MA DSN PHASE 3 EN TOUTE SIMPLICITE. La DSN mensuelle

Transcription

1 MA DSN PHASE 3 EN TOUTE SIMPLICITE La DSN mensuelle

2 Ca y est! Votre dossier de paie est paramétré, vos premières déclarations envoyées, la DSN phase 3 est lancée. Une première étape de franchie. Malgré tout vous vous sentez encore un peu perdu, vous n êtes pas toujours certains ni de vos pratiques ni des données véhiculées par la DSN ;etvousavez le sentimentd avoirperdude l autonomie face une paie dont les imbrications sont de plus en plus nombreuses. Il nous apparait donc nécessaire de mettre en place un transfert de compétences qui vous donnera les moyens de reprendre en main votre paie. L objectif de nos supports thématiques est de vous permettre d appréhender sereinement toutes les étapes nécessaires à l établissement de vos DSN, de la tenue de la fiche du personnel à l envoi des déclarations. Les supports SERVIAL sont là pour vous aider et l équipe paie reste à votre écoute : -par téléphone au par mail à l adresse paie@serival.fr 2

3 La DSN mensuelle est la dernière étape de traitement du mois. Une DSN mensuelle est établie par établissement. Elle contient les salariés, leurs contrats et paie du mois et un récapitulatif des évènements du mois(arrêt de travail, ruptures ) Tous les bulletins, dont la date de fin et dont la période du contrat sont incluses dans le mois de déclaration, sont déclarés dans la DSN mensuelle. Ils font l objet d une déclaration«paie» et d une déclaration«rémunération». Sont notamment déclarés: - Ladatedeversementetlapériodedepaie - La rémunération brut plafonnée et déplafonnée - La rémunération nette imposable - Le salaire brut soumis à contribution assurance chômage - Le salaire rétabli - Laduréedutravailrémunéré Ces DSN se substituant aux DADS-U, vous devez apporter le plus grand soin à l établissement et au contrôle de ces déclarations. Voici les pointsabordésdansce support: - LacréationdelaDSN p.4 - Lesoptionsdetransfert delapaieverslemoduleds p.5 - Les fonctions d actualisation et de régénération p.8 - Le contrôle des cotisations URSSAF p.9 - Le contrôle des cotisations des OC p.10 - Les établissements en délégation de paiement p.13 - Le contrôle des montants DSN p.14 - Les contrôles de conformité p.17 - LetableaudebordDSN«netentreprise» p.18 - Les déclarations «annule et remplace» p.19 3

4 Création de la DSN mensuelle: La DSN mensuelle est créée à partir de la paie menu «Etats / DSN /DSNmensuelle» Le module DS se lance en mode DSN mensuelle et propose 3 options de transfert des données. 4

5 Les options de transfert des données sont les suivantes: 1 / Accès direct : ouvre Sage DS sans transmettre de données de paie dans le module. Cette option permet d accéder aux déclarations déjà générées. 2 / Transfert des données / Nouveaux bulletins depuis le : tous les bulletins de paie qui n ont jamais été transférés font l objet d une synchronisation. 3/ Transfert des données / Autres : cette fonction rend accessible les critères de sélection Bulletins / Fiches de personnel et historiques ainsi que le bouton choix des salariés. Bulletins : il est possible de définir des dates de début et de fin et donc de lancer une synchronisation sur une période différente que le dernier mois clôturé. Il est aussi possible de ne pas synchroniser les bulletins en décochant cette case. Choix des salariés : permet d effectuer une sélection des salariés selon les critères accessibles : Département, Service, Unité, ou en effectuant directement une sélection manuelle. 5

6 La sélection manuelle s opère par l ajout ou la suppression de salariés. Chaque salariésélectionnéestidentifié parune«*»àgauchedesonmatricule. La fenêtre doit être fermée par la croix, la sélection est conservée. Cette option peut s avérer utile car elle limite le temps nécessaire à la synchronisation. Ajouter à la sélection Retirer de la sélection Sélectionner tous les salariés Désélectionner tous les salariés 6

7 Après transfert des données, le module DS s ouvre sur la liste des déclarations mensuelles. Le logiciel génère autant de déclaration que d établissements, Afin d identifier la norme de vos déclarations, il est possible de rajouter une colonne. Cliquer sur l icone «choix des colonnes affichées» puis sélectionner le champ«version» La DSN du mois sera présente en gras. A cette étape, elle n est pas encore générée, mais uniquement préparée. Si la DSN n est pas apparente, il faut vérifier les filtres de dates. Nous vous conseillons de ne pas saisir de dates mais de privilégier la sélectionduchamp«2derniers mois»ou«6derniersmois». 7

8 Les fonctions d actualisation et de régénération : Si vous êtes amenés à apporter des corrections en paie et à resynchroniser les données, il faudra demander l actualisation ou la régénération de la déclaration afin que vos changements soient pris en compte. Voiciledétaildecesfonctions: Actualiser : importe les valeurs depuis la paie pour les champs qui n ont pas été modifiés dans le module. Pour rappel, les données modifiées manuellement apparaissent en bleu. Il est ainsi possible de faire une mise à jour sans perdre les corrections apportées à la déclaration. Régénérer : remplace les données de la déclaration en cours par celle du logiciel de paie pour tous les champs d une déclaration. Les informations saisies dans le module seront donc perdues. Ces fonctions sont accessibles depuis: - la liste de suivi des déclarations. Dans ce cas il faut sélectionner la ou les déclarations devant être actualisées et appeler la fonction depuis le clic droit. -directement dans la déclaration, en utilisant les boutons présents en haut à droite. 8

9 Le contrôle des cotisations: L onglet versement de votre DSN vous permet de gérer le paiement des cotisations à destination de vos organismes sociaux. Il est donc Indispensable de le vérifier avant chaque envoi. Les URSSAF : C est le seul organisme à conserver la notion de cotisations agrégées (bordereau). Pour le contrôler, vous pouvez éditer le bordereau de cotisations accessible depuis le bouton «Imprimer / Cotisations URSSAF». Les montants du bordereau et du versement doivent être égaux au montant de l état résumé des cotisations. Le total des deux états n est jamais identique dufaitquelescentimes nesontpasdéclarés. En cas d écart significatif entre le montant du versement et le montant du bordereau, l édition fait apparaitre un avertissement en rouge. Les montants ne doivent jamais être forcés dans la DSN, les corrections doivent exclusivement être apportées dans la paie. 9

10 Les organismes complémentaires «OC» (retraites, prévoyances, mutuelles, assurances ): Le contrôle des montants à destination des organismes complémentaires doit porter sur les cotisations individuelles et le montant des versements. Comme vous avez pu le noter, les cotisations à destination des organismes complémentaires sont considérées comme des cotisations individuelles et ne font donc pas l objet d un bordereau de cotisations(comme les URSSAF). Attention, les centimes sont à déclarer. Le montant des cotisations et du versement doit donc être exactement celui de l état résumé de la paie. Dans le cas d un versement à périodicité mensuelle, le bordereau de versement est présent dans la déclaration tous les mois. Il est donc aisé de s assurer de la cohérence du montant du versement avec celui du total des cotisations de l état résumé des cotisations. Dans le cas d un versement à périodicité trimestriel, le bordereau de versement n est alimenté que le dernier mois du trimestre. Cependant, les valeurs chiffrées étant véhiculées tous les mois, il est indispensable de les contrôler avant chaque envoi. Le contrôle des montants se fait par le biais de l édition de préparation des versements. 10

11 Au lancement de l édition de préparation des versements, il convient de modifier la période afin que la date de fin soit celle du trimestre considéré et de choisir le type de versements que vous souhaitez contrôler : Retraite, Organismes complémentaires ( prévoyance, mutuelle, article 83 ) ou MSA. L édition vous permettra de vous assurer que les montants en attente de versements sont en adéquation avec l état résumé des cotisations. Attention cependant, l édition ne vous donnera pas le montant des versements par organismes destinataires mais par référence de contrat social. Cette édition permet aussi de s assurer de la cohérence entre les établissements déclarés et les établissements payeurs. Si vous constatez un écart de cotisations entre la paie et la DSN, vos premiers contrôles doivent se porter sur les derniers salariés entrés et vous devez vous assurer que les contrats sociaux auxquels ils cotisent leur sont bien affectés. Pensez aussi à affecter, si besoin, les codes populations. Après correction des erreurs en paie, il est nécessaire de resynchroniser les données et de régénérer la déclaration. Si après l application de vos corrections, vous constater toujours un écart, vous avez la possibilité de visualiser le détail des cotisations constituant le versement. 11

12 A cet effet, vous pouvez cocher «Afficher détail». Une fois le détail affiché, il est possible d effectuer des sélections sur les colonnes. En cliquant sur l icone, une ligne blanche va apparaitre en en-têtes des colonnes. Il est alors possible de saisir des valeurs afin de filtrer les éléments. Enfin, il est possible d exporter les valeurs sous Excel en cliquant sur l icone. Une fois le ou les salariés posant problèmes identifiés et les corrections apportées dans la paie, pensez bien à resynchroniser vos données. Comme pour les cotisations URSSAF, les données chiffrées ne doivent jamais être forcées. 12

13 Cas particulier des sociétés multi-établissements avec un établissement en délégation de paiement pour plusieurs établissements : Concerne les Organismes Complémentaires (retraites, prévoyances, mutuelles ). A l ouverture de la DSN d un établissement «non payeur», le message suivant vous alerte : Afin que le montant des versements de chaque établissement «non payeur» remonte sur celui de l établissement «payeur», il est nécessaire d actualiser sa DSN. «Pour cela, se positionner sur la déclaration, faire un clic droit et utiliser la fonction «actualiser / totale». Une fois le traitement réalisé, il est indispensable de vérifier que le montant à payer reprenne bien la globalité des cotisations de l ensemble des établissements. 13

14 Le contrôle desmontantsdsn : Pour rappel,ladsnestun fichier mensuelproduit àpartir de lapaie et destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés, aux organismes sociaux et administrations (CPAM, Urssaf, AGIRC ARRCO, Organismes complémentaires, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc.). Ces informations individualisées nécessitent un contrôle avant chaque envoi. Pour cela, nous vous invitons à éditer tous les mois l état «Synthèse des montants DSN». Il est disponible depuis le bouton «Imprimer / Synthèse des montants DSN». Cet état est à rapprocher du livre de paie et de l état résumé des cotisations de votre logiciel de paie SAGE. Ce document est très important car il donne en cumul, en détail et par salariés, le montant des postes principaux envoyés aux organismes destinataires de la DSN: - Assiette brute plafonnée, déplafonnée, de la CSG, du forfait social, - MontantduSMICFillonetCICE,del allègementfillonetdelaréductiontepa, - Assiette de l assurance chômage pour le calcul des droits du salarié lors d une fin de contrat, - Salaire rétabli pour le calcul des IJSS en cas d arrêt maladie, maternité/paternité et AT, - Assiette et montant des cotisations retraites, prévoyances, mutuelles 14

15 Point de vigilance concernant le salaire rétabli : Pour rappel, le salaire rétabli correspond au salaire que le salarié aurait dû toucher s il n avait pas été absent durant le mois. Le salaire rétabli est une donnée importante car il conditionne le calcul des droits du salarié (DSIJ). Le salaire rétabli est à vérifier régulièrement dans vos DSN. Pour cela, une édition est à votre disposition dans le menu «imprimer / synthèse des montants DSN». Le salaire rétabli se situe dans le paragraphe «rémunération» colonne «salaire rétabli-reconstitué». 15

16 Il est également possible d effectuer des contrôle plus ciblés. Pour cela, vous disposez de l état «contrôle montants DSN» accessible depuis le bouton«imprimer/ contrôle montants DSN». Il est possible d analyser et de comparer avec la paie jusqu à 10 segments. 16

17 Dernière étape avant l envoi de votre déclaration : les contrôles de conformité : Deux outils de contrôle sont mis à votre disposition: econtrôles:ce contrôleur est fourni par Sage, il présente l avantage d avoir des contrôles plus importants que DSN-Val. Il pourra ainsi afficher des avertissements, non bloquants pour l émission de la déclaration, mais qui méritent de l attention et qui peuvent mettre en évidence des incohérences liées aux paramétrages ou à vos pratiques. DSN-Val :il s agit du contrôleur fourni par net-entreprises qui met en œuvre les contrôles du cahier technique de la DSN. Le contrôle peut être effectué depuis la déclaration ou lors de l envoi. Les fichiers déposés sur le portail net-entreprises sont systématiquement contrôlés avec cet outil. 17

18 Le tableaude bord de ladsn : Après l envoi de votre déclaration pensez bien à consulter votre tableau de bord sur le net entreprise. Eneffet,pourchaquedépôt,ilestimpératif desuivrelesétapessuivantes: -Vérifier le statut (déclarations non transmises, rejetées, conformes). A partir de la loupe : -Consulter les éventuels bilans d anomalies, -Consulter les certificats de conformité et bilans de conformité. Seul un bilan de conformité positif délivré par l organisme destinataire vous affranchit de vos obligations. -Consulter les comptes rendus métier mis à disposition par les organismes destinataires. 18

19 DSN annule et remplace: Malgré tous vos contrôles, il est possible que vos déclarations soient rejetées. Danscecas,ilne fautpasémettre de déclarationde type «annule etremplace» mais il faut corriger et émettre à nouveau votre déclaration initiale. Dans la liste de suivi des DSN, positionnez vous sur la déclaration envoyée puis, parleclicdroit,demandez àcequ ellesoitmarquéecommenonenvoyée. Apporter les corrections à votre déclaration, puis émettez à nouveau votre DSN. Si après envoi et acceptation de votre déclaration, vous constatez une erreur et qu il est nécessaire d émettre à nouveau votre déclaration, vous devez émettre unedéclarationdetype«annule et remplace». Ladéclaration«Annuleetremplace»n estacceptéequedanslalimitedeladate d échéance. Une fois la date d échéance passée, les modifications devront être opérées sur la paie d un mois ultérieur. Il est possible d effectuer autant de déclarations «Annule et remplace» que nécessaire(avant la date d échéance). 19

20 20