Guide d utilisation de l application «Qualité Formation» de Pôle emploi

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1 Guide d utilisation de l application «Qualité Formation» de Pôle emploi Demande d attestation de conformité pour une demande de financement Pôle emploi Pages2à20 Catalogue des organismes de formation référencés qualité par Pôle emploi Pages21à29 Document Pôle emploi Août2017

2 Guide d utilisation de l application «Qualité Formation» de Pôle emploi Comment faire une demande d attestation de conformité pour une demande de financement Pôle emploi? 2

3 Faire une demande d attestation de conformité pour une demande de financement Pôle emploi -> Vous avez une demande de financement Pôle emploi en cours (AIF : Aide Individuelle à la Formation ou POEI : Préparation Opérationnelle à l Emploi Individuelle) ET Quand demander une attestation de conformité Pôle emploi? -> Vous n êtes référencés dans aucun catalogue qualité d un financeur soumis au décret (Pôle emploi, conseil régional, OPCA, Agefiph ), ni détenteur d un label ou d un certificat reconnu par le CNEFOP => Vous devez donc demander une attestation de conformité qualité pour être financé par Pôle emploi Demande d attestation de conformité Pôle emploi : c est quoi? L attestation de conformité qualité de Pôle emploi vous permet de faire une demande de financement sans être obligatoirement référencé au catalogue qualité de Pôle emploi ou au catalogue d un des financeur mentionnés dans le décret, dès lors que votre organisme répond aux critères du décret n du 30 juin Demande d attestation de conformité Pôle emploi : Comment ça marche? Vous devez faire la demande à Pôle emploi, par l application «qualité formation» sur pole-emploi.org. Il vous sera demandé de fournir les pièces justifiant de la qualité de vos formations afin que votre demande soit acceptée par Pôle emploi. En cas d accord de Pôle emploi, vous pourrez télécharger l attestation de conformité et cocher la case correspondante dans les formulaires AIF et/ou POEI. 3

4 Sommaire demande d attestation Accès à l application «Qualité Formation» sur pole-emploi.org page 5 Création de votre compte page 6 La Fiche de votre organisme de formation page 7 Réception du mail pour votre 1 ère connexion à votre compte page 8 Faire une demande d attestation page 9 Identifiant du demandeur d emploi page 10 Téléchargez les pièces justificatives page 11 Transmettre votre demande page 13 Acceptation par Pôle emploi page 14 Statut de l attestation page 15 Attestation de conformité Pôle emploi page 16 Formulaire AIF ou POEI page 17 ANNEXE : Zoom sur les pièces demandées page 18 4

5 Accès à l application «Qualité Formation» sur pole-emploi.org Vous avez accès à l application «Qualité Formation» et à l attestation de conformité via : -> Pole-emploi.org / Partenaires de l emploi / Acteurs de l insertion sociale et professionnelle * * Prochainement, l application «qualité formation» sera disponible dans la nouvelle rubrique «La formation/organisme de formation» dans «Partenaires de l emploi» 5

6 Création de votre compte Vous devez renseigner le SIRET de votre organisme puis cliquer sur le bouton «Rechercher» 6

7 La Fiche de votre organisme de formation Après avoir renseigné vos coordonnées, vous enregistrer. Votre fiche est créée 7 7

8 Réception du mail pour votre 1 ère connexion à votre compte Le jour même, vous recevez un mail sur l adresse mail que vous avez renseigné (regardez aussi dans vos spams) Ce mail vous informe que votre compte est créé et contient un lien sur lequel vous devez cliquer pour valider votre compte. Au clic sur le lien de validation, nouvelle page s ouvre Sur cette page un bouton vous invite à renseigner des informations complémentaires sur votre organisme de formation. 8

9 Faire une demande d attestation Sur votre fiche cliquez sur le bouton «Créer une demande d attestation» 9

10 1 - Identifiant du demandeur d emploi Renseignez le numéro d identification du demandeur d emploi concerné par la demande de financement AIF ou POEI ainsi que la date de démarrage de la formation 10

11 2 - Téléchargez les pièces justificatives Téléchargez les pièces demandées suivant les 17 critères 11

12 2 - Téléchargez les pièces justificatives Pour chaque critère : -> Cliquez sur «choisissez un fichier» -> Téléchargez le fichier correspondant dans votre base Attention : Chaque fichier ne doit pas dépasser 5Mo et le nom de fichier ne doit pas comporter de caractères spéciaux (+, -, = ) Pour avoir plus de détails sur les pièces demandées, reportez-vous à l annexe pages 18 à 21 Une fois toutes les pièces téléchargées, cliquez sur le bouton en bas de page «Enregistrer» 12

13 3 - Transmettre votre demande Quand vous avez téléchargé l ensemble des pièces et que vous avez cliqué sur le bouton en bas de page «Enregistrer», un nouveau bouton «transmettre ma demande apparait» Au clic sur le bouton «Transmettre ma demande», votre demande d attestation passe au statut «en cours de validation» 13

14 Acceptation par Pôle emploi Après étude des pièces justificatives, Pôle emploi vous informe par mail de l acceptation de votre demande d attestation de conformité 14

15 Statut de l attestation Connectez-vous à l application «qualité formation» pour accéder à votre compte Sur votre fiche, vous pouvez suivre le statut de votre attestation : «Accepté» => votre attestation a été acceptée par Pôle emploi «Suspendu» => Les documents que vous avez téléchargés n ont pas permis à Pôle emploi de vous délivrer votre attestation de conformité. Vous devez retourner sur votre demande d attestation et effectuez les modifications que l agent Pôle emploi vous a demandé «Refusé» => votre attestation a été rejetée par Pôle emploi. Vous devez compléter votre dossier avec les instructions que l agent Pôle emploi vous a fourni et refaire une demande. 15

16 Attestation de conformité Pôle emploi Cliquez sur «Télécharger l attestation de conformité» Vous devez la joindre à votre 1ère demande de financement Pôle emploi Elle est valable pour toutes vos demandes de financement Pôle emploi ultérieures 16

17 Formulaire AIF ou POEI Avec votre attestation de conformité, vous pouvez remplir le formulaire AIF ou POEI Cochez la case correspondante : Mon organisme est détenteur d une attestation de conformité de Pôle emploi et sans procédure de sanction de Pôle emploi en cours. 17

18 ANNEXE : Zoom sur les pièces demandées CRITÈRE 1 = L IDENTIFICATION PRÉCISE DES OBJECTIFS DE LA FORMATION ET SON ADAPTATION AU PUBLIC FORMÉ 1.1 = Capacité de l organisme de formation à produire un programme détaillé pour l ensemble de son offre et à l examiner en capacités ou compétences professionnelles visées Vous devez à minima fournir le programme de la formation concernée par la demande de financement 1.2 = Capacité de l organisme de formation à informer sur les modalités de personnalisation des parcours proposés, à prendre en compte les spécificités des individus, et à déterminer les prérequis information sur les modalités de prise en compte des acquis (VAE/ VAP) Vous devez fournir une preuve de l adaptation des modalités pédagogiques de la formation en fonction aux publics concernés, par exemple un livret de stagiaire. A défaut, une attestation sur l honneur du directeur de l organisme (la véracité de l attestation sera vérifiée lors de contrôle à postériori) 1.3 = Capacité de l organisme de formation à décrire et attester de l adaptation des modalités pédagogiques aux objectifs de la formation Vous devez fournir une preuve de l adaptation des modalités pédagogiques aux objectifs de la formation, par exemple un livret de stagiaire. A défaut, une attestation sur l honneur du directeur de l organisme (la véracité de l attestation sera vérifiée lors de contrôle à postériori) 18

19 ANNEXE : Zoom sur les pièces demandées CRITÈRE 2 = L ADAPTATION DES DISPOSITIFS D ACCUEIL, DE SUIVI PÉDAGOGIQUE ET D ÉVALUATION AUX PUBLICS DE STAGIAIRES 2.1 = Capacité de l organisme de formation à décrire les modalités d accueil et d accompagnement Vous devez fournir un descriptif de la journée d accueil, comme par exemple une plaquette de présentation de l organisme ou de la formation 2.2 = Capacité de l organisme de formation à décrire la conformité et l adaptation de ses locaux Vous devez fournir le registre de sécurité (ou on retrouve les dates de visite périodique et les exercices d évacuation). En fonction de la taille et du format de ce registre, vous pouvez télécharger uniquement les parties concernant les exercices d évacuation, les vérifications et contrôles effectués, les consignes de sécurité incendie A défaut, une attestation sur honneur du directeur de l organisme que les locaux sont aux normes selon le code de la construction et de l habitat, ERP 2.3 = Capacité de l organisme de formation à décrire son propre processus d évaluation continue Vous devez fournir un descriptive de vos démarches d amélioration continue type ISO, certification. Démarche en interne et en externe 2.4 = Capacité de l organisme de formation à décrire les modalités de contrôle de l assiduité des stagiaires adaptées aux différents formats pédagogiques Vous devez fournir une fiche d émergement (modèle vierge) suivi des connexions pour les formations FOAD 2.5 = Capacité de l organisme de formation à décrire l évaluation continue des acquis du stagiaire Vous devez fournir un outil d évaluation type livret stagiaire avec des exercices ou quiz de la journée de formation de la veille. A défaut, une attestation sur l honneur du directeur de l organisme du suivi du stagiaire pendant la formation 19

20 ANNEXE : Zoom sur les pièces demandées CRITÈRE 3 = L ADÉQUATION DES MOYENS PÉDAGOGIQUES, TECHNIQUES ET D ENCADREMENT À L OFFRE DE FORMATION 3.1 = Capacité de l organisme de formation à décrire les moyens et supports mis à disposition des stagiaires Vous devez fournir la liste du matériel et installation à disposition du stagiaire pendant sa formation (nombre de chaises, crayons, ordinateurs, machines etc..) 3.2 = Capacité de l organisme de formation à décrire ses moyens d encadrement pédagogiques et techniques Vous devez fournir un organigramme avec l ensemble des personnes dédiées à la formation des stagiaires, descriptive de l équipe pédagogique (formateurs) que le stagiaire peut solliciter en cas de besoin CRITÈRE 4 = LA QUALIFICATION PROFESSIONNELLE ET LA FORMATION CONTINUE DES PERSONNELS CHARGES DES FORMATIONS 4.1 = Capacité de l organisme de formation à produire et mettre à jour une base des expériences et qualifications des formateurs Vous devez fournir une preuve de l existence d une CVthèque des formateurs, soit l ensemble des CV des formateurs, soit la liste de l ensemble des formateurs en précisant que vous disposez de leurs CV (à fourniren cas de contrôle) 4.2 = Capacité de l organisme de formation à attester des actions de formation continue du corps de formateurs ou du formateur indépendant Vous devez fournir un plan de formation annuel de l organisme. A défaut les attestations relatives aux formations, séminaires, suivies par le(s) formateur(s). 4.3 = Capacité de l organisme de formation à produire des références Vous devez fournir une base d entreprises avec lesquelles vous travaillez ou un référentiel client. Si vous ne travaillez pas avec une liste précise d entreprises, vous devez nous indiquer vos entreprises partenaires (par les stages en entreprise effectués par vos stagiaires), les entreprises dans lesquelles travaillent certains des stagiaires que vous avez formés. A défaut, une attestation sur l honneur du directeur de l organisme indiquant que vous ne disposez pas de clients, réseau d entreprises. 20

21 ANNEXE : Zoom sur les pièces demandées CRITÈRE 5 = LES CONDITIONS D INFORMATION DU PUBLIC SUR L OFFRE DE FORMATION, SES DÉLAIS D ACCÈS ET LES RÉSULTATS OBTENUS 5.1 =Capacitédel organismedeformationàcommuniquersursonoffredeformation Vous devez fournir vos CGV avec vos tarifs à minima pour la formation concernée par la demande de financement 5.2 = Capacité de l organisme de formation à produire des indicateurs de performance Vous devez fournir un document avec vos taux d insertion, de réussite aux examens. 5.4 =Capacitédel organismedeformationàdécrireson/sespérimètre(s)demarché Vous devez fournir par exemple un extrait du bilan pédagogique annuel envoyé à la direccte («origine des produits de l organisme») CRITÈRE 6 = LA PRISE EN COMPTE DES APPRÉCIATIONS RENDUES PAR LES STAGIAIRES 6.1 = Capacité de l organisme de formation à produire des évaluations systématiques et formalisées des actions de formation auprès des stagiaires Vous devez fournir un modèle de vos enquêtes de satisfaction 21

22 Guide d utilisation de l application «Qualité Formation» de Pôle emploi Catalogue Qualité Pôle emploi 22

23 Guide d utilisation de l application «Qualité Formation» de Pôle emploi Consultez les organismes de formation présents au Catalogue Qualité Pôle emploi L entrée au catalogue qualité de Pôle emploi s effectue automatiquement. Par exception, si vous n'êtes pas présents dans le catalogue alors que vous répondez aux conditions ci-dessous, vous pouvez nous faire une demande d entrée au catalogue. Conditions : SOIT SOIT Vous êtes attributaire d un marché AFC Pôle emploi (action de formation conventionnée) et vous n êtes pas sous traitant Vous avez eu des formations financées l année précédente par Pôle emploi par le biais d Aide Individuelle à la Formation (AIF) ou d une Préparation Opérationnelle à l Emploi Individuelle (POEI) avec la détention d un certificat ou label qualité identifié dans la liste du CNEFOP La présence au catalogue n est pas obligatoire pour obtenir un financement Pôle emploi, vous pouvez demander une attestation (via l application«qualité formation», voir la partie demande d attestation de conformité) 23

24 Sommaire catalogue qualité Accès au catalogue qualité formation sur pole-emploi.org page 25 Le Catalogue Qualité formation Pôle emploi page 26 Création de votre compte page 27 Réception du mail pour vous connecter page 29 Complétez votre fiche page 30 Téléchargez des documents page 31 24

25 Accès au catalogue qualité formation sur pole-emploi.org Vous avez accès à l application «Qualité formation» et au catalogue qualité Pôle emploi via : -> Pole-emploi.org / Partenaires de l emploi / Acteurs de l insertion sociale et professionnelle * * Prochainement, l application «qualité formation» sera disponible dans la nouvelle rubrique «La formation/organisme de formation» dans «Partenaires de l emploi» 25

26 Le Catalogue Qualité formation Pôle emploi Vous pouvez consulter la liste des organismes de formation référencés qualité par Pôle emploi Pour nous envoyer une demande pour y figurer (en remplissant les conditions) Cliquez sur le bouton «envoyer nous une demande» 26 26

27 Création de votre compte Vous devez renseigner le SIRET de votre organisme puis cliquer sur le bouton «Rechercher» 27

28 Création de votre compte Après avoir renseigné vos coordonnées, vous enregistrer. Votre fiche est créée 28

29 Réception du mail pour votre 1 ère connexion à votre compte Le jour même, vous recevez un mail sur l adresse mail que vous avez renseigné (regardez aussi dans vos spams) Ce mail vous informe que votre compte est créé et contient un lien sur lequel vous devez cliquer pour valider votre compte. Au clic sur le lien de validation, nouvelle page s ouvre Sur cette page un bouton vous invite à renseigner des informations complémentaires sur votre organisme de formation. 29

30 1 Complétez votre fiche Cliquez sur «Demander mon entrée au catalogue» Puis remplissez les champs demandés pour faire votre demande d entrée au catalogue Qualité Pôle emploi 30

31 2 Téléchargez des documents Certificat ou label reconnu Par le CNEFOP de votre organisme de formation Vous devez télécharger votre certificat ou label reconnu par le CNEFOP. Documents prouvant que vous avez bénéficié de financements de la part de Pôle emploi Vous devez également télécharger des documents prouvant que vous êtes attributaire d un marché Pôle emploi ou vos formulaires AIF ou POEI réalisées Envoyez votre demande, vous serez informés de votre entrée au Catalogue sur votre fiche de l application «Qualité formation» 31