L espace «Gestion Club» Gestion administrative

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1 L espace «Gestion Club» Gestion administrative Les fonctionnalités de gestion administrative proposées par la FFTT, via Internet, sont accessibles depuis le site de la Ligue : (Accès direct en page d accueil : clic sur «Gestion club») Ces services ont pour but d améliorer la souplesse et les délais administratifs relatifs à la licenciation. L utilisation de ces fonctionnalités engage la responsabilité du président du club. Accès à l espace «Mon club» L accès à l espace «Mon Club» est ouvert pour tout club validé (à jour de son affiliation). Première connexion du club Cette première connexion, réservée au Président du club, sert à créer le code d activation. Il est proposé de créer un code d autorisation pour la saisie des licences et autres fonctionnalités administratives. Ceci n est pas une obligation, mais est fortement recommandé. En effet, ce code d activation n est pas nécessaire pour la saisie des résultats des équipes, et donc la saisie de ce code supplémentaire permet de séparer clairement les responsabilités. Mode d emploi : - Etape 1 : connexion au site de la Ligue : (Accès direct en page d accueil : clic sur «Gestion club») En cliquant sur l une des fonctions prévues sur l onglet LICENCES du bandeau ci-dessus, par exemple «Validation», vous avez l écran d identification suivant : - Etape 2 : Saisir uniquement votre numéro de club et votre mot de passe SPID (laisser vide le champ «code d activation») Le mot de passe vous a été communiqué par la Ligue. Pour le modifier, ou en cas d oubli, contactez le secrétariat. Remarque : Cette connexion n est pas décomptée des 50 accès mensuels autorisés dans SPID. Après identification, vous verrez apparaître à l écran votre numéro de club et votre "domaine" (= le code du comité départemental). Exemple : pour un club des Hauts de Seine le code "D92" apparaîtra. - Etape 3 : Lire et accepter les conditions d utilisation.

2 Cette acceptation est indispensable à toute utilisation. Pour cela : 1- cocher la case «J accepte les conditions ci-dessus», après les avoir lues ; 2- choisir dans la liste le nom de la personne qui aura la responsabilité de toutes les saisies ; 3- saisir le code d autorisation (= activation) de votre choix. Vous retrouvez l écran d identification, qui est également celui que vous aurez pour toutes les connexions ultérieures. Connexions ultérieures Saisir le numéro du club, le mot de passe de SPID et le code d activation. Vous aurez alors accès à toutes les démarches administratives. Validation des licences Avant toute prise de licence, le dirigeant responsable doit : - Exiger une pièce d identité avant l établissement de la licence - Vérifier que le licencié a intégralement renseigné le formulaire d adhésion (formulaire de demande de licence) et l a daté et signé. Pour les joueurs mineurs, c est le représentant légal qui doit signer - S assurer, pour les licenciés-joueurs, que le certificat médical obligatoire de non contre-indication à la pratique du tennis de table en compétition est en cours de validité (moins d un an à la date de la prise de licence) ou bien que le joueur a validé l auto-questionnaire (voir détails dans la circulaire administrative 2017/2018). - Faire une copie des documents demandés pour la création ou le renouvellement des licences pour les étrangers (règlements administratifs Article 6 Chapitre 2 Titre 1) - Conserver avec soin le formulaire d adhésion, le certificat médical et les documents justificatifs des étrangers. - Tous ces documents pourront, à tout moment, être exigés par la Ligue. Gestion club Juillet

3 Mode d emploi : Etape 1 : Saisie des informations 1- La date est automatiquement la date du jour et ne peut être modifiée. 2- Choisissez le type de licence (traditionnel ou promotionnel). 3- Vous pouvez ensuite saisir le numéro de licence du joueur à valider ou cliquer sur son nom dans la liste des licenciés du club au dessous. Cette liste présente les licenciés les plus récents (ceux de la saison en cours et ceux de la saison précédente). Si vous souhaitez accéder à des informations plus anciennes, vous pourrez cliquer sur le lien «afficher les archives». Vous aurez alors la liste de tous les anciens licenciés répertoriés dans la base de données depuis sa mise en place. Dans le cas où vous le sélectionnez dans la liste, son nom apparaîtra à coté du numéro de licence. 4- Pour choisir le type de certificat médical, deux cas se présentent : - Soit vous disposez du certificat médical et dans ce cas, choisissez "Standard". Vous devrez alors obligatoirement remplir les informations concernant ce certificat : Sa date de délivrance Le nom du médecin Son numéro d'inscription à l'ordre des médecins (ADELI). Cette dernière information figure obligatoirement sur le certificat qui a été délivré. - Soit vous ne disposez pas du certificat. Vous choisirez alors "ni entraînement, ni compétition". 5- Le licencié doit obligatoirement avoir pris connaissance des conditions d'assurance concernant la couverture des garanties et les garanties complémentaires qui lui sont proposées. Vous devez donc, après avoir informé le joueur, cocher cette case. Un lien est placé à côté afin que vous accédiez au document de référence pour lui en faire part. 6- La dernière case à cocher (ou décocher) sert à réafficher ou non la liste des licenciés lors du prochain affichage de l'écran. 7- Vous pouvez ensuite valider la licence. Celle-ci sera valable à partir de l'instant (date et heure) où vous l'avez validée. Un message de confirmation s affiche sur l écran et un lien vous est proposé si vous souhaitez apporter des modifications à cette fiche (adresse, téléphone, mail, etc.). A l issue de la validation, un mail est envoyé sur l adresse mail du joueur ou à défaut du club avec un lien vers son attestation de licence. C est cette attestation qui devra être présentée aux juges-arbitres et permettra de disputer les compétitions (sous réserve de la règlementation sur le certificat médical). Etape 2 : Règlement Pour le règlement, utiliser le formulaire "récapitulatif administratif et financier" Ref téléchargeable dans votre espace mon club à la rubrique «Administratif Club «Téléchargement» faire les totaux des licences traditionnelles et les reporter dans la 1ère sous-partie. Faire les totaux des licences promotionnelles et les reporter dans la seconde sous-partie joindre à ce formulaire le chèque correspondant au prix des licences et envoyer le tout à la Ligue Gestion club Juillet

4 Création des licences Avant toute prise de licence, le dirigeant responsable doit : - Exiger une pièce d identité avant l établissement de la licence - Vérifier que le licencié a intégralement renseigné le formulaire d adhésion (formulaire de demande de licence) et l a daté et signé. Pour les joueurs mineurs, c est le représentant légal qui doit signer - S assurer, pour les licenciés-joueurs, que le certificat médical obligatoire de non contre-indication à la pratique du tennis de table en compétition est en cours de validité (moins d un an à la date de la prise de licence) ou bien que le joueur a validé l auto-questionnaire (voir détails dans la circulaire administrative 2017/2018). - Faire une copie des documents demandés pour la création ou le renouvellement des licences pour les étrangers (règlements administratifs Article 6 Chapitre 2 Titre 1) - Conserver avec soin le formulaire d adhésion, le certificat médical et les documents justificatifs des étrangers. Tous ces documents pourront, à tout moment, être exigés par la Ligue. La création d'une licence vous permet d'enregistrer de nouveaux licenciés. Mode d emploi : Etape 1 : Saisie des informations 1- La date est automatiquement la date du jour et ne peut être modifiée 2- Saisissez le nom et le prénom 3- Choisissez le type de licence (traditionnel ou promotionnel) 4- Choisissez le sexe 5- Saisissez la date de naissance 6- Choisissez la nationalité dans la liste. Par défaut, c'est 'France' qui est proposé. Dans cette liste seuls la France et les pays de type «C» dont la liste est définie dans les règlements fédéraux sont accessibles. Pour les autres pays, il est nécessaire de contacter la ligue et de fournir les pièces administratives nécessaires. 7- Pour choisir le type de certificat médical, deux cas se présentent : - Soit vous disposez du certificat médical et dans ce cas, choisissez "Standard". Vous devrez alors obligatoirement remplir les informations concernant ce certificat : Sa date de délivrance Le nom du médecin Son numéro d'inscription à l'ordre des médecins (ADELI). Cette dernière information figure obligatoirement sur le certificat qui a été délivré. - Soit vous ne disposez pas du certificat. Vous choisirez alors "ni entraînement, ni compétition". 8- Les points du joueur s affichent : 500 points (par défaut, pour une première licence, homme ou femme). En aucun cas, vous ne devez modifier le nombre de points. Si vous avez un doute sur le bon classement à affecter au joueur, ou si le joueur a été licencié à l étranger (qu il soit Français ou non) contactez le secrétariat de la LGETT. Gestion club Juillet

5 9- Saisie de l'adresse: Vous disposez de 3 lignes d'adresse. La 2e ligne (numéro et libellé voie) doit obligatoirement être saisie. Les lignes 1 et 3 sont optionnelles. Saisissez ensuite le code postal et validez ce code en appuyant sur la touche "Entrée". L'écran est alors réaffiché et la liste des communes correspondant à ce code postal apparaît. Choisissez la commune. 10- Saisissez : le téléphone fixe, le téléphone portable et l'adresse mail. 11- Le licencié doit avoir obligatoirement pris connaissance des conditions d'assurance. Vous devez donc après avoir informé le joueur, cocher cette case. Un lien est placé afin que vous accédiez au document pour lui en faire part. Vous pouvez ensuite valider la demande de licence. Etape 2 : Contrôle des doublons Un contrôle de doublons est effectué, portant sur nom + prénom + date de naissance. Si des doublons sont détectés, un écran s affiche avec les doublons trouvés. Dans le cas présenté, on trouve une licence en archive (Type A) et une licence valide (Type L) dans un club. Abandonnez la création en cas de doublon et contactez le secrétariat de la Ligue qui vous aidera dans votre démarche. Si le contrôle des doublons est négatif, vous retournez à l écran de saisie avec le message de confirmation et le numéro de licence attribué au joueur. Cette licence sera valable à partir de l'instant (date et heure) où vous l'avez validée. A l issue de la validation, un mail est envoyé sur l adresse mail du joueur ou à défaut du club avec un lien vers son attestation de licence. C est cette attestation qui devra être présentée aux juges-arbitres et permettra de disputer les compétitions (sous réserve de la règlementation sur le certificat médical). Etape 3 : Règlement Pour le règlement, utiliser le formulaire "récapitulatif administratif et financier" Ref téléchargeable dans votre espace mon club à la rubrique «Administratif Club «Téléchargement» faire les totaux des licences traditionnelles et les reporter dans la 1ère sous-partie. Faire les totaux des licences promotionnelles et les reporter dans la seconde sous-partie joindre à ce formulaire le chèque correspondant au prix des licences et envoyer le tout à la Ligue Gestion club Juillet

6 Edition des attestations de licences La liste des licenciés validés vous est proposée. Cocher le bouton «édition» en face des licenciés dont vous souhaitez éditer l attestation de licence puis sur «imprimer les attestations». Vous pouvez ainsi éditer les attestations de licence pour chacun de vos joueurs. Cette édition est faite au format Acrobat PDF. Vous pourrez donc l imprimer et également l enregistrer. C est cette attestation qui devra être présentée aux juges-arbitres et permettra de disputer les compétitions (sous réserve de la règlementation sur le certificat médical) Gestion club Juillet