GUIDE ETUDIANT CONVENTION DE STAGE Ce qu il faut savoir

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1 BAIP-Bureau des stages 200 avenue de la république Nanterre E-01 Mail : stages@u-paris10.fr «Formation Initiale» GUIDE ETUDIANT CONVENTION DE STAGE Ce qu il faut savoir QUELLE EST LA DÉMARCHE POUR L ÉTABLISSEMENT DE LA CONVENTION DE STAGE.Page2-3 QUELLES SONT LES PIÉCES À FOURNIR..Page 4 JE PRENDS RENDEZ-VOUS...Page 5 COMMENT OBTENIR UN AVENANT A LA CONVENTION DE STAGE Page 6 COMMENT VALIDER UNE OFFRE DE STAGE DU MINISTERE DES AFFAIRES ÉTRANGERES Page7-8 L ORGANISME D ACCUEIL ÉDITE SA PROPRE CONVENTION DE STAGE..Page9 EVALUATION FIN de STAGE...Page10 FORMULAIRE «AIDE À LA SAISIE DE LA DEMANDE DE CONVENTION DE STAGE.Page 11 FOMULAIRE «ATTESTATION DE STAGE».Page12 -Le formulaire- FORMULAIRE «Mandatement de signature» enseignant référent.page 13 Pour toute autre information, consultez : 1-RéseauPro : offres de stages /emplois, action et informations Insertion Professionnelle& convention de stage : 2-Le site de l université : kjsp?RH=FR_PORTAIL_ETUDIANT&RF= L application RDV : réservation de rendez-vous reserve-stages.u-paris10.fr 4-La plateforme stage : la saisie de la demande de convention MAJ (YKL): juillet

2 LA DÉMARCHE POUR L ÉTABLISSEMENT DE LA CONVENTION DE STAGE. La fin de l année universitaire fixe la date limite de la durée du stage qui ne peut se poursuivre au-delà. Conditions pour effectuer un stage : ma formation prévoit un stage (se reporter au livret pédagogique sur le site de votre composante) mon stage est en corrélation avec la formation suivie, Je peux alors entamer la démarche pour l établissement de ma convention de stage ; Ma formation prévoit au moins 200heures de volume horaire pédagogique Rappel : Sans convention de stage l organisme d accueil se met dans l illégalité ; Sans convention de stage je n ai aucune existence juridique au regard du droit du travail ; Sans convention de stage je ne suis pas couvert pour les accidents du travail/trajet ; «POUR ÉTABLIR UNE CONVENTION DE STAGE» «ANTICIPER LA FERMETURE D HIVER ET DE L ÉTÉ DES SERVICES DE L UNIVERSITÉ» J ai trouvé un stage, je demande au secrétariat pédagogique de ma formation le nom et les coordonnées de l enseignant référent pour mon stage ; Étape Bureau des Stages : 1 ère étape : je rassemble les pièces demandées, je saisis ma demande en ligne, je prends rendez-vous et je me présente à l heure convenue au Bureau des Stages (E-01) pour établir ma convention. 2 ème étape : Si le dossier est complet et les informations renseignées sont correctes, ma convention m est remise le jour du rendez-vous. Étape composante : Je me présente avec les 03 exemplaires de la convention (originaux) à ma composante pour obtenir la signature de l enseignant référent et le cachet de l UFR. Étape Organisme d accueil : Je me rends avec les 03 exemplaires originaux de la convention à mon lieu de stage pour obtenir la signature du tuteur et du représentant légal de l organisme d accueil ; les 03 exemplaires originaux de la convention sont déposés par l'étudiant au bureau des stages OU adressés par courrier postal au bureau des stages; le bureau des stages signe, valide et renvoie un exemplaire original à l'étudiant, un exemplaire original à l'organisme d'accueil et conserve le troisième exemplaire original. 2

3 Ordre de signature de la convention de stage : Les 03 exemplaires de la convention sont à faire signer par tous les signataires avant le démarrage du stage : 1-L étudiant signe sur place les trois exemplaires de la convention de stage (originaux) ; 2- l enseignant référent de l université + cachet de la composante, 3-Le tuteur de l organisme d accueil, 4-Le signataire légal de l organisme d accueil, signature + cachet de la structure; 5- l Université signe en dernier pour valider et autoriser le démarrage du stage (Bureau des stages). Attention : Aucune convention ne sera validée après la date de début du stage et encore moins à la fin du stage. Retour des conventions au bureau : seuls les exemplaires originaux seront acceptés (pas de copies, pas de scans). 3

4 LES PIECES A FOURNIR Je souhaite obtenir une convention de stage. Je renseigne correctement le formulaire de demande : Espace étudiant : Je saisie mes numéros étudiant & INE complets avec la dernière lettre (voir carte étudiant) Les pièces à fournir pour un stage en France : Ma carte étudiant de l année en cours + 1 copie, Certificat de scolarité de l année en cours + 1 copie L attestation d assurance responsabilité civile - 2 copies- Les pièces à fournir pour un stage à l étranger : Ma carte étudiant de l année en cours - 1 copie-, Certificat de scolarité de l année en cours + 1 copie L attestation d assurance responsabilité civile - 2 copies - L attestation de rapatriement - 2 copies -, L attestation d affiliation à la sécurité sociale - 2 copies - Pour tout renseignement sur les conditions de vie dans les différents pays, je consulte la rubrique «conseils aux voyageurs», le site de l ambassade ou du consulat du pays où j envisage d effectuer un stage ou le site de la Maison des Français à l Étranger L attestation de responsabilité civile : Tous les stagiaires, sous couvert d une convention de stage, bénéficient d une protection contre le risque accidents du travail - maladies professionnelles. Dans la majorité des cas, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu étudiant : ayant droit de ses parents, régime étudiant ou couverture maladie universelle. Une assurance responsabilité civile souscrite par l étudiant est obligatoire ; celle-ci permet d être couvert en cas d accident. Quant à l entreprise, dès lors qu elle accueille des stagiaires, elle est tenue de contracter une assurance responsabilité civile. Comment l obtenir : Il s agit d une assurance scolaire extra-scolaire, stage en entreprise, vie de famille. Cette assurance est généralement fournie par les assureurs étudiants (SMEREP-LMDE-MAE) ; Cette assurance est aussi comprise dans l assurance habitation multi risque, l étudiant doit en faire la demande auprès de la compagnie d assurance de son logement. Dans le cas où l étudiant habite chez ses parents, il convient de contacter leur compagnie d assurance. 4

5 RESERVATION DE RENDEZ-VOUS Une fois que ma demande de convention est saisie en ligne et les pièces à fournir rassemblés, Je prends rendez- vous sur: reserve-stages.u-paris10.fr Et me présente au bureau des stages bâtiment E-01 Je suis mis à contribution pour la bonne gestion des flux au bureau des stages. Je respecte les règles suivantes : Je réserve suffisamment à l avance, Je me présente au moins 10mn avant mon heure de passage. Je profite de ce temps d attente pour vérifier que mon dossier est complet. Tout dossier incomplet ne sera pas traité le jour du rendez-vous. En cas de retard, je perds le bénéfice de mon RDV. Je ne peux réserver qu un seul RDV à la fois. Je peux annuler mon RDV (en cliquant sur le lien réserve stage) ou par mail: stages@u-paris10.fr Si je n ai pas pris de RDV, par égard pour les autres étudiants, je ne force pas le passage. Une fois toutes les signatures obtenues, les 3 exemplaires (originaux) de la convention de stage doivent être remis au Bureau des Stages pour validation (signature de l Université), Pas de stage sans convention de stage, Aucune convention de stage ne sera établie Après le démarrage du stage et encore moins à la fin du stage. La convention doit être validée par le bureau des stages Avant le début du stage Et non à la fin du stage Je tiens compte des délais nécessaires à l établissement et à la signature de la convention de stage avant d effectuer la démarche. Je tiens compte des congés de fermeture de l'université, des congés du personnel enseignant et administratif. 5

6 COMMENT OBTENIR UN AVENANT À LA CONVENTION DE STAGE : Sous réserve du respect de la durée de stage et des aspects réglementaires, je peux bénéficier d un avenant à la convention de stage : déplacement, changement de temps de présence, prolongation, modification date de stage, interruption de stage Un avenant ne peut être délivré que pour une convention signée par toutes les parties en original, Etape 1 : J obtiens du tuteur de mon organisme d accueil puis de mon enseignant réfèrent l autorisation pour un avenant à ma convention; Etape 3 : Le bureau des stages édite l avenant en 03 exemplaires, Etape 4 : l avenant est remis à l étudiant pour signature par l enseignant référent et cachet de l UFR, par le tuteur et par le représentant légal de l organisme d accueil; Etape 5 : Les exemplaires (originaux) sont à retourner au bureau des stages par courrier postal ou à déposer directement au bureau des stages pour signature finale et validation par l université. Avenant d interruption de stage & arrêt du stage: Se conformer aux dispositions de l article 9 de la convention de stage, informer le bureau des stages en indiquant les accords des deux tuteurs (enseignant réfèrent et tuteur), le motif de l interruption ainsi que la date convenue pour interrompre la convention. Avenant de prolongation : Conformément à la réglementation en vigueur, (article 9 de la convention), J adresse ma demande de prolongation au bureau des stages au plus tard une semaine avant la date de fin de stage (passée la date de fin de stage, c est une nouvelle convention qui devra être établie) ; Il n y aura pas de prolongation de stage au-delà de la fin de l année universitaire (article 9 de la convention). Avenant de déplacement hors lieu du stage en France ou à l étranger : Cet avenant concerne tout déplacement hors du lieu de stage stipulé sur la convention de stage. Etudiant demande l avenant au bureau des stages, en indiquant la destination et la date de son déplacement; Pour un déplacement à l étranger, l étudiant veillera à fournir une attestation de rapatriement couvrant la période. 6

7 COMMENT VALIDER UNE OFFRE DE STAGE DU MINISTÉRE DES AFFAIRES ÉTRANGÈRES Je m identifie en saisissant le code suivant : 93/41 Le Ministère des Affaires étrangères et du Développement international offre la possibilité d effectuer un stage intégré à un cursus pédagogique, à l administration centrale (à Paris ou à Nantes) ou à l étranger aux étudiants inscrits dans un établissement d enseignement supérieur français. En France, le stagiaire est accueilli dans une de ses directions : politique, géographique, stratégique, juridique, de la mondialisation, etc. A l étranger, l étudiant effectue son stage dans une mission diplomatique (chancellerie politique, service de presse, service de coopération et d action culturelle, section consulaire) ou à un poste consulaire. Pour tout renseignement sur les conditions de vie dans les différents pays, il convient de consulter la rubrique «conseils aux voyageurs», le site de l ambassade ou du consulat où vous envisagez d effectuer un stage ou le site de la Maison des Français à l Etranger. Durée du stage - règles de cumul des stages Dans un souci d équité et d ouverture des stages au plus grand nombre, il est interdit de cumuler plusieurs stages de plus de deux mois au sein du ministère des Affaires étrangères et du Développement international. Il est néanmoins possible de cumuler un stage long (de plus de deux mois) et un ou plusieurs stages courts (2 mois et moins). Conditions à remplir : Ces conditions sont à remplir impérativement pour être candidat : Être inscrit dans un établissement d enseignement supérieur français ayant conclu un partenariat avec le ministère des Affaires étrangères et du Développement international, pour y suivre une formation dont le volume pédagogique d enseignement effectué en présentiel est d au minimum 200 heures par année d enseignement, en vue de l obtention d un diplôme national. Être affilié à la sécurité sociale française. Comment postuler : 1-Code convention partenaire : 93/41 o Important : L étudiant doit alors suivre les étapes suivantes. Être inscrit sur un diplôme au titre de l année en cours à l université Paris Ouest Nanterre la Défense. 2 - Saisie d une candidature en ligne pour chaque offre: 7

8 Attention : le nombre de candidatures est limité à 5, veillez à ce que l offre corresponde : aux exigences de votre cursus, à votre profil, à vos dates de disponibilité, aux conditions matérielles que vous pouvez supporter. Dès que vous aurez saisi une candidature, un accusé de réception vous sera adressé par courriel ainsi qu à votre établissement qui devra donner son accord de principe. Présentez-vous au bureau des stages, muni de : la copie du mail reçu, une copie recto-verso de votre carte étudiant de l année en cours une attestation de niveau de langue étrangère exigé par le Ministère, l université valide votre candidature, Sans cet accord, le Ministère des Affaires étrangères ne peut prendre en compte votre candidature. Votre candidature sera alors examinée par le Ministère des Affaires étrangères, qui décidera le cas échéant de la proposer au maître de stage à l origine de l offre. Celui-ci devra sélectionner un étudiant au plus tard à la date limite figurant sur l offre de stage. Vous serez informé par courriel de la suite (positive comme négative) donnée à votre candidature, au plus tard à la date limite de réponse indiquée sur chaque offre de stage. Si votre candidature est retenue, un accord formel pour le stage qui vous est proposé vous sera demandé, vous devrez fournir un dossier accompagné de certaines pièces afin que votre stage soit validé administrativement. 8

9 L ORGANISME D ACCUEIL EDITE SA PROPRE CONVENTION DE STAGE Les entreprises qui utilisent leur propre convention de stage et ne veulent pas signer celle de l université ; Il peut arriver que l organisme d accueil refuse de signer la convention de stage de l université et exige d utiliser sa propre convention. Cela est possible : L étudiant doit faire la démarche initiale pour obtenir une convention de stage (voir page3): Accord de l enseignant réfèrent ; Saisie en ligne ; Constitution du dossier ; Réservation de rendez-vous; Le bureau des stages vérifie les informations et l ensemble des mentions légales obligatoires contenues dans la convention du partenaire et valide la démarche ; L étudiant se présente au niveau de sa composante pour signature de la convention de stage, La convention est présentée à l organisme d accueil pour signature du tuteur et du représentant légal ; Retour des conventions au bureau des stages pour validation. En tout état de cause, un seul modèle de convention de stage sera signé par l ensemble des parties. 9

10 EVALUATION DE STAGE A la fin du stage l étudiant et le tuteur au niveau au niveau de l organisme d accueil sont invités à remplir en ligne un formulaire de satisfaction pour exprimer leur avis sur le déroulement du stage, Cette opération n est possible que si l étudiant : A renseigné correctement les informations lors de la saisie de la demande de convention en ligne, A validé sa convention de stage avant le début du stage, (Convention signée par toutes les parties et dont un exemplaire original a été remis au bureau des stages) Ces évaluations sont consultables par l enseignant référent sur la plateforme stage, L enseignant référent est invité à créer un compte sur la base de stage pour suivre le groupe de stagiaires dont il a la charge (16 stagiaires), Consulter les conventions de stages de son groupe et disposer des statistiques Consulter les évaluations 10

11 «Aide à la saisie en ligne» BAIP-Bureau des stages BAT-E01 Mail : stages@u-paris10.fr Ces informations sont à remplir par l étudiant avec l aide du tuteur au niveau de l organisme d accueil et de sa composante, Le document est fourni à l étudiant afin de réunir des informations nécessaires à la saisie de la convention, Ce document ne nécessite aucune signature. Ce document n est pas obligatoire mais nécessaire pour obtenir des informations correctes sur le stage. 1-Informations stage : Date début :.. Date fin :. Nombre de jours : (Prévoir planning) Nombre d heures/semaine : (Prévoir planning) Service d affectation :.. Tél :.mail : Adresse lieu du stage :. CP :.Commune : Signataire légal de la convention (RH, Gérant, Maire, Directeur,..): Nom :. Prénom : Fonction :.. Tél :..Mail.. Sujet du stage : Activités confiées (à saisir en détail en ligne):.... Compétences à acquérir ou à développer : Gratification (indiquer le montant si oui) : Oui..Non :.. 2-Encadrement du stage : Tuteur au niveau de l organisme d accueil Nom :.. Prénom : Fonction :. Mail :.. Tél : Enseignant Référent Université Nom :.. Prénom :. Fonction :.. Mail :. Tél secrétariat pédagogique : Mail : Le document «aide à la saisie» est un document qui comporte les mentions obligatoires contenues dans la convention de stage et permet aussi de: Définir les missions et activités du stage proposées par l organisme d accueil (Une redéfinition de la mission peut être proposée par l enseignant référent) Désigner un enseignant référent, responsable du suivi pédagogique de la période du stage Attention : un référent ne peut encadrer que 16 stagiaires au maximum. Rassembler toutes les informations nécessaires pour la saisie de la convention en ligne. 11

12 Attestation de stage LOGO DE L ORGANISME D ACCUEIL ATTESTATION DE STAGE A remettre au stagiaire à l issue du stage ORGANISME D ACCUEIL Nom ou dénomination sociale :.... :. Certifie que LE STAGIAIRE Nom..Prénom :. Sexe : F M Né(é) le :.../.../ Adresse :.. :.Mél : ETUDIANT EN (intitulé de la formation ou du cursus de l enseignement supérieur suivi par le ou la stagiaire) : AU SEIN DE : L UNIVERSITE PARIS OUEST NANTERRE LA DEFENSE a effectué un stage prévu dans le cadre de ses études DUREE DU STAGE Dates de début et de fin du stage : du / / Au../ / Représentant une durée totale de.(nombre de Mois/ Nombre de semaines) (rayer la mention inutile) La durée totale du stage est appréciée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l organisme, sous réserve des droits à congés et autorisations d absence prévus à l article L du code de l éducation (artl du code de l éducation).chaque période au moins égale à 7heures de présence consécutives ou non est considérée comme équivalente à un jour de stage et chaque période au moins égale à 22 jours de présence consécutifs ou non est considérée comme équivalente à un mois. MONTANT DE LA GRATIFICATION VERSEE AU STAGIAIRE Le stagiaire a perçu une gratification de stage pour un montant total de :.. L attestation de stage est indispensable pour pouvoir, sous réserve du versement d une cotisation, faire prendre en compte le stage dans les droits à retraite.la législation sur les retraites (loi n du 20janvier 2014) ouvre aux étudiants dont le stage a été gratifié la possibilité de faire valider celui-ci dans la limite de deux trimestres, sous réserve du versement d une cotisation.la demande est à faire par l étudiant dans les deux années suivant la fin du stage et sur présentation obligatoire de l attestation de stage mentionnant la durée totale du stage et le montant total de la gratification perçue. Les informations précises sur la cotisation à verser et sur la procédure à suivre sont à demander auprès de la sécurité sociale (code de la sécurité sociale art.l code de l éducation art.d.124-9). Fait A...Le. Nom, fonction et signature du représentant de l organisme d accueil 12

13 200 Avenue de la république Nanterre cedex BAIP/Bureau des stages MANDATEMENT DE SIGNATURE Madame, Monsieur, Je soussigné(é) (Prénom, Nom) : Pour la période de : à.. Donne par la présente procuration, pouvoir de signature, À (Prénom, Nom) : Qualité : Objet : Pour signer pour moi et en mon nom, les conventions de stages ainsi que les avenants concernant : L étudiant (Prénom, Nom) : Formation : Niveau : Groupe d étudiant : Prénom, Nom /Formation/niveau (voir liste jointe) Pour la période du :..à Fait à Nanterre, le Signature : 13