Organisation, Systèmes d'informations, Conseil

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1 Organisation, Systèmes d'informations, Conseil Société d'ingénierie spécialisée dans les systèmes de classement et de diffusion d'informations Vous souhaitez intégrer des solutions de Gestion Electronique de Documents (G.E.D.) du marché de manière transparente dans votre architecture existante? Sans remise en cause de l'existant vous pouvez prolonger vos espaces de stockage offrant ainsi aux utilisateurs un accès automatisé et fiabilisé à toutes vos données. Quelle que soit l'origine et le volume de vos documents : fichiers natifs issus de la plupart des logiciels du marché fichiers de données structurées ou fichiers d'impression (spool) supports physiques (papier, film, calque, photos...) qui seront alors numérisés puis indexés Quel que soit le domaine de votre application : bureautique : traitement de texte, tableurs, publications... administratif : factures, bons de livraisons ou de commandes, bulletin de paye, états comptables,... technique : notices, schéma, plans... bancaire : relevés de comptes, dossiers de prêt, chèques... Nous avons qualifié une large gamme de produits permettant de répondre à tous vos besoins quels que soient les types de documents et les volumes concernés. NOTRE PRIORITE : LA PERENNITE DES SOLUTIONS PROPOSEES. L expérience et l expertise acquises durant toutes ces années nous ont amenés à proposer : UN CONCEPT DE SERVEUR DE CLASSEMENT QUI VIENT COMPLETER VOTRE SYSTEME D INFORMATION POUR UNE VISION complète et HISTORIQUE DES DOSSIERS En partenariat avec les solutions du marché et s intégrant de manière originale et automatisée dans tout système informatique, tout type d organisation et tout secteur d activité. Organisation, Systèmes d'informations, Conseil S.A.R.L.au capital de Le Ponant Littoral 7 Av. André Roussin MARSEILLE tél : fax : contact@osic.fr - Siren : APE : 6202A

2 Notre mission : ingénierie et partenariat Les ressources humaines techniques d OSIC se composent d ingénieurs de haut niveau et de chefs de projet expérimentés (10 ans) maîtrisant les méthodologies d organisation standard du marché. OSIC possède les compétences nécessaires pour assurer une étude préalable permettant d analyser les caractéristiques de votre système (volumes, flux, données, taux de consultation, confidentialité, sécurité,...) en relation avec les services concernés. Notre savoir faire nous permet également de proposer une étude sur les aspects économiques (retour sur investissement, gain en productivité et en coût de stockage) de nos installations. Nous assurons ainsi une prestation complète de l analyse de vos besoins, jusqu à la formation des personnels concernés et la mise en place de solutions clés en main. Notre organisation : des services et des compétences OSIC vous propose toute une gamme de services : Support technique (hot-line et télémaintenance) Intégration et installation Formation Prestation d'archivage légal sur supports WORM Prestation d hébergement s'appuyant sur des compétences de haut niveau : Consultant senior Ingénieur chef de projet Administrateur de base de données documentaires Notre méthodologie : organiser diffuser optimiser normaliser protéger archiver Nos références : des entreprises qui nous font confiance CEA, IRSN, Stocomest, Banque Populaire de Lorraine, Crédit Agricole, D.D.E. du Val de Marne, Mairie de St Estève, Mairie d Amélie les bains, d Allauch, de Gémenos, Banque Populaire du SUD., Banque Populaire Provençale et Corse, Banque Populaire Occitane, OTV (groupe Veolia), La Provence (groupe LAGARDERE), C.C.I.M.P, DRASSM, DRAC, ERDF, RETIA (groupe TOTAL),...

3 Classer et archiver les données de l entreprise sur CD-ROM O.S.I.C. vous propose une solution performante et économique pour organiser, indexer, présenter l'information de votre entreprise sur CD-ROM A partir de vos documents, nous vous fournissons un ou des CD autonomes c'est à dire contenant non seulement vos documents mais aussi les critères de recherche permettant de les retrouver ainsi que le logiciel de consultation nécessaire. Cette prestation de service peut être ponctuelle ou récurrente; dans ce dernier cas nous pouvons vous proposer des contrats de service personnalisés. Quel que soit l'origine de vos documents : fichiers natifs issus de la plupart des logiciels du marché (Word, Excel, etc...) fichiers de données structurées ou fichiers d'impression (spool) supports physiques (papier, calque, photos...). Quel que soit le domaine de vos applications : bureautique : traitement de texte, tableurs, publications... administratif : factures, bons de livraisons ou de commandes, bulletin de paye, états comptables,... technique : notices, schéma, plans... Pour valoriser vos informations Pour constituer un dossier composite contenant tout type de document accessible rapidement et facilement Des performances exceptionnelles : 1 million de pages "texte" accessibles en 2 secondes par leur contenu La possibilité de créer des CD "autonomes" permet la consultation décentralisée des données, à l'aide d'un simple lecteur de CD-ROM. Compte tenu des faibles coûts de ce support, de sa normalisation, de sa capacité et de la multiplication des lecteurs de CD-ROM, de nombreuses applications sont envisageables au sein de l'entreprise. Nous utilisons un logiciel d'indexation et de recherche particulièrement puissant, qui vous permet de consulter rapidement, en environnement Windows 98, NT, 2000 ou XP, tout type de document archivé tel que traitement de textes, tableur, fichier PC, image, document numérisé, fichier DAO, fichier d édition en sortie d'ordinateurs COM ou PRINT,... Les CD sont à la norme ISO 9660 et peuvent être contenir jusqu'à images A4, ou pages de texte non compressé et de à pages en mode compressé, soit l'équivalent de 4 à microfiches ainsi que la base d'index et le logiciel de consultation. Il est possible de répartir les données sur plusieurs CD. Le programme de consultation vous permet d'effectuer des interrogations en texte intégral ou via les critères souhaités. Au cours de l'opération de gravure sur le CD, le module de consultation-recherche est automatiquement copié sur le CD avec les données et les fichiers index. Ainsi un CD complètement autonome est réalisé et tout le monde peut le lire sur un PC équipé d'un lecteur de CD-ROM. Les fichiers archivés sur le CD peuvent être visualisés sans faire appel à l'application d'origine. L'utilisateur obtient une liste de documents répondant à ses critères, documents qu'il peut visualiser en quelques secondes dans une fenêtre, copier, envoyer par FAX ou imprimer. Une fonction particulière permet de charger dans leur logiciel d'origine certains documents retrouvés (ex : documents Word). Indexation et stockage de fichiers en sortie d'ordinateurs. Pour archiver des fichiers PRINT ou COM, en remplacement de la microfiche, les données sont automatiquement traitées, indexées, importées selon une procédure de traitement par lots sur PC., permettant ainsi de traiter la majorité des fichiers en sortie d'un calculateur. Il est possible d'associer aux données ainsi traitées les fonds de page permettant de reconstituer les documents originaux (factures, bordereaux de livraison, bulletins de paye, etc.) Organisation, Systèmes d'informations, Conseil S.A.R.L.au capital de Le Ponant Littoral 7 Av. André Roussin MARSEILLE tél : fax : contact@osic.fr - Siren : APE : 721 Z

4 Organisation, Systèmes d'informations, Conseil Indexation et stockage de documents image Une procédure de traitement par lot permet d'associer automatiquement à des fichiers images, du texte grâce au module OCR, ou des fiches d'index personnalisées. Le module de recherche vous permet d'afficher, agrandir, faire des rotations, améliorer, imprimer, télécopier et copier des documents images. Nous pouvons numériser des documents et utiliser le module de lecture automatique pour créer un index plein-texte. Vous pouvez alors retrouver un document papier par une recherche sur son contenu. Indexation, stockage de documents DAO Pour les documents DAO, nous pouvons indexer automatiquement et archiver des documents de types DWG ou DXF. Ceux ci sont alors stockés en format natif. Vous pouvez effectuer des recherches soit, classiquement, sur les critères choisis mais aussi sur le contenu texte ainsi qu'attribut des dessins. Vous pouvez ensuite les visualiser, les imprimer (sur tout poste) ou les reprendre dans l'application d'origine (Autocad par exemple si le poste de travail en est doté). Quelles applications? Alchemy est particulièrement bien adapté pour le remplacement des supports de stockage tels que la microfiche ou pour l'archivage de documents bureautique, d'images, etc... Tous les services d'une entreprise sont potentiellement intéressés par cette solution, on notera : Secrétariat : Sauvegarde de fichiers bureautiques avec module de consultation, Bureaux d'études : Sauvegarde et archivage de dossiers composites textes, dessins,... Comptabilité, finance : Bordereaux de livraison,.factures, états comptables,... Ressources humaines : Dossiers personnels, paye, C.V.,... Commercial : Devis, courriers, catalogues,... Qualité : classement des procédures, historiques de fabrication,... Les atouts de cette solution Solution complète sans coût supplémentaire Pas ou peu de formation pour la consultation. Fonctionne en consultation sans aucun logiciel installé (sur le serveur ou sur le poste). Pas de logiciel complémentaire à acquérir C'est une sauvegarde et un archivage car les fichiers sont conservés dans leur format natif. Fonctionne sur toutes les plates-formes PC-Windows Exemples Service paye : classement des bulletins de salaire de 1000 employés fourniture mensuelle d'un CD (et d'un CD de sauvegarde) reprenant l'historique déjà fourni (capacité de 50 ans de paye environ sur le même CD). Service comptabilité : pages en interne (factures, états comptables...) 300 documents bureautiques (Word et Excel) 1000 pages entrantes à numériser (factures fournisseurs, courriers,...) fourniture mensuelle d'un CD (et d'un CD de sauvegarde) reprenant l'historique déjà fourni (capacité de 1 an environ sur le même CD) : Bureau d'étude : 200 plans Autocad 500 documents bureautiques (Word et excel) 1000 pages entrantes à numériser avec OCR (documentations fournisseurs, courriers,...) fourniture mensuelle d'un CD (et d'un CD de sauvegarde) reprenant l'historique déjà fourni (capacité de 6 mois environ sur le même CD) :

5 Classer et archiver les données de l entreprise avec Le Classeur (licence Alchemy OPEN TEXTE) Pour organiser, indexer, présenter l'information de votre entreprise que ce soit de manière centralisée via un réseau (LAN ou WAN) ou décentralisée en diffusant des CD-ROM, des logiciels sont nécessaires. La société OSIC présente la solution Le Classeur qui répond à ce double besoin. Le Classeur : pour valoriser vos informations Le classeur est une application de classement, d'archivage et de consultation de documents stockés sur tout support informatique et, notamment, sur CD enregistrable (CD-WORM). Le Classeur est un logiciel d'indexation et de recherche particulièrement puissant, qui vous permet de consulter rapidement, en environnement Windows 98, NT, 2000 ou XP, tout type de document archivé tel que traitement de textes, tableur, fichier PC, image, document numérisé, fichier DAO, fichier d édition en sortie d'ordinateurs COM ou PRINT,... Des performances exceptionnelles : 1 million de pages "texte" accessibles en 2 secondes par leur contenu Le Classeur peut générer des CD à la norme ISO 9660 sur lesquels peuvent être enregistrées jusqu'à images A4, ou pages de texte non compressé et de à pages en mode compressé, soit l'équivalent de 4 à microfiches ainsi que la base d'index et le logiciel de consultation. Il est possible de répartir les données sur plusieurs CD. Plus de licences vendues à ce jour Les avantages du Classeur sont sa très grande simplicité d'emploi et son faible coût. Le Classeur permet de diffuser des bases texte et image, car le module de consultation et de recherche est associé au CD pour tous les possesseurs d'une licence. Le Classeur Bureau pour construire et consulter Le Classeur Construire Ce module permet d'importer dans Le Classeur les données dans leur format d'origine, sans conversion ni balises. Par exemple, des fichiers Word ou Excel sont indexés et copiés sur la base avec leur format et liaison OLE intactes. Pour constituer un dossier composite contenant tout type de document accessible rapidement et facilement Il permet de classer et d'organiser les fichiers et de créer sa propre table des matières, de créer des fiches d'indexation personnalisées pour chaque fichier, d'associer des motsclés ou du texte, des images, etc. Les documents bureautiques ou les fichiers texte sont indexés automatiquement. Pour les documents papiers, chacun est analysé par un module logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR). Les informations (mots) extraites sont entrées dans la base de données en texte intégral pour permettre une recherche ultérieure. Les utilisateurs du CD ainsi créé peuvent consulter l'information selon une recherche guidée par des exemples Le Classeur est particulièrement performant pour l'indexation plein-texte et la compression des index. Le fichier index est très compressé, ce qui laisse plus de place pour l'information. L'indexation, la compression des données et éven- Organisation, Systèmes d'informations, Conseil S.A.R.L.au capital de Le Ponant Littoral 7 Av. André Roussin MARSEILLE tél : fax : contact@osic.fr - Siren : APE : 721 Z

6 Organisation, Systèmes d'informations, Conseil tuellement la gravure sur le CD-R sont réalisées en une seule opération. Le Classeur pilote la majorité des graveurs du marché. Le Classeur Recherche Le Classeur Recherche est un programme de consultation sous Windows qui permet d'effectuer des interrogations en texte intégral ou via la base index Au cours de l'opération de gravure sur le CD, le module de consultation-recherche est automatiquement copié sur le CD avec les données et les fichiers index. Ainsi, un CD complètement autonome est réalisé et tous les document peuvent être lus sur un PC équipé d'un lecteur de CD-ROM.. Les fichiers archivés sur le CD peuvent être visualisés sans faire appel à l'application d'origine. L'utilisateur obtient une liste de documents répondant à ses critères, liste qu'il peut visualiser en quelques secondes dans une fenêtre, copier, envoyer par FAX ou imprimer. Une fonction particulière du Classeur permet de charger dans leur logiciel d'origine les documents retrouvés (ex : documents Word). Dans le module Recherche du Classeur, plus de 250 "visualiseurs" PC sont inclus. Ils permettent d'afficher, agrandir, faire des rotations, améliorer, imprimer, télécopier et copier des documents images. Les différents modules du Classeur sont intégrés, et rendent son utilisation particulièrement aisée COLD : Indexation et stockage automatique de fichiers en sortie d'ordinateurs et d images. Pour archiver des fichiers PRINT ou COM dans des applications de type COLD en remplacement de la microfiche, Le Classeur propose son module d'extraction et de mise en forme de données Cold2CD Les données sont automatiquement traitées, indexées, importées dans Le Classeur selon une procédure de traitement par lots sur PC. Cold2CD permet de traiter la majorité des fichiers en sortie d'un calculateur. Il est possible d'associer aux données ainsi traitées les fonds de page permettant de reconstituer les documents originaux (factures, bordereaux de livraison, bulletins de paye, etc.) SCAN : Indexation et stockage de documents image Pour numériser et stocker des documents papiers, Le Classeur vous propose une solutions intégrée de numérisation : Scan qui permet de piloter la majorité des numériseurs du marché. Par ailleurs Le Classeur peut importer des documents depuis n'importe quel logiciel générant des images. Une procédure de traitement par lot permet d'associer automatiquement à des fichiers images, du texte grâce au module OCR, ou des fiches d'index personnalisées.. Scan vous permet : Diffusion de CD Postes de Consultation Serveur d index et de documents réseau local (LAN) ou étendu (WAN) et Index Documents de numériser directement des documents dans Le Classeur d'utiliser le module de lecture automatique pour créer un index plein-texte de faire du copier/coller dans n'importe quel répertoire de réaliser des opérations de numérisation et d'indexation en différé. DAO : Indexation, stockage de documents DAO Pour les documents DAO, Le Classeur vous propose le module DAO qui permet d'indexer automatiquement et d'archiver des documents de types DWG ou DXF. Ceux-ci, sont alors stockés en format natif. Vous pouvez effectuer des recherches soit, classiquement, sur les critères choisis mais aussi sur le contenu texte ainsi que sur les attributs des dessins. Vous pouvez ensuite les visualiser, les imprimer (sur tout poste) ou les reprendre dans l'application d'origine (si le poste de travail en est doté)

7 Organisation, Systèmes d'informations, Conseil WEB : Permet l accès aux documents via Internet ou Intranet Permet d installer un serveur qui donne accès aux documents via Netscape Navigator ou Internet Explorer. Tous les types de documents (image, bureautique, plans, texte) sont disponibles à travers le viewer standard. Les recherches sont disponibles en plein texte et sur index. Quelles applications? Le Classeur est particulièrement bien adapté pour le remplacement des supports de stockage tels que la microfiche ou pour l'archivage de documents bureautique, d'images, etc... Parmi les secteurs d'activité utilisant Le Classeur, on notera : Banque : Archivage d'opérations bancaires, carte de crédit, etc., Assurances : Archivage de dossiers numérisés, Edition : Archivage de factures et bordereaux de livraison, Pharmacie : Diffusion d'informations sur les médicaments, Cabinets comptables : Archivage de dossiers composites. Et dans tous les services d'une entreprise Secrétariat : Sauvegarde de fichiers bureautiques avec module de consultation, Bureaux d'études : Archivage de dossiers composites textes, dessins,... Comptabilité, finance : Bordereaux de livraison,.factures, états comptables,... Ressources humaines : Dossiers du personnel, paye, C.V.,... Commercial : Devis, courriers, catalogues,... La possibilité de créer des CD "autonomes" permet en outre la consultation décentralisée des données, à l'aide d'un simple lecteur de CD-ROM. Compte tenu des faibles coûts de ce support, de sa normalisation, de sa capacité et de la multiplication des lecteurs, de nombreuses autres applications sont envi sageables au sein de l'entreprise : L'archivage de données, La publication d'informations pour diffusion La gestion de la documentation et des manuels Les atouts du Classeur Solution complète sans coût supplémentaire Libre de droits de diffusion (sur CD dupliqué ou distribué ). Pas ou peu de formation pour la consultation. Peut fonctionner en consultation sans aucun logiciel installé (sur le serveur ou sur le poste). Pas de logiciel complémentaire à acquérir Fonctionne sur toutes les plates-formes PC-Windows - 3 -