CNFPT. Itinéraire : Assistante de direction

Transcription

1 CNFPT Itinéraire : Assistante de direction

2 ITINÉRAIRES OU CYCLES ASSISTANTE DE DIRECTION CODE 12A01 CONSEILLER FORMATION : DANIÈLE BUR MATHIEU - - DANIELE.BURMATHIEU@CNFPT.FR Assistante de direction Apporter une aide permanente au directeur de service ou de structure, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. ACCUEILLIR LE 4 jours SX2A2 Accueil physique et téléphonique en collectivité territoriale FONDAMENTAUX La prévention et la gestion de comportements difficiles dans la fonction d'accueil 3 jours A2805 L'écoute active en milieu professionnel A3BM1 MAÎTRISER LES TECHNIQUES D'EXPRESSION ORALE ET ÉCRITE 5 jours A5404 Rédaction et correspondance administrative La prise de notes pour une restitution efficace 3 jours A jour A2CEL La rédaction d'un courriel 3 jours A2801 Optimisation de la prestation orale Conception de présentations avec power point H4POW A2TRE Amélioration des techniques rédactionnelles La consolidation de l'orthographe et de la grammaire A2GOR MAÎTRISER LES TECHNIQUES D'ORGANISATION L'analyse de son activité pour une gestion efficace de son temps de travail 3 jours A3DBM L'optimisation de son classement jusqu'à l'archivage A3CLE La préparation et la gestion d' une réunion A3ORG 1 jour A2COM Utilisation d'internet sans risque La recherche avec méthodologie des informations sur internet 1 jour A2JM1 A2DBM Prélever - synthétiser - restituer La structuration de sa pensée avec le mindmapping A3MAP Contrer l'infobésité : la gestion de la surcharge informationnelle A3INF Elaboration d'un plan de veille documentaire A3DOC

3 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques d'expression, de communication et relationnelles ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE EN COLLECTIVITÉ TERRITORIALE Niveau 4 jours Fondamentaux R /02/ /03/16 COMMERCY R /05/ /05/16 Didier Flamant BRIEY R /09/ /09/16 Angie Sornette R /11/ /11/16 Code stage: SX2A2 Chargés d'accueil. - Identifier les enjeux de la fonction accueil au service de sa collectivité et des usagers. - S'approprier les rôles et missions du chargé d'accueil. - Utiliser des méthodes et outils pour un accueil physique et téléphonique efficace et de qualité. - Rôles et missions de la/du chargée/chargé d'accueil :. le positionnement de l'agent,. les valeurs du service public,. les attentes des publics,. la qualité de l'accueil (gestion de l'information, organisation spatiale, perception de l'usager). - Outils de la communication :. communication verbale et non verbale(écoute active, questionnement, reformulation, voix/langage/diction). - Gestion de l'accueil téléphonique :. préparation, réception, traitement de l'information, orientation des appels, maîtrise du temps,. prise de messages et rendez-vous. - Identification et gestion des situations spécifiques d'accueil :. émotivité, affluence, affirmation de soi dans le respect de l'autre. Réflexions sur les pratiques, apports théoriques et techniques, mises en situation et travaux en atelier. - Itinéraire IC101

4 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques d'expression, de communication et relationnelles LA PRÉVENTION ET LA GESTION DE COMPORTEMENTS DIFFICILES DANS LA FONCTION D'ACCUEIL 3 jours R /01/16 COMMERCY R /02/16 Didier Flamant R /09/16 BRIEY R /01/17 Angie Sornette Code stage: A2805 Agents ayant pour activité principale l'accueil des usagers ou ayant dans leurs missions un rôle d'accueil. - Savoir identifier les différents types de comportements difficiles. - Savoir adapter son accueil à ces différentes situations. - Avoir une attitude préventive des situations agressives. - Savoir résoudre un désaccord. - Savoir faire face à la violence et se protéger. - Les différents types de comportements difficiles : agressivité, passivité, agitation. - Les différents types d'agressivité. - Les techniques d'écoute face à l'agressivité. - La gestion des limites lors d'un accueil difficile. - La responsabilisation de la personne accueillie passive. - La restauration de son équilibre après un accueil difficile. Exercices pour s'approprier le savoir-faire et le savoir être nécessaires dans certaines situations. PRÉ-REQUIS Avoir une expérience professionnelle dans une mission d'accueil. - Itinéraire 12S01 - Itinéraire 12KAS - Itinéraire IA201

5 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques administratives, d'organisation et de secrétariat L'ÉCOUTE ACTIVE EN MILIEU PROFESSIONNEL R /11/15 R /11/16 Code stage: A3BM1 Agents souhaitant augmenter leurs capacités d'écoute pour améliorer la qualité de leur travail. - Intégrer l'importance de l'écoute active dans un contexte professionnel. - Mettre en place un cadre adéquat pour une écoute de qualité. - S'approprier les outils de l'écoute active pour faciliter l'expression de ses interlocuteurs. - L'évaluation de son style et de sa capacité d'écoute. - Les règles de base pour une écoute efficiente. - L'écoute active pour l'efficacité relationnelle au sein du service, de l'équipe. - Les outils de l'écoute active. - Autodiagnostic de sa propre écoute. - Formation pratique avec des exercices et des mises en situation. - Itinéraire IA201

6 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques d'expression, de communication et relationnelles RÉDACTION ET CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE 5 jours R /03/ /03/16 BRIEY R /04/ /05/16 Angie Sornette COMMERCY R /05/ /05/16+30/05/16 Didier Flamant R /10/ /11/16 Code stage: A5404 Agents amenés à composer et à rédiger des documents administratifs et des courriers, hors utilisation de lettres types. - Appliquer les règles de la rédaction administrative. - Rédiger tous documents administratifs en utilisant un vocabulaire adapté au destinataire et les règles syntaxiques et sémantiques. - Mettre en page une lettre dans le respect des règles de présentation. - La légitimité et l'évolution du style administratif. - L'adaptation du vocabulaire, les règles de syntaxe et les erreurs à éviter. - La mise en page et la construction des différents écrits : lettres, notes, comptes-rendus... - L'analyse, la synthèse et la restitution correcte des données pour améliorer la lisibilité des différents écrits. Nombreux exercices pratiques facilitant l'intégration des bases indispensables à une expression écrite de qualité. - Itinéraire IC101

7 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques d'expression, de communication et relationnelles LA PRISE DE NOTES POUR UNE RESTITUTION EFFICACE 3 jours R /01/16 R /04/16+12/05/16 COMMERCY R /04/16+02/05/16 Didier Flamant Code stage: A5401 Agents ayant à prendre des notes de façon rapide et synthétique et à rédiger des comptes-rendus. - S'initier à la prise de notes rapide et efficace. - Rendre compte par écrit d'activités diverses de manière correcte, synthétique, organisée. - Les différentes situations de prise de notes. - La méthodologie de la prise de notes. - La méthodologie de la rédaction d'un compte rendu. Session pouvant être prise en compte dans le cadre de la Formation continue obligatoire des assistants de prévention * FCO AP - Itinéraire IC101

8 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques d'expression, de communication et relationnelles LA RÉDACTION D'UN COURRIEL BRIEY R019-08/12/15 1 jour Angie Sornette R /06/16 R /10/16 Code stage: A2CEL Agents souhaitant acquérir les bases de rédaction de courriel. - Maîtriser les avantages et les risques de la communication par courriel. - Apprendre les spécificités de la rédaction des courriels dans l'administration. - Apprendre à écrire avec aisance des courriels efficaces. - Le rôle de l'écrit dans l'administration et les responsabilités. - Les avantages et les risques de la communication par courriel dans l'administration, les aspects réglementaires. - Les différences rédactionnelles et de mise en page du courriel. - Le courriel : objet, style, règles de diffusion, mise en copie, formules appropriées, fond, forme et mentions obligatoires.

9 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques d'expression, de communication et relationnelles OPTIMISATION DE LA PRESTATION ORALE 3 jours COMMERCY R /03/16+21/03/16 Didier Flamant R /04+27/05/16 R /05/16 Code stage: A2801 Agents souhaitant développer leur aisance à l'oral et leur capacité d'argumentation. - S'exprimer devant un auditoire ou un interlocuteur afin de présenter de facon claire et structurée un argumentaire. - Apprendre à communiquer avec aisance dans les différentes situations professionnelles et à s'adapter à ses interlocuteurs. - L'analyse d'une situation de communication. - Le langage verbal et le langage corporel. - L'argumentaire. - Le traitement des objections. - La stratégie de la conviction. Entraînement à la communication par des exercices progressifs.

10 DOMAINE : INFORMATIQUE ET SYSTÈMES D'INFORMATION / Sous-domaine : Bureautique et utilisation des outils informatiques CONCEPTION DE PRÉSENTATIONS AVEC POWER POINT BRIEY R /04/16 Angie Sornette R /06/16 Code stage: H4POW Agentes/agents devant réaliser des présentations avec Power Point. - Réaliser des présentations élaborées intégrant des objets multimédia, images ou schémas. - Appliquer des effets d'animation pour renforcer l'impact de ses présentations. - Utiliser un masque pour gagner du temps lors de la mise en forme des présentations. - Présentation du logiciel et de ses fonctions. - Utilisation des différents modes d'affichage. - Choix d'un visuel efficace (Insertion d'objets, graphiques, organigrammes, images). - Animation de la présentation. - Création d'un modèle. PRÉ-REQUIS Etre déjà initié à l'utilisation d'un micro-ordinateur. Ce stage appartient à l'itinéraire ou cycle suivant :

11 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Savoirs de base participant à l'intégration dans la vie professionnelle AMÉLIORATION DES TECHNIQUES RÉDACTIONNELLES NOUVEAU R /06/16 COMMERCY R /11/16 Didier Flamant R /12/16 LONGWY R /03/17 Angie Sornette Code stage: A2TRE Agents souhaitant progresser dans leur expression écrite. - Maîtriser les différentes phases du processus d'écriture ; la structuration de sa pensée, l'élaboration d'un plan, construction de l'écritstyle. - Augmenter la lisibilité de ses écrits. - Les techniques d'usage pour la formulation des écrits courts. - Les différents types de plans pour son écrit. - Les méthodes et outils pour enrichir le vocabulaire. - Les mots et les tournures dynamiques. - La rédaction de textes efficaces. - Les conseils de lecture. Entraînement à la rédaction de textes courts.

12 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Savoirs de base participant à l'intégration dans la vie professionnelle LA CONSOLIDATION DE L'ORTHOGRAPHE ET DE LA GRAMMAIRE NOUVEAU COMMERCY R /02/16 Didier Flamant R /05/16 R /09/16 BRIEY R /11/16 Angie Sornette Code stage: A2GOR Agents souhaitant améliorer leur expression écrite dans le cadre professionnel en préparant les épreuves d'admissibilité d'un concours ou examen professionnel. - Maîtriser les fondamentaux des règles d'orthographe et de grammaire. - S'approprier les astuces et les pièges à éviter. - Analyse grammaticale pour la construction des phrases. - Le bon usage des conjugaisons. - Les règles d'accord. - Moyens mnémotechniques de l'orthographe-grammaire. Alternance d'exercices individuels guidés par le formateur et de travaux en sous-groupes.

13 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques administratives, d'organisation et de secrétariat L'ANALYSE DE SON ACTIVITÉ POUR UNE GESTION EFFICACE DE SON TEMPS DE TRAVAIL NOUVEAU 3 jours R /10/16 Code stage: A3DBM Agents souhaitant gérer leur temps de manière efficiente. - Savoir clarifier sa fonction et les tâches qui en découlent. - Acquérir les réflexes de techniques d'organisation pour mieux gérer son temps. - Savoir faire face aux imprévus et rester serein malgré les pressions. - Les principes et les règles d'une gestion du temps efficace. - Les techniques d'organisation personnelle pour mieux gérer son temps. - Le bilan personnel de la gestion de son temps et le plan d'actions. - Les outils de communication et de l'affirmation de soi pour gérer son temps. - Les études de cas liées à la problématique des stagiaires. Jeux de rôle analysés en groupe. Ce stage appartient à l'itinéraire ou cycle suivant :

14 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques administratives, d'organisation et de secrétariat L'OPTIMISATION DE SON CLASSEMENT JUSQU'À L'ARCHIVAGE NOUVEAU R /11/15 R /05/16 R /11/16 Code stage: A3CLE Assistants de direction, agents en charge de secrétariat. - Mettre en place des procédures efficientes de classement de documents au quotidien. - Choisir la méthode de classement adaptée à son organisation de travail. - La définition d'un plan de classement. - La mise en oeuvre d'un plan de classement dans une organisation. - Le classement partagé, arborescence informatique et dossiers papier. - Le lien avec le tri et l'archivage des dossiers. Exercices pratiques : analyse de dossiers classés, classement de dossiers. PRÉ-REQUIS Connaissances en bureautique. Ce stage appartient à l'itinéraire ou cycle suivant :

15 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques administratives, d'organisation et de secrétariat LA PRÉPARATION ET LA GESTION D' UNE RÉUNION COMMERCY R /02/16 Didier Flamant R /09/16 Code stage: A3ORG Assistants de direction, agents en charge de secrétariat. - Préparer une réunion. - Identifier les conditions de réussite et acquérir une méthode de travail pour organiser une réunion. - Gérer le déroulé d'une réunion. - L'analyse ou la détermination de l'objectif de la réunion. - Les différents types de réunions : information, concertation, débat. - La préparation de l'organisation matérielle d'une réunion. - La préparation du dossier. - Le contenu et l'envoi des convocations. - L'accueil des participants et le déroulement de la réunion : pratiques, protocoles particuliers. - La présentation des documents remis. - La diffusion des comptes rendus et suites à donner.

16 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques d'expression, de communication et relationnelles UTILISATION D'INTERNET SANS RISQUE BRIEY R002-14/01/16 1 jour Angie Sornette R003-13/09/16 Code stage: A2COM Agents non informaticiens soucieux d'acquérir les bonnes pratiques de sécurité à appliquer au travail. - Mettre en évidence les risques liés à l'utilisation d'internet. - Intégrer un ensemble de bonnes pratiques pour éviter les risques. - L'état de la technologie en 2016 et sensibilisation aux nouvelles menaces numériques. - La protection du poste de travail, du Web et de la messagerie électronique. - La gestion et la protection des supports, mots de passe, clés USB, disques durs, dossiers. - La gestion des incidents. Ce stage appartient à l'itinéraire ou cycle suivant :

17 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques d'expression, de communication et relationnelles LA RECHERCHE AVEC MÉTHODOLOGIE DES INFORMATIONS SUR INTERNET R002-24/06/16 1 jour Code stage: A2JM1 Agents souhaitant améliorer leurs techniques de recherche et d'information sur internet dans le cadre professionnel. - Améliorer sa recherche d'informations à partir des moteurs de recherche avec pertinence et sécurité. - Découvrir les nouveaux outils et assurer une veille d'information efficace. - Rappels sur le fonctionnement Web La présentation et le fonctionnement des moteurs de recherche. - La recherche avancée et la mise en place d'une veille d'information. - Les nouveaux outils de veille et de recherche d'informations. Ce stage appartient à l'itinéraire ou cycle suivant :

18 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques d'expression, de communication et relationnelles PRÉLEVER - SYNTHÉTISER - RESTITUER R /10/15 R /05/16 R /11/16 Code stage: A2DBM Agents souhaitant parfaire la communication de l'information écrite et orale. - Définir ce qu'est l'essentiel dans les flux d'information. - Sélectionner et définir l'information orale et écrite utile. - Structurer sa pensée et présenter les informations de manière synthétique. - L'expression de l'essentiel. - La méthodologie dans la sélection de l'information utile. - La démarche et les techniques d'expression écrite et orale pour une présentation synthétique des informations. - L'adaptation de la synthèse aux objectifs et aux destinataires. - Itinéraire IA201

19 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques d'expression, de communication et relationnelles LA STRUCTURATION DE SA PENSÉE AVEC LE MIND-MAPPING NOUVEAU R /04/16 R /06/16 BRIEY R /09/16 Angie Sornette Code stage: A3MAP Tout agent qui gère et partage de l'information, souhaitant optimiser son temps et son organisation dans ses activités quotidiennes. - Comprendre les enjeux de la cartographie mentale et de ses applications. - Clarifier et structurer ses idées pour une meilleure efficience individuelle et collective. - Optimiser son activité professionnelle via la pratique de "Mind-mapping". - Les bases du "Mind-mapping" : origine, principes et règles. - Les cartes manuelles et les cartes informatisées. - Utilisation des cartes dans les activités professionnelles. - Le Mind-mapping collaboratif ou comment valoriser la richesse collective. - Découvrir les logiciels : types et usages. Exercices d'application sur le logiciel gratuit Xmind. PRÉ-REQUIS Etre à l'aise avec l'outil informatique.

20 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques administratives, d'organisation et de secrétariat CONTRER L'INFOBÉSITÉ : LA GESTION DE LA SURCHARGE INFORMATIONNELLE NOUVEAU R /04/16 R001-30/06-01/07/16 Code stage: A3INF Agents amenés dans le cadre de leurs fonctions à gérer de l'information et à utiliser les NTIC. - Analyser l'actuelle évolution des modalités d'information et de communication en ligne. - Comprendre les causes de la surcharge informationnelle. - Trouver les divers moyens d'y remédier. - Définition et historique de l'infobésité. - Ses impacts sur l'information, la gestion du temps et les compétences professionnelles. - Les critères d'analyse sur la gestion des flux d'information. - Les solutions personnelles et organisationnelles. Apports théoriques, échanges et exercices pratiques.

21 Powered by TCPDF ( Stages de l'itinéraire ou cycle 12A01 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques administratives, d'organisation et de secrétariat ELABORATION D'UN PLAN DE VEILLE DOCUMENTAIRE NOUVEAU R /09/16 R /09/16 Code stage: A3DOC Tout agent souhaitant professionnaliser la veille documentaire et pratiquant internet. - Acquérir une méthodologie globale pour élaborer un plan de veille. - Savoir identifier les sources utiles à surveiller. - Utiliser les outils de recueil, d'analyse pour le plan de veille documentaire. - Détermination des domaines à surveiller. - L'identification des sources fiables en lien avec le domaine. - La modélisation de surveillance et de capitalisation des données. - La définition des méthodes de recueil et classement de sauvegarde des informations. - La démarche globale de veille documentaire adaptée à son contexte professionnel. Apports méthodologiques et techniques. Exercices pratiques. PRÉ-REQUIS - Avoir des bases de navigation Internet.