GESTION DES ARCHIVES

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1 GESTION DES ARCHIVES Classement des archives COMMENT CLASSER MES DOCUMENTS? Règles de base et recommandations pour le classement des documents au sein de votre organisation 1

2 LE CLASSEMENT, C EST QUOI? Le classement consiste à gérer de manière organisée et structurée des documents. En d autres mots, il consiste à mettre dans un certain ordre un ensemble d éléments des documents par exemple - ou les mettre à leur place POURQUOI CLASSER? 1. Parce que la loi m y oblige 2. Parce que j ai l obligation de disposer de documents accessibles pour mon organisation et pour le citoyen! 3. Parce que le bon fonctionnement de mon service l exige! 2

3 POURQUOI CLASSER? Les principaux avantages d un classement rigoureux garantir la transparence et le droit d accès aux documents (en conformité avec la loi sur la publicité des actes administratifs). améliorer l efficacité de la gestion et de la conservation de l information et des connaissances (gain de temps, qualité du travail, partage de l information, continuité du service, archivage) faciliter la prise de décision assurer la protection de l information sensible et classifiée (gestion du risque) LES NIVEAUX DE CLASSEMENT Les documents isolés (ou pièces) Les documents sont en général regroupés en dossier : chaque dossier concerne une affaire, une procédure administrative ou un thème (ex. dossier individuel de personnel, dossier d un procès judiciaire, etc.). Les séries : des documents individuels qui présentent les mêmes caractéristiques formelles ou qui sont de même nature des dossiers qui sont eux-mêmes regroupés en séries sur la base de leur nature ou des affaires/procédures/thèmes qu ils traitent 3

4 ORDRE DE CLASSEMENT 1 Adapter la méthode de classement aux méthodes de travail du service 2 Toujours se placer dans la perspective de la recherche : comment va-t-on rechercher l information? Comment la retrouver le plus facilement? 3 Tenir compte des éventuelles instructions de tri pour les archives définitives 4 Concevoir un plan de classement pour agencer les pièces, dossiers, séries PLAN DE CLASSEMENT Instrument de repérage facilitant le classement et le processus de recherche de l information, à toutes les étapes du cycle de vie. 4

5 PLAN DE CLASSEMENT Doit : 1. Suivre une structure logique, du général au particulier 2. Reposer sur des critères de subdivision pertinents 3. Être exhaustif (tous les documents produits quel que soit le support) TYPES DE PLAN DE CLASSEMENT 1. Fonctionnel Par exemple : 1. Gestion du personnel 1.1. Recrutement et promotion Procédure de recrutement - listes - série des dossiers 5

6 TYPES DE PLAN DE CLASSEMENT 2. Structurel : Organisme 1. Division Service A Bureau X TYPES DE PLAN DE CLASSEMENT 3. Thématique : Exemple : 1. Emploi 1.1. Contrats Statutaires ( ) 6

7 TYPES DE CLASSEMENT Préférence pour le plan de classement de type fonctionnel, mais possibilité de mixer les approches! I. Structure (plan général par service) I.1. Fonction (missions de chaque service) I.1.a Sujet (touché par chaque mission) PLAN DE CLASSEMENT FONCTIONNEL A. Fonctions de gestion interne : A.1. Gestion du Personnel A.1.1. Recrutement A.1.2. Carrière (contractuel, statutaire) A.1.3. Promotion A.2. Gestion Financière A.3. Gestion Informatique A.4. Gestion Juridique B. Fonctions spécifiques et opérationnelles B.1. Gestion des collections B.2. Organisation d expositions B.3. Recherche scientifique 7

8 IDENTIFICATION DES ARCHIVES 1. Code 2. Cote Exemple : A où le code est A.001 (plan de classement) et 1 la cote numérique (ordre de classement de la pièce, série ou dossier) QUALITÉS GÉNÉRALES D UN PLAN DE CLASSEMENT Un bon plan de classement doit être à la fois simple, stable et souple. Cette souplesse doit pouvoir garantir d englober de nouvelles fonctions, de nouveaux dossiers et de nouveaux documents! 8

9 SI VOUS AVEZ DES QUESTIONS Emmanuel Bodart, Archives de l Etat à Namur, Boulevard Cauchy, Namur Tél :

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