Dispositions communes en matière de logistique Article 62 ~ Dispositions en matière d audit interne Article 63 ~ Ouverture des synergies à d autres partenaires Article 64 ~ Révision de l organisation administrative de la sécurité sociale Article 65 ~ Rapports Volet budgétaire, financier et comptable Article 66 ~ Budget de gestion Article 67 ~ Recettes propres Article 68 ~ Modifications pendant la période d exécution Article 69 ~ Catégories Article 70 ~ Crédits limitatifs et non limitatifs Article 71 ~ Transferts au cours d un même exercice Article 72 ~ Report de crédits à l exercice suivant Article 73 ~ Budget de gestion pour les exercices 2013, 2014 et Article 74 ~ Réévaluation annuelle Article 75 ~ Opérations immobilières Article 76 ~ Transmission des états périodiques Participation aux projets transversaux Article 77 ~ Participation aux projets transversaux Dispositions finales Article 78 ~ Autres missions légales Entrée en vigueur et durée du contrat Article 79 ~ Entrée en vigueur Article 80 ~ Durée Annexes Annexe 1: Facteurs d environnement interne et externe Facteurs d environnement interne : perspectives RH Les départs Les entrées Contrat d administration / 7 5

8 1.3 Transferts Facteurs d environnement externe : évolution du nombre de retraités et impact financier Introduction Le nombre de pensionnés Les dépenses Les «nouveaux cas» Comparaison avec le passé proche et conclusion partielle Annexe 2: Fixation des crédits de gestion Les crédits de gestion La composition Les crédits de gestion 2013 pour les dépenses Articles budgétaires par catégories de dépenses Paramètres pour les crédits de gestion pour les années 2014 et Répartition des crédits de gestion dépenses Répartition des crédits de gestion recettes Fixation des crédits de gestion Introduction Crédits de gestion relatifs aux missions de base Annexe 3: Business Case Moteur Pension Références Contrat d administration Défi Solution Banque de données avec tous les éléments de calcul de pension et résultats Lier les moteurs de calcul de pension spécifiques aux différents régimes Ouverture commune des données de pension pour le citoyen Justification solution choisie Implantation stratégique Elaboration technique: schéma d ensemble Situation AS IS Situatie TO BE High level scope Banque de données Moteur de calcul Interface Projet Moteur pension en relation avec d autres projets Aperçu schématique Divers composants Communication au citoyen / 7 5 Contrat d administration

9 9 Investissement estimé Période d exécution Impact juridique Annexe 4: Mode de calcul et détermination du montant maximal des crédits pour le personnel statutaire Contrat d administration / 7 5

10 1 0 / 7 5 Contrat d administration

11 Préambule Considérant : Que le contrat d administration qui régit les relations entre l Etat fédéral et l Office national des Pensions (ONP) doit répondre aux exigences suivantes : ~ l Office national des Pensions doit veiller à améliorer continuellement la qualité du service au public et à simplifier les procédures administratives ; ~ l Office national des Pensions doit se doter d outils de gestion souples et efficaces lui permettant de s adapter aux évolutions sociologiques, démographiques et aux mutations technologiques ; ~ l Office national des Pensions doit disposer d outils de contrôle lui permettant d établir qu il fonctionne de manière efficace, efficiente et qu il affecte ses ressources d une manière rationnelle ; ~ l Etat doit fournir à l Office national des Pensions les crédits de gestion nécessaires à la réalisation de ses objectifs. Que le contrat d administration ne porte ni sur le contenu de la sécurité sociale, ni sur la fixation du montant des recettes ou des dépenses mais vise à optimaliser le fonctionnement journalier et la gestion de l Office national des Pensions et à cet effet, reconnaît une plus grande liberté dans la détermination de l organisation interne et dans l utilisation du budget de gestion accordé ; Que les parties contractantes se considèrent comme des partenaires et sont conscientes que l exécution des missions dévolues à l Office national des Pensions ne peut être menée à bien qu en collaboration avec d autres partenaires ; Que l Office national des Pensions doit veiller à l amélioration continue de la qualité de son service vis-à-vis du public et à la simplification des procédures administratives ; Qu il s ensuit que l Office national des Pensions, dans le cadre de l optimalisation d un certain nombre de tâches qui lui incombent, sera amené à conclure des collaborations avec d autres Institutions publiques de sécurité sociale (IPSS) ou d autres partenaires. Que les autres Institutions publiques de sécurité sociale et les autres Institutions de sécurité sociale restent compétentes et responsables pour les missions qui leur incombent en vertu de la législation en matière de sécurité sociale ; Que le présent contrat ne remet aucunement en cause les compétences, missions et responsabilités d autres parties concernées par l application du régime de pension des travailleurs indépendants ou par l application du régime des allocations aux personnes handicapées ; Que les deux parties contractantes s engagent à tendre vers un environnement optimal propice à la réalisation des engagements réciproques ; Que les parties contractantes s engagent à respecter les dispositions en matière de gestion paritaire, celle-ci se renforçant du fait des responsabilités et de l autonomie accrues accordées à l Office national des Pensions dans le cadre de la responsabilisation des Institutions publiques de sécurité sociale ; Contrat d administration / 7 5

12 Vu l avis du Comité de concertation de base du 21 janvier 2013, Vu l accord du Comité de gestion donné en date du 28 janvier 2013, Vu le contrôle de coordination et de cohérence entre les projets de contrat d administration des différentes Institutions publiques de sécurité sociale, effectué par le Collège des Institutions publiques de sécurité sociale conformément à l article 6 de l arrêté royal du 3 avril 1997, Vu l approbation du contrat par le Conseil des Ministres le 22 février 2013, il est convenu, en exécution de l Arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des Institutions publiques de sécurité sociale, pris en application de l article 47 de la loi du 26 juillet 1996 portant modernisation de la sécurité sociale, et assurant la viabilité des régimes légaux de pension, entre, d'une part, ~ l Etat fédéral, Et, d'autre part, ~ l Office national des Pensions Ce qui suit : 1 2 / 7 5 Contrat d administration

13 Dispositions introductives 1 Introduction Voici dix ans, en 2002, a été conclu le premier contrat d administration entre l ONP et l Etat fédéral. La technique du contrat d administration avait pour objectif de donner plus de liberté à l ONP comme organisation exécutante au sein de la sécurité sociale et d en faire une administration plus efficace et plus efficiente. Si nous faisons le bilan après dix ans, nous pouvons conclure que le contrat d administration incitait l ONP à penser non plus purement en termes de tâches, mais bien en termes d objectifs. Ceci a mené à une amélioration des processus internes et de la performance. Les deux premiers contrats d administration prévoyaient de manière progressive l instauration de délais plus stricts en matière d attribution, d envoi d estimations, de réponses aux demandes d information, etc. On y portait attention non seulement aux objectifs quantitatifs, mais également à plusieurs objectifs qualitatifs surtout à partir du deuxième contrat d administration ce qui a conduit au développement de nouveaux services pour le citoyen. On pense par exemple au développement du réseau de permanences, à l outil de simulation des pensions ToutSurMaPension et à l estimation automatique à l âge de 55 ans. Tout ceci est allé de pair avec l introduction du fonctionnement par projet(s) et de nouveaux instruments de gestion parmi lesquels des outils de Business Intelligence pour contrôler la performance, une fonction d audit interne et un système de mesure de satisfaction des clients. Le contrat d administration lui-même, en tant qu outil de management, a évolué au fil des années. Le premier contrat d administration ( , prolongé jusqu en 2005) mettait l accent sur la formulation d objectifs directement liés aux missions de l ONP. Ces objectifs étaient, si possible, quantifiés. Dans le deuxième contrat d administration ( , prolongé jusqu en 2009), les objectifs stratégiques sont apparus et l on s est aussi davantage préoccupé de l optimalisation des processus internes. Enfin, ce contrat portait une attention particulière à la simplification administrative, à la lutte contre la fraude sociale et au contrôle de qualité. Le troisième contrat d administration ( ) avait l ambition de faire du contrat d administration un document plus stratégique qui indiquait une direction précise. Les objectifs à atteindre étaient greffés sur une carte stratégique accordant son attention à la prestation de service (avec des objectifs liés au dossier de pension online et à la gestion de carrière), les processus internes (en accordant une attention spéciale à la gestion des risques et aux mécanismes de contrôle interne, à la réalisation du dossier électronique unique et à la durabilité) et enfin pour la première fois sur des objectifs liés à la stratégie en matière de RH et au management des connaissances et des compétences. A cet effet, des indicateurs P&O ont pour la première fois été intégrés dans le contrat. Ce quatrième contrat d administration ( ) mise, en premier lieu, sur l enregistrement de bénéfices d efficience. Ce principe a été, d une part, repris comme objectif stratégique et, d autre part, via la traduction de cet objectif stratégique en des objectifs et projets (mesurables) concrets. Dans ce cadre, on consacre notamment une attention particulière à un engagement efficient du personnel et à la diminution du coût d overhead. On continue également d investir dans l automatisation. Parallèlement, on met également l accent, au travers de ce Contrat d administration, sur les accords de collaboration avec les autres organismes de pension et les projets communs qui y seront réalisés, comme le développement de l infoligne unique et l implémentation d une plateforme commune online des pensions via le projet Moteur Pension. Contrat d administration / 7 5

14 2 Définitions Article 1 Pour l exécution du présent contrat d administration, on entend par : 1 «Etat» : l Etat fédéral (belge) représenté par le Ministre des Pensions, Monsieur Alexander De Croo, le Ministre du Budget, Monsieur Olivier Chastel et le Secrétaire d état à la Fonction publique, Monsieur Hendrik Bogaert ; 2 «ONP» : l Office national des Pensions visé à l article 40 de l arrêté royal n 50 du 24 octobre 1967 relatif à la pension de retraite et de survie des travailleurs salariés, tel que modifié par l Arrêté royal n 513 du 27 mars 1987 po rtant suppression de la Caisse nationale des pensions de retraite et de survie et réorganisation de l Office national des Pensions pour travailleurs salariés, représenté conformément à l article 7, 2, al 1er de l arrêté royal du 3 avril 1997 par Monsieur Marc DE BLOCK, Administrateur général adjoint, par Monsieur Michel NOLLET, Président du Comité de gestion, par Madame Bernadette ADNET, Monsieur Serge DEMARRÉE, Monsieur Jean-François TAMELLINI, Madame Marie- Hélène SKA, Madame Sabine SLEGERS, membres du Comité de gestion ; 3 «Comité de gestion» : le Comité de gestion de l Office national des Pensions visé à l article 42 de l Arrêté royal n 50 du 24 octobre 1967 relat if à la pension de retraite et de survie des travailleurs salariés ; 4 «Conseil pour le paiement des prestations» : le Conseil pour le paiement des prestations visé à l article 60 bis de l Arrêté royal n 50 du 24 octobre 1967 relatif à la pension de retraite et de survie des travailleurs salariés ; 5 «Plan d administration» : le plan d administration tel que visé à l article 10 de l Arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des Institutions publiques de sécurité sociale en application de l article 47 de la loi du 26 juillet 1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions ; 6 «Institutions publiques de sécurité sociale» : les organismes visés à l article 2 de l Arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des Institutions publiques de sécurité sociale ; 7 «Institutions de sécurité sociale» : les services publics fédéraux, les Institutions publiques de sécurité sociale ainsi que tout organisme, autorité ou toute personne morale de droit public qui accorde des prestations de sécurité sociale ; 8 «Banque carrefour de la sécurité sociale (BCSS)» : Banque carrefour de la sécurité sociale créée par la loi du 15 janvier 1990 relative à l institution et à l organisation d une banque carrefour de la sécurité sociale ; 9 «AR 69» : Arrêté royal du 14 novembre 2003 portant exécution de la loi du 28 avril 2003 relative aux pensions complémentaires et au régime fiscal de celles-ci et de certains avantages complémentaires en matière de sécurité sociale ; 10 «INASTI» : l Institut national d assurance sociale pour les travailleurs indépendants comme visé par l article 21, 1 de l arrêté royal n «SdPSP» : Service des pensions du secteur public établi par la loi du 12 janvier 2006 portant création du "Service des pensions du secteur public". 1 4 / 7 5 Contrat d administration

15 12 «INAMI» : Institut national d assurance maladie-invalidité, établi par la loi du 9 août 1963 instituant et organisant un régime d'assurance obligatoire soins de santé et indemnités 3 Objet du contrat Article 2 Le présent contrat est conclu dans le cadre des dispositions de l'article 5 de l'arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des Institutions publiques de sécurité sociale. Il fixe les règles et les conditions spéciales selon lesquelles l'onp exerce ses missions légales. Contrat d administration / 7 5

16 1 6 / 7 5 Contrat d administration

17 Engagements de l Office national des Pensions 1 Vision, missions, valeurs et stratégie Article 3 ~ Vision Nous voulons être, avec l INASTI et le SdPSP, un point de contact et un centre de connaissances des pensions pour tous les citoyens. Nous visons avec l INASTI et le SdPSP une gestion intégrale des éléments constitutifs de la pension, des droits de pension et des paiements des pensions. Article 4 ~ Missions ~ Nous fournissons une information de qualité et accessible et communiquons clairement via divers canaux. ~ Nous calculons les pensions des travailleurs salariés et la garantie de revenus aux personnes âgées ~ Nous assurons un paiement en temps utile et correct des pensions des travailleurs salariés et indépendants et de la garantie de revenus aux personnes âgées. Article 5 ~ Valeurs Les valeurs de l organisation sont les suivantes : ~ Convivialité Le citoyen est au centre de notre organisation. Nos agents sont conviviaux, prennent leurs responsabilités et sont compétents. ~ Objectivité & Intégrité : Nous nous portons garants d un service objectif sans aucune discrimination de race, de sexe ou de convictions personnelles. Nous attachons énormément d importance à l équité et à l égalité. Pour nous, tout le monde est sur le même pied." ~ Transparence Notre devoir est d afficher ouverture et transparence vis-à-vis du citoyen. Il trouvera ainsi rapidement le service ad hoc et aura connaissance de ses droits et devoirs. ~ Efficience Nous visons l efficience et l efficacité dans le travail. Les réglementations et procédures ne constituent pas un but en soi, mais seulement un moyen d être au service de nos clients. Nous cherchons continuellement la simplification administrative. ~ Qualité Afin de pouvoir garantir une qualité constante et pour être sûrs d atteindre les objectifs fixés, nous utilisons plusieurs instruments de mesure. ~ Attitude innovatrice" Là où c est nécessaire, notre organisation et notre mode de fonctionnement sont adaptés à une société en perpétuelle mutation. L ONP prend les initiatives nécessaires pour que ces valeurs soient effectivement portées et partagées par le personnel. Contrat d administration / 7 5

18 Article 6 ~ Stratégie Les objectifs stratégiques de l ONP à réaliser, regroupés en trois perspectives, sont les suivants : ~ La perspective client : Un service proactif et global à la mesure du citoyen Un centre de connaissance des pensions en tant que soutien à la politique ~ La perspective processus : Un fonctionnement piloté par les processus dans un souci d intégration et d automatisation ~ La perspective d apprentissage et de croissance : Une organisation efficiente Une culture de travail attractive et responsable Une gestion active des connaissances et compétences Les objectifs stratégiques se concrétisent ensuite en un ou plusieurs objectifs opérationnels. Les objectifs opérationnels permettent de réaliser les objectifs stratégiques précités. Les plans d action concrets et les projets que l ONP va développer pour réaliser les objectifs repris dans ce contrat d administration seront repris dans le plan d administration annuel de l organisation (visé à l article 41). Ce plan d administration contiendra également une définition claire du mode de calcul des indicateurs quantitatifs repris dans ce contrat. Les indicateurs «FED 20» ont été repris du tableau de bord RH des services publics fédéraux et permettent ainsi des benchmarks RH. Article 7 ~ Initiatives communes des organismes de pension Les organismes de pension INASTI, SdPSP et ONP établissent ensemble un accord de collaboration afin de réaliser les projets suivants : 1 L infoligne unique (1765) pour les trois organismes de pension 2 Points de contact communs sur le terrain, éventuellement permanents 3 Eviter que plusieurs organismes de pension posent la même question au citoyen 4 L échange électronique de données de carrière «interprétées» 5 La plate-forme commune online qui donne accès aux données de carrière interprétées en fonction de la pension, à une estimation unique online sur base de ces données et une simulation de l influence des choix de carrière futurs sur la pension. Le timing et l exécution des projets mentionnés sous les points 3, 4 et 5 dépendent entièrement de la disponibilité du budget nécessaire à cet effet 1. 1 Ces objectifs doivent être réalisés dans le cadre du projet Moteur pension. La budgétisation de ce projet est reprise en annexe. 1 8 / 7 5 Contrat d administration

19 2 Objectifs relevant de la perspective client 2.1 Un service proactif et global à la mesure du citoyen Article 8 ~ Service online L ONP vise une approche multi-canaux, où l on communique de préférence de manière électronique avec le citoyen. Chaque citoyen continue toutefois à conserver l accès à tous les canaux et toutes les formes de communication. Via MyPension, l ONP donne au citoyen l accès à son pré-dossier de pension, en ce compris les éléments de calcul de pension constitués, il reçoit la possibilité de simuler des choix de carrière, il peut demander sa pension, transmettre et modifier des données de dossier de manière interactive et il a accès aux informations générales sur les pensions. L ONP continue à cet effet à développer MyPension en une plate-forme interactive sur laquelle un nombre maximum d interactions entre citoyen et administration peut avoir lieu. Des principes tels que la convivialité et la simplification administrative font ici office de fil conducteur. Dans ce cadre, l ONP propose au citoyen, pour le deuxième trimestre de 2013, la possibilité de transmettre online toutes les informations demandées durant l attribution de sa pension. Pour la fin de ce contrat, l ONP collabore avec les autres organismes de pension à une plate-forme commune, basée sur MyPension, qui donne également accès aux données de carrière «interprétées» des indépendants et des fonctionnaires qui sont gérées respectivement par l INASTI et le SdPSP. Via cette application, la demande d une estimation unique sera possible pour autant que les données nécessaires soient disponibles. De cette manière, MyPension doit évoluer vers une plateforme commune des pensions. Enfin, l ONP rend ses applications online rapidement accessibles via d autres supports que le PC classique, comme les tablettes et smartphones. En matière de service online, l ONP vise une satisfaction minimale de la clientèle de 80 %. Article 9 ~ Service téléphonique L ONP facilite le développement d un call center unique (infoligne 1765) pour les organismes de pension tels que l INASTI, le SdPSP et l ONP. Le but de ce call center est de donner au citoyen, via un seul numéro de téléphone, l accès téléphonique à toutes les informations sur sa pension, quel que soit le régime auquel il était assujetti durant sa carrière. L ONP assure la première ligne pour les citoyens ayant une carrière qui ne relève pas principalement d un seul régime. Pour la réalisation conceptuelle et opérationnelle de cette première ligne, l ONP prendra les accords nécessaires avec les institutions sœurs, l INASTI et le SdPSP. En interne, l ONP travaille donc à une première ligne intégrée où les collaborateurs travaillent sur la base d infoscripts. L ONP y ajuste le fonctionnement de son call center. Le call center de l ONP doit être gratuitement accessible par téléphone à partir de la Belgique. L ONP s engage en outre à ce que chaque appelant ait une personne physique en ligne dans les 2,5 minutes qui suivent le choix via le menu optionnel. Dans le cas d un délai d attente plus long, les appelants sont avertis par un message automatique et invités à rappeler plus tard. Contrat d administration / 7 5

20 Cet objectif est considéré comme atteint si les appels sont répondus dans les 2,5 minutes, tout en tenant compte de leur nombre fluctuant, à raison des pourcentages suivants : ~ 70% en 2013 ~ 80% en 2014 ~ 90% en 2015 Outre le monitoring de la performance de son call center, l ONP prévoit aussi le développement d un contrôle de qualité au moyen de mystery calls. En matière de service téléphonique, l ONP vise une satisfaction minimale de la clientèle de 80 %. Article 10 ~ Communication écrite L ONP délivre les attestations demandées dans les 5 jours ouvrables. Cet objectif est considéré comme atteint si 90% de toutes les attestations ont été délivrées dans les 5 jours ouvrables. L ONP publie dans les 2 jours ouvrables les demandes écrites d informations des citoyens sur MyPension afin d en confirmer la bonne réception. L ONP répond à ces demandes dans les 21 jours ouvrables. La lisibilité de ses communications écrites reste également un point d attention. Repenser et remanier sa communication écrite à l intention du citoyen relève par conséquent des domaines de résultats permanents de l ONP. Au cours de la période , la priorité est accordée aux communications visées à l article 13 (communication ciblée en matière de pensions sur la base de la carrière individuelle de travailleur salarié). En matière de prestation de service écrite (réponses à des lettres et s), l ONP vise une satisfaction minimale de la clientèle de 80 %. En matière de lisibilité de ses documents, l ONP vise une satisfaction minimale de la clientèle de 80%. Article 11 ~ Accueil personnel L ONP conserve sa politique de proximité au moyen de points de contact personnels. L ONP optimalise sa présence sur le terrain pour arriver à un bon rapport entre l implantation géographique des points de contact et leur personnel. Les points de contact locaux doivent permettre de donner un avis aux futurs pensionnés, d une part, et fonctionner comme points de contact pour les personnes qui n ont pas accès ou ont un accès insuffisant aux moyens de communication modernes, d autre part. En vue d une meilleure organisation et d un service sur mesure, l ONP rend possible l accueil sur rendez-vous avant la fin du présent contrat. De plus, l ONP renforce dans ce domaine sa collaboration avec d autres organismes de pension en poursuivant la voie des PointsPensions communs. L ONP met son réseau de bureaux à la disposition des organismes de pension, l INASTI et le SdPSP, pour permettre une présence permanente et commune sur le terrain. L ONP conclut à cet effet les accords organisationnels nécessaires avec les organismes concernés. En matière d accueil personnel, l ONP vise une satisfaction minimale de la clientèle de 80 %. 2 0 / 7 5 Contrat d administration

21 Article 12 ~ Communication générique L ONP met, via son site Web, les informations générales sur la réglementation belge des pensions à la disposition des (futurs) pensionnés et des professionnels. Ces informations sont tenues à jour. En cas de modifications importantes intervenant dans la réglementation des pensions, l ONP peut, aussi via les médias, aviser un large public de leurs effets concrets. Des infoshops peuvent être organisés pour des groupes cibles spécifiques. L ONP dispose d une directive interne qui définit les conditions d aménagement de ces infoshops. Article 13 ~ Communication ciblée en matière de pensions sur la base de la carrière individuelle de travailleur salarié Pour la fin du présent contrat, l ONP opérationnalise une stratégie de communication ciblée pour les futurs pensionnés sur la base de la carrière individuelle de travailleur salarié. Cette stratégie de communication consistera à mettre à disposition, via le support informatique le plus approprié, les informations relatives aux effets possibles de certains choix de carrière dans le régime salarié sur la future pension. L ONP lance ses actions de communication au début d une carrière de travailleur salarié. L ONP élabore ses communications de manière à ce qu elles fournissent, d une manière compréhensible pour le citoyen, une idée du lien existant entre carrière, âge de la pension et ordre de grandeur du futur montant de la pension. L ONP développera pour le 1 er juillet 2014 une communication simplifiée sur la base de ces éléments. Article 14 ~ Gestion des éléments de calcul de la pension L ONP assure la gestion et l exécution d un contrôle de qualité des données qui se trouvent sur le compte individuel de pension. Le citoyen et d autres instances ont la possibilité de signaler des fautes et des données manquantes. La gestion de ces données a un double but : 1 Communication ciblée comme visée à l article 13 2 Constitution d un pré-dossier permettant une attribution de pension aussi automatisée que possible comme visé à l article 23 Article 15 ~ Question unique L ONP collabore pleinement au principe de la «question unique» pour éviter que le citoyen ne doive transmettre les mêmes informations à plusieurs organismes. Les organismes de pension élaborent une procédure commune lorsque plusieurs d entre eux ont besoin des mêmes informations pour déterminer les droits du citoyen. En outre, l ONP tend aussi vers une simplification des formulaires qui doivent être complétés par le citoyen et il limite le nombre de questions au strict nécessaire. Article 16 ~ Gestion des droits de pension Estimation des droits de pension L ONP fournit 90 % des estimations de pension de travailleur salarié dans les 15 jours ouvrables qui suivent la demande. Si la demande d estimation porte sur une carrière mixte salarié-indépendant, l ONP transmet à l INASTI l estimation relative aux périodes de salarié endéans les 15 jours ouvrables dans 90 % des cas. Contrat d administration / 7 5

22 Si la demande d estimation porte sur une carrière mixte salarié-fonctionnaire, l ONP fournit 90 % des estimations dans les 15 jours ouvrables qui suivent la réception des éléments de calcul nécessaires du SdPSP. Fixation des droits de pension ~ Pension de retraite Indépendamment des délais légaux dans lesquels les décisions d attribution doivent être prises en matière de pension de retraite, l ONP notifie 90 % de ses décisions au plus tard 80 jours ouvrables avant la date de prise de cours. Si la demande est introduite moins de six mois avant la date de prise de cours, l ONP prendra 90 % de ses décisions dans les 63 jours ouvrables qui suivent la demande. ~ Pension de survie Indépendamment des délais légaux dans lesquels les décisions d attribution doivent être prises en matière de pension de survie pour travailleurs salariés, l ONP notifie 90 % de ses décisions dans les 42 jours ouvrables qui suivent la demande. ~ Garantie de revenus aux personnes âgées (GRAPA) Indépendamment des délais légaux dans lesquels les décisions d attribution doivent être prises dans le domaine de la garantie de revenus aux personnes âgées, l ONP notifie 90 % de ses décisions dans les 63 jours ouvrables qui suivent la demande et, en cas d attribution d une pension à charge de l ONP, l ONP notifie 90 % de ses décisions dans les 63 jours ouvrables qui suivent la notification de cette pension. Lorsque l ONP est avertie par le SPF Finances d un changement de la situation de fortune de l intéressé et/ou des personnes avec lesquelles il partage la même résidence principale, l ONP procédera d office à la révision de la GRAPA. ~ Suspension du délai Ces délais de notification du droit fixé en matière de pension de retraite (en cas de demande de moins de 6 mois avant la date de prise de cours), de pension de survie et de garantie de revenus aux personnes âgées sont suspendus aussi longtemps que l ONP attend l information exacte qui ne peut être fournie que par l assuré social ou par un organisme belge ou étranger. Pour les pensions de retraite qui doivent être notifiées au plus tard 80 jours ouvrables avant la date de prise de cours, ce délai de 80 jours ouvrables n est suspendu que si, durant la période comprise entre la demande et les 80 jours ouvrables précédant la date de prise de cours, le nombre de jours ouvrables pendant lesquels l ONP n est pas en attente de l information nécessaire mentionnée ci-avant est inférieur à 63 jours ouvrables. ~ Décision provisoire Dans tous les cas, lorsque l ONP ne peut pas respecter ces délais, une décision provisoire est notifiée dans laquelle sont expliquées les raisons pour lesquelles une décision définitive ne peut intervenir. L ONP notifie la décision définitive dans les 21 jours ouvrables qui suivent la réception des données indispensables à la fixation des droits. Paiement des droits de pension Les prestations, pour lesquelles l ONP est l organisme de paiement, sont effectivement payées dans les 21 jours ouvrables après la date de prise de cours ou au plus tard dans les 21 jours ouvrables après qu il est satisfait aux conditions de paiement. S il s agit du paiement d un nouveau droit, cet objectif est absolu ; s il s agit du paiement d un droit modifié, l objectif est considéré comme atteint si 80% des paiements modifiés se font dans les 21 jours ouvrables. 2 2 / 7 5 Contrat d administration

23 Ce délai commence à courir: ~ pour les décisions prises par l ONP à partir de leur notification ou de leur date de prise de cours; ~ pour les décisions provenant de l INASTI ou de la Direction générale Personnes handicapées, à partir de leur réception ou de leur date de prise de cours. En outre, l ONP informe le citoyen à chaque modification du montant brut ou net à l exception d une simple indexation. Article 17 ~ Gestion des paiements de pension Continuité des paiements L ONP garantit dans 90% des cas un paiement provisoire ou définitif au cours du mois qui suit la réception des informations requises en cas de: ~ bénéfice d une prestation de ménage et de décès de l un des conjoints ~ bénéfice, par chacun des conjoints, d une pension d isolé et de décès de l un d eux ~ bénéfice d une pension de ménage ou d application de la séparation de fait et suivi du divorce Renonciation des dettes En cas de demande de renonciation, l ONP fait une proposition au Conseil pour le paiement des Prestations, et ceci dans les 42 jours ouvrables qui suivent la réception de toutes les données nécessaires pour la constitution du dossier. Pour les demandes de renonciation pour lesquelles le Conseil pour le paiement des Prestations délègue sa compétence à l Administrateur général en application de l article 108 de la loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses, l ONP prend une décision dans les 42 jours ouvrables qui suivent la réception de toutes les données nécessaires à la constitution du dossier. Paiement par virement Les paiements dans l Espace européen de paiement unifié SEPA se font par virement sur compte personnel: ~ pour 95% des nouveaux pensionnés ~ pour 95% des personnes déjà pensionnées Article 18 ~ Pensions complémentaires En matière de pensions complémentaires, l ONP assure un service de qualité à l égard de ses clients: les organisateurs et les assurés. Au niveau du contrôle prudentiel, l ONP met l accent sur l implémentation de la structure européenne Solvency II et ceci en tenant compte du principe de la proportionnalité. 2.2 Un centre de connaissance des pensions en tant que soutien à la politique Article 19 ~ Préparation, avis et appui stratégiques L ONP remplit sa mission de soutien stratégique en : ~ coopérant à l élaboration et au développement d avant-projets de lois ou d arrêtés et à la délivrance de tous les éléments nécessaires pour en déterminer exactement l incidence budgétaire ~ formulant des avis ou en élaborant des propositions entre autres dans le domaine de la simplification des dispositions légales dont l incidence budgétaire est estimée de manière systématique et scientifique et dont les motifs sont établis clairement et de manière détaillée ~ en élaborant régulièrement des propositions budgétaires périodiques conformément aux conditions légales et délais prévus ~ en réalisant des études périodiques et ciblées Contrat d administration / 7 5

24 ~ en communiquant des informations sur les questions générales et actuelles, concernant chaque point soumis à l organisme L ONP peut prendre l initiative d organiser des congrès thématiques et d effectuer des études basées sur toutes les données dont il dispose dans le cadre de l exécution de ses missions. A cet effet, l ONP établit les contacts nécessaires avec, entre autres, le monde universitaire, les acteurs issus du milieu socio-économique et du bureau du Plan en vue du développement d un centre de connaissance des pensions. Dans ce cadre, l ONP étudie également la possibilité d offrir des postes de stage. Article 20 ~ Datawarehouse et Business Intelligence En vue du développement d un centre de connaissance des pensions, dans le cadre de sa mission de soutien stratégique, et d un meilleur développement des données nécessaires à cet effet, l ONP continue d investir dans l extension de son datawarehouse et des BI-tools. Article 21 ~ Coordination de la réglementation L ONP collabore activement au groupe de travail chargé de la coordination de la réglementation en matière de pensions de travailleurs salariés et indépendants, d une part en émettant des avis sur la terminologie utilisée et la nouvelle structure du document, et d autre part en élaborant des textes. 2 4 / 7 5 Contrat d administration

25 3 Objectifs relevant de la perspective processus : Un fonctionnement piloté par les processus dans un souci d intégration et d automatisation Article 22 ~ Gestion des processus de pension L ONP optimalise et rationalise ses processus et sa structure organisationnelle en vue d atteindre les objectifs fixés dans le présent contrat. A cet effet, il utilise une méthodologie définie à la mesure de l organisation et met ici l accent sur le pilotage optimal de ses processus organisationnels et l engagement le plus efficient possible des skills présents en fonction des activités de processus. L ONP poursuit, à cet effet, le projet d analyser les processus, avec l accent mis sur la rationalisation des processus, l efficience, la suppression de double travail et le transfert des connaissances. Dans ce cadre, il envisage davantage d intégration entre l attribution et le paiement. L analyse des processus organisationnels et leur modélisation seront terminées fin L implémentation suivra alors en Article 23 ~ Automatisation des processus de pension L ONP met tout en œuvre pour continuer à travailler pendant le présent contrat d administration afin d automatiser autant que possible les processus de pension. Pour l estimation et la fixation des droits de pension, l ONP développe un programme de calcul. L automatisation doit permettre à l ONP de prendre des décisions d attribution sans demander des informations complémentaires à raison des pourcentages suivants : ~ 10% en 2013 ~ 15% en 2014 ~ 25% en 2015 En matière de gestion des paiements, l ONP s engage encore à : ~ la conversion, sans aucune intervention humaine, en un paiement de ses décisions d attribution dans 80% des cas. ~ la conversion, sans aucune intervention humaine, en un paiement des décisions d attribution électroniques de l INASTI dans 80% des cas. Article 24 ~ Banque de données des données de carrière «interprétées» L ONP développe, pour fin 2014 au plus tard, conjointement avec l INASTI et le SdPSP, une banque de données commune de données de carrière «interprétées» en fonction de la pension. Article 25 ~ Echange électronique d information L ONP collabore au développement ultérieur de l e-government et mise encore à cet effet sur l échange électronique de données avec des organismes belges et étrangers pour arriver à une gestion plus performante des propres missions et à un meilleur service au citoyen. A cet effet, l ONP conclut avec des organismes de pension étrangers des accords bilatéraux qui peuvent porter sur l échange de : ~ données de décès ~ données d état civil ~ domicile ~ montants payés ~ carrière En matière d échanges électroniques de données personnelles pour les pensionnés payés à l étranger par l ONP, l ONP tend vers un taux de couverture de 75 pour cent. Pour la réalisation de cet objectif, l ONP dépend de la collaboration des pays concernés et de leurs administrations. Contrat d administration / 7 5

26 Le certificat de vie sera supprimé s il peut être remplacé par un échange électronique de données. Article 26 ~ Reprise du cadastre des pensions L ONP reprend les tâches, le personnel et les crédits de fonctionnement de la section Cotisations Pensionnés de l INAMI. L ONP réalise cette reprise dans les six mois qui suivent l entrée en vigueur des dispositions réglementaires et ceci en totale collaboration avec l INAMI. Article 27 ~ Gestion des risques et contrôle interne L ONP identifie, évalue et gère les risques qui pourraient mettre en péril la réalisation des objectifs repris dans le présent contrat et des opportunités qui se présentent. Pour gérer les risques, l ONP ancre les contrôles internes requis dans ses processus de base. Les mesures et procédures utilisées à cet effet comprennent: ~ un droit d accès personnalisé basé sur la fonction exercée ~ l enregistrement électronique de toutes les étapes dans un processus ~ un set de contrôles internes automatiques qui assurent un contrôle «ex ante» à travers le processus ~ le principe de la double signature à un niveau de processus end-to-end ~ un contrôle ex post à titre d échantillon au niveau du dossier. Pour assurer la continuité dans le cas d une calamité, l ONP dispose d un Business Continuity Plan (BCP) actuel et d un Disaster Recovery Plan (DRP) qui y est lié et qui a trait à l infrastructure IT. L audit interne comme visé à l article 62, garantit le bon fonctionnement du système de contrôle interne. L ONP s engage à respecter les normes minimales de sécurité qui sont d application au sein du réseau de la sécurité sociale. Article 28 ~ Fraud and error En matière de fraude aux paiements, l ONP met l accent sur la prévention de paiements indus. Les priorités en la matière sont fixées à l aide d une analyse des risques. Pour prévenir des paiements indus, l ONP informe de manière proactive le citoyen sur ses droits et devoirs personnels, l ONP applique les principes de datamaching et de datamining à ses banques de données et l ONP vise une automatisation maximale du recalcul d un montant en cas de modification de certains paramètres. 2 6 / 7 5 Contrat d administration

27 4 Objectifs relevant de la perspective d apprentissage et de croissance 4.1 Une organisation efficiente Article 29 ~ Comptabilité analytique L ONP s engage à procéder au développement et à l implémentation d un plan comptable fondé sur le plan comptable normalisé pour les Institutions publiques de sécurité sociale. L ONP mettra à profit la période du présent contrat pour développer ou approfondir un système de comptabilité analytique permettant de déterminer le coût des principales activités de base, ainsi que du développement et de l entretien des nouveaux projets. Ce système sera évalué selon les procédures généralement admises de contrôle et d audit interne. Les Institutions publiques de sécurité sociale organiseront un réseau de contacts et d échanges méthodologiques et techniques concernant ces matières, auquel le SPF Budget et Contrôle de la gestion apportera son soutien. Article 30 ~ Affectation efficiente du personnel L ONP établit chaque année un plan des besoins en personnel qui, pour les trois années à venir, reprend les besoins en matière de ressources humaines et ceci aussi bien sur le plan quantitatif que dans le domaine des compétences requises. Pour l établissement des futurs besoins en personnel, l ONP tient compte, entre autres : ~ des mesures de la charge de travail et du benchmarking interne: en vue de redéfinir sa structure organisationnelle, l ONP effectuera ces mesures dans tous ses services pour la fin du présent contrat ~ de l influence des projets d informatisation prévus et des optimalisations planifiées du processus sur cette future charge de travail ~ des nouvelles missions et de la complexité changeante de la législation Article 31 ~ Réduction frais d overhead L ONP diminue le coût de ses processus classiques de soutien. Par là, on entend : A cet effet, on rationalise ces processus, on automatise des tâches récurrentes dans ces processus, il est fait usage d applications standardisées et l on cherche des liens de collaboration avec d autres organismes. Dans la structure organisationnelle nouvellement à définir, l ONP vise, pour la fin du présent contrat, une proportion de 15% de collaborateurs pour les tâches de soutien et de 85% pour les tâches de production. Finalement, l ONP cherche à atteindre dans ce cadre la valeur cible suivante : Valeur cible % de collaborateurs HR par rapport au nombre total de collaborateurs (FED 20) 3,00% Contrat d administration / 7 5

28 4.2 Une culture de travail attractive et responsable Article 32 ~ Travailler autrement L ONP évolue vers une culture du travail lié au temps et au lieu, se concentrant sur les résultats. La réalisation d objectifs personnels et / ou de groupe occupe une position centrale. Une telle culture du travail doit, d une part, contribuer à une meilleure qualité de vie (trafic domicile-lieu de travail, gestion du stress, ) et d autre part, inciter au sens des responsabilités. Dans le cadre de cette nouvelle culture du travail, l ONP réexaminera en 2013 l occupation de ses lieux de travail pour arriver à une exploitation optimale de l espace disponible : ~ L ONP vise un espace de travail nécessaire de 13,5 m² par collaborateur à temps plein. Cet espace de travail comprend aussi bien l espace bureau que les espaces collectifs tels que les salles de réunion ~ L espace qui sera ainsi libéré à la Tour du Midi (l équivalent de 6 étages) sert prioritairement à l établissement (des services) d autres organismes ~ Les bureaux régionaux qui sont aptes à le faire reçoivent un rôle de bureau satellite. Dans le cadre de travailler autrement, l ONP cherche à atteindre la valeur cible suivante : % collaborateurs occupés sans enregistrement de temps Valeur cible 2013 Valeur cible 2014 Valeur cible % 33% 50% Dans le cadre de cet objectif, l ONP suit également les indicateurs suivants : Valeur cible Satisfaction du personnel (FED 20) 7/10 Absence pour cause de maladie (FED 20) 6,00% Article 33 ~ Gestion du changement Lors de l exécution de ses différents projets de rénovation, l ONP assure une gestion active du changement axée sur la participation, la communication, la formation et l accompagnement. Article 34 ~ Employeur attractif L ONP renforce son attractivité comme employeur sur le marché du travail et joue ici fortement des atouts tels qu ambiance de travail, contenu du job, localisation et avantages sociaux. En outre, l ONP offrira des postes de stage dans ce cadre. L ONP recherche enfin, conjointement avec les autres Institutions publiques de sécurité sociale, des possibilités pour promouvoir le secteur de la sécurité sociale. Article 35 ~ Culture de l amélioration continue Suivant les principes du Total Quality Management, l ONP vise une amélioration continue dans tous les domaines et aspects de l organisme. Dans ce cadre, l ONP fait un usage minimal des instruments de monitoring suivants: ~ Mesures de la satisfaction de la clientèle ~ Mystery calls ~ Analyse des plaintes ~ Mesures de la satisfaction du personnel ~ Système de suivi performance et prestations (KPI Management Cockpit) ~ Système de suivi politique RH (FED 20) 2 8 / 7 5 Contrat d administration

29 L ONP participe au réseau du FED 20 et fournit les données relatives aux indicateurs RH concernés. L ONP exécutera, en outre, fin 2014, une évaluation organisationnelle globale et utilise à cet effet le Common Assessment Framework (CAF) européen. Article 36 ~ Entreprendre de manière socialement responsable ~ Durabilité L ONP s inscrit dans un cycle permanent d amélioration au niveau de la gestion environnementale et prête dans ce cadre particulièrement attention aux performances énergétiques de ses bâtiments. Cet objectif est considéré comme atteint si l ONP dispose en permanence d un certificat environnemental EMAS tant pour la Tour du Midi que pour les bureaux régionaux. ~ Mobilité L ONP diminue la pression sur le trajet domicile-lieu de travail par d autres manières de travailler. ~ Diversité L ONP s engage à promouvoir la diversité en offrant des chances égales aux hommes et aux femmes, aux personnes d origine étrangère ou aux personnes ayant un handicap, tant lors des procédures de sélection et de promotion que pour le travail journalier. ~ Bien-être L ONP investit en permanence dans le bien-être de ses collaborateurs en accordant de l attention à la gestion du stress, au suivi de l absentéisme pour cause de maladie et à l ergonomie. 4.3 Une gestion active des connaissances et des compétences Article 37 ~ Echange de connaissances L ONP prend les initiatives nécessaires pour promouvoir le transfert de connaissances au sein de l organisme. Article 38 ~ Ajuster compétences et fonctions Pour mieux savoir quels talents sont nécessaires pour les différentes activités du processus, l ONP établit des profils de fonctions clairs et précis. En outre, l on développe un cadastre des compétences interactif qui doit permettre de cartographier les compétences présentes au sein de l organisme. De cette manière, l on peut faire un meilleur mix entre fonctions et compétences, d une part, et d autre part, on voit clairement quelles compétences ne sont pas présentes ou le sont insuffisamment. Dans le cadre de cet objectif, l ONP suit l indicateur suivant : Valeur cible Valeur cible Valeur cible Mobilité interne au sein de l organisme (FED 20) 8,00% 9,00% 10,00% Article 39 ~ Développement de compétences et accompagnement de carrière Compte tenu des différents projets de changement, l ONP garantit un accompagnement de carrière actif. L ONP investit en plus dans le développement des talents et du potentiel de ses collaborateurs. L ONP développe les compétences requises chez ses collaborateurs et recycle des collaborateurs là où c est nécessaire, de manière à ce que, dans un délai relativement court, ils soient en mesure d assumer une nouvelle fonction au sein de l organisme. L ONP accorde ici une attention spécifique à la réorientation des collaborateurs niveau D et C. Contrat d administration / 7 5

30 Dans le cadre de cet objectif, l ONP suit l indicateur suivant : Effort de formation (nombre de jours de formation par collaborateur) (FED 20) Valeur cible 5 jours Article 40 ~ Leadership La nouvelle culture du travail, telle que visée à l article 32, requiert aussi une nouvelle sorte de leadership basée sur le pilotage orienté résultats et la responsabilisation. L ONP investit dès lors dans le développement ultérieur de compétences dirigeantes au sein de l organisme. Dans ce cadre, l ONP tend également vers une communication améliorée et ouverte entre dirigeant et collaborateur, avec une place pour un feedback réciproque régulier. Les cercles de développement annuels pour tous les collaborateurs et les évaluations spécifiques pour les dirigeants au sein de l organisation joueront, dans ce cas, un rôle important. Chaque dirigeant niveau A3 ou supérieur effectue au moins 2 fois une évaluation 360 pour la fin du présent contrat. L ONP étend progressivement l utilisation de cet instrument aux autres dirigeants niveau A. Ces évaluations sont liées à un plan de développement personnel pour le dirigeant. 3 0 / 7 5 Contrat d administration

31 5 Exécution des engagements Article 41 ~ Plan d administration L ONP établit chaque année un plan d administration qui a pour but de déterminer les actions et les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés dans notre contrat d administration. Le plan comportera les éléments suivants : ~ Les plans d action que l ONP va entreprendre pour atteindre les objectifs convenus dans le présent contrat d administration ~ La manière dont seront calculés les indicateurs repris dans le présent contrat ~ Par service : une vision, mission et stratégie suivant laquelle, en collaboration avec les autres services au sein de l ONP, ce service contribuera à réaliser les objectifs repris dans le présent contrat ~ Les investissements relatifs à la logistique et à l infrastructure ~ Les besoins en personnel Le plan veille enfin à la cohérence entre les différentes initiatives. Contrat d administration / 7 5

32 3 2 / 7 5 Contrat d administration

33 Engagements communs de l Etat et des IPSS 1 Engagements généraux communs aux deux parties Article 42 ~ Rapport d autorité contractuel Le choix politique du cadre juridique d'un contrat engendre le remplacement du rapport d'autorité classique par un rapport plus contractuel. Les deux parties s'engagent dès lors à une concertation structurelle et à des accords réciproques en tant que partenaires équivalents. Afin de permettre à l ONP l'exécution qualitative de sa mission, l'etat fédéral s'engage à mettre les moyens convenus à la disposition de l ONP. Il s'agit d'une condition substantielle pour que l ONP puisse être tenue au respect des engagements dans le cadre du présent contrat. Article 43 ~ Gestion paritaire Les parties contractantes s engagent à respecter les principes de la gestion paritaire, le Comité de gestion et les responsables de la gestion journalière agissant en tant que réels partenaires. Article 44 ~ Collaboration Les parties contractantes s engagent à mettre tout en œuvre pour créer les conditions favorables à la réalisation des engagements réciproques fixés dans le présent contrat. A cet égard, le respect de la concertation préalable visée à l art. 52 constitue un facteur de succès critique. Si l ONP doit, dans le cadre d une mission légale, collaborer avec un organisme public fédéral, l Etat fédéral s engage à entreprendre toutes les actions afin d assurer la collaboration de l organisme public avec l ONP. 2 Engagements concernant les adaptations en cours du contrat Article 45 ~ Prise d avis, concertation et information préalables Conformément aux dispositions de la loi du 25 avril 1963, l Etat fédéral soumet à l avis du comité de gestion de l ONP tout avant-projet de loi ou d arrêté visant à modifier la législation que l ONP est chargée d appliquer. Dans ce cadre, l Etat fédéral s engage à tenir l ONP au courant des différentes étapes législatives pertinentes et de communiquer les modifications éventuelles en cours de procédure. L Etat s engage à établir des contacts avec l ONP pour, d une part, tenir compte des aspects techniques et de la faisabilité de mise en œuvre des modifications légales ou réglementaires envisagées et, d autre part, lui permettre de préparer les adaptations nécessaires dans un délai raisonnable. Après concertation avec l ONP, l Etat fédéral fixe la date d entrée en vigueur des modifications ou des nouvelles mesures envisagées, notamment en tenant compte du temps nécessaire requis pour effectuer d éventuelles adaptations informatiques et assurer une bonne information aux intéressés. 3 Engagements concernant les modifications du contrat Article 46 ~ Modification du contrat Les adaptations par application de paramètres objectifs prévus dans le contrat d'administration, notamment les adaptations aux missions, tâches, objectifs ou indicateurs déjà stipulés dans le contrat et sans impact sur les montants globaux des enveloppes prévues dans le contrat, se feront en application de la procédure prévue à l article 8, 3, de l arrêté royal du 3 avril Ces adaptations seront communiquées au Ministre de Tutelle qui rendra sa décision endéans les 30 jours ouvrables et seront transmises pour information aux Ministres du Budget et de la Fonction publique. Au-delà de ce délai et en l absence de décision, les adaptations seront considérées comme approuvées. Contrat d administration / 7 5

34 Article 47 ~ Nouvelles missions Toute nouvelle mission attribuée à l ONP, par ou en vertu d une loi, fait l objet d un avenant au contrat. Cet avenant est négocié par le Ministre de Tutelle, le Ministre ayant le budget dans ses attributions, le Ministre ayant la fonction publique dans ses attributions, les gestionnaires ayant voix délibérative désignés par l'organe de gestion, ainsi que par la personne chargée de la gestion journalière et son adjoint. Cet avenant n est conclu qu après approbation par l organe de gestion et n entre en vigueur qu après son approbation par le Roi et à la date qu Il fixe. Toute autre adaptation, proposée par une des parties ou par les deux parties, est faite conformément à l'article 7 de l arrêté royal du 3 avril Article 48 ~ Suivi des engagements Afin de faciliter le suivi des engagements des deux parties, toutes les modifications apportées lors de la réalisation du contrat seront consolidées dans un même document. Article 49 ~ Communication des décisions L Etat fédéral s'engage à communiquer à l ONP les décisions prises lors du Conclave budgétaire et ce, dans les plus brefs délais. Les commissaires du Gouvernement veilleront à ce que ces décisions soient communiquées à l ONP de manière optimale. 4 Engagements concernant le suivi de la réalisation des contrats Article 50 ~ Suivi de la réalisation des objectifs L Etat fédéral et l ONP s engagent à suivre avec attention la réalisation des objectifs et des projets tels qu ils sont décrits dans le contrat d administration. Article 51 ~ Evaluation annuelle Conformément à l article 8, 3, al.3 de l arrêté royal du 3 avril 1997, en vue de l évaluation annuelle de la réalisation des engagements respectifs, les parties contractantes s engagent à organiser chaque année et par institution une réunion de concertation entre les commissaires du Gouvernement et les représentants de l institution. Un rapport contradictoire et motivé concernant les résultats de cette concertation sera rédigé par les participants, dans lequel les différents points de vue seront présentés en ce qui concerne les matières sur lesquelles un accord n est pas intervenu. Article 52 ~ Concertation périodique En vue de permettre l exécution correcte et adéquate des engagements découlant de ce contrat d administration par l Etat fédéral et les Institutions publiques de sécurité sociale, une concertation sera organisée par l Etat fédéral au sujet des mesures budgétaires et des mesures qui concernent la Fonction publique qui peuvent avoir un impact important sur les contrats d administration en cours. Par ailleurs, l Etat fédéral organise une concertation régulière avec les Institutions publiques de sécurité sociale et les interlocuteurs sociaux quant à l exécution de ce chapitre et des engagements qui y sont prévus. Article 53 ~ Calendrier Les parties contractantes s engagent à respecter un calendrier relatif aux missions de rapportage et de suivi qui incombent aux institutions ainsi qu aux commissaires du Gouvernement. Le calendrier est établi de commun accord entre l institution et les commissaires du Gouvernement. Il est communiqué au(x) Ministre(s) de Tutelle, du Budget et de la Fonction publique. 3 4 / 7 5 Contrat d administration

35 Ce calendrier, en vue de l évaluation annuelle, ne pourra toutefois pas prévoir des délais supérieurs à ceux prévus ci-dessous : ~ transmission d un projet d évaluation de la réalisation des engagements respectifs par l institution aux commissaires du Gouvernement au plus tard pour le 31 mars de l année qui suit l année à évaluer ; ~ organisation de la réunion de concertation dans les 15 jours ouvrables qui suivent la remise du projet d évaluation de la réalisation des engagements respectifs par l institution ; ~ transmission du rapport contradictoire et motivé sur les résultats de la concertation dans les 15 jours ouvrables qui suivent la réunion de concertation ; ~ le cas échéant, adaptation du contrat d administration à la situation modifiée en exécution de l article 8 3, alinéa 1er, de l arrêté royal du 3 avril Article 54 ~ Impact des mesures décidées après la signature du contrat Dans le cadre de l évaluation annuelle de la réalisation des engagements réciproques repris dans le contrat d administration et conformément à la logique de contractualisation, l Etat fédéral tiendra compte de l impact des mesures décidées ou mises en œuvre après la conclusion du présent contrat et ayant entraîné une augmentation significative et mesurable des tâches, ou de leur complexité ou de certaines dépenses, pour autant que l ONP ait communiqué à temps l impact que ces modifications ont entraîné. Article 55 ~ Respect des engagements En cas d impossibilité pour l une des parties de respecter complètement ou partiellement les engagements souscrits, cette partie en informera immédiatement l autre partie et se concertera avec elle afin de convenir de mesures à prendre afin de remédier à cette situation ou de l atténuer. En cas de litige sur l'existence même du non-respect de tout ou partie des engagements repris au présent contrat ou en cas de désaccord fondamental sur les mesures à prendre pour remédier à une défaillance, les parties tenteront, autant que faire se peut, de se concilier. En cas de désaccord persistant, les parties conviennent dans un rapport contradictoire de la meilleure manière de se départager. A défaut d'un accord concerté ou en cas de non-respect du suivi donné à un tel accord, le dossier sera soumis au Conseil des ministres après avis du Comité de gestion de l institution concernée et du Collège des Institutions publiques de sécurité sociale. 5 Engagements concernant la gestion des financements Article 56 ~ Plan de trésorerie Après concertation avec l ONSS et l'inasti et dans le respect de la politique budgétaire, l'etat s'engage à respecter le plan de trésorerie établi annuellement pour le versement des moyens financiers (subventions de l État, financement alternatif et autres) par l autorité fédérale à la Gestion financière globale du régime des travailleurs salariés et du statut social des travailleurs indépendants. Article 57 ~ Hypothèses de base L'Etat s'engage à fournir à l'institution les hypothèses de base nécessaires à l'établissement du budget des missions, entre 12 et 17 jours ouvrables avant la séance du Comité de gestion de la Sécurité Sociale (ou le Conseil d Administration pour l INASTI) au cours de laquelle le rapport budgétaire au gouvernement est établi ou avant l'échéance prévue pour la transmission des tableaux budgétaires si celle-ci est demandée préalablement. Il s'agit ici des hypothèses de base définies par le Comité Scientifique pour le Budget Economique. Contrat d administration / 7 5

36 6 Transferts des compétences Article 58 ~ Transferts des compétences L Etat s engage à ce que les transferts de compétences prévus dans la réforme de l État, soient organisés en concertation avec les institutions concernées dans le respect de la gestion paritaire et ce, afin de garantir un transfert optimal, notamment pour les agents travaillant, à l heure actuelle, pour ces organismes et pour continuer à garantir à l assuré social un service efficace et de qualité. L'institution s'engage à participer à tout groupe de travail technique lié au transfert de compétences et à fournir les renseignements utiles à la phase préparatoire de ce transfert. L Etat s engage à convier l institution à tout groupe de travail instauré en vue de la préparation du transfert de compétences. Les institutions concernées par les transferts de compétences ne devront toutefois respecter les engagements pris dans le cadre des dispositions communes que dans la mesure où ceux-ci restent compatibles avec les décisions politiques qui seront prises dans le cadre de ces transferts. 7 Engagements en matière de synergies entre IPSS Article 59 ~ Dispositions RH communes 1 Moteur salarial Une étude d impact et de faisabilité opérationnelle sur la création d une plate-forme commune de services de traitements (moteur salarial, suivi de la législation P&O en matière de statut et carrière, etc.), en ce compris les gains d efficience escomptés, sera réalisée d ici le 30 juin Pour l exécution, il est tenu compte des obligations contractuelles des institutions qui disposent d un moteur salarial propre ou spécifique, ainsi que des investissements qu elles doivent réaliser. S il découle de l étude d impact et de faisabilité opérationnelle un résultat de coûts positif, un cadre légal sera créé pour ériger un Service Traitements commun au sein d une IPSS existante pour le 31 décembre L objectif est l adhésion d un nombre maximal d IPSS à ce Service Traitements pour la fin de ce Contrat d administration. 2 E-applications RH Les IPSS s engagent, d ici la fin du Contrat d administration, à développer des applications RH afin que les flux papier prévus d un point de vue réglementaire en matière d administration du personnel puissent être réduits d au moins 33 % au sein de chaque institution. 3 Mesure du travail Les IPSS s engagent, d ici la fin du Contrat d administration, à développer une méthodologie en matière de mesures du travail qui serviront de base objective pour établir le plan du personnel des services opérationnels. Les services conceptuels et de soutien seront traités dans un stade ultérieur. 4 Travailler autrement (New Way of Working) Les IPSS s engagent, d ici la fin du Contrat d administration, à offrir à au moins 30% de leurs collaborateurs la possibilité de télétravailler à leur domicile ou dans des bureaux satellites ( %; %; %). Par ailleurs, au terme d une concertation syndicale au sein des comités de concertation de base, une forme adaptée d horaire de travail sera proposée où il sera tenu compte de ces nouvelles formes de travail. 3 6 / 7 5 Contrat d administration

37 5 Sélection et recrutement Dès que le cadre budgétaire aura été fixé, le Collège des IPSS prendra, sur la base des plans de personnel distincts, des accords concernant des initiatives communes pour l organisation de sélections de recrutement et/ou de promotion, conformément au contrat de collaboration conclu avec Selor le 17 février Les sélections de recrutement peuvent être organisées aussi bien en externe qu en interne et soutiendront la politique de diversité du Gouvernement. Les IPSS s engagent à ouvrir la moitié de tous les emplois vacants également via le marché interne (mobilité fédérale). 12 mois après l entrée en vigueur du contrat, cet objectif sera évalué et éventuellement revu en concertation avec le Secrétaire d Etat à la Fonction publique. Une concertation systématique est assurée entre les IPSS et Selor dans tous les domaines des ressources humaines, ayant notamment pour objectif de déléguer aux IPSS les nouvelles missions dont Selor serait chargé, le cas échéant en recourant aux modifications réglementaires nécessaires ou à la conclusion de SLA, comme le prévoit la dite Convention de collaboration entre les IPSS et Selor. 6 Formation et développement ~ À partir de 2013, une formation commune «Sécurité sociale» sera organisée à l initiative du Collège des IPSS, pour tous les collaborateurs des IPSS. ~ Chaque année, le Collège des IPSS rassemblera et répartira les formations existantes dans les institutions distinctes pouvant être proposées en synergie aux collaborateurs des différentes IPSS. ~ Chaque année, dès que le cadre budgétaire aura été fixé, le Collège des IPSS prendra, sur la base des plans de formation des différentes IPSS, des accords concernant de nouvelles initiatives communes en matière de formation et de développement de leurs collaborateurs. 7 Diversité Les IPSS s engagent à promouvoir la diversité en offrant l égalité des chances aux hommes et aux femmes, aux personnes d origine étrangère ou aux personnes présentant un handicap tant en ce qui concerne le recrutement, la formation, le développement des compétences que l évolution de la carrière dans le cadre des procédures de sélection et de promotion que dans le cadre du travail quotidien. Les IPSS poursuivront d ici la fin du contrat d administration un taux d emploi de 3% de personnes reconnues comme personnes handicapées en consultant de manière systématique la liste spécifique de la réserve de recrutement distincte de SELOR. Dans le même délai, les IPSS tenteront d atteindre un taux d emploi d au moins un tiers de femmes dans les fonctions de mandat et fonctions de direction ainsi que dans les fonctions du niveau A3 jusqu au A5. 8 Communication et reporting Les IPSS s engagent à respecter leurs obligations en matière de communication et de reporting en matière de Fonction publique et à collaborer de manière constructive à toute obligation future en la matière. A cet égard, l Etat fédéral s engage à effectuer une concertation préalable sur la manière la plus efficace en matière d échanges d informations. Article 60 ~ Dispositions ICT communes 1 Virtualisation Les IPSS s engagent à réduire les coûts d infrastructure ICT via les deux initiatives suivantes : ~ Virtualiser les serveurs des IPSS pour un meilleur rapport coût/efficacité et une plus grande stabilité. ~ Desktop virtuel des IPSS / «thin mobile client» pour pouvoir travailler de manière plus sûre et plus mobile. Contrat d administration / 7 5

38 2 Centralisation du printing Les IPSS s engagent, d ici la fin du Contrat d administration, ~ à remplacer les imprimantes locales ou individuelles au sein des IPSS par un nombre moindre d imprimantes multifonctions en fonctionnement plus partagé (étage, groupe d utilisateurs, service,..) pour un meilleur coût d impression par feuille et une diminution des frais de fonctionnement liés (toners, entretien, etc.) ; ~ à centraliser au maximum les impressions et les envois «papiers» en reprenant des capacités actuellement décentralisées ou externalisées. En outre, une étude sera réalisée en vue d utiliser de manière plus optimale et partagée la capacité de production centrale disponible au sein des IPSS ou avec d autres SPF. Dans le cadre d un effet LEAN, la diminution des impressions ou des achats de support «papier» sera obtenue par la suppression de tous les flux papiers IN ou OUT, non légalement obligatoires en interne comme en externe et leur remplacement si besoin par des solutions IT (internet, intranet, e- box, flux électroniques, documentation en ligne, ) dont question au point 4 du présent article. 3 Centralisation des achats ICT et de la gestion ICT Les IPSS utiliseront le «modèle de centrale d achat» en maintenant leur indépendance en ce qui concerne les quantités et en appliquant un processus permettant d évoluer au sein des IPSS vers des solutions types pour pouvoir obtenir des avantages récurrents maximums dans les domaines suivants : ~ Services IT (cahiers des charges IT, gestion projets IT, IT Disaster Recovery Planning, IT helpdesk, IT monitoring, formations IT, archivage de données, suivi medias sociaux) ~ Data center central ~ Solutions hardware ~ Licences logiciels de banques de données ~ Licences logiciels d applications (tant générales que spécifiques) ~ Logiciel Operating system Licences middelware ~ Coûts de télécommunications (VoIP, connexions de réseau) ~ Consultants IT 4 Gestion électronique de documents et gestion électronique du workflow Les IPSS effectueront une analyse de la faisabilité d une approche coordonnée du scanning et d un traitement électronique des documents via une plateforme commune. L utilisation de l ebox pour la communication électronique avec le citoyen sera encouragée au maximum, de préférence dans des environnements harmonieux, reconnaissables et accessibles pour les assurés sociaux. Enfin on vérifiera comment regrouper les envois annuels en envois communs (par exemple : envoyer ensemble les fiches fiscales et les fiches de pensions). Les envois recommandés seront également réduits, si nécessaire, moyennant une adaptation du cadre réglementaire. 5 Harmonisation de la réglementation et ICT Des situations similaires sur le terrain faisant l objet d une approche substantiellement différente dans la législation ont un impact sur les coûts ICT et les frais de fonctionnement des IPSS. Des coûts supplémentaires peuvent également être évités en développant une bonne politique de release et par le regroupement de certaines fonctionnalités. Les IPSS s engagent à dresser pour la fin de l année 2013 un inventaire des améliorations concrètes, notamment par une simplification et une standardisation des principes. Article 61 ~ Dispositions communes en matière de logistique Les IPSS collaboreront activement au programme Optifed. Sur la base des analyses du programme Optifed «costing-out», les recommandations ou suggestions feront l objet d une implémentation. 3 8 / 7 5 Contrat d administration

39 Comme dit précédemment (articles 59 et 60), les IPSS s engagent également explicitement dans des projets ICT transversaux et dans de nouvelles formes de travail. Un cadastre du patrimoine immobilier de l ensemble des IPSS sera établi d ici la fin du 1er trimestre A partir du , toute demande de location, d achat, de mise en location/vente et de rénovation fondamentale de bâtiment devra préalablement être soumise au Collège des IPSS qui remettra un avis motivé quant à l adéquation et à la cohérence avec le plan global de gestion du patrimoine immobilier de l ensemble des IPSS. Sur base de ce cadastre, une analyse d impact et de faisabilité (situation as is et to be, modèle organisationnel de la gestion concrète des bâtiments, SLA, etc..) sera également produite pour fin 2013 afin de permettre, dans le cadre d un service offert en interne et en commun aux IPSS, une gestion globale des bâtiments des IPSS, y compris pour les aspects d infrastructures, énergies, assurances, etc. selon un SLA à déterminer pour une gestion optimale des bâtiments. Elles vérifieront si les normes fixées par la Régie des bâtiments sont respectées. Elles tendront également vers une répartition et un partage optimaux des espaces disponibles. e-procurement est le terme générique pour désigner l utilisation de systèmes électroniques dans les différentes phases du processus d achat de l administration. En grandes lignes, ces phases sont: la publication du marché public et des documents y liés ; l introduction, auprès de l administration, de demandes de participation (candidatures) et d offres par les fournisseurs potentiels, via internet; l évaluation et l attribution du marché au fournisseur offrant l offre présentant le meilleur rapport prix/qualité; et le suivi de la facturation et l exécution des paiements. L organisation d enchères électroniques inverses, permettant d indiquer le fournisseur demandant le prix le plus bas, et la mise à disposition de produits dynamiques et de catalogues de services sont également possibles. Le service e-procurement du SPF P&O assure le développement, l implémentation et l entretien des applications, et les met gratuitement à disposition de toutes les administrations. Les IPSS s engagent à organiser leurs marchés publics de manière électronique au plus tard d ici la fin du contrat d administration. A cet effet, le timing repris dans la circulaire P&O/2012/e-Proc. du 30 novembre 2012 Marchés publics - Utilisation des applications e-procurement par les services de l Etat fédéral, publiée au Moniteur belge du 7 décembre 2012, sera pris comme point de départ. Les IPSS s engagent à respecter les instructions pour les services d achats qui visent le renforcement de la durabilité des marchés publics fédéraux et qui sont repris dans le manuel achats durables ainsi que dans le guide des achats durables. Article 62 ~ Dispositions en matière d audit interne En ce qui concerne la synergie en matière de mise en œuvre et de développement des fonctions d audit interne et des comités d audit dans leurs institutions, les IPSS s engagent à poursuivre les objectifs communs suivants : ~ pour la fin 2013, le Collège formulera une proposition définitive concernant la position, l organisation et la composition de Comités d audit au sein des IPSS ; ~ pendant la durée du Contrat d administration , une initiative commune sera prise sous la coordination du Collège des IPSS en vue d harmoniser le planning et les méthodes des fonctions d audit interne avec les activités des autres acteurs de surveillance au sein des IPSS, notamment la Cour des comptes, par exemple en concluant un protocole; ~ par année civile, au moins 4 réunions du réseau PLATINA seront organisées en vue d assurer le développement commun, l harmonisation et les échanges, entre les fonctions d audit interne des IPSS, des connaissances et des bonnes pratiques aux niveaux conceptuel, méthodologique et organisationnel; ~ pour la fin du premier trimestre de chaque année, le réseau PLATINA établira, à l intention du Collège des IPSS et de chacun des Comités d audit, un rapport comportant un aperçu des Contrat d administration / 7 5

40 activités du réseau au cours de l année civile précédente, les principales évolutions au niveau de l audit interne au sein des différentes IPSS ainsi que les initiatives qui ont été prises en matière d harmonisation et de collaboration avec les autres acteurs de surveillance dans les IPSS. Article 63 ~ Ouverture des synergies à d autres partenaires Les IPSS souhaitent ouvrir les synergies à leurs partenaires du réseau secondaire afin de faire bénéficier ces réseaux secondaires de possibilités d économies effectives qui pourront diminuer leurs coûts de fonctionnement en lien avec le niveau de financement de ceux-ci, afin de garantir la poursuite d une gestion optimale de leur missions. Dans ce cadre, les IPSS proposent une concertation avec leur réseau secondaire pour mettre en commun les bonnes pratiques en matière de synergies et identifier les domaines dans lesquels elles pourraient se développer. Un plan d action commun ou un plan d extension des synergies pourrait alors être mis en place tenant compte du statut propre des institutions des réseaux secondaires. Article 64 ~ Révision de l organisation administrative de la sécurité sociale Le Collège des IPSS et les partenaires sociaux feront en concertation une analyse de faisabilité et présenteront des scénarios concernant une révision de l organisation administrative de la sécurité sociale. L objectif est d examiner, dans le respect des principes de la gestion paritaire, comment des économies d échelles peuvent être réalisées, notamment au niveau de l intégration des processus et des structures de gestion. Les institutions coopérantes seront impliquées dans ces travaux. Article 65 ~ Rapports En vue de la préparation et de la mise en œuvre des initiatives prévues, les IPSS utiliseront une structure de projets adaptée à laquelle contribuera chaque institution qui fera aussi rapport au Collège des IPSS. Un plan d action sera établi par projet. Le Collège des IPSS rédigera chaque année un rapport concernant les réalisations et les économies réalisées relatives aux articles 59, 60, 61 et 62 ainsi que le respect de la concertation visée à l article 52 à l attention de l Etat fédéral et des partenaires sociaux. 4 0 / 7 5 Contrat d administration

41 8 Volet budgétaire, financier et comptable Le contenu du présent chapitre est régi par l AR du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des Institutions publiques de Sécurité Sociale, l AR du 22 juin 2001 fixant les règles en matière de budget, de comptabilité et de comptes des Institutions publiques de sécurité sociale soumises à l AR du 3 avril 1997 précité et des circulaires subséquentes. Article 66 ~ Budget de gestion Le budget de gestion comprend l ensemble des recettes et des dépenses relatives à la gestion de l institution, telles qu énumérées aux annexes 1 et 2 de la circulaire du 19 juillet 2007 aux Institutions publiques de sécurité sociale. Pendant l année du passage vers le système de droit constaté, le Gouvernement doit prévoir une seule fois les crédits de personnel nécessaires pour le paiement de 13 mois de salaires. Article 67 ~ Recettes propres Les recettes propres, qui résultent de prestations qui cadrent dans les missions de l institution et qui sont effectuées pour des tiers sur la base d un recouvrement des frais, s'ajoutent à l'enveloppe de gestion de l année en cours en respectant les procédures d adaptation et de fixation du budget telles que fixées par l arrêté royal du 3 avril Les recettes propres de gestion, qui résultent du remboursement des frais de personnel et autres frais de fonctionnement qu une Institution de sécurité sociale a effectué pour le compte d une autre IPSS dans le cadre de la mise à disposition de membres du personnel (par ex. pour une service d audit commun) ou dans le cadre de la fourniture de services (par ex. des travaux d impression), sont ajoutées à l enveloppe de gestion de l année en cours, moyennant l accord des commissaires de gouvernement des institutions concernées et l information régulière du SPF Budget et Contrôle de la gestion. Les recettes de gestion propres qui apparaissent pendant l année en cours, à la suite de la location de biens immobiliers peuvent, en tant qu incitant pour une bonne gestion, être ajoutées à l enveloppe budgétaire de l année suivante soit complètement en cas de location à prix coûtant à un autre service public, soit pour moitié en cas de location au prix du marché à un autre tiers. Il s agit d une enveloppe de gestion supplémentaire pour l année suivante pour laquelle un avis favorable du commissaire de Gouvernement, représentant le ministre du Budget, est requis. En outre, les IPSS peuvent fournir des services (par ex. des travaux d impression) aux tiers, autres que des IPSS, qui sont facturés au prix du marché. Les frais de personnel et autres frais de fonctionnement consentis pour cette livraison peuvent être intégralement ajoutés à l enveloppe de gestion de l année suivante. La différence entre le prix du marché facturé et les frais de personnel et autres frais de fonctionnement consentis peut, en tant qu incitant pour une bonne gestion, être ajoutée pour moitié à l enveloppe budgétaire de l année suivante. Il s agit d une enveloppe de gestion supplémentaire pour l année suivante pour laquelle un avis favorable des commissaires de Gouvernement, représentant le ministre du Budget et le(s) ministre(s) de Tutelle, est requis. Article 68 ~ Modifications pendant la période d exécution Si au cours de la période d exécution du présent Contrat d administration, l institution est chargée de missions complémentaires (en front et/ou en back office) entraînant une augmentation de ses dépenses de gestion, ses crédits de gestions seront augmentés d un montant reconnu nécessaire (après analyse des besoins dans le cadre des enveloppes allouées) de commun accord entre l institution et le Gouvernement représenté par le (s) ministre(s) de Tutelle, le ministre du Budget et le cas échéant, le ministre de la Fonction publique. Contrat d administration / 7 5

42 Si les moyens disponibles (humains ou budgétaires) sont réduits, ou que les missions sont élargies sans que les crédits soient majorés, ce manque de moyens sera répercuté dans l exécution des objectifs du contrat, sur la base d un instrument de mesure objectif et après concertation constructive. Article 69 ~ Catégories La répartition des articles budgétaires dans les différentes catégories est conforme aux instructions contenues dans la circulaire du 19 juillet 2007 portant les directives concernant le volet budgétaire des Contrats d administration des Institutions publiques de Sécurité sociale. Une distinction est opérée entre : ~ les dépenses de personnel ; ~ les dépenses de fonctionnement ordinaire ; ~ les dépenses de fonctionnement informatique ; ~ les dépenses d investissements divisées en trois parties : biens immobiliers, informatique et biens mobiliers. Article 70 ~ Crédits limitatifs et non limitatifs Le budget de gestion ne comporte que des crédits limitatifs, à l exception des crédits relatifs aux impôts directs et indirects, redevances dues en vertu de dispositions fiscales ou dépenses suite à des procédures ou décisions judiciaires. Article 71 ~ Transferts au cours d un même exercice Au cours d un même exercice, les transferts entre crédits, tels que prévus par l article 14, 1, de l AR du 3 avril 1997, sont traités dans les conditions prévues par l article 14, 1 précité et dans les meilleurs délais par le commissaire du Gouvernement au Budget. Article 72 ~ Report de crédits à l exercice suivant Le report de crédits à l exercice suivant est autorisé dans les conditions prévues à l article 14, 2 du même arrêté. Les crédits légalement reportés d une année à l autre s ajoutent aux crédits de l année en cours. 4 2 / 7 5 Contrat d administration

43 Article 73 ~ Budget de gestion pour les exercices 2013, 2014 et 2015 Le budget de gestion de l institution pour les exercices 2013, 2014 et 2015, fixé conformément à l article 66 et à la décision du Conseil des ministres du , est établi comme suit : en euro (1) 2015 (1) Dépenses de personnel Dépenses de fonctionnement Dont : Fonctionnement ordinaire Informatique Investissements Dont : Investissements mobiliers Investissements informatiques Investissements immobiliers TOTAL (1) Pour les exercices 2014 et 2015 : calcul en prix de 2013 Cette enveloppe de gestion comprend également les crédits pour l exécution des mesures gouvernementales adoptées et pour la mise en œuvre des projets de modernisation, comme décrit dans le Contrat d administration. Conformément à l article 5 de l AR du 3 avril 1997, le montant maximal des crédits de personnel statutaire est fixé à ,47 EUR pour les exercices 2013, 2014 et Les montants qui serviront de base au calcul des cotisations patronales de pension au Pool des parastataux seront déterminés institution par institution en concertation par le Collège, le SDPSP et le SPF Budget et Contrôle de la Gestion. Le paiement par les IPSS des cotisations patronales de pension au Pool des parastataux constitue une opération financière et budgétaire neutre. L exécution du budget 2013 se fera conformément aux décisions du Conseil des Ministres du Pour autant que ce mécanisme soit encore applicable et dans la mesure où il le sera, la provision pour le paiement des arriérés de primes de compétence qui seront dus est constituée annuellement. Le montant des dépenses de personnel autorisées par institution tel que repris dans le Contrat d administration sera augmenté du montant nécessaire à la liquidation des arriérés relatifs aux primes de compétence liquidées en septembre, pour autant que la somme des montants de toutes les Institutions publiques de sécurité sociale ne dépasse pas le montant total de la provision. Cette augmentation sera autorisée dans le courant du mois d octobre par le ministre du Budget, sur proposition du ou des ministres de Tutelle de l institution concernée sur base des pièces justificatives des paiements effectués et de l avis du commissaire du Gouvernement représentant le ministre du Budget auprès de l institution. Les montants budgétaires pour les exercices 2014 et 2015 sont obtenus sur base de la méthode de calcul propre à l institution et sur base des hypothèses actuelles. Ces montants pourront faire l objet d une réévaluation annuelle et sont donc mentionnés à titre indicatif. Néanmoins, dans la mesure du possible et de la politique budgétaire de l Etat fédéral, l Etat fédéral s engage à respecter au maximum les montants inscrits (ou réévalués en cas de réévaluation) pour les exercices 2014 et Si dans le cadre de la politique budgétaire de l Etat, l Etat fédéral ne pouvait respecter ce cadre budgétaire, et pour autant que les décisions budgétaires soient susceptibles de mettre en danger la réalisation de certains projets ou objectifs contenus dans le présent contrat, l institution, le cas échéant, adaptera, en concertation avec le ministre de Tutelle et le ministre du Budget, les objectifs à atteindre à due concurrence à l aide de son modèle de fixation automatique des crédits de gestion. L évaluation du contrat tiendra compte de l adaptation intermédiaire des objectifs. Contrat d administration / 7 5

44 Article 74 ~ Réévaluation annuelle A politique inchangée, pour les années 2014 et 2015, les montants de chaque catégorie de dépenses seront réévalués de la manière suivante, après application des économies budgétaires décidées par le gouvernement et éventuelle renégociation subséquente des engagements des IPSS : 1 Crédits de personnel Les crédits de personnel seront paramétrisés en fonction de l évolution du coefficient moyen de liquidation selon la formule : Coefficient moyen de liquidation des rémunérations année N (1) Coefficient moyen de liquidation des rémunérations année N-1 (2) (1) hypothèse du budget économique du Bureau du Plan (2) coefficient réel Toutefois, si le montant global des crédits de personnel calculé de la manière indiquée ci-dessus était inférieur au montant obtenu par la méthode de calcul propre à l institution, dont question à l article 73 du présent contrat de gestion, et pour autant que cette différence soit susceptible de mettre en danger la réalisation de certains projets ou objectifs contenus dans le présent contrat, cette problématique sera discutée sur l initiative de l institution concernée pendant la préfiguration ou le contrôle budgétaires, et des crédits complémentaires seront éventuellement accordés. Les dépenses de personnel supplémentaires obligatoires, nécessaires et imprévisibles qui sont la conséquence d'une décision gouvernementale seront ajoutées aux crédits de personnel, conformément aux principes d adaptation repris à l article Crédits de fonctionnement et d investissement à l exclusion des crédits d investissement immobiliers Les crédits de l année précédente évoluent en fonction de l indice santé figurant dans le budget économique qui sert de base à l établissement du budget de l année concernée. Si l application de la formule ci-dessus devait mettre en danger la réalisation de certains projets ou objectifs contenus dans le présent contrat, cette problématique sera discutée à l initiative de l institution concernée pendant la préfiguration ou le contrôle budgétaire, et des crédits complémentaires éventuellement accordés. 3 Crédits d investissements immobiliers Les crédits d investissements immobiliers sont déterminés chaque année en fonction des besoins établis, moyennant l avis favorable du Commissaire du Gouvernement du Budget et pour autant qu ils s inscrivent dans un programme pluriannuel. Article 75 ~ Opérations immobilières Dans la limite de ses missions, l institution peut décider de l acquisition, de l utilisation ou de l aliénation de biens matériels ou immatériels et de l établissement ou de la suppression de droits réels sur ces biens, ainsi que de l exécution de pareilles décisions. Toute décision d acquérir, construire, rénover ou aliéner un immeuble ou un droit immobilier dont le montant dépasse cinq millions d euros est soumise à l autorisation préalable du (des) ministre(s) de tutelle et du ministre ayant le budget dans ses attributions. 4 4 / 7 5 Contrat d administration

45 Pour autant que l institution appartienne à la Gestion globale, l affectation du produit de l aliénation des immeubles et l ajout de ce produit à l enveloppe de gestion de l année en cours doivent recevoir l accord préalable du (des) ministre(s) de tutelle et du ministre ayant le budget dans ses attributions. Cette enveloppe de gestion complémentaire doit être utilisée pour la construction ou l achat d un autre bâtiment ou pour des travaux de rénovation dans un bâtiment existant, dans le cadre d une politique d utilisation optimale des immeubles (par ex. le déploiement du télétravail). Article 76 ~ Transmission des états périodiques Conformément aux directives du Gouvernement, l institution communiquera au(x) Ministre(s) de tutelle et au ministre ayant le budget dans ses attributions, ainsi qu aux SPF Sécurité sociale et SPF Budget et Contrôle de la Gestion, un état des recettes et des dépenses de gestion. 9 Participation aux projets transversaux Article 77 ~ Participation aux projets transversaux Les IPSS s engagent, chacune pour ce qui la concerne, à collaborer à l exécution des programmes relatifs à la simplification administrative, à la lutte contre la pauvreté et à la lutte contre la fraude sociale. Dans le cadre de leur gestion quotidienne, les IPSS prêteront également attention aux initiatives relatives à la politique du développement durable. L'institution supervisera l'application du principe de «handistreaming», conformément aux dispositions de la Convention des Nations-Unies relative aux droits des personnes handicapées, en favorisant, de manière transversale, l'intégration des personnes handicapées dans tous les domaines de la vie en société, en faisant appel à la personne de contact qui a été désignée dans chaque institution, et en coopération avec le Mécanisme de coordination fédérale établi au sein du SPF Sécurité Sociale. 10 Dispositions finales Article 78 ~ Autres missions légales Les engagements repris dans le présent contrat d administration ne portent pas atteinte à l obligation de l institution de respecter les divers textes légaux et réglementaires qui contiennent des directives générales, qui s imposent aux Institutions de sécurité sociale lors de l examen des droits à prestations et dans les relations avec les assurés sociaux, à savoir : ~ la loi du 29 juillet 1991 sur la motivation formelle des actes administratifs ; ~ la Charte de l utilisateur des services publics du 4 décembre 1992 ; ~ la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l administration ; ~ la loi du 11 avril 1995 visant à instituer la Charte de l assuré social. Pour chaque service ayant des contacts avec les assurés sociaux, les dispositions de la Charte de l assuré social s appliquent et les engagements doivent être respectés. Les engagements repris dans le présent Contrat d administration ne portent pas atteinte à l obligation de l institution d exécuter, de manière efficace, les autres missions légales qui ne font pas l objet d un objectif spécifique. Contrat d administration / 7 5

46 4 6 / 7 5 Contrat d administration

47

48 4 8 / 7 5 Contrat d administration

49 Annexes ~ Annexe 1 : Facteurs d environnement interne et externe ~ Annexe 2 : Fixation des crédits de gestion ~ Annexe 3 : Business case Moteur Pension ~ Annexe 4 : Mode de calcul et détermination du montant maximal des crédits pour le personnel statutaire Contrat d administration / 7 5

50 5 0 / 7 5 Contrat d administration

51 Annexe 1: Facteurs d environnement interne et externe 1 Facteurs d environnement interne : perspectives RH 1.1 Les départs Les départs (mises à la retraite) attendus pour (pronostic basé sur le comportement de mise à la retraite au cours de la période ) fluctue autour des 2,2 % et peut donc être décrit comme normal. Ce n est qu à partir de 2017 que l ONP atteindra des valeurs de plus de 3 %. Départs à la retraite personnel ONP Personnel ONP hors nouveaux recrutements Variation annuelle -2,34 % -2,30 % -2,10 % - 2,40% -3,02 % - 3,86 % Source : ONP Département P&O Cette tendance s'écarte partiellement de la moyenne de la fonction publique fédérale. A l'onp, 43 % des membres du personnel actuels se trouvent dans la catégorie d'âge ans, tandis que ce pourcentage s'élève à 33 % pour l'ensemble de la Fonction publique fédérale. Le pourcentage des personnes de plus de 55 ans à l'onp et dans la Fonction publique fédérale est similaire et se monte à 24 %. Ceci implique que, dans les années à venir, les départs à l'onp suivront approximativement la tendance de la fonction publique fédérale et qu à partir de 2017, les départs à l ONP se manifesteront de manière plus intensive. Le plus grand nombre de mises à la retraite se situe surtout au niveau D. Vu le fait que les besoins en personnel dans ce niveau seront quasi nuls à l avenir, ceci offre une opportunité. De même au niveau A, les départs sont relativement élevés, ce qui constitue par contre un défi dans le domaine de la préservation des connaissances % 4% % 20% % 24% % 19% % 11% ONP Fonction publique fédérale % 7% % 8% % 6% <25 2% 2% Source : SPF P&O Contrat d administration / 7 5

52 1.2 Les entrées Pour ce qui est des entrées, on part du principe que le volume de travail en hausse (suite à l accroissement du nombre de dossiers de pension) pourra être compensé partiellement par l automatisation croissante du processus de production et par les optimalisations des processus projetées. Il n en demeure pas moins que les nouvelles tâches (surtout dans le cadre de l information et de la communication avec les assurés sociaux) créeront également de nouveaux besoins en personnel: à cet effet, il faudra, dans les années à venir, attirer de nouveaux collaborateurs avec des compétences plus élevées, plutôt de niveaux A et B que de niveau C. Si l on part du principe d une tension plus élevée sur le marché du travail, l ONP devra s y positionner comme un employeur attractif. Sinon, nous courrons un risque de handicap pour ce qui est d attirer de nouveaux talents. 1.3 Transferts Si les entrées sont plutôt limitées, suite à l évolution du marché du travail et suite aux limitations budgétaires, il faudra investir plus que jamais dans l utilisation optimale du potentiel RH présent. Le développement des compétences, la stimulation de la mobilité interne et l estimation correcte des besoins en personnel au niveau du service seront plus cruciaux que jamais. 5 2 / 7 5 Contrat d administration

53 2 Facteurs d environnement externe : évolution du nombre de retraités et impact financier 2.1 Introduction Le nombre actuel de retraités payés par l Office national des Pensions est d environ L évolution de ce nombre et les budgets correspondants sont essentiellement influencés par des facteurs démographiques (structure par âge de la population et évolution de la longévité) mais également par des facteurs socio-économiques (part des femmes sur le marché du travail, augmentation des temps partiels, ). Ces évolutions se reflètent de deux manières dans les perspectives financières des régimes de pensions : ~ Les modifications du nombre de retraités qui entraînent des modifications parallèles du montant des prestations ; ~ Les modifications dans la structure de carrière des personnes qui amènent une modification des caractéristiques individuelles des retraites. Par ailleurs, des modifications réglementaires parfois anciennes viennent se superposer à ces différentes évolutions (réforme des pensions de 1997, temps partiels, garantie de revenu aux personnes âgées, ) et/ou modifier le degré de complexité du travail des agents de l ONP. Cette annexe présente quelques évolutions parmi les plus marquantes auxquelles on peut s attendre dans les prochaines années. 2.2 Le nombre de pensionnés Le nombre de personnes bénéficiant d une retraite de salarié était, au 1 er janvier 2012 de À ce nombre, vient s ajouter 2 celui des personnes bénéficiant d une pension de survie : L évolution dans les années à venir devrait être la suivante : Évolution estimée du nombre de pensions par rapport à la situation du 1 er janvier 2011 Pensions de retraite Pensions de survie Année Base 2011 D un an à l autre Base 2011 D un an à l autre ,00% 100,00% ,17% 3,17% 99,17% -0,83% ,34% 2,17% 97,56% -1,61% ,35% 2,01% 96,05% -1,51% ,27% 1,92% 94,54% -1,51% ,09% 1,82% 93,03% -1,51% Pour l ensemble de la période, l augmentation annuelle moyenne du nombre de pensions de retraite est de 2,1% (diminution de 1,4% des pensions de survie en raison du nombre croissant de femmes arrivées à l âge de la retraite après une carrière de salariée). L importance de la croissance numérique est donc surtout concentrée sur la période où le nombre de pensions de retraite augmentera de 2,4%, le nombre de pensions de survie conservant le même rythme annuel de diminution (1,3%). 2 Certaines personnes bénéficient à la fois d une pension de survie et d une pension de retraite : ce sont pour l essentiel des femmes Contrat d administration / 7 5

54 2.3 Les dépenses Les dépenses de retraite devraient évoluer plus rapidement que les nombres de bénéficiaires puisque les générations les plus jeunes bénéficient généralement de pensions de retraite relativement plus élevées. En janvier 2012 les dépenses mensuelles pour les pensions de retraites s élevaient à millions d euros et pour les pensions de survie à 365 millions d euros. L évolution de ces montants dans les années à venir devrait être la suivante : Évolution estimée du montant des dépenses par rapport au paiement de janvier 2011 Pensions de retraite Pensions de survie Année Base 2011 D un an à l autre Base 2011 D un an à l autre ,00% 100,00% ,86% 4,86% 100,43% 0,43% ,69% 3,83% 99,56% -0,87% ,41% 3,72% 98,58% -0,98% ,03% 3,62% 97,55% -1,03% ,56% 3,53% 96,49% -1,06% Pour l ensemble de la période, l augmentation annuelle moyenne du montant correspondant aux pensions de retraite est de 3,6% (augmentation du montant correspondant aux pensions de survie : 0,7%). Pour la période , l augmentation annuelle du montant correspondant aux pensions de retraite est estimée à 4,3% (diminution du montant correspondant aux pensions de survie : 0,2%). L importance de la croissance numérique est très marquée en 2012 avec une augmentation des dépenses de 4,86%. 2.4 Les «nouveaux cas» Si le niveau des dépenses de pension n a pratiquement aucune influence sur le volume de travail de l ONP, le nombre total de bénéficiaires influencera, quant à lui, les activités de paiement de l ONP tandis que le nombre de nouveaux bénéficiaires influencera à la fois le volume des activités de paiement et d attribution. En outre, l'augmentation croissante du nombre de carrières atypiques entraînera une complexification du calcul de la pension. Une mesure de l évolution de la charge de travail de l Office peut être fournie en examinant les «nouveaux cas» c est à dire le nombre de personnes prenant annuellement leur pension de retraite 3. 3 Les pensions de survie ne sont pas reprises ici. 5 4 / 7 5 Contrat d administration

55 Évolution estimée du nombre de pensions par rapport à la situation du 1 er janvier 2011 Femmes et hommes Année Base 2011 D un an à l autre ,00% ,38% 2,38% ,91% 0,53% ,64% 0,73% ,67% 1,03% ,24% 1,57% Pour l ensemble de la période, l augmentation annuelle moyenne du nombre de nouveaux cas est de 1,2%. Pour la période , l augmentation du nombre de nouvelles pensions de retraite est estimée annuellement à 1,1%. 2.5 Comparaison avec le passé proche et conclusion partielle Résumé des évolutions annuelles moyennes des nombres et montants durant les différentes périodes Paramètre Nombre de pensions retraite +2,1% +0,9% +2,0% +1,8% survie -1,4% -0,7% -0,7% -1,6% Montant des dépenses retraite +3,6% +2,8% +3,9% +3,2% survie -0,7% +0,8% +0,5% -0,1% Nouveaux cas femmes et hommes +1,2% +5,7% +2,7% +1,1% L augmentation du nombre de pensionnés va continuer à s accélérer jusqu en 2012 puis elle connaîtra une légère décroissance. En ce qui concerne l augmentation annuelle moyenne des montants de dépense, il faut garder à l esprit que, si toutes les augmentations s entendent hors inflation, un certain nombre de mesures de revalorisation y sont incluses particulièrement en L année 2012 connaît une forte progression du nombre de bénéficiaires par rapport à l année précédente (2,38%). La tendance va se poursuivre dans les années à venir dans une moindre mesure pour atteindre un rythme annuel de 0,9% sur la période Contrat d administration / 7 5

56 5 6 / 7 5 Contrat d administration

57 Annexe 2: Fixation des crédits de gestion 1 Les crédits de gestion 1.1 La composition L article 11, 2, 2, de l arrêté royal du 3 avril 1997 dispose que le budget de gestion est constitué des recettes et des dépenses relatives à la gestion de l institution. Les crédits de gestion pour les dépenses sont composés de trois catégories : les crédits de personnel, les crédits de fonctionnement et les crédits d investissement. 1.2 Les crédits de gestion 2013 pour les dépenses En euros 2013 Budget de gestion Missions de base Dépenses de personnel Dépenses de fonctionnement Ordinaires Informatiques propres Informatiques SMALS Dépenses d'investissements Informatiques Ordinaires (Mobilier) Dépenses fonctionnement et investissements Total dépenses de gestion (hors immeubles) Immeubles Total Dépenses de gestion normé (immeubles inclus) En euros 2013 Budget de gestion Nouvelles initiatives Dépenses de personnel 0 Dépenses de fonctionnement Ordinaires 0 Informatiques propres 0 Informatiques SMALS Dépenses d'investissements 0 Informatiques 0 Ordinaires (Mobilier) 0 Dépenses fonctionnement et investissements Projets 0 Budget de gestion global Contrat d administration / 7 5

58 1.3 Articles budgétaires par catégories de dépenses Dépenses de personnel Ancien Dépenses de fonctionnement Fonctionnement ordinaire Nouveau Rémunérations du personnel Cotisations sociales à charge de l'organisme Allocations sociales directes et indirectes Transferts au Fonds des primes syndicales Service social du personnel Rétributions à des personnes attachées administrativement à l'organisme Formation professionnelle du personnel Frais de représentation, de déplacement et de séjour Honoraires autres que pour le contentieux Frais de locaux autres que consommation énergétique et frais de matériel, mobilier, machines, matériel roulant et fournitures Dépenses de consommation énergétique (bureaux régionaux) Frais de bureau, de publication et de publicité Annulation de créances en matière de traitements, indemnités et rétributions dus au personnel en service actif ou pensionné Fonds dérobés Prêts financiers et avances consentis par l'organisme Garanties et cautionnements reçus de tiers Informatique Investissements Investissements ordinaires Dépenses courantes de développement et Exploitation informatique Mobilier, matériel et cloisons Machines Matériel roulant Bibliothèque professionnelle Investissements informatiques Dépenses d'investissements en matière informatique Investissements immobiliers Achats d'immeubles à usage principalement administratif Frais de construction et d'extension augmentant la valeur d'immeubles 5 8 / 7 5 Contrat d administration

59 1.4 Paramètres pour les crédits de gestion pour les années 2014 et 2015 En euros Paramètres pour 2014 et 2015 Budget de gestion Missions de base Dépenses de personnel coefficient moyen de liquidation des rémunérations Année N (1) Budget année précédente x coefficient moyen de liquidation des rénumérations Année N -1(2) (1) hypothèse du budget économique du Bureau du Plan (2) Coefficient réel Dépenses de fonctionnement Ordinaires Budget année précédente x augmentation indice santé Informatiques Budget année précédente x augmentation indice santé propres Informatiques Budget année précédente x augmentation indice santé SMALS Dépenses d'investissements Informatiques Budget année précédente x augmentation indice santé Ordinaires Budget année précédente x augmentation indice santé (Mobilier) Immeubles déterminées chaque année en fonction des besoins établis, moyennant l avis favorable du Commissaire du Gouvernement du Budget, tenant compte, notamment, de l évolution du programme pluriannuel. Contrat d administration / 7 5

60 2 Répartition des crédits de gestion dépenses Frais de personnel Rémunérations du personnel Cotisations sociales à charge de l'organisme Allocations sociales directes et indirectes Transferts au Fonds des primes syndicales Dépenses de fonctionnement Service social du personnel (sauf pensions et prêts) Rétributions à des personnes attachées administrativement à l'organisme R 8125 Formation professionnelle du personnel Frais de représentation, de déplacement et de séjour Honoraires autres que pour le contentieux R 8121 Frais de locaux autres que consommation énergétique et frais de matériel, mobilier, machines, matériel roulant et fournitures Dépenses de consommation énergétique (bureaux régionaux) Frais de bureau, de publication et de publicité R Dépenses courantes de développement et exploitation informatique Annulation de créances en matière de traitements, indemnités et rétributions dus au personnel en service actif ou pensionné Fonds dérobés Prêts financiers et avances consentis par l'organisme Garanties et cautionnements reçus de tiers Dépenses d'investissement R 8741 R Achats d'immeubles à usage principalement administratif R 8742 R Frais de construction et d'extension augmentant la valeur d'immeubles Dépenses d'investissements en matière informatique R 8702 R R R 8731 R Mobilier, matériel et cloisons R 8721 R Machines R 8733 R Matériel roulant R 8734 R Bibliothèque professionnelle Les articles budgétaires suivis d'un R peuvent faire l'objet d'un report de crédits en application de l'article 14 2 de l'ar du / 7 5 Contrat d administration

61 3 Répartition des crédits de gestion recettes Recettes de fonctionnement Notes de crédits et ristournes consenties ultérieurement sur fournitures courantes Produits de vente de biens non durables Interventions de tiers dans les dépenses de fonctionnement Produit de location de biens administratifs Remboursement des frais d'administration pour services rendus à des tiers Ventes bien immeubles Mobilier, matériel et cloisons Machines Matériel roulant Ventes matériel informatique Prêts financiers et avances consentis par l'organisme Garanties et cautionnements reçus de tiers Contrat d administration / 7 5

62 4 Fixation des crédits de gestion 4.1 Introduction La présente annexe détaille la fixation des crédits de gestion : d une part, pour les budgets relatifs aux missions de base, d autre part, pour les budgets relatifs aux projets. 4.2 Crédits de gestion relatifs aux missions de base Le tableau ci-après reprend les montants de référence Les montants normés sont les montants fixés par la circulaire du 4 mai 2012 En euros 2012 Budget de gestion Missions de base Dépenses de personnel Dépenses de fonctionnement Ordinaires Informatiques propres Informatiques SMALS Dépenses d'investissements Informatiques Ordinaires (Mobilier) Dépenses fonctionnement et investissements Total dépenses de gestion (hors immeubles) Immeubles Total Dépenses de gestion normé (immeubles inclus) Crédits de personnel L estimation des crédits de personnel reprend aussi bien le personnel statutaire que le personnel contractuel. ~ Fixation budget 2013 Les crédits de personnel demandés pour 2013 sont basés sur les crédits normés 2012 fixés par la circulaire du 4 mai 2012 et sur lesquels l'augmentation de l'indice santé est appliquée. Ces crédits normés sont augmentés de , EUR augmentation de 1,5 % de la cotisation au pool des parastataux. Les crédits de personnel 2013 sont dès lors fixés à EUR. ~ Fixation budgets : crédits 2013 ; 2015 : crédits 2014 diminués de EUR. Les crédits de personnel pour les années 2014 et 2015 sont obtenus en appliquant l augmentation de l indice santé au budget de l année précédente. 6 2 / 7 5 Contrat d administration

63 2 Crédits de fonctionnement 2.1 Crédits de fonctionnement ordinaires (= hors informatique) ~ Fixation budget 2013 Les crédits de fonctionnement ordinaires sont estimés sur la base du montant normé 2012 fixés par la circulaire du 4 mai 2012, diminués de l'économie linéaire décidée au Conseil des Ministres du 30 novembre 2012 de EUR et de EUR décision du 26 novembre ~ Fixation budgets : crédits 2013 diminués de EUR ; 2015 : crédits Les crédits de fonctionnement ordinaires pour les années 2014 et 2015 sont obtenus en appliquant l augmentation de l indice santé au budget de l année précédente. 2.2 Crédits de fonctionnement informatique Les crédits de fonctionnement informatique relatifs aux missions de base peuvent être répartis en deux composantes : les frais récurrents et les frais pour les missions de base et les projets Frais récurrents Les frais récurrents sont les dépenses nécessaires pour maintenir opérationnels les systèmes informatiques existants et les adapter à l évolution technologique. Ils sont répartis en frais informatiques propres et en frais informatiques Smals. ~ Fixation budget 2013 (sans les projets) Les frais récurrents en 2013 sont les frais de 2012 fixés par la circulaire du 4 mai Pour 2013, cela donne EUR pour les moyens de fonctionnement informatique récurrents soit EUR pour les frais informatiques propres et EUR pour les frais informatiques Smals. ~ Fixation budgets Les crédits de fonctionnement informatique pour les années 2014 et 2015 sont obtenus en appliquant l augmentation de l indice santé au budget de l année précédente Projets missions de base Projet d'un moteur de pension ONP INASTI SdPSP pour un montant de : EUR ; EUR ( EUR EUR) ; EUR ( EUR EUR). 3 Crédits d investissement 3.1 Investissements hors informatique (mobiliers) ~ Fixation budget 2013 (sans les projets) Les crédits d investissement ordinaires sont les crédits normés 2012 fixés par la circulaire du 4 mai Le montant obtenu est de EUR ; ~ Fixation budgets Les crédits d investissement hors informatique pour les années 2014 et 2015 sont obtenus en appliquant l augmentation de l indice santé au budget de l année précédente. Contrat d administration / 7 5

64 3.2 Investissements concernant l informatique ~ Fixation budget 2013 (sans les projets) Les crédits d investissement concernant l informatique sont les crédits normés 2012 fixés par la circulaire du 4 mai Le montant obtenu est de EUR ; ~ Fixation budgets Les crédits d investissement concernant l informatique pour les années 2014 et 2015 sont obtenus en appliquant l augmentation de l indice santé au budget de l année précédente. 3.3 Investissements immobiliers ~ Fixation budget 2013 Les crédits d investissement immobiliers sont les crédits normés 2012 fixés par la circulaire du 4 mai 2012 diminués de EUR décidé lors de la trilatérale du 14.décembre Le montant est de EUR ; ~ Fixation budgets Les crédits d investissement immobiliers pour les années 2014 et 2015 sont déterminés chaque année en fonction des besoins établis, moyennant l avis favorable du Commissaire du Gouvernement au Budget, tenant compte, notamment de l évolution du programme pluriannuel. Lors de la trilatérale du 14 décembre 2012, il a été décidé que les crédits sont fixés pour : 2014 : EUR ; 2015 : EUR. 6 4 / 7 5 Contrat d administration

65 Annexe 3: Business Case Moteur Pension 1 Références Contrat d administration Le projet Moteur Pension a trait aux objectifs contenus dans les articles suivants: ~ Article 7, points 3, 4 et 5 ~ Article 8 ~ Article 13 ~ Article 23 ~ Article 24 2 Défi Tant le vieillissement que la réforme des pensions ont un impact important sur la charge de travail et la méthode de travail des administrations de pension ONP, INASTI et SdPSP. Au cours de la période par exemple, le nombre de pensionnés payés par l ONP a augmenté de presque 4 pour cent. Le nombre de nouvelles pensions à attribuer a augmenté au cours de la même période à l ONP et à l INASTI, d à peu près 20 pour cent. C est surtout sur ce point que se situe la charge de travail la plus importante. De plus, suite à la réforme des pensions, la complexité des dossiers et des procédures s est encore accrue, et plus encore dans le cas de carrières mixtes. Une autre conséquence tant du vieillissement que de la réforme des pensions est la demande croissante de renseignements en matière de la (future) pension. Particulièrement, la réponse à la question «quand puis-je prendre ma pension» est devenue beaucoup plus complexe. Pour le calcul de pension (tant estimation qu attribution définitive) des citoyens avec une carrière mixte, les trois administrations de pension doivent disposer des périodes prises en considération pour le calcul de pension sur base de la carrière par les différentes administrations de pension. La réforme des pensions a en effet instauré la condition de carrière minimum tous régimes confondus. Celui-ci détermine non seulement la date de prise de cours, mais influence également le droit au bonus de pension. Pour toute question au sujet de la pension, toute estimation de celle-ci et toute attribution d une pension, les organismes de pension doivent donc disposer de leurs interprétations mutuelles de la carrière. Il en va de même pour l application de la pension minimum mixte et de la fixation des limites en matière d activité autorisée. Ce processus entre les différentes administrations de pension se déroule actuellement de manière presqu entièrement manuelle. Afin d affronter la pression de travail croissante sans personnel supplémentaire, une automatisation s impose. 3 Solution 3.1 Banque de données avec tous les éléments de calcul de pension et résultats Les organismes de pension doivent disposer en premier lieu de leurs données de carrière interprétées mutuelles et donc révisées. Dans un contexte européen, l on parle également de périodes d assurance de pension. Pour une application correcte des règles de cumul et la fixation de la situation la plus avantageuse par année civile, il est également nécessaire d échanger les résultats de calcul de pension intermédiaires et définitifs qui y sont associés. Cet échange aura lieu via la constitution d une banque de données commune. L autorisation d échange mutuel des données personnelles entre les trois Institutions publiques de sécurité sociale précitées a été accordée en effet à la condition suspensive qu elles s engagent toutes expressément Contrat d administration / 7 5

66 à procéder pour le 31 décembre 2014 au plus tard à l instauration d une banque de données personnelles intégrée pour les carrières de travailleurs salariés, indépendants et fonctionnaires. Afin d être utilisables, il s agit ici de données de carrière interprétées. Il s agit donc de données de carrière qui ont été révisées par les organismes de pension concernés et transformées en des périodes d assurance de pension. 3.2 Lier les moteurs de calcul de pension spécifiques aux différents régimes Pour l élaboration d estimations communes, l établissement de simulations et projections communes et à terme la notification unique d une décision de pension, il est important que soient associés aux périodes d assurance de pension les résultats de calcul intermédiaires et -en cas d attributionégalement définitifs. Afin d alimenter cette banque de données avec ces données, une liaison doit être établie avec les moteurs de calcul spécifiques aux différents régimes. Un système d orchestration assurera l interaction automatique entre les moteurs de calcul de l ONP, de l INASTI et du SdPSP. Via ce système, la banque de données sera alimentée pour tous les cas au minimum une fois par an avec tous les éléments de calcul de pension et un calcul intermédiaire sur la base de ces éléments. De cette manière, les trois administrations de pension disposent des éléments de calcul nécessaires à l estimation, la simulation et l attribution des droits au sein de leur régime et ce, via une alimentation automatisée. En outre, l échange mutuel permet l élaboration d estimations et de simulations uniques et la base est posée en vue d en arriver à une notification unique. 3.3 Ouverture commune des données de pension pour le citoyen Ces données communes seront en outre rendues accessibles au citoyen. Le citoyen obtient ainsi à tout moment (et pas uniquement à ses 55 ans) un aperçu des éléments de sa carrière de pension (tous régimes confondus), de son estimation consolidée et de la projection de son montant de pension et il a une vision de la date de prise de cours la plus proche de sa pension, ainsi peut-il simuler l influence de ses futurs choix de carrière sur la date de prise de cours et le montant de pension via quelques scénarios standards. 4 Justification solution choisie L édification d un tout nouveau moteur de calcul commun à tous les régimes aurait pu représenter une alternative. Edifier une telle application from scratch comporte cependant pas mal de risques vu la grande complexité. De plus, tant le coût que le temps de réalisation seraient beaucoup plus élevés. C est pourquoi, l on a opté pour une solution plus pragmatique qui adapte les moteurs existants et les lie via le système de l orchestrateur. En raison du nombre élevé d interactions prévues entre les moteurs spécifiques aux différents régimes, un échange de données qui fonctionne simplement sur la base des flux de données en temps réel est très risqué pour les (la charge des) systèmes opérationnels des trois organismes de pension. C est pourquoi les résultats intermédiaires et finals seront enregistrés dans une banque de données commune. 5 Implantation stratégique Le projet explicité ci-après des trois organismes de pension cadre dans le passage suivant de l accord gouvernemental: Toutes les personnes actives recevront très régulièrement, dès le début de leur carrière, une estimation de leurs futurs droits de pension. Les données relatives à la carrière des trois régimes légaux des pensions et des pensions complémentaires seront finalement intégrées dans une seule banque de données, où les données seront stockées dans un format utilisable pour toutes les branches de la sécurité sociale. Il y aura ainsi un point de contact unique permettant aux pensionnés et aux futurs pensionnés de s informer sur leur situation et sur leurs droits. 6 6 / 7 5 Contrat d administration

67 De plus, la décision suivante a été prise lors de la délibération du 4 septembre 2012 du Comité sectoriel de la Sécurité sociale et de la Santé Division Sécurité sociale suite à la demande d autorisation relative à l échange électronique de données personnelles entre l Office national des Pensions, l'institut national d'assurances sociales pour Travailleurs indépendants et le Service des pensions du Secteur public: Par ces motifs, le Comité sectoriel de la sécurité sociale et de la santé autorise l'office national des pensions, l'institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants et le Service des pensions du Secteur public à s'échanger, selon les modalités et aux conditions précitées, les données de pension qui sont disponibles chez eux, en vue de l'application intégrée de la législation en matière de pensions, de la mise en place d'un point de contact pour les pensions unique pour les assurés sociaux et de la garantie d'une notification définitive commune des décisions en matière de pensions. L'autorisation pour les trois institutions publiques de sécurité sociale de s'échanger mutuellement des données à caractère personnel est accordée sous la condition suspensive qu'elles s'engagent toutes, explicitement, à créer une banque de données intégrée pour les carrières des travailleurs salariés, des travailleurs indépendants et des fonctionnaires d'ici au 31 décembre Lors de la mise en place effective de la banque de données consolidée précitée, il doit être mis fin le plus rapidement possible à l'échange mutuel de données à caractère personnel tel que décrit cidessus. En toute hypothèse, la présente autorisation cesse de produire ses effets au 31 décembre Elaboration technique: schéma d ensemble 6.1 Situation AS IS Les organismes de pension n ont, à ce jour, pas d accès automatisé aux éléments de calcul de pension l un de l autre. Pour le calcul de pension par régime (!) et dans toutes ses facettes (estimations, simulations et décisions d attribution), en cas de carrières mixtes, les données nécessaires doivent donc être échangées manuellement (soit sur papier, soit par consultation manuelle d un service web). Pour l établissement d estimations, simulations et décisions de pension uniques, tous régimes confondus, les décisions des différents régimes doivent ensuite être fusionnées manuellement. Cette situation est impossible en pratique. Contrat d administration / 7 5

68 DMFA CAISSES D ASSURANCES SOCIALES Argo Moteur ONP E-Clipz Moteur INASTI Capelo Moteur SdPSP Communication / Communication / Communication / Décision Décision Décision 6.2 Situatie TO BE Il s agit concrètement de l automatisation des interactions entre les différentes institutions. Les données qui sont nécessaires à un calcul inter-régimes sont stockées dans une banque de données commune. L input fourni se compose: 1 Des droits en fonction du montant de la pension et la durée de la carrière ; 2 De l estimation ; 3 De la projection ; 4 Dans une phase ultérieure de la décision d attribution. Le système permet également des demandes de renseignements en ligne (simulations par le citoyen, estimation ou décision générée par un organisme de pension ). Les données des banques de données Argo, E-Clipz et Capelo ne sont donc pas transférées directement vers la banque de données commune. C est ainsi que la banque de données commune contient uniquement des données qui à ce moment-là comptent effectivement pour le calcul de la pension (fixer le montant et la date de prise de cours ). Les différents moteurs spécifiques aux différents régimes dépendent pour leur calcul de données fournies par les moteurs des autres régimes. Il faut remarquer que l alimentation de la banque de données ne nécessite pas une seule, mais dans la plupart des cas plusieurs interactions entre les moteurs. L orchestrateur garantira ces actions consécutives. Par la fusion des décisions définitives et l application des règles de cumul au niveau de l orchestrateur, des estimations en simulations uniques peuvent être fournies de cette manière. La notification unique d une décision d attribution pourra y être incorporée après / 7 5 Contrat d administration

69 ATHENA CAISSES D ASSURANCES SOCIALES Argo Moteur ONP E-Clipz Moteur INASTI Capelo Moteur SdPSP Orchestrateur 1 communication / décision 7 High level scope 7.1 Banque de données Développement d une nouvelle banque de données commune aux trois organismes de pension. Celle-ci contient: des données de carrière interprétées (et donc révisées) en fonction de la pension ( données de carrière nettes ) résultats intermédiaires et résultats finals des calculs Contrat d administration / 7 5