Règlement intérieur du CE

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1 Règlement intérieur du CE Comment se mettre en conformité avec la loi? 1

2 Préambule Le volet démocratie sociale de la loi du 5 mars 2014 a organisé la transparence financière des comités d entreprise. Dans un contexte de «défiance» à l égard des représentants du personnel, ces nouvelles obligations comptables nécessitent de modifier les pratiques de cette instance. L essentiel des nouvelles règles de transparence financière des CE s imposent en Plusieurs nouveaux articles du Code du travail font référence au règlement intérieur du CE. Or, la pratique montre très souvent que les CE ne disposent pas de règlement intérieur permettant notamment de procéder à des délégations de pouvoirs compatibles avec les nouvelles règles comptables. L adoption ou la révision du règlement intérieur du CE, ou du CCE, apparaît alors incontournable au cours du 1 er semestre Attention, il faut encore que l ANC livre les règlements précisant le contenu des états financiers (bilans, comptes de résultat, annexes ). 2 2

3 Définition du règlement intérieur du CE Qu est-ce qu un règlement intérieur de CE? Il s agit d un document écrit élaboré par le CE qui, selon le Code du travail, détermine : Les modalités de fonctionnement du CE ; Les rapports du CE avec les salariés pour l exercice de ses missions. C est la «charte de bonne gouvernance» du CE Quelle est la valeur juridique du règlement intérieur? Tous les membres du CE (élus, RS et président) ont obligation de s y conformer Il peut prévoir des engagements unilatéraux de l employeur avec des droits supplémentaires pour le CE ( crédit d heures supplémentaire pour le secrétaire ) 3 3

4 Règlement intérieur du CE : une obligation? En pratique, on constate que peu de CE ont un règlement intérieur. Combien parmi vous ont une règlement intérieur? Est-ce que le règlement intérieur est obligatoire? Avant la loi du 5 mars 2014 Cass. soc., 12 juillet 2006, n : «le comité d'entreprise doit établir un règlement intérieur qui détermine les modalités de son fonctionnement» Article L Code du travail Depuis la loi du 5 mars 2014 Nouvel Article L Code du travail : «Les comptes annuels du comité d entreprise sont arrêtés, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, par des membres élus du CE désignés par lui et au sein de ses membres élus ( )» Nouvel Article L Code du travail : «Le comité d'entreprise établit, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l entreprise ( )» Suite à l adoption de la loi du 5 mars 2014 relative à la transparence financières des comptes du CE qui renvoient au règlement intérieur du CE pour fixer les modalités de certaines dispositions, le règlement intérieur devient incontournable. 4 4

5 Objectifs du règlement intérieur de CE Organiser les modalités de fonctionnement interne et notamment préciser les règles non prévues par la loi : désignation des membres du bureau et rôle de ces derniers, règles d adoption des résolutions, organisation des réunions préparatoires, représentants au CA ou CS, modalités de désignation des membres des commissions et règles d organisation de celles-ci, règles d élaboration des PV Organiser les relations avec le président : règles d élaboration de l ordre du jour, délai et modalités de transmission de celui-ci, délai et modalités de transmission des documents, calendrier social relatif aux informations récurrentes, agenda social et actualisation de la BDES, règles d approbation des PV Organiser les relations avec les salariés : règles de confidentialité des documents transmis à l occasion des réunions de CE, règles de diffusion des PV, élaboration et diffusion de comptes rendus, entretiens et prises de contact avec les salariés, règles relatives à l organisation de réunions dans le local CE, détermination des règles d attribution des activités sociales et culturelles Préciser les moyens à disposition : volume d heures de délégations, règles d utilisation des heures de délégation, local, matériel, déplacements dans et hors de l entreprise, budgets 5 5

6 Structure du règlement intérieur Des approfondissements sont nécessaires suite aux nouvelles obligations comptables OBJET DU COMITE COMPOSITION FONCTIONNEME NT GOUVERNANCE ET GESTION BUDGETS ASC ET 0,2% LES MOYENS FONCTION COMPTABLE ET FINANCIERE -Objet -Mission -Attribution -Président -Membres Elus et désignation -Commissions -Réunion -ODJ -Convocation -PV -Révocation -Instances de gestion -Instances de consultation -Elus gestionnaires -Pouvoirs et délégations -Commissions -Bénéficiaires -Règles du 0.2% -financiers -matériels -humains -Obligations légales -Processus budgétaire -Contrôle -Arrêté des comptes -Approbation -EC / CAC Ce contenu doit être adapté aux pratiques de chaque CE 6 6

7 Fonctionnement du CE Composition et attributions du bureau (secrétaire, trésorier et adjoints) : rôle, règle de désignation, de remplacement, de révocation Organisation des réunions plénières et préparatoires : Modalités de diffusion de l ordre du jour et convocation Confidentialité des informations Règles de vote : majorité des présents ou majorité des votants Modalité d adoption et de diffusion du PV : affichage, utilisation de la messagerie Moyens à disposition des élus : Local : règles d accès, matériels, gestion des archives, traitement du courrier Budgets : calcul et périodicité de versement Règles de remboursement de frais Communication : panneaux d affichage, messagerie, intranet, site interne Crédits d heures de délégation : nombre, bon de délégation Assurances du CE Composition et fonctionnement des commissions obligatoires/facultatives 7 7

8 Règles de gouvernance du CE Le CE est une instance collégiale qui a la personnalité morale et représente les salariés Aucun de ses membres n en est le représentant légal, ni le président, ni le secrétaire, ni le trésorier, ni aucun autre élu Une délibération est nécessaire pour chacune des actions du CE Un élu agissant sans délibération ni délégation de pouvoir engage sa responsabilité personnelle Pour agir valablement au nom du CE, les élus doivent justifier de délégation de pouvoir accordés par la majorité des membres du CE Le règlement intérieur doit prévoir les différentes délégations de pouvoirs : signature des chèques, arrêt des comptes, pouvoir de décision pour les activités sociales, gestion du personnel du CE Ainsi, le règlement intérieur permet aux élus d agir dans le cadre de délégation précises et connues et partagées par tous Le règlement intérieur est un outil de sécurisation et de fluidification de l action des élus 8 8

9 Rappel des règles comptables antérieures Le CE n était pas tenu légalement de tenir une comptabilité ni de publier ses comptes selon un format défini. Le Code du travail mentionnait simplement que le CE doit établir annuellement «un compte rendu détaillé de sa gestion financière». En pratique, la tenue d une comptabilité nécessite l établissement de documents comptables Les obligations en matière de comptabilité pour les CE, bien que fondamentales,étaient limitées à : Séparation entre les ASC et le fonctionnement Justification exhaustive des dépenses réalisées Conservation des documents comptables 9 9

10 Principales mesures de la loi du 5 mars 2014 Tous les comités d entreprise sont désormais soumis aux obligations comptables telles que définies à l article L du Code de commerce. Les comptes annuels sont établis selon les modalités définies par le règlement de l Autorité des Normes Comptables (ANC). La nomination d un trésorier parmi les titulaires est désormais obligatoire Les obligations comptables et les informations financières et de gestion à établir sont différentes selon la taille du Comité d Entreprise : désignation obligatoire d un expert-comptable ou d un commissaire aux comptes. L ensemble des pièces comptables justificatives sera conservé pendant dix ans à compter de la date de clôture de l exercice auquel elles se rapportent. Le cadre légal d approbation des comptes et des documents annexes ainsi que leur diffusion aux salariés sont précisés. Des obligations croissantes en fonction de la taille du CE, mais tous les CE sont concernés par la loi 10 10

11 Seuils des exigences comptables Ressources du CE inférieures à (1) Ressources du CE supérieures à (1) 3 critères : 50 salariés en ETP 1,55 M de bilan 3,1 M de ressources (2) «Petits CE» Application d une comptabilité ultra simplifiée Moins de 2 des 3 critères sont remplis : «Moyens CE» Obligation de recourir à un expert-comptable. Application possible d une comptabilité simplifiée Au moins 2 des 3 critères sont remplis : «Gros CE» Obligation de faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes. Application d une comptabilité de droit commun A partir de l exercice ouvert au : 1 er janvier er janvier er janvier 2016 pour la certification 1 Pour l appréciation du seuil de , les ressources annuelles sont égales au total du montant de la subvention de fonctionnement, des ressources activités sociales après déduction des participations des salariés et éventuellement des montants versées au CCE ou CIE. 2 Pour l appréciation du seuil de 3,1 M, les ressources annules sont égales au total du montant de la subvention de fonctionnement, des ressources activités sociales après déduction éventuelle des montants versées au CCE ou CIE

12 Obligations pour les «petits» CE Les «petits» CE devront, a minima : Tenir un livre retraçant chronologiquement les montants et l origine des dépenses qu ils réalisent et des recettes qu ils ont perçues. Établir, une fois par an, un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à leur patrimoine et à leurs engagements en cours (le contenu et les modalités de présentation de cet état seront définis par l ANC). Établir un rapport de gestion simplifié présentant des informations qualitatives sur leurs activités et sur leur gestion financière. Fournir dans l Annexe des comptes, un détail des transactions significatives qu ils auront effectuées durant l exercice. Présenter un rapport sur les conventions passées entre le comité d entreprise et l un de ses membres. Les Comités d Entreprise qui rentrent dans cette catégorie devront disposer de ressources annuelles n excédant pas euros

13 Le contenu du rapport de gestion. Pour les «petits» CE le rapport devra contenir: L organisation du comité : Nombre de sièges, d élus, le cas échéant le nombre de salariés du comité, les commissions et l organigramme des services du comité L utilisation de la subvention de fonctionnement : Activité d expertise et missions économiques Dépenses de formation Dépenses de communication Autres frais de fonctionnement Montant éventuellement versés au CCE Utilisation des ressources liées aux ASC (prestations + bénéficiaires). Etat de synthèse simplifié de ses ressources et dépenses reprenant le modèle établi par l ANC (à paraître). Etat de synthèse simplifié relatif à son patrimoine et à ses engagements défini par un règlement de l ANC (à paraître)

14 Obligations pour les CE de taille intermédiaire Les CE de taille «intermédiaire» devront, a minima : Adopter une «présentation simplifiée de leurs comptes» (bilan, compte de résultat et annexe simplifiée) et enregistrement des créances et les dettes, une fois l an à la clôture. Faire valider et présenter leurs comptes par un expert-comptable (budget de fonctionnement). Établir un rapport de gestion présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière. Fournir dans ce rapport un détail des transactions significatives qu ils auront effectuées durant l exercice. Présenter un rapport (rédigé par le trésorier) sur les conventions passées entre le comité d entreprise et l un de ses membres. Les Comités d Entreprise qui rentrent dans cette catégorie sont ceux dont les ressources excèdent le seuil défini pour la catégorie «petits CE» mais qui pour autant ne rentrent pas dans la catégorie «grands CE» (voir ci après)

15 Obligations pour les «grands» CE Les «grands» CE devront, a minima : Présenter une comptabilité de droit commun (bilan, compte de résultat et annexe). Etablir un rapport de gestion présentant des informations qualitatives sur leurs activités et sur leur gestion financière. Nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de ceux de l entreprise (budget de fonctionnement). Présenter un rapport rédigé par le commissaire aux comptes sur les conventions passées, entre le comité d entreprise et l un de ses membres. Créer une «commission des marchés» parmi les membres titulaires, chargée de choisir les fournisseurs et les prestataires du CE et de définir la procédure des achats de fournitures, de services et de travaux pour les marchés dont le montant est supérieur à euros (décret du 27 mars 2015). La commission devra rendre compte de ses choix au CE au moins une fois par an au travers d un rapport d activité joint en annexe au rapport de gestion

16 Le contenu du rapport de gestion. Pour les «moyens» et «gros» CE le rapport devra contenir: L organisation du comité : Nombre de sièges, d élus, le cas échéant le nombre de salariés du comité, les commissions et l organigramme des services du comité L utilisation de la subvention de fonctionnement : Activité d expertise et missions économiques Dépenses de formation Dépenses de communication Autres frais de fonctionnement Montant éventuellement versés au CCE Utilisation détaillée des ressources liées aux ASC (descriptif des activités et lieux de réalisation, bénéficiaires, écart entre budget prévisionnel et réalisé). Description et évaluation du patrimoine. Les engagement en cours et les transactions significatives (non définies)

17 L approbation des comptes pour tous les CE Les comptes annuels (ou documents simplifiés pour les «petits» CE), le rapport de gestion et le rapport sur les conventions passées seront arrêtés, selon des modalités prévues par le règlement intérieur, par certains élus du Comité d Entreprise désignés par lui. Ces documents seront approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière. La réunion au cours de laquelle les comptes sont approuvés portera sur ce seul sujet et fera l objet d un procès-verbal spécifique. Le législateur précise qu au plus tard trois jours avant la réunion en séance plénière, les membres du Comité d Entreprise, chargés d arrêter les comptes, communiquent l ensemble de ces documents aux membres du CE (8 jours pour les CCE). Le comité d entreprise devra porter ces documents à la connaissance des salariés de l entreprise «par tout moyen»

18 Comment mettre en place le règlement intérieur? Modalités de mise en place du règlement intérieur : 1 - Vote sur le principe de la mise en place 2 - Création éventuelle d une commission 3 - Débats en réunion et adoption à la majorité des titulaires présents Le président du CE peut voter, mais n a pas de droit de veto, sauf pour les dispositions prévoyant des obligations supplémentaires à sa charge (par exemple, un crédit d heures supplémentaire pour le secrétaire ou des heures de délégation pour les suppléants). 4 Signature par le secrétaire et éventuellement le président du CE Modifications du règlement intérieur Par vote en séance à la majorité du CE pour validation de l avenant au document initial Durée du règlement intérieur : Déterminée : pendant le temps d une mandature CE par exemple Indéterminée : il s applique jusqu à ce que le CE à la majorité l abroge ou le modifie plutôt conseillé 18 18

19 Exemples de dispositions d un règlement intérieur Remplacement des membres du bureau «En cas d absence temporaire du secrétaire ou du trésorier, le remplacement est automatiquement assuré par son adjoint pour notamment la rédaction de l ordre du jour, du procès-verbal et la signature des chèques.» Frais de déplacement «Les frais de déplacement pour se rendre aux réunions plénières sont à la charge de la direction. En dehors de ces cas, les frais de déplacement sont pris en charge par le budget de fonctionnement. Les membres du CE sont remboursé de leur frais kilométriques sur la base du barème fiscal selon la puissance du véhicule justifié par la remise au trésorier en début d année d une photocopie de la carte grise. Ils sont remboursés de leurs frais de repas au réel sur justificatif remis au trésorier. Ce remboursement se fait dans la limite d un montant raisonnable.» Activités sociales et culturelles «Pour bénéficier d une prestation, le salarié doit en remplir les conditions et communiquer au CE les justificatifs demandés. Il est rappelé que c est le CE qui détermine sa politique sociale chaque année dans l intérêt de la collectivité des salariés, dans un souci de justice sociale et dans la limite de son budget.» Approbation des comptes «Au plus tard (minimum légal de3 jours) avant la réunion en séance plénière d approbation des comptes annuels, ces derniers doivent être communiqués aux membres du CE ainsi que le rapport de gestion et le rapport sur les conventions passées entre le CE et l un de ses membres»

20 Dans quelle situation se trouve actuellement mon CE? Existe-t-il dans votre CE un guide écrit des procédures qui s appliquent actuellement? Connaissez-vous les procédures qui s appliquent : Pour la transmission d information aux salariés? Pour les déplacements? Pour chaque membre élus au CE? Aux achats? À la participation des salariés? A gestion des stocks? Au suivi de la caisse? Au suivi des immobilisations? Aux prêts? Liste non limitative Pensez-vous que votre CE est protégé contre un risque : De détournement de fonds? De non-respect du budget? De non-respect de certaines dépenses à l objet du CE? URSSAF? Fiscal? 20 20

21 Accompagnement à la mise en place d un règlement intérieur Atlantes et Sémaphores Expertise vous proposent une approche commune pour la rédaction et la mise en conformité de votre règlement intérieur. Nos équipes de juristes et d experts-comptables vous accompagneront dans cette tâche afin de mettre en place un règlement : Adapté à vos pratiques Conforme à la loi et aux nouvelles règles comptables suite à la réforme Accompagnement conseil avec ou sans réunion (s) de travail Échanges avec un consultant sur vos pratiques dans le cadre d un état des lieux Préparation d un projet de règlement intérieur adapté Réunion préparatoire de travail sur la base du projet et finalisation du projet Dans le cadre d une formation spécifique (voir notre catalogue 2015): Un journée adaptée à vos besoins Des outils pédagogiques qui tiennent compte de votre organisation Venez poursuivre sur ce thème ou sur d autres sujets sur notre stand 21 21

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