INFORMATION SUR LE COMPTE CLIENT

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1 INFORMATION SUR LE COMPTE CLIENT Version : Dernière modification : 6 avril 2017 Qui doit fournir la documentation relative au compte client? Vous devez fournir des copies des documents relatifs au compte client si : 1) vous avez suivi le cours Compte client, et 2) le CRCIC vous demande de remplir la Vérification de conformité complète. REMARQUE : Si vous avez plus d un (1) compte client, vous devez soumettre la documentation sur le compte client pour chaque compte client. Si vous avez reçu une exemption du CRCIC pour ce qui est de l obligation d ouvrir et de maintenir un compte client et si vous déclarez que depuis que vous avez signé le formulaire de déclaration prescrit vous n avez pas détenu de l argent au nom d un client pour : a. des services à rendre non facturés; b. un trop-payé relatif aux services facturés; c. des frais gouvernementaux de traitement d une demande; ou d. tout autre débours, alors, vous n avez pas à soumettre la documentation relative au compte client pour la vérification de conformité. Si vous avez eu un client, mais qu il n y avait pas de fonds dans votre compte client durant les mois de mars, d avril ou de mai (si vous devez soumettre les documents au plus tard le 1 er juillet) ou durant les mois de septembre, d octobre ou de novembre (si vous devez soumettre les documents au plus tard le 1 er janvier), vous devez fournir une copie de votre relevé bancaire du compte client pour l un (1) des mois indiqués (pour démontrer la conformité avec la section 3.1 du Règlement régissant le compte client). Vous devez aussi expliquer par écrit pourquoi il n y avait pas d argent dans votre compte client durant ces mois en particulier. Que faut-il fournir? La documentation relative au compte client comprend : a. Relevé bancaire du compte client Un relevé bancaire est produit par l institution bancaire et comporte en général le terme «relevé bancaire» ou «relevé de compte» et est composé des éléments suivants : nom de l institution financière (voir la définition à la section 2.2.h du Règlement régissant le compte client), nom et adresse du titulaire du compte, numéro du compte, période mensuelle couverte par le relevé (p. ex. du 30 avril au 31 mai), solde d ouverture et solde de clôture, et 2017 IMMIGRATION CONSULTANTS OF REGULATORY COUNCIL Page 1 de 10

2 détails des opérations (p. ex. dépôts et retraits). Remarques concernant la partie «a» : Les documents tels qu «Opérations du compte», «Relevé d identité bancaire», «Résumé/Relevé de transactions», «Sommaire/Historique du compte», etc. ne comportent pas tous les éléments requis mentionnés ci-dessus. Si votre institution financière ne fournit pas le type de relevé bancaire décrit à la partie «a» ci-dessus, veuillez fournir de la documentation à l appui (p. ex. une lettre signée de votre institution financière incluant tous les éléments requis ou un ensemble de documents officiels qui présentent l information requise). Afin de protéger la confidentialité des renseignements du client, caviardez (supprimez avec un marqueur noir) tout nom de client et ses coordonnées figurant sur le relevé bancaire. Consultez l annexe A Modèle de relevé bancaire du compte client. b. Rapprochement détaillé du compte client Le rapprochement détaillé du compte client est un document comptable où vous documentez toutes les opérations (c.-à-d., tous les dépôts et les retraits, ainsi que les opérations en cours) qui ont eu lieu dans votre compte client durant un mois en particulier. Comme présenté dans le cours Compte client, le rapprochement détaillé du compte client comprend les sept (7) éléments obligatoires suivants : 1. Solde du compte client à la fin du mois précédent (p. ex. 30 avril) 2. Moins les retraits compensés dans le compte client pour le mois faisant l objet de la vérification (p. ex. mai) 3. Plus les dépôts effectués et compensés dans le compte client pour le mois faisant l objet de la vérification (p. ex. mai) 4. Solde du compte client à la fin du mois faisant l objet de la vérification (p. ex. 31 mai) 5. Moins les retraits NON compensés dans le compte client à la fin du mois faisant l objet de la vérification (p. ex. 31 mai) 6. Plus les dépôts effectués, mais PAS encore compensés dans le compte client à la fin du mois faisant l objet de la vérification (p. ex. 31 mai) 7. Égale le solde du compte passif du client du CRIC à la fin du mois faisant l objet de la vérification (p. ex. 31 mai) REMARQUE : l élément sept (7) doit égaler le total de la liste de clients IMMIGRATION CONSULTANTS OF REGULATORY COUNCIL Page 2 de 10

3 Ne pas oublier d inclure les détails (c.-à-d., date, code client, description de l opération et montant) pour chaque opération (c.-à-d., les dépôts et les retraits, ainsi que les opérations en cours) indiquée dans les éléments obligatoires n o 2, 3, 5 et 6 (figurant dans la partie «b» cidessus) du rapprochement détaillé du compte client. Si vous n avez rien à indiquer pour un ou plusieurs des éléments obligatoires, inscrivez «0» vis-à-vis ces éléments. Afin de protéger la confidentialité des renseignements du client, utilisez les codes clients dans le rapprochement détaillé du compte client. Exemple d un code client : SH_123 (initiales du client et numéro). Consultez les modèles fournis aux pages 16 à 20 du cahier d exercices du cours Compte client pour des éclaircissements. Un modèle de l état de rapprochement détaillé du compte client est disponible en ligne et à l annexe C. c. Liste de clients La liste de clients indique la somme d argent que vous détenez au nom de chaque client à la fin du mois faisant l objet de la vérification. La liste de clients comprend aussi les codes clients de tous les clients pour lesquels vous déteniez des montants d argent de clients non gagnés dans le compte client durant le mois en question. Une liste de clients diffère du «Registre des dossiers clients actifs» présenté dans le cours Gestion des dossiers clients. Si vous avez une somme d argent raisonnable dans le compte client, à la fin du mois faisant l objet de la vérification, pour couvrir les frais bancaires, précisez la somme sur la liste de clients. Veuillez utiliser le modèle de liste de clients disponible en ligne, à la page 21 du cahier d exercices du cours Compte client et à l annexe B. Afin de protéger la confidentialité des renseignements du client, utilisez les mêmes codes clients que dans le rapprochement détaillé du compte client. Exemple d un code client : SH_123 (initiales du client et numéro). Remarques sur les parties «a» à «c» : Choisissez un des mois suivants : mars, avril ou mai (si vous devez remettre les documents au plus tard le 1 er juillet) ou septembre, octobre ou novembre (si vous devez remettre les documents au plus tard le 1 er janvier). Fournissez les trois (3) documents (a à c) pour un même mois (p. ex. mai). Assurez-vous que les trois documents protègent la confidentialité des renseignements des clients IMMIGRATION CONSULTANTS OF REGULATORY COUNCIL Page 3 de 10

4 Problèmes fréquents décelés dans les documents fournis dans le cadre de la vérification de conformité Les problèmes suivants ont été décelés durant l examen des documents fournis. Ces problèmes figurent dans la colonne de gauche du tableau ci-dessous tandis que la bonne approche à adopter se trouve dans la colonne de droite. Problème fréquent Le CRIC a fourni seulement un document «Opérations du compte», et non pas un relevé bancaire. Bonne approche Le document «Opérations du compte» est insuffisant parce qu il n indique pas nécessairement le nom et l adresse du titulaire du compte, la période mensuelle couverte par le relevé (p. ex. du 30 avril au 31 mai 2013), ou le solde d ouverture et le solde de clôture. Fournissez soit un relevé bancaire soit des documents à l appui comme décrit à la section «Relevé bancaire du compte client» ci-dessus. Le relevé bancaire du compte client ne fournit pas les détails pour une période d un (1) mois. Le relevé bancaire du compte client doit fournir les détails pour une période d un (1) mois (p. ex. du 30 avril au 31 mai). Le rapprochement détaillé du compte client comporte les noms de clients ou leurs renseignements personnels. Il s agit d une violation de la confidentialité des renseignements personnels du client en vertu de l article 8.1 du Code d éthique professionnelle. Afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels du client, caviardez (supprimez avec un marqueur noir) tout nom de client et/ou ses coordonnées figurant sur le relevé bancaire et utilisez les codes clients dans le rapprochement détaillé du compte client et la liste de clients. Le rapprochement détaillé du compte client ne comporte pas les éléments obligatoires 5 à 7. Le rapprochement détaillé du compte client doit comporter tous les sept (7) éléments obligatoires (décrits à la partie «Rapprochement détaillé du compte client» ci-dessus) ainsi que les détails pertinents aux éléments obligatoires. Si vous n avez rien à indiquer pour un élément obligatoire donné, veuillez inscrire «0» IMMIGRATION CONSULTANTS OF REGULATORY COUNCIL Page 4 de 10

5 Problème fréquent Le rapprochement détaillé du compte client ne comporte pas les détails (c.-à-d., date, code client, description de l opération et montant) pour chaque opération (c.-à-d., les dépôts et les retraits, ainsi que les opérations en cours) indiquée aux éléments obligatoires 2, 3, 5 ou 6. Bonne approche Fournissez les détails (c.-à-d., date, code client, description de l opération et montant) pour chaque opération (c.-à-d., les dépôts et les retraits, ainsi que les opérations en cours) indiquée aux éléments obligatoires 2, 3, 5 ou 6. Pensez à utiliser le modèle de l état de rapprochement détaillé du compte client disponible en ligne et à l annexe C. La liste de clients n est pas présentée dans le bon format, ou un «Registre des dossiers clients actifs» a été soumis plutôt qu une liste de clients. Veuillez utiliser le modèle de liste de clients disponible en ligne et à l annexe B au moment de préparer et de soumettre la liste de clients au CRCIC. La liste de clients ne contient pas tous les codes clients et le montant détenu au nom du client à la fin du mois faisant l objet de la vérification. La liste de clients doit fournir, à l aide des codes clients au lieu des noms de clients, tous les clients pour lesquels vous avez des fonds non gagnés dans votre compte client à la fin du mois faisant l objet de la vérification. De plus, si de l argent a été retiré du compte client durant le mois faisant l objet de la vérification et qu il n y a plus de fonds détenus au nom d un client à la fin du mois faisant l objet de la vérification, le code client et le montant détenu au nom du client (p. ex. «0») doivent quand même figurer dans la liste de clients. Une somme d argent appartenant au CRIC est détenue dans le compte client à la fin du mois faisant l objet de la vérification. En vertu du paragraphe iv du Code d éthique professionnelle et du paragraphe 8.1 du Règlement régissant la gestion des dossiers clients, les sommes d argent appartenant au CRIC et au client doivent être séparées et seule une somme raisonnable appartenant au CRIC peut être déposée dans le compte client pour couvrir les frais administratifs (section 5.1.a du Règlement régissant le compte client). Si, à la fin du mois faisant l objet de la vérification, vous avez une somme d argent raisonnable dans le compte client pour couvrir les frais bancaires, veuillez préciser la somme sur la liste de clients IMMIGRATION CONSULTANTS OF REGULATORY COUNCIL Page 5 de 10

6 Problème fréquent De l argent du client est détenu dans le compte client au profit d une tierce partie. Bonne approche Un membre ne détiendra pas de l argent du client au profit d une tierce partie, sauf l argent pour payer les honoraires du membre du CRCIC, y compris les honoraires de l agent, les frais relatifs à une demande et les débours. Pour être plus précis, l interdiction de détenir des fonds du client s applique à l argent dont le client a besoin pour être admissible à un programme offert en vertu de la LIPR ou de la Loi sur la citoyenneté (section 5.1.b du Règlement régissant le compte client). Le relevé bancaire, le rapprochement détaillé du compte client et la liste de clients ne sont pas tous du même mois (p. ex. mai 2013). Les trois documents relatifs au compte client doivent être du même mois (soit mars, avril ou mai si les documents doivent être remis au plus tard le 1 er juillet soit septembre, octobre ou novembre si les documents doivent être remis au plus tard le 1 er janvier) IMMIGRATION CONSULTANTS OF REGULATORY COUNCIL Page 6 de 10

7 Annexe A Modèle de relevé bancaire du compte client 2017 IMMIGRATION CONSULTANTS OF REGULATORY COUNCIL Page 7 de 10

8 Annexe B Liste de clients Ce modèle est fourni aux CRIC par le CRCIC pour qu ils l utilisent dans le rapprochement des comptes clients qui doit être effectué chaque mois (voir la section 9.1 du Règlement régissant le compte client) et à la remise des documents relatifs à la vérification de conformité. Liste de clients Montant d argent détenu au nom de chaque client Au (insérer le mois, le jour et l année) Client(s) (Respectez la confidentialité des renseignements du client en utilisant des codes clients ne PAS utiliser les noms de clients) Frais bancaires (s il y a lieu) TOTAL : Ce montant DOIT ÉGALER le solde du compte de passif du client (élément 7), à la fin de ce mois particulier. Montant détenu au nom de chaque client Déposé dans le CC ( ) 2017 IMMIGRATION CONSULTANTS OF REGULATORY COUNCIL Page 8 de 10

9 Annexe C Modèle de l état de rapprochement détaillé du compte client Ce modèle est fourni aux CRIC par le CRCIC aux fins d étude et d utilisation dans le rapprochement des comptes clients qui doit être effectué chaque mois (voir la section 9.1 du Règlement régissant le compte client) et à la remise des documents relatifs à la vérification de conformité. Les sept (7) éléments ci-dessous doivent obligatoirement se trouver dans l état de rapprochement détaillé du compte client; cependant, le format peut varier dépendamment du système de tenue des comptes utilisé. État de rapprochement détaillé du compte client [insérer le nom du CRIC ou de l entreprise du CRIC] [insérer le mois faisant l objet de la vérification p. ex. 31 mai 2013] 1 Solde bancaire au [insérer le dernier jour du mois précédent le mois faisant l objet de la vérification] 2 Moins les retraits compensés dans le CC au mois de [insérer le mois et l année faisant l objet de la vérification] Date Type d opération Code client Montant Frais bancaires (s il y a lieu) Total des retraits 3 Plus les dépôts effectués et compensés dans le CC au mois de [insérer le mois et l année faisant l objet de la vérification] Date Type d opération Code client Montant Frais bancaires (s il y a lieu) 2017 IMMIGRATION CONSULTANTS OF REGULATORY COUNCIL Page 9 de 10

10 Total des dépôts 4 Solde du compte client au [insérer le mois et l année faisant l objet de la vérification] 5 Moins les retraits NON compensés dans le CC au [insérer le dernier jour du mois faisant l objet de la vérification] Date Type d opération Code client Montant Total des retraits en circulation 6 Plus les dépôts effectués mais PAS encore compensés dans le CC au [insérer le dernier jour du mois faisant l objet de la vérification] Date Type d opération Code client Montant Total des dépôts en circulation 7 Solde du livre (compte de passif du client) au [insérer le dernier jour du mois faisant l objet de la vérification] 2017 IMMIGRATION CONSULTANTS OF REGULATORY COUNCIL Page 10 de 10