INFORMATIONS PARTENAIRES Complément à la Convention de Partenariat

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Jean-Christophe Olivier
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1 INFORMATIONS PARTENAIRES Complément à la Convention de Partenariat 34 èmes Journées Techniques Biomédicales de l A.A.M.B. du 22 au 25 novembre 2016 Salle des fêtes de RODEZ 1 Boulevard du 122 ème Régiment d Infanterie RODEZ p.1/4

2 1 - Domaine d activité (saisie obligatoire) 2 - Secteur d activité (saisie obligatoire) Quels sont les domaines d activité de votre société : Fabricant/Constructeur Distributeur Maintenance Contrôle Service - Autres Si Autres, merci de préciser. Quels sont les secteurs médicaux de votre activité : Endoscopie Perfusion Ventilation Réchauffement patient Imagerie Médicale Désinfection/Stérilisation Exploration Fonctionnelle Laboratoire Métrologie Batterie Odontologie Optiques/Lampes Accessoires/Câbles/Consommables/Etiquetage Monitorage Instrumentation de chirurgie Appareils de mesures Humanitaire Maintenance Bras/Table opératoire/scialytique - Autres Si autres, merci de préciser. 3 - Votre Emplacement Nous rappelons que les emplacements sont attribués en fonction des dates d enregistrement de votre participation, de la date de règlement de la location et des disponibilités Celle-ci n est effective que lorsque les arrhes de réservation ont été reçues par notre trésorier. Dès réception de votre règlement, un n de stand vous est attribué et vous permet de communiquer votre présence à notre congrès. Le plan de la salle ainsi que le positionnement des emplacements ne pourra cependant être présenté qu au tout début des Journées. Chaque emplacement : - Mesure 3 mètres de long sur 2 mètres de large soit 6 m² au total, - Se compose de deux chaises et d une table de 1,80 m environ 4 - Parking 5 Branchement électrique Parkings : - Il est possible de stationner provisoirement à l arrière de la salle des fêtes uniquement pour la pose et dépose du matériel de votre stand. Il n est pas possible d y stationner très longtemps. - Il y a cependant aux alentours plusieurs parkings disponibles : Parking Musée, Parking souterrain boulevard du 122 Régiment d Infanterie, Parking Amphithéatre Une alimentation électrique (220 V et 2 pôles plus terre, 500W) est fournie pour chaque emplacement. Cette prestation est incluse dans le tarif du stand Dès votre arrivée, vous devez vous enregistrer à «l accueil partenaires», votre emplacement réservé est 6 - Logistique, indiqué sur le plan général qui vous sera remis. Arrivée/Enregistrement, Montage/Démontage MONTAGE : Lundi 21 novembre à partir de 15 heures ou le mardi 22 novembre à partir de 8 heures 30. DEMONTAGE : Jeudi 24 novembre après la pause de 16 heures et devra être terminé avant 19 heures. Si vous souhaitez envoyer des colis, ils pourront être réceptionnés à partir du Lundi 21 novembre 2016, en indiquant sur le bordereau de livraison : 7 - Livraison colis 34 èmes Journées Biomédicales AAMB 22 au 25 novembre 2016 Salle des fêtes de RODEZ 1 Boulevard du 122 ème Régiment d Infanterie RODEZ Veuillez nous précisez sur la Convention de Partenariat si vous avez l intention d envoyer des colis ou du matériel. Le matériel devra être repris par un transporteur et ne pourra être stocké que jusqu au vendredi 25 novembre 2016 à 12 heures dernier délai. p.2/4

3 Afin de faciliter l identification des personnes présentes sur le congrès, des badges seront disponibles dès votre inscription à l accueil permanent. Le port d un badge est obligatoire pour l accès aux locaux dédiés aux Journées. 8 - Fourniture de badges Afin de diminuer les coûts de fonctionnement et de participer modestement à la lutte contre le gaspillage, nous vous demandons de bien vouloir nous indiquer sur la Convention de Partenariat le nombre exact de badges à vous fournir. Nous souhaitons que les badges soient nominatifs. Merci de nous donner la liste des noms et prénoms des participants, même si leur passage sur les JTB est de courte durée. Les journées débutent le mardi 22 novembre 2016 à 11 heures, par les discours de bienvenue et d ouverture qui précèdent la visite des stands par les officiels. Cette visite se prolonge par un cocktail offert, à l issue duquel sera servi le repas de midi. 9 - Cocktail de bienvenue Une participation financière de votre part à ce cocktail est la bienvenue, aussi modeste soit-elle. La publicité en est assurée sur le programme qui est remis aux visiteurs et stagiaires lors de leur enregistrement. Indiquez-nous sur la Convention de Partenariat si vous êtes intéressés, en précisant le montant de votre participation. Plusieurs emplacements distincts de pause facilitent la communication avec les stagiaires ou les visiteurs. Pour satisfaire aux souhaits des uns et des autres, les emplacements des pauses sont répartis judicieusement dans l espace disponible. Les pauses sont d une durée de trois quarts d heure environ Pauses Une plaquette avec votre nom sera posée sur les différents emplacements prévus, si vous voulez y participer financièrement. Indiquez-nous sur la Convention de Partenariat si vous êtes intéressés, en précisant le montant partiel accordé ou bien le paiement intégral de la pause. La réservation d un emplacement comprend une soirée de gala (spectacle et repas). En fonction de l engagement du partenaire dans l organisation de la manifestation, des repas complémentaires pourront être attribués Soirée de Gala (jeudi 24 novembre) Les cartons d invitation pour la soirée de gala, obtenus gratuitement dans le cadre de la location d un ou plusieurs emplacements, sont non cessibles. Ils sont strictement réservés aux personnels de la société. Seules des invitations supplémentaires payantes peuvent être cédées ou offertes. Il appartient au fournisseur de préciser si les invitations supplémentaires sont destinées aux collaborateurs de la société ou sont destinées à d autres personnes. La soirée de gala est une occasion unique permettant aux partenaires et stagiaires de se rencontrer dans un cadre différent et une ambiance conviviale. Toute participation complémentaire, aussi modeste soit-elle, est la bienvenue et permet l organisation de cette soirée que ce soit au niveau des repas, des animations ou du choix du lieu Soirée du Terroir (mardi 22 novembre) Indiquez-nous sur la Convention de Partenariat si vous êtes intéressés, en précisant le montant que vous nous accordez. Comme lors de Journées précédentes, nous proposons aux stagiaires et aux partenaires de se retrouver pour une soirée conviviale lors d un repas dans la pure tradition locale. Pour une organisation correcte de cette soirée, il est primordial que nous puissions connaître avec précisions le nombre de participants. p.3/4

4 Nous vous remercions donc de nous indiquer le nombre exact de repas que vous souhaitez réserver, et de nous informer de toute modification le plus rapidement possible. Vous avez aussi la possibilité de participer au financement de tout ou partie de cette soirée terroir. Le cas échéant merci de nous indiquer le montant de votre participation sur la Convention de Partenariat. p.4/4

5 Vous avez la possibilité de prendre les repas de midi sur place et de pouvoir ainsi également échanger avec les stagiaires durant ce moment privilégié Repas de midi Comme ces repas seront pris en charge par un traiteur nous sommes tenu de pouvoir lui communiquer un nombre de repas au plus juste afin de n avoir ni repas manquant ni repas gaspillé. C est pourquoi nous vous demandons de bien vouloir nous indiquer le nombre exact de repas pris chaque jour de la semaine, et de nous informer de toute modification le plus rapidement possible Insertion de documents publicitaires Si vous désirez insérer des documents dans les sacoches stagiaires (au nombre de 150), merci de nous les faire parvenir avant le lundi 31 octobre L adresse d envoi vous sera communiquée dès votre acceptation. Indiquez votre accord sur la Convention de Partenariat Fourniture Sacoches Stylos Blocs notes Si vous acceptez de nous fournir des sacoches, des stylos et/ou des blocs-notes, nous vous remercions de nous les envoyer avant le lundi 31 octobre 2016 date limite. L adresse d envoi vous sera communiquée dès votre acceptation. Indiquez-nous, sur la Convention de Partenariat, les accessoires que vous fournissez, ou bien le montant que vous nous accordez, le cas échéant. Nous favorisons, le passage des stagiaires sur les stands par l intermédiaire de jeux-questionnaires portant sur les produits et services proposés par les partenaires présents. Par ces questions que vous nous proposerez, vous pourrez faire découvrir votre société, vos produits, vos services, nouvelles fonctionnalités Nous vous demandons donc de bien vouloir nous proposer 5 questions avec leurs réponses associées, sous la forme de Questions à Choix Multiples, avec entre 2 et 5 possibilités de réponse. Plusieurs bonnes réponses possibles Questionnaire Jeux Pour préparer dans de bonnes conditions les questionnaires, vos propositions (questions + réponses) doivent nous parvenir avant le lundi 31 octobre 2016 : t.poinsignon@chru-nancy.fr et / ou s.blin@chru-nancy.fr Les résultats à ces questionnaires permettront de classer les stagiaires, et les plus assidus se verront récompensé d un lot. Vous pouvez de plus nous aider à récompenser ces stagiaires en fournissant un prix qui sera remis lors de la soirée de gala. Si tel est le cas, merci de nous préciser le montant approximatif de votre lot, afin de pouvoir établir un classement cohérent des lots offerts. Le cas échéant, veuillez nous préciser sur la Convention de Partenariat, votre souhait de récompenser un ou plusieurs gagnants, soit par la remise de lots que vous voudrez bien nous remettre avant le mardi 22 novembre 2016 au soir, soit par une participation financière pour l achat de ces lots. p.5/4

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