DIFFUSION MEDIATISEE

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1 DIFFUSION MEDIATISEE Processus Historique Version Date Nature de la modification 01 31/07/03 Création 02 19/05/05 1. Mise en place d un fichier centralisé et des modalités de sa mise à jour 2. Intégration du suivi des stocks des supports de communications et des publications 3. Ajout de nouveaux formulaires 4. Identification des modalités de mise en œuvre des indicateurs Rédaction Vérification Validation Codification PROCESS/2.6 Nom C. ETIENNE C. DROUOT E. REYTER Date d application 23/05/05 Date 18/05/05 19/05/05 19/05/05 Version 02 Signature Nbre formulaire 04 Page 1/5

2 A. Finalité Le présent processus a pour objectif de gérer et mettre à disposition les différentes données formalisées (publications, documents de communication ou toutes informations sur le Portail INFFOLOR) dans des délais respectés et de façon adéquate et structurée. B. Périmètre Le processus s applique de la réception des données mises en forme jusqu à leurs diffusions. C. Responsabilité Le suivi du fonctionnement et de l amélioration du processus est placé sous la responsabilité du chef de projet communication. D. Données d entrée Tout document et/ou information à diffuser. E. Données de sortie Informations diffusées et éléments recueillis suite à la diffusion (retours, abonnements, désabonnements). F. Organisation / Logigramme 1. Veille du fichier centralisé Le fichier centralisé sera utilisé pour les opérations suivantes : - appel ou rappel téléphonique - mailing courrier - mailing électronique - envoi de fax Le fichier P@ge ne fait pas partie du fichier centralisé. Sa mise à jour est assurée par la conceptrice PAO en charge du P@ge. Fonctions ayant la responsabilité d actualiser le fichier centralisé : - à Vandoeuvre : la secrétaire (titulaire) + l assistante projets (suppléante) - à Metz : la secrétaire (titulaire) + la secrétaire de projet VAE (suppléante pour les retours ponctuels) Répartition de la mise à jour du fichier centralisé : - pour des retours ponctuels : secrétaire de Metz - pour des retours résultant d un mailing courrier ou électronique : la secrétaire du service responsable du mailing Le délai de mise à jour du fichier centralisé est d une journée après réception de l information pour les retours ponctuels. PROCESS/ /5

3 2. Envoi mailing courrier et internet Activités Fonctions Documents Commentaires Responsable de la diffusion projets Formulaire envoi du courrier/mailing FOR/2.6.1 Le responsable de la diffusion identifie les éléments constitutifs du fichier du mailing. Formulaire à transmettre 15 jours minimum avant l envoi au secrétariat concerné / à l assistante projets, qui en fera une copie à l assistante gestion/administration dans le cas d un envoi par la poste > 400 courriers ou d achat de fournitures. Responsable de la diffusion Concordance entre les informations transmises et le fichier établi projets + personnel INFFOLOR pour envoi courriers > 400 Pointage des retards et des retours FOR/2.6.2 La secrétaire concernée / l assistante projets pointe, si tel est le cas, le retard dans la diffusion et sa durée. La gestion de l envoi par la poste est effectuée par le Service gestion/administration. projets Pointage des retards et des retours FOR/2.6.2 La secrétaire concernée / l assistante projets pointe, si tel est le cas, le nombre de retours et en informe le responsable de la diffusion. PROCESS/ /5

4 3. Mise en ligne 3.1 Localisation de l information dans la ou les rubriques adéquate(s) par le responsable de la mise en ligne L information peut se situer à plusieurs niveaux au sein des rubriques du Portail Internet d INFFOLOR ou dans une publication électronique. 3.2 Diffusion de l information sur le réseau Internet par la conceptrice PAO Les informations à diffuser sont transmises au pôle PAO selon le processus Gestion des données. Le responsable de la mise en ligne vérifie la bonne localisation des informations et les bons liens sur le Portail. La conceptrice PAO concernée pointe, si tel est le cas, le retard dans la diffusion et le nombre de retours dans le cas d une publication (ex. : P@ge). FOR/ Gestion des stocks des supports de communication et des publications Le suivi et la comptabilisation des stocks se feront : - d une part deux fois par an, à Vandoeuvre par le secrétariat et à Metz par la documentaliste, en collaboration avec les services concernés, - et d autre part à chaque création et/ou duplication de supports de communication et de publications par le service concerné. La mise à jour des formulaires «Liste des supports de communication», FOR/2.6.3 et «Liste des publications», FOR/2.6.4 se fera sur l espace de travail collaboratif par les fonctions concernées cidessus. G. Liste des documents liés Formulaire Envoi du courrier/mailing FOR/2.6.1 Pointage des retards et des retours FOR/2.6.2 Liste des supports de communication FOR/2.6.3 Liste des publications FOR/2.6.4 H. Interfaces avec les autres processus Conception multimédia Gestion des données Gestion de projet Achats I. Risques, points sensibles Mise à jour inefficace du fichier centralisé (en termes de contenu et de délais non respectés) Oubli de destinataires au moment de l identification ou de la constitution du fichier mailing Non respect du délai de diffusion Routage : problèmes avec les prestataires 1) Routeur : utilisation par le routeur d une disquette «données» obsolète et non mise à jour 2) Poste PROCESS/ /5

5 J. Evaluation du processus Objectifs de performance Indicateurs Cibles à atteindre Actions Assurer une veille efficace du fichier centralisé Diffusion dans les délais prévus Diminution des retours Durée et nombre de retards / / La secrétaire, l assistante projets ou la conceptrice PAO concernée pointe le nombre de retours, de retards dans la diffusion et leur durée. PROCESS/ /5